Kommunikationsplan för projekt Ladok3

Transkript

1 Kommunikationsplan Projekt: Ladok3 Diarienummer Y2013/13, version Kommunikationsplan för projekt Ladok3 Jessica Glanzelius Utgåva P1.2 Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx (GU11) Sida: 1 (21)

2 Innehåll 1 Bakgrund Projektidé Kommunikations- och handlingsplan Syftet med en kommunikationsplan Syftet med en intressentkarta Syftet med en handlingsplan för kommunikation Framgångsfaktorer Mål med kommunikationen Utvärdering och uppföljning av kommunikationsmål Löpande, enligt tre grundrutiner Skriftligt en gång per år Terminologi Budskap Kommunikationens kännetecken Projektets styrning Projektets styrning nationellt Projektets styrning på Göteborgs universitet Kommunikationsansvar Kommunikationsansvar nationellt Kommunikationsansvar inom Göteborgs universitet Andra projekt som detta projekt behöver ta hänsyn till Intressenter Ledningsintressenter Kärnintressenter Primärintressenter Sekundärintressenter Samarbetspartners, andra berörda Kanaler Universitetsövergripande kanaler Kanaler och forum skapade för Ladok3-projektet Grafisk form Referenser Bilagor Intressentkarta Handlingsplan för kommunikation Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 2 (21)

3 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar Första utkast förslag presenteras på projektgruppsmöte Bearbetat förslag presenteras på styrgruppsmöte Beslutad plan med införda revideringar från styrgruppsmöte Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 3 (21)

4 1 Bakgrund Ladok är ett nationellt system för studieadministration inom högre utbildning i Sverige. Det består av ett antal delsystem och funktioner som ger stöd till olika delar av den studieadministrativa processen. Systemet ägs av lärosätena tillsammans genom ett konsortium. Idag ingår 38 lärosäten samt Centrala studiestödsnämnden (CSN) i konsortiet. Systemutvecklingen sker gemensamt för alla högskolor, men varje högskola äger sin egen Ladokinstallation och sitt eget register. Dagens Ladok är ett system som från början är byggt endast för att vara ett arkiv över resultat och examina samt ett studieadministrativt- och produktionssystem. Sedan starten har ytterligare en mängd olika funktioner kopplats till, liksom flera andra interna system som samverkar med Ladok. Förutom de 38 lärosäten som idag använder Ladok har det också tillkommit nya användare och flera externa aktörer som hämtar information från systemet. Ladok är byggt på en gammal, teknisk plattform som gör det dyrt med förändringar. Plattformen är inte heller tillräckligt flexibel för att stödja de framtida utvecklingar som behövs. Konsortiet har därför dragit slutsatsen att en systemförnyelse avsevärt kan minska driftskostnaderna, inte bara för Konsortiet utan också för den lokala högskolan, samtidigt som servicen till användarna kan anpassas och utökas. Mot bakgrund av detta tog Ladokkonsortiets höststämma, 12 november 2009, beslut om att starta genomförandet av Ladok3-projektet. Det var ett ställningstagande som kommer att prägla det mesta av lärosätenas samarbete för många år framåt: Det förutsätter stort fokus och engagemang från ett stort antal verksamhetsrepresentanter. Parallellt med det nationella projektet har konsortiet också beslutat om en ny förvaltningsmodell och organisation, som kommer ett leverera drift- och förvaltningstjänster till alla verksamheter som använder Ladok3. För att få bästa möjliga resultat beslutade Göteborgs universitets styrgrupp för Ladok3-projektet, 29 april 2013, att verksamhetsutveckling av studieadministrationen ska vara en del av projektet. Under projektets gånger kommer vi att se över: Hur hanterar vi de gemensamma studieadministrativa processer vi har? Finns det något vi kan göra annorlunda för att bli ännu bättre, så att vi hanterar studenternas uppgifter på ett så smidigt och rättssäkert sätt som möjligt? Vårt sätt att hantera detta är att utgå från våra processer och arbetssätt, ta fram en önskad framtida utformning av dessa och sedan integrera dem när vi inför det nya systemet. Projektet är därmed ett verksamhetsutvecklingsprojekt och inte begränsas till att vara ett IT-implementeringsprojekt. För mer information om konsortiets beslut, läs på Ladok3:s hemsida: 2 Projektidé Projektet ska bidra med utveckling av arbetsprocesser inom det studieadministrativa området och samtidigt införa ett nytt, modernt, flexibelt studieadministrativt system, Ladok3. Detta ger en ökad kostnadseffektivitet, högre informationskvalitet och en ökad rättssäkerhet. Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 4 (21)

5 3 Kommunikations- och handlingsplan Detta dokument är en kommunikationsplan på Göteborgs universitet för att stödja arbetet med Ladok3 på vårt lärosäte. Informations-, kommunikations- och förankringsinsatser är viktiga framgångsfaktorer i projektet. Alla informationsinsatser kopplade till projektet ska utgå från kommunikationsplanen. Kommunikations- och handlingsplan är i första hand ett verktyg till stöd för de personer som ska kommunicera projektet, men är också viktiga redskap för att göra arbetet så transparent som möjligt för medarbetare och studenter. Enligt den nyligen beslutade Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet ska kommunikation ska föregås av analys, vara relevant och ske på ett genomtänkt och strukturerat sätt. Ladok3-projektets kommunikationsplan är ett led i detta arbete. Till kommunikationsplanen finns två levande bilagor, som kontinuerligt uppdateras: Bilaga 17.1 Intressentkarta och bilaga 17.2 Handlingsplan för kommunikation, som mer detaljerat listar planerade och genomförda informations- och kommunikationsinsatser inom universitetet. Vår kommunikationsplan är samordnad med den övergripande kommunikationsplanen för det nationella Ladok3-projektet. Så långt det är möjligt bör även vår mer detaljerade handlingsplan för kommunikation stämmas av gentemot aktiviteter inom ramen för det nationella Ladok3-projektet. 3.1 Syftet med en kommunikationsplan Syftet med en kommunikationsplan är att: - förtydliga ansvarsfördelning och kommunikationens kännetecken - synliggöra budskap, intressenter och kanaler/fora för kommunikation, information och förankring. 3.2 Syftet med en intressentkarta Syftet är att. - få en fördjupad kartläggning av projektets olika intressenter - definiera vilka olika intressentkategorier de tillhör - ge förslag på vilken strategi vi bör använda gentemot våra olika intressenter (information, dialog eller involvering) och en uppskattning av omfattning - ha kartlagt samtliga större ordninarie forum som finns för att nå våra intressenter, för att kunna agera snabbt i rätt forum, när så behövs 3.3 Syftet med en handlingsplan för kommunikation Handlingsplanen för kommunikation är en separat bilaga som löpande uppdateras. Syftet med den är att på ett strukturerat och mer detaljerat sätt tydliggöra: - planerade och genomförda informations- och kommunikationsinsatser - vad som ska kommuniceras alternativt informeras om - när - hur - vilka olika intressenter som berörs/involveras - vem som ansvarar för att ta fram underlag - vem som ansvarar för att genomföra planerad aktivitet Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 5 (21)

6 4 Framgångsfaktorer Göteborgs universitet förnyas och har nyligen resulterat i en ny organisation för verksamheten. Parallellt med detta utvecklas existerande IT-system och nya införs. Det är den vardag medarbetare och studenter arbetar och studerar i. I projektet bör vi ha förståelse för denna vardag när vi vill fånga våra studenters och medarbetares engagemang och förståelse för Ladok3. Hur vi möter och kommunicerar med våra intressenter har stor betydelse. Några av de viktigaste framgångsfaktorerna för projektet är därför: 1. Att ha en god dialog med verksamheten kring projektets genomförande. 2. Att ha ett gott samspel med berörd verksamhet kring kartläggning, kvantifiering och utveckling av de delar av den studieadministrativa processen som berörs av projektet. 3. Att det nationella projektet som utvecklar Ladok 3 systemet levererar funktionalitet och övriga leveranser med rätt kvalitet och enligt fastställd tidplan. 4. Att projektet bemannats med rätt medarbetare från verksamheten, IT-enheten och utbildningsenheten. 5 Mål med kommunikationen Projektet har följande mål: 1. Ladok3 systemet är driftsatt och fungerar tillsammans med nya processer, All data i dagens Ladoksystem som skall bevaras har konverteras över till det nya systemet innan systemet driftsätts, Alla användare har fått relevant utbildning så att de kan utföra de uppgifter som följer med deras respektive roller, Alla integrationer till angränsande system är implementerade och driftsatta, Systemet har överlämnats till lokal förvaltning och ny lokal förvaltningsorganisation är implementerad, Projektet har följande effektmål 1. Lägre kostnader för drift, underhåll och förvaltning 2. Förbättrade möjligheter att utnyttja den data som finns i Ladok ger utökade möjligheter att arbeta mer effektivt och rättssäkert med studieadministration, även för framtida behov. 3. En mer kostnadseffektiv och rättssäker studieadministrativ process Kommunikationen har som mål att: 1. Bidra till att stödja projektets mål 2. Bidra till att stödja projektets effektmål 3. Bidra till förståelse för varför Ladok3 införs 4. Bidra till förståelse för hur Ladok3 kommer att påverka olika intressenters vardag 5. Bidra till en god dialog med verksamheten kring projektets genomförande 6. Förebygga att felaktig information får spridning Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 6 (21)

7 6 Utvärdering och uppföljning av kommunikationsmål Utvärdering och uppföljning av kommunikationsmål görs: - Löpande, enligt tre grundrutiner - Skriftligt en gång per år 6.1 Löpande, enligt tre grundrutiner Rutin 1: Inför samtliga större informations- eller kommunikationsinsater Vid dessa tillfällen förvissar sig del/projektledare om att ha med muntligt eller skriftigt underlag som ger information, som stödjer kommunikationsmål 1-3. Till stöd för ansvarig finns ett kortfattat och övergipande projektbudskap formulerat (se rubrik 6), som bör användas för att skapa enhetlighet och trygghet. Så långt det är möjligt ska ansvarig också ge anpassad intressentinformation om kommunikationsmål 4. Om aktiviteten syftar till dialog ska ansvarig vara tydlig med att dess syfte är att bidra till kommunikationsmål 5. Ansvarig bör då vara tydlig med hur och när man har möjlighet att vara delaktig, när beslut tas och av vem. Vid dialog bör ansvarig vara lyhörd för att fånga upp och bemöta eventuell felaktig information direkt på plats eller be att få återkomma med korrekt information (kommunikationsmål 6). Rutin 2: Vid aktiviteter då grupper samlas Gruppen ses vid något enstaka tillfälle: Ansvarig berättar om projektets huvudbudskap (se rubrik 6) och syftet med att gruppen samlas. Före gruppen skiljs åt gör ansvarig för aktiviteten en kort muntlig summering av mötet och ber om synpunkter, exempelvis: - Har ni fått en tydlig förklaring till och förståelse för varför Ladok3 införs? - Har ni fått en förståelse av hur Ladok3 kommer att påverka er vardag? - (Samt någon fråga som rör just det specifika mötets syfte) - Hur tycker ni att vår dialog idag har fungerat? Finns det något vi kan göra bättre? Gruppen deltar långsiktigt i projektet eller är definierad som kärnintressent: Vid första träffen följer ansvarig grundrutinen som nämns här ovan. Vid följande träffar börjar ansvarig med att ge nulägesinformation. - Vad har hänt sedan sist? - Följande vet vi - Detta kommer det att innebära för dig - Följande vet vi ännu inte - Så här ser arbetet ut nu tidplan - Vi återkommer med mer information (datum) På några träffar under perioden gör ansvarig för aktiviteten en kort muntlig summering av mötet och ber om synpunkter, exempelvis: - Har ni fått en fördjupad förståelse av hur Ladok3 kommer att påverka er vardag? - (Samt någon fråga som rör just det specifika mötets syfte) - Hur tycker ni att vår dialog idag har fungerat? Finns det något vi kan göra bättre? Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 7 (21)

8 Rutin 3: Gemensam muntlig avstämning Vid projektgruppsmöten finns en fast punkt på dagordningen, då en gemensam muntlig avstämning av kommunikationsmålen görs med del/projektledare. Om ansvariga får signaler om att projektet är för otydligt för att uppnå delar av kommunikationsmålen bör denna information lämnas till projektledaren och projektkommunikatören. 6.2 Skriftligt en gång per år Som ett komplement till muntliga uppföljningar skickas, en gång/år (mars/april), en mycket kort enkät till några utvalda intressenter. I enkäten får de frågor om hur de uppfattar kommunikationen kring projektet. Enkäten genomförs med hjälp av ett elektroniskt enkätverktyg och sprids i befintliga kanaler. En sammanställning av enkätsvaren tas upp både i projektgrupp och styrgrupp. Efter genomgång görs eventuella förändringar i den planerade kommunikationen. Sammanställning av enkätsvar och hur projektet tar hand om och åtgärdar inkomna synpunkter publiceras på projektets hemsida och i mail till de intressenter som deltagit. Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 8 (21)

9 7 Terminologi Genom att vara tydlig och konsekvent med de ord vi använder kan vi också bidra till att skapa enhetlighet, trygghet och förebygga missförstånd. Tekniska termer och förkortningar Vi undviker interna förkortningar, eftersom det bara är ett fåtal som förstår dem. Vi förklarar tekniska termer och lösningar med ett enkelt och begripligt språk. Ladok3 skrivs alltid på detta sätt (versal bokstav L samt siffran 3 direkt efter k, utan mellanslag). Detta sätt att skriva används av hela projektet nationellt. Kommunikation Det är skillnad på orden information och kommunikation. Att kommunicera betyder att ha/vilja ha en dialog, ett samtal med någon. Jag berättar något och vill gärna ha respons på det jag säger eller gör. När vi i projektet använder ordet kommunikation signalerar vi alltså att vi är öppna för delaktighet, synpunkter och dialog. En god dialog och ett gott samspel med verksamheten lyfts i vår projektplan fram som framgångsfaktorer för att lyckas. Därför är ordet kommunikation och aktiviteter som främjar dialog att föredra. Information Ordet information har synonymer som upplysa, delge, underrätta. I några situationer kan vi eventuellt vilja dela med oss av information, tex om ett beslut. När vi i projektet använder ordet information signalerar vi att här finns begränsad möjlighet till dialog. För att undvika att skapa fel förväntningar hos våra intressenter bör vi därför vara noga med vilka ord vi väljer. Intressenter Ibland talar man om målgrupper. Det är grupper som väljs ut, för att man specifikt vill nå just dem och väljer bort andra för att de bedöms vara mindre intressanta. Intressenter kan, till skillnad från målgrupper, inte väljas. Intressenter är grupper av aktörer som har intresse av och påverkan på Göteborgs universitet. De finns oavsett om universitetet väljer att kommunicera med dem eller inte. Ladok3-projektet är komplext och påverkar många personer på olika nivåer inom universitetet. Därför använder vi ordet intressenter. Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 9 (21)

10 8 Budskap Här finns ett kortfattat och övergripande projektbudskap, som bör användas i såväl muntlig som skriftlig information om Ladok3-projektet. Budskapet är formulerat för att: - Ge stöd åt ansvariga inom projektet - Bidra till att göra projektet så begripligt som möjligt för våra intressenter - Bidra till att skapa enhetlighet och trygghet - Genom enhetlighet, trygghet och begriplighet: bidra till att skapa vilja till engagemang - Bidra till att uppnå våra projekt- och kommunikationsmål Vem är Ladok till för? Ladok handlar om våra studenter och om våra doktorander. Om att vi ska hantera deras personuppgifter och resultat på ett professionellt och rättssäkert sätt. Vad handlar Ladok3-projektet om? Ett nytt studieadministrativt system håller på att utvecklas i Sverige. Ladok3, som det kallas, är ett system som kommer att användas vid 38 lärosäten, däribland Göteborgs universitet. Ladok3 ska vara webbaserat och fokusera på självservice. Målet är att ge en bättre och säkrare service till universitetets studenter och doktorander. Det ska också bidra till en smidigare daglig studieadministration för våra medarbetare. Varför behövs Ladok3? Dagens Ladok är byggt på en gammal, teknisk plattform från 80-talet. Det håller inte längre att lappa och laga. Samtidigt saknas det idag en samsyn kring våra arbetssätt för studieadministration på Göteborgs universitet. Det påverkar handläggningstider, servicenivå och skapar irritation hos både studenter och medarbetare. Ladok3-projektet på Göteborgs universitet handlar därför inte bara om ett IT-system. Det handlar också om hur vi kan utveckla och förbättra vår verksamhet inom studieadministrationen. De flesta berörs Projektet är enormt. Det nya systemet genomförs på 38 svenska lärosäten och varje lärosäte har olika funktioner som ska integreras med detta nya system. På Göteborgs universitet påverkas till exempel GU-konto, GU-kortet, Göteborgs universitets utbildningsdatabas (GUBAS) och MoveOn, som alla ska fungera med det nya systemet. Ladok3-projektet berör alltså inte bara studieadministratörer. Du som är student, doktorand, lärare eller jobbar med olika typer av uppföljningar av verksamheten kommer också att påverkas på olika sätt av övergången till det nya systemet. Det är allas ansvar att vara informerade och engagerade i utvecklingen. Ta del av all den information som kommer ifrån projektet. Medarbetare och studenter kommer att involveras och få information på olika sätt under projektets gång. Vem driver projektet? När är det klart? Systemet utvecklas nationellt. Exakt hur det kommer att se ut är inte helt klart, eftersom arbetet sker i etapper fram till 2017, då systemet ersätter nuvarande Ladok. Parallellt finns ytterligare ett nationellt projekt, "Ny förvaltning", som kommer ett leverera drift- och förvaltningstjänster till alla verksamheter som använder systemet. På Göteborgs universitet finns en lokal projektgrupp, som bidrar med synpunkter och kompetens till det nationella Ladok3-projektet. Gruppen har också i uppgift att förbereda, utbilda och införa systemet på vårt universitet. En-radare Ladok3: Bra service för studenter och smidig administration för medarbetare. En-radaren sammanfattar kärnan av projektet och kan användas om man har väldigt begränsat med tid eller textutrymme. Den är enkel och lätt att komma ihåg för våra intressenter. Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 10 (21)

11 9 Kommunikationens kännetecken I "Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet" betonas att god kommunikation ska föregås av analys, vara relevant och ske på ett genomtänkt och strukturerat sätt. Ladok3-projektets kommunikationsplan är ett led i detta arbete. Från Göteborgs universitets vision, Vision 2020, har det utvecklats tre kärnvärden: samhällsansvar, öppenhet och mångsidighet. Det präglar också vår kommunikation. Vi kommunicerar alltid internt före vi går ut externt. Den övergripande ambitionen är att skapa en uppriktigt menad dialog med medarbetare och studenter. Möjligheten att vara delaktig kan variera i projektets olika faser. Därför bör formerna för medarbetares och studenters möjlighet till dialog och reaktion noga beaktas och tydliggöras inför varje kommunikationsinsats. Kommunikationen ska präglas av: Enhetlighet och samordning Kontinuitet Öppenhet och lyhördhet Aktivitet och handlingskraft 10 Projektets styrning Ladok3-projektet genomförs på 38 olika lärosäten och har en nationell projektstyrning samt lokal projektstyrning på varje enskilt lärosäte. Systemet utvecklas nationellt. Parallellt finns ytterligare ett nationellt projekt, "Ny förvaltningsmodell och organisation", som kommer ett leverera drift- och förvaltningstjänster till alla verksamheter som använder systemet. På Göteborgs universitet finns en lokal projektgrupp, som bidrar med synpunkter och kompetens till det nationella Ladok3-projektet. Gruppen har också i uppgift att förbereda, utbilda och införa systemet på vårt universitet Projektets styrning nationellt Nationella Ladok3-projektet Det nationella Ladok3-projektet utvecklar systemet som alla lärosäten ska använda. Styrgruppen är utsedd av det nationella Ladokkonsortiet. Det finns en huvudprojektledare samt delprojektledare. Det nationella delprojektet införandestöd har som uppgift att ha en tät dialog med lokala projektledare på de 38 lärosätena. En expertgrupp fungerar som stöd till projektledaren och huvudproduktägaren i främst det strategiska förankringsarbetet. Gruppen har utsetts av chefer för studieadministration och IT-chefer på konsortiets medlemslärosäten. Det nationella projektet genomför även en del presentationer, exempelvis i samband med systemägarträffar, konsortiets stämmor och olika nätverksträffar. Nationella projektet Förnyad förvaltning Parallellt finns ytterligare ett nationellt projekt, "Ny förvaltningsmodell och organisation", som kommer ett leverera drift- och förvaltningstjänster till alla verksamheter som använder Ladok3. Detta är i sin tur indelat i två delprojekt: Etablera förvaltningsorganisationen och Etablera drift och support. För mer information om det nationella Ladok3-projektets styrning: Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 11 (21)

12 10.2 Projektets styrning på Göteborgs universitet Styrgrupp Ordförande Stina Sundling Wingfors Projektkontoret Projektledning Projektledare Barbro Carlsson Projektkommunikatör Projektgrupp Projektledare samt delprojektledare Referensgrupp/er Ej utsedd/a Delprojekt/arbetsgrupp Verksamhetsutveckling Delprojektledare Johan Augustsson Delprojekt/arbetsgrupp Registervård och konvertering Delprojektledare Ann-Mari Strand Delprojekt/arbetsgrupp Integrationer Delprojektledare Pernilla Rönn Beställare är universitetsdirektören. Styrgrupp Har i uppdrag att bistå beställaren med styrning och förankring av projektet. Stina Sundling Wingfors, ordförande, projektägare, systemägare Ladok, områdeschef Området för verksamhetsstöd Karin Åström, enhetschef Utbildningsenheten vakant kommer att tillsättas efter nyval, studentrepresentant Sylvia Frisk, vice dekan med ansvar för utbildningsfrågor, samhällsvetenskapliga fakulteten Joakim Hurtig, administrativ chef Institutionen för Neurovetenskap och fysiologi, Sören Ehrnberg, enhetschef IT-enheten Anna Bergsten, sektionsledare Studieadministrativa system på Utbildningsenheten Föredragande: Barbro Carlsson, projektledare Adjungerad: Jessica Glanzelius, kommunikatör Området för verksamhetsstöd Adjungerad: Martin Thulin, Projektkontoret Projektledare Har i uppdrag att driva projektet i enlighet med fastställd projektplan och beslut i styrgruppen. Projektledare är Barbro Carlsson, från Sigma Projektkontoret Har i uppdrag att stödja projektledare och projektet i sin helhet. Martin Thulin, projektsamordnare, är Projektkontorets representant för att ge projektstöd. Projektkommunikatör Har i uppdrag att ge kommunikationsstöd till styrgrupp, projektledare och delprojektledare. Jessica Glanzelius är kommunikatör på Området för verksamhetsstöd, kansliet. Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 12 (21)

13 Projektgruppen Har i uppdrag att gemensamt driva projektet i enlighet med projektplanen Projektgruppen består av projektledare samt delprojektledare. Barbro Carlsson, projektledare Johan Augustsson, delprojektledare verksamhetsutveckling (föräldraledig ) Anders Ideskog, vik delprojektledare verksamhetsutveckling Ann-Mari Strand, delprojektledare registervård och konvertering Pernilla Rönn, delprojektledare integrationer Raul Berrio, delprojekt integrationer Max Lubian, adjungerad övergripande IT-frågor Gun Wallius, representant i nationellt delprojekt Anette Larsson, representant i nationellt delprojekt Projektkommunikatör Jessica Glanzelius deltar vid behov i gruppens möten. Referensgrupp/er Har i uppdrag att bidra med utveckling av projektet genom sin kompetens och erfarenheter i vissa definierade frågor. Referensgrupper är ett stöd i arbetet för projektledaren, projektgruppen alternativt styrgruppen. Referensgrupper med deltagare från olika delar av verksamheten kommer att utses under projektets gång. För mer information läs dokumentet Rollbeskrivning i projektorganisationen, ansvar och befogenheter, publicerad under Dokument och länkar på: 11 Kommunikationsansvar En god dialog och ett gott samspel med verksamheten är framgångsfaktorer för att lyckas. För att skapa enhetlighet och trygghet för våra intressenter är det viktigt att den som planerar olika typer av aktiviteter samtidigt i god tid planerar för hur aktiviteten ska kommuniceras. Planering görs i samråd med projektets kommunikatör Kommunikationsansvar nationellt I projektets nationella kommunikationsplan nämns några funktioner med kommunikationsansvar. Huvudprojektledare Projektets huvudprojektledare är ansvarig för att projektets kommunikation bidrar till att nå de uppställda målen och att tillräckliga resurser avsätts för detta. Huvudprojektledaren ansvarar också för att formulera projektets övergripande status för omvärlden så att det kan användas som underlag i kommunikationsmaterial. Övriga som nämns är: - Produktägare och projektledare - Projektmedarbetare - Kommunikatör För mer information, läs om det nationella Ladok3-projektet på: Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 13 (21)

14 11.2 Kommunikationsansvar inom Göteborgs universitet Styrgruppens ordförande och projektets beställare/projektägare Stina Sundling Wingfors är områdeschef på Området för verksamhetsstöd, styrgruppens ordförande, projektets projektägare samt systemägare för Ladok. För att skapa tydlighet är hon därför: - Alltid avsändare för större projektövergripande information internt inom universitetet. - Den, tillsammans med beställaren, som har i uppdrag att uttala sig om projektarbetet för Göteborgs universitet till massmedier och vid behov till övriga externa målgrupper. - Projektets representant vid Ladoks systemägarträffar Projektledare Projektledare Barbro Carlsson ansvarar för att: - Projektets kommunikation bidrar till att uppnå de uppställda målen och att tillräckliga resurser avsätts för detta. - Aktiviter för förankring samt intern kommunikation planeras och genomförs med berörda intressenter inom Göteborgs universitet. Detta görs i samråd med projektkommunikatören - Bidra med information och material till kommunikations- och förankringsaktiviteter, till exempel till projektets hemsida samt nyhetsbrev - Leda och vara sammankallande för projektgruppens möten och för att samordna kommunikation med delprojektledare - Bemanna eventuella referensgrupper utifrån aktuella behov - Ha en löpande dialog med den nationella huvudprojektledaren - Vara projektets representant vid Ladoks projektledarträffar Delprojektledare Delprojektledarna ansvarar för att: - Kommunicera delprojektet och hur det hänger ihop med helheten - Planera, kommunicera och följa upp aktiviteter inom delprojektet, i samråd med projektledare och projektkommunikatör - Bidra med information och material till kommunikations- och förankringsaktiviteter, till exempel till projektets hemsida samt nyhetsbrev - Vara delprojektets representant vid Ladoks nätverksträffar Kommunikatör Projektkommunikatören ansvarar för att: - Vara stöd och rådgivare till styrgruppens ordförande, projektledare och delprojektledare i kommunikationsfrågor - I styrgruppen kontinuerligt lyfta fram kommunikationsaspekter och ge förslag på agerande för att stödja projektets kommunikationsmål - Vid deltagande i projektgruppens möten: lyfta fram kommunikationsaspekter och ge förslag på agerande för att stödja projektets kommunikationsmål - Ta fram förslag till kommunikationsplan, intressentkarta samt handlingsplan för kommunikation - Löpande dokumentera planerade och genomförda kommunikationsinsatser i handlingsplanen - Skapa projektets interna webbplats på Medarbetarportalen och löpande uppdatera den med information och material från projektledare och delprojektledare - Ha löpande kontakt med det nationella projektets kommunikatör, Sophia Hansson - Vara projektets representant vid Ladoks nätverksträffar för kommunikatörer Medarbetare på universitetets Kommunikationsenhet, områdeskommunikatörer samt kommunikatörer inom kommunikatörsnätverket kan fungera som rådgivare åt projektkommunikatören under olika delar av processen. Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 14 (21)

15 Projektdeltagare Alla som arbetar i Ladok3-projektet är ambassadörer för helheten. Det innebär att projektdeltagare ska kunna lämna korrekt information på en övergripande nivå. Projektdeltagare är ansvariga för att hålla sig uppdaterade om projektet i sin helhet och för att hålla övriga uppdaterade om sin del av helheten. För att bidra till att projektets kommunikationsinsatser ständigt utvecklas och förbättras ger projektdeltagare återkoppling på genomförda kommunikationsaktiviteter till projektledare, delprojektledare och/eller projektkommunikatör. Chefer på central, fakultets- och institutionsnivå I enlighet med universitetets kommunikationsstrategi har chefer inom Göteborgs universitet ett ansvar att sprida information om verksamheten vidare till sina medarbetare. De har också ett ansvar att göra det möjligt för medarbetare att delta i projekt som utvecklar hela universitetets verksamhet. Särskilt viktiga chefer för Ladok3-projektet är prefekter och administrativa chefer på institutionsnivå samt kanslichefer på fakultetsnivå. Medarbetarens ansvar I universitetets kommunikationsstrategi lyfts också medarbetares ansvar fram. Samtliga medarbetare på Göteborgs universitet har ett ansvar att ta del av övergripande information som rör universitetet. Det gäller därmed även information som ges gällande projektet via projektwebbplats, olika former av nyhetsbrev, epost, informationsmöten och/eller andra aktiviteter. För frågor och kommentarer som rör det övergripande arbetet inom projektet vänder sig medarbetare till projektledaren. För frågor som rör den egna enheten/sektionen/fakulteten/ intstitutionen vänder sig medarbetare till sin närmaste chef. Göteborgs universitets studentkår (GUS) Studentkåren ansvarar för att, tillsammans med projektledare och projektkommunikatör, skapa förutsättningar för information och dialog mellan studenter och projektföreträdare. Studentkåren ansvarar även för att erbjuda studenter möjlighet att delta i arbetsgrupper och referensgrupper. 12 Andra projekt som detta projekt behöver ta hänsyn till Projektet är direkt beroende av det nationella projektet inom Ladokkonsortiet som utvecklar det nya Ladok3 systemet. Parallellt med detta pågår också ett nationellt projekt, Förnyad Förvaltning, som skall skapa den nya drift- och förvaltningsmodellen och organisationen. Detta är en direkt förutsättning för att projektet skall lyckas och det påverkar också Göteborgs universitets interna förvaltningsorganisation för Ladok3. Andra projekt som kan komma att ha kopplingar till Ladok3 är LIS-projektet. Ett tidigare universitetsgemensamt projekt, Göteborgs universitets studentuppföljningssystem (GUSUS), lades under våren 2012 ner av projektets styrgrupp. Ladok3-projektet skall ansvara för att följa upp hur Ladok3 skall stödja den process som GUSUS var tänkt att stödja. För mer fördjupad information om detta: läs rubrik i projektplanen, publicerad under Dokument och länkar : Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 15 (21)

16 13 Intressenter Informations- och kommunikationsinsatser riktar sig i olika omfattning till samtliga medarbetare och studenter på Göteborgs universitet. Projektet sträcker sig över en lång period och intressenterna har olika behov av information och delaktighet i projektets olika faser. Detta ska beaktas i alla kommunikationsinsatser. Som ett verktyg, till stöd i planeringen för projektledare och delprojektledare, har en intressentkarta tagits fram. I denna delas intressenterna in i fyra olika kategorier, baserat på en uppskattning av deras behov av information och delaktighet i projektet. Intressentkartan tydliggör på vilken organisatorisk nivå inom universitetet intressenterna är och vilka ordinarie kommunikationsvägar som finns för att nå dem. I projektets handlingsplan för kommunikation, som är en levande bilaga till kommunikationsplanen, ska det alltid framgå vilken kategori intressenten tillhör och vilken kanal som passar bäst för olika kommunikationsinsatser. Totalt har projektet identifierat 31 interna intressentgrupper, som delats in i fyra kategorier: Ledningsintressenter (lila ruta i illustration): Intressenter med GU-övergripande ledningsfunktioner, som ej deltar aktivt i projektet Behov/krav: Syfte med projektet, underlag för strategiska beslut som ej kan tas av styrgruppen, övergripande, korta lägesrapporter projekt och delprojekt, övergripande tidplan och budget Kärnintressenter (orange ruta i illustration): intressenter med ledningsuppdrag i linjen, nyckelfunktioner för projektet, vars medarbetare i hög grad påverkas och vill kunna påverka Behov/krav: Syfte med projektet, övergripande lägesrapporter projekt och delprojekt, övergripande tidplan, förfrågningar om medarbetares deltagande i referensgrupper Primärintressenter (grön ruta i illustration): intressenter med stort intresse, som i hög grad påverkas och vill kunna påverka. Behov/krav: Syfte med projektet, övergripande lägesrapporter projekt och delprojekt, övergripande tidplan, information om funktioner och arbetssätt Sekundärintressenter (turkos ruta i illustration) intressenter som behöver information, men som troligtvis inte lika aktivt vill och behöver påverka. Behov/krav: Syfte med projektet, övergripande tidplan, information om funktioner och arbetssätt relevanta för intressenten Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 16 (21)

17 Illustration intressentkarta Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 17 (21)

18 13.1 Ledningsintressenter Universitetsstyrelse Rektor, prorektor, vicerektorer Universitetsledningens stab Kommunikationschef samt universitetsledningens kommunikationsstöd Gemensamma förvaltningens ledning Ledningsgrupper för de tre områdena verksamhetsstöd, administrativt stöd och infrastrukturstöd Dekaner Fakulteters ledningsgrupper och Lärarutbildningsnämnden 13.2 Kärnintressenter Institutioners ledningsgrupper och institutionsråd Prefekter Administrativa chefer på institutionsnivå samt kanslichefer på fakultetsnivå IT-enheten Sektionen för applikationer och integrering Utbildningsenheten Sektionen för studieadministrativa system Projektkontoret 13.3 Primärintressenter Berörda administratörer på institutionsnivå Berörda lärare på institutionsnivå Studenter Doktorander Utbildningsenheten Sektionen för antagning Sektionen för examen Systemförvaltare av integrerade system på områden/enheter inom Gemensamma förvaltningen Kommunikatörer på fakultets- och institutionsnivå 13.4 Sekundärintressenter IT-beställare/IT-samordnare på fakultets- och institutionsnivå Ekonomienheten Enheten för analys och utvärdering IT-enheten Sektionen för kund och tjänst Sektionen för servicedesk och operationsbridge Sektionen för operativ drift Utbildningsenheten Sektionen för studentstöd Kommunikationsenheten Övriga medarbetare på institutions- och fakultetsnivå samt på Gemensamma förvaltningen 13.5 Samarbetspartners, andra berörda Chalmers Leverantör av Ladok-drift (nuvarande och för Ladok3) Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 18 (21)

19 14 Kanaler Våra interna intressenter har en daglig verklighet där de översköljs med olika typer av information från både interna och externa avsändare. För att skapa tydlighet och underlätta för dem bör projektet sträva efter att utgå från intressenternas olika behov av information och delaktighet i projektets olika faser och i första hand utnyttja befintliga kanaler och forum, istället för att skapa nya Universitetsövergripande kanaler Följande universitetsövergripande kanaler finns idag, som projektet kan arbeta med: Kanaler som bygger på skriftlig information: - Rektors nyhetsbrev: når samtliga medarbetare - Rektors blogg - Universitetsdirektörens nyhetsbrev: når samtliga medarbetare inom Gemensamma förvaltningen - GU-journalen: universitetets personaltidning (nyhet och/eller annons) - Spionen: studenternas kårtidning (nyhet och/eller annons) - Nyheter på medarbetarportalen: intern websida för medarbetare - Nyheter på studentportalen: intern websida för studenter - Facebook Används mycket sparsamt: Epost till alla medarbetare från rektor - Används sparsamt: Funktionsadresser epost till fakultetskanslier och institutioner - I vissa fall: interna nyhetsbrev på fakultets- och/eller institutionsnivå Kanaler som bygger på muntlig information och dialog med utvalda universitetsövergripande funktioner: - Universitetsstyrelsens möten - Universitetsledningens möten - Rektors ledningsråd - Rektors chefs- och prefektmöten - Utskottet för utbildning på forskarnivå - Utbildningsnämnden - Gemensamma förvaltningens ledningsgrupp - Universitetsdirektörens möten med administrativa chefer - Universitetsdirektörens möten med områdeschefer och enhetschefer - Universitetsdirektörens möten med områdeschefer och kanslichefer - IT-strategiskt forum - Systemförvaltningsforum - Centrala MBL-möten med fackliga företrädare - Projektkontorets informationsmöten - Göteborgs universitets studentkårers (GUS) styrelsemöten Kanaler som bygger på muntlig information och dialog med grupper på fakultets- och institutionsnivå - Fakulteternas ledningsgrupper - Institutionernas ledningsgrupper - Institutionsråd - Institutionernas administratörsmöten - Personaldagar Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 19 (21)

20 14.2 Kanaler och forum skapade för Ladok3-projektet Inom projektet finns en ryggrad av särskilda kanaler som skapats med syfte att kommunicera utvecklingsprojektet i sin helhet mot de prioriterade intressenterna. Denna ryggrad består i: - Ladok3 projekthemsida nationella projektet, med tillhörande nyhetsbrev. Här finns övergripande information om vad som görs inom ramen för det nationella projektet. Där kan man ta del av filmade demonstrationer av olika tekniska funktioner och nationella nyhetsbrev. - Ladok3 projekthemsida för Göteborgs universitet Projektwebbplatsen är publicerad på Medarbetarportalen, men är öppen och sökbar för såväl studenter som för allmänheten. Syftet med detta är att, i enlighet med universitetets kommunikationsstrategi, vara transparent (även externt) med information samt med de nyheter/lägesrapporter som delprojekten kommer att ge under arbetets gång. - Fasta referensgrupper och referensgrupper vid behov Bidrar med utveckling av projektet genom sin kompetens och erfarenheter i vissa definierade frågor. Referensgrupper är ett stöd för projektledaren och projektgruppen. - Temademonstrationer Tanken med teman är att skapa tillfällen att demonstrera övergripande funktioner i det nya ITsystemet för en större krets intressenter och på så sätt få en bredare förankring av arbetet. Demonstrationer kan även vara ett inslag på möten, presentationer och andra aktiviteter. - Regelbunden information via e-postlista med funktionsadresser till utvalda kärnintressenter Till funktionsadresser för institutioner och fakulteter sammanställs regelbundet kortfattad information om projektet som helhet och dess delprojekt. Då ges information om nuläge och planerade aktiviteter den närmaste tiden. De utvalda kärnintressenterna som får informationen är prefekter och administrativa chefer på institutionsnivå samt kanslichefer på fakultetsnivå. Omfattning: Under 2014 och 2015 skickas max 2 nyhetsbrev/e-postbrev/termin. När projektet närmar sig införandefasen ökar omfattningen av nyhetsbreven/ e-postmeddelandena. Sammanställningen görs av projektkommunikatör, avsändare är styrgruppens ordförande tillsammans med projektledaren. - Öppna informationsmöten Informationsmöten är till för att alla medarbetare och studenter ska få övergripande muntlig information om syftet med projektet, var projektet befinner sig och att få möjlighet att själva ställa frågor. Omfattning: Under 2014 ordnas max 1 möte/termin. När projektet närmar sig införandefasen kan antalet möten öka. - Fler kanaler och forum kan tillkomma när projektet närmar sig införandeförandefasen. 15 Grafisk form I möjligaste mån använder vi det informationsmaterial som projektet tar fram nationellt. Vi kommer dock behöva en del material anpassat för Göteborgs universitet, till exempel enklare broschyrer, informationsmaterial, manualer och liknande. Projektet behöver då stöd av en grafisk formgivare. Om möjligt tar vi hjälp av grafisk formgivare på kommunikationsenheten. Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 20 (21)

21 16 Referenser Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum Projektplan Lako3 införandeprojekt vid Göteborgs universitet V 11, utgåva 1.8 Rollbeskrivning i projektorganisationen, ansvar och befogenheter V 2, Intressentkarta V 1, Intressentkarta V 2, Handlingsplan för kommunikation Tas fram i februari 2014 kommunikationsplanen Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet Bilagor Det finns två bilagor, som är så kallat levande dokument. Det betyder att de uppdateras löpande Intressentkarta 17.2 Handlingsplan för kommunikation Filnamn: L3_kommunikationsplan_ docx Sida: 21 (21)