Kommunikationsplan Projekt: GUSPP styrmodell, fas 2: Införande

Transkript

1 Projektplan Styrning av GU- proc Kommunikationsplan Projekt: GUSPP styrmodell, fas 2: Införande Diarienummer Y 2016/3 Publicerad: Beslutsfattare: Styrgruppen för GUSPP-projektet, fas 2 Ansvarig funktion: Jessica Glanzelius, strategiskt kommunikationsstöd, Området för verksamhetsstöd Beslutsdatum: Sammanfattning: Syftet med kommunikationsplanen är att: Vara ett verktyg till stöd för de personer som ska kommunicera projektet, men är också viktig för att göra arbetet så transparent som möjligt för studenter och medarbetare Prioritera och definiera målgrupper samt kanaler för information och förankring Tydliggöra budskap och kommunikationens kännetecken Formulera kommunikationsmål kopplade till syfte, projekt- och effektmål Tydliggöra ansvarsfördelning Kommunikationsplan för projekt GUSPP, fas 2 Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Jessica Glanzelius Utgåva 1,0 Sida: 1 (24)

2 Innehåll 1 Bakgrund GUSPP - projektfas 1: Förslag på modell Beslut GUSPP - projektfas 2: Införande Projektidé Framgångsfaktorer Kommunikations- och handlingsplan Syftet med en kommunikationsplan Syftet med en intressentanalys/illustration Syftet med en handlingsplan för kommunikation Projektets styrning - organisation Beställare och styrgrupp Projektledare Projektgruppen Projektkommunikatör Arbets- och referensgrupp/er Kommunikationsansvar Beställare och styrgrupp Projektledare Delprojektledare Kommunikatör Projektdeltagare Chefer Medarbetarens ansvar Mål med kommunikationen Kommunikationens kännetecken Terminologi Budskap VARFÖR behövs GUSSP styrmodell? VAD ÄR GUSPP styrmodell? VAD SKA styrmodellen uppnå? HUR ska den uppnå det? VEM ANSVARAR för styrningen? VEM BERÖRS HUR blir det bättre för dig? NÄR är det klart? En-radare som hisstext Förklaring av några grundläggande begrepp Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 2 (24)

3 11 Intressenter Kärnintressenter (blå ruta i illustration): Primärintressenter (grön ruta i illustration): Sekundärintressenter (gul ruta i illustration) Ledningsintressenter (orange ruta i illustration): Kanaler Universitetsövergripande kanaler Gemensamma förvaltningens och PIL-enhetens kanaler Kanaler och forum skapade för GUSPP styrmodell, fas 2: Införande Utvärdering och uppföljning av kommunikationsmål Muntligt, löpande, enligt tre grundrutiner Skriftligt, en gång, när projektfasen varit igång ca 1 år Referenser Bilagor Budskap: Hur blir det bättre för dig? Handlingsplan för kommunikation Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar Första förslag presenteras på projektgruppsmöte Reviderat förslag mailas till arbetsgrupper för återkoppling Reviderat förslag presenteras återigen för projektgruppen Bearbetat förslag presenteras och beslutas på styrgruppsmöte Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 3 (24)

4 1 Bakgrund Göteborgs universitet (GU) har behov av olika typer av universitetsgemensamt stöd för att det dagliga arbetet ska fungera så smidigt som möjligt. Ledningen för Gemensamma förvaltningen (GF) ledning och enheten Pedagogisk utveckling och interaktivt lärande (PIL-enheten) har varit ansvariga på en övergripande nivå för att detta stöd planeras, implementeras, förvaltas och utvecklas och tilldelas de resurser som krävs. Men styrningen har varit uppdelad på olika forum och roller och det har varit svårt att få en överblick. 1.1 GUSPP - projektfas 1: Förslag på modell Projektfas 1 startade våren Uppdraget var att ta fram en ny gemensam styrmodell för GUgemensamma system, processer och projekt samt informationsförvaltning. Uppdraget innebar också att etablera ett tydligare stöd för informations- och arkitekturförvaltning. Projektfas1 är nu avslutad. 1.2 Beslut GUSPP Styrmodell förhandlades vid MBL 4 april Beslut om att införa styrmodellen togs 27 april 2017 av universitetsdirektör Jörgen Tholin och Åke Ingerman, dekan på Utbildningsvetenskapliga fakulteten, där PIL-enheten ingår. 1.3 GUSPP - projektfas 2: Införande Projektfas 2 är nästa steg i processen. Det innebär att planera, förbereda och införa beslutad styrmodell. Modellen beräknas vara helt införd under Denna kommunikationsplan handlar om projektfas 2. 2 Projektidé Projektet definierar och inför en gemensam styrmodell som ger ett helhetsperspektiv och möjliggör styrning på en strategisk nivå. På så sätt bidrar projektet till bättre samordning och prioritering av verksamhetsbehov och resurser inom GF och PIL-enhetens förvaltning och utveckling av system, process, informationsförvaltning och projekt. Projektets huvuduppdrag är att säkra kvalitet och förankring i införande av GUSPP styrmodell. Alla berörda roller får relevant utbildning så att de kan utföra de arbetsuppgifter som följer med deras nya roller. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 4 (24)

5 3 Framgångsfaktorer Resultatet av en förändring beror på lösningens kvalitet och hur väl förankrad den är. GUSPP, fas 1 fokuserade på att ta fram en lösning med god kvalitet. I GUSPP, fas 2 är förankring genom förståelse och kunskap en framgångsfaktor i införandet. Projektledningens förankringsarbete innebär att bidra till en förståelse för styrmodellen och att ha en god dialog med berörda. Att tillsammans med medarbetare och chefer förbereda införandet, för att de ska kunna ta emot och införa styrmodellen på ett så smidigt sätt som möjligt. För berörda chefer och medarbetare innebär förankring att välja att se nyttan för hela Göteborgs universitet. Att inte bara förstå syftet med modellen och godkänna förändringen utan också att aktivt bidra till att förändringen sker. Några viktiga framgångsfaktorer för att kunna agera och se till nyttan för hela Göteborgs universitet: 1. Tydlighet i vad som är viktigt för universitetet, portföljens mål och möjlighet att bidra till dessa 2. Att portföljledningen och projektet har en god dialog med verksamheten på Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten kring projektets genomförande 3. Att projektet har ett gott samspel med berörd verksamhet kring införandet 4. Att projektet bemannats med rätt resurser från verksamheten som har möjlighet att avsätta tid och kan bygga upp kompetens för framtiden Alla chefer med budget och personalansvar behöver förstå styrmodellen. Det innebär att projektet behöver upprätta en tät dialog med linjechefer och dess ekonomiansvariga inom Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten. I projektet ingår att planera och leda verksamhetsförändringar ihop med ansvariga linjeroller. Förändringarna behöver förberedas och samordnas med befintliga styrnings- och förvaltningsmodell för att säkra en tydlig överlämning, så att verksamheten störs så lite som möjligt. En annan framgångsfaktor är att tillsättning av roller i styrmodellen sker i tid för att hinna utbilda. Dessa beslut ligger dock inte inom ramen för projektet. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 5 (24)

6 4 Kommunikations- och handlingsplan En god dialog är en av flera viktiga framgångsfaktorer för projektet. För att uppnå det krävs en genomtänkt plan och ett förhållningssätt. Det innehåller denna kommunikationsplan. Alla informations- och kommunikationsinsatser kopplade till projektet bör utgå från kommunikationsplanen. Enligt Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet ska kommunikation föregås av analys, vara relevant och ske på ett genomtänkt och strukturerat sätt. GUSPP-projektets kommunikationsplan är ett led i detta arbete. Till kommunikationsplanen finns två bilagor: Bilaga 17.1 Budskap och Bilaga 17.2 Handlingsplan för kommunikation, som mer detaljerat listar planerade och genomförda informations- och kommunikationsinsatser. Denna bilaga uppdateras löpande Kommunikationsplanen och dess bilagor är i första hand ett verktyg till stöd för de personer som ska kommunicera projektet. De är viktiga redskap för att göra arbetet så tydligt och transparent som möjligt för medarbetare och studenter. 4.1 Syftet med en kommunikationsplan Syftet är att: - förtydliga ansvarsfördelning och kommunikationens kännetecken - synliggöra budskap, intressenter och kanaler/fora för kommunikation, information och förankring 4.2 Syftet med en intressentanalys/illustration Syftet är att: - få en fördjupad kartläggning av projektets olika intressenter - definiera vilka olika intressentkategorier de tillhör - ge förslag på vilken strategi vi bör använda gentemot våra olika intressenter (information, dialog eller involvering) och en uppskattning av vilka kommunikationsbehov de har - ha kartlagt de större ordinarie forum som finns för att nå våra intressenter, för att kunna agera snabbt i rätt forum, när så behövs Intressenterna beskrivs närmare under rubrik 11 i detta dokument. 4.3 Syftet med en handlingsplan för kommunikation Handlingsplanen för kommunikation är en separat bilaga som löpande uppdateras. Syftet med den är att på ett strukturerat och mer detaljerat sätt tydliggöra: - planerade och genomförda informations- och kommunikationsinsatser - vad som ska kommuniceras alternativt informeras om - när - hur - vilka olika intressenter som berörs/involveras - vem som ansvarar för att ta fram underlag - vem som ansvarar för att genomföra planerad aktivitet Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 6 (24)

7 5 Projektets styrning - organisation 5.1 Beställare och styrgrupp Portföljledningen är både beställare och styrgrupp för GUSPP styrmodell, fas 2: införande. Styrgruppen bistår projektledaren med styrning och förankring av projektet samt fattar alla beslut som rör införandet av styrmodellen. 5.2 Projektledare Har i uppdrag att driva projektet i enlighet med fastställd projektplan och beslut i styrgruppen. 5.3 Projektgruppen Har i uppdrag att gemensamt driva projektet i enlighet med projektplanen Projektgruppen består av projektledare, delprojektledare samt kommunikatör. 5.4 Projektkommunikatör Har i uppdrag att ge kommunikationsstöd till projektledare och i viss mån även till delprojektledare. 5.5 Arbets- och referensgrupp/er Har i uppdrag att bidra med utveckling av projektet genom sin kompetens och erfarenheter i vissa definierade frågor. Grupperna är ett stöd i arbetet för projektledaren, projektgruppen alternativt styrgruppen. Arbets-/referensgrupper med deltagare från olika delar av verksamheten kommer att utses under projektets gång. För mer information läs dokumentet projektplanen, publicerad på: Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 7 (24)

8 6 Kommunikationsansvar En god dialog och ett gott samspel med verksamheten är framgångsfaktorer för att lyckas. För att skapa enhetlighet och trygghet för våra intressenter är det viktigt att den som planerar olika typer av aktiviteter samtidigt i god tid planerar för hur aktiviteten ska kommuniceras. Planering görs i samråd med projektets kommunikatör. 6.1 Beställare och styrgrupp Områdeschefen på Området för verksamhetsstöd är också styrgruppens ordförande och projektägare för GUSPP styrmodell, fas 2 i portföljledningen. För att skapa tydlighet är hon därför: - Huvudansvarig för kontinuerlig information från styrgruppen om projektet i regelbundna avstämningar med projektledaren - Huvudansvarig för information från styrgruppen om projektet till relevanta intressenter/målgrupper, till exempel vad gäller beslut - Avsändare för större projektövergripande information internt inom universitetet. - Den som på Göteborgs universitet har i uppdrag att uttala sig om GUSPP styrmodell, fas 2 till massmedier och vid eventuellt behov till övriga externa målgrupper. 6.2 Projektledare Projektledaren ansvarar för att: Ansvar för att i samråd med kommunikatör, planera, genomföra och utvärdera aktiviteter för att kommunicera och förankra projektet samt dess resultat inom universitetet för att uppnå projektets kommunikationsmål. 6.3 Delprojektledare Delprojektledarna ansvarar för att: - Kommunicera delprojektet och hur det hänger ihop med helheten - Planera, kommunicera och följa upp aktiviteter inom delprojektet, i samråd med projektledare och projektkommunikatör - Bidra med information och material till kommunikations- och förankringsaktiviteter, till exempel till projektets hemsida samt eventuellt nyhetsbrev 6.4 Kommunikatör Projektkommunikatören ansvarar för att: - Vara stöd och rådgivare till projektledare i kommunikationsfrågor, och när så är möjligt även till delprojektledare - Delta vid styrgruppens möten för att bidra med kommunikationsaspekter - Vid deltagande i projektgruppens möten: lyfta fram kommunikationsaspekter och ge förslag på agerande för att stödja projektets kommunikationsmål - Ta fram förslag till kommunikationsplan, med tillhörande handlingsplan för projektet - Följa upp att planerade kommunikationsinsatser i handlingsplanen löpande stäms av och att tillkommande aktiviteter dokumenteras - Skapa strukturen på projektets interna webbplats på Medarbetarportalen och ge stöd så att projektledare löpande kan uppdatera den med information och material. - Att skriva och publicera projektnyheter på projektwebbsidan Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 8 (24)

9 6.5 Projektdeltagare Alla som arbetar i GUSPP styrmodell, fas 2 är ambassadörer för helheten. Det innebär att projektdeltagare ska kunna lämna korrekt information på en övergripande nivå. Projektdeltagare är ansvariga för att hålla sig uppdaterade om projektet i sin helhet och för att hålla övriga uppdaterade om sin del av helheten. För att bidra till att projektets kommunikationsinsatser ständigt utvecklas och förbättras ger projektdeltagare återkoppling på genomförda kommunikationsaktiviteter till projektledare, delprojektledare och/eller projektkommunikatör. 6.6 Chefer I enlighet med universitetets kommunikationsstrategi har chefer inom Göteborgs universitet ett agera för att sprida information om verksamheten vidare till sina medarbetare. De har ett ansvar att sätta sig in i, förstå och agera för att underlätta införandet. De har också ett ansvar att göra det möjligt för medarbetare att delta i projekt som utvecklar hela universitetets verksamhet. Särskilt viktiga chefer för GUSPP styrmodell, fas 2 är: portföljledningen, områdeschefer, enhetschefer, sektionschefer och teamledare inom Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten. 6.7 Medarbetarens ansvar I universitetets kommunikationsstrategi lyfts också medarbetares ansvar fram. Samtliga medarbetare på Göteborgs universitet har ett ansvar att ta del av övergripande information som rör universitetet. Det gäller därmed även söka information som ges gällande projektet via projektwebbplats, olika former av nyhetsbrev, epost, informationsmöten och/eller andra aktiviteter. För frågor och kommentarer som rör det övergripande arbetet inom projektet vänder sig medarbetare till projektledaren. För frågor som rör den egna enheten/sektionen/fakulteten/institutionen vänder sig medarbetare till sin närmaste chef. Chefer och medarbetare, framför allt inom Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten, kommer att involveras och få information på olika sätt under projektets gång. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 9 (24)

10 7 Mål med kommunikationen Kommunikationen har som mål att: 1. Bidra till att stödja projektets mål och effektmål (a och b nedan) 2. Bidra till förståelse för varför GUSPP styrmodell införs 3. Bidra till förståelse för hur GUSPP styrmodell kommer att påverka olika intressenters vardag 4. Bidra till en god dialog med verksamheten kring projektets genomförande 5. Förebygga att felaktig information får spridning a. Projektet har följande mål: Portföljstyrning enligt GUSPP styrmodell etablerad Objekt etablerade (alla aktiviteter i delprojekt klara) Portföljstödsfunktion inklusive IT-verktyg etablerad Ny finansieringsmodell etablerad Styrmodell (inklusive finansieringsmodell) hr lämnats över till förvaltning i portföljstödet Etablerad innebär att alla aktiviteter i projektplanen är genomförda och redo att överlämnas till förvaltning. b. Vad skall styrmodellen uppnå (Effektmål för GUSPP styrmodell): Ökad utvecklingsgrad i förhållande till förvaltning Ökad verksamhetsnytta genom en etablerad styrning som kan prioritera rätt utvecklingsoch förvaltningsaktiviteter Detta skall uppnås genom: Enklare samverkan mellan Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten En portfölj med tydliga strategiska mål och effektivare användning av medel Större möjlighet till utveckling i en föränderlig värld och utifrån lokala verksamhetens behov Portföljen grupperas i områden med fokus på VAD som görs och för VEM (objekt) Roller och forum med tydliga ansvar och befogenheter för IT-stöd, projekt, processer och information Tydligare besluts- och finansieringsformer Tydligare metod-, projekt- och processtöd Tydligare stöd för informationsförvaltning och arkitektur (IT) Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 10 (24)

11 8 Kommunikationens kännetecken I "Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet" betonas att god kommunikation ska föregås av analys, vara relevant och ske på ett genomtänkt och strukturerat sätt. Kommunikationsplan för GUSPP styrmodell, fas 2, är ett led i detta arbete. Så långt det är möjligt informerar vi de som är närmast berörda först före vi informerar alla medarbetare. Vi informerar internt före vi går ut externt. Olika intressenter har olika behov av information (hur ofta, hur detaljerat, på vilket sätt). Ambitionen är därför att anpassa informationen så mycket som möjligt till de olika intressentgruppernas behov. Den övergripande ambitionen är att skapa en uppriktigt menad dialog med berörda chefer och medarbetare. Möjligheten att vara delaktig kan variera i projektets olika faser. Därför bör formerna för chefers och medarbetares möjlighet till dialog och reaktion noga beaktas och tydliggöras inför varje kommunikationsinsats. Kommunikationen ska präglas av: Enhetlighet och samordning Kontinuitet Öppenhet och lyhördhet Aktivitet och handlingskraft Det finns inget behov av att ta fram interna, formgivna trycksaker. Den information som sammanställs ska följa universitetets grafiska profil och befintliga mallar för till exempel presentationer. 9 Terminologi Genom att vara tydlig och konsekvent med de ord vi använder kan vi också bidra till att skapa enhetlighet, trygghet och förebygga missförstånd. Tekniska termer och förkortningar Vi undviker interna förkortningar, eftersom det bara är ett fåtal som förstår dem. Vi förklarar tekniska termer och lösningar med ett enkelt och begripligt språk. Se förklaring av några termer under rubrik GUSPP styrmodell, fas 2: Införande skrivs konsekvent på detta sätt Kommunikation Det är skillnad på orden information och kommunikation. Att kommunicera betyder att ha/vilja ha en dialog, ett samtal med någon. Jag berättar något och vill gärna ha respons på det jag säger eller gör. När vi i projektet använder ordet kommunikation signalerar vi alltså att vi är öppna för delaktighet, synpunkter och dialog. En god dialog och ett gott samspel med verksamheten lyfts i vår projektplan fram som framgångsfaktorer för att lyckas. Därför är det viktigt att planera in aktiviteter som främjar dialog. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 11 (24)

12 Information Ordet information har synonymer som upplysa, delge, underrätta. I några situationer kan vi eventuellt vilja dela med oss av information, tex om ett beslut. När vi i projektet använder ordet information signalerar vi att här finns begränsad möjlighet till dialog. För att undvika att skapa fel förväntningar hos våra intressenter bör vi därför vara noga med vilka ord vi väljer. Intressenter Ibland talar man om målgrupper. Det är grupper som väljs ut, för att man specifikt vill nå just dem och väljer bort andra för att de bedöms vara mindre intressanta. Intressenter kan, till skillnad från målgrupper, inte väljas. Intressenter är grupper av aktörer som har intresse av och påverkan på Göteborgs universitet. De finns oavsett om universitetet väljer att kommunicera med dem eller inte. GUSPP styrmodell är komplex och påverkar många personer på inom olika delar av universitetet. Därför använder vi ordet intressenter. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 12 (24)

13 10 Budskap Här finns ett kortfattat och övergripande projektbudskap, som bör användas i såväl muntlig som skriftlig information om GUSPP styrmodell, fas 2. Budskapet är formulerat för att: - Ge stöd åt ansvariga inom projektet - Bidra till att göra projektet så begripligt som möjligt för intressenterna - Bidra till att skapa tydlighet, enhetlighet och trygghet - Genom tydlighet, enhetlighet, trygghet och begriplighet: bidra till att skapa vilja till engagemang - Bidra till att uppnå våra projekt- och kommunikationsmål De olika delbudskapen ska kunna användas var för sig på egen hand och fungera tillsammans som en helhet VARFÖR behövs GUSSP styrmodell? Styrningen av universitetsgemensamma IT-system, projekt, processer och information är idag uppdelad på olika forum och roller. Det har varit svårt att få en överblick, att samordna och därmed att ta väl avvägda beslut. Som ett exempel kan nämnas att idag hanteras 38 olika planer för gemensamma IT-system, med stora utmaningar att samordna dem sinsemellan. För att tillgodose verksamhetens behov och för att kunna förhålla sig till en föränderlig värld behövs också mer resurser till utveckling VAD ÄR GUSPP styrmodell? GUSPP styrmodell kan ses som ett verktyg som skapar förutsättningar att fånga upp verksamhetens behov och synpunkter på gemensamma system, projekt, processer och information. Den ger helhetsperspektiv och gör det möjligt att styra resurser för både utveckling och förvaltning på en strategisk nivå. Styrmodellen bygger på en etablerad branschstandard inom offentlig förvaltning, som anpassats för att möta Göteborgs universitets arbetssätt och organisation VAD SKA styrmodellen uppnå? Ökad satsning på utveckling i förhållande till förvaltning Ökad verksamhetsnytta genom att göra rätt saker På lång sikt, när modellen är införd fullt ut, är målet att medarbetare ska uppleva skillnad: Att det dagliga arbetet i universitetsgemensammasystem, projekt och processer fungerar smidigare än förut. Större möjlighet att satsa på utveckling ska bidra till kontinuerliga förbättringar. Det ska också finnas tydliga kontaktvägar för den som vill framföra behov och synpunkter. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 13 (24)

14 10.4 HUR ska den uppnå det? Detta skall uppnås genom: Enklare samverkan mellan Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten En portfölj med tydliga strategiska mål och effektivare användning av medel Större möjlighet till utveckling i en föränderlig värld och utifrån lokala verksamhetens behov Portföljen grupperas i områden (objekt) med fokus på VAD som görs och för VEM Roller och forum med tydliga ansvar och befogenheter för IT-stöd, projekt, processer och information Tydligare besluts- och finansieringsformer Tydligare metod-, projekt- och processtöd Tydligare stöd för informationsförvaltning och arkitektur (IT) 10.5 VEM ANSVARAR för styrningen? Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten har i uppdrag att utveckla och förvalta universitetsgemensamma system, processer, projekt och information. Uppdragen för detta samlas i en så kallad portfölj /och grupperas i elva objekt./ Portföljledning kallas den grupp som är ansvarig på en övergripande nivå för styrning av detta universitetsgemensamma stöd. I ansvaret ingår att detta stöd planeras, införs, förvaltas och utvecklas och tilldelas de resurser som krävs. Portföljledningen består av universitetsdirektör, prorektor, områdeschefer på Gemensamma förvaltningen, representant för PIL-enheten och IT-chef. GUSPP-projektet styrs av en styrgrupp VEM BERÖRS Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten De som påverkas allra mest i sitt dagliga arbete är medarbetare på Gemensamma förvaltningen och på PIL-enheten, som idag ansvarar för universitetsgemensamma IT-system, projekt, processer och information. Den beslutade styrmodellen innebär ändringar i både befintlig styrning och i nya arbetssätt. En del befintliga roller och forum kommer att ersättas av nya. Exempel på funktioner som påverkas är systemförvaltare, systemadministratörer, IT-leveransansvariga och projektledare. Övriga medarbetare På lång sikt, när modellen är införd fullt ut, är målet att även medarbetare inom andra delar av universitetet ska uppleva skillnad: att det dagliga arbetet i gemensamma system, projekt och processer fungerar smidigare än förut. Större möjligheter att satsa på utveckling ska bidra till kontinuerliga förbättringar. Det ska också finnas tydliga kontaktvägar för den som vill framföra behov och synpunkter. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 14 (24)

15 10.7 HUR blir det bättre för dig? Styrmodellen är beslutad, eftersom den uppfattas som en tydlig förbättring på många olika sätt. När deltagare i projektet (exempelvis styrgrupp, projektledning, delprojektledare och deltagare i arbetsgrupper) möter kollegor bör de kunna ge exempel på vilket sätt det kan bli bättre utifrån de olika intressenternas perspektiv. Textinnehållet i rubrik 10 Budskap ger förslag på övergripande svar. I bilaga 15.2 till denna kommunikationsplan finns en sammanställning med förslag på svar som riktar sig mer specifikt till olika intressenter. Förslagen är bland annat resultatet av en kickoff som hölls , där deltagare i både projektgrupp och i arbetsgrupper deltog. Förslagen på svar är grupperade i de fyra intressentgrupper som nämns under rubrik 11 i denna kommunikationsplan. Bilagan är tänkt att fungera som ett stöd för projektdeltagare, i möten med kollegor på universitetet. Men hjälp av denna kan projektdeltagare ge en så tydlig beskrivning som möjligt och på så sätt underlätta förståelsen av styrmodellen NÄR är det klart? År 2019 beräknas styrmodellen vara införd fullt ut En-radare som hisstext En-radaren sammanfattar kärnan av projektet och kan användas om man har väldigt begränsat med tid eller textutrymme. Den ska vara så kort och lätt att berätta, att det kan göras i en hiss mellan två våningsplan. Den är enkel och lätt att komma ihåg för våra intressenter. GUSPP: en styrmodell för GU-gemensamma System, Processer, Projekt och information Förklaring av några grundläggande begrepp När projektrepresentanter informerar/har en dialog om styrmodellen kan de inte förutsätta att alla medarbetare förstår innebörden av styrmodellens begrepp. Det tar tid att sätta sig in i och förstå både modellen och dess begrepp. Att någon har hört eller läst information en gång innebär inte att personen automatiskt kommer ihåg eller förstår alla begrepp. Projektets representanter bör därför på ett enkelt sätt förklara vissa begrepp, i samband med att de nämns, så att intressenterna förstår. Följande begrepp hänger tätt ihop med varandra, men ibland finns inte utrymme att förklara alla delar av modellen på en gång. Texterna är därför formulerade så att de ska kunna användas lösryckta, var och en för sig, men ändå vara begripliga. Portfölj Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten har i uppdrag att utveckla och förvalta universitetsgemensamma system, processer, projekt och information. Dessa uppdrag hanteras samlat, inom en så kallad portfölj. Portföljledning kallas den grupp som ansvarar styrningen av portföljen: Att uppdragen planeras, införs, förvaltas och utvecklas och tilldelas de resurser som krävs. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 15 (24)

16 Portföljledning Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten har i uppdrag att utveckla och förvalta universitetsgemensamma system, processer, projekt och information. Uppdragen för detta samlas i en så kallad portfölj /och grupperas i elva objekt./ Portföljledning kallas den grupp som är ansvarig på en övergripande nivå för styrning av detta universitetsgemensamma stöd. I ansvaret ingår att detta stöd planeras, införs, förvaltas och utvecklas och tilldelas de resurser som krävs. (Kommentar: text inom / / kan tas bort eller läggas till beroende på vem som är mottagare av informationen) Objekt Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten har i uppdrag att utveckla och förvalta universitetsgemensamma system, processer, projekt och information. Uppdragen för detta /samlas i en så kallad portfölj och/ grupperas i elva objekt. I objekten samordnas arbetet, med fokus på VAD som görs och för VEM. (Kommentar: text inom / / kan tas bort eller läggas till beroende på vem som är mottagare av informationen) På projektets webbsida finns fler förklaringar av olika begrepp, lätt åtkomliga för den som vill fördjupa sig i modellens olika delar: Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 16 (24)

17 11 Intressenter Informations- och kommunikationsinsatser riktar sig i olika omfattning till samtliga medarbetare och studenter på Göteborgs universitet. Projektet sträcker sig över en lång period och intressenterna har olika behov av information och delaktighet i projektets olika faser. Detta ska beaktas i alla kommunikationsinsatser. Som ett verktyg, till stöd i planeringen för projektledare och delprojektledare, har en intressentkarta tagits fram. I denna delas intressenterna in i fyra olika kategorier, baserat på en uppskattning av deras behov av information och delaktighet i projektet. Intressentkartan tydliggör på vilken organisatorisk nivå inom universitetet intressenterna är och vilka ordinarie kommunikationsvägar som finns för att nå dem. I projektets handlingsplan för kommunikation, som är en levande bilaga till kommunikationsplanen, ska det alltid framgå vilken kategori intressenten tillhör och vilken kanal som passar bäst för olika kommunikationsinsatser. Totalt har projektet identifierat 21 interna intressentgrupper, som delats in i fyra kategorier: 11.1 Kärnintressenter (blå ruta i illustration): intressenter med ledningsuppdrag i linjen, nyckelfunktioner för projektet, vars medarbetare i hög grad påverkas och vill kunna påverka. Behov/krav: Syfte med projektet, övergripande lägesrapporter projekt och delprojekt, övergripande tidplan, förfrågningar om medarbetares deltagande i referensgrupper Universitetsdirektören Utbildningsnämnden (i egenskap av uppdragsgivare till PIL-enheten) Områdeschefer Gemensamma förvaltningen Enhetschefer Gemensamma förvaltningen samt PIL-enheten Sektionschefer /teamledare, Gemensamma förvaltningen 11.2 Primärintressenter (grön ruta i illustration): intressenter med stort intresse, som i hög grad påverkas och vill kunna påverka. Behov/krav: Syfte med projektet, övergripande lägesrapporter projekt och delprojekt, övergripande tidplan, information om funktioner och arbetssätt Systemförvaltarroller Informationssäkerhet: säkerhetschef, informationssäkerhetssamordnare och personuppgiftsombud IT-arkitekter Processkontoret IT-enheten Verksamhetsrepresentanter i Strategiskt IT-forum Gemensamma förvaltningens controller samt ekonom Utbildningsvetenskapliga fakulteten Områdesekonomer Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 17 (24)

18 Samt under införandefasen, för att kunna ge stöd: Personalhandläggare på områdesnivå Områdeskommunikatörer Kommunikatörer på enhetsnivå 11.3 Sekundärintressenter (gul ruta i illustration) intressenter som behöver information, men som troligtvis inte lika aktivt vill och behöver påverka. Behov/krav: Syfte med projektet, övergripande tidplan, information om funktioner och arbetssätt relevanta för intressenten Arkivarier Projektroller Överbibliotekarien Prefekter (och via dem: tex lärare) Administrativa chefer på institutionsnivå (och via dem: övriga användare) 11.4 Ledningsintressenter (orange ruta i illustration): Intressenter med GU-övergripande ledningsfunktioner, som ej deltar aktivt i projektet Behov/krav: Syfte med projektet, underlag för strategiska beslut som ej kan tas av styrgruppen, övergripande, korta lägesrapporter projekt och delprojekt, övergripande tidplan och budget Universitetsledningen Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 18 (24)

19 Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 19 (24)

20 12 Kanaler Våra interna intressenter har en daglig verklighet där de översköljs med olika typer av information från både interna och externa avsändare. För att skapa tydlighet och underlätta för dem bör projektet sträva efter att utgå från intressenternas olika behov av information och delaktighet i projektets olika faser och i första hand utnyttja befintliga kanaler och forum, istället för att skapa nya Universitetsövergripande kanaler Följande universitetsövergripande kanaler finns idag, som projektet kan arbeta med: Kanaler som bygger på skriftlig information: Används sparsamt: - Nyheter på medarbetarportalen: intern websida för samtliga medarbetare - GU-journalen: universitetets personaltidning (nyhet och/eller annons) - Rektors nyhetsbrev: når samtliga medarbetare - Funktionsadresser epost till fakultetskanslier och institutioner Kanaler som bygger på muntlig information och dialog med utvalda universitetsövergripande funktioner: - Universitetsdirektörens möten med områdeschefer och enhetschefer - Strategiskt IT-forum - Centrala MBL-möten med fackliga företrädare - Utbildningsnämnden - Universitetets nätverk för utbildningsansvariga Används sparsamt: - Rektors ledningsgrupp - Rektors ledningsråd - Rektors chefs- och prefektmöten - Universitetsdirektörens möten med områdeschefer och kanslichefer - Universitetsdirektörens möten med administrativa chefer - Projektkontorets informationsmöte (endast i slutfasen, när etablering snart klar) 12.2 Gemensamma förvaltningens och PIL-enhetens kanaler Kanaler som bygger på skriftlig information: - Universitetsdirektörens/Gemensamma förvaltningens lednings nyhetsbrev: når samtliga medarbetare inom Gemensamma förvaltningen - PIL-enheten: utskick till medarbetare via maillista Kanaler som bygger på muntlig information: - Ledningsgruppsmöten på områdesnivå inom Gemensamma förvaltningen - Ledningsgruppsmöten på PIL-enheten - Olika systemförvaltningsforum - Enhets- och sektionsmöten på Gemensamma förvaltningen - Enhetsmöte på PIL-enheten - Månadsmöten med områdeskommunikatörer Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 20 (24)

21 12.7 Kanaler och forum skapade för GUSPP styrmodell, fas 2: Införande Inom projektet finns en ryggrad av särskilda kanaler som skapats med syfte att kommunicera utvecklingsprojektet i sin helhet mot de prioriterade intressenterna. Denna ryggrad kompletterar de universitetsövergripande kanalerna och består i: - GUSPP styrmodell projekthemsida för Göteborgs universitet Projektwebbplatsen är publicerad på Medarbetarportalen, men är öppen och sökbar för såväl studenter som för allmänheten. Syftet med detta är att, i enlighet med universitetets kommunikationsstrategi, vara transparent (även externt) med information samt med de nyheter/lägesrapporter som delprojekten kommer att ge under arbetets gång. - Arbetsgrupper Bidrar med utveckling av projektet genom sin kompetens och erfarenheter i vissa definierade frågor. - Regelbundna avstämningsmöten områdes- och enhetsekonomer I dagsläget finns inget existerande regelbundet mötesfora för dessa funktioner, varför projektet ordnar regelbundna avstämningsträffar med dem. - Löpande avstämningsmöten med berörda intressentgrupper Till exempel med intressentgruppen personalhandläggare på områdesnivå, som i nuläget inte har något etablerat och kontinuerligt forum där de ses. - Utbildning för berörda intressentgrupper - Regelbunden information via e-post till utvalda kärnintressenter Till utvalda kärnintressenter sammanställs regelbundet kortfattad information om projektet som helhet och dess delprojekt. Då ges information om nuläge och planerade aktiviteter den närmaste tiden. De utvalda kärnintressenterna som får informationen är: styrgrupp/portföljledning och enhetschefer inom Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten. Enhetscheferna ombeds att sprida information vidare till sina medarbetare. Sammanställning av innehåll görs av projektledare i samråd med styrgruppens ordförande, delprojektledare och kommunikatör. Avsändare är projektledaren (i vissa fall tillsammans med styrgruppens ordförande) Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 21 (24)

22 13 Utvärdering och uppföljning av kommunikationsmål Utvärdering och uppföljning av kommunikationsmål görs: - Muntligt, löpande, enligt tre grundrutiner - Skriftligt, en gång, när projektfasen varit igång ca 1 år 13.1 Muntligt, löpande, enligt tre grundrutiner Rutin 1, del/projektledare: större informations- eller kommunikationstillfällen Vid dessa tillfällen förvissar sig del/projektledare om att informera om: 1. Syftet med träffen/mötet/skriftliga infon 2. projektets mål och effektmål 3. varför GUSPP styrmodell införs 4. Hur den kan komma att påverka din vardag Till stöd för ansvarig finns ett kortfattat och övergripande projektbudskap formulerat (se rubrik 10), som bör användas för att skapa enhetlighet och trygghet. Om aktiviteten syftar till dialog ska ansvarig vara tydlig med att dess syfte är att bidra till just det (dvs kommunikationsmål 5). Ansvarig bör också tydligt beskriva hur och när medarbetare har möjlighet att vara delaktig, hur deras bidrag tas om hand, när beslut tas och av vem. Del/projektledaren bör vara lyhörd för att fånga upp och bemöta eventuell felaktig information direkt på plats eller be att få återkomma med korrekt information (kommunikationsmål 4). Som avslutning, innan alla går: del/projektledaren ställer frågorna: - Har ni fått en förklaring till och förståelse för varför GUSPP styrmodell införs? - Har ni fått en ökad förståelse för hur GUSPP styrmodell kommer att påverka er vardag? - Hur tycker ni att vår dialog idag har fungerat? Finns det något vi kan göra bättre? Rutin 2, del/projektledare: möten med arbetsgrupper inom projektet Vid första mötet: Samma som rutin 1 Vid resterande möten börjar ansvarig med att ge nulägesinformation. - Vad har hänt sedan sist? - Följande vet vi - Detta kommer det att innebära för dig - Följande vet vi ännu inte - Så här ser arbetet ut nu tidplan - Vi återkommer med mer information (datum) Kommentar: Denna rutin med en fast struktur för nulägesinformation är också en rutin för regelbundna mail till enhetschefer. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 22 (24)

23 Rutin 3, projektledare: Gemensam muntlig avstämning på projektgruppsmöten samt styrgruppsmöten Vid projektgruppsmöten finns en fast punkt på dagordningen, då en gemensam muntlig avstämning av kommunikationsmålen görs med del/projektledare. Om någon/flera får signaler om att projektet är för otydligt för att uppnå delar av kommunikationsmålen bör denna information lämnas till projektledaren och projektkommunikatören för att se över om/hur information och dialog kan förbättras. Om det känns relevant och möjligt att genomföra vid något tillfälle under projektperioden kan projektledaren ta hjälp av metoden Agila återblicksmöten, i samarbete med delprojektledare och kommunikatör. Syftet med metoden är att på ett strukturerat sätt stämma av om olika intressenter som påverkas inom projektet har samma eller olika bilder av vad som går bra/mindre bra inom projektet. Kommunikations skulle då kunna vara en av flera olika delar att stämma av Skriftligt, en gång, när projektfasen varit igång ca 1 år Rutin för projektledare/kommunikatör: Som ett komplement till muntliga uppföljningar skickas en gång under projekttiden, en mycket kort enkät till några utvalda intressenter. Detta görs när projektet varit igång ett tag, förslagsvis våren 2018, så att det också finns tid att justera insatser om så behövs. I enkäten får de frågor om hur de uppfattar information och kommunikation kring projektet. Enkäten genomförs med hjälp av ett elektroniskt enkätverktyg och sprids i befintliga kanaler. En sammanställning av enkätsvaren tas upp både i projektgrupp och styrgrupp. Efter genomgång görs en bedömning av om det krävs förändringar i den planerade kommunikationen. Sammanställning av enkätsvar och hur projektet tar hand om och åtgärdar inkomna synpunkter publiceras på projektets hemsida och i mail med återkoppling till de intressenter som deltagit. Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 23 (24)

24 14 Referenser Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum Projektplan GUSPP styrmodell, fas 2: Införande Budskap: Hur blir det bättre för dig?, bilaga Handlingsplan för kommunikation, bilaga 15.2 Uppdateras löpande Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet Bilagor Det finns två bilagor. Bilaga 2 uppdateras löpande Budskap: Hur blir det bättre för dig? 15.2 Handlingsplan för kommunikation Filnamn: GUSPP_Kommunikationsplan_ docx Sida: 24 (24)

25 Bilaga beslutad tillsammans med Kommunikationsplanen. Beslutsfattare: Styrgruppen för GUSPP-projektet, fas 2, Skapad av: Jessica Glanzelius i samarbete med projektledare, projektgrupp och arbetsgrupper Bilaga 15.1 till Kommunikationsplan för GUSPP, fas 2 Budskap: HUR blir det bättre för dig? Styrmodellen är beslutad, eftersom den uppfattas som en tydlig förbättring på många olika sätt. När deltagare i projektet (exempelvis styrgrupp, projektledning, delprojektledare och deltagare i arbetsgrupper) möter kollegor bör de kunna ge exempel på vilket sätt det kan bli bättre utifrån de olika intressenternas perspektiv. Detta dokument är en sammanställning av förslag på svar. Förslagen är bland annat resultatet av den kickoff som hölls , där deltagare i både projektgrupp och i arbetsgrupperna deltog. De övergripande svaren följer alla samma grundstruktur: vi utgår från den beskrivning som finns i projektplanen (finns även på under 10.4 i kommunikationsplanen), som anger HUR projektmålen ska uppnås med hjälp av styrmodellen. För tydlighetens skull är dessa formuleringar här understrukna. Förslagen på svar är grupperade i de fyra intressentgrupper som nämns under rubrik 11 i kommunikationsplanen. Först ges övergripande svar för hela gruppen, sedan riktas några specifikt till enskilda intressenter inom gruppen. Denna bilaga är tänkt att fungera som ett stöd för projektdeltagare, i möten med kollegor på universitetet. Men hjälp av denna kan projektdeltagare ge en så tydlig beskrivning som möjligt och på så sätt underlätta förståelsen av styrmodellen. 1

26 Bilaga beslutad tillsammans med Kommunikationsplanen. Beslutsfattare: Styrgruppen för GUSPP-projektet, fas 2, Skapad av: Jessica Glanzelius i samarbete med projektledare, projektgrupp och arbetsgrupper Hur blir det bättre för kärnintressenter (blå ruta i illustration) intressenter med ledningsuppdrag i linjen, nyckelfunktioner för projektet, vars medarbetare i hög grad påverkas och vill kunna påverka. Behov/krav: Syfte med projektet, övergripande lägesrapporter projekt och delprojekt, övergripande tidplan, förfrågningar om medarbetares deltagande i referensgrupper Universitetsdirektören Utbildningsnämnden (i egenskap av uppdragsgivare till PIL-enheten) Områdeschefer Gemensamma förvaltningen Enhetschefer Gemensamma förvaltningen samt PIL-enheten Sektionschefer /teamledare, Gemensamma förvaltningen Övergripande svar för hela intressentgruppen: Du får ett verktyg att utföra ditt arbete, dvs att säkerställa att GF och PIL utvecklar verksamheten mot de strategiska målen för utbildning, forskning och samverkan. Enklare samverkan mellan Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten - Gemensamma objektteam, planer och prioriteringsforum En portfölj med tydliga strategiska mål och effektivare användning av medel - Portföljledningen kan säkerställa att det som görs är det som är viktigast för GU - Kan bidra till att skapa samhörighet. Tex kan det innebära att någon ibland får uppoffra vissa delar, för att bidra till en förbättring för hela GU Större möjlighet till utveckling i en föränderlig värld och utifrån lokala verksamhetens behov - Portföljledingen kan fatta snabba beslut, behöver inte följa budgetcykel om det finns behov av att omprioritera - Roller kan bidra till personalutveckling och strategisk kompetensförsörjning Portföljen grupperas i områden (objekt) med fokus på VAD som görs och för VEM - Motverkar stuprör och skapar dialog på tvären - Verksamheten blir mer dynamisk och samarbeten uppstår baserat på behov - Enklare att stödja användaren med en röst och minskar dubbelarbete Roller och forum med tydliga ansvar och befogenheter för IT-stöd, projekt, processer och information - Tydligare helhetsansvar: Snabbare beslutsvägar, inget skall hamna mellan stolar - Tydliggör vilka kompetenser som behöver rekryteras Tydligare besluts- och finansieringsformer - Utvecklingsmöjlighet är inte kopplade till enhetens/sektionens egna ekonomi utan utifrån nyttan för hela GU 2

27 Bilaga beslutad tillsammans med Kommunikationsplanen. Beslutsfattare: Styrgruppen för GUSPP-projektet, fas 2, Skapad av: Jessica Glanzelius i samarbete med projektledare, projektgrupp och arbetsgrupper Tydligare metodstöd för projekt och process - Erbjuder ett bas-stöd inom fler områden än bara projekt Tydligare stöd för informationsförvaltning och arkitektur (IT) - Dessa områden har tidigare inte haft resurser eller en plattform att verka utifrån, vilket har gjort det svårarbetat - Kärnintressentera kan nu fortare få kunskap och korrekt beslutsunderlag 3

28 Bilaga beslutad tillsammans med Kommunikationsplanen. Beslutsfattare: Styrgruppen för GUSPP-projektet, fas 2, Skapad av: Jessica Glanzelius i samarbete med projektledare, projektgrupp och arbetsgrupper Hur blir det bättre för primärintressenter? (grön ruta i illustration) intressenter med stort intresse, som i hög grad påverkas och vill kunna påverka. Behov/krav: Syfte med projektet, övergripande lägesrapporter projekt och delprojekt, övergripande tidplan, information om funktioner och arbetssätt Systemförvaltarroller Informationssäkerhet: säkerhetschef, informationssäkerhetssamordnare och personuppgiftsombud IT-arkitekter Processkontoret IT-enheten Verksamhetsrepresentanter i Strategiskt IT-forum Gemensamma förvaltningens controller och ekonom på Utbildningsvetenskapliga fakulteten Områdesekonomer Samt under införandefasen, för att kunna ge stöd: Personalhandläggare på områdesnivå Områdeskommunikatörer Kommunikatörer på enhetsnivå Övergripande svar för hela intressentgruppen: Enklare samverkan mellan Gemensamma förvaltningen och PIL-enheten - Gemensamma t objektteam, planer och prioriteringsforum - Att samarbeta med nya kollegor inom objekten ger ökad processförståelse för helheten och nyttan för målgruppen - Möjlighet att i teamet hjälpas åt där det är mycket förändringar på gång En portfölj med tydliga strategiska mål och effektivare användning av medel - Tydligare mandat, lättare att prioritera och leverera - Tydligare helhetsansvar: lättare att adressera behov och därmed få en leverans - Synliggör både utvecklingsarbete och förvaltningsarbete Större möjlighet till utveckling i en föränderlig värld och utifrån lokala verksamhetens behov - Verksamheten blir mer dynamisk och samarbeten uppstår baserat på behov - Kan synliggöra behov av snabba beslut av portföljledingen, som kan omprioritera - Roller kan bidra till personalutveckling och strategisk kompetensförsörjning Portföljen grupperas i områden (objekt) med fokus på VAD som görs och för VEM - Det blir tydligt för vem du arbetar - Motverkar stuprör och skapar dialog på tvären - Enklare att stödja användaren med en röst och minskar dubbelarbete Roller och forum med tydliga ansvar och befogenheter för IT-stöd, projekt, processer och information - Tydligare helhetsansvar: Snabbare beslutsvägar, inget skall hamna mellan stolar - Tydliggör vilka kompetenser som behöver rekryteras 4

29 Bilaga beslutad tillsammans med Kommunikationsplanen. Beslutsfattare: Styrgruppen för GUSPP-projektet, fas 2, Skapad av: Jessica Glanzelius i samarbete med projektledare, projektgrupp och arbetsgrupper Tydligare besluts- och finansieringsformer - Utvecklingsmöjlighet är inte kopplade till enhetens/sektionens egen ekonomi utan utifrån nyttan för hela GU - Ett verktyg att följa upp vad pengarna går till, för att säkra både att vi gör det som beslutats och att pengarna räcker till det - Enklare och rättvisare ekonomisk modell (alla gör lika) Tydligare metodstöd för projekt och process - Erbjuder ett bas-stöd inom fler områden än bara projekt - Ger möjlighet att arbeta mer normerade på bredden Tydligare stöd för informationsförvaltning och arkitektur (IT) - Du får en plattform att verka genom. Därmed kan du enklare kravställa, få en förbättrad kontroll och styrning av informationssäkerhetsfrågor - Du får beslutsstöd och bra beslutsforum Svar riktade till specifika intressenter inom gruppen: - Systemförvaltarroller: - Du får mindre administration och möten - Kan arbeta mer fokuserat med systemförvaltning eller fokusera på bättre stöd till användaren - Tydligare mandat och lättare att prioritera - Det blir tydligt för vem du arbetar (målgrupp/objekt) - Tydlig eskaleringsväg för att prioritera vid tex resursbrist - Informationssäkerhet: - Du får en plattform att verka genom. Därmed kan du enklare kravställa, få en förbättrad kontroll och styrning av informationssäkerhetsfrågor - IT-arkitekter: - Ger dig ökad möjlighet att få till lämpliga lösningar utifrån ett helhetsperspektiv och livscykel - Du får beslutsstöd och bra beslutsforum - Drägligare arbetsmiljö, eftersom någon måste prioritera (mindre adhoc) - Processkontoret: - Kommer att bidra med Modell- och Metodstöd - Får möjlighet att arbeta mer normerade på bredden - Får en plattform att verka inom - IT-enheten: - Får en tydlig och sammanhållen kravställning och resursplanering - Möjlighet att styra med enhetlig struktur ger bättre/mer kvalitativa leveranser - Rimligare arbetsbörda 5