Införandemetod Medverkaprojektet

Transkript

1 Införandemetod Medverkaprojektet Förbättring och digitalisering av Malmö stads ärendeprocess Detta dokument beskriver översiktligt projektprocessen för de införandeprojekt som bedrivits i varje förvaltning i Malmö stad. Projekten har omfattat såväl process- och organisationsförändringar som införande av nya IT-stöd. Införandet genomfördes i en skarp pilot och tre etapper där 2-7 förvaltningars projekt drevs parallellt. Projektprocessen arbetades om efter varje etapp. Den beskrivna projektprocessen är den slutgiltiga (etapp 3). Den övergripande målbilden för ett införandeprojekt bestod av tre huvudmål: - En effektiv ärendeprocess i förvaltningen (i enlighet med stadens gemensamma process och effektiv utifrån kostnader, tid, miljö, organisering, kompetens och spridning i organisationen) - En gemensam och användbar informationsstruktur (som är tillförlitlig, tillgänglig och begriplig) - Ett arbetssätt som gynnar kontinuerlig utveckling (där det finns metoder och verktyg, arenor för samverkan och ett minskat personberoende) Införandemetoden bygger på en lång förstudiefas, där förståelse för den egna förvaltningens nuläge och mognad inom ämnesområdet (dokument- och ärendehantering) och för projekt- och processorienterat arbetssätt har stort fokus. Införandemetoden syftar till att anpassa projektprocessen till införandeprojektens specifika utmaningar (t ex att kombinera processetablering/utveckling av ärendeprocessen med ett systeminförande) samt att fungera på förvaltningar med olika behov och förutsättningar. Den syftar också till att tidigt etablera en förvaltning och vidareutveckling av projektets resultat. I varje förvaltning sattes samman ett projektteam med en teamledare (lokal projektledare), helt sammansatta av förvaltningens egna resurser. Varje förvaltning hade också en egen styrgrupp för sitt införandeprojekt. Den lokala projektledaren hade en central införandeprojektledare tillgänglig för stöd och uppföljning under hela projektprocessen. Samtliga projektteam följde införandemetodens huvuddelar, vilka i stort följer Malmö stads projektmodell med några extra beslutsgrindar. Om du har frågor kring materialet, vill ha tillgång till manus/mallar eller veta mer om vårt arbete med projektet är du varmt välkommen att kontakta projektledare Johanna Fransson på Stadskontoret via e-post johanna.fransson@malmo.se eller telefon

2 2 (9) Införandemetodens faser Fas Beskrivning Vad ska man uppnå? Förstudie Inventering av verksamhetens förutsättningar och behov. Fastställa projektmål och prioriteringar. Förberedelserna lägger grunden för projektet genom att förvaltningen skaffar sig kunskap och förståelse för sin mognad inom ärendehantering. Att förstå sitt nuläge är dessutom en förutsättning för att formulera kvalitativa projektmål. En god förståelse för sitt nuläge. Nulägesanalysen ger ledningen ett underlag för projektmål och projektprioriteringar. Etablera ett förändringsteam och medvetandegöra och förankra förändringsarbetet. Identifiera eventuella systemanpassningar (dokumentmallar, flikar etc.) för att möjliggöra att viktiga processer har ett digitalt flöde. Metod/Verktyg Inventering av nuläget Mognadsanalys Målworkshop med ledningsgrupp Teknisk behovsanalys Projektplanering Planera projektet efter ledningens mål och prioriteringar. Skapa överenskommelse för vilka resurser som ska tas i anspråk och när. Samsyn kring risker och framgångsfaktorer för projektet. Fastställt organisation, resurser och tidplan som finns till projektets förfogande för att uppnå projektmålen. Etablerat en riskhantering för Projektstegen

3 3 (9) projektet. Tagit fram kommunikationsaktiviteter som understödjer projektmål/projektvisioner. Kommunikationsworkshop Budskapsmodell och kommunikationsmaterial (presentationer, digitalt spel, broschyr) Genomförande Steg 1 Identifiera åtgärder för att arbeta i enlighet med Malmö stads ärendeprocess. Omvandla ledningens prioriteringar (projektmålen) till en handlingsplan. Handlingsplan för åtgärder för förändringsarbetet inom ärendehantering. Processanalys baserad på Malmö stads börläge för ärendeprocessen (se Malmö stads ärendehandbok ) Genomföra kritiska åtgärder för att skapa förutsättningar för ett kontrollerat systeminförande. Genomförande Steg 2 Anpassa systemet Utbilda användarna och stödfunktionerna Rulla ut IT-stödet Förbereda förvaltningen för systeminförandet Utbildade användare och supportfunktioner Kravspecificering för systemstödet Malmö stads utbildningspaket för rollerna superanvändare, registratorer, handläggare, chefer och nämndsekreterare Utbildning i offentlighet och sekretess Avslut Uppföljning av projektmål och lokal organisation för förvaltning och utveckling av ärendeprocessen Att fungera som en brygga mellan projekt och förvaltning. Projektet ska vara utvärderat och förvaltningen ska veta hur de ska driva förändringarbetet samt vilket centralt stöd som finns att tillgå. Följa upp projektmålen och utvärdera projektet. Uppskatta förändring av mognadsgrad inom ärendehantering. Säkra strukturer och former för fortsatt förändringsarbete inom ärendehantering. Uppdaterad handlingsplan med fortsatta åtgärder. Utvärdering av införandeprojektet Uppföljning av processanalys

4 4 (9) Förstudie och projektplanering Inventering Inventeringen är det faktabaserade bidraget till nulägesanalysen och en viktig del av förstudien. Inventeringen kompletteras av Mognadsanalysen. Informationen i inventeringen används dessutom rent praktiskt i projektets andra faser, t ex till konfiguration av IT-stödet eller för att ställa in scannrar. Att skapa överblick över de generella förutsättningarna för att driva ett förändringsprojekt, förvalta projektets resultat och förvaltningens nuläge inom dokument- och ärendehantering. Inventeringen är uppdelad i följande avsnitt: - Allmänna förutsättningar, rutiner, utbildning - Lokal projektgrupp/förvaltningsorganisation - Delprocesser o Registrering och diarieföring o Handläggning och beredning o Nämndsadministration och sammanträden o Avslut, gallring och arkivering

5 5 (9) Mognadsanalys Består av en enkät och ett excel-dokument där resultatet visualiseras i form av ett diagram. Enkäten är ett komplement till den faktabaserade Inventeringen, tillsammans utgör de input till nulägesanalysen. Den lokala projektledaren beslutar om vilka som ska svara på enkäten, dock allra minst projektmedlemmarna. t med mognadsanalysen (kontra inventeringen) är att den skapar kommunikativa förutsättningar för att snabbt orientera medarbetarna i förvaltningens nuläge. Dess kommunikativa styrka ger också bättre förutsättningar för att lyfta ämnesområdet och sätta det på agendan. Enkäten är uppdelad efter delprocesserna i ärendeprocesserna, samt ett avsnitt för ärendeprocessen i sin helhet. För varje delprocess ska respondenten ta ställning till olika aspekter av arbetssättet såsom grad av digitalisering, lagenlighet etc. Själva visualiseringen utgör underlag för diskussion och samtal i arbetsgrupperna i projektet.

6 6 (9) Målworkshop Bryter ned övergripande mål med införandeprojekten till förvaltningsspecifika projektmål. Som underlag används nulägesanalysen som blir resultatet av inventering och mognadsanalys. De förvaltningsspecifika projektmålen uttrycker ledningens prioriteringar och används vidare i förvaltningens projektplanering. Själva workshopen syftar till att skapa engagemang och ansvarstagande i förvaltningsledningen. Workshop med förvaltningens ledningsgrupp eller dess utsedda representanter. Workshopen består av fyra aktiviteter: - Genomgång av fynden i nulägesanalysen av den lokala projektledaren - Brainstorm kring de tre övergripande projektmålen - Prioritering av utmaningar - Formulering av mål Genomförande Teknisk behovsanalys Utvärderar IT-stödets följsamhet med förvaltningens kärnprocesser och identifierar de utvecklingsområden som blir fokus för införandeprojektet vilka funktioner måste finnas för att systemet ska kunna produktionssättas på förvaltningen? Att identifiera aktiviteter för systemförvaltningsorganisation och leverantör som påverkar tidplanen för produktionsstart i förvaltningen. Workshopformen tillsammans med verksamhetsrepresentanter syftar också till att skapa förståelse (hos båda parter) för processen behov > kravställning > funktionalitet > verksamhetsnytta. Demonstration av systemstödet utifrån på förhand förberedda ärendeflöden som är representativa för förvaltningens verksamhet. - Identifiera utvecklingsområden - Prioritering utifrån fastställda kriterier: o Är detta nödvändigt för att processen ska flöda? o Ger det stora tidsvinster i processen? o Ger det kostnadseffekter? o Är det pedagogiskt viktigt för införandeprojektet? Den prioriterade listan över krav bearbetas sedan iterativt tillsammans med leverantör och verksamhetsrepresentanter.

7 7 (9) Processöversyn Formulerar aktiviteter för att standardisera den egna processen med styrgruppens prioriteringar som ledstjärna (förvaltningsspecifika projektmål). Nödvändiga förberedelser ingår i form av instuderingsfrågor till den kommungemensamma ärendehandboken. Skapa förståelse för börprocessen, identifiera avvikelser (där den egna processen inte kan göras kompatibel med den kommungemensamma) och förbättringsområden i den egna processen. - Vad strävar vi mot? Den goda processen - teoretisk översikt av det processorienterade arbetssättet. Ska svara på nyttan med att arbeta processorienterat och översiktligt beskriva de största processutmaningarna inom ärendeprocessen för Malmö stad. - Övning: Varför en ärendeprocess? Tränar deltagarna att identifiera och formulera processens syfte och viktigaste kunder. - Förvaltningens underlag: Frågetecken eller eventuellt önskade avvikelser från den kommungemensamma ärendeprocessen - Övning: Projektmålen bryts ner till konkreta aktiviteter i handlingsplanen. Öppen diskussion kring varje mål. Kommunikationsworkshop Metodik för att ta fram kommunikationsaktiviteter som stöttar projektets vision/mål. Kombinerar målgrupper för kommunikationstrappan veta, känna och göra med styrkedjan vision > projektmål > kommunikationsmål > kommunikationsaktiviteter. Synka aktiviteter inom kommunikation med övriga aktiviteter. Synliggöra att kommunikation är underställd till och direkt ska stötta projektmål och vision. Få kommunikatörerna som är en del av projektgruppen att fullfölja sitt ansvar. Skapa kontaktytor och erfarenhetsöverföring mellan kommunikatörerna i de förvaltningar som ingår i samma införandeetapp. - Introduktion till Medverkaprojektet (vad, varför, budskapsmodell) - Roll- och ansvarsfördelning (central projektkommunikatör, lokal kommunikatör och lokal projektledare) - Erfarenheter av utmaningar i tidigare införandeprojekt - Beskrivning av centralt kommunikationsstöd - Övning utifrån kommunikationstrappan.

8 8 (9) Gruppen arbetar med ett antal övergripande exempel och arbetar sedan vidare i respektive förvaltning med framtagandet av kommunikationsmål och aktiviteter kopplade till målen, tillsammans med sina respektive team. Efter cirka tre veckor genomförs ett uppföljningsmöte med feedback på framtagna kommunikationsmål och -aktiviteter. Processuppföljning Äger rum mellan produktionsstart och projektavslut och fokuserar på att ta fram aktiviteter och göra en prioritering av dessa för det fortsatta utvecklingsarbetet med att standardisera ärendeprocessen, efter projektavslut. Fungerar som en brygga mellan projektarbete och fortsatt linjearbete inom området dokument- och ärendehantering, främst för förvaltningen men även för den centrala förvaltningsorganisationen. Avstämning av mål och status i arbetet som gjorts inom projektet samt planering av det fortsatta arbetet, vilket lämnas över till linjeorganisationen. - Genomgång av måluppfyllelse och reflektion kring den bedömning som är gjord. - Processanalys: Ta fram och stämma av förbättringsaktiviteter mot dels delprocesserna i ärendeprocessen och dels det processorienterade arbetssättet - Övning för att ta fram, klassificera och prioritera aktiviteter till handlingsplan utifrån ett processorienterat arbetssätt - Diskussion om hur organisation, funktioner och metoder kan understödja det fortsatta utvecklingsarbetet Utvärdering Fokuserar på effekter och reflektioner över projektprocessen samt de viktigaste lärdomarna av införandeprojekten. Genomförs i grupp med alla lokala projektledare för etappen. Varje lokal projektledare ansvarar för egen utvärdering med sin ledning och arbetsgrupp i förvaltningen. Att fånga in de lokala projektledarnas erfarenheter av projektet och bidra till en gemensam känsla av avslut. Resultatet från utvärderingen är också värdefull input till hur vi i organisationen bedriver projekt - därför syftar utvärderingen ytterst till att förbättra Malmö stads förmåga att driva projekt.

9 - Övningar och samtal utifrån frågeställningarna: - Vilka effekter har projektet medfört i förvaltningen? Lyfter blicken över projektmål och leveranser och studerar vilken påverkan Medverka har haft på organisationen. - Hur skulle du designa om införandemetoden utan att utöka de centrala resurserna? Hjälper till att förbättra införandemetoden för att ytterligare understödja förvaltningarna i att uppnå de övergripande projektmålen. - Kompletterande frågeställningar kring projektledning och metod. En jämförelse mellan upplevelse och önskat läge. Exv: Var projektledningen övervägande operativ eller vägledande? Uppfattades införandemetoden som övervägande stöttande för processarbetet eller systembytet? - Viktigaste lärdomarna - koncentrerar erfarenheterna för att ringa in vilka lärdomar om projektet som är viktigast att kommunicera ur de lokala projektledarnas synvinkel. 9 (9)