Riv ner och bygg upp på fem månader hur Banverket och Vägverket blev Trafikverket. Daniel Bergström Jennie Carlstedt Åsa Eklund

Transkript

1 Riv ner och bygg upp på fem månader hur Banverket och Vägverket blev Trafikverket Daniel Bergström Jennie Carlstedt Åsa Eklund

2 Föredragets huvudfrågor och upplägg Hur klarar man en övergång i en stor förändring när hela kartbilden inte är känd? Hur säkerställer man en fungerande dokument-, ärendehantering, och arkivering? - Vad är Trafikverket? - Förutsättningar inför 1 april - Ny ärendehantering och diarium - Arkivfrågor i Trafikverket - Organisations och samarbetsfrågor - Tid en känd faktor! - Kostnadshantering på lång och kort sikt - Vad gick bra och vad gick inte alls bra - Lärdomar tills nästa gång!

3 Vad är Trafikverket? Trafikverket har ca anställda. Trafikverket omfattar verksamheten vid tidigare Banverket och Vägverket samt vissa verksamheter vid SIKA, Sjöfartsverket och Transportstyrelsen. Trafikverket har nio resultatenheter och bolag. När Trafikverket startade den 1 april 2010, avvecklades Banverket, SIKA och Vägverket. Trafikverket ansvarar för långsiktig planering av transportsystemet för alla trafikslag samt för byggande, drift och underhåll av statliga vägar och järnvägar

4 Förutsättningar inför 1 april Trafikverket skall starta den 1 april besked om detta under hösten 2009 Prioriteringar vad som måste fungera Tiden framför allt! Genomförande i starkt fokus Stödverksamhet som är beroende av övrig verksamhet

5 Ny ärendehantering och diarium W3D3 förutsättning arv från Vägverket, Banverket hade Diabas Återanvändning av lösningar Rutiner och arbetssätt Prioriterade rutiner: Utlämnande av allmän handling, Diarieföring, Ärendeklassningsplan, Upphandling och avtal, Arkivbildning, Skanning, Skrivregler Skanningslösning kompromiss av två kulturer Banverket regional tillgänglighetsskanning Vägverket vision ersättningsskanning = Kompromisslösning som får problem!

6 Skanning Föregicks av projektintensiv diskussion För och emot alternativ central och regional skanning Problem Manuella moment Stor andel övriga ärenden, ej flödesärenden Svår omställning vid nya krav på leverantören

7 Ytterligare utmaningar Nytt system Komplicerat system jämfört med Diabas, sökfunktion Mycket begränsad utbildningsinsats genomfördes, rutiner + system Ny organisation Lära sig ny organisation Organisationen var inte känd Beslutsfattare inte tillsatta Olika kulturer och terminologi

8 Arkivfrågor i Trafikverket Framställan till Riksarkivet Olika gallringsbeslut för Banverket och Vägverket Dispenslösning Ny arkivbildning Ny arkivredovisning Kulturfrågor kring infrastrukturinformation E-arkiv A new hope!

9 Organisations- och samarbetsfrågor Organisation Genomförande i projektform olika roller Styrning och struktur Samarbetsformer Delaktighet Information

10 Tid en känd faktor! 1 april gäller alltid! Tid framför långsiktighet och kvalitet

11 Kostnadshantering på lång och kort sikt Ekonomiska förutsättningar baserat på arvet från Banverket och Vägverket Förändringen genomfördes inom ramen för befintlig verksamhet Målet var: klart till 1 april, sedan påbörjas uppbyggnaden och effektiviseringen av Trafikverket

12 Vad gick bra Enligt plan så: Vi överlevde Ett diarium gick i drift Mycket ökad digitalisering Inte allt men mycket blev planerat eller åtgärdat Rutiner Arbetssätt Tekniska lösningar Även om allt inte blev åtgärdat så blev det dokumenterat och känt

13 Och vad gick inte alls bra Skanningen blev en kompromiss med brister För lite arkivfrågor hanterades Kompetensen på W3D3 hos medarbetare är inte tillräcklig Styrningen av verksamheten

14 Lärdomar tills nästa gång! Ingen information är också information Fokusera på planerade prioriteringar Hantera nya situationer konstruktivt Måste finnas tydliga mandat Acceptera att förändring tar tid att genomföra och förstå MEN förändring kommer ändå att ske Tydlighet är A och O Stoppa rykten snabbt

15 Det enda man kan göra med goda råd är att ge dem vidare åt andra. De är aldrig till nytta för en själv. Oscar Wilde