Effekten av att tillämpa industriell inriktning på kommunal IT. Janne Dicander CIO och IS/IT-chef Jönköpings kommun

Transkript

1 Effekten av att tillämpa industriell inriktning på kommunal IT Janne Dicander CIO och IS/IT-chef Jönköpings kommun

2 Innehåll Så arbetar vi med IT i vår verksamhetsutveckling. Hur samverkar vi med övriga kommuner och landstinget i Jönköpings län? Så förhåller vi oss till styrande förutsättningar som lagar och förordningar Hur kan man tillämpa industriella tankar på styrning inom kommun?

3 Min bakgrund IS/IT-chef och CIO i Jönköpings kommun sedan 2003 IT-chef Mora, Ludvika, Borlänge Verkställande tjänsteman Sambruk Stora Kopparberg, SSAB

4 Min vardag i Jönköpings kommun invånare i kommunen kollegor i kommunen 99 - kollegor på IS/IT-avdelningen PC i kommunen telefoner/mobiltelefoner IS-system, stora och små

5 Följande har slagit mig vid jämförelse mellan kommuner och industri

6 Kommuner Industrin Politiskt styrt Marknadskrafter styr Fokus på nytta, men otydlig hemtagning Tydlig fokus på nytta vid investeringar Beslut på olika nivåer, inte alltid samordnade Tydlig beslutshierarki Ibland oförutsedda lag-/regeländringar Ibland oförutsedda marknadshändelser

7 Kommuner Industrin LOU, reglerat Egna upphandlingsregler Beställarkompetens? Tydligt kravställande och ägande av IT-system. 290 gör i princip samma sak, låg grad av samverkan. Samarbete vanligt, både med leverantörer, konkurrenter, mfl.

8 Kan man trots detta tillämpa industriell inriktning på kommunal IT?

9 Vi har försökt inom några områden, t ex Verksamhetsutveckling Samverkan Effektvitet i drift och kommunikation Effektiv helpdesk

10 Vi har försökt inom några områden, t ex Verksamhetsutveckling Samverkan Effektvitet i drift och kommunikation Effektiv helpdesk

11 Så arbetar vi med IT i vår verksamhetsutveckling ett praktiskt exempel

12 75%.av alla kontakter gäller information eller generell rådgivning. När blir mitt ärende klart??

13 Konsekvens Våra handläggare hinner inte med. De störs hela tiden och kan inte ägna sig åt komplexa ärenden.

14 Vi behövde ett nytt arbetssätt! Telefon Handläggare Förvaltning

15 Vi behövde ett nytt arbetssätt! Telefon Kontaktcenter Handläggare Förvaltning Mål: besvara 80% av inkommande ärenden

16 Men. Vi hade: ingen organisation för detta inte all nödvändig kompetens inte insikten spridd till alla i organisationen inget lämpligt systemstöd

17 Insikt, kompetens, organisation Vi startade ett projekt tillsammans med förvaltningarna Vi anställde en KC-chef med erfarenhet från kundcenter Vi bildade en ny enhet med ny yrkeskategori Kommunvägledare!

18 Vi utvecklade ett systemstöd! Telefon Kontaktcenter Handläggare Förvaltning Innoveta

19 På köpet fick vi ett verktyg för enkla e-tjänster! Telefon Kontaktcenter Handläggare Förvaltning Webb E-tjänst

20 Kontaktcenter i Jönköpings kommun Kontaktcenter öppnade i oktober medarbetare Hanterar ärenden per vecka

21 Hur samverkar vi med övriga kommuner och landstinget i Jönköpings län?

22 Smaklig måltid??

23 Hur ska vi ta till oss alla gemensamma initiativ?

24 Vi kan inte göra allt själva. Vi måste samarbeta.

25 Samgående Sam-trappan Samarbete Samverkan - ta steg för steg Samförstånd Framtagen inom Sambruk Samtal

26 Vi har bildat ett regionalt e-utvecklingsråd! 13 kommuner i Jönköpings län och landstinget deltar

27 Vi har bildat ett regionalt e-utvecklingsråd! Gemensamma projekt, tex Enkla e-tjänster Kontaktcenter Nationell elevplattform E-arkiv Kompetensutveckling

28 Hur kan man tillämpa industriella tankar på styrning inom kommun?

29 Höj produktiviteten väsentligt inom offentlig sektor. Med ett ambitiöst angreppssätt finns goda skäl att tro att produktiviteten i den offentliga sektorn kan höjas procent de närmaste 10 åren (med bibehållen kvalitet).

30 Viktiga komponenter inkluderar: mer ambitiösa målsättningar, högre transparens kring resultat, en konsolidering av Sveriges offentliga förvaltningsstruktur (främst kommunerna), och en nationell kompetens för offentlig upphandling.

31 Styrning av kommuner Demokrati och insyn Går det att kombinera? Myndighetsutövning Effektiv administration

32 Kommunfullmäktige Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd KS Fritid Kultur Miljö Räddntjänst Socialtjänst Stadsbyggn. Stadskontor Tekniska Utbildning IS/IT???

33 Kommunfullmäktige Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd KS Fritid Kultur Miljö Räddntjänst Socialtjänst Stadsbyggn. Stadskontor Tekniska Utbildning Vi har samma kunder invånare, näringsliv, föreningar, besökare IS/IT

34 En utmaning, minst sagt

35 I industrin hade vi börjat styra och samordna stödprocesserna! Demokrati och insyn Myndighetsutövning Effektiv administration

36 Kommunfullmäktige Fritid Kultur Miljö Räddntjänst Socialtjänst Stadsbyggn. Stadskontor Tekniska Utbildning Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi HR HR HR HR HR HR HR HR HR Info Info Info Info Info Info Info Info Info ITsystem ITsystem ITsystem ITsystem ITsystem ITsystem ITsystem ITsystem ITsystem IS/IT

37 Kommunfullmäktige Samordning av stödprocesserna! Fritid Kultur Miljö Räddntjänst Socialtjänst Stadsbyggn. Stadskontor Tekniska Utbildning Ekonomi HR Information och kommunikation IT-system IS/IT drift och kommunikation

38 Så förhåller vi oss till styrande förutsättningar som lagar och förordningar

39 Vi följer dem! Och anpassar oss

40 Många lag- och regelförändringar - varje år IS/IT-avdelningen har en årlig planeringsprocess, där vi träffar varje förvaltning. Vi samlar in uppgifter om kommande lag- och regelförändringar och planerar för införande. Resursavsättning och budget.

41 Vår målbild Lagar/förordningar Regler Processer Instruktioner Information Förvaltningarnas verksamhetsprocesser och information Verksamhet e-utveckling System Kommunikation Teknik System 1 System 2 System 3 System 4 IS/IT Kommunikation, infrastruktur, drift

42 Vi bildar team vid anskaffning E-utvecklingsrådet/förvaltningschefsgruppen styr processen Verksamheten IS/ITavdelningen Upphandling

43 Verksamheten IS/IT-avdelningen 1 Identifiera Prioritera Kravställa Stöd 2 Beställa - Komma överens Stöd 3 Planera Producera Leverera 4 Godkänna leverans Stöd 5 Hantera avvikelse 6 Skapa nytta i verksamheten Stöd Upphandling Planera och genomföra upphandling eller avrop.

44 Så, vad är effekten av att tillämpa industriell inriktning på kommunal IT?

45 Tydligare business case Tydligare styrning Samarbete på riktigt Bättre beställarkompetens göra goda affärer Tydligare förändringledning för att ta hem nyttor

46

47