Dokumenthantering i Stockholms läns landsting Ett projekt inom trafikförvaltningen för att ensa arbetssätt och information

Transkript

1 1 Dokumenthantering i Stockholms läns landsting Ett projekt inom trafikförvaltningen för att ensa arbetssätt och information Hanna Granberg, Projektledare Maria Brodin, Dokumentstrateg

2 2 Projekt Dokumenthantering på trafikförvaltningen Genomfördes jan 2013 till juni 2014 Uppdraget Genomförande Var är vi nu?

3 3 Projektnamn Varför gör vi förändringen Projektmål Vilka påverkas Organisationsminne Nytt arbetssätt Registratur Dokumenthantering i Trafikförvaltningen Använda pengar effektivt Kvalitetsäkrad- och effektiv dok- och ärendehantering Diarium Avtal Projektdok Styrande dok Teknisk dok Chefer Avtalsförvaltare Projekt- och programledare Följa lagen Nytt IT-stöd Medarbetare Om inte medarbetare ändrar arbetssätt, spelar det ingen roll vilka lösningar vi beslutar att införa. 3 3 Om vi inte ändrar arbetssätt, når vi inte de effektmål som vi satt upp.

4 4 Mognadstrappa dokument- och ärendehantering för TF Jun 2014 Gemensam överordnad förvaltning av dokumentoch ärendehantering finns på plats. Alla projekt representerade i EDIT på miniminivå. Uppföljning sker av ärenden enligt resp. dokumenthanteringsplan. Styrande dokument är lätta att hitta i EDIT och ger förutsättning för lättare styrning och ledning. Ordning och reda på samtliga avtal i EDIT med avtalsregister. Dec 2013 Regelverk för projekt kring dokumentoch ärendehantering finns. Alla projekt har gått utbildning i regelverket. 90% har gått e-learning EDIT. Alla grupper/sektioner har dokumenthanteringsplaner avstämda med registraturen. Dokumenthantering följs upp av chefen/pl. Här är vi idag EDIT finns på plats. OSL utb till chefer/ledare. SLADD används Dec 2015 Utvärderade och anpassade IT-stöd, processer och organisation används till fullo för samtliga användningsområden inom dok- och ärendehantering Dec 2014 IT-stöd, processer och organisation på plats för hantering av förvaltningshandlingar (teknisk dok) Definierad Dokument- och ärendehantering används och följs upp i hela organisationen. Arbetssätt, struktur och IT-stöd för hantering av styrande dokument och avtalsregister finns på plats. Uppföljningsrutiner är dokumenterade och förvaltningsorganisation finns etablerad för att styra och utveckla verksamhetens och projektens dokumenthantering. Repeterbar Det finns ett definierat arbetssätt för dokument- och ärendehantering i projekt och linjeverksamheten och de följs godtyckligt. Underlag för uppföljning finns, men resultaten är inte uppenbara beroende på nyligen utlärd utbildning och bristande erfarenhet från projektledning och chefer. Uppföljning görs regelbundet via ledningsrapport. Engångskaraktär intuitiv /ad-hoc Dokument- och ärendehanteringen är oorganiserad. Gränser och rutiner är ej definierade. Lyckad hantering av dok- och ärenden är beroende av individuella initiativ. Återkommande kostnadsproblem. Optimerad Den högsta nivån, då det finns en plan för förbättringar av dokument- och ärendehanteringsrutinen Fullständig Ledningen kan lätt få överblick av alla projekt i EDIT. IT-stöd, processer och organisation för hantering av förvaltningshandlingar (teknisk dokumentation) finns på plats. Detaljerade mätningar av dokument- och ärendehanteringens effektivitet sammanställs och nyttjas av företagsledningen. Dokument- och ärendehantering i sin helhet är förstådd och nyttjas på ett likformigt sätt.

5 Hur får vi gemensamt arbetssätt? 5 Struktur och utbildning Chefer och ledare måste efterfråga arbetssätt

6 6 Ärendestruktur EDIT Centrala ärenden TF Centrala ärenden avd/sektion Ärenden av relevans för egen sektion Affärsförvaltning Program och projekt Uppdrag/Sakärenden

7 7 Ärende Trafikförvaltningens miljöledningssystem Arbetsdokument Avtal Medarbetare söker från Intranät Styrande dokument Tjänsteutlåtande Handlingar

8 8 Utbildningar 2014 E-learning EDIT Obligatorisk Dokumenthantering i praktiken Lärarledd, 2 timmar Avtalshantering Lärarledd, registrera, söka och följa upp avtal Styrande dokument Lärarledd Utbildning för assistenter Lärarledd Utbildning för ambassadörer Lärarledd

9 9 Chefer och ledare behöver efterfråga arbetssätt om förändring ska ske

10 10 Vad säger forskningen? 100% 90% Correlation of sponsor effectiveness to meeting project objectives Percent of respondents that met or exceeded project objectives 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 25% 34% 67% 85% 10% 0% Sponsor was very ineffective (score < 2) Sponsor was ineffective (score between 2 and 3) Sponsor was effective (score between 3 and 4) Average sponsor effectiveness rating Sponsor was very effective (score between 4 and 5) Copyright 2014 Prosci. Best Practices in Change Management 2014 Edition.

11 11 Framgångsfaktorer Förvaltningschefen (FC) tydlig med budskap Information på ledningsgrupper Chefen driver införandet på resp avdelning Många informations- och stödkanaler Intranät, chefsbrev, reklam, EDIT-verkstad, infomöten, veckans tips Ledningsdirektiv från FC till varje chef

12 12 Ledningsdirektiv, ett exempel: Avdelningen, sektioner och grupper skapar ärenden och arbetar i dem utifrån dokumenthanteringsplanen Statusrapportering Framtagen process för statusrapportering används: Projekt och program checkar in statusrapport i EDIT i projektärendet, med förbestämd namnsättning Projekt och Program: Alla projekt och program ska ha en framtagen dokumenthanteringsplan innan 15 maj 2014 Alla projekt och program ska ha minst ett ärende i diariet Alla projekt och program ska registrera de färdigställda obligatoriska dokumenten löpande

13 13 Tidsbesparing Ordning och reda Korrekt dokumentation till leverantörer What s in it for me? Gemensamt arbetssätt Hittar dokumenten Intro för nyanställda blir lättare

14 14

15 15 Formpipe Platina, EDIT förvaltas inom förvaltningsobjektet Dokumenthantering som bedrivs enligt SLL:s förvaltningsmodell (Pm3) Inom SLL benämns systemet EDIT Elektronisk Dokumenthantering i Tiden SLL leverantör heter Visma Consulting AB Konsulter i projektet kommer ifrån: Agio System och Kompetens AB, HiQ, Concrete IT AB, Autotech AB, Techta

16 16 Våra delprojekt Projektdokumentation Ritningar och underhållsdokumentation Avtalsregister Styrande dokument

17 17 Projektdokumentation MÅL 2013 Det ska vara möjligt att i EDIT kunna få en överblick över, samt inblick i, de olika projekt som Trafikförvaltningen bedriver. Höjd kunskap ang. hantering av allmänna handlingar i projekt MÅL 2014 Alla projekt representerade i EDIT på miniminivå Alla projekt ska ha en framtagen dokumenthanteringsplan Höjd kunskapsnivå for dokument- och ärendehantering inom TF Större tydlighet mot projekt vid leverans - var ska olika dokument förvaras och lagras Strukturerad uppföljning av att regelverket följs

18 Projektstart & Leverans a2

19 19 Styrande dokument Varför gör vi det här Mål på sikt Lätt att hitta rätt version (informationen) Goda förutsättningar för att styra verksamheten Kvalitetssäkrat och tidseffektivt arbete

20 20 Avtalsregister Syfte: Ordning och reda Hitta avtal Följa upp avtal/leverantörer Revisionsrapport Bakgrund: Baseras på redan befintlig funktionalitet i EDIT Används på SLL (HSF och LSF)

21 21 Avtalsregister Avtalsärende (metadata om ärendet) Avtalskort (metadata om avtalet) Handling 1 Handling 2 Handling 1 (huvudavtal) Handling 2 (bilaga 1) Handling 3 Handling 4 Handling 4 (bilaga 2) Arbetsdok. 1 Arbetsdok. 2 Arbetsdok. 3

22 22 Vad gör trafikförvaltningen nu? Kanslichef Förändringsledare Dokumentstrateg Arkivarie Objektspecialist Konsultstöd Utbildningar Mall dokumenthanterings planer Ärendestruktur Avtalsregister Inventering/ inläggning styrande dokument Ritningshantering

23 23 Erfarenheter och lärdomar Förvaltningsledningen måste driva frågan Utbildning, information, uppföljning, utbildning, information, uppföljning Tar längre tid än man tror att ändra arbetssätt på 800 medarbetare och konsulter

24 Tack för oss!