Landstingsstyrelsens förvaltning. Outsourcing av vissa ekonomifunktioner inom centrala delar av Stockholms läns landsting, SLL.

Transkript

1 1 Outsourcing av vissa ekonomifunktioner inom centrala delar av Stockholms läns landsting, SLL.

2 2 Bakgrund 2005 sammanförs redovisningsenheterna för två centrala förvaltningar inom Stockholms läns landsting, SLL. 2005: SLL inför ett elektroniskt system för skanning av leverantörsfakturor. 2006: Stockholms läns landsting får en borgerlig majoritet. 2008: Politiskt uppdrag att effektivisera administrationen. I uppdraget ingår att utreda om en outsourcing av hela eller delar av ekonomiavdelningen skapar positiva ekonomiska effekter.

3 3 Kartläggning av LSF:s ekonomiavdelning Kartläggning av om en outsourcing av Landstingstyrelsens förvaltnings, LSF:s ekonomiavdelning skapar positiva ekonomiska konsekvenser Arbetssteg 1. Nulägesbeskrivning 2. Effektivitetsmätning 3. Slutsatser

4 4 1. Nulägesbeskrivning i två delar a) Handläggningsvolymer b) Sammanställning av resursåtgång

5 5 1a) Nulägesbeskrivning Årliga handläggningsvolymer leverantörsfakturor kundfakturor bokföringsordrar

6 6 1c) Nulägesbeskrivning sammanställning av resursåtgång. Avdelningen bemannas av 52 personer Arbetstid per process/arbetsområde ÅA (årsarbetskrafter) 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 15,9 7,2 5,1 4,6 3,5 3,1 1,4 0,1 1. Lev. faktura 2. Utanord. 3. Anlägg. LSF HSN Övrigt 3,9 3,7 4. Kund- 7. Eko. 8. System 9. Ledning & 10. Annat 5. Huvudbok 6. Bokslut faktura. styrning förvaltning utveckling arbete LSF 3,4 0,4 0,1 1,6 1,0 1,3 3,2 0,1 1,2 1,4 HSN 12,5 0,8 0,1 5,1 2,0 3,5 1,0 3,1 1,8 1,1 Övrigt 0,0 0,2 0,0 0,6 0,1 0,3 0,5 0,4 0,9 1,1 Process/arbetsområde

7 7 2) Effektivitetsmätning Hur effektiva är vi i förhållande till andra Direkta kostnader för leverantörsfakturahantering bedöms till ca 46 kronor per faktura. Indikativa uppgifter från tjänsteleverantörer ger betydligt lägre kostnader, kronor/faktura. Direkta kostnader för kundfakturahantering bedöms till ca 53 kronor per faktura. Indikativa uppgifter från tjänsteleverantörer ger betydligt lägre kostnader.

8 8 3) Slutsatser Verksamhetsspecifik process Förvalta Ekonomistyrning och controlling Thord Viktoria Intern utveckling Huvudbok och bokslut Förkontroll i FUMS Förvalta/outsourcing Outsourcing Ej verksamhetsspecifik process Kundfakturahantering Leverantörsfakturahantering i Contempus Låg effektiviseringspotential Hög effektiviseringspotential

9 9 3) Slutsatser Följande processer behålls internt Huvudbok och bokslut Ekonomistyrning och controlling Leverantörsfakturor som hanteras i små specialbyggda system Följande processer outsourcas Leverantörsfakturor som gå via scanningsystem. Kundfakturahantering

10 10 Landstingsstyrelsens förvaltning Motiv till att outsourca kund - och leverantörsfakturahantering Resurskrävande hantering Hanteringen är inte verksamhetsspecifik Hanteringen kan utan större problem avskiljas från övrig ekonomihantering och controlling Systemet som används är av standardtyp Delar av hanteringen, inskanning av fakturor, är redan idag outsourcad Utifrån jämförelser med andra organisationer bedöms stor effektiviseringspotential föreligga Leverantörs- och kundfakturahantering är en på marknaden vanligt förekommande tjänst

11 11 Landstingsstyrelsens förvaltning Genomförande Viktiga frågeställningar inför upphandling av kund och leverantörsfakturahanteringen Verksamhetsövergång? Tydliga gränssnitt? Ska leverantören få använda egna system eller befintliga SLL system? Servicenivåer?

12 12 Landstingsstyrelsens förvaltning Genomförande Viktiga frågeställningar inför upphandling av kund och leverantörsfakturahanteringen Hur uppmuntra framtida leverantör att arbeta med förbättringar? Hur beskriva tjänsten? Förbättra innan outsourcingen eller inte? Beställningsfunktion hos SLL

13 13 Landstingsstyrelsens förvaltning Genomförande Tydlig, klar och kontinuerlig kommunikation med medarbetarna. Prioritera uppdraget och stötta snabbt vid behov. Upphandling enligt LOU detaljerad beskrivning av tjänsten verksamhetsövergång servicenivåer i anbudsunderlaget Från och med första november 2008 tog Aditro över kund och leverantörsfakturahanteringen

14 14 Landstingsstyrelsens förvaltning Resultat Priset per behandlad kund- eller leverantörsfaktura något lägre men framförallt synliggjord Personal inom berörda förvaltningar är nöjda och har knappt märkt av outsourcingen av kund - och leverantörsfakturahanteringen Tydliggjort att fakturahantering är en servicefunktion Servicenivåer mäts löpande