Effektivitet i administrativa processer

Transkript

1 Revisionsrapport Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun Hans Stark Anneth Nyqvist

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund och revisionsfråga Metod Granskningsresultat Ekonomiadministration Organisation Fakta om de olika rutinerna Användarnas bedömning av effektiviteten i ekonomiadministrationen Ekonomiadministrativt stöd per förvaltning Revisionell bedömning Löneadministration Organisation Användarnas bedömning av effektiviteten i löneadministrationen Revisionell bedömning Tidsåtgång för de administrativa processerna Revisionell bedömning...13 Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 2

3 1 Sammanfattning Komrev inom PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Östersunds kommun granskat effektiviteten i de administrativa processerna inom ekonomi- och löneadministrationen. Granskningen har genomförts i två steg. Först har ett formulär skickats ut till handläggare på olika nivåer där de har fått bedöma hur de anser att de administrativa processerna fungerar och vilka förtjänster och brister dessa har. I steg två har ett ytterligare formulär skickats ut till ett urval handläggare som har fått göra en bedömning av hur stor del av sin arbetstid de lägger på olika moment inom de administrativa processerna. Vidare har en analys genomförts i syfte att få basfakta omkring uppgifter om t.ex. antal och kostnader samt kvalitet i den ekonomiska redovisningen. Utifrån användarnas övergripande bedömning kan vi konstatera att den rutin som får högsta värdet är leverantörsfakturor medan lägsta värdet redovisas för lönehanteringen. Samtliga personalkategorier ger överlag de ekonomiadministrativa rutinerna högt betyg. Framförallt har cheferna i hög grad angett instämmer i huvudsak eller instämmer helt när det gäller de ekonomiadministrativa rutinerna. Samtidigt har 20 % av cheferna angett att de delvis känner till kommunens regler inom ekonomistyrningsområdet varför vi föreslår att kommunen ser över behovet av utbildning och information inom detta område. Lönesystemet är fortfarande nytt vilket förmodligen är den stora förklaringen till att de tillfrågade är minst nöjda med detta system. Vi anser dock att det är oroande att en så hög andel av cheferna anger att de endast till viss del eller inte alls har tillräcklig kompetens för att utföra kontroll av de uppgifter som ligger till grund för utbetalning av löner. Eftersom det även har framkommit synpunkter på att man efterfrågar mer utbildning och information om hur systemet ska fungera menar vi att det är viktigt att kommunen beaktar dessa synpunkter för att säkerställa att användarna på sikt ska bli mer nöjda och att systemet ska fungera tillfredsställande. Den uppskattning av tid som gjorts bygger tyvärr på ett litet underlag men resultatet tyder på att om man vill effektivisera de administrativa processerna i kommunen så bör man lägga fokus på att säkerställa att rutinerna för uppföljning och prognoser samt budget- och målarbete löper på ett så smidigt sätt som möjligt då dessa är de processer inom ekonomioch löneadministrationen som tar mest tid i anspråk av tillgänglig tid. Eftersom vi i dagsläget saknar statistik för jämförbara kommuner kan vi inte göra någon bedömning av kommunens effektivitet eller kostnadsnivå jämfört med andra kommuner. Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 3

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionsfråga Förvaltningsrevisionen syftar till att granska om styrelsens och nämndernas verksamhet är ändamålsenlig, ekonomiskt tillfredsställande och om kontrollen är tillräcklig. Detta innebär bland annat att uppmärksamhet ska läggas vid granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning, uppföljning och utvärdering av mål, organisationens funktionssätt, produktivitet, kvalitet och effektivitet. Syftet är att granska effektiviteten i de granskade processerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. I ekonomiadministrationen innefattar vi följande delprocesser; redovisning (processer för hantering av leverantörsfakturor, kundfakturor, kassa, interna affärer, löpande bokföring och löneredovisning), budgetering, uppföljning inkl prognoser och bokslut. Revisionsfrågan i denna granskning är att bedöma om hanteringen i de ekonomiadministrativa processerna är effektiv och bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Kontrollmålen är: 1. Ekonomiadministrationen bidrar till god styrning av kommunen 2. Ekonomiadministrationen bedrivs med tillfredsställande kvalitet 2.2 Metod Granskningen har utförts genom intervjuer med ansvariga för ekonomi- och löneadministrationen inom Serviceförvaltningen. Dessutom har två formulär skickats till några personalkategorier som är delaktiga i processerna. Formulären utgörs av: 1. Ett formulär där handläggarna får bedöma hur de anser att de administrativa processerna fungerar och vilka förtjänster och brister dessa har. Detta formulär har skickats till 219 personer och 158 (72 %) av dessa har svarat på formuläret. 2. Ett formulär där ett mindre urval av handläggare inom de olika kategorierna har fått göra en bedömning av hur stor del av sin arbetstid de lägger på olika moment inom de administrativa processerna. Här har 78 personer fått formuläret och 34 personer har vid rapportens skrivning gjort bedömningen av hur mycket tid de lägger på administration. De kategorier av handläggare som besvarat formulären är: Ekonomiskt ansvariga inom förvaltningarnas verksamheter Ekonomiassistenter inom förvaltningarnas verksamheter Ekonomer vid samtliga förvaltningar Lönehandläggare Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 4

5 3 Granskningsresultat I nedanstående diagram visas den samlade bilden inom de fyra administrativa områdena som granskningen omfattar. Diagrammet grundar sig på värden från den personal som besvarat enkäten. Utifrån användarnas övergripande bedömning kan vi konstatera att den rutin som får högsta värdet är leverantörsfakturor medan lägsta värdet redovisas för lönehanteringen. 1 Budget/uppföljning 2.Kundfakturor 3.Leverantörsfakturor Till viss del Inte alls I huvudsak Helt 4.Lönehantering -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Nedan kommenteras de olika delarna mer ingående utifrån svaren i enkäten. 3.1 Ekonomiadministration Organisation Den centrala ekonomiadministrationen hanteras via Serviceförvaltningen Ekonomi och Finans som ansvarar för driften av kommunens ekonomisystem. Ekonomisystemet består av flera moduler som bl.a. hanterar följande administrativa processer: Leverantörsreskontra, dvs. utbetalning av ersättningar till kommunens leverantörer Kundreskontra, dvs. fakturering till kommunens kunder Grund- och huvudbokföring, dvs. löpande redovisning Ansvaret för budget- och uppföljning ligger på kommunledningsförvaltningen. Kommunen gör tre centrala budgetuppföljningar per år, per april, augusti och i samband med bokslutet. Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 5

6 3.1.2 Fakta om de olika rutinerna Redovisning Kommunen använder ett av de större etablerade ekonomisystemet i branschen. I systemet finns möjligheter för budgetansvariga att själva ta fram information om det ekonomiska utfallet. Kostnaden för ekonomisystemet beräknas till 1 mnkr per år, i denna systemkostnad ingår de olika delsystem som redovisas nedan. Faktaruta redovisning Kostnad per år, ekonomisystem Avstämningsdifferenser är löpande åtgärdade Ja Uppföljning av oidentifierade inbetalningar sker utan fördröjning? Ja Finns ansvariga för uppföljning, avstämning utsedda? (BR) Ja Är beskrivningen av uppföljnings-/avstämningsansvar dokumenterad? (BR) Ja Finns kontroller som säkerställer att driftkostnader och investeringar redovisas korrekt? Nej Antal bokföringsorder per år Leverantörsfakturor Kommunen hanterar nästan uteslutande sina leverantörsfakturor elektroniskt. Den större mängden leverantörsfakturor skannas och distribueras sedan till ansvariga ute på förvaltningarna för kontering och attestering. Skanningen av leverantörsfakturor görs av extern leverantör. En del leverantörer skickar även sina fakturor via elektronisk fil direkt till kommunen vilket innebär att momentet med att skanna fakturorna utgår. Faktaruta leverantörsreskontra Antal leverantörsfakturor Därav elektroniska fakturor Antal attestanter 325 Antal fakturor per attestant Kundfakturor Den övervägande delen av kundfakturor skapas i olika verksamhetssystem för exempelvis barnomsorg, äldreomsorg och VA-avgifter och läses sedan in till kundreskontran via en elektronisk fil. Merparten av fakturorna sänds ut till kunderna med vanlig post, men fakturor hanterades via autogiro och via e-faktura under Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 6

7 Faktaruta kundreskontra Antal fakturor Därav via autogiro Därav via e-faktura Betalningspåminnelse skickas ut inom 15 dagar Ja Dröjsmålsränta tas ut på fordringar som inte betalats i rätt tid Ja Antal påminnelser per år Antal inkassokrav per år Antal internfakturor per år Därav under 500 kr Antal interna fördelningar- automatiserade transaktioner 177 verifikat rader Reflektion Kommunen distribuerar större delen av kundfakturorna via vanlig postgång trots nya tekniska möjligheter. Vi menar att kommunen bör se över möjligheterna att öka andelen autogiro- och e-fakturor, då dessa rutiner förutom minskade portokostnader medför en enklare hantering vid betalning Användarnas bedömning av effektiviteten i ekonomiadministrationen Budget/uppföljning Totalt Ekonomiassistent Ekonom Chef med ekonomiskt ansvar/budgetansvar -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Totalt har 77 % angett att de i huvudsak instämmer eller helt instämmer att rutinerna för budget- och uppföljning är ändamålsenliga. För ett påstående har alternativet instämmer Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 7

8 helt fått fler svar än instämmer i huvudsak och det är påståendet Om vi vid en prognos ser risker för underskott mot budget så vidtar vi åtgärder inom förvaltningen. Tre påståenden handlar om det stöd som cheferna får i olika ekonomiska processer och samtliga påståenden har fått en hög andel svar i kategorin instämmer helt. Framförallt gäller det jag får det stöd som krävs för att jag ska kunna förstå och följa upp mitt ekonomiska ansvar där 53 av 101 angett instämmer helt. Få svar hamnar under alternativet Instämmer inte alls, det påstående som fått flest i denna svarskategori är att det finns en tydlig koppling mellan verksamhetsmål och budgeterat anslag där 16 av totalt 116 svarat att de inte alls instämmer. När det gäller påståendet jag tycker att våra prognoser är tillförlitliga har ca 30 % av cheferna angett att de inte alls eller delvis instämmer i detta. Samtidigt anser 27 av 101 chefer att de inte alls eller till viss del har befogenheter att påverka budgeten och dess utfall. Vi noterar även att ca 20 % av cheferna har angett att de delvis känner till kommunens regler inom ekonomistyrningsområdet Leverantörsfakturor Totalt Ekonomiassistent Ekonom Chef med ekonomiskt ansvar/budgetansvar -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Mer än 80 % instämmer i huvudsak eller helt i att rutinerna för leverantörsfakturor fungerar på ett tillfredsställande sätt. Framförallt anses kommunens rutiner vara säkra, d v s de tillfrågade anser att de vet att fakturor kontrolleras och betalas på ett betryggande sätt. Något lägre grad av instämmande ges när det gäller hur smidigt det är att kunna följa upp att en faktura är betald om frågetecken om detta uppstår. Däremot anser 92 % av de som svarat att hanteringen av leverantörsfakturor är enkel och smidig vilket är ett högt betyg. Av kommentarerna som lämnats till svaren kan vi dock konstatera att flera chefer framhåller vikten av att ha ett gott samarbete med administrativt stöd i form av en assistent. Om något behöver göras utöver den vanliga attestfunktionen så lämnas detta över till assistent. Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 8

9 Kundfakturor Totalt Ekonomiassistent Ekonom -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Kundfaktureringen berör inte lika många handläggare i kommunen som leverantörsfakturorna. Främst berör dessa delar av administrationen administrativa assistenter i förvaltningarna då en stor del av kundfakturahanteringen sker i verksamhetssystem för t.ex. barnomsorg och äldreomsorg. Det är även en hög andel som anser att rutinerna kring kundfakturor fungerar på ett bra sätt, ca 78 % har angett att de instämmer i huvudsak eller helt Ekonomiadministrativt stöd per förvaltning I nedanstående tabell visas jämförelser mellan de olika förvaltningarna med avseende på administrativa stödresurser i relation till antalet ekonomiansvariga chefer. Beräkningarna visar hur många ekonomer resp. ekonomiassistenter per chef som finns vid de olika förvaltningarna: Förvaltning Ek. ansvariga Ekonomi - Ekonomer Ekonom/chef Assistent/chef assistenter Serviceförvaltningen 17 1,25 1,33 0,08 0,07 Barn- och utbildning 64 20,25* 5 0,08 0,32 Socialförvaltningen 23 3,75 1 0,04 0,16 Tekniska förv ,15 0,23 Vård- och omsorg ,11 0,37 KLF ,09 0,00 Samhällsbyggn förv 5 1,5 0,5 0,1 0,30 * Här ingår även skoladministratörer Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 9

10 Antal ekonomer per chef är med undantag av kommunledningsförvaltningen högst för tekniska förvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen. Lägst antal ekonomer per chef återfinns på socialförvaltningen Revisionell bedömning Utifrån användarnas övergripande bedömning kan vi konstatera att samtliga personalkategorier i hög grad har angett instämmer i huvudsak eller instämmer helt när det gäller de ekonomiadministrativa rutinerna. Framförallt har cheferna gett de tre påståenden som handlar om det stöd som cheferna får i olika ekonomiska processer högt betyg. Samtidigt har 20 % av cheferna angett att de delvis känner till kommunens regler inom ekonomistyrningsområdet varför vi föreslår att kommunen ser över behovet av utbildning och information inom detta område. Eftersom vi i dagsläget saknar statistik för jämförbara kommuner kan vi inte göra någon bedömning av kommunens effektivitet eller kostnadsnivå jämfört med andra kommuner. 3.2 Löneadministration Organisation På serviceförvaltningens löneenhet finns 9,75 löneassistenter, varav 2,7 tjänster avser kundstöd till förvaltningarna via telefon och mail. Vid övriga förvaltningar ingår lönehantering som en del av arbetsuppgifterna för framförallt skolassistenter och assistenter inom vård- och omsorgsförvaltningen. Lönesystemets självrapporteringsmodul Heroma självservice, som är en webb baserad del av lönesystemet, bygger på att det finns ett grundschema för varje medarbetare där ändringar i schemat måste registreras fortlöpande. På barn- och utbildningsförvaltningen, vård- och omsorgsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen görs dessa uppgifter ute på förvaltningarna medan löneenheten hjälper övriga förvaltningar. Personalen rapporterar sina "avvikelser" från schemat i form av frånvaro och tillägg i Heroma självservice. Efter inrapportering sker kontroll och fastställelse av ansvarig chef och uppgiften går därefter direkt in i utbetalningsunderlaget. På barn- och utbildningsförvaltningen har skolassistenterna möjlighet att fastställa vissa ledigheter. Timanställdas löner hanteras och registreras fortfarande centralt på löneenheten. Heroma är ett system som tagits i bruk under november I januari 2009 startade de första utbildningarna för vård- omsorgsförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen och i november utbildades den sista förvaltningen. Antalet användare uppgår till totalt st. Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 10

11 Faktaruta lönesystem Antal lönehandläggare 9,75 Kostnad lönesystem, per år :- Antal löneutbetalningar per månad Antal lönetillägg per månad 370 Antal anställda Samtliga tillsvidareanställda Andel självrapportering Löneutbetalningar/handläggare 738 Systemkostnad per löneutbetalning 4: Användarnas bedömning av effektiviteten i löneadministrationen Totalt Lönehandläggare Ekonomiassistent Ekonom Chef med ekonomiskt ansvar/budgetansvar -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% När det gäller lönehanteringen är det ca 30 % som angett alternativen Instämmer till viss del eller Instämmer inte alls och endast 11 % anger att de instämmer helt i att rutinerna är ändamålsenliga. Vidare är det 20 % som anger att de inte vet eller inte har någon uppfattning. Vi har vid intervjuer med personal på olika nivåer i kommunen fått indikation på att detta resultat inte var oväntat då lönesystemet fortfarande är nytt och all personal inte har hunnit lära sig systemet. I kommentarerna är det också tydligt att man efterfrågar mer utbildning och information om hur systemet ska fungera. Framförallt är det påståenden angående om information ur PA-systemet kommer i rätt tid och om informationen är korrekt och enkel att förstå samt om rapporterna ger goda möjligheter att följa upp/kontrollera att löneutbetalningar är korrekta som fått en högre andel Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 11

12 instämmer delvis. I just denna del är lönehandläggarna mer negativa än chefer med ekonomiskt ansvar. Av chefer med ekonomiansvar så anger 40 % av de som besvarat enkäten att de endast till viss del eller inte alls har tillräcklig kompetens för att utföra kontroll av de uppgifter som ligger till grund för utbetalning av löner Revisionell bedömning Lönesystemet är fortfarande relativt nytt vilket förmodligen är den stora förklaringen till att de tillfrågade är minst nöjda med detta system. Vi menar att det är oroande att en så hög andel av cheferna anger att de endast till viss del eller inte alls har tillräcklig kompetens för att utföra kontroll av de uppgifter som ligger till grund för utbetalning av löner. Eftersom det även har framkommit synpunkter på att man efterfrågar mer utbildning och information om hur systemet ska fungera menar vi att det är viktigt att kommunen beaktar dessa synpunkter för att säkerställa att användarna på sikt ska bli mer nöjda och att systemet fungerar tillfredsställande. 3.3 Tidsåtgång för de administrativa processerna Inom ramen för granskningen har vi bett 78 deltagare i den första enkäten att fördela sin arbetstid mellan de olika administrativa processer som ingår i studien. Sammantaget är svarsfrekvensen tyvärr låg men några iakttagelser kan vi lyfta fram utifrån materialet. En intressant fråga är vilka de administrativa processer är som tar mest tid i anspråk för olika kategorier av handläggare. Med det material vi har genom vår mätning kan vi se en viss indikation på detta per kategori. För ekonomiskt ansvariga chefer som fyllt i webbformuläret ser fördelningen av tillgänglig arbetstid under 2009 mellan olika typer av arbetsuppgifter ut så här: 1. Ordinarie verksamhet 25 % 2. Utvecklings- och nätverksmöten 14 % 3. Hantering av post, e-post och kalender 13 % 4. Annan verksamhetsrelaterad administration 9 % 5. Ekonomisk uppföljning/prognoser 8 % 6. Budget- och målarbete 7 % 7. Lönerapportering och - kontroller 3 % 8. Leverantörsfakturor 3 % 9. Statistiksammanställningar 3 % 10. Övrig lönehantering för anställda 3 % 11. Andra arbetsuppgifter 12 % Enligt inrapporterat underlag utgörs alltså 25 % av tillgänglig tid arbetsuppgifter kopplade till ordinarie verksamhet. Övrig tid fördelas på olika former av administration där de mest Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 12

13 omfattande processerna utgörs av olika typer av möten och hantering av e-post, vanlig post och kalender. De administrativa processer vi tittat närmare på i denna granskning, punkterna 5-8 samt 10 ovan utgör sammantaget 24 % av den tillgängliga tiden för de chefer som fyllt i vårt formulär. Ser vi på sammanställningen ovan utifrån om det är stora skillnader mellan förvaltningarna så kan vi utifrån det material vi har tagit del av konstatera att: Inom Barn- och utbildningsförvaltningen läggs något mer tid på ordinarie verksamhet och möten. Dessutom kommer egen kompetensutveckling med på tio i topp - listan då 5 % av tillgänglig tid läggs på detta. Andelen tid som läggs på ekonomi- och löneadministration är däremot lägre än för totalen. Detta kan bero på att det inom förvaltningen vid skolor och skolområden finns administrativa resurser i form av skolassistenter som avlastar cheferna från denna typ av administration Inom Vård- och omsorgsförvaltningen är andelen tid som läggs på ordinarie verksamhet 29 % av tillgänglig tid. Verksamhetsrelaterad administration uppgår till 23 % av tillgänglig tid. Löne- och ekonomiadministration uppgår till 19 % av tillgänglig tid vilket är lägre än för totalen. Inom Socialförvaltningen är deltagande i utvecklings- och nätverksmöten inom arbetsområdet den process som tar störst andel av tillgänglig tid, 19 %. Ekonomioch löneadministration tar 29 % av tillgänglig tid. Inom Tekniska förvaltningen tar ordinarie verksamhet i anspråk 33 % av tillgänglig tid och som tvåa på listan ligger ekonomiuppföljningar, 11 %. Deltagande i utvecklings- och nätverksmöten ligger här längre ner på listan än vid övriga förvaltningar med 8 % av tillgänglig tid. För övriga yrkeskategorier är de största arbetsområdena enligt underlaget: Administrativa assistenter - verksamhetsrelaterad administration, leverantörsfakturahantering och lönerapportering Ekonomer - uppföljningar av ekonomi, budget och målarbete samt delårsrapport och årsredovisning Lönehandläggare - rapportering av tid och avvikelser i lönesystemet, verksamhetsrelaterad administration samt hantering av e-post och kalender Revisionell bedömning Man kan utifrån det begränsade antalet svar i underlaget inte dra alltför stora slutsatser av resultatet men det är trots allt intressanta reflektioner som kan göras. Däremot pekar resul- Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 13

14 tatet på att om man vill effektivisera de administrativa processerna för ekonomiskt ansvariga chefer så bör man lägga fokus på att säkerställa att rutinerna för uppföljning och prognoser samt budget- och målarbete löper på ett så smidigt sätt som möjligt då dessa är de processer inom ekonomi- och löneadministrationen som tar mest tid i anspråk av tillgänglig tid (15 %) för chefer i organisationen totalt sett. Även sett till samtliga yrkesroller som deltagit i undersökningen så är dessa moment de som tar mest tid i anspråk Hans Stark, projektledare Anneth Nyqvist, kundansvarig Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 14