Granskning administrativa processer

Transkript

1 Granskning administrativa processer Revisionsrapport Mönsterås kommun September 2012 Caroline Liljebjörn Carl-Magnus Stensson Lisa Åberg

2 Innehållsförteckning Sammanfattning sid Inledning sid Kommunövergripande iakttagelser sid Ekonomiadministration sid Löneadministration sid Nämndsadministration sid Tidsredovisning sid Bilaga sid. 55 2

3 Sammanfattning Kommunal Sektor har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mönsterås kommun genomfört en granskning av kvalitet och effektivitet i de administrativa processerna avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration. Syftet med granskningen är att granska effektiviteten i de utvalda processerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. Syftet har även varit att ge ett underlag för bedömning av hur mycket tid som används till all administration och hur det förhåller sig jämfört med andra kommuner. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunen i huvudsak har ändamålsenliga processer avseende ekonomi-, löneoch nämndsadministration. Vi gör dock bedömningen att det finns ett antal områden med förbättringsmöjligheter. När det gäller budgetuppföljning samt nämndsadministration framkommer det flest negativa omdömen från medarbetarna. Svarsfrekvensen är jämfört med övriga kommuner låg och måste därför bedömas med försiktighet. Ekonomiadministration Det finns skillnader i hur effektiva de olika områdena upplevs. Bedömningen varierar mellan olika förvaltningar och olika personalkategorier (roller). Tidsstudien visar att verksamhetsansvariga chefer lägger relativt sett lite tid på ekonomiadministrationen. Vi rekommenderar att kommunen överväger att utöka det ITbaserade stödet så att cheferna kan utföra rutinuppgifter självständigt. Den tid som frigörs centralt skulle i högre utsträckning kunna användas för analys än idag. Vi rekommenderar att kommunen bör se över/informera om sin målstyrningsmodell för att tydliggöra denna koppling. Kopplingen mellan verksamhetsmål och budget har fått negativa omdömen. Vi anser att det kan vara viktigt att förtydliga vilka beslutsnivåer som krävs för olika typer av beslut för att klargöra respektive chefs ansvar. Detta som drygt 50 % är kritiska till påståendet, möjlighet att påverka budget och dess utfall. Knappt 40 % av medarbetare har angivit att de inte har god kännedom om ekonomiska styrprinciper. Vi rekommenderar att kommunen intensifierar sitt arbete med sitt arbetet med att förbättra sitt intranät och uppdatera ekonomihandboken. Ett antal påståenden beskriver att det webb-baserade ekonomisystemet inte fungerar tillfredställande. Vidare framgår det att chefer istället vänder sig till ekonomer för ekonomiska rapporter m.m. Vi anser att en översyn och eventuell utbildning bör införas. 3

4 Sammanfattning forts Med stöd av både enkätsvar och intervjuer gör vi bedömningen att det tillfälliga uppehållet med scanning av fakturor är den främsta orsaken till missnöjet med hanteringen av fakturor. Vi bedömer att signalerna om att stödet för att göra beställningar inte fungerar bra bör utredas närmare. Vi rekommenderar att en analys av köptroheten genomförs för att säkerställa att inköp görs med de leverantörer som kommunen tecknat ramavtal med. Löneadministration Vi bedömer att processerna avseende löneadministration är tillfredsställande. Det baserar vi på att ca 85 % av de som besvarat enkäten är nöjda med hur löneadministrationen fungerar. Mest missnöjde finns kring uttag av information ur systemet och vi vill uppmuntra kommunen att fortsätta utveckla rapporter och uppvakta leverantören att ta fram mer användarvänliga informationsalternativ. Nämndsadministration Enligt vår bedömning kan nämndsadministrationen effektiviseras betydligt om tjänsteskrivelser, delegationsbeslut, kallelser och protokoll upprättas i befintligt ärendehanteringssystem. Vidare rekommenderar vi att handläggare så långt det är möjligt får tillgång till ärendehanteringssystemet för att ytterligare effektivisera ärendehanteringen. Vi rekommenderar att kommunens mall för tjänsteskrivelse revideras så att den innehåller en fast underrubrik under vilken genomförda konsekvensanalyser redovisas. Detta för att minska risken för uppkomsten av dåligt beredda ärenden och handlingar. Vi bedömer att det är av yttersta vikt att kommunstyrelsen snarast upprättar och dokumenterar rutiner för hur uppföljning och återrapportering av beslut ska gå till. Vi rekommenderar att uppföljningen och bevakningen av ärenden sker i befintligt ärendehanteringssystem. 4

5 Sammanfattning forts Tidsåtgång Jämförelse måste bedömas med försiktighet då underlagen bygger på en självskattning. Vi bedömer att kommunen i huvudsak har en kostnadseffektiv administration och bedöms som rimlig jämfört med andra kommuner. Dock skiljer redovisad tid i relation till antalet invånare inom övrig administration negativt jämfört med de andra kommunerna. Detta gäller framförallt verksamhetschefer. Vi rekommenderar att en översyn inom detta område genomförs. Redovisad tid inom ekonomiadministration är lägre i Mönsterås i denna jämförelse. Jämfört med andra kommuner arbetar verksamhetscheferna i kommunen mindre med ekonomiadministration och mer med verksamhetsorienterade frågor. Redovisad tid inom diverse processer och möten, löneadministration, nämndsadministration samt verksamhetsprocesser är i nivå med jämförda kommuner. 5

6 Inledning 6

7 Bakgrund, syfte och revisionsfråga Bakgrund: Förvaltningsrevisionen syftar till att granska om styrelsens och nämndernas verksamhet är ändamålsenlig, ekonomiskt tillfredsställande och om kontrollen är tillräcklig. Detta innebär bland annat att uppmärksamhet ska läggas vid granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning, uppföljning och utvärdering av mål, organisationens funktionssätt, produktivitet, kvalitet och effektivitet. Syfte: Syftet är att granska kvalitet och effektivitet i de utvalda processerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. Syftet är även att ge ett underlag för bedömning av hur mycket tid som används till all administration och hur det förhåller sig jämfört med andra kommuner. Granskningen ska på ett övergripande sätt besvara följande revisionsfråga: Har kommunen ändamålsenliga processer avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration? Kontrollfrågor: Bidrar administrationen inom de granskade processerna till god styrning av kommunen? Bedrivs administrationen inom de granskade processerna med tillfredsställande kvalitet? Bedrivs administrationen inom de granskade processerna kostnadseffektivt? Är den totala tiden för administration rimlig i förhållande till andra kommuner? 7

8 Avgränsning I ekonomiadministration innefattar vi följande delprocesser: Redovisning (processer för hantering av leverantörs- och kundfakturor, kassa, interna affärer och löpande bokföring) Budgethantering Uppföljning inkl prognoser och bokslut I löneadministration innefattar vi följande delprocesser: Rapportering och attestering av löner Löneredovisning I nämndsadministration innefattar vi följande delprocesser: Löpande hantering av allmänna handlingar Sammanträdesadministration/beredning Styrning och genomförande av utredningar Granskning av kvalitet I denna granskning ingår inte att särskilt granska den interna kontrollen. Det har inte gjorts några kontroller via stickprov av den löpande hanteringen. Däremot har det ställts ett antal webb-frågor till medarbetarna kring upplevelsen av kvalitet. Det är i första hand svaren på dessa frågor som utgör grunden för våra bedömningar av kvaliteten Granskning av kostnadseffektivitet Vår bedömning bygger på en jämförelse med andra kommuner utifrån medarbetarnas svar på enkätens frågor 0m olika rutiner och deras bedömning av hur mycket tid som används inom olika processer relaterat till ett antal volymuppgifter för berörda områden. 8

9 Metod och genomförande (1) För att fånga många personers syn på hur administrationen i Mönsterås kommun fungerar, har underlag samlats in via webbformulär/-enkäter. Urvalet av personer har varit chefer med ekonomi- och personalansvar samt administratörer inom de berörda områdena. Totalt har 83 respondenter representerande samtliga förvaltningar, haft möjlighet att besvara enkäterna. Personer med ekonomisk attesträtt men utan att vara chefer har inte deltagit i granskningen. Enkäterna har bestått av två delar och har syftat till att fånga synpunkter om funktionalitet, kvalitet och effektivitet inom de granskade områdena. 9

10 Metod och genomförande (2) Del ett av enkäten omfattade påståenden/frågor om olika rutiner/processer där respondenten bedömde hur väl påståendet stämmer med förhållandena i Mönsterås kommun. 49 personer har svarat på denna del = 59 procents svarsfrekvens (se bilaga 1). I del två har respondenten fått uppskatta den tid som hon/han under 2011 arbetat med olika arbetsuppgifter. All tid har fördelats efter det att semester och annan frånvaro räknats bort. Fördelning av tid har genomförts inom ett antal områden. Omvandling av nedlagd tid, från antal dagar till antal årsarbetare har gjorts utifrån antagandet att en årsarbetare arbetar 200 dagar. 43 personer har svarat på denna del = 52 procents svarsfrekvens. Bedömningen av arbetad tid ger övergripande svar på hur tiden fördelar sig på: hur mycket tid som respektive medarbetare arbetar inom de granskade administrativa processerna/delprocesserna hur mycket tid respektive medarbetare arbetar inom övriga administrativa processer (inte detaljerat) hur mycket tid respektive medarbetare arbetar med andra arbetsuppgifter (100 % av arbetad tid ska fördelas) För att bedöma hur mycket tid hela gruppen med respondenter skulle fördelat sin tid om alla svarat, har en bortfallsanalys gjorts. Denna utgår från svarsfrekvens per Roll. 10

11 Metod och genomförande (3) Som en tredje del har det kompletterats med insamling av relevanta faktauppgifter om de granskade administrativa processerna (t.ex. volym och systemkostnad). Genom att relatera den insamlade informationen till varandra går det bl.a. att få fram ett antal nyckeltal som redovisar hur mycket resurser som åtgår i de administrativa processerna i förhållande till vad som åstadkoms i dessa. Jämförelse kan göras för samtliga de granskade administrativa processerna. Resultatet från Mönsterås kommun jämförs i vissa delar med resultatet från andra kommuner. Läsanvisningar, diagrammen i rapporten speglar medarbetarnas svar på de frågor som ställts i webb-enkäten. I diagrammen redovisas svaren i procent i förhållande till antalet inkomna svar per ställd fråga. Respondenterna har haft 4 bedömningsval till respektive fråga; helt, i huvudsak, till viss del och inte alls. Dessa redovisas enligt färgerna: Helt = mörkgrönt I huvudsak = ljusgrönt Till viss del = gul/röd Inte alls = röd Rapporten har sakavstämts av kommunens tjänstemän. 11

12 Kommunövergripande iakttagelser 12

13 Svarsfrekvens Del ett av enkäten omfattade påståenden/frågor om olika rutiner/ processer där respondenten bedömde hur väl påståendet stämmer med förhållandena i Mönsterås kommun. 49 personer har svarat på denna del = 59 procents svarsfrekvens. I del två har respondenten fått uppskatta den tid som hon/ han under 2011 arbetat med olika arbetsuppgifter. All tid har fördelats efter det att semester och annan frånvaro räknats bort. Fördelning av tid har genomförts inom ett antal områden. 43 personer har svarat på denna del = 52 procents svarsfrekvens. Nedan redovisas svarsfrekvensen per kommun Antal respondenter del 1 del 2 Mönsterås 83 respondenter 59 % 52 % Kommun 2, 61 respondenter 80 % 66 % Kommun 4, 51 respondenter 71 % 55 % Kommun 5, 62 respondenter 77 % 65 % 13

14 Jämförelse av den samlade bedömningen för den totala administrationen mellan ett antal kommuner Vid en jämförelse mellan fyra andra kommuner framgår att medarbetarnas bedömning på en samlad nivå är relativt likvärdig. Däremot finns det en spridning på lägre nivå om hur olika områden fungerar. Detta visas på ett antal andra bilder i rapporten. 14

15 Sammanfattning av svar medarbetarnas bedömning per huvudområde Totalt har 52 frågor/ påståenden om effektivitet och kvalitet inom de granskade områdena besvarats av medarbetare i kommunen. Resultatet har sammanställts i ett antal huvudområden. Inom området övriga möten samt nämndsadministration finns det mest negativa bedömningar. 15

16 Iakttagelser ekonomiadministration 16

17 Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området budget och uppföljning När alla påståenden inom området budget och uppföljning beaktas kan det konstateras att det för alla jämförande kommunerna finns en hel del synpunkter på att det finns delområden som kan utvecklas. Medarbetarna i Mönsterås är inte lika kritiska till hanteringen inom området budget och uppföljning som övriga kommuner. 17

18 Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området budget och uppföljning Teknisk förvaltningen är minst nöjd med rutinerna kring budget och uppföljning. 18

19 Enskilda påståenden/ frågor inom området budget Befogenheter att påverka budget och dess utfall får flest negativa omdömen. Även påståendena avseende kopplingen mellan verksamhetens mål och ekonomin och om man känner till kommunens ekonomistyrprinciper får negativa omdömen. Medarbetare inom socialförvaltningen och kommunledningskontoret är mest kritiska avseende nedan ställda frågor. Kommentarer: Den budget som är utlagd ger mig inte så stort utrymme att tänka fritt. Mina verksamheter är ytterst lagstyrda, vilket innebär att det är svårt att direkt styra. Jag skulle nog behöva få mer kunskaper då jag inte har full koll på hela kommunen, mest inom vår egen nämnd. Ekonomistyrningsprinciper 19

20 Jämförelse av koppling mellan verksamhetsmål och budget för ett antal kommuner Även om ca 40 % i Mönsterås har gett negativt omdöme om koppling mellan verksamhetsmål och budget är det betydligt bättre resultat än kommuner som redovisas i jämförelsen. 20

21 Jämförelse befogenhet att påverka budget och utfall för ett antal kommuner Även om ca 50 % i Mönsterås har gett negativt omdöme avseende befogenhet att påverka budget och utfall redovisar ett antal kommuner ett sämre resultat. 21

22 Enskilda påståenden/ frågor inom området uppföljning Två påståenden som avser den ekonomiska informationen och ett påstående som avser verksamhetssystemets koppling till ekonomisystemet är de påstående som får mest negativa omdömen. Kommentar: Den webb-baserade delen av systemet fungerar mycket dåligt. För att få ut relevant system med många sökparametrar måste man beställa rapporter från ekonomisekreterarna. Jag går inte in i systemet utan använder mig av de rapporter vi får av ekonomen. Vår duktiga ekonom har regelbunden kontakt med förvaltningsledning och rektorer. 22

23 Jämförelse av tillförlitliga prognoser för ett antal kommuner Mönsterås har en mer positiv bedömning än övriga kommuner om hur tillförlitliga prognoserna är. 23

24 Jämförelse av verksamhetssystemets koppling till ekonomisystemet för ett antal kommuner Mönsterås har en mer positiv bedömning än övriga kommuner om verksamhetssystemets koppling till ekonomisystemet. 24

25 Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området leverantörsfakturor Medarbetarna är något mer nöjda än tre andra kommuner med hanteringen av leverantörsfakturor. 26

26 Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området kundfakturor Medarbetarna i Mönsterås har ungefär samma bedömning angående hanteringen av kundfakturor som övriga kommuner. 28

27 Revisionell bedömning ekonomiadministration 31

28 Iakttagelser löneadministration 34

29 Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området löner Medarbetarna i Mönsterås har ungefär samma bedömning angående hanteringen av löner som två av övriga kommuner. 35

30 Enskilda påståenden/ frågor inom området löner 36

31 Revisionell bedömning löneadministration 38

32 Iakttagelser nämndsadministration 40

33 Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området nämndsadministration Medarbetarna i Mönsterås är mest positiva till hanteringen inom området nämndsadministration jämfört med övriga kommuner. När alla påståenden inom området nämndsadministration beaktas kan det ändå konstateras att det finns en hel del synpunkter på att det finns delområden som kan utvecklas. 41

34 Enskilda påståenden/ frågor inom området nämndsadministration 42

35 Medarbetarnas enskilda påståenden inom nämndsadministration Medarbetarnas kommentarer: Finns ingen särskild mall och respektive handläggare gör på sitt sätt. Ibland är det väldigt flummigt! Kanske bättre att skriva otydligt. Händer ibland att man får lämna mötet efter s.k. tjänstmannaföredragning. Får efter mötet och ibland när protokollet är justerat reda på vilket beslut som fattats. Kan vara bekymmer när ansvariga administratörer inte är i tjänst. Gammal och ska göras om. Ofta dålig framförhållning. Dåliga förberedelser. Många möten har rutinmässiga punkter, som ibland saknar innehåll. 43

36 Nämndsadministration sammanfattande synpunkt per förvaltning Medarbetarna inom socialförvaltningen är mest missnöjd med hur nämndsadministrationen fungerar. 44

37 Sammanfattande iakttagelser nämndsadministration Enkäterna visar att respondenterna är mest negativa till de påståenden som rör rutiner för upprättande av tjänsteskrivelse/tjänsteutlåtande, uppföljning och återrapportering av fattade beslut och organisationen för beredningsarbetet. Dessutom tycker nästan hälften av respondenterna att det inte är enkelt att söka i befintlig diariesystem. Samtliga förvaltningar använder samma diariesystem med undantag av miljö- och byggavdelningen som använder ett separat system för allmänna ärenden. Det är främst nämndssekreterarna som använder systemet. Handläggarna har tillgång till systemet och använder det i varierande omfattning. Övriga, som har tillgång till systemet, får hämta information, men de flesta kontaktar nämndssekreterarna istället. Vid intervjuerna framkom att det är vanligt att tjänsteskrivelse ersätts med en muntlig föredragning inför kommunstyrelsen och arbetsutskottet. Fördelarna, som beskrivs, är att alla ledamöter får samma information och att det gynnar diskussionen. Utredningsuppdrag ges oftast förutsättningslöst, men det går bra att be om förtydliganden. Det saknas dokumenterade rutiner för uppföljning och återrapportering av beslut samt för att följa upp verkställandet av fullmäktiges beslut. Viss bevakning av ärenden sker i ärendehanteringssystemet. En anledning till att systemet inte uppfattas som tillräckligt bra kan vara att handlingar inte arkiveras digitalt. Det finns möjlighet att skriva kallelser, protokoll, tjänsteutlåtande och delegationsbeslut i systemet men detta görs oftast vid sidan av. Enhetliga mallar saknas. 45

38 Revisionell bedömning nämndsadministration 46

39 Revisionell bedömning nämndsadministration Enligt vår bedömning kan nämndsadministrationen effektiviseras betydligt om tjänsteskrivelser, delegationsbeslut, kallelser och protokoll upprättas i befintligt ärendehanteringssystem. Vi bedömer att dåligt beredda ärenden utan tjänsteskrivelser och handlingar som läggs på bordet bidrar till att de förtroendevalda fattar beslut som inte är välgrundade och tillräckligt sakkunnigt belysta av förvaltningen. Ett sådant förfarande ökar också risken för återremisser som ger fördröjningar i beslutsprocessen. Vi rekommenderar att kommunens mall för tjänsteskrivelse revideras så att den innehåller en fast underrubrik under vilken genomförda konsekvensanalyser redovisas. Vi bedömer att det är av yttersta vikt att kommunstyrelsen snarast upprättar och dokumenterar rutiner för hur uppföljning och återrapportering av beslut ska gå till. Vi noterar med tillfredsställelse att uppföljningen och bevakningen av ärenden sker i befintligt ärendehanteringssystem och vill uppmuntra till ökat utnyttjande av systemet. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen och övriga nämnder även upprättar och dokumenterar rutiner för samtliga av nämndsadministrationens olika delprocesser. Skriftliga rutiner har flera fördelar då det bl.a. minskar sårbarheten och ger möjlighet för personal att täcka upp för varandra. Skriftliga rutiner bidrar till en stärkt intern kontroll. Vi bedömer att redan vid fattandet av beslut av uppdragskaraktär bör nämnder och styrelse eftersträva att formulera besluten så att de innehåller tidsangivelser då utredningsuppdrag ska vara färdiga och återrapporterade. Då utredningsuppdrag ges i samband med beredningen anser vi att uppdragen även bör ges skriftligt för att undvika att missförstånd och fel uppstår. 47

40 Iakttagelser tidsredovisning 48

41 49

42 Fördelning av tid inom huvudområden, antal årsarbetare (bortfallsjusterat) 50

43 Fördelning av tid inom huvudområden, antal årsarbetare (bortfallsjusterat) per 1000 invånare 51

44 Tabell Andel av tid, jämförelse verksamhetsansvariga chefer 52

45 Revisionell bedömning tidsredovisning 53

46 Våra kommentarer och vår bedömning angående hur mycket tid som används till olika processer Graferna redovisar tiden med olika detaljeringsgrad och som om samtliga 83 respondenter skulle ha svarat (bortfallsjusterat). Bortfallsjusteringen är gjord utifrån redovisad tid inom respektive roll samt svarsfrekvensen för rollen. Vi bedömer att kommunen i huvudsak har en kostnadseffektiv administration och bedöms som rimlig jämfört med andra kommuner. Dock skiljer redovisad tid i relation till antalet invånare inom övrig administration negativt jämfört med de andra kommunerna. Detta gäller framförallt verksamhetschefer. Vi rekommenderar att en översyn inom detta område genomförs. Redovisad tid inom ekonomiadministration är lägre i Mönsterås i denna jämförelse. Jämfört med andra kommuner arbetar verksamhetscheferna i kommunen mindre med ekonomiadministration. Redovisad tid inom diverse processer och möten, löneadministration, nämndsadministration samt verksamhetsprocesser är i nivå med jämförda kommuner. Vid en jämförelse med ett antal andra kommuner när det gäller fördelning av den totala tiden för administrativa processer i förhållande till summan av arbete med direkt verksamhet (verksamhetsprocesser och diverse processer och möten) redovisar Mönsterås likt andra kommuner. Av de tillfrågade läggs uppskattningsvis ¼ av arbetstiden på verksamhetsorienterade frågor. När det gäller chefer redovisas en något högre andel av arbetstiden på verksamhetsorienterade frågor i förhållande till administration. Denna jämförelse måste bedömas med försiktighet då underlagen bygger på en självskattning. 54

47 Bilagor 55

48 Volymer Bilaga 1 Volymuppgifter, år Kommun 2 Mönsterås Kommun 4 Kommun 5 Kommun 6 Invånare Leverantörsfakturor, skannade Leverantörsfakturor, elektroniska Leverantörsfakturor, manuella Summa leverantörsfakturor Kundfakturor Kundfakturor, manuella Summa kundfakturor Interna fakturor Interna fördelningar Summa interna betalningar Löneutbetalningar Kontrolluppgifter Antal med självservice Antal reseräkningar i.u i.u. i.u