Granskning av den interna kontrollen avseende löner

Transkript

1 Revisionsrapport Annika Hansson, certifierad kommunal revisor, Richard Vahul Granskning av den interna kontrollen avseende löner Katrineholms kommun

2 Granskning av den interna kontrollen avseende löner Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Metod, avgränsning och redovisning Granskningsresultat Organisation, system och kommunens interna kontroll Bedömning Behörigheter är över tiden ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar Bedömning Tidrapporter/frånvarorapportering är attesterad av behörig person Bedömning Resultatet av att preliminär och definitiv lönebearbetning hanteras på rätt sätt och i rätt tid Bedömning Löneutbetalning är attesterad av behörig person Bedömning Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigt Bedömning Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet Bedömning Katrineholms kommun

3 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Som ett led i granskningen av Katrineholms kommuns räkenskaper har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat den interna kontrollen i löneprocessen. Den övergripande revisionsfrågan som besvaras av granskningen är om kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende rapportering av löner och ersättningar är tillräcklig. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende löneprocessen är tillräcklig, men att det finns områden där den behöver stärkas ytterligare. Dessa kommenteras nedan. Vi grundar vår bedömning på följande kontrollmål: Behörigheter är över tiden ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar Tidrapporter/frånvarorapportering är attesterad av behörig person Resultatet av den preliminära och definitiva lönebearbetningen hanteras på rätt sätt och i rätt tid Löneutbetalning är attesterad av behörig person Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigt Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet. Utifrån granskningens resultat föreslår vi följande förbättringar: Dokumentera vilka kontroller och attester som ska göras. Tag ställning till om någon attest ska göras av månadslön utan tilllägg/avdrag. Undersök möjligheterna till att rättade poster på fellista inte syns på webbens fellista. Utveckla analyser och prognoser av lönekostnaderna. Katrineholms kommun 1 av 11

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader och i processen för lönehantering finns det vissa risker. Exempelvis kan det inom den centrala lönehanteringen finnas risk för att hantering av olika aktiviteter i löneprocessen inte alltid fungerar som avsett. I den mån lönehanteringen har decentraliserats finns ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Detta eftersom det kan uppstå svårigheter att upprätthålla fullständig kompetens och kontinuitet i kontrollerna. Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och till utförande. Nämnderna ska således utforma anvisningar för den egna interna kontrollens organisation och funktion. Kommunstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt. Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är om: Kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende rapportering av löner och ersättningar är tillräcklig? För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål utarbetats: Behörigheter är över tiden ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar Tidrapporter/frånvarorapportering är attesterad av behörig person Resultatet av den preliminära och definitiva lönebearbetningen hanteras på rätt sätt och i rätt tid Löneutbetalning är attesterad av behörig person Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigt Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet Metod, avgränsning och redovisning Revisionsmetod Granskningen har skett utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett antal kontrollmål valts ut (se ovan). Utifrån dessa kontrollmål sker en bedömning av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Uppföljning och verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden har skett. Vi har kartlagt löneprocessen, som en del i den finansiella revisionen, och valt ut ett antal nyckelkontroller som vi har validerat för att granska om kontrollen är rätt implementerad och fungerar över tid. Katrineholms kommun 2 av 11

5 Avgränsning Granskningsobjekt är i första hand kommunstyrelsen. För att bedöma tillämpning ute i verksamheten ingår Service- och tekniknämnden samt Vård- och omsorgsnämnden. De verksamheter som omfattats är kommunens löneenhet, enheterna gata och sportcentrum inom Service- och teknikförvaltningen och vård- och omsorgsboendet Lövåsgården inom Vård- och omsorgsförvaltningen. Granskningen har inriktats mot lönehanteringen som berör Katrineholms kommun. Redovisning Granskningsresultatet redovisas per kontrollmål i ett sammanhållet avsnitt med vidhängande bedömning. Vidare finns det ett avsnitt med avslutande kommentarer, sammanfattande bedömning och rekommendationer. Katrineholms kommun 3 av 11

6 3. Granskningsresultat Katrineholms löneenhet utför löneadministration åt Katrineholms kommun, Katrineholms Fastighets AB, Katrineholms Industrihus AB och Gnesta kommun. Rutinerna på löneenheten är i stort sett de samma för alla fyra juridiska personer Organisation, system och kommunens interna kontroll För Katrineholms kommun betalas lön ut till ca anställda och förtroendevalda. Det lönesystem som används är Personec P från Aditro. Koppling sker också till ekonomisystemet Agresso och schemaläggningssystemet Time Care avseende uppgifter om vilka tider anställda har arbetat obekväm arbetstid. Vissa förvaltningar har också tecknat avtal som innebär att lönesystemet också används för uppföljning av flextid och övertid. Löneenheten ingår i Kommunledningsförvaltningen. Enheten leds av lönechefen. Det finns en systemförvaltare för lönesystemet, tre löne- och systemadministratörer och sex löneassistenter, totalt elva medarbetare. Det finns två poster som avser lönesystemet i kommunens internkontrollplan. Kontrollområdena är om rätt lön betalas ut till rätt person med rätt belopp samt att lön ej utbetalas när anställd slutat. Dessa två punkter fanns även med Kontrollerna utförs i november, och var inte utförda vid granskningstillfället. Redovisning avseende 2013 års kontroll har lämnats till Kommunstyrelsen Bedömning Vi kan genom granskningen fastställa att Katrineholms kommuns övergripande interna kontrollmiljö inom löneprocessen är väl fungerande, men att det finns områden där den interna kontrollen kan behöva stärkas ytterligare. Kommande avsnitt visar resultatet utifrån kontrollmålen för lönegranskningen Behörigheter är över tiden ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar Vi har under granskningen bedömt rutinerna för hur Katrineholms kommun kontrollerar att användare i Personec P har ändamålsenliga systembehörigheter i förhållande till de arbetsuppgifter och ansvar som den anställde har. Behörigheterna är givna utifrån befattning och anges i systemet. I systemet finns olika behörigheter kopplat till befattning. Upplägg, borttag och förändringar av anställningsavtal av personer i systemet görs av löneassistenter på löneenheten. De lägger även in föräldraledigheter med ersättning från försäkringskassan och ledigheter med löneavdrag. Personalchefen har Katrineholms kommun 4 av 11

7 delegation på att lönesätta personal och får vidaredelegera detta. Uppgifter om lön läggs in på löneenheten efter anställningsbevis. Efter löneöversyn förs uppgifterna om ny lön över genom fil från förhandlingsprogrammet. Chefer beviljar händelser som övertid, frånvaro, vissa tillägg/avdrag inom sin enhet. Schema via Time Care läggs in i lönesystemet efter attest från respektive chef. De har behörighet att se samtliga anställda inom förvaltningen i systemet, även anställda de inte är chef över. Delegation kan ges till annan chef, men inte till assistent i verksamheten. Det variera något vilka arbetsuppgifter assistenterna ute i verksamheterna har och därmed också vilka uppgifter de utför. Assistenterna i de stora verksamheterna kan ha behörighet att kontrollera om det finns tillräckligt med tid till ledighet och sedan tillstyrka den. Attest utförs av chefen för respektive anställd. Samma sak gäller med övertid, assistent kan tillstyrka medan chef attesterar. Assistenterna har behörighet att gå in i lönesystemet, göra kontroller och uppföljningar. De är ofta de på enheterna som har mest kontakt med löneenheten. Se även avsnitt 3.3 och 3.4 Beviljad semester som ändras sker genom att chef/assistent meddelar löneenheten som lägger in ändringen. Inom en del förvaltningar har de anställda tillgång till lönesystemet via dator. De rapporterar då in övertid, beredskap och jour som ej har rapporterats in maskinellt genom Time Care. För de anställda som inte har tillgång till dator sker denna rapportering manuellt på en blankett som efter attest av chef sänds till löneenheten för manuell inmatning. Timanställningar redovisas på blankett som attesteras av respektive chef. Inmatning i lönesystemet sker på löneenheten. Löneassistenterna svarar på frågor och har behörighet till samtliga anställda. Det finns tre personer som får signera slutlig lönefil, vilken skickas till banken. Utbildning i systemet ges till nya chefer och det finns en checklista för introduktion som delvis beskrivs som ett stöd för att veta vilka kontroller som ska göras Bedömning Vi bedömer att det finns en rimlig hantering av behörigheter i systemet utifrån ansvar på respektive nivå. Vissa delar rapporteras in på löneenheten, men respektive chef har huvudansvaret för lönerna på enheterna. Tvåhandsprincip tillämpas då det är löneenheten som lägger in och avslutar anställda med ett avgångsdatum i systemet medan respektive chef attesterar underlaget för respektive månad oavsett om hanteringen sker maskinellt eller manuellt genom blanketter. Det saknas ett tydligt dokument över vilka kontroller och attester som ska göras, vi föreslår att detta tas fram. Katrineholms kommun 5 av 11

8 Vi noterar att månadslön utan tillägg/avdrag utbetalas utan krav på attest av ansvarig chef Tidrapporter/frånvarorapportering är attesterad av behörig person Vi har genomfört intervjuer med lönechefen, administrativ assistent och enhetschefen för Lövåsgårdens vård och omsorgsboende, avdelningschefen för Medborgarservice i Service- och teknikförvaltningen samt respektive enhetschef för Sportcentrum och Gata för att granska hur attestering av tidrapporter/frånvarorapportering fungerar i dessa verksamheter. Verksamheternas medarbetare är både tillsvidareanställda och timanställda/vikarier. Kommunens lönesystem är uppbyggt efter medarbetarnas schema (som i sin tur bestäms av underliggande kollektivavtal och önskemål om ledighet, sjukskrivningar etc.). Om en medarbetare följer schemat, dvs. inte har någon avvikelserapportering, betalas lön ut i enlighet med tjänstgöringsgrad och systemet hanterar automatiskt all planerad ob, jour etc. För att säkerställa att rätt lön betalas ut till medarbetarna behövs därav kontroll av att medarbetarens avvikelserapportering skett korrekt. I nedanstående avsnitt presenteras de kontroller som granskade enheter utför. Lövåsgårdens vård- och omsorgsboende Samtliga medarbetare som är tillsvidareanställda använder självservice i Personec P. Vid korttidsfrånvaro ska medarbetare både sjuk- och friskanmäla sig till den administrativa assistenten. Enhetchefen ska dessutom informeras om frånvaron. Assistenten fyller i, en för ändamålet, framtagen blankett som sparas i pärm och arkiveras. Assistenten lägger även in frånvaroperioden i Personec P. Enhetschefen attesterar därefter, inför lönekörningen, direkt i Personec P. Det finns således en tvåhandsprincip i hanteringen. Semester ansöker medarbetaren själv om direkt i Personec P och chef attesterar direkt i systemet. Kompensation för övertid registrerar medarbetare själv direkt i Personec P och chef attesterar direkt i systemet. När det gäller timanställda/vikarier gör assistenten en rad manuella kontroller. Kontroll sker mellan både det planerade schemat som finns (i Time Care) för vikarien och det schema som enheterna för över vem som arbetat när och underliggande manuell tidrapport. Dessutom kontrollberäknar assistenten alla tidrapporter så att summeringar, OB-tid etc. är korrekta. Därefter signerar assistenten tidrapporten. Chef kontrollerar löpande att vikarier inte jobbar mer än 40 timmar per vecka (max 165 timmar per månad), i annat fall blir överstigande tid övertid. Chef attesterar tidrapport. Attesterad tidrapport skickas till löneenheten för registrering. Även här finns en tvåhandsprincip och kontroll. Sportcentrum Samtliga medarbetare som är tillsvidareanställda använder självservice i Personec P. Vid korttidsfrånvaro som t ex sjukdom när schemat är färdigställt ska medarbetare meddela detta till arbetsledaren, som lägger in och godkänner det i systemet. Därefter attesterar chef i systemet. Arbetsledare går inför lönekörningen igenom och kontrollerar och godkänner medarbetarens frånvaro eller i förekommande fall Katrineholms kommun 6 av 11

9 justerar eventuella felaktigheter direkt i systemet. Därefter sker attest av chefen direkt i Personec P. Semester ansöker medarbetaren själv om direkt i Time Care och både arbetsledaren och chef måste godkänna och attestera direkt i systemet. Kompensation för övertid registrerar medarbetare själv om direkt i Personec P och detta ska godkännas av arbetsledaren och attesteras av chef direkt i systemet. Det finns således en tvåhandsprincip i hanteringen. När det gäller de timanställda ligger dessa i normalfallet med i 4- veckorsplaneringen. Utifrån denna kan arbetsledaren kontrollera arbetad tid mot underliggande tidrapport. Tidrapporterna ska kontrolleras och godkännas av arbetsledaren och därefter attesteras av chef. Attesterade tidrapporter skickas till löneenheten för registrering. Det finns således en tvåhandsprincip i hanteringen. Gata Samtliga medarbetare ligger inlagda i Självservice i Personec P. Vid korttidsfrånvaro ska medarbetare både sjuk- och friskanmäla sig till chefen. Det är chefen som registerar frånvaroperioden i Personec P och attesterar frånvaron. När det gäller planerad frånvaro såsom kompensationsledighet, semester eller när det gäller övertidsersättning ska medarbetaren inkomma med en ansökningsblankett till chefen. Chefen kontrollerar och skickar det attesterade underlaget till löneassistent på löneenheten för registrering. Det finns således både kontroll före löneutbetalningen samt en tvåhandsprincip i hanteringen Bedömning Vår sammanfattande bedömning är att det finns rutiner på plats som säkerställer att kontroll och attest av tidrapporter, sjukfrånvaro, kompensationsledighet, semester och övertid utförs före lönekörningen. De kontroller som genomförs och bekräftas via attest minimerar, enligt vår bedömning, risken för att felaktiga löner betalas ut Resultatet av att preliminär och definitiv lönebearbetning hanteras på rätt sätt och i rätt tid Vi har tillsammans med personal från löneenheten gjort en genomgång av processen för preliminär, respektive definitiv lönebearbetning. Granskningen har påvisat att det inte finns definierade rutiner och arbetsbeskrivningar på plats för de olika aktiviteterna såsom preliminär och definitiv lönebearbetning och dokumenterad analys av bruttolön och nettolön. Kontroller görs och vi har stämt av dessa med respektive handläggare och tagit del av underlag. Körning i lönesystemet görs varje kväll. Fram till brytdatum (ca den 17 i varje månad) kan ändringar göras utifrån de behörigheter personerna har. Systemet generererar felsignaler och rättelser ska ske. Det sker ingen signering i systemet av kontroller och rättelser efter signal, men alla transaktioner loggas. I chefens uppdrag ingår att kontrollera korrlistan kring flextidsrapportering i Personec P och ser därmed om en anställd ändrar mycket, t.ex. i rapporteringen av flextid. Katrineholms kommun 7 av 11

10 Ett antal kontroller görs i systemet och vid avvikelser kommer dessa ut på fellistor. Vi har stämt av fellistor för två månader och de fel som finns angivna har antingen varit rättade eller har rimliga förklaringar. Det har funnits fel i en version av systemet som fanns hösten 2013, vilket påverkade redovisningen av frånvaron. De fellistor som visas på webben innehåller gamla, rättade fel. Det görs fler kontroller i systemet än vad som görs på manuellt inmatade blanketter. Efter brytdatum kontrolleras alla fellistor på löneenheten och rättelser görs, så att det inte finns några utestående fel som ska rättas vid slutlig körning. Systemförvaltaren och löne- och systemadministratören på löneenheten skapar slutlig lönefil och konterar den samt för över den till ekonomisystemet. Se även avsnitt 3.6. När filen med utbetalningar av löner har gått iväg till banken kan inte enskild lön stoppas utan då stoppas hela utbetalningsfilen. Om fel upptäcks så sent kontaktas personen som får fel lön direkt för meddelande om att lönen är fel och överenskommelse görs om hur rättelse ska ske. Det är löne- och systemadministratören på löneenheten som har behörighet att kontrollera och hantera felaktigt utbetalda löner. När lönefilen är klar skapas en rapport varje månad på uppkomna lönskulder som redovisas till Ekonomi- och upphandlingsavdelningen. Som verifiering har vi gjort kontroller på listor över löneskulder och lönefordringar för tre månader. Assistent på Ekonomi- och upphandlingsenheten får uppgifter via mail om vilka krav på återbetalningar som går ut och meddelar löneenheten när återbetalning sker. Antalet personer på listan med lönefordringar uppgår under dessa månader till mellan och sammanlagt belopp till mellan kr och kr. Flera av personerna finns kvar under alla tre månaderna och i tre fall är beloppen också kvar oförändrade under dessa tre månader. Vi har inte undersökt vad det beror på att inget har hänt, men anser inte att antalet löneskulder är orimligt. Vi noterar att sju av beloppen överstiger kr och ett som det sker avbetalning på uppgår första månaden till över kr. Det har förekommit att chef inte har meddelat att en person har slutat och att lön då felaktigt har gått ut och skuld har uppstått. På listan för lönefordringar finns mellan en och nio anställda och de sammanlagda beloppen uppgår till mellan kr och kr. Fem personer låg kvar mellan första och andra månaden. En person har legat kvar under flera månader. Notering finns om att man avvaktar besked från en person Bedömning Vi bedömer att de kontroller som faktiskt utförs kan bedömas som tillräckliga, men att det bör dokumenteras vilka rutiner som ska utföras och signeras att de är utförda. Vi anser att det skulle vara en fördel om poster som är rättade kan tas bort på webben Löneutbetalning är attesterad av behörig person I avsnitt 3.3 redogjorde vi för resultatet av genomförda intervjuer med lönechefen, administrativ assistent och enhetschefen för Lövåsgårdens vård och omsorgsbo- Katrineholms kommun 8 av 11

11 ende, avdelningschefen för Medborgarservice i Service- och teknikförvaltningen samt respektive enhetschef för Sportcentrum och Gata för att granska hur kontroll och attestering av tidrapporter/frånvarorapportering fungerar i dessa verksamheter. Utifrån resultatet kan vi konstatera att lejonparten av verksamheternas kontroller och samtlig attest sker före löneutbetalning. Vid intervjuerna framkommer även att samtliga granskade verksamheter som använder Time Care (ej Gata) genomför en översiktlig genomgång efter lönekörningen. Dessutom uppger samtliga att periodiska ekonomiska uppföljningar sker med ekonom från kommunens ekonomiavdelning. Utifrån de beskrivna kontrollerna och attesteringsmomenten (se avsnitt 3.2) som ingår i löneutbetalningsprocessen har vi genomfört stickprovsmässiga kontroller för att kunna verifiera att attest skett av behörig person. I vår verifiering har vi genomfört följande kontroller per verksamhet: Lövåsgårdens vård- och omsorgsboende För ett urval av de medarbetare som använder Time Care och under ett urval av månader under 2014 har vi kontrollerat att aktuella lönespecifikationer stämmer överens med den inom enheten framtagna frånvaroblanketten. (Granskning av attest görs ej då denna sker automatiskt i Personec P.) För ett urval av de timanställda medarbetarna har vi för ett urval av månader under 2014 kontrollerat att attest finns på underliggande tidrapport och att underliggande tidrapporter stämmer överens med faktisk utbetalad lön. Sportcentrum Granskning av de medarbetare som använder Personec P görs ej då denna attest sker automatiskt i systemet. För ett urval av de timanställda medarbetarna har vi för ett urval av månader under 2014 kontrollerat att attest finns på underliggande tidrapport och att underliggande tidrapporter stämmer överens med faktisk utbetalad lön. Gata För ett urval medarbetare har vi för ett urval av månader under 2014 kontrollerat att attest finns på underliggande frånvarorrapport och övertidsrapport att underliggande rapporter stämmer överens med faktisk utbetalad lön. Resultat av verifieringen I vår verifiering har vi inte noterat några avvikelser avseende attest eller mellan underliggande manuella rapporter och faktiskt utbetald lön Bedömning Vår sammanfattande bedömning, utifrån genomförd verifiering och genomförda intervjuer, är att det inte finns några indikationer på att rutinerna för kontroll och attest av löneutbetalningar inte skulle ske av behörig person. Attesten i systemet Katrineholms kommun 9 av 11

12 sker med automatik (dvs. bara behörig chef som kan attestera sina medarbetare) och det har inte framkommit något i vår verifiering som tyder på att de manuella underlagen inte skulle vara korrekta Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigt Avstämning av underlag för överföring till ekonomisystemet och fil till banken sker på löneenheten. Fellista tas ut innan filen förs över och alla signaler ska vara kontrollerade. I ekonomisystemet sker kontroll att alla koddelar finns med. Respektive chef kan gå in i ekonomisystemet och kontrollera när lönerna har förts in, innan bokföringen har stängts för månaden. Redovisningsassistenten på Ekonomi- och upphandlingsavdelningen kontrollerar avstämningarna och att filen är körd. Assisten på Ekonomi- och upphandlingsenheten som har hand om kassan får utanordningar för lönerna och bokför dessa. Systemförvaltaren för lönesystemet och systemadministratörerna utanordnar lönerna. Vi har som verifiering stämt av uppgifterna i personalsystemet mot ekonomisystemet för tre månader: Månad Huvudbok Agresso Lönetranslista Personec P Diff. Januari , ,94 0,00 Mars , ,36 0,00 Juli , ,87 0, Bedömning Vi bedömer att de kontroller som görs vid överföring från lönesystemet till ekonomisystemet är tillräckliga för att överföringen ska ske fullständigt och riktigt Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet Katrineholms kommun tillämpar uppföljning månadsvis. Det finns inga särskilda anvisningar till hur lönerna ska följas upp. Vid intervjuerna har det framkommit synpunkter på att prognossäkerheten kan bli bättre med en bättre analys. De intervjuade cheferna på enheterna uppger att de följer upp lönerna tillsammans med controller gånger per år. Löneenheten för över lönetransaktionerna till Personec Utdata där man kan ta ut listor av olika slag och därmed göra analys av lönerna. Personal på löneenheten kan göra skräddarsydda rapporter. Personalekonom på Ekonomi- och upphandlingsavdelningen har byggt upp rapporter. Dessa publiceras på webben integrerat i lönesystemet och underlättar vid uppföljningen på enheterna. Det finns möjligheter att få ut ytterligare uppgifter ur systemet och det har framkommit att man ser att verksamheterna inte använder de verktyg de har för att göra analyser och uppföljningar. Katrineholms kommun 10 av 11

13 Bedömning Vi bedömer att analyser görs av lönekostnaderna men att detta är ett utvecklingsområde, och instämmer därmed i den bedömning som framkom i samband med intervjuerna. Systemet ger möjlighet till ytterligare analyser och rapporter och det finns personal som har kunskap att ta ut rapporter Annika Hansson Projektledare Kerstin Svensson Uppdragsledare Katrineholms kommun 11 av 11