Rapport avseende granskning av löneprocessen Skara kommun. Maj 2015 Elvira Hendeby och Viktor Johansson

Transkript

1 1

2 Rapport avseende granskning av löneprocessen Skara kommun Maj 2015 Elvira Hendeby och Viktor Johansson 2

3 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Granskningsresultat 3 3

4 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund Kommunen har ett system av interna kontroller i syfte att säkerställa att de finansiella rapporterna blir korrekta. Revisionen av kommunens räkenskaper bör säkerställa att dessa kontroller är effektiva och ändamålsenligt utformade samt att de efterföljs. En av de väsentligaste processerna inom kommunen är löner. Med hänsyn till tidigare genomförda granskningar och risk och väsentlighet är vår bedömning att årets revision av interna kontroller bör inriktas på löneprocessen. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen en tillfredsställande kontroll avseende lönehanteringsrutiner? Revisionskriterier Rutinbeskrivningar avseende lönerapportering. Svar på revisionsfrågan Vi har noterat att kommunstyrelsen inom vissa områden har tillfredsställande kontroller inom lönehanteringen. så snart det är möjligt. Anpassade nyckelkontroller ökar den interna kontrollen i lönehanteringen. Nyckelkontroller minskar även personberoendet för att säkerställa att korrekta löner utbetalas. Vi rekommenderar att en övergripande kontroll implementeras som löpande säkerställer att de scheman som är inlagda i systemet och som avvikelserapporteringen grundas sig mot är korrekta. Vi rekommenderar att det tydliggörs vad som menas med att löpande gå in i systemet för att godkänna avvikelser. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen ser över möjligheten till ett utökat systemstöd i lönehanteringen i syfte att minska antalet manuella moment. Inom vissa områden av lönehanteringen bör den interna kontrollen stärkas. Rekommendationer Vi rekommenderar att översynen av löneprocessen slutförs. Vidare rekommenderar vi att anpassade nyckelkontroller införs 4 1

5 1. Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Skara kommun har Deloitte genomfört en granskning av kommunens löneprocess. Uppdrag och Bakgrund Kommunen har ett system av interna kontroller i syfte att säkerställa att de finansiella rapporterna blir korrekta. Inom revisionen av kommunens räkenskaper bör revisorerna säkerställa att dessa kontroller är effektiva och ändamålsenligt utformade samt att de efterföljs. En av de väsentligaste processerna inom kommunen är löner. Med hänsyn till tidigare genomförda granskningar och risk och väsentlighet är vår bedömning att årets revision av interna kontroller bör inriktas på löneprocessen. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen en tillfredsställande kontroll avseende lönehanteringsrutiner? Underfrågor: Finns det rutinbeskrivningar upprättade för lönehanteringen? Är rutinbeskrivningen tillfredsställande? Följer kommunen dessa rutinbeskrivningar? Är tidrapporter attesterade av behörig överordnad? Skiljer sig rutinen åt mellan tillsvidareanställd personal och timanställd personal? Vilka kontroller av tidrapporter genomförs av överordnad? Vilka underlag finns för utbetalning av övertid, mertid och fyllnadstid? Finns det kontroller som säkerställer att lön inte utbetalas till personer som har slutat? Finns det spärrar som gör att personal inte har möjlighet att registrera eller utbetala lön till sig själva? Stämmer gjorda löneutbetalningar mot faktiskt arbetad tid? Revisionskriterier Kommunens rutinbeskrivningar avseende lönerapportering. Avgränsning Urvalet har begränsats till de väsentligaste personalgrupperna inom socialnämnden, barn och utbildningsnämnden samt utförarstyrelsen för service och teknik. Metod Granskningen har genomförts genom att befintliga rutinbeskrivningar jämförs med nämndernas faktiska rutiner. De faktiska rutinerna har testas genom intervjuer med berörda inom lönefunktionen och enhetschefer ute i organisationen. Vidare har stickprov tagits genom att frånvaro följts upp mot löneavdrag på lönespec. Testerna genomförs med hjälp av stickprov. 5 2

6 2. Granskningsresultat Inledande information Sedan 1 januari 2012 har Skara och Götene ett gemensamt lönekontor. På lönekontoret jobbar 9 personer. Av dessa har 8 personer ansvar för någon del av löneprocessen för Skara. Samtliga medarbetare servar båda kommunerna. Arbetet är uppdelat så att den som arbetar med ett specialområde (t ex äldreomsorg, skolor etc.) i en kommun även gör det i den andra. Som exempel kan nämnas att den som arbetar med lönerna i äldreomsorgen gör det i båda kommunerna och den som jobbar med jourer gör det i båda kommunerna. godkänna avvikelser i systemet och säkerställa att alla avvikelser finns med i systemet. I denna rapport har vi granskat verksamheter som hanterar tidrapportering på tre olika sätt, särskilt boende och hemvård, kostenheten samt lärare. Löneprocessen består av många olika moment. I denna granskning har vi valt att fokusera på de delar av löneprocessen som gäller att arbetad tid ska överensstämma med den löneutbetalning som görs. Denna del av processen ses som kritisk. Skara kommun bedriver en mångfasetterad verksamhet med vitt skilda typer av verksamheter. Vid vår granskning har vi utöver lönekontoret varit i kontakt med en skola, ett särskilt boende, en enhet inom hemvården och en enhet inom service och teknik. Enheterna arbetar på olika sätt med lönehanteringen. Ett vanligt förfarande är att arbetslagen har en kalender eller liknande där avvikelser mot det planerade schemat noteras. Kalendern är ett manuellt dokument som förvaras tillgänglig för enheterna. I kalendern dokumenterar medarbetarna löpande avvikelser mot det planerade schemat. Det är denna kalender som enhetschefen använder som underlag för att 6 3

7 Särskilt boende och hemvård Verksamheter som använder sig av scheman där schemana skiljer sig åt mellan veckorna, till exempel äldreomsorgen, använder sig av ett system som heter TimeCare. I TimeCare registreras ett schema. Planerad avvikelse, till exempel semester eller föräldraledighet ska först godkännas av närmaste chef. Ansökan ska göras minst 14 dagar innan ledigheten. Därefter registrerar den anställde avvikelsen i PersonalPortalen. Enhetschefen godkänner sedan avvikelsen i PersonalPortalen. Godkänner inte enhetschefen den inlagda semestern i systemet kommer inga semesterdagar/avdrag för ledighet att dras från den anställde. Vid avvikelser som inte är planerad, till exempel sjukdom och vård av barn meddelar den anställde arbetslaget och/eller enhetschefen. Det är sedan enhetschefen som registrerar frånvaron i PersonalPortalen. 7 4

8 Kostenheten Kostenheten inom service och teknik använder ett system som heter PS Tid för att stämpla sin tid. Hanteringen av planerad och ej planerad avvikelse för kostenheten stämmer överens med särskild boende och hemvård. Lärare Lärare arbetar med samma schema under en termin varför någon schemamodul inte används. Planerad frånvaro anmäls till administratören som registrerar detta i PersonalPortalen efter att rektor godkänt ledigheten. Ej planerad frånvaro anmäls till arbetslaget och/eller rektor. Rektorn eller administratören registrerar sedan frånvaron i PersonalPortalen. 8 5

9 Generellt gäller att tid som överstiger den arbetstid som i normala fall ingår i den anställdes arbetstid skall godkännas av närmaste chef. Detta sker oftast muntligen. Den anställde lägger sedan in tiden i PersonalPortalen. Detta är en typ av avvikande rapportering som närmaste chef måste godkänna i systemet för att den anställde ska få betalt. Informationen från PersonalPortalen skickas sedan till löneprogrammet PersonecP. Det skapas sedan en fil från PersonecP som skickas iväg till Swedbank för att löneutbetalningen ska göras. Finns det rutinbeskrivningar upprättade för lönehanteringen? Vid våra intervjuer med olika enhetschefer (inklusive enhetschef inom särskilt boende, hemvård, service och teknik samt rektor) framkommer att vissa rutinbeskrivningar finns ute i verksamheten. Dessa är dock väldigt övergripande. Konsekvensen av detta har blivit att enhetscheferna har egna rutiner för lönehanteringen. Enligt lönekontoret finns olika rutinbeskrivningar för lönehanteringen samlad i pärmar hos dem. Dessa rutiner gäller främst de delar av rutinen som lönekontoret hanterar. Är rutinbeskrivningen tillfredsställande? En tillfredsställande rutinbeskrivning bör vara detaljerad och innehålla genomtänkta och godkända nyckelkontroller. Nyckelkontroller är kontroller av kritiska delar av processen som inte får gå fel. Exempel på kritiska delar av processen skulle kunna vara inmatning av avvikelser i systemet, inmatning av grundschema i systemet, attest av avvikelser osv. Vid vår granskning av om rutinbeskrivningen är tillfredsställande har vi fokuserat på nyckelkontroller. De rutinbeskrivningar som finns är på en övergripande nivå. De rutinbeskrivningar vi fått presenterade för oss har inte varit detaljerade och innehåller inte nyckelkontroller. Som en konsekvens av avsaknaden av detaljerade rutinbeskrivningar har vi noterat att respektive enhetschef själv har skapat egna rutiner inklusive nyckelkontroller. Viktigt att poängtera är att kommunen har löneansvaret för anställda inom olika områden. En fungerande lönerutin på en typ av enheter kanske inte alls är ändamålsenliga för andra enheter. Med detta sagt är det kanske inte ändamålsenligt att ha en och samma rutin för alla enheter i kommunen. Vi har blivit informerade att en översyn av löneprocessen har påbörjats. Iakttagelse och rekommendation Vi har noterat att det saknas detaljerade och anpassade nyckelkontroller för löneprocessen ute på enheterna. Vi rekommenderar att översynen av löneprocessen slutförs. Vidare rekommenderar vi att anpassade nyckelkontroller införs så snart det är möjligt. Anpassade nyckelkontroller ökar den interna kontrollen i lönehanteringen. Nyckelkontroller minskar även personberoendet för att säkerställa att korrekta löner utbetalas. 9 6

10 Följer kommunen dessa rutinbeskrivningar? Kommunens rutinbeskrivningar är mycket övergripande och innehåller övergripande information om lönehanteringen. Dessa rutinbeskrivningar är inte kända ute på enheterna. Att rutinbeskrivningarna inte är välkända ute på enheterna behöver inte betyda att de inte följs. Med utgångspunkt i vår granskning har vi svårt att uttala oss om huruvida kommunens rutinbeskrivningar följs. Vid nyanställning av enhetschefer är dessa beroende av en god överlämning för att veta vilka viktiga kontroller den tidigare enhetschefen gjort för att den tillträdande enhetschefen inte ska behöva börja om från början i detta arbete. Att en ny enhetschef får börja om från början när det gäller interna kontroller i lönekedjan kan innebära att felaktiga löner utbetalas i ett övergångsskede Lönehantering är mycket beroende av att varje enhetschef har ett stort intresse för en korrekt hantering av lönerna. Varje enhetschef skapar själv nyckelkontroller som de utför. I dagsläget är det ingen som följer upp att det är lämpliga kontroller som finns och att de utförs tidsenligt och i tillräcklig omfattning. Genom att ha väl implementerade nyckelkontroller kan både medvetna och omedvetna fel minimeras. Är tidrapporter attesterade av behörig överordnad? Skiljer sig rutinen åt mellan tillsvidareanställdpersonal och timanställd personal? De enheter som arbetar med rullande scheman använder sig av det ITbaserade systemet TimeCare. Enhetschefer eller dess administratörer ansvarar för att lägga in scheman för sina anställda i systemet. Schema tankas sedan över till PersonecP. När grundschemat är inlagt behöver enhetschefen inte gå in och godkänna en tidrapport som är i enlighet med det lagda schemat. Gemensamt för alla enheter är att enhetschefen måste godkänna eventuella avvikelser från det grundschema som finns för den anställde. Vid våra intervjuer har det dock framkommit att det finns en risk att en anställd som ändrar sin tjänstgöringsgrad kan få fel lön om den anställdes grundschema inte ändras. Om inte enhetschefen har detta under uppsikt kan till exempel den som tidigare arbetat 100 % och går ner till 50 % fortsätta att få lön så som att de arbetar 100 %. Anledningen till att lön kan fortsätta betalas ut i enlighet med en 100 % tjänst är att enhetschefen inte behöver godkänna grundschemat varje månad. Det samma gäller om någon är långtidssjukskriven och den tidigare godkända sjukskrivningen tar slut och ska förnyas. Risken är då att förnyelsen av sjukskrivningen inte kommer in i systemet vilket gör att den anställde felaktigt får lön som om att den var tillbaka på jobbet. Olika enheter i kommunen hanterar timanställda olika. Äldreomsorgen har en personalpool som hanterar kommunens timvikarier. Enheterna kontaktar poolen när de behöver hjälp med timvikarier. Timvikarierna är anställda genom bemanningspoolen. Enhetscheferna godkänner deras 10 7

11 timmar i systemet på samma sätt som de godkänner de tillsvidareanställdas avvikelser. Andra enheter, t ex skolor har egna timvikarier. Dessa fyller i en manuell blankett, T3a, som administratören sedan lägger in i systemet. Alla timmar som en timanställd arbetar räknas som avvikelse och måste godkännas av enhetschefen innan de får sin lön utbetald. exempel minst en gång i veckan. Detta för att gamla avvikelser inte ska bli liggande. Vid våra intervjuer framkommer att flera av enhetscheferna utgår ifrån sina kalendrar där avvikelse mot det ursprungliga schemat noterats när de går igenom och godkänner avvikelser i PersonalPortalen. Det är således av stor vikt att kalendern hålls uppdaterad och att alla avvikelser noteras i den för att säkerställa att korrekta löner betalas ut. Iakttagelse och rekommendation Vi har noterat att endast avvikelser från grundschema behöver godkännas av enhetschef. Vi rekommenderar att en övergripande kontroll implementeras som löpande säkerställer att de scheman som är inlagda i systemet och som avvikelserapporteringen grundas sig mot är korrekta. Vilka kontroller av tidrapporter genomförs av överordnad? Vilken kontroll som görs av tidrapporter skiljer sig mellan olika enhetschefer. Det är sagt att enhetscheferna löpande ska gå in i PersonalPortalen och godkänna de avvikelser som finns mellan det lagda schemat och den tid som de anställda har arbetat. Enhetscheferna upplever inte att det finns någon bra centralt uttalad rutin/krav gällande hur ofta och när denna genomgång ska göras. Det har framkommit åsikter om att det vore bra om det blev ett tydligare krav uttalat att enhetschefer ska gå in och godkänna avvikelser i systemet till Enhetscheferna är i huvudsak ansvariga för att godkänna avvikelser på sina egna enheter. Som en säkerhetsbackup kan dock andra enhetschefer godkänna även andra enheters avvikelser. Anledningen till att denna hantering finns är att inga anställda ska riskera att bli utan lön på grund av att en enhetschef är frånvarande av någon anledning. Vid våra intervjuer framkommer att enhetscheferna känner sig trygga med att den ej planerade frånvaro som rapporteras från deras medarbetare kommer in i systemet. Arbetslagen arbetar tätt med varandra vilket gör att de skulle upptäcka om någon inte kom till arbetet utan att meddela detta i enlighet med de rutiner som respektive enhet har. Många enheter har redan mycket begränsad bemanning varför en vikarie behöver tas in även vid korttidsfrånvaro för att verksamheten ska fungera. Det finns ingen inbyggd kontroll i systemet som varnar för att två personer registrerat in tid på samma arbetspass, d.v.s. att en vikarie tagits in samtidigt som ordinarie arbetare är på plats. Vid våra intervjuer har framkommit att det finns risker i samband med att anställda får semester beviljad muntligt. Ett scenario är att semestern aldrig kommer in i systemet. Ett annat scenario är att den anställda lägger in semestern i systemet men att den aldrig godkänns där av 11 8

12 enhetschefen. Om semestern inte blir godkänd av enhetschefen i PersonalPortalen kan den anställde vara ledig utan att det dras semesterdagar. Detta uppges vara en särskild risk då enhetschefen av olika anledningar är frånvarande. En vikarierande enhetschef har inte lika god kontroll på de anställda som den ordinarie enhetschefen har. Ett exempel på en riskfaktor är att en anställd har semester och lägger in det i PersonalPortalen. Detta sker när den ordinarie enhetschefen är på plats. Av olika anledningar godkänner inte den ordinarie enhetschefen semestern i systemet innan den går på frånvaro. Den ersättande enhetschefen förutsätter att avvikelser som varit innan denne tar över redan är hanterade och godkänner därför inte dessa. Resultatet blir att den anställde tror att den gjort rätt för sig men att semesterdagarna inte dras. Iakttagelse och rekommendation VI har noterat att det finns instruktioner om att enhetschefer löpande ska gå in i PersonalPortalen och godkänna avvikelser. Vad som menas med löpande är inte definierat. är ålagda att göra vissa pass utöver de som ligger inlagda i personens schema. Lärare har ramtid som de ska finnas på skolan. Utöver det har de förtroendetid som de kan välja att göra på annan plats än skolan. Vid de fall övertid, mertid eller fyllnadstid ändå är aktuellt ska tiden godkännas i förväg av enhetschefen. Den anställde registrerar sedan tiden som en avvikelse i PersonalPortalen där enhetschefen attesterar. För de enheter där de anställda inte själva har tillgång till PersonalPortalen registrerar administratören avvikelsen i systemet. Finns det kontroller som säkerställer att lön inte utbetalas till personer som har slutat? När en anställd avslutar sin anställning lägger löneavdelningen in detta i PersonalPortalen eller PersonecP. När registreringen görs läggs sista datum för lönebetalning in. Någon ytterligare kontroll finns inte. Enhetschefer och löneavdelningen förlitar sig på att det avslut som gjorts blivit korrekt. Vi rekommenderar att det tydliggörs vad som menas med att löpande gå in i systemet för att godkänna avvikelser. Vilka underlag finns för utbetalning av övertid, mertid och fyllnadstid? Olika arbetsgrupper har inte lika avtal. Inom vården har vissa årsarbetstid. Detta gör att övertid, mertid och fyllnadstid är minimerad då de anställda Finns det spärrar som gör att personal inte har möjlighet att registrera eller utbetala lön till sig själva? Kommunen använder sig av Swedbanks betalningssystem. Detta gör att kommunen och lönekontoret själva inte kan registrera vilka konton lönerna ska utbetalas till. 12 9

13 Stämmer gjorda löneutbetalningar mot faktiskt arbetad tid? Samtliga enhetschefer vi pratat med känner sig trygga med att löneutbetalningen på deras enheter är korrekta. Enhetscheferna har en viktig roll när det gäller att medarbetarna får korrekta löneutbetalningar. Som hanteringen är uppbyggd idag bygger mycket på att enhetscheferna är intresserade och tar sig tid att göra egna kontroller av den tid som registreras. De rutiner och system som kommunen använder sig av när det gäller lönehantering bygger på ett grundschema alternativt ett schema som läggs in. Om inga avvikelser från detta schema rapporteras krävs ingen ytterligare attest för att medarbetaren ska få sin lön utbetald. Varje månad får enhetscheferna ut de preliminära lönespecarna för sina anställda. Tanken är att enhetscheferna ska reagera över felaktigheter innan den faktiska löneutbetalningen görs. Som rutinen är idag krävs ingen återkoppling från enhetscheferna på att de gjort denna genomgång. Vid våra intervjuer framkommer att vissa av enhetscheferna går igenom lönespecarna varje gång de får dem. Andra enhetschefer går aldrig igenom de preliminära lönespecarna med motiveringen att de har kontrollerat allt som ligger i systemet och då förutsätter att systemen gör sitt och genererar korrekta lönespecar. Några enhetschefer går igenom lönespecarna någon gång ibland. Det råder delade meningar gällande om det fyller ett syfte att införa en kontroll där enhetscheferna aktiv måste godkänna lönespecarna innan lönen betalas ut. Stickprov En riskfaktor vi sett i vår genomlysning av processen är det steg där ej planerad frånvaro ska läggas in i systemet och godkännas för att korrekta lönejusteringar ska göras. För att se hur rutinerna fungerar har vi på stickprovsbasis valt tre enheter där vi granskat sista veckan i januari 2015 (d.v.s. v ). För dessa enheter har vi tagit del av deras kalender där de gjort anteckningar om den frånvaro som varit under den aktuella veckan. Vi har valt att ta del av lönespecar för samtliga medarbetare där notering om frånvaro finns för den aktuella veckan. Totalt har 56 frånvarotillfällen stämts av mot lönespec. Inga oförklarade avvikelser har noterats bland stickproven. Vid granskningen av stickproven noterade vi flera avvikelser i ett första skede. Efter avstämning med aktuella enhetschefer visade det sig att det fanns naturliga förklaringar till avvikelserna. Avvikelserna förklarades bland annat av att person som markerats som frånvarande i enhetens kalender var frikopplad från enheten för att delta i ett projekt som innefattade hela kommunen. En annan förklaring var att personer som var noterade som frånvarande i enhetens kalender var utlånad till en annan enhet i kommunen. Dessa exempel visar ytterligare på hur komplex lönehanteringen är och att det ställer stora krav på enhetschefen för att lönerna ska bli korrekta. Iakttagelse och rekommendation Vi har noterat att lönehanteringen är komplex och innehåller många riskmoment där fel kan uppstå. Flera delar av lönehanteringen är manuell

14 Vi rekommenderar att kommunstyrelsen ser över möjligheten till ett utökat systemstöd i lönehanteringen i syfte att minska antalet manuella moment

15 About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings worldclass capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 210,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AB 15