Granskning av personalpolitikens genomförande Skara kommun. Maj 2015 Torbjörn Bengtsson och Jakob Janerheim

Transkript

1 16

2 Granskning av personalpolitikens genomförande Skara kommun Maj 2015 Torbjörn Bengtsson och Jakob Janerheim 17

3 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Granskningsresultat 3 3. Diskussion och bedömning 12 18

4 Sammanfattning Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Skara kommun fått uppdraget att granska personalpolitikens genomförande. Revisionsfråga Är personalpolitikens genomförande ändamålsenligt i Skara kommun? Svar på revisionsfråga Med bakgrund av gjorda iakttagelser i genomförd granskning är vår bedömning att personalpolitikens genomförande i flera delar inte är ändamålsenligt i Skara kommun. Kommunfullmäktige har fastställt ett mål att andelen arbetad tid utförd av timavlönade ska minska. Trots detta ökade antalet timmar utförda av timanställd personal med 15 % mellan år 2013 och Rekommendationer Kommunstyrelsen rekommenderas att vidta åtgärder med anledning av den ökande och ojämnt fördelade sjukfrånvaron inom nämnderna. Kommunstyrelsen rekommenderas att vidta åtgärder i syfte att öka medarbetarnas nöjdhet med kommunen som arbetsgivare. Utifrån vad som framkommit i granskningen lämnas följande iakttagelser och rekommendationer: Skara den 20 maj Iakttagelser Kommunstyrelsen har initierat ett ledarskapsprogram för chefer och ledare i Skara kommun. I intervjuer framförs endast positiva omdömen om ledarskarsprogrammet. År 2014 var det 19 chefer i kommunen som hade mer än 30 medarbetare, varav två hade mer än 50 medarbetare. Sjukfrånvaron i Skara kommun (7,1 %) är högre än rikets genomsnitt (6,2 %). Medarbetarnas nöjdhet med Skara kommun som arbetsgivare har minskat perioden DELOITTE AB Torbjörn Bengtsson Certifierad kommunal revisor Jakob Janerheim Revisor 19 1

5 1. Inledning 1.1 Bakgrund Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Skara kommun fått uppdraget att granska personalpolitikens genomförande. Bland kommunens utmaningar finns stora pensionsavgångar framöver och ökad konkurrens på arbetsmarknaden. Det ställer stora krav på kommunens verksamheter. Det ställer också krav på Skara kommun som arbetsgivare. Medarbetarundersökningen som genomfördes hösten 2014 visar att personalens nöjdhet med Skara kommun som arbetsgivare inte är tillfredsställande. Personalens helhetsomdöme om kommunen som arbetsgivare har även försämrats över tid. 1.2 Syfte och avgränsning Projektet syftar till att granska på vilket sätt nämnder och styrelser säkerställer ett ändamålsenligt genomförande av personalpolitiken. Uppdraget avser kommunstyrelsen och övriga nämnder i Skara kommun 1.4 Underliggande frågeställningar Vilka mål finns för personalpolitiken? Uppnås målen? Orsaker till utfallet i medarbetarundersökningen? Orsaker till de höga sjukskrivningstalen? Skillnader mellan nämnderna? 1.5 Revisionskriterier Granskningens revisionskriterier är Skara kommuns interna regelverk, mål, riktlinjer och beslut. 1.6 Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt genom intervjuer med 27 medarbetare och chefer inom kommunstyrelsens, barnoch utbildningsnämndens, kultur- och fritidsnämndens, omsorgsnämndens, samt nämnden för service och tekniks verksamheter. 1.3 Revisionsfråga Är personalpolitikens genomförande ändamålsenligt i Skara kommun? 20 2

6 2. Granskningsresultat Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier presenteras i följande kapitel resultatet av genomförd granskning. 2.1 Personalpolitiska mål Kommunfullmäktige har fastställt Skara kommuns personalstrategi för perioden I dokumentet framgår Skara kommuns personalstrategiska vision. Personalstrategisk vision Skara kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare som möjliggör verksamhetens utveckling och säkerställer en god service av hög kvalitet till våra medborgare. Fokusområden Särskilt fokus under perioden 2014 till 2018 läggs på bemötande och ledarskap genom de mål som listas nedan. Bemötande - Mål Samtliga som bor eller vistas i kommunen upplever ett gott bemötande och en god service från kommunens medarbetare. Samtliga medarbetare upplever och ger ett gott bemötande gentemot varandra. Ledarskap och medarbetarskap kännetecknas av ärlighet, tydlighet och förtroende. Uppnå en personalsammansättning som speglar samhället och kommuninvånarna. Ledarskap - Mål Medarbetare i Skara kommun får stöd och återkoppling från sin ledare. Chefen tydliggör och förankrar verksamhetens mål och riktning för medarbetarna. Chefen strävar efter att tillmötesgå medarbetares önskemål om sysselsättningsgrad utifrån verksamhetens möjligheter. Mål 2015 Nämnderna fastställer personalpolitiska mål för sin verksamhet utifrån perspektiven bemötande och ledarskap. År 2015 är det första året med målformuleringar utifrån det nya personalstrategiska programmet. Nämnderna arbetar enhetligt med målen och samtliga nämnder har tre strategiska mål, nämligen: Samtliga medarbetare upplever och ger ett gott bemötande I Skara utövas ett hälsosamt ledarskap Medarbetare ges möjlighet till inflytande över sin arbetstid. 21 3

7 Måluppfyllelsen inom respektive nämnd mäts genom den årliga medarbetarenkäten personalens betyg på skalan 1-6. I tabellerna nedan presenteras nämndernas målsättningar för verksamhetsåret Tabell 1. Nämndernas målsättningar för bemötande 2015 Samarbete i arbetslag Förtroende för chef Barn- och utbildningsnämnden 5,0 4,6 Kultur och fritidsnämnden 5,1 4,6 Kommunstyrelsen 5,2 5,3 Omsorgsnämnden 5,0 4,6 Räddningsnämnden 5,0 3,2 Nämnden för service och teknik 5,0 4,6 Tabell 2. Nämndernas målsättningar för ledarskap 2015 Barn- och utbildningsnämnden Stöd från chef Återkoppling Tydliga mål 4,5 4,4 5,0 Kultur och fritidsnämnden 4,5 4,4 5,0 Kommunstyrelsen 5,0 4,8 4,8 Omsorgsnämnden 4,5 4,4 4,5 Räddningsnämnden 3,5 3,2 4,0 Nämnden för service och teknik 4,5 4,4 5,0 Tabell 3. Nämndernas målsättningar för arbetstid 2015 Barn- och utbildningsnämnden Andel delade turer (%) Nöjd med sysselsättningsgrad 0 5,5 Kultur och fritidsnämnden 0 5,5 Kommunstyrelsen 0 5,7 Omsorgsnämnden 0,42 5,3 Räddningsnämnden 0 5,0 Nämnden för service och teknik 0 5,5 Vi noterar att det finns skillnad mellan nämnderna avseende nivån på målsättningarna. Kommunstyrelsen har generellt fastställt högre målsättningar än övriga nämnder. Kommunledningen framhåller att en förklaring till olika målnivåer är att Skara kommuns styrmodell bygger på decentralisering. Nämnderna har att sätta mål och indikatorer utifrån fullmäktiges övergripande mål. En naturlig följd blir att mål och indikatorer hamnar på olika nivåer. Utöver de mål som redogörs för ovan har vi noterat att nämnden för service och teknik har ett strategiskt mål att Utveckla medarbetarnas välbefinnande och kompetens. Nämnden har fastställt följande tre målsättningar: Antal sjukfrånvarotillfällen skall minska Kompetensutveckling i procent av lönebudget Enkät om välbefinnande till våra medarbetare 4 ggr/år. 22 4

8 Måluppfyllelse 2014 I tabellen nedan redogörs för nämndernas måluppfyllelse 2014 kopplat till visionen Skara kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare genom goda och utvecklande arbetsmiljöer. Vi redovisar den måluppfyllelse som respektive nämnd anger i kommunens årsredovisning Barn- och utbildningsnämnd, kultur- och fritidsnämnd, kommunstyrelse, omsorgsnämnd, samhällsbyggnadsnämnd samt utförarstyrelsen för service och teknik. Tabell 4. Nämndernas måluppfyllelse 2014 BUN KFN KS ON SN US Skara kommun ska vara den friska kommunen Mångfald vad avser kön, ålder, etnisk och kulturell bakgrund samt funktionsnedsättning ska öka. Medarbetare ska uppleva att de har intressanta och stimulerande arbetsuppgifter. Medarbetare ska få stöd och återkoppling från sin ledare Medarbetare ska ges möjlighet till individuella och flexibla arbetstider. Vi noterar särskilt att omsorgsnämnden och utförarstyrelsen för service och teknik uppgett en utmärkt måluppfyllelse för målet Skara kommun skall vara den friska kommunen. Omsorgsnämnden och utförarstyrelsen har högst sjukfrånvaro inom Skara kommun vilken uppgår till 9,0 % samt 6,3 % mot kommunens snitt på 7,1 %. 2.2 Medarbetarundersökningen Skara kommun har sedan 2012 genomfört en årlig medarbetarundersökning. Medarbetarundersökningen behandlar följande områden: Arbetsmiljö Arbetsinnehåll Organisation och struktur Ledarskap Samarbete inom arbetslaget Utveckling och kompetens Hälsa och stress. Medarbetarundersökningen indikerar att medarbetarna inte fullt ut är nöjda med Skara kommun som arbetsgivare. Resultatet visar på skillnader mellan nämnder samt mellan enheter inom samma nämnd. År 2012 var det personer som besvarade frågan, 2014 var det personer. Diagrammet visar en fallande trend i synen på Skara kommun som arbetsgivare. År 2012 var det 41 % av de svarande som instämde helt i att de är nöjda med Skara kommun som arbetsgivare. Hösten 2014 var det endast 34 % som instämde helt i det påståendet. 23 5

9 År 2012 var det 14 % som inte instämde alls i att de är nöjda med 50% 40% 30% 20% 10% 0% Skara kommun som arbetsgivare. Hösten 2014 hade den siffran ökat till 22 %. Diagram 1. Nöjdhet med Skara kommun som arbetsgivare Orsaker till utfallet i medarbetarundersökningen En av de frågor Deloitte fått att kartlägga är bakomliggande orsaker till utfallet i medarbetarundersökningen. Efter genomförda intervjuer med medarbetare från nämndernas verksamheter har vi gjort ett antal iakttagelser som var för sig kan ha en påverkan på synen på kommunen som arbetsgivare. Det är ingen heltäckande beskrivning men det är faktorer som enligt de intervjuade skapar ett missnöjde med arbetssituationen. Jag är som helhet nöjd med Skara kommun som arbetsgivare Andel av medarbetarna som instämmer helt Andel av medarbetarna som inte instämmer alls Lönepolicy Av kommunens lönepolicy framgår att medarbetare varje år skall erbjudas ett lönesamtal med sin närmaste chef. Lönesättningen ska vara individuell och differentierad och avspegla uppnådda mål och resultat. Enligt vissa intervjuer tillämpas inte alltid de framtagna lönepolitiska riktlinjerna inom kommunen. I praktiken förekommer det enligt vissa intervjuer att medarbetare ligger rätt i lön i förhållande till sin ålder. Timanställda inom förskolan I granskningen har framkommit att barn- och utbildningsförvaltningen systematiskt använder timanställda vikarier inom förskolan på ett sätt som minskar kontinuiteten och skapar osäkerhet bland de anställda. Förvaltningens instruktion är att när en timanställd vikarie närmar sig dagen för LAS får den personen inte längre ringas in. Tillvägagångsättet har påverkar stämningen på förskolorna då personalen tappat duktiga vikarier som de enligt uppgift haft ett mycket bra samarbete med. Nyanlända flyktingar Personal inom barn- och utbildningsförvaltningen framhåller en frustration över den bristande beredskapen för att hantera nyanlända flyktingar inom förskola och skola. Barn som inte kan svenska blir utplacerade i klasser utan att någon extra resurs tilldelas klassen. Stort ansvar läggs på den enskilde läraren som utöver sin ordinarie klass skall undervisa den eller de nyanlända eleverna. 24 6

10 Schemaläggning inom äldreomsorgen Vi har i granskningen noterat att det inom äldreomsorgen i Skara kommun förekommer olika modeller för schemaläggning. Detta medför att personalen inom några enheter arbetar var tredje helg när personalen inom andra enheter arbetar varannan helg. Sjukfrånvaro kommunalt anställda I diagrammet nedan presenteras sjukfrånvaron i Skara kommun jämfört med samtliga kommuner i länet samt i jämförelse med riket genomsnitt, åren Sjukfrånvaron avser den totala sjukfrånvarotiden som andel av den tillgängliga ordinarie arbetstiden. I genomförda intervjuer har vi fått indikationer på att förfarandet riskerar att skapa motsättningar och missnöjdhet bland personalen då inte alla arbetar lika många helger. Sammanträden I genomförda intervjuer framhålls flera gånger att mycket arbetstid försvinner i olika möten. Personer som intervjuats berättar dels om att de deltar i möten som de inte anser är relevanta för deras arbete, dels berättas om ineffektiva möten som tar lång tid på grund av bristande struktur. Chefer framhåller att de istället för att förlägga delar av sin tid på ineffektiva möten skulle kunna utveckla verksamheten och ge tid till sina medarbetare. 2.3 Sjukfrånvaro Skara kommun har en sjukfrånvaro som år 2014 uppgår till 7,1 % av den totala arbetstiden. Sjukfrånvaron har ökat i kommunen de senaste åren vilket följer trenden i riket i stort. Åren var sjukskrivningstalen i riket låga i ett historiskt perspektiv. Uppgifterna nedan är inhämtade från Skara kommun, Sverige kommuner och landsting samt kommun- och landstingsdatabasen Kolada. 8% 7% 6% 5% 4% 3% Sjukfrånvaro kommunalt anställda, totalt i procent Skara Västra Götalands län (ovägt medel) Alla kommuner (ovägt medel) Diagram 2. Sjukfrånvaro kommunalt anställda. Vi noterar att Skara kommun hade en betydligt lägre sjukfrånvaro (4,3 %) år 2010 än länet (4,9 %) och rikets kommuner (5,0 %). Mellan år 2011 och 2012 skedde en väsentlig ökning av sjukfrånvaron i Skara kommun. Sedan dess har sjukfrånvaron i Skara kommun varit högre än i rikets och i länets kommuner. År 2014 var Skara kommuns sjukfrånvaro (7,1 %) betydligt högre än länets (6,3 %) och rikets kommuner (6,2 %). 25 7

11 Sjukfrånvaro jämförelse mellan förvaltningar I tabellen nedan presenteras sjukfrånvaron inom förvaltningarna i Skara kommun. Tabell 5. Sjukfrånvaro i kommunens förvaltningar (%) Förvaltning Kommunledningskontor 1,4 2,0 1,0 2,3 3,1 Kultur och Fritid 4,8 3,9 5,0 4,3 5,8 Samhällsbyggnad - - 1,1 0,7 5,1 Barn och utbildning 3,6 3,9 5,5 5,4 5,8 Omsorg 5,0 5,5 7,0 7,6 9,0 Service och teknik 4,8 4,3 5,1 6,5 6,3 Räddningstjänst - 0,8 2,8 0,3 0,3 Sjukfrånvaro jämförelse kvinnor och män 2014 Tabell 6. Sjukfrånvaro kommunalt anställda fördelat på kön år 2014 Kommun Sjukfrånvaro kvinnor % Sjukfrånvaro män % Alla kommuner 7,0 4,0 Västra Götalands län 7,6 4,2 Skara kommun 7,9 3,0 Noterbart är att Skara kommun har en lägre sjukfrånvaro bland män än länets och rikets genomsnitt. Sjukfrånvaron bland kvinnor är högre i Skara än övriga. När den totala sjukfrånvaron i Skara ökade väsentligt mellan år 2011 och 2012 så minskade sjukfrånvaron bland män i kommunen. Kommunen 4,3 4,6 5,9 6,3 7,1 Omsorgsförvaltningen har genomgående högst sjukfrånvaro av förvaltningarna och sjukfrånvaron har ökat med 18 % mellan år 2013 och 2014 inom förvaltningen. Vi noterar särskilt att omsorgsförvaltningen är den enda förvaltning som har en sjukfrånvaro som är högre än kommunens genomsnitt. 10% 8% 6% 4% 2% 0% Sjukfrånvaro kvinnor och män Skara kommun Kvinnor Män Diagram 3. Sjukfrånvaro kvinnor och män i Skara kommun. 26 8

12 Andel långtidssjukfrånvaro 2014 I tabellen presenteras summan av tid med långtidssjukfrånvaro 60 dagar eller mer i förhållande till total sjukfrånvarotid. Tabell 7. Långtidssjukfrånvaro kommunalt anställda år 2014 Kommun Långtidssjukfrånvaro 60 dagar % Alla kommuner 47,4 Västra Götalands län 52,5 Skara kommun 48,6 Skara avviker inte nämnvärt från rikets genomsnitt men har en lägre långtidssjukfrånvaro än länets genomsnitt. Intervjuer En sammantagen bild efter genomförda intervjuer med medarbetare från kommunens verksamheter är att många upplever att arbetsrelaterade sjukskrivningar ökar. Kommunens egen analys visar att omkring 40 % av sjukskrivningarna år 2014 beror på psykiska sjukdomar och syndrom. Intervjuade chefer upplever i flera fall att det ligger ett stort ansvar på dem att följa upp personalens sjukskrivningar. De uppger i intervjuer att när arbetssituationen är stressad tenderar cheferna att inte gå på djupet med orsakerna till sjukskrivningarna utan accepterar att medarbetarna har hög sjukfrånvaro. Vi bedömer att det finns en avsaknad av en tydlig strategi för att hantera den ökade sjukfrånvaron inom kommunens verksamhet. Sjukfrånvaro i olika åldersgrupper Tabell 8. Sjukfrånvaro fördelat på åldersgrupper Kommun Sjukfrånvaro åldersgrupp 29 år % Sjukfrånvaro åldersgrupp år % Sjukfrånvaro åldersgrupp 50 år % Alla kommuner 4,9 6,0 7,0 Västra Götalands 5,1 6,7 7,6 län Skara kommun 4,8 6,4 8,5 Vi noterar att Skara kommun framförallt har en hög sjukfrånvaro i åldersgruppen över 50 år. 27 9

13 2.4 Ledarskap Genomförda intervjuer visar att det finns stora skillnader mellan olika verksamheter och enheter i synen på ledarskapet. Många är nöjda med ledarskapet i kommunen men det finns också de som inte är nöjda. Medarbetare har framfört att förtroendet för deras chef brister av flera olika anledningar. Orsaker som tenderar att återkomma i intervjuerna är: Bristande återkoppling Bristande kommunikation Avsaknad av dialog Tillgänglighet går inte att få tag på chefen Bristande aktivitet det händer inget Lågt i tak man är obekväm om man säger saker som inte passar. Det framgår i intervjuer att medarbetare i förekommande fall lämnat sina tjänster inom kommunen som en följd av dåligt ledarskap. Ledarskapsprogram Skara kommun har initierat ett ledarskapsprogram för samtliga chefer och ledare inom kommunens verksamhet. Ledarskapsprogrammet innefattar chefsintroduktion, ledarskapsutbildning samt certifieringskurser. De personer vi intervjuat som tagit del av ledarskapsprogrammet har varit enbart positiva till upplägget. Medarbetare per chef I personalbokslutet 2014 framgår att Skara kommun har 81 chefer på olika nivåer. 19 chefer har över 30 medarbetare Av dessa 19 har två chefer över 50 medarbetare. Chefer med över 30 medarbetare återfinns inom: Barn- och utbildningsförvaltningen (9 st) Förvaltning för service och teknik (2 st) Omsorgsförvaltningen (8 st). Antalet chefer med mer än 30 medarbetar har ökat från 16 stycken år 2013 till 19 stycken år Det finns inget fastställt mål för antalet medarbetare per chef i kommunen år Omsättning på chefer I flera intervjuer har personer lyft frågan att en omsättning på chefer skapar osäkerhet och ökad arbetsbelastning i verksamheten. Under 2014 var det följande antalet chefer på nivån enhetschef/rektor som slutade: Barn- och utbildningsförvaltningen 3 av 16 rektorer slutade Omsorgsförvaltningen 5 av 22 enhetschefer slutade Övriga förvaltningar 2 av 12 enhetschefer slutade. Verksamhetens mål I genomförda intervjuer framgår att det inom flera verksamheter finns olika syn på vilka mål som styr verksamheten. Flera chefer berättar i intervjuer att god kvalitet och arbetsmiljö är de viktigaste målen för verksamheten. Medarbetarna framhåller återkommande i intervjuer att det budskap de får från sina ledare är att ekonomin är överordnad allt och att budgeten är det viktigaste målet

14 2.5 Timanställningar Kommunfullmäktige har fastställt att huvudprincipen för anställning inom Skara kommun skall vara arbete på heltid eller på önskad sysselsättningsgrad. Timanställningar skall minska enligt fullmäktiges mål Arbetade timmar timavlönad personal Vi har i granskningen noterat att timmar som utförs av timanställd personal ökat under de senaste 5 åren. Det senaste året utfördes över timmar av timanställd personal i Skara kommun vilket motsvarar 131 årsarbetare, en ökning med 15 % från Flest timmar utfördes inom: Omsorgsförvaltningen motsvarande 83 årsarbetare Barn och utbildningsförvaltningen motsvarande 34 årsarbetare Övriga förvaltningar motsvarande 14 årsarbetare. Timmar Av kommunens personalbokslut framgår att orsakerna till det ökade antalet timanställda bland annat är tillfälligt uppkomna personalbehov, pågående bemanningsplanering eller svårigheter att fylla behov med utbildad personal. Diagram 4. Arbetade timmar timavlönad personal Skara kommun total

15 3. Diskussion och bedömning Utifrån resultatet av genomförd granskning presenteras i följande kapitel en diskussion kring gjorda iakttagelser samt rekommendationer och förslag på utvecklingsområden. överväga att fastställa ett mål för medarbetarnas nöjdhet med Skara kommun som arbetsgivare. Nämndernas mål Nämnderna har fastställt mål för bemötande, ledarskap och arbetstid. Vi har noterat att nivån på målsättningarna skiljer sig åt mellan nämnderna. Detta riskerar att skapa en missvisande bild över situationen inom respektive nämnds verksamhet. Detta illustreras tydligast genom nämndernas måluppfyllelse för 2014 där omsorgsnämnden samt nämnden för service och teknik uppgett en utmärkt måluppfyllelse för sjukfrånvaron trots att sjukfrånvaron är högst inom de två nämnderna. I syfte att öka jämförbarheten och möjligheterna till rättvisande uppföljning bör nämnderna överväga att fastställa mål på samma nivå. I granskningen har iakttagits att nämnden för service och teknik är den enda nämnd som fastställt mål för kompetensutveckling och minskad sjukfrånvaro år Vi ser det som mycket positivt att nämnden har tagit in dessa områden som en del av personalperspektivet. Det är angeläget för övriga nämnder att överväga om mål för sjukfrånvaro och kompetensutveckling skall innefattas i budgeten framöver som ett led i att utveckla personalarbetet. Det är viktigt i sammanhanget att poängtera svårigheterna i att ta fram någon generell lösning för aggregerad nivå. Sannolikheten för att det skall finnas ett problem som finns i alla verksamheter är låg och det är därför viktigt att arbeta med specifika åtgärder för respektive nämnds verksamhet. Sjukskrivningar Kommunen konstaterade redan år 2012 att inriktningen på företagshälsovården ändrat karaktär och blivit mer förebyggande än tidigare. Några effekter av det förebyggande arbetet kan inte ses i sjukfrånvarostatistiken då sjukfrånvaron ökar och Skara kommun alltjämt har en hög sjukfrånvaro i jämförelse med andra kommuner. Den höga sjukfrånvaron i Skara kommun som i huvudsak kan härledas till kvinnor över 50 inom omvårdnadssektorn kräver omfattande analys. Det är positivt att kommunfullmäktige genom arbetsmiljöpolicyn fastställt ett mål för minskad sjukfrånvaro bland kvinnor med två procentenheter fram till Viktigt nu är att sätta in åtgärder och löpande följa upp resultatet. Vi konstaterar att allt fler medarbetare är missnöjda med Skara kommun som arbetsgivare samtidigt som fullmäktige fastställt visionen Skara kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare som möjliggör verksamhetens utveckling och säkerställer en god service av hög kvalitet till våra medborgare. I syfte att öka möjligheterna till uppföljning bör kommunen Att ansvaret för att följa upp sjukfrånvaron ligger på respektive chef ställer stora krav på de chefer som har ett stort antal medarbetare under sig. Av intervjuerna framgår också att uppföljning av sjukskrivningar i många fall blir lidande till följd av hög arbetsbelastning. Kommunstyrelsen bör överväga åtgärder för att i ännu större mån stötta chefer inom framförallt 30 12

16 omvårdnadsförvaltningen som i flera fall har ett stort antal medarbetare och hög sjukfrånvaro bland personalen. En bidragande orsak till höga sjukskrivningstal samt missnöjdhet med Skara kommun som arbetsgivare kan vara en hög omsättning på chefer inom vissa verksamheter i kommunen. Inom omsorgsförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen slutade ca 20 % av enhetscheferna/rektorerna under Ledarskap Det framgår i intervjuer att ledare inom Skara kommun deltar i möten som inte upplevs som meningsfulla. Tiden som läggs på dessa möten skulle istället kunna användas till att utveckla verksamheterna och träffa sina medarbetare. Vi anser att en god dialog är av stor vikt för de anställdas nöjdhet och i förlängningen de anställdas syn på kommunen som en attraktiv arbetsgivare. En mer effektiv och rationell möteskultur ökar förutsättningar för en god kommunikation mellan medarbetare och chef. Genomgående i samtal med medarbetare inom nämndernas verksamheter framhålls vikten av att chefen finns på plats i verksamheten. Få medarbetare tycks egentligen bry sig om vad chefen säger eller gör på dagarna men fäster stor vikt vid att ledaren finns på plats. Av intervjuerna framgår att det inte är innehållet i dialogen utan att dialogen äger rum som är det viktiga. Att chefen har en arbetsplats på enheten blir viktigt. viktigaste. Vi vill belysa risken med att chefer lyfter ner ett ansvar på den enskilde medarbetaren för verksamhetens budget eller effektivitet, en fråga de ofta inte har några större möjligheter att påverka. Vidare kan det indikera en bristande dialog mellan chefer och medarbetare. Inom flera verksamheter återfinns en osäkerhet hos medarbetarna vilket får effekt på utfallet i medarbetarundersökningen. Osäkerheten kan till exempel bottna i stor personalomsättning, budgetunderskott och oro för neddragningar. En chef berättar till exempel om personalneddragningar som gjordes år 2012 men som fortfarande är ett återkommande ämne vid medarbetarsamtal. En samstämmig bild i samtal med medarbetare och chefer är att en bristande känsla av delaktighet, dialog och kommunikation påverkar nöjdheten med kommunen som arbetsgivare. Det finns också indikationer som tyder på ett samband mellan antalet medarbetare per chef och nöjdheten med Skara kommun som arbetsgivare. Forskare vid Göteborgs universitet framhåller att den operativa chefen har en nyckelroll i organisationen. Han eller hon ska omvandla fullmäktiges och nämndens planer till konkret verksamhet inom budgetramen, med en personal som mår bra och en effektiv verksamhet. En chef som har bra Vi har noterat att det ofta finns skilda uppfattningar mellan medarbetare och chefer i fråga om vilka mål som är de viktigast för verksamheten. Chefer framhåller att kvaliteten är viktigast samtidigt som medarbetarna i intervjuer berättar att de får höra att budget och ekonomi i balans är det 31 13

17 förutsättningar skapar även bra förutsättningar för sin personal att trivas på jobbet och leverera bra service. 1 Forskarna listar ett antal faktorer som skapar dåliga respektive god arbetsförhållanden inom offentlig sektor. Tabell 9. Faktorer som skapar dåliga arbetsförhållanden Faktorer som skapar dåliga arbetsförhållanden Ekonomin som enda mål för verksamheten. En budget i balans Decentraliserad problemlösning, till exempel beslut om hur verksamheten ska lösas med minskade resurser skjuts neråt i organisationen Semiformell maktstruktur med gruppledare eller samordnare som har ansvar men små befogenheter Kortsiktig passiv strategi för problemlösning, ad-hoc-lösningar istället för att bryta mönster Diffust kollektivt ansvar, allas ansvar som lätt blir ingens ansvar De anställda har en strategi att ta personligt ansvar Tabell 10. Faktorer som skapar bra arbetsförhållanden Faktorer som skapar bra arbetsförhållanden Ekonomi och kvalitetsmål för verksamheten Resultatmätning av mätbara mål Formell beslutsstruktur Chefen skapar genomförbara strukturella lösningar på konkreta problem i arbetsuppgifterna Individanpassad arbetsfördelning Tydlig ansvarsfördelning Arbetsgruppen tar gemensamt ansvar för att avgränsa och genomföra arbetet - man hjälps åt vid arbetstoppar Genomförda intervjuer indikerar att det inom Skara kommun existerar flera av de faktorer som skapar dåliga arbetsförhållanden. Exempelvis har vi fått berättat för oss om vikten av budget i balans, förekomsten av ad-hoclösningar vid hög personalomsättning samt allas ansvar för att nå effektivitetsmål. Avslutning Ett argument som ofta lyfts i samtal med chefer inom organisationen är att medarbetarenkäten endast ger en ögonblicksbild och att dagsformen i mycket avgör utfallet. Det finns en skepsis mot medarbetarenkäten som utvecklingsinstrument. Vi vill poängtera att trenden är tydlig i att nöjdheten med kommunen som arbetsgivare sjunkit över en treårsperiod. Kommunstyrelsen har en viktig uppgift i att förmedla vikten av att se

18 medarbetarenkäten som ett verktyg för att utveckla verksamheten till något ännu bättre. Det fallande resultatet på medarbetarenkäten föranleder djupgående analys och åtgärder från kommunstyrelsens sida framöver och det är angeläget med en årlig uppföljning av åtgärdernas effekt. Svar på revisionsfrågan och rekommendationer Den övergripande revisionsfrågan är: Utifrån vad som framkommit i granskningen lämnas följande rekommendationer och förslag på utvecklingsområden: Kommunstyrelsen rekommenderas att vidta åtgärder med anledning av den ökande och ojämnt fördelade sjukfrånvaron inom nämnderna. Kommunstyrelsen rekommenderas att vidta åtgärder i syfte att öka medarbetarnas nöjdhet med kommunen som arbetsgivare. Är personalpolitikens genomförande ändamålsenligt i Skara kommun? Med bakgrund av iakttagelser i genomförd granskning är vår bedömning att personalpolitikens genomförande i flera delar inte är ändamålsenligt i Skara kommun

19 About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings worldclass capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 210,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AB 34