Vadstena kommun. Granskning av socialnämndens styrning och ledning av verksamheten. Elvira Hendeby och Tomislav Condric.

Transkript

1 Vadstena kommun Granskning av socialnämndens styrning och ledning av verksamheten Elvira Hendeby och Tomislav Condric

2 Innehåll Statistik kopplat till ekonomi - äldreomsorg Statistik kopplat till ekonomi IFO Statistik kopplat till ekonomi funktionshinderomsorgen Driftsredovisning Underliggande frågor Iakttagelser Rekommendationer Svar på revisionsfrågan 2

3 Revisionsfråga Har socialnämnden en tillfredsställande styrning och ledning av verksamheten? 3

4 Underliggande frågeställningar På vilket sätt följer socialnämnden upp verksamheten? På vilket sätt följer socialnämnden upp ekonomin? Hur agerar socialnämnden på förvaltningens information om verksamhet och ekonomi? Finns det ett tillfredsställande ledarskap inom förvaltningen? Hur är personalens arbetsmiljö? 4

5 Underliggande frågeställningar Hur ser kontinuiteten ut bland handläggarna inom myndighetsutövningen? Är det en tillfredsställande tidsanvändning inom individ- och familje-, funktionshinderoch äldreomsorgens verksamheter? Hur ser bemanningsnivån ut inom individ- och familje-, funktionshinderoch äldreomsorgens verksamheter? Hur mycket resurser satsas på öppenvården inom Vadstena kommun? Utvecklingen av antalet sjukdagar? 5

6 Statistik kopplat till ekonomi Äldreomsorg 6

7 Kostnad för kommunens omsorg om äldre Vård och omsorg om äldre totalt, tkr Vård- och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende, äldre, tkr Därav; Vård- och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende, hemtjänst, äldre, tkr Vård- och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende, korttidsboende, äldre, tkr Vård och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende, dagverksamhet, äldre, tkr Vård och omsorg enligt SoL och HSL i särskilt boende/annat boende, äldre, tkr Källa: SCB Kostnaden för äldreomsorgen har ökat med 16,2 mnkr (17%) på två år. Hemtjänsten har ökat sina kostnader med 45 %. En förklaring till kostnadsökningen är övertagandet av hemsjukvården som ökat kostnaderna. En skatteväxling med 25 öre gjordes 2014 vilket motsvarar ca 4,2 mnkr. Någon exakt bedömning av effekterna av övertagandet finns ännu inte. 7

8 Offentlig statistik Intäkter äldreomsorgen Avgiftsintäkter äldreomsorg, kr/inv Externa lokalintäkter äldreomsorg, kr/inv Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög * Avgiftsintäkter avser äldreomsorg i ordinärt- och särskilt boende dividerat med antalet invånare (ca 7 400). * Externa lokalintäkter består av hyror som den enskilde betalar. * De redovisade avgiftsintäkterna för äldreomsorg har minskat drastiskt mellan Med hänsyn till att Vadstena har en mer omfattande äldreomsorg än genomsnittskommunen framstår intäkterna som låga. 8

9 Offentlig statistik Kostnad äldre Kostnad äldreomsorg, kr/inv Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Äldreomsorgskostnaden har ökat kraftigt från en genomsnittlig till en hög nivå. Kostnaden per invånare ökar med 16 %, samtidigt som genomsnittskommunen ökat med 6,2 %. Som framgår senare i rapporten har den kraftiga kostnadsökningen fortsatt

10 Offentlig statistik Nettokostnad Nettokostnad äldreomsorg, kr/inv Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Nettokostnaden har ökat med 18 % (alltså mer än bruttokostnaden) pga att kommunen redovisar lägre intäkter. 10

11 Offentlig statistik Standardkostnad Standardkostnaden* vård och omsorg om äldre, kr/inv Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Standardkostnaden ökar mellan åren men ökningen i Vadstena är procentuellt lägre än riket i genomsnitt vilket indikerar att antalet äldre ökar i långsammare takt jämfört med genomsnittskommunen. * Standardkostnad = den kostnad kommunen borde ha med dess strukturella förutsättningar (ålderssammansättning, andel ensamstående mm.). 11

12 Offentlig statistik Nettokostnadsavvikelse Nettokostnadsavvikelse äldreomsorg, (%) Alla kommuner (ovägt medel) 1,2 1,4 1,4 Boxholm 2,3-0,0 6,4 Mullsjö -7,6 10,4 13,2 Vadstena -29,4-23,4-21,0 Ödeshög -22,3-23,0-22,5 Nettokostnadsavvikelsen visar att kostnaden för äldreomsorgen är 21% lägre än standardkostnaden vilket betyder att Vadstena kan sägas ha en billig äldreomsorg. 12

13 Intern statistik Hemtjänst Antal brukare* Timmar (schablon) *Antal brukare inkluderar även brukare som enbart har larm Hemtjänst** 2012 oktober 2013 oktober 2014 oktober 2015 oktober Antal personer som var beviljade hemtjänst i oktober månad Antal hemtjänsttimmar totalt i oktober månad () Antalet hemtjänsttimmar har ökat mycket kraftigt fr o m 2014, samtidigt som kommunen tog över ansvaret för hemsjukvården. ** Antal personer som var beviljade hemtjänst samt antalet beviljade hemtjänsttimmar oktober respektive år. Källa: Socialstyrelsen samt nämndens uppgifter. 13

14 Intern statistik Korttidsboende Antal korttidsplatser Antal lediga platser Inga Inga Inga Antal årsarbetare 7,7 7,7 7,7 Enligt förvaltningen har det inte varit några tomma platser på korttidsboendet. Vi har dock ingen tillgång till statistik avseende platsutnyttjande. 14

15 Statistik kopplat till ekonomi IFO 15

16 Offentlig statistik Standardkostnad Standardkostnad individ- och familjeomsorg, kr/inv Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Standardkostnaden för år 2014 har påverkats av en ny modell för beräkning av standardkostnaden vilket fått ett mycket kraftigt genomslag för Vadstena. 16

17 Offentlig statistik Nettokostnadsavvikelse Nettokostnadsavvikelse individ- och familjeomsorg (%) Alla kommuner (ovägt medel) 13,0 4,6 4,7 Boxholm 24,0-32,2-23,2 Mullsjö 31,0 35,0 25,0 Vadstena 49,6 11,0 27,8 Ödeshög 33,7 28,9 33,7 Trots att standardkostnaden ökat kraftigt för Vadstena har Vadstena ökat sin nettokostnadsavvikelse Nettokostnadsavvikelsen indikerar att kostnaden för individ- och familjeomsorg i Vadstena kommun är 27,8% för hög för år

18 Offentlig statistik Kostnader individ- och familjeomsorg Kostnad barn och ungdomsvård, kr/inv Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Kostnaden för barn- och ungdomsvård har ökat med 63 % mellan samtidigt som genomsnittskommunen ökat kostnaderna med 11 %. 18

19 Offentlig statistik Kostnader individ- och familjeomsorg Kostnad ekonomiskt bistånd, kr/inv Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Arbetslöshet % Alla kommuner (ovägt medel) 7,1 7,4 6,8 Boxholm 6,3 7,8 6,4 Mullsjö 5,5 5,6 4,4 Vadstena 6,1 6,2 6,0 Ödeshög 7,3 7,8 6,7 Vadstena har låg arbetslöshet samtidigt som kommunen har en genomsnittlig kostnad för ekonomiskt bistånd. Arbetslösheten minskar mellan 2013 och 2014 vilket inte återspeglas i minskade kostnader. 19

20 Offentlig statistik Kostnader individ- och familjeomsorg Kostnad familjehems- och institutionsvård barn och unga, kr/inv 0-20 år Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Förklaringen till den ökande kostnaden för barn- och ungdomsvården är familjehem och institutionsvården som ökar kostnaderna med 79 %. 20

21 Offentlig statistik Kostnader individ- och familjeomsorg Kostnad familjehemsvård barn och unga, kr/inv 0-20 år Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Kostnad institutionsvård för barn och unga kr/inv 0-20 år Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Vadstena har kraftigt ökade kostnader både för familjehemsvård och institutionsvård. Den kraftigaste ökningen finns inom institutionsvården. 21

22 Offentlig statistik Kostnader individ- och familjeomsorg Kostnad öppna insatser barn och unga, kr/inv Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Vadstenas kostnader för öppna insatser är på en genomsnittlig nivå. Resurserna har ökat mellan

23 Offentlig statistik Kostnader individ- och familjeomsorg Nettokostnad missbrukarvård totalt för vuxna, kr/inv Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Vadstenas kostnader för missbruksvård har ökat men ligger fortfarande under medel. 23

24 Offentlig statistik Kostnader individ- och familjeomsorg Kostnad övriga öppna insatser vuxna missbrukare, kr/inv. Ej individuellt behovsprövat Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Vadstena satsar något mindre resurser än den genomsnittliga kommunen på öppna insatser för missbrukare. 24

25 Statistik kopplat till ekonomi Funktionshinderomsorgen 25

26 Offentlig statistik Kostnad för kommunens omsorg om personer med funktionsnedsättning, tkr, källa SCB vård och omsorg enligt SoL och HSL i särskilt boende/annat boende, pers. med funktionsnedsättning, tkr öppen verksamhet, personer med funktionsnedsättning, tkr vård och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende, övriga insatser, pers. med funktionsnedsättning, tkr Insatser enligt LSS/SFB, tkr, nettokostnad boende vuxna enligt LSS, tkr boende barn och unga enligt LSS, tkr personlig assistans enligt LSS/SFB, tkr daglig verksamhet enligt LSS, tkr övriga insatser enligt LSS, tkr Kostnad för insatser enligt LSS/SFB har ökat mellan Ökningen ser ut att framförallt vara kopplad till en ökning av kostnaden för boende. Kostnaden för personlig assistans har minskat. 26

27 Offentlig statistik Kostnader Funktionshinderomsorgen Kostnad boende enligt LSS kr/0-64 år Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög I denna sammanställning ser vi tydligt att kostnaden för boende enligt LSS har ökat kraftigt mellan 2013 och Kostnadsökningen förklaras enligt förvaltning av fler platser och ökad bemanning. 27

28 Offentlig statistik Kostnader Funktionshinderomsorgen Kostnad exkl lokalkostnader boende enligt LSS kr/brukare Alla kommuner (ovägt medel) Boxholm Mullsjö Vadstena Ödeshög Vadstena har mycket höga kostnader per brukare. De höga kostnaderna förklaras enligt förvaltningen av en hög bemanning p g a särskilt vårdkrävande brukare. 28

29 Driftsredovisning 29

30 Driftsredovisning socialnämnd Driftsredovisning tkr Utfall 2014 Utfall 2015 Budget 2015 Intäkter Kostnader Nettokostnad Budgetavvikelse Socialnämnden ökar sina nettokostnader mellan med 14,4 mnkr (9,9 %) och överskrider budget med 16,3 mnkr. 30

31 Driftsredovisning socialnämnd Driftsredovisning, nettokostnad tkr Utfall 2015 Budget 2015 Vård och omsorg i ordinärt boende för äldre Vård och omsorg i särskilt boende enligt SOL Avvikelse mot budget Öppen verksamhet äldre Färdtjänst Vård och omsorg i ordinärt boende för funktionsnedsatta Insatser enligt LASS, LSS och HSL Individ och familjeomsorg Hemsjukvård Övrigt När man tittar på detaljerna i socialnämndens utfall så framgår att det stora underskottet finns inom äldreomsorgen och framförallt hemtjänsten. Även funktionshinderomsorgen gör ett mycket stort underskott, procentuellt större än äldreomsorgen. 31

32 Underliggande frågor 32

33 Underliggande frågor På vilket sätt följer socialnämnden upp verksamheten? Nämnden tar del av förvaltningens information. En genomgång av 2015 års protokoll från socialnämnden visar avsaknad av beslut om kostnadsreduceringar för att nå budget. Vid vår genomgång av nämndens protokoll hittar vi några möten som berör uppföljning av verksamheten: 27/1 - ges en information av socialchefen om utvecklingsområden för korttids- och fritids inom LSSverksamheten. Vidare ges en information gällande behovet av boendeplatser för äldre 24/2 - ges en information om slutrapport gällande hemsjukvården i Östergötland 24/2, 24/3 och 19/6 ges information om verksamheterna av socialchefen 29/9, 20/10, 24/11, 15/12 information om verksamheterna föredragare kommunchef 29/9 information om utvecklingsområdet korttids- och fritids LSS föredragande enhetschef 33

34 Underliggande frågor På vilket sätt följer socialnämnden upp verksamheten? Forts. 20 okt information om behov av ytterligare HVB-hem i Vadstena föredragande enhetschefer 24 nov beslutsärende behov av ytterligare HVB-hem i Vadstena föredragande kommunchef och enhetschef 15 dec information om utvecklingsområdet korttids- och fritids LSS föredragande kommunchef och enhetschef. På vilket sätt följer socialnämnden upp ekonomin? Ekonomisk uppföljning är en punkt på nämndens agenda varje möte Ekonom informerar om det ekonomiska utfallet och dess orsaker 34

35 Underliggande frågor Hur agerar socialnämnden på förvaltningens information om verksamhet och ekonomi? Socialnämnden godkänner de framtagna ekonomiska rapporterna. Den 29 sep gav socialnämnden enhetscheferna i uppdrag att ta fram en risk- och konsekvensanalys av en budget i balans Den 24 november presenterade samtliga enhetscheferna konsekvenserna för varje verksamhetsområde. Nämnden tog del av informationen, men gav inget uppdrag till förvaltningen. 35

36 Underliggande frågor Finns det ett tillfredsställande ledarskap inom förvaltningen? Det har varit en bristande kontinuitet i förvaltningsledningen vilket skapat en otydlighet i styrning och ledning av förvaltningen. I samband med intervjuerna och av vår protokollsgranskning framkommer att det även varit en otydlighet i nämndens styrning och ledning under Nämnden har inte givit några uppdrag eller särskilda direktiv med anledning av det ekonomiska underskottet. Nuvarande socialchef är tillförordnad socialchef sedan Den tidigare socialchefen var anställd mellan Vid intervjuerna framkommer att de anställda är nöjda med nuvarande förvaltningschef. Det har enligt förvaltningen varit en låg omsättning av enhetschefer inom individ- och familjeomsorgen och äldreomsorgen mellan Under 2015 har en enhetschef slutat inom äldreomsorgen, ingen inom IFO. 36

37 Underliggande frågor Hur ser kontinuiteten och erfarenheten ut bland handläggarna inom myndighetsutövningen? Under 2015 har följande anställningar avslutats inom IFO: 1 behandlare inom missbruk (pensionsavgång) 2 socialsekreterare (av 12 anställda) Under 2015 har följande anställningar avslutats inom funktionshinderomsorgens myndighetsutövning: 2 biståndshandläggare (av 5 anställda) Antalet nyanställda inom IFO 2015: 1 st. behandlare inom missbruk (finns en anställning inom missbruk) 4 st. socialsekreterare Antalet nyanställda inom funktionshinderomsorgen 2015: 2 biståndshandläggare Enligt förvaltningen är det svårt att behålla personalen, de är attraktiva på arbetsmarknaden. Omsättningen inom IFO har inneburit dyra interimslösningar (bemanningsföretag) för att bibehålla bemanningskapaciteten. 37

38 Underliggande frågor Är det en tillfredsställande tidsanvändning inom individ- och familje-, funktionshinderoch äldreomsorgens verksamheter? Inom äldreomsorgen är socialnämnden på väg att införa ett nytt tidsmätningssystem (från Mobipen till Viva omsorg) som kommer att innebära att tidsanvändningen hos brukaren inom hemtjänsten kan följas upp. För 2015 kan endast tillgänglig tid ställas mot beviljad schablontid. Vi har dock inte lyckats få del av hur stor den tillgängliga tiden är. Vår erfarenhet från andra kommuner visar att differensen mellan beviljad tid och utförd är procentenheter. 38

39 Underliggande frågor Hur ser resursutnyttjandet ut inom äldreomsorgen? Hemtjänst År Antal brukare Beviljad tid timmar (enligt beviljad schablontid) timmar (enligt beviljad schablontid) timmar (enligt beviljad schablontid) Den beviljade tiden för brukarna har ökat kraftigt under Som framgår ovan har antalet timmar fortsatt att öka kraftigt under Hur mycket av den beviljade tiden som blir utförd tid finns alltså ingen uppgift om. 39

40 Underliggande frågor - bemanningsnivån Platser Årsarb per plats Wasagården 52 32,4 0,62 Vätterngården 44 38,9 0,88 Totalt särskilt boende 96 71,2 0, Platser Årsarb per plats Wasagården 52 32,4 0,62 Vätterngården 44 38,9 0,88 Totalt särskilt boende 96 71,2 0, Platser Årsarb per plats Wasagården 52 36,8 0,71 Vätterngården 44 i u i u Totalt särskilt boende 96 i u i u Platser Årsarb per plats Wasagården ,7 Vätterngården 44 41,5 0,94 Totalt särskilt boende 97 78,5 0,81 Bemanningen (dagtid) inom särskilt boende per plats har ökat men närmare 10 % mellan Personaltätheten har ökat på båda boendena. 40

41 Underliggande frågor bemanningsnivån Korttidsboende År Antal platser/brukare Bemanning ,7 personal/plats ,7 personal/plats ,7 personal/plats Bemanningen har varit oförändrad på korttidsboendet. Vi har ingen tillgång till statistik över platsutnyttjandet. 41

42 Underliggande frågor Hur mycket resurser satsas på öppenvården inom Vadstena kommun Inom barn- och ungdomsvården satsar Vadstena kommun i nivå med genomsnittet på öppenvårdsinsatser. Exempel på öppna insatser inom barn- och ungdomsvården: Personalresurser i form av familjebehandlare Samarbetssamtal - strukturerade samtal med föräldrar som är oeniga om hur de ska lösa frågor kring vårdnad, boende och umgänge. Tidigt stöd till skolor. 42

43 Underliggande frågor Utvecklingen av antalet sjukdagar? Sjukfrånvaro social sektor % IFO-kontoret 9,6 5,7 6,3 11,4 Boende ensamkommande 9,0 6,8 6,1 5,0 LSS Fritids/kortids 16,7 13,7 9,2 2,8 LSS-boende Aspen 5,6 4,8 2,2 1,6 Lss-boende Kalkhagen/klosterliljan 1,9 3,4 9,2 2,6 Personlig assistans 2,9 3,3 4,1 4,6 Personalpool Soc 4,0 2,0 0,4 2,0 Rehab/sjukköterskeenh/Linnäs 9,7 12,2 9,5 9,3 Hemtjänsten/Hagagården 7,8 5,7 7,2 8,1 Äldreboende/Wasagården 7,6 12,9 16,0 9,9 Äldreboende/Vätterngården 7,7 8,4 7,7 11,7 Totalt Social Sektor 7,3 7,6 8,1 7,7 För 2015 minskar sjukfrånvaron totalt sett men är fortfarande på en hög nivå Sjukfrånvaron varierar stort mellan enheterna Äldreboendena har en mycket hög sjukfrånvaro Även hemtjänsten har en hög frånvaro Inom IFO har sjukfrånvaron ökat mycket kraftigt

44 Iakttagelser 44

45 Iakttagelser Äldreomsorgen Kostnaderna överstiger budgeten kraftigt både för hemtjänst och särskilt boende Antalet timmar inom hemtjänsten ökar kraftigt, betydligt mer än antalet brukare. Hemtjänsten utför delar av hemsjukvården sedan 2014 vilket påverkar kostnaderna Någon närmare utvärdering av övertagandet av hemsjukvården finns ännu inte. Enheterna upplever låg återkoppling från nämnden avseende det ekonomiska utfallet Med hänsyn till att Vadstena har en mer omfattande äldreomsorg än genomsnittskommunen framstår intäkterna som låga. Kostnaderna är lägre än standardkostnaderna. Höga sjukskrivningstal både inom hemtjänst och särskilt boende 45

46 Iakttagelser IFO Nämnden har kraftigt ökande kostnader för barn- och ungdomsvården. Socialnämnden har betydligt högre kostnader för IFO än standardkostnaden. Höga sjukskrivningstal inom IFO-kontoret och därmed försämrad kontinuitet. 46

47 Iakttagelser Funktionshinderomsorgen Funktionshinderomsorgen har ökat kostnaderna för boende LSS. Mycket höga kostnader per plats. 47

48 Iakttagelser Övergripande Avsaknad av nämndbeslut om kostnadsreduceringar för att nå budget Otydlighet i styrning och ledning från nämnden Bristande kontinuitet i förvaltningsledningen 48

49 Rekommendationer 49

50 Rekommendationer Socialnämnden rekommenderas analysera utfallet av 2015 års verksamhet och ekonomi och vidta åtgärder för en ekonomi i balans 2016 Socialnämnden rekommenderas särskilt analysera övertagande av hemsjukvården och dess ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser. Socialnämnden rekommenderas att analysera tidsanvändningen inom hemtjänsten Socialnämnden rekommenderas utvärdera avgiftsintäkterna Socialnämnden rekommenderar att bli tydligare i ledning och styrning av verksamheten Socialnämnden rekommenderas arbeta för en kontinuitet i förvaltningsledningen Socialnämnden rekommenderas säkerställa kontinuiteten inom myndighetsutövningen Socialnämnden rekommenderas tillse att personalen inom IFO och äldreomsorgen har en god arbetsmiljö och en minskad sjukfrånvaro Socialnämnden rekommenderas utvärdera sin kostnadsnivå inom IFO 50

51 Svar på revisionsfrågan 51

52 Svar på revisionsfrågan Socialnämnden har under 2015 inte haft en tillfredsställande styrning och ledning av verksamheten. 52

53 About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related companies. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of the legal structure of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 220,000 professionals are committed to making an impact that matters. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.