Granskning av ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Habo kommun

Transkript

1 Granskning av ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Habo kommun December 2015 Torbjörn Bengtsson, Viktor Mattsson och Sebastian Lundin

2 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Granskningsresultat 3

3 Sammanfattning Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Habo kommun fått uppdraget att granska ansökning av ersättning från Migrationsverket inom kommunstyrelsen och övriga nämnder. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och övriga nämnder tillfredställande rutiner kring ansökningar av ersättningar från Migrationsverket och finns en tillräcklig intern kontroll? Svar på revisionsfråga Vår sammanfattande bedömning är att rutinerna och internkontrollen för kommunstyrelsen och övriga nämnder kan stärkas kring ansökan om ersättning från Migrationsverket. Iakttagelser Vi bedömer att ansvarsfördelningen för ansökan är tydlig. Rutiner för ansökan saknas men är enligt uppgift under utveckling. Vissa ansökningar sker med låg frekvens och ofta lång tid efter att kostnaden uppstått. Ansvaret för att upprätta ansökningar och identifiera kostnader är högt personberoende. Vi har noterat att det inte finns någon som har ett övergripande ansvar för att ansökningar sker. Det finns inga rutiner eller systembaserade funktioner för att säkerställa att alla löpande kostnader som går att eftersöka fångas upp. Rekommendationer Upprätta skriftliga rutiner för ansökan. Rutinerna bör omfatta hela förfarandet från ansökan till avstämningar om ersättningen erhålls. Genomför ansökningar mer frekvent (förslagsvis kvartalsvis) och i nära anslutning till den tidsperioden där kostnaden uppstått Utse mer än en person som är insatt i förfarandet med återsökningar inom respektive förvaltning. Utse en kommun- eller förvaltningsövergripande samordningsansvarig som exempelvis kan bidra med sammanställningar, uppsikt över rutiner och förändringar i regelverk. Inför kontrollmoment som en del i den löpande verksamheten för att i efterhand säkerställa att alla möjligheter till ersättning ansöks. Kontrollerna bör utföras senast ett år efter att kostnaden uppstod för att möjlighet till ansökan ej ska gå förlorad. Utred metoder för att märka kostnader som underlättar för kontrollen. Undersök lämpliga forum för utbyte av information och erfarenheter hos utsedda personer som hanterar återsökningar. Jönköping den 11 februari 2016 DELOITTE AB Torbjörn Bengtsson Viktor Mattsson Sebastian Lundin Certifierad kommunal Revisor Revisor revisor 1

4 1. Inledning 1.1 Bakgrund När kommunen tar emot flyktingar finns möjlighet till ersättning från Migrationsverket. Viss ersättning erhålls automatiskt medan annan ersättning måste ansökas på kommunens initiativ. Exempel på sådana ersättningar är tolkkostnader, ersättning för hyra, extra stöd i skolan osv. Om det inte finns tillfredställande rutiner för ansökningar finns en risk att kommunen missar medel som kommunen enligt lag är berättigad till. 1.2 Syfte och avgränsning Granskningen är avgränsad till omsorgsnämnden, barn- och utbildningsnämnden samt kommunstyrelsen. 1.5 Revisionskriterier Granskningens revisionskriterier är kommunallagen, Förordning om statlig ersättning för vissa utlänningar (2010:1122). 1.6 Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Vi har utfört ett antal stickprovskontroller av ansökningar för att bekräfta vår förståelse för rutinen. 1.7 Kvalitetssäkring Rapporten har kvalitetssäkrats av de intervjuade förvaltningarnas företrädare. 1.3 Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och övriga nämnder tillfredställande rutiner kring ansökningar av ersättningar från Migrationsverket och finns en tillräcklig intern kontroll? 1.4 Underliggande frågeställningar Finns dokumenterade rutiner för ansökningar? Är ansvarsfördelningen tillfredsställande? Hur säkerställer kommunen att alla möjliga ansökningar om ersättning görs? 2

5 2. Granskningsresultat Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier presenteras i följande kapitel resultatet av genomförd granskning. Regler för ansökan om ersättning Kommunen erhåller två slag av ersättningar vid mottagande av nyanlända. Det ena slaget är ersättning som Migrationsverket automatiskt betalar ut. Exempel på sådan ersättning är schablonersättning för insatser under etableringsperioden (2 år) och grundersättning för att kommunen har ett mottagande. Efter en ändring i lagen år 2013 erhåller kommuner numera en prestationsbaserad ersättning per mottagen flykting beroende av hur stort mottagandet är i förhållande till antal invånare (5-15 tkr per person). Migrationsverket betalar ut ersättningen till de 145 kommuner som tog emot flest nyanlända under föregående år. Habo kommun erhåller inte prestationsbaserad ersättning år 2015 då flyktingmottagande var för lågt år Andra ersättningar måste sökas från Migrationsverket, vilket innebär att kommunen aktivt måste ansöka om ersättning för kostnader. På Migrationsverkets hemsida finns information om vilka medel som kommunen måste ansöka om och vilka som erhålls automatiskt. Varaktig vård Tolkkostnader Kostnader för äldre och funktionshindrade Tomhyra i de fall kommunen har meddelat Migrationsverket att de kan erbjuda en lägenhet, till dess anvisning har skett Särskilda- och extraordinära kostnader Barn och elever i grund- och förskola Gode män. Under 2014 beslutade regeringen om en ny förordning (SFS 2014:946). Förordningen innebär att kommunerna kan ansöka om ersättning för kostnader för SFI (svenska för invandrare) gällande personer med uppehållstillstånd som bor på Migrationsverkets anläggningar. Kostnader ska sökas per kvartal, halvår eller helår. Ansökning och bilagor ska oftast vara Migrationsverket tillhanda senast ett år efter att kostnaden uppstod. Begär Migrationsverket komplettering till ansökan måste dessa hanteras snabbt annars förloras rätten till ersättning. När en ansökan har skickats till Migrationsverket verkställs vanligtvis utbetalningen inom cirka sex månader. Med rådande situation dröjer betalningar i regel längre än sex månader. Det finns möjlighet att söka medel för asylsökande, personer med uppehållstillstånd och tillståndssökande. Exempel på kostnader kommunen kan få ersättning för är: Initiala kostnader till exempel resekostnader och försörjningsstöd Belagda boendeplatser på boende för ensamkommande barn 3

6 Organisation för ansökningar till Migrationsverket Figur 1. Organisation hantering av ansökning om ersättning för kostnader i samband med mottagande av flyktingar. Barn och utbildningsnämnden Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Socialnämnden Figur 2. Antal mottagna flyktingar och jämförelse med jämnstora kommuner, fram till september Aneby Gnosjö Mullsjö Sävsjö Habo Överförmyndare Invandring- och integrationsenheten Fördelningstal 2016 Källa: Migrationsverket.se Mottagning av nyanlända flyktingar hanteras i Habo kommun av barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Under socialnämnden finns invandring- och integrationsenheten. I kommunen finns ingen person som har övergripande ansvar för ansökningar och ersättning. Respektive handläggarna ansvarar för vilka kostnader som går att ansöka om ersättning för. Utöver invandring- och integrationsenheten sköter överförmyndaren kontakten med god man som hanterar ensamkommande flyktingbarn. Habo kommun har under år 2015 tagit emot 70 flyktingar. Vid intervjuerna har det framkommit att med rådande situation kommer antalet mottagna flyktingar i kommunen att öka. Antalet platser för mottagna flyktingar beräknas öka år Enligt fastställt fördelningstal för 2016 ska Habo kommun ta emot 87 ensamkommande flyktingbarn. Enligt förslag från Länsstyrelsen ska 40 personer med uppehållstillstånd anvisas till Habo under Totalt ska 127 personer anvisas till kommunen vilket innebär en stor ökning ankommande flyktingar under 2016 jämfört med tidigare år. 4

7 Invandring- och integrationsenheten Invandring- och integrationsenheten hanterar ansökningar för ensamkommande flyktingbarn, familjer och vuxna. Ansökningarna sköts av två handläggare som hanterar alla ansökningar bortsett från ansökningar som tillhör kostnader sammankopplade med skolan. De kostnader som Invandring- och integrationsenheten bland annat ansöker ersättning för är: Utredningskostnader för ensamkommande flyktingbarn Transportkostnader Tomhyra Initiala kostnader Boende för ensamkommande flyktingbarn. Habo kommun har år 2015 avtal med Migrationsverket att tillhandahålla 51 platser för familjer, vuxna och ensamkommande flyktingbarn. Habo kommun har under år 2014 och mellan till tagit emot följande antal ensamkommande flyktingbarn: Period Antal År Tabell 1. Ensamkommande flyktingbarn/ period Omsorgsförvaltningens intäkter för flyktingmottagande 2015 uppgår till 25 mkr och fördelas enligt figur 3. Figur 3. Fördelning av intäkter

8 Rutiner Familjer och vuxna Enligt intervjuer hanterar enheten ansökningar för två typer av kostnader för vuxna och familjer. Till största del uppstår kostnader då Habo kommun tar emot flyktingfamiljer som ansöker om asyl. Det förekommer även att kvotflyktingar erbjuds boendeplats i kommunen. Kvotflykting innebär att UNHCR, FNs flyktingorganisation, har utrett att personen är i behov av vidarebosättning i ett nytt hemland. Figur 4. Flöde vid kommunplacering samt möjliga kostnader att ansöka i samband med mottagande av familjer och kvotflyktingar. Hemutrustningslån förslag på vilka familjer som kan passa den typen av bostad som är tillgänglig. I samband med mottagandet sker en utredning av familjens behov av hjälp. Efter att utredningen är klar kontaktar enheten barn- och utbildningsförvaltningen om familjen har barn som ska påbörja skolgång. Handläggare på enheten hjälper familjen bland annat att ansöka om hemutrustningslån och studieplats till svenska för invandrare. Det finns ingen lokal överenskommelse mellan Habo kommun och Arbetsförmedlingen vem som ska hjälpa till med ansökningarna för hemutrustningslån och studieplats. Det föreligger risk att handläggare från båda organisationerna gör en ansökning. Förvaltningens kostnader som uppstår för att hjälpa till med ansökningarna ska täckas av grundersättningen från Migrationsverket. Ledig bostad Arbetsförmedlingen Migrationsverket Invandring- och integrationsenheten SFI Tomhyra Barn- och utbildningsnämnden När kommunen tar kontakt med Migrationsverket och blir tilldelad kvotflyktingar blir kostnaderna som går att ansöka ersättning för högre då handläggarna hjälper till att utrusta bostaden. Handläggarna införskaffar bland annat säng och mat till flyktingarnas första dygn i den nya bostaden. Innan bostaden blir tilldelad en flykting kan ersättning sökas hos Migrationsverket för tomhyra. Blå rutor visar hur ärendet behandlas. Gröna rutor visar vilka kostnader som ansöks. När enheten får information om en tillgänglig lägenhet kontaktar handläggarna Arbetsförmedlingen eller Migrationsverket. Efter kontakt med Arbetsförmedlingen eller Migrationsmyndigheten får handläggarna Extraordinära kostnader för flykting som har funktionshinder eller behov av annan långvarig vård har ej ansökts då sådana kostnader inte funnits. Stickprov Vi har stickprovsgranskat kostnader för en kvotflykting som placerats i Habo. Stickprovet är utfört i syfte att verifiera följande: 6

9 Ansökan för initiala kostnader är upprättad Fakturor för faktiska kostnader finns bifogat Beslut om ersättning är dokumenterade Ansökt belopp är utbetalt. Det saknas rutiner och systemstöd för att märka extraordinära kostnader varför vi inte har kunnat säkerställa att samtliga extraordinära kostnader har ansökts. Vi har i vår stickprovsgranskning inte noterat något som indikerar att återsökning inte har skett. Rutiner Ensamkommande flyktingbarn Figur 5. Flöde vid kommunplacering samt möjliga kostnader att ansöka i samband med mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Blå rutor visar hur ärendet behandlas. Gröna rutor visar vilka kostnader som ansöks. Beslut från Migrationsverket Invandring- och integrationsenheten Överförmyndarnä mnden Barn- och utbildningsnämnde n Intern boendeplacering Extern boendeplacering Tolkkostnader Arvode god man Utläggsersättning Lön för mertid vid hämtning Möblemang Utredningskostna der Placeringskostna d Placeringskostna d Migrationsverket kontaktar Habo kommun om att kommunen ska ta emot ett ensamkommande flyktingbarn enligt avtal. Efter kontakten har kommunen en till två dagar att hämta barnet. Vid upphämtning av ensamkommande flyktingbarn kan kommunen ansöka om ersättning för transportkostnaden. Kommunen har år 2015 avtal med Migrationsverket om att ta emot elva asylsökande ensamkommande flyktingbarn. Kommunen har tidigare enbart placerat barnen i externa boenden. Sedan hösten och vintern år 2015 erbjuder kommunen tre HVB-hem. Under januari år 2016 kommer ytterligare ett HVB-hem att bli tillgängligt för ensamkommande flyktingbarn. Innan kommunen erbjöd platser på HVB-hem placerades barnen i Tidaholm, Lerum, Lilla Edet och Göteborg. HVB-hemmen som idag finns tillgängliga är belagda med cirka 38 barn och ungdomar. Ensamkommande flyktingbarn som kommunen tar emot och inte ryms inom avtalet om elva barn kan kommunen ansöka om ersättning av faktiska kostnader för boendeplaceringen. För asylsökande ensamkommande flyktingbarn som placeras i kommunens boende får kommunen ansöka om kr/dygn i schablonersättning. Kostnaderna för barn som är placerade i Tidaholm, Göteborg och Lilla Edet täcks av schablonersättningen om kr. För barn som placeras i Lerum uppgår kostnaden till kr och ersätts inte av schablonersättningen. Således uppstår en nettokostnad om ca kr per månad. Utöver schablonersättningen ansöker kommunen om kostnader enligt figur 3. 7

10 Två handläggare ansvarar för att stämma av att beviljade medel blivit inbetalda. Personen som har ansvar över kassa- och kontoinbetalningar matchar inbetalningen mot ett beslut om beviljad ersättning. Då avstämningen utgår från inbetalningar på förvaltningens bankkonto sker ingen uppföljning att samtliga ansökningar betalats. Under intervjuerna framkom att mycket av kunskapen som finns inom organisationen är personbunden. Fram till mitten av år 2015 har Habo kommun mottagit mindre antal flyktingar och därför har inte ansökningsprocessen varit prioriterad att dokumenteras. Under 2015 har antalet ensamkommande flyktingbarn ökat och med rådande situation kommer flyktingtillströmningen troligtvis att fortsätta öka under Enheten har påbörjat att se över och dokumentera rutinerna för hantering av ansökning om ersättning. Enligt intervjuer sker ansökningar för ersättning av kostnader sammankopplade till ensamkommande flyktingbarn en gång per kvartal. I granskningen framgår att kommunen saknar systemstöd för att löpande märka kostnader som kan ansökas. Vidare framgår att det inte finns nedskrivna rutiner för hantering av ansökan om ersättning. Stickprov Vi har stickprovsgranskat två ensamkommande barn som placerats i Habo kommun enligt avtal med Migrationsverket samt två barn som placerats i kommunen utanför avtalet. Stickproven är utförda i syfte att verifiera följande: Fakturor för faktiska kostnader finns bifogat Beslut om ersättning är dokumenterade Ansökt belopp är utbetalt. Samtliga stickprov i vårt urval är granskade utan anmärkning. Det saknas rutiner och systemstöd för att märka extraordinära kostnader varför vi inte har kunnat säkerställa att samtliga extraordinära kostnader har ansökts. Vi har i vår stickprovsgranskning inte noterat något som indikerar att återsökning inte har skett. Barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen ansöker om ersättning för: För- och grundskola Gymnasieskola Extraordinära kostnader. Ersättning kan erhållas för varje barn och påbörjad fyraveckors period och utgörs av ett schablonbelopp som är förutbestämt av Migrationsverket. Schablonbeloppet varierar mellan kr beroende av vilken årskurs barnet går i. Förvaltningen kan även söka ersättning för extraordinära kostnader. Det kan vara taxiresor för elever med funktionsnedsättningar, insatser för elever med särskilda behov och särskilt anordnade skollokaler. För sådana insatser kan kommunen få ersättning för hela eller delar av kostnaden. Ansökan för utredningskostnader samt boendekostnader är gjord för respektive barn i urvalet 8

11 Rutiner Figur 6. Ansökningsprocessen i samband med kostnader som uppstår i samband med skolgång. barn har skett under år 2015 och uppgår till cirka 20 elever som ansökning kan ske för. Förvaltningen har vid granskningstillfället inte ansökt för kostnader för förskola och skola under Vid ansökan går administratören igenom vilka elever som går att ansöka om ersättning för. Administratören stämmer av externa fakturor för elever Arbetsförmedningen Invandring- och integrationsenheten Barn- och utbildningsnämnden Gymnasium Grundskola placerade i skolor utanför Habo kommun. När ansökan görs stämmer administratören utöver fakturor av om extraordinära kostnader föreligger. Exempel på extraordinära kostnader är: Migrationsverket Extraordinära utbildningskostnader Extra, särskilt anordnade skollokaler. Skolskjuts för särskoleelever. Särskild assistans för att kunna delta i gruppundervisning på grund av koncentrationssvårigheter. Blå rutor visar hur ärendet behandlas. Gröna rutor visar vilka kostnader som ansöks. Efter att förvaltningen har fått besked från invandring- och integrationsenheten att ett barn ska påbörja skolgång registreras barnet i förvaltningens system. Före år 2014 har Habo inte haft några kostnader som varit föremål för återsökning då kommunen inte haft några flyktingar som gått i skola i kommunen. Habo kommuns ansökningar hanteras från och med 2014 av en administratör. Enligt rutin ska ansökan om ersättning ske en gång per termin. Kostnader som uppstått under år 2014 har ansökts per helår. Förvaltningen har ansökt om ersättning för två barn under 2014 och samtliga barn var placerade i skolor utanför Habo kommun. En ökning av Det har tidigare förelegat en situation för ersättning av extraordinära utbildningskostnader. Ansökningen rörde en elev som var i behov av särskilt stöd i skolan. Ansökningen fick avslag då Migrationsverket inte ansåg att någon ny kostnad hade uppstått. Migrationsverket bedömde att kostnaden för assistenten hade kommunen haft oavsett placering av den nya eleven eller inte. Vid intervjutillfället har inte ansökan om ersättning för kostnader skett som uppstått under första halvåret Förvaltningen saknar rutiner för att säkerställa att alla kostnader ansöks för. Det finns vid granskningstillfället inga nedskrivna rutiner för hantering av ansökning om ersättning. 9

12 Stickprov Stickprov har genomförts för samtliga ansökningar, 3 st, som utförts inom barn- och ungdom under 2015 och avser kostnader Stickproven är utförda i syfte att verifiera följande: Ansökan för skola är upprättad för respektive barn i urvalet Beslut om ersättning är dokumenterade Ansökt belopp är utbetalt. Samtliga stickprov i vårt urval är granskade utan anmärkning. Det saknas rutiner och systemstöd för att märka extraordinära kostnader varför vi inte har kunnat säkerställa att samtliga extraordinära kostnader har ansökts. Vi har i vår stickprovsgranskning inte noterat något som indikerar att återsökning inte har skett. Exempel på kostnader som går att ansöka för god man är: Arvode Tolkkostnader Övriga ersättningar, exempelvis milersättning. Före 2015 har inga ensamkommande flyktingbarn placerats i Habo kommun. Överförmyndaren har därför inte gjort några ansökningar av ersättning. Det finns inga nedskrivna rutinbeskrivningar. Överförmyndarverksamhet I Habo kommun finns en vald överförmyndare som ansvarar för att tillsätta gode män i kommunen. Överförmyndaren i Habo samarbetar med överförmyndarnämnden i Jönköpings kommun. Överförmyndaren i Habo rekryterar gode män och överförmyndarnämnden i Jönköping sköter det praktiska arbetet åt överförmyndaren i Habo kommun. 10

13 About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings worldclass capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 210,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AB 2