Habo kommun Granskning av socialnämndens styrning och ledning inom äldreomsorgen. Torbjörn Bengtsson 21 oktober 2015

Transkript

1 Habo kommun Granskning av socialnämndens styrning och ledning inom äldreomsorgen Torbjörn Bengtsson 21 oktober 2015

2 Innehåll Revisionsfråga och underliggande frågeställningar Resultat och iakttagelser Rekommendationer Bedömning 2015 Deloitte AB 2

3 Revisionsfråga Har socialnämnden en tillfredsställande styrning och ledning av verksamheten? 2015 Deloitte AB 3

4 Underliggande frågeställningar På vilket sätt följer socialnämnden upp verksamheten? På vilket sätt följer socialnämnden upp ekonomin? Hur agerar socialnämnden på förvaltningens information om verksamhet och ekonomi? Finns det ett tillfredsställande ledarskap inom förvaltningen? Hur är personalens arbetsmiljö? 2015 Deloitte AB 4

5 Underliggande frågeställningar Är det en tillfredsställande tidsanvändning inom äldreomsorgensverksamheter? Vilka riktlinjer finns för biståndsbedömningen? Nivån på antalet platser i det särskilda boendet mot behoven? 2015 Deloitte AB 5

6 Statistik kopplat till ekonomi 2015 Deloitte AB 6

7 Offentlig statistik Kostnad för kommunens omsorg om äldre Vård och omsorg om äldre totalt, tkr Vård- och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende, äldre, tkr Därav; Vård- och omsorg enligt SoL och HSL i *ord. boende, hemtjänst, äldre, tkr Vård- och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende*, korttidsboende, äldre, tkr Vård och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende*, dagverksamhet, äldre, tkr Vård och omsorg enligt SoL och HSL i särskilt boende/annat boende, äldre, tkr *Ord. boende = ordinärt boende och avser brukare som bor kvar hemma i eget boende. Beloppet för Vård och omsorg enligt SoL och HSL (för 2014: kr) består av kostnader för hemtjänst, korttids och dagverksamhet. Utöver det finns vissa mindre kostnader Deloitte AB 7

8 Offentlig statistik Intäkter äldreomsorgen Avgiftsintäkter äldreomsorg, kr/inv Habo Mullsjö Mölndal Alla kommuner, medel Externa lokalintäkter äldreomsorg, kr/inv Habo (312)* Mullsjö Mölndal Alla kommuner, medel Avgiftsintäkter avser intäkter för omvårdnads- och serviceavgifter i ordinärt- och särskilt boende dividerat med totalt antal invånare i kommunen (ca ). Externa lokalintäkter består av hyror som den enskilde betalar. Enligt offentlig statistik har inga externa lokalintäkter redovisats för äldreomsorgen i Habo kommun. Enligt kommunens uppgift uppgick intäkterna 2014 till 312 kr/invånare (ca 3,4 mnkr) och redovisades under tekniska förvaltningen Deloitte AB 8

9 Offentlig statistik Kostnad äldreomsorg Kostnad äldreomsorg, kr/inv Habo Mullsjö Mölndal Alla kommuner, medel Deloitte AB 9

10 Offentlig statistik Nettokostnad Nettokostnad äldreomsorg, kr/inv* Habo Mullsjö Mölndal Alla kommuner, medel Nettokostnad äldreomsorg, kr/inv 65+** Habo Mullsjö Mölndal Alla kommuner, medel Om kommunen hade redovisat lokalintäkter korrekt hade det sänkt nettokostnaden för äldreomsorgen med 312 kr per invånare och kr per invånare över 65 år *Nettokostnad för äldreomsorgen dividerat med totalt antal invånare i kommunen (ca st.). **Nettokostnad för äldreomsorgen dividerat med antalet invånare över 65 år i kommunen (1 923 st. 2014) Deloitte AB 10

11 Offentlig statistik Standardkostnad Standardkostnaden vård och omsorg om äldre, kr/inv Habo Mullsjö Mölndal Alla kommuner, medel Standardkostnadskvot äldreomsorg, kr/inv 65+ Habo 74,7 73,1 Mullsjö 94,1 90,3 Mölndal 98,6 96,9 Alla kommuner, medel 99,8 100,1 Standardkostnad = den kostnad kommunen borde ha med dess strukturella förutsättningar (ålderssammansättning, andel ensamstående mm.) Deloitte AB 11

12 Iakttagelser kopplat till ekonomi 2015 Deloitte AB 12

13 Våra iakttagelser Prognos för 2015, underskott med ca 5,7 mnkr för hemtjänst och 4,5 mnkr för särskilt boende per delår Kostnaderna för äldreomsorgen har ökat med 40 % mellan 2011 och 2014 fördelat på ca 42 % ordinarie boende och 38 % särskilt boende. Habo har en dyr äldreomsorg jämfört med andra kommuner. Nyckeltal från SCB avseende intäkter behöver analyseras. Hemsjukvården är avgiftsfri i kommunen. Avgifter för exempelvis omsorgsinsatser debiteras utifrån tidsintervaller med en taxa för 1-5 tillfällen/vecka, en annan taxa för 1-2 tillfällen/dag och maxtaxa för 3-4 tillfällen/dag. Fördelad budget täcker inte kostnader för sjukfrånvaro Deloitte AB 13

14 Statistik kopplat till utförd tid 2015 Deloitte AB 14

15 Interna nyckeltal hemtjänsten Antal timmar mar-11 mar-15 Hemtjänst Hemtjänst natt Övertid Övertid natt Vikarietid Vikarietid natt Hemtjänst dag (tillg. tim) Biståndsbeviljad tid (Bedömd tid) Beställd HSL (hemsjukvård) Utförd tid Antal kunder % "att producera" 52% 67% % "exekverad tid" 64% % "effektiv tid" 43% Tid per brukare Hemtjänst natt % att producera = beviljad tid för hemtjänst och hemsjukvård dividerat med tillgänglig tid. % exekverad tid = utförd tid dividerat med beviljad tid för hemtjänst och hemsjukvård. % effektiv tid = utförd tid dividerat med tillgänglig tid. tid per brukare = tillgänglig tid dividerat med antalet brukare. Heltidstjänster ord pers. uppskattat Heltid vikarier uppskattat 5 15 Personal heltider Deloitte AB 15

16 Interna nyckeltal hemtjänsten kringtidsmätning 9-21 juni 2015 (antal timmar) , , ,69 36,6 53,44 18,63 63,67 3,3 99,5 Beställd tid under perioden: timmar Totalt redovisad tid under perioden: timmar Total kundtid under perioden: 861 timmar (45 %) Total kringtid: 1043 timmar (55 %) varav restid utgör ca 40 % Deloitte AB 16

17 Iakttagelser kopplat till utförd tid 2015 Deloitte AB 17

18 Våra iakttagelser Tillgängliga timmar i form av tid som ordinarie personal kan utföra motsvarade mars 2015 ca 6500 timmar och det biståndsbedömda behovet uppgick till ca 4500 timmar. Av de beviljade timmarna utfördes ca 82 % i mars Andel kundtid av arbetad tid uppgår vid kringtidsmätningen till ca 48 % (inklusive matkörning). Genomsnittlig kundtid under 2015 har varit 40 % av arbetad tid. Planerarna anser att tiden de ska fördela ut inte täcker samtliga vårdtagares behov Deloitte AB 18

19 Intern statistik - sjukfrånvaro Personalens andel sjuktid av tillgänglig tid (%) per 31 juli Hälso- och Sjukvård *Mätning gjordes för hemtjänsten totalt **Kärrsgården Demens övertogs av kommunen ,72 5,50 4,46 Hemtjänst Norr 8,59* 9,23 5,83 Hemtjänst Söder 8,59* 8,84 9,57 Kärrsgården Demens Kärrsgården Somatik -** 6,22 8,90 6,62 5,67 5,49 Hemtjänsten söder och demensavdelningen har ökad sjukfrånvaro mellan åren. Sjukskrivningstalen skiljer mellan enheterna Deloitte AB 19

20 Övriga iakttagelser kopplat till personal, planering, ledarskap/chefer och bistånd 2015 Deloitte AB 20

21 Våra iakttagelser Personal Hög sjukfrånvaro varav många korttidssjukskrivna. Sjukfrånvaron påverkar arbetsmiljön för ordinarie personal. Mer slitsamt och många vikarier. Tuff jargong bland personal och mot brukare. Attitydproblem akut på vissa avdelningar (på somatiken) Traditionellt arbetssätt, strikta/formella rutiner i samband med läggning och måltider Starkt fackförbund. Skador på fordon anmäls inte, går ej på försäkring. Bråk varje dag om fordon. Ökad tydlighet från arbetsgivaren efterfrågas. Rutiner och riktlinjer saknas. Det saknas även uppdragsbeskrivningar. Det finns en otydlighet i förväntningar från arbetsgivaren Deloitte AB 21

22 Våra iakttagelser Planering/bemanning Fyra planerare gör daglig planering för hemtjänstpersonal. Planeringen följs inte alltid. Bemanningsfunktionen överdimensionerad? Samtliga så kallade tomrader i planeringen täcks inte av ordinarie budgetmedel. Det händer att brukare får lägga sig för natten kl Timvikarier används även till långa vik. Rutiner och ansvar för bemanning kan förtydligas. Sent avbokade besök leder till outnyttjad tid. Bemanning på demensavdelningen är samma som övriga avdelningar (0,67) Avdelningar för demens är större än särskilt boende. (14-15 personer, rekommendation 8-10 personer) 2015 Deloitte AB 22

23 Våra iakttagelser Ledarskap/chefer Stor omsättning på chefer. Chefer har saknat stöd i organisationen. Det finns/har funnits ett chefsförakt från personal/fack. Ökat IT-stöd efterfrågat från chefer för ekonomisk uppföljning och för att kunna delge personalen på ett överskådligt sätt i form av tabeller och diagram. Ekonomiutbildning för samtliga enhetschefer i höst. Ny organisation för att få en tydligare chefsordning. Kommunen erbjuder samtliga former av avlastning för anhöriga, exempelvis växelvård, dagverksamhet och korttidsvistelse. Låg samverkan mellan grupperna. Det finns flera tomma platser i korttidsboendet. Det finns 12 platser, under granskningen var nio platser tomma. Stora personalgrupper. Per mitten av oktober var det fem platser lediga i särskilt boende, tre platser lediga i korttidsboendet och en person i kö till demensboendet Deloitte AB 23

24 Våra iakttagelser Bistånd Riktlinjer för biståndsbedömning finns, senaste revideringen gjordes Uppföljning av beslut för biståndsbedömning har saknats. Hög bemanning på bistånd Deloitte AB 24

25 Rekommendationer och bedömning 2015 Deloitte AB 25

26 Rekommendationer Ekonomi för att uppnå en ekonomi i balans och en kostnadsnivå som är rimlig i jämförelse med jämförbara kommuner i riket rekommenderas socialnämnden: Genomföra sin handlingsplan med tydligt utpekat ansvariga, tidplan och ekonomiska effekter. Se över effekterna av avgiftsbelagd hemsjukvård, m h t nyttjandegrad. Se över modellen för hemtjänstavgifter. Arbeta för att minska sjukfrånvaron inom förvaltningen och i budgeten ta höjd för kostnader gällande sjukfrånvaro. Styra verksamheten så att personalanvändningen ger en större andel utförd tid utförd av ordinarie personal. Se över planering av hemtjänstverksamheten för att uppnå högre effektivitet genom en högre andel brukartid Deloitte AB Säkerställa att den ekonomiska rapportering som lämnas till SCB är korrekt och fullständig. 26

27 Rekommendationer Kvalitet för att nå en godtagbar kvalitet inom äldreomsorgen rekommenderas socialnämnden: Säkerställa att personalen har ett tillfredsställande bemötande mot brukarna. Tydliggöra förväntningar på personalen (arbetsbeskrivningar, riktlinjer mm.) Deloitte AB 27

28 Bedömning Revisionsfråga: Har socialnämnden en tillfredsställande styrning och ledning av verksamheten? Svar på revisionsfrågan: Vår bedömning är att socialnämnden inte har en tillfredsställande styrning och ledning av verksamheten Deloitte AB 28

29 About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 210,000 professionals are committed to making an impact that matters. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AB