Rapport Granskning av Personalsystemet Heroma

Transkript

1 Rapport Granskning av Personalsystemet Heroma Krokoms kommun

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Uppdrag och bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Avgränsning Metod Granskningsresultat Personaladministrativa system Instruktioner kring systemet Kontrollrutiner Uppgifter för uppföljning Bedömning och rekommendationer Rekommendationer Bilaga Intervjuade

3 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund Personalsystemet utgör en viktig del i kommunens administrativa system för registrering av olika typer av frånvaro och utgör även grund för lön och övertidsersättning med mera. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Krokoms kommun har Deloitte översiktligt granskat hur systemet är uppbyggt. Revisionsfråga Övergripande revisionsfråga är om rutinerna för Heroma fungerar tillfredsställande och är tillräckliga? Revisionskriterier Underlag för bedömning har utgjorts av interna regelverk, policys och beslut. Svar på revisionsfrågan Vi bedömer att rutinerna för Heroma kan förbättras. Iakttagelser Granskningen visar att det finns omfattande manualer som beskriver systemens funktioner. Manualerna är dock inte tillräckligt kända bland personalen och det har framförts önskemål om mer lättillgängliga, kortfattade manualer. Vidare har framkommit att den introduktion som ges till nyanställda inte upplevs som tillräcklig. Vid granskningen har det framkommit att närmsta chef inte alltid genomför kontroller av att lönerna är korrekta innan de går till betalning. Vi har även noterat att det saknas dokumentation av kontrollrutiner som tillämpas till exempel rutiner för uppföljning av manuella justeringar i Kom & Gå och Självservice. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi att: Socialnämnden säkerställer att nyanställda får en tillräcklig introduktion i Heroma, Självservice och Kom & Gå. Socialnämnden säkerställer att personalen får information om befintliga manualer och ser över behovet av förenklade manualer till systemen. Socialnämnden gör regelbundna uppföljningar av att kontrollrutiner inför löneutbetalningar efterlevs och att dessa uppföljningar tas med i nämndens egna internkontrollplan. Tillämpade rutiner dokumenteras. Krokom DELOITTE AB Kjell Pettersson Certifierad kommunal revisor Uppdragsansvarig Mattias Holmetun Certifierad kommunal revisor 2

4 1. Inledning 1.1. Uppdrag och bakgrund Personalsystemet utgör en viktig del i kommunens administrativa system för registrering av olika typer av frånvaro och utgör även grund för lön och övertidsersättning med mera. Det är viktigt att systemet är säkert och att personalen följer de regler som finns omkring systemet beträffande registrering av exempelvis frånvaro och övertid. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Krokoms kommun har Deloitte översiktligt granskat hur systemet är uppbyggt Revisionsfråga Övergripande revisionsfråga är om rutinerna för Heroma fungerar tillfredsställande och är tillräckliga? Underliggande revisionsfrågor: Finns tillräckliga instruktioner kring systemet? Hur ser intern kontroll momenten ut för exempelvis självregistrering av uppgifter? Hur används PA -systemet för uppföljning av olika uppgifter internt i kommunen? 1.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna är de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. I denna granskning har revisionskriterierna huvudsakligen utgjorts av interna regelverk, policys och beslut Avgränsning Granskningen avser 2015 och socialnämndens äldreomsorg, där det särskilda boendet på Blomstergården valts ut för detaljgranskning Metod Granskningen har genomförts genom att ta del av rutiner och riktlinjer samt genom intervjuer med kommunens personalchef, samordnare/lönehandläggare, enhetschef vid särskilt boende samt personal vid särskilt boende. 3

5 2. Granskningsresultat 2.1. Personaladministrativa system Krokoms kommun har ett löne- och personalsystem som heter Heroma som levereras av företaget CGI. Till systemet hör webbapplikationerna Kom & Gå och Självservice. All personal, förutom timanställda, använder Kom & Gå och Självservice. Godkännande/attest av avvikelser från arbetstid, regler och flexramar sker av närmsta chef. På Blomstergården finns tre enhetschefer som ansvarar för attest av avvikelser för personalen på boendet. Timanställdas löner hanteras fortfarande manuellt med rapportering på papper. Ansvarig chef attesterar underlaget med namnteckning. Registrering sker centralt på löneenheten. Det pågår dock ett arbete för att möjliggöra att systemen ska kunna användas även för timanställda. Kom & Gå För den dagliga registreringen av tider används webbapplikationen Kom & Gå som är en del av Heroma-konceptet. I Kom & Gå registrerar den anställde sina faktiska arbetstider (in, ut, rast), och kan dessutom komplettera och ändra sina registreringar för de senaste åtta dagarna. Tanken med systemet är att den anställde ska rätta upp sina eventuella felaktiga registreringar löpande via Kom & Gå. Om inte detta görs går felaktigheterna över till arbetsledaren som hanterar dessa som ett ärende i Heroma. När den anställde registrerar i Kom & Gå gör systemet en tolkning av registreringen. Dels kontrolleras om registreringen är logisk i förhållande till tidigare gjorda registreringar. Systemet kontrollerar även att registreringen är enligt planerad arbetstid och följer giltiga arbetsrättsliga regler och flexramar. Om inga felaktigheter upptäckts visar systemet enbart hur den anställde registrerat och vilket klockslag som registreringen gjordes. Om tolkningen reagerat på någon felaktighet visas ett felmeddelande. Beroende på felets art ges olika signaler och förslag på åtgärd. I de flesta fall föreslår systemet en åtgärd. Om den anställde till exempel registrerar in sig för tidigt så föreslår systemet att mertid ska begäras. Om utregistrering sker för tidigt föreslår systemet att frånvaro ska begäras. Begäran om arbetstidsförändringar sker i Självservice. I Kom & Gå ges information om att den anställde måste gå till Självservice och skicka sitt ärende för godkännande. Om den anställdes registreringar håller sig inom planerad arbetstid och följer giltiga regler och flexramar behöver inga åtgärder vidtas i Självservice. 4

6 Självservice I Självservice rapporterar den anställde eventuella avvikelser från ordinarie arbetstid, till exempel övertid, semester och olika typer av frånvaro. Den anställde kan även se uppgifter om sin anställning, till exempel beviljad semester och löneuppgifter. Varje anställd har ett eget ansvar att, i Självservice, lägga in sin egen avvikelse från ordinarie arbetstid. Registrerade avvikelser går automatiskt vidare till närmsta chef för kontroll och godkännande. Efter chefens godkännande går uppgiften vidare till löneunderlaget. I Heroma finns möjlighet att upprätta behörigheter som gör att en assistent kan fastställa viss frånvaro och utföra vissa kontroller inför chefens attest. Några sådana behörigheter har inte upprättats inom äldreomsorgen. Samtliga avvikelser måste godkännas och attesteras elektronisk av närmsta chef Instruktioner kring systemet Vid nyanställning ansvarar närmsta chef för att den anställde får en introduktion i Kom & Gå och Självservice. Information om förändringar i systemen lämnas via ledningsmail och på kommunens intranät. På intranätet finns ett antal manualer med omfattande beskrivningar av systemets olika delar. För hanteringen av Självservice har kommunen även tagit fram en manual som på ett mer kortfattat sätt beskriver hur den anställde kan se, exempelvis det egna schemat, frånvaro, arbetsgruppens schema, arbetsgruppens frånvaro samt hur man går tillväga för att lägga in ärende om frånvaro (exempelvis semester/kompledigt) eller arbetsförändringar (exempelvis övertid/extratid). I Heroma finns även en innehållsförteckning med en mängd manualer över systemets funktioner. Dessa manualer uppgraderas kontinuerligt utifrån systemutveckling. Vid intervjuerna har det framkommit att det, inom förvaltningen, saknas en uttalad supportfunktion för systemen och behovet av support från personalavdelningen är större än vad som kan tillhandahållas. Det har även framkommit att det saknas kännedom om befintliga manualer. Introduktionsinformationen upplevs som otillräcklig och personalen är i stor utsträckning beroende av varandras kunskaper om systemen Kontrollrutiner En viktig del av den interna kontrollen är att bedöma vilka risker som finns inom lönehanteringen. Riskbedömningar bör göras systematiskt och dokumenteras. Socialnämnden har inte fastställt någon internkontrollplan för Av socialnämndens internkontrollplan för 2014 framgår inte om nämnden analyserat vilka risker som finns avseende lönehanteringen eller det personaladministrativa systemet. Några kontrollåtgärder i detta avseende ingår inte i nämndens internkontrollplan. 5

7 Av kommunstyrelsens internkontrollplan för 2015 framgår att styrelsen bedömt att det finns risker som behöver hanteras avseende det personaladministrativa systemet. Tillsammans med riskbedömningen redovisas kontrollåtgärder samt ansvar och till vem avrapportering ska ske. De risker som identifierats avser chefernas kontroller av att rätt lön betalas ut. Ur kommunstyrelsens internkontrollplan 2015: Risk Befintliga åtgärder Föreslagna åtgärder Rimlighetsbedömning av utbetalt belopp Bristande (för sent/inte alls) frånvarorapportering i verksamheterna. Löneskuld uppstår till kommunen med problem att få in skulden och ekonomisk förlust då skulder avskrivs. Signallista finns i systemet vid onormalt hög lön (gräns 1,5 x ordinarie månadslön). Kontrolleras av lönehandläggare. Information till chefer om behovet av att rapportera/kontrollera/ attestera samt vikten av att hålla deadlines i rapporteringen. Chefer kontrollerar utanordningslista varje månad. Chefer/personalredo görare informerar medarbetare. Chefer kontrollerar utanordningslista varje månad. Chefer utbildas i rutinen att kontrollera utanordningslista och att beställning av utanordningslista sker i personalsystemet. Som framgår av kommunstyrelsens internkontrollplan finns en risk att löneavdrag inte görs om personalen inte rapporterar in sin frånvaro i Självservice och om ansvarig chef inte kontrollerar att all frånvaro rapporterats. Konsekvensen av detta blir att personalen får en skuld till kommunen med eventuella problem för kommunen att få in skulden och en ekonomisk förlust då skulder avskrivs. Per den sista augusti 2015 uppgick skulden till ca 99 tkr för socialförvaltningens personal. För kommunen som helhet uppgick skulden till ca 925 tkr. Självservicerutinen bygger i stor utsträckning på att personalen själva rättar felaktiga registreringar och rapporterar sina avvikelser från schemat i form av frånvaro och tillägg. I systemet finns automatiska kontroller som förhindrar viss felregistrering och/eller signalerar för både den anställde och den attesterande chefen om något behöver rättas. Om rättningar inte görs innan lönekörning måste felaktigheter i frånvaroregistreringen hanteras av personalavdelningen. Som tidigare beskrivits har personalen även möjlighet att själva göra manuella ändringar av sin tidsregistrering i Kom & Gå, exempelvis ändra tid för inregistrering, utregistrering och registrering vid uttag av rast. 6

8 Förekomsten av manuella justeringar följs i praktiken upp löpande. Denna kontrollrutin finns dock inte dokumenterad. Inför varje löneutbetalning är respektive chef ansvarig för att kontrollera riktigheten av lönerna innan de går till betalning. Som stöd för dessa kontroller kan respektive chef att fram en utanordningslista (lönelista). Vid intervjuer har framkommit att det inte är självklart att alla chefer gör dessa kontroller eller att kontrollerna görs i tillräckligt god tid inför lönekörning. Utförandet av kontroller av att rätt lön betalas ut kräver att ansvarig chef har god kunskap om personalen och hur de arbetar. Vid begärd övertidsersättning ska chefen stämma av om den som registrerat övertid har rätt till övertid. Vid semesteransökan ska kontroll ske mot tillgängliga semesterdagar. Vidare behöver kontroll ske av att all frånvaro har rapporterats. Genom användandet av Kom & Gå får chefen signaler via systemet i de fall det saknas tidsregistreringar, vilket kan tyda på att frånvaro behöver registreras. Om personalen inte har möjlighet att själv registrera avvikelser, till exempel vid oplanerad frånvaro, kan ansvarig chef lägga in avvikelserna i det personaladministrativa systemet. Om lönehandläggare vet om en avvikelse som inte är inlagd uppmärksammas ansvarig chef om detta. Lönehandläggarna på personalavdelningen har behörighet att lägga in alla typer av ärenden i systemet. För fastställande av ärendet kan lönehandläggarna skicka ärendet i Heroma till chef för fastställande. Alternativt kan de fastställa ärendet själva om de har fått ett skriftligt underlag från den chef som ansvarar för fastställandet av ärendet. Vid hantering av många rättningar har enhetscheferna även möjlighet att köra en provlön som stöd vid kontrollerna av att inrapporterade uppgifter har blivit rätt Uppgifter för uppföljning Ur det personaladministrativa systemet finns möjligheter att via olika rapporter ta ut statistikuppgifter, exempelvis frånvaro, semesterdagar, flexsaldon, lönestatistik, sysselsättningsgrad, ålders- och könsfördelning. Statistikrapporterna används dels löpande av enhetscheferna på Blomstergården för att till exempel få fram uppgifter om kvarvarande semesterdagar inför beviljande av semester. Rapporterna används även för bevakning av måluppfyllelse och för att ta fram statistik till kvartalsrapporter, delårsrapport och årsredovisning. 7

9 3. Bedömning och rekommendationer Vi bedömer att rutinerna för Heroma kan förbättras. Granskningen visar att det finns omfattande manualer som beskriver systemens funktioner. Dessa manualer finns dels att tillgå via intranätet och dels i systemen. Manualerna är dock inte tillräckligt kända bland personalen och det har framförts önskemål om mer lättillgängliga, kortfattade manualer. Vidare har framkommit att den introduktion som ges till nyanställda inte upplevs som tillräcklig. Ett stort ansvar för att löneutbetalningarna blir korrekta ligger på cheferna. Inför varje löneutbetalning är respektive chef ansvarig för att kontrollera riktigheten av lönerna innan de går till betalning. Vid granskningen har det framkommit att dessa kontroller inte alltid genomförs eller att kontrollerna inte sker i tillräckligt god tid inför lönekörning. Av kommunstyrelsens internkontrollplan framgår att detta kan leda till löneskulder med risk för ekonomisk förlust som följd. Vi har även noterat att bristande kontroller av att rätt lön betalas ut leder till merarbete, inte minst för personalavdelningen. Vi har även noterat att det utförs kontroller men att det saknas dokumentation av kontrollrutiner som tillämpas, till exempel rutiner för uppföljning av manuella justeringar i Kom & Gå/Självservice Rekommendationer Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi att: Socialnämnden säkerställer att nyanställda får en tillräcklig introduktion i Heroma, Självservice och Kom & Gå. Socialnämnden säkerställer att personalen får information om befintliga manualer och ser över behovet av förenklade manualer till systemen. Socialnämnden gör regelbundna uppföljningar av att kontrollrutiner inför löneutbetalningar efterlevs och dessa uppföljningar tas med i nämndens egna internkontrollplan. Tillämpade rutiner dokumenteras. 8

10 4. Bilaga 4.1. Intervjuade Gunilla Sundqvist, Personalchef Eva Eklund, samordnare/lönehandläggare Maud Ericsson, enhetschef Vårdpersonal vid blomstergården 9

11 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB