Granskning av lönehanteringen

Transkript

1 Revisionsrapport Emelie Lönnblad, Revisionskonsult, Henrik Friang, Risk Manager Granskning av lönehanteringen Båstads kommun

2 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Båstads kommun har granskat kommunens lönehantering för perioden Granskningen har inriktats på ett antal kontrollmål, se nedan. I lönerutinen hanteras mängder av transaktioner och stora belopp årligen. Därför är det väsentligt att rutinen fungerar på ämnat sätt. Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är överlag tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock moment i hanteringen avseende rapporteringen av övertid som bör förbättras. Anledning till övertid anges inte alltid i tid innan utbetalning, vilket leder till i efterhand manuella godkännande av utbetalning av övertid/komptid. Det är viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Förklaring till kontrollmålen finns i bilaga. Validering av indata Förklaringen till att anställda, som ej finns upplagda i personalregistret, fått löneutbetalningar beror på upphörande av anställningen under granskningsperioden. Översikt av månadslön Antal bruttolöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt. Granskning av höga månadslöner Efter granskning mot underliggande anställningsavtal och underlag för senaste lönerevisionerna har vi har inget att erinra på denna punkt. Bonus/provision Inga transaktioner som kan hänföras till bonus eller provision har identifierats. Dubbletter Våra stickprovskontroller visade att orsaken till dubbelregistrerade transaktioner berodde i samtliga fall på utbetalning av retroaktiv lön. Vi har inget att erinra på denna punkt. Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer I granskningen framkommer ingen anställd med flera anställningsnummer. Båstad kommun

3 Transaktioner för nyckelpersoner Vi har noterat att det har varit en del större utbetalningar för nyckelpersoner under granskningsperioden. De transaktionerna har gått att härleda till avslutad anställning inom kommunen under Vi har kunnat kontrollera dessa utbetalningar mot underliggande överenskommelser utan anmärkningar. Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Avseende rapporteringen av övertid anges inte alltid anledning till övertid i tid innan utbetalning, vilket leder till i efterhand manuella godkännande av utbetalning av övertid/komptid. Denna manuella hantering bör minimeras. Uttag av semesterdagar Vi anser att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs en årlig avstämning avseende att de anställda minst tar ut sina lagstadgade 20 semesterdagar. Båstad kommun

4 Innehållsförteckning Validering av indata... 2 Översikt av månadslön... 2 Granskning av höga månadslöner... 2 Bonus/provision... 2 Dubbletter... 2 Ologiska personnummer... 2 Anställda med flera anställningsnummer... 2 Transaktioner för nyckelpersoner... 3 Kontrollberäkning av källskatt... 3 Övertidsskulden... 3 Uttag av semesterdagar Bakgrund Syfte, revisionsfråga och avgränsning Metod Validering av indata Bedömning Översikt av grundlön Bedömning Granskning av höga månadslöner Bedömning Bonus/provision Bedömning Dubbletter av transaktioner Bedömning Ologiska personnummer Bedömning Anställda med flera anställningsnummer Bedömning Transaktioner för nyckelpersoner Bedömning Kontrollberäkning av källskatt Bedömning Övertidsskulden Bedömning Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Bedömning... 6 Båstad kommun

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Personalkostnaderna står för den största delen av kommunens kostnader vilket ensamt kan motivera granskning dvs. väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Personalkostnaderna utgör en stor del av kommunens externa kostnader. Per 31 december 2012 hade Båstads kommun 959 tillsvidareanställda och 226 visstidsanställda, totalt 1185 personer. Kommunens personalkostnader uppgick under 2012 till ca 328 miljoner Syfte, revisionsfråga och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma den interna kontrollen i lönehanteringen utifrån granskningens kontrollmål. Revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende lönehanteringen tillfredställande och ändamålsenlig? Följande kontrollmål har använts för att svara på revisionsfrågan (se bilaga för utförligare beskrivning). : Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/Provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttag av semester/antal sparade semesterdagar Granskningen har avgränsats till perioden juli 2012 t.o.m. december Båstad kommun 1 av 9

6 2.3. Metod Granskningen har genomförts genom registerutdrag av personregister för all personal. Utifrån ett antal kontrollmål har olika sökningar gjorts med hjälp av registeranalysprogram, ACL (Audit Command Language). Resultatet av sökningar har därefter, stickprovsvis, kontrollerats med löneenheten och verifierats mot underlag. Intervjuer har även genomförts med berörda tjänstemän på löneenheten. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. Båstad kommun 2 av 9

7 3. Granskningsresultat Båstad kommun använder Aditros lönesystem Personec P för registrering av löner. Systemet kompletterats med ett självservicesystem, vilket innebär att de anställda elektroniskt rapporterar sin tid och eventuella andra ersättningar. Arbetsledaren signerar (attesterar) de anställdas rapporter elektroniskt. Då det förekommer en stor mängd transaktioner och olika lönearter inom kommunen har vi valt att verifiera fullständigheten i vårt material. För att kontrollera att vårt emottagna material är fullständigt har vi utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet under granskningsperioden avseende bruttolön, förmåner och sociala avgifter för de olika ålderskategorierna beräknats och matchats mot den information som lämnats till Skatteverket. Vi kan genom denna avstämning konstatera att informationen som lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig Validering av indata För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som ej finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. Stickprovskontroll har genomförts av de transaktioner som framkommit. Förklaringen till att anställda, som ej finns upplagda i personalregistret, fått utbetalningar beror på anställningens upphörande under granskningsperioden Bedömning 3.2. Översikt av grundlön För samtliga anställda har den högsta månadslönerna under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall, se antal löner uppdelat i beloppsintervall nedan. Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner. Beloppsintervall Antal anställda Båstad kommun 3 av 9

8 Utifrån granskningen kan konstateras att merparten av kommunens utbetalda månadslöner uppgår till mellan kronor Bedömning Antal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna samt att stickprovskontroll har utförts mot anställningsavtal. Därutöver har månadslöner kontrollerats mot protokollsutdrag eller liknande underlag för den senaste lönerevisionen Bedömning 3.4. Bonus/provision Utsökning av transaktioner avseende bonus och provision har genomförts. Vid kontrollen identifierades inga transaktioner som kan hänföras till bonus eller provision Bedömning 3.5. Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter en kombination av anställningsnummer samt månadslön som förekommer mer än en gång under samma löneperiod med samma belopp. Utifrån genomförd analys och resultat har stickprov genomförts avseende dubbletter som har framkommit. Vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalts. Våra stickprovskontroller visade att orsaken till de dubbelregistrerade transaktionerna berodde i samtliga fall på utbetalning av retroaktiv lön. Utbetalning av de retroaktiva lönerna har skett i december för samtliga månader retroaktiv från april Bedömning Anledningen till utbetalning av retroaktiva löner är att avtal med fackliga organisationer inte bli antagna i tid, vilket ligger utanför Båstad kommuns påverkan Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra och inga poster har identifierats. Båstad kommun 4 av 9

9 Bedömning Vi har inte att erinra på denna punkt Anställda med flera anställningsnummer Anställda i Båstads kommun har unika anställningsnummer då anställningsnumret är den anställdes personnummer. I granskningen framkommer ingen anställd med flera anställningsnummer Bedömning 3.8. Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter har stickprovskontroller gjorts av transaktioner och dess underlag. Vid utförda stickprovskontroller har vi noterat att det har varit en del större utbetalningar för nyckelpersoner. De transaktionerna har gått att härleda till avslutad anställning inom kommunen under Vi har kunnat kontrollera dessa utbetalningar mot underliggande överenskommelser. Övriga transaktioner har främst varit milersättning för användning av egen bil i tjänsten. Vid våra kontroller kan vi konstatera att kommunen använder sig av kollektivavtalet BIA:s ersättningsbelopp om 2,90 kr/kilometer Bedömning 3.9. Kontrollberäkning av källskatt Denna analys visar om det källskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller ej. Via registeranalys har sökning gjorts efter källskatteavdrag som understiger 20 procent eller överstiger 60 procent. Inga transaktioner med källskatt understigande 20 procent och överstigande 60 procent har identifierats Bedömning Övertidsskulden Reglering av övertid, mertid, flextid m.m sker i Allmänna bestämmelser samt lokala kollektivavtal. I kommunens självservice system beviljas/attesteras rapporterad övertid innan utbetalning sker. Om inte närmsta chef har beviljat/attesterat rapporteringen innan löneutbetalning innevarande månad sker manuell hantering. Enligt uppgift sker det sällan manuell hantering av rapporterad övertid. Vi har utfört en registeranalys där samtliga utbetalda transaktioner avseende övertid/komptid har sammanställts. Stickprovsgranskning har skett av underlag till Båstad kommun 5 av 9

10 transaktionerna. Vid granskningen framkom att anledningen till övertiden inte alltid anges utan övertiden godkänns manuellt i efterhand dock innan utbetalnings sker. De flesta utbetalningarna har skett med anledning av att visstidsanställda har fått utbetalt övertid då deras utförda arbetstid har överstigit heltidsmåttet. I kommunens flextidsavtal anges att det ska ske en kontinuerlig avstämning av arbetstiden mellan chef och arbetstagare. Totalavstämning om fullgjord arbetstid har fullgjorts görs varje år för perioden 1 november till 31 oktober. Enligt avtalet får den anställde vid denna tidpunkt ha ett tillgodohavande om 50 timmar alternativt har en tidsskuld om 20 timmar. Om den anställde överstiger eller understiger om vad som får överföras till nästa avstämningsperiod bortfaller timmar över 50 timmar i saldo utan ersättning, skulle saldot understiga 20 timmar sker löneavdrag med 1/165 av månadslönen. Det är även inskrivet att om den anställdes plussaldo överstiger 50 timmar vid årsavstämningen ska närmste chef och medarbetare ha ett uppföljningssamtal kring arbetsbelastningen. I vår granskning har vi inte noterat några anställda som över- eller understiger dessa bestämmelser avseende övertid/komptidssaldo Bedömning Vi anser att löneavdelningen har en väl fungerade rutin avseende övertid/komptid eftersom vi inte har kunnat identifiera några anställda har höga övertidssaldon. Det tyder på en bra arbetssituation för de anställda inom Båstad kommun. Avseende rapporteringen av övertid anges inte alltid anledning till övertid i tid innan utbetalning, vilket leder till i efterhand manuella godkännande av utbetalning av övertid/komptid. Denna manuella hantering bör minimeras Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Extrahering har gjorts av de anställdas uttagna semesterdagar och antal sparade semesterdagar som registrerats i systemet. Stickprovskontroller har genomförts av de anställdas uttagna semesterdagar. Vid kontrollen konstaterades att de större utbetalningar som gjorts under granskningsperioden är med anledning av anställdas avslutade anställning. Arbetstagare som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt att spara en eller flera överskjutande dagar. Dessa dagar får dock inte överstiga 40 dagar. Avstämning av detta sker årligen Bedömning Vi anser att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs en årlig avstämning avseende att de anställda minst tar ut sina lagstadgade 20 semesterdagar. Båstad kommun 6 av 9

11 4. Sammanfattande bedömning Är den interna kontrollen avseende lönehanteringen tillfredställande och ändamålsenlig? Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är överlag tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock moment i hanteringen avseende angivelse av syfte till övertid som bör förbättras. Det är viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Båstad kommun 7 av 9

12 25 mars 2013 Emelie Lönnblad Projektledare Christina Widerstrand Uppdragsledare Båstad kommun 8 av 9

13 5. Bilaga Validering av indata:. Analysering av lönetransaktionsfilen för att validera indata Sökning efter onormala värden (belopp och datum). Matchning mellan personalregister och lönetransaktioner. Översikt av månadslön: Granskning av höga månadslöner: Bonus/provision: Dubbletter: Ologiska personnummer: Anställda med flera anställningsnummer: Transaktioner för nyckelpersoner: Kontrollberäkning av källskatt: Övertidsskulden: Uttagna semesterdagar/ Antal sparade semesterdagar. En översikt av månadslön skapas. Extrahering av de 25 högsta månadslönerna. Utdrag av lönetransaktioner som avser bonus/provision. Analys av lönetransaktionerna för att söka efter kombination av anställningsnummer + löneperiod + löneart + belopp som förekommer mer än en gång under en och samma period. Sökning efter anställda med avvikande kontrollsumma (ologiska personnummer). Sökning efter anställda med mer än ett anställningsnummer. Extrahering av samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner (enligt erhållen information från revisionen). Avvikande källskatteavdrag identifieras och extraheras. Sökning efter anställda med ett stort saldo avseende Övertid/flextid samt utbetald övertid. Sökning efter uttagna semesterdagar och rimlighetsbedömning, samt sökning efter anställda med mer än 40 sparade semesterdagar. Båstad kommun 9 av 9