Revisionsrapport Lönerutiner Sollefteå kommun Anneth Nyqvist, certifierad kommunal revisor Emelie Värja,

Transkript

1 Revisionsrapport Lönerutiner Anneth Nyqvist, certifierad kommunal revisor Emelie Värja, September 2017

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Övergripande information Ändamålsenlighet Kontrollområde och iakttagelser Ekonomiskt tillfredsställande Kontrollområde och iakttagelser Resurser och tillgång till erforderliga kompetenser Bedömning Intern kontroll Ansvarsfördelning Kontroller, manuella och automatiserade Bedömning Sammanfattande revisionell bedömning Rekommendationer Bilaga - registeranalys Registeranalys Korrekt antal semesterdagar Anställda med heltidslön som arbetat fyllnadstid Anställda med deltidslön som arbetat övertid Höga löner Dubletter Avgångsvederlag Lönetillägg Oktober av 14

3 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har genomfört en granskning avseende lönerutiner. Granskningens inriktning och omfattning tar utgångspunkt från kommunallagens revisionskapitel. I uppdraget ingår bland annat att granska och pröva ändamålsenlighet, ekonomiskt tillfredsställande och intern kontroll. Revisionell bedömning har skett utifrån följande skala: Sammanfattningsvis bedömer vi att rutiner gällande lönehantering i begränsad utsträckning bedrivs på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen inom området i begränsad utsträckning är tillräcklig. Bedömningen grundar sig på följande kontrollmål: Kontrollområden Ändamålsenlighet Rutiner och riktlinjer Ekonomiskt tillfredsställande Resurser, kompetenser Måluppfyllelse ekonomi Intern kontroll Ansvarsfördelning Kontroller manuella Revisionell bedömning I begränsad utsträckning Rutinbeskrivningar finns för chefer och medarbetare men de bör kompletteras. Däremot saknas det rutinbeskrivningar för den centrala lönehanteringen och även dokumenterade rutiner för kontroller. De brister vi noterat gällande följsamhet till riktlinjer består i att attester inte sker i tid eller att vissa anställningsuppgifter är felaktiga. I begränsad utsträckning Det finns i stor utsträckning tillräckliga resurser men det blir sårbart vid frånvaro. Krav på utbildning av chefer saknas och inga gemensamma utbildningar erbjuds. Verksamheten kommer sannolikt att hålla sig inom tilldelade resurser I avsaknad av konkreta mål saknas revisionell grund för att bedöma måluppfyllelse. I begränsad utsträckning Ansvarsfördelningen är tydlig gällande grundläggande funktioner men behöver förtydligas och dokumenteras. Kontroller görs, men rutiner och dokumentation av genomförda kontroller behöver dokumenteras bättre. Oktober av 14

4 För framtiden lämnas följande rekommendationer: - Rutinbeskrivningar för den centrala lönehanteringen bör upprättas. - Dokumentation av kontrollrutiner och genomförda kontroller bör förbättras. - Checklista över de månatliga rutiner och kontrollmoment som förväntas utföras av cheferna bör upprättas. - Krav och former för utbildning bör förtydligas. - Målsättningar/ambitioner för löneenheten bör fastställas. - Ansvarsfördelning och mandat behöver förtydligas. - Kontroller av att all frånvaro rapporteras kan förbättras. Oktober av 14

5 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer har med hänsyn till risk och väsentlighet bedömt det angeläget att göra en granskning avseende lönerutiner. Personalkostnaderna utgör en stor del av kommunens externa kostnader. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid fungerar som avsett. I den mån lönehanteringen har decentraliserats finns ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlag inte fungerar tillfredsställande. Detta eftersom det kan uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Revisionsobjekt i granskningen är kommunstyrelsen Syfte och Revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om hanteringen av utbetalningen av löner sker på ett ändamålsenligt och från ekonomisk tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig Revisionskriterier Kommunallagen 6:1 Angivna kontrollområden 1.4. Kontrollmål Ändamålsenlighet Dokumenterade riktlinjer, förekomst och följsamhet Ekonomiskt tillfredsställande Resurser och tillgång till erforderliga kompetenser Måluppfyllelse ekonomi och effektivitet Intern kontroll Ansvarsfördelning Kontroller, manuella och automatiserade 1.5. Avgränsning I tid avgränsas granskningen till år I övrigt se revisionsfråga, kontrollmål och bakgrund Metod Analys av rutinbeskrivningar, attester m.m och genomgång av kommunens egna kontrollaktiviteter. Intervjuer med företrädare från löneenheten samt verksamhetschef teknik, enhetschef hemtjänst,. Registeranalys av samtliga löneposter för perioden januari-april 2017 där uppföljning och verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden har analyserats. Oktober av 14

6 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Övergripande information Kommunen använder lönesystemet Personec P från Visma. Upphandling av systemet gjordes tillsammans med Strömsunds kommun. Från början fanns också ett visst samarbete mellan kommunerna. Numera finns servern i och Sollefteå sköter driften av systemet men annars jobbar kommunerna självständigt. Medarbetare och chefer/arbetsledare rapporterar avvikelser som semester och sjukfrånvaro via Självservice eller manuellt på blankett till löneenheten Ändamålsenlighet I revisorernas uppdrag ingår att granska och pröva om verksamhetens bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Med detta begrepp avses till exempel och om verksamheten lever upp till kommunfullmäktiges beslut, mål och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. I denna granskning har följande kontrollmål valts för att pröva området ändamålsenlighet: Kontrollområde och iakttagelser Dokumenterade riktlinjer och rutiner, förekomst och följsamhet Riktlinjer Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen har inte utfärdat några politiska riktlinjer som rör det specifika granskningsområdet. Övergripande dokument för den politiska styrningen är reglemente och delegationsordning där det inte framgår något specifikt gällande lönehanteringen. Centrala rutiner Rutinbeskrivningar avseende löneenhetens centrala rutiner för lönekörning, kontrollmoment m.m. saknas. Däremot finns det användarhandböcker från systemleverantören där det går att söka information och det finns även handskrivna lathundar där olika kontrollmoment framgår. Det görs inga kontroller av att de olika kontrollmomenten genomförs och det finns inte heller några krav på att dessa ska dokumenteras. Vidare saknas det speciella rutiner för intern kontroll som exempelvis rutiner för att göra olika stickprover. I praktiken görs dock kontroller inför varje lönekörning, exempelvis genereras en signallista som respektive lönehandläggare går igenom. Denna innehåller bl.a. orimliga belopp, dubbla anställningar och löneskulder. Felaktigheter korrigeras och rapporteras i förekommande fall till ansvarig chef. I övrigt sker ingen dokumentation av genomförda kontroller. Oktober av 14

7 Rutiner för verksamheten Rutinbeskrivningar för chefer och medarbetare finns på kommunens intranät Komin under fliken arbete och anställning. Exempel på dokument som vi har tagit del av: - Tidplan personalsystemet - Reseräkningslathund - Frånvaro, regler för rapportering av frånvaro - Självservice, medarbetare - Självservice, arbetsledare Vi noterar att det finns bra beskrivningar av enskilda moment men däremot saknas det en övergripande beskrivning av vilka moment och kontroller som respektive arbetsledare/chef förväntas göra varje månad. Det finns exempelvis inget krav på att gå igenom analyslista för att kontrollera om rätt medarbetare har belastat enheten/avdelningen. Även vid intervjuer har det framförts önskemål om en beskrivning av vilka kontroller som bör göras månatligen. Följsamhet till riktlinjer Varje månad förekommer manuella löneutbetalningar som beror på attest inte har skett i tid eller att schema inte finns inlagt på medarbetaren. Bristande kontroller vid attester kan även medföra att kodsträngen är felaktig och medarbetarens lönekostnad belastar fel verksamhet Bedömning Vi bedömer att det i begränsad utsträckning finns tillräckliga rutinbeskrivningar vilket baseras på att det till stor del saknas rutinbeskrivningar inom den centrala lönehanteringen. Vidare saknas en beskrivning av vilka kontrollmoment som ska genomföras och dokumentation/kontroll av att de har genomförts. Däremot finns det rutinbeskrivningar för chefer och medarbetare i verksamheten som dock bör kompletteras med lathund/- checklista över månatliga kontroller. De brister vi har identifierat gällande följsamhet till riktlinjer är att chefer inte attesterar i tid vilket kan innebära att felaktiga löner betalas ut eller att kostnaden har belastat fel enhet/avdelning Ekonomiskt tillfredsställande I revisorernas uppdrag ingår att granska och pröva om verksamheten bedrivs på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Med detta begrepp avses till exempel om verksamheten bedrivs inom tilldelad budget och om resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. I denna granskning av följande kontrollmål valts för att pröva området ekonomiskt tillfredsställande: Oktober av 14

8 Kontrollområde och iakttagelser Resurser och tillgång till erforderliga kompetenser Löneavdelningen i ingår i personavdelningen som är en del av Human Resource (HR) inom Gemensam Service. Personalen för avdelningen ansvarar för lönehanteringen för alla avdelningar inom kommunen, inklusive kommunstyrelsen och politikerna. Löneavdelningen består av lönechef och fem lönehandläggare. Två lönehandläggare har funktion som systemförvaltare och en lönehandläggare arbetar med pensioner motsvarande ca en halvtidstjänst. Ansvarig chef är personalchefen. Vid granskningstillfället uppgick antalet heltidsanställda och visstidsanställda med månadslön till ca Antalet löneutbetalningar inklusive arvoden uppgår till ca per månad. Detta innebär att varje lönehandläggare ansvarar för ca 500 löner och arvoden. Varje lönehandläggare har ett eget ansvarsområde och chefer/medarbete ute i verksamheten vet vem de kan vända sig till i första hand. Vid intervjuer framkommer att det är två lönehandläggare som har kunskap och behörighet att utföra en lönekörning. De planerar semestrar och ledigheter så att någon av dem alltid är på plats. Eftersom rutinerna inte är dokumenterade är det sårbart om båda skulle vara borta samtidigt. Systemtekniker på IT-enheten kan utföra vissa rutiner. Personal/Löneavdelningen erbjuder ingen gemensam utbildning för nya chefer och medarbetare. Individuell utbildning erbjuds efter förfrågan. Respektive anställande chef upprättar ett introduktionsprogram för nya chefer/medarbetare där genomgång av olika rutiner och programvaror ingår. Vissa chefer anlitar löneavdelningen för utbildning medan andra chefer ombesörjer utbildningen själva Måluppfyllelse ekonomi och effektivitet I de politiska organens uppdrag ingår att fastställa mål för kommunens verksamheter. Granskningen kan inte verifiera att det fastställts mål för granskningsområdet som uttrycker kvalitet och effektivitet. Följaktligen sker ingen uppföljning på politisk nivå. När det gäller ekonomiska mål noteras att kommunstyrelsen årligen fastställer en detaljbudget för KLF-Löner. Utfall 2016 och prognos 2017 i förhållande till budget redovisas nedan: År Budget Utfall/ Avvikelse Prognos Granskningen indikerar att löneavdelningen kommer att bedrivas inom tilldelade budgetramar Bedömning Vi bedömer att det i begränsad utsträckning finns resurser och tillgång till erforderliga kompetenser. Bedömningen grundar sig på följande iakttagelser: Oktober av 14

9 - Kunskaper och kompetens finns inom löneenheten. Det är dock sårbart att endast två lönehandläggare har kunskaper att göra en lönekörning och att rutinerna inte är dokumenterade. - Det finns inga krav på utbildning för chefer i kommunen och det genomförs inga gemensamma utbildningar. Utbildningar genomförs efter förfrågan. - Kostnad för lönehantering kommer att kunna bedrivas inom tilldelade ramar För att kunna mäta effektivitet krävs någon form av mål och mätetal. Vi rekommenderar därför att målsättningar/ambitioner fastställs för lönenheten Intern kontroll I revisorernas uppdrag ingår att granska och pröva om den interna kontrollen är tillräcklig. Med detta begrepp avses till exempel om det utövas rimlig styrning och kontroll på såväl politisk nivå såsom verksamhetsnivå. God intern kontroll kännetecknas av tillförlitliga system och rutiner, aktualitet i anvisningar och dokumentation, tydlighet i fråga om ansvar, befogenheter, skyldigheter mm. I denna granskning av följande kontrollmål valts för att pröva området intern kontroll: Ansvarsfördelning Iakttagelser Roller och ansvar gällande lönehantering finns inte dokumenterad. Att löneenheten ansvarar för den centrala lönehanteringen som exempelvis lönekörning och att chefer ansvarar för att bevilja ledighet är självklart. Däremot är det mer otydligt vilket ansvar lönehandläggare har när det gäller olika kontrollmoment och vilket mandat de har att exempelvis ifrågasätta och signalera felaktigt godkända ersättningar. Cheferna godkänner regelbundet ersättningar, ledigheter etc. i självservice. Alla händelser måste vara godkända före lönekörning, annars blir löneutbetalningen felaktig. Däremot finns inga rutiner, varken dokumenterade eller förväntade, för någon typ av extra kontroller innan lönekörning. I vissa kommuner finns exempelvis rutiner för att analyslista ska godkännas innan lönekörning. Överordnad chef ser alla beslut som underliggande chefer har beviljat och har möjlighet att gå in och kontrollera enskilda beslut. Det innebär därmed innebär en viss övergripande kontroll Kontroller, manuella och automatiserade Iakttagelser Nedan beskrivs några utvalda kontroller och rutiner som förekommer inom lönehanteringen. Registeranalyser har genomförts utan avvikelser, se punkt 5 bilaga. Behörigheter Behörigheter till kommunens nätverk läggs upp av IT-enheten. Anställande chef registrerar och godkänner nya anställningsavtal elektroniskt i WinLos. Löneenheten hämtar upp anställningsavtalen från WinLos och registrerar dem sedan manuellt i lönesystemet och Oktober av 14

10 lägger upp s.k. organisationsträd för respektive medarbetare/chef. Det finns tydliga krav på att anställningsavtalen måste vara godkända innan löneavdelningen registrerar dem. Däremot görs ingen attest eller kontroll av anställningsavtalet efter det att löneenheten har registrerat dem i lönesystemet. Det finns ingen elektronisk kontroll av att chefer endast kan lägga upp anställningsavtal på den enhet de ansvarar för. Löneenheten gör dock manuella kontroller. Pappersoriginal av anställningsavtalen ska skickas in till löneavdelningen för arkivering. Det görs dock inga kontroller av att samtliga anställningsavtal lämnas in. I samband med avslutning av anställning avslutas även berörd medarbetare som användare i lönesystemet. Fortfarande har dock medarbetare tittbehörighet i systemet till dess att deras behörighet avslutas i kommunens nätverk. Alla händelser som rör upplägg/avslut av behörigheter loggas. Överföring från/till system Från TimeCare, se tidrapportering nedan, görs en filöverföring till lönesystemet varje månad inför lönekörning. Det görs inga kontroller av att all information följer i med i överföringen men det finns möjlighet att göra en avstämning av antalet personer som har lästs över. Vid lönerevision registreras nya löner i en speciell förhandlingsmodul och uppgifterna läses in i lönesystemet. Överföring till ekonomisystemet görs månadsvis. Innan överföringen körs en konteringskontroll så att eventuella felkonteringar eller nya koder upptäcks innan filen körs över. Exportering av uppgifter från lönesystemet till PSutdata görs månadsvis. PSutdata är ett program som cheferna använder för att ta ut rapporter gällande löner, ersättning m.m. Ett utvecklingsarbete pågår för att förbättra rapporter och för att säkerställa att rapporterna innehåller korrekta uppgifter. Tidrapportering Rapportering av avvikelser som sjukfrånvaro och semester görs antingen direkt av medarbetaren i lönesystemet eller på manuell blankett som registreras av respektive chef eller lönehandläggare. Inom administrationen har medarbetarna flextid och det finns möjlighet att stämma av rapporter från flextidssystemet mot den rapporterade frånvaron. Inom hemtjänsten loggar samtliga medarbetare in varje morgon. Samordnarna tar ut sedan rapporter som chefen kan stämma av mot rapporterad frånvaro i Självservice. Det finns även en manuell kontroll då schema sätts in i pärm där det även görs noteringar om frånvaro, vikarier m.m. För övriga medarbetare finns ingen möjlighet till maskinella kontroller av att rapporterad frånvaro stämmer mot faktisk frånvaro utan det är upp till respektive chef att ha kontroll över ledigheter och frånvaro. För chefer med många medarbetare som dessutom är utspridda på flera arbetsplatser kan det vara svårt att ha kontroll över enskilda medarbetare. Brister i rapporteringen har tidigare uppmärksammats och några arbetsplatser har granskats särskilt inom ramen för kommunstyrelsens intern kontrollplan. Vid intervjuer fram- Oktober av 14

11 kommer att det fortfarande kan finnas brister i rapportering av frånvaro vid vissa arbetsplatser. Även rapportering av fyllnadstid och övertid rapporteras i självservice. I självservice finns inbyggda kontroller av att deltidsanställda som rapporterar extra timmar får fyllnadstid och inte övertid. Det förekommer dock att övertid beviljas utanför avtal även till deltidsanställda men då måste registrering ske av lönehandläggare. Inom äldreomsorgen används TimePol för inrapportering av schema, OB och övertid räknas ut automatiskt i lönesystemet. Däremot registreras ingen frånvaro eller semester i TimeCare utan detta görs i lönesystemet. Om det saknas schema på en tillsvidare eller månadsanställd innebär det att månadslön betalas ut men inga avvikelser i former av övertid eller OB-ersättning. Om det däremot saknas schema för en timanställd innebär det att ingen lön betalas ut alls. Lärarna på gymnasieskolan rapporterar frånvaro till vikarieanskaffare som i sin tur rapporterar vidare till administratör. Varje månadsbryt gör administratör kontroller mot inrapportering i Självservice och skickar ut påminnelse till de som inte har rapporterat. Om avvikelser ändå inte har registrerats rapporterar administratör till närmsta chef som kontaktar medarbetare. När chefen går in i självservice kommer det automatisk upp en förteckning över all registrerad avvikelse för aktuell månad. Det krävs dock inga attester eller godkännande innan lönekörning. Efter lönekörning finns det möjligheter att ta ut en analyslista men det finns ingen automatik i att denna skickas ut till cheferna. Ekonomerna uppmanar cheferna att stämma av dessa, framförallt vid de större uppföljningarna och vid upprättande av budget. Betalningar I samband med den månadsvisa lönekörningen skapas en bankfil som med automatik via kommunens server körs över till banken. Det krävs ingen manuell attest av lönefilen utan det finns inlagda sigill som byts ut årligen. Banken skickar en bekräftelse på den godkända bankfilen som lönechefen stämmer av mot lönefilen. En utanordning, där en printbild av bankbekräftelsen samt summan i lönefilen finns med, attesteras av lönechefen innan den lämnas till ekonomiavdelningen för bokföring. Manuella utbetalningar förekommer löpande och beror till stor del på brister i inrapportering. Det handlar om förskottsbetalningar eller att det har blivit fel i löneutbetalning. Eftersom det inom äldreomsorgen är krav på att det måste finnas schema inlagt i TimePol för varje enskild medarbetare inom händer det att medarbetare inte har fått korrekt lön. Vissa chefer är också sena med att lämna in anställningsavtal vilket också innebär att lönen inte kan betalas ut. Ekonomerna brukar hjälpa till med att påminna cheferna om att göra klart anställningsavtalen och lämna in dem till löneenheten i tid. De uppmanar även cheferna att kontrollera konteringen. Oktober av 14

12 Ett underlag görs för varje manuell lön som lämnas till ekonomiavdelningen för registrering. De manuella utbetalningarna hamnar på ett specifikt balanskonto som löneenheten stämmer av löpande. Lönekörning Varje månad görs en lönekörning i systemet av alla data som har kommit in under perioden. När lönekörningen har gjorts genereras en signallista från systemet med de fel som behöver åtgärdas innan en definitiv lönekörning kan göras. Fel som kommer med på signallistan är orimlig bruttolön, netto och bruttoskuld m.m. Löneenheten ansvarar för att korrigera eventuella felaktigheter innan den definitiva lönekörningen kan göras. Reseräkningar och arvoden Vid protokollförda sammanträden lämnar respektive sekreterare över uppgifter till löneenheten som underlag för både arvode och reseräkning. De politiker som har övriga uppdrag skriver egen reseräkning. Fullmäktiges ordförande godkänner samtliga politikers reseräkningar, med fullmäktiges vice ordförande som ersättare. Det är även vice ordförande som godkänner ordförandens resor. Medarbetare och chefers resor registreras antingen direkt i lönesystemet eller på speciell blankett. Kontoavstämning, balanskonton Avstämning av skuldkonto och förskott görs varje månad. Till tertialbokslut och årsbokslut lämnas en specifikation med underlag till redovisningsavdelningen Bedömning Vi bedömer att den interna kontrollen i begränsad utsträckning är tillräcklig. Bedömningen grundar sig på följande: - Den politiska ansvarsfördelningen är tydlig. - Dokumenterade riktlinjer avseende ansvarsfördelning saknas men bedöms vara tydlig gällande grundläggande funktioner som löneenhetens centrala funktioner och chefernas ansvar för att godkänna medarbetarnas avvikelser. Förtydliganden bör göras gällande lönehandläggarnas mandat och roll gentemot verksamheten och av vilka kontroller och moment som ingår i chefernas ansvar. Då cheferna även efterfrågar ytterligare kontroller från löneenheten är det viktigt att förtydliga både ansvar och vilka kontrollmoment som ska utföras. - Det finns till viss del upprättade rutiner för olika typer av kontroller, både för den centrala lönehanteringen och ute i verksamheten. Då vi endast har identifierat medvetna avvikelser vid registeranalys finns inga indikationer på brister i den interna kontrollen men vi menar att det ändå finns behov av en mer systematiserad kontrollmiljö. Vid intervjuer har framförallt noterats att kontroller av att frånvaro och ledigheter rapporteras på vissa arbetsplatser bör förstärkas. Oktober av 14

13 3. Bedömning 3.1. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionell bedömning sker utifrån följande skala/gradering: Utifrån genomförd granskning görs följande revisionella bedömningar: Kontrollområden Revisionell bedömning Ändamålsenlighet Rutiner och riktlinjer Ekonomiskt tillfredsställande Resurser, kompetenser Måluppfyllelse ekonomi Intern kontroll Ansvarsfördelning Kontroller manuella I begränsad utsträckning Rutinbeskrivningar finns för chefer och medarbetare men bör de kompletteras. Däremot saknas det rutinbeskrivningar för den centrala lönehanteringen och även dokumenterade rutiner för kontroller. De brister vi noterat gällande följsamhet till riktlinjer består i att attester inte sker i tid eller att vissa anställningsuppgifter är felaktiga. I begränsad utsträckning Det finns i stor utsträckning tillräckliga resurser men det blir sårbart vid frånvaro. Krav på utbildning av chefer saknas och inga gemensamma utbildningar erbjuds. Verksamheten kommer sannolikt att hålla sig inom tilldelade resurser I avsaknad av konkreta mål saknas revisionell grund för att bedöma måluppfyllelse. I begränsad utsträckning Ansvarsfördelningen är tydlig gällande grundläggande funktioner men behöver förtydligas och dokumenteras. Kontroller görs, men rutiner och dokumentation av genomförda kontroller behöver dokumenteras bättre Rekommendationer För att utveckla lönehanteringen bör följande rekommendationer prioriteras: - Rutinbeskrivningar för den centrala lönehanteringen bör upprättas. - Dokumentation av kontrollrutiner och genomförda kontroller kan förbättras. - Checklista över de månatliga rutiner och kontrollmoment som förväntas utföras av cheferna bör upprättas. - Krav och former för utbildning bör förtydligas. - Målsättningar/ambitioner för löneenheten bör fastställas. - Ansvarsfördelningen och mandat behöver förtydligas. - Kontroller av att all frånvaro rapporteras kan förbättras. Oktober av 14

14 4. Bilaga - registeranalys 4.1. Registeranalys Registeranalys har gjorts av lönefiler för månaderna januari-april 2017 i syfte att upptäcka felaktiga poster. De kontroller som har gjorts och vilka avvikelser som noterats framgår nedan Korrekt antal semesterdagar Kontroller finns i lönesystemet av att antalet korrekt antal semesterdagar erhålls. Under hösten tar löneenheten ut listor över medarbetare som har över 40 dagars sparade semesterdagar som skickar till verksamhetschefer för åtgärd. Inga ytterligare analyser har gjorts Anställda med heltidslön som arbetat fyllnadstid Inga avvikelser har noterats Anställda med deltidslön som arbetat övertid Det förekommer att anställda med deltidslön beviljas övertid för att kunna lösa visa arbetspass trots att detta är i strid mot gällande avtal. I Självservice finns inbygga kontroller vilket innebär att denna typ av ersättning måste rapporteras manuellt av löneenheten Höga löner Höga löner har identifierats inom vissa grupper och kan hänföras till övertid, jour samt medarbetare med flera uppdrag/anställningar Dubletter Vi har identifierat några dubletter, där vi noterar att förklaringen är att en medarbetare har delad tjänstgöring mellan olika arbetsplatser Avgångsvederlag Avgångsvederlag har identifierats utan avvikelser Lönetillägg Lönetillägg förekommer inom flera verksamheter. Socialsekreterare och även chefer som har jour och beredskap har ett fast månatligt lönetillägg. Lärare på skidgymnasiet har ett fast lönetillägg under perioden september till maj för helgarbete och resor. Samordnare och tillförordnade chefer har lönetillägg vilket beror på utökat ansvar under en begränsad period. Kommentar: Inga avvikelser noteras. Vi menar dock att det i varje enskilt fall bör analyseras om det är ekonomiskt försvarbart med fasta lönetillägg eller om berörd personal bör redovisa faktiskt nedlagd tid. Oktober av 14

15 Anneth Nyqvist Anneth Nyqvist uppdragsledare/projektledare Oktober av 14