Revisionsrapport. Styrning EU-projekt. Krokoms kommun Anneth Nyqvist

Transkript

1 Revisionsrapport Styrning EU-projekt Krokoms kommun Anneth Nyqvist

2 Maj-Britt Åkerström Anneth Nyqvist Namnförtydligande Namnförtydligande

3 Innehållsförteckning 1 Inledning Sammanfattande bedömning och förslag till åtgärder Bakgrund Revisionsfråga Avgränsning Revisionsmetod Granskningsresultat Bakgrundsbeskrivning EU-finansiering Allaktivitetshuset i Föllinge Finns en dokumenterad aktuell organisationsbeskrivning inklusive ansvarsfördelning av EU-projekt? Allaktivitetshuset i Föllinge Finns dokumenterade rutiner för styrning och uppföljning av EU-projekt? Allaktivitetshuset i Föllinge Ekonomisk redovisning...6

4 1 Inledning 1.1 Sammanfattande bedömning och förslag till åtgärder På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Krokoms kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning avseende styrning av EU-projekt. Följande revisionsfråga har varit aktuell: - Är kommunens styrning och interna kontroll av EU-projekt tillräcklig? Kommunen bygger för närvarande ett allaktivitetshus i Föllinge som delvis finansieras av EU-medel. Den totala investeringskostnaden uppgår till 22,8 mnkr och den del som avser skolans idrottshall uppgår till ca 17 mnkr. Resterande del 5,6 mnkr är den kostnad som tillkommer för att skapa ett allaktivitetshus, där EU-medel finansierar hälften av kostnaden. I EU-projektet ingår även att bygga upp verksamheten i allaktivitetshuset. Det saknas dokumenterad organisationsbeskrivning respektive ansvarsfördelning av EUprojekt. Organisation och verksamhetsbeskrivning fastställs för varje enskilt projekt, vilket även är ett krav i projektansökan. För allaktivitetshuset i Föllinge har utsetts styrgrupp, ledningsgrupp och projektledare. Även när det gäller styrning och uppföljning av EU-projekt saknas dokumenterade rutiner. Bedömning av vilka projekt kommunen ska delta i görs från fall till fall. Ett krav är att projekten ska vara utvecklande och ge mervärde. Information om projekten lämnas löpande till kommunstyrelsen och kommunchefens ledningsgrupp. Vid den årliga budgetkonferensen sker en redovisning av samtliga projekt. Styrgruppen för Allaktivetshuset i Föllinge hade sitt första möte i januari 2009 vilket är ett halvår efter att projektet startade. Enligt vår bedömning borde det första styrgruppsmötet ha infallit före eller i samband med projektstart för att säkerställa att styrgruppen redan från början får möjlighet att styra upp projektet. Vi bedömer att kommunens styrning och interna kontroll av EU-projekt bör utvecklas. Dokumenterade rutiner och riktlinjer saknas och vi föreslå därför att strategier, rutiner och riktlinjer för EU-projekt arbetas fram och dokumenteras. Vi förutsätter även att rutiner för redovisning och ansökningsförfarande arbetas fram enligt planerat. 1

5 1.2 Bakgrund Ett antal EU-projekt har bedrivits. Den nya strukturfondperioden innebär fortsatta möjligheter till utvecklingsprojekt som kommunen kan delta i. Strikta rutiner och styrning av förekommande projekt är fortfarande viktig. Kommunen bygger ett allaktivitetshus i Föllinge som delvis ska finansieras genom EUmedel. 1.3 Revisionsfråga Följande revisionsfråga har varit aktuell: - Är kommunens styrning och interna kontroll av EU-projekt tillräcklig? 1.4 Avgränsning Granskad nämnd är kommunstyrelsen och socialnämnden, granskningen avgränsas i första hand till att avse allaktivitetshuset i Föllinge. Granskningen avgränsas till följande kontrollmål: - Finns en dokumenterad aktuell organisationsbeskrivning inklusive arbets- och ansvarsfördelning avseende EU-projekt? - Finns dokumenterade rutiner för styrning och uppföljning av EU-projekt? 1.5 Revisionsmetod Granskningen sker genom dokumentstudier och intervjuer med handläggare av EUprojekt, kommunchef samt ekonomichef. 2 Granskningsresultat 2.1 Bakgrund EU-finansiering Många kommuner har de senaste åren på ett aktivt sätt nyttjat möjligheter till finansiering av olika typer av projekt genom EU. Vanligast har varit olika satsningar på kompetensutveckling av både anställda och arbetslösa, vänortssamarbeten med andra kommuner i andra länder men även en del satsningar på skolan inom ramen för olika utbildningsprogram. 2

6 EU finansierar enbart en del av omkostnaderna för ett projekt (högst 50 %), resten ska komma från nationella källor (samfinansiering) och/eller från stödmottagarna själva (egenfinansiering), d v s där projektdeltagarna skjuter till lika mycket i form av tid från sina experter och personal. För att erhålla stöd från EU ställer EU-kommissionen krav på projektanordnaren. Bland annat ska projekten vara utvecklingsprojekt, oftast inom ordinarie verksamhet och ska ge en extra dimension till det arbete man redan genomför. Tanken är att projektet ska göra verksamheten effektivare och bättre Allaktivitetshuset i Föllinge Allaktivetshuset är en del i den nya investeringen i idrottshallen i Föllinge. Kommunen har haft planer på att bygga en idrottshall i Föllinge sedan ett antal år tillbaka. Genom goda exempel från andra orter både i kommunen och i länet växte idén fram om att även kunna nyttja idrottshallen till andra verksamheter. Initiativet till projektet togs av kommunstyrelsen som också är projektägare. Nutek ställer höga krav på projektansökan och kommunen anlitade en extern resurs för att skriva denna. Av ansökan framgår följande mål för projektet: - Skapa en metod och samverkansmodell för att långsiktigt bygga upp en ökad attraktionskraft på orten. - Öka inflyttningen genom arbete i ett lokalt tillväxtkluster med hälsa som tematiskt profilering. - Stödja och lyfta fram företagens behov genom satsningar på kvinnliga entreprenörer och produktionsföretagens behov. Den totala investeringen uppgår till 22,8 mnkr, varav ca 17 mnkr avser skolans idrottshall. Resterande del, 5,6 mnkr, avser den kostnad som tillkommer för att tillskapa ett allaktivitetshus. Hälften av denna investering finansieras av EU-medel vilket innebär att kommunens investeringskostnad uppgår till 20 mnkr. EU-projektet uppgår totalt till 9,1 mnkr, av dessa avser 5,6 mnkr själva investeringen. Mellanskillnaden, 3,5 mnkr, ska användas för att finansiera projektledare och ekonomiassistent under 3 år samt täcka kostnader för annonsering och olika aktiviteter. Även driftkostnaderna fördelas lika mellan kommunen och EU-projektet. Investeringskostnader har tagits upp i 2008 års budget och för driftskostnaderna avsattes 1,5 mnkr ur 2007 års resultat. 3

7 2.2 Finns en dokumenterad aktuell organisationsbeskrivning inklusive ansvarsfördelning av EU-projekt? För att bli framgångsrik när det gäller att erhålla EU-bidrag krävs en god kännedom kring vilka bidrag som finns tillgängliga. Man måste även ha ett effektivt arbetssätt när projekt ska planeras, genomföras och utvärderas. Många kommuner har därför valt att inrätta en EU-samordnare som fungerar som stöd till kommunens förvaltningar när det gäller information om tillgängliga bidrag och eventuellt stöd i ansökningsförfarandet och som har en övergripande bild av vilka EU-projekt som pågår inom kommunen. I Krokoms kommun finns ingen övergripande dokumenterad organisationsbeskrivning när det gäller EU-projekt. Av budgetdokumentet för 2008 framgår att näringslivsenheten har ansvaret för att initiera och driva EU-projekt och i detta ingår även samordning av olika projekt inom kommunen. Vid intervjuer har framkommit att näringslivsenhetens ansvar gäller projekt inom näringsliv/arbetsmarknadsområdet. När det gäller projekt inom t ex skola eller äldreomsorg är det respektive förvaltning som ansvarar för projekt inom sitt område. Organisation och verksamhetsbeskrivning fastställs för varje enskilt projekt, vilket även är ett krav i projektansökan Allaktivitetshuset i Föllinge I projektansökan och NUTEK:s beslut framgår följande arbetssätt och verksamhetsbeskrivning: Styrgruppen leder projektet och har det övergripande ansvaret för måluppfyllelse och att projektet rapporterar i enlighet med givna indikatorer. Styrgruppen ansvarar också för anställning av projektledare samt för ekonomisk uppföljning. Gruppen består av 7 ledamöter och träffas 4 gånger per år, gruppen utser också en ordförande. Ledningsgruppen består av projektledaren, styrgruppens ordförande samt 1 ledamot från näringsverksamheterna. Gruppen träffas 10 gånger per år och är projektets operativa ledning. Till sin hjälp finns ett projektkontor där projektledaren leder verksamheten tillsammans med en ekonomiassistent och en företagssamordnare. För den direkt operativa verksamheten skapas arbetsgrupper för varje insatsområde i projektet. Därutöver löper en horisontell arbetsgrupp med ansvar för metodutveckling och det lokala tillväxtklustret; hälsa. Revisionell bedömning Styrgruppen för allaktivitetshuset i Föllinge genomförde första mötet den 26:e januari, vilket är ett halvår efter att projektet påbörjades. Enligt vår bedömning borde det första 4

8 styrgruppsmötet ha infallit före eller i samband med projektstart för att säkerställa att styrgruppen redan från början får möjlighet att styra upp projektet. För att tydliggöra ansvarsförhållanden borde någon form av övergripande dokumentation avseende ansvarsfördelningen arbetas fram. 2.3 Finns dokumenterade rutiner för styrning och uppföljning av EU-projekt? Det finns i dag inga dokumenterade rutiner för EU-projekt utan beskrivningen utgår från de uppgifter som har framkommit vid intervjuer. Styrning Kommunen har ett stort intresse för att delta i olika projekt. Det finns ingen antagen policy för vilka olika projekt kommunen ska satsa på, men det är ett krav att projekten ska anses vara utvecklande för kommunen och att de ska ge ett mervärde. Denna bedömning görs från fall till fall. Kommunstyrelsens presidium är i ett tidigt skede med och diskuterar vilka projekt som ska genomföras, och de är även delaktiga i ansökningsförfarandet. Diskussioner har förts om att avsätta ett antal mnkr i budgeten varje år för att kunna agera aktivt och fatta beslut om nya projekt under året. I nuläget fattar kommunstyrelsen beslut i samband med att årsbudgeten antas, därför finns inte alltid separata protokollförda beslut för varje enskilt projekt. Det finns en projektmedelsfond som uppgår till ca 2 mnkr. Denna används för att kunna ge förskott till projekt i avvaktan på att rekvirerade pengar betalas ut. Uppföljning Rapporter och uppföljning av projekt görs i allmänhet som informationsärenden i kommunstyrelsen och fullmäktige. På kommunchefens ledningsgruppsmöten finns information om pågående projekt med som en stående punkt. I februari genomförs en budgetkonferens där samtliga nämndspresidier, förvaltningschefer och ekonomer deltar och även här kommer alla projekt att redovisas Allaktivitetshuset i Föllinge Muntlig information har skett till både kommunstyrelsen och fullmäktige. En redovisning för kommunstyrelsen är planerad till kommunstyrelsens februarimöte. I avsaknad av näringslivschef är det kommunchefen som står för den löpande samordningen av projektet. Detta gäller såväl verksamheten som byggnationen. Första styrgruppsmötet har genomförts och där redovisades bl a nuläge och ekonomi. Dessutom diskuterades ett antal kommande aktiviteter och olika utvecklingsförslag. En viktig fråga var naturligtvis invigningen med olika planerade arrangemang. Byggnationen har blivit försenad på grund av byggnadsföretagets konflikter med fackförbund och 5

9 invigningen kommer nu att genomföras i juni istället för i maj. Det kommer dessutom att bli en mindre invigning än planerat och vissa av de aktiviteter som var planerade kommer istället att genomföras under hösten. En första lägesrapport har lämnats till Nutek, men rekvirerade medel har ännu inte utbetalats. Fortsättning Projektet kommer att pågå fram till 2010, men det finns redan nu tankar om eventuell förlängning. Ambitionen är att när projektet är avslutat ska de organisationer som finns, framförallt företagarföreningen och Alliansen, vara självgående och kunna fortsätta att driva och utveckla verksamheten i Allaktivetshuset Ekonomisk redovisning Redovisning och bokföring av EU-projekt sker i kommunens ekonomisystem. Det saknas dock dokumenterade rutiner för hur redovisning och uppföljning ska se ut. Ekonomienheten uppger att de har planer på att ta fram rutiner för hur redovisning och ansökningar ska se ut. Dessa rutiner ska ingå i den ekonomihandbok som håller på att arbetas fram och ska finns med under kommunens intranät. Varje EU-projekt redovisas på en separat projektkod. Ekonomienheten tar fram ekonomiska rapporter till projektledaren som sedan rekvirerar pengar från Nutek. Vid intervjuer har framkommit att rekvireringsförfarandet tar lång tid och planer finns på att lägga över dessa rutiner på ekonomienheten Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunens styrning och uppföljningen av EU-projekt i huvudsak är tillfredsställande. Vi föreslår dock att strategier och rutiner för kommunens arbete med EU-projekt tas fram. Dessa skulle kunna innehålla: - prioriterade områden - beskrivning av organisation av EU-samordning - rutiner och ansvarsförhållanden mellan kommunstyrelsen och nämnder/förvaltningar vad gäller processen i samband med ansökning/uppstart och uppföljning av ett projekt. Beskrivning av rutiner och ansvarsförhållanden bör tydliggöra exempelvis vilka som ska kontaktas i kommunen när man ansöker om deltagande i EU-projekt. Vid vilka typer bör kommunstyrelsen ha information om/godkänna eventuella projekt innan det startas? Vi rekommenderar även att beslutade och pågående EU-projekt redovisas i budget och årsredovisning. Vidare förutsätter vi att de rutiner för redovisning och ansökningar som beskrivs ovan tas fram enligt planerat. 6