Digitala möten för myndigheter och högskolor Formpipe Software AB

Transkript

1 Digitala möten för myndigheter och högskolor Formpipe Software AB Joakim Edlundh och Erik Lindgren

2 Vad menar vi med digitala möten? Planerade, tillgängliga möten Planerade på kort sikt Planerade på lång sikt Ad-hoc eller återkommande Möten som....ska dokumenteras..kräver en planerad agenda..kräver förberedda deltagare..väcker intresse och deltagande från andra..kan generera omröstningar och beslut..kan skapa ärenden för beslut till andra digitala mötesgrupper. Exempel på möten Styrelse, Utskott Nämnd, Råd, Fakultet Regionala möten, Avdelningsmöten Arbetsgrupper

3 Vilken nyttoeffekt får digitaliseringen av möten? Informationskvalitet och säkerhet Tillgänglighet för medborgare och gäster utöver deltagare ger insyn Digitalt stöd för att hantera PuL och Sekretess Direkt koppling till det digitala dokument- och ärendehanteringssystemet gör att rätt information presenteras. Effektivitet för mötesdeltagaren Mötesinformationen är digital.. Jobba med mötesinformation online eller lokalt ha tillgång när du behöver det Sökbar information hitta informationen snabbt (både i dokument och noteringar) Bevaka förändringar agera på förändringar snabbt Arbeta med mötesinformationen med noteringar och markeringar Dela noteringar med andra, se andras och eller egna noteringar på dokumenten

4 Vilken nyttoeffekt får digitaliseringen av möten? Effektivitet för mötesadministratör och handläggare: Undvik pappersutskrifter spara pengar och miljö Effektiviserad planering - tillgängliggör möten för handläggare att anmäla ärenden till Digital hantering av hela kedjan från anmälan av ärende till möte till beslut Digital återkoppling av beslut undvik manuell hantering Skapa privata ( interna ) möten eller publika möten

5 Goda förutsättningar för digitala möten Ett modernt ECM-system för ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering i botten med stöd för svensk offentlighetslagstiftning Digital ärendehandläggning Decentraliserad diarieföring, många användare i ECM-systemet Digital hantering av arbetsdokument i ECM-systemet

6 Meetings Plus övergripande! Meetings Plus är det digitala mötesgränssnittet för mötesdeltagare och gäster Se dina och din organisations möten online (app eller webb) men även lokalt. Arbeta med informationen med noteringar och markeringar. Dela! Användarvänligt - navigera, sök, favoriter, prenumerera, flera dokument samtidigt.. Tillgång till tidigare möten Utgå från kallelse och protokoll för navigering av mötesinformationen

7 Att förbereda/arbeta med möten i Platina och W3D3 Med möteshanteringen erbjuder Platina och W3D3 by Formpipe ett effektivt stöd för bl.a. följande moment: skapa beslutsinstans/-organ lägga upp mötesdeltagare, ledamöter, tjänstemän skapa delegeringsordning och registrera delegeringsbeslut planera in mötestillfälle lägga ärende till beslut, skapa beslut på ärende samt justera anmäla handlingar för kännedom Skapa och publicera kallelser och protokoll hantera voteringsresultat och paragrafbilagor föra närvaro samt anmäla jäv, beslutande och ersättare följa upp verkställande av beslut signera mötesdokument

8 Mötesadministration i Platina

9 Mötesadministration i W3D3

10 Mötesadministration i W3D3

11 Mötesadministration i W3D3

12 Meetings Plus app En app för tre olika plattformar (ipad, Android och Win 10-surfplattor). Färdig integration med Platina/W3D3 vilket gör publiceringen enkel och smidig för mötesadministratören. Alla handlingar/dokument konverteras automatiskt utan manuell hantering vid publicering till det lättillgängliga formatet PDF. Användarvänlig app gör det enkelt att komma igång för alla användare.

13 DEMO