Inbjudan till RFI -Request for information Dokument- och ärendehanteringssystem med diarium
|
|
- Martin Mattsson
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 PM RFI Request for information 1 (8) Dnr 2010/ Inbjudan till RFI -Request for information Dokument- och ärendehanteringssystem med diarium
2 2 (8) Innehåll Inledning... 3 Administrativa bestämmelser... 3 Kort beskrivning av Riksgälden... 4 Bakgrund... 5 Målbild... 6 Funktioner i ett framtida system... 7
3 3 (8) Inledning Riksgälden inbjuder härmed till inlämning av förslag (RFI svar) avseende ett IT-stöd för dokument- och ärendehantering med integrerat diarium. Syftet med denna RFI är att få underlag till att bedöma om det på marknaden finns produkter som uppfyller de behov Riksgälden har. Detta är inte en avropsförfrågan utan ett led i en förstudie inför ett eventuellt avrop under ramavtalet Licensförsörjning Riksgälden behöver inför en eventuell förnyad konkurrensutsättning få en bättre bild av vilka typer av lösningar som finns på marknaden. Presentationen kommer således att sakna betydelse i en eventuell framtida utvärdering av olika leverantörers anbud. Administrativa bestämmelser All dokumentation i detta ärende önskas vara på svenska. Vi önskar att frågorna besvaras så kortfattat som möjligt utom på de ställen där det finns en uppmaning att beskriva. Svar på RFI Svar på denna RFI skall skickas elektroniskt till riksgalden@riksgalden.se, märkt RFI-svar Dnr: 2010/1431, i fältet för subject/ämne i e-posten, senast den 30 juni Information beträffande denna RFI Om det i denna RFI finns oklarheter eller ofullständigheter tar Riksgälden tacksamt emot ert förslag på förbättring, så att svaren blir så fullständiga som möjligt. För att tillhandahålla samma information till alla parter skall frågor rörande denna RFI vara skriftliga. Frågorna skall ställas med e-post till nedanstående e-postadress fram till och med den 22 juni Svar, uppdateringar och förtydligande kommer att ske löpande via e-post under denna period till berörda parter. Sekretess Som huvudregel är handlingar inkomna till Riksgälden allmänna handlingar. Uppgifter kan dock, om förutsättningarna är uppfyllda, vara föremål för sekretess. Detta regleras av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Förbehåll och ansvarsfrihet Denna RFI utgör inget åtagande från Riksgälden sida, dvs. Riksgälden förbinder sig inte att genomföra ett avrop efter det att RFI:n har genomförts. Riksgälden är på inget sätt skyldig att ersätta RFI-mottagaren för de kostnader som uppstår i samband med framställandet av RFI-svar. Kontaktpersoner All korrespondens angående denna RFI skall ske på svenska och adresseras till riksgälden@riksgälden.se märkt med RFI-svar dnr: 2010/1431. Kontaktpersoner på myndigheten är: Helena Eriksson och Anneli Hedman
4 4 (8) Kort beskrivning av Riksgälden Riksgäldens organisation Organisationen bygger på fem affärsavdelningar och sex stödavdelningar. Totalt har Riksgälden 170 anställda som alla är lokaliserade på Norrlandsgatan, Stockholm. Enligt Kammarkollegiets avropsunderlag så är Riksgälden en mellanstor organisation. Riksgäldens uppdrag Riksgälden är statens centrala finansförvaltning. I det uppdraget ingår att: vara statens internbank ta upp lån och förvalta statsskulden ge statliga garantier och krediter Riksgälden har också uppdrag som syftar till att främja konsumentskyddet och stabiliteten i det finansiella systemet genom att: ansvara för insättningsgarantin och investerarskyddet hantera statligt stöd till banker Statens internbank Som statens internbank har Riksgälden effektiva lösningar för betalningar till och från de statliga myndigheterna. Riksgälden hjälper också myndigheterna med lån och placeringar av anslagsmedel. Statsskuldsförvaltning Riksgälden ser till att staten alltid kan fullgöra sina betalningar. Om staten över tiden betalar ut mer pengar än den får in, tar man upp nya lån för att täcka det underskott som uppstår i statsbudgeten. Då ökar statsskulden. När det är överskott i budgeten betalar Riksgälden av lån och statsskulden minskar. Men oavsett om det är under- eller överskott behöver man låna för att finansiera återbetalningen av gamla lån som förfaller. Riksgälden lånar framför
5 5 (8) allt genom att sälja olika typer av obligationer och statsskuldväxlar till investerare, men erbjuder också sparprodukter för privatpersoner och företag. Garantier och krediter Att ställa ut statliga garantier och ge krediter som riksdagen beslutar om är en annan uppgift inom finansförvaltningen. Riksgälden bedömer kreditrisken i det aktuella projektet och tar ut en avgift för den. På lång sikt ska avgifterna täcka kostnaderna för verksamheten. Insättningsgaranti och investerarskydd Insättningsgarantin och investerarskyddet är viktiga för konsumentskyddet på finansmarknaden. Insättningsgarantin innebär att sparare får ersättning av staten om en bank skulle gå i konkurs. Investerarskyddet gäller för värdepapper och pengar som banker och värdepappersbolag hanterar. Bankstöd I tider av kris kan solida banker få stöd i form av garantier, lån eller kapitaltillskott. Riksgälden kan även ta över en bank som hotas av konkurs om konkursen skulle kunna leda till en allvarlig störning i det finansiella systemet. Riksgäldens huvudprocesser Riksgälden bedriver sedan en tid ett arbete med att processorientera verksamheten. Förändringen består i att planering, utförande och uppföljning av verksamheten i högre utsträckning ska avse arbetsflöden snarare än organisatoriska enheter. Målet är en processorienterad linjeorganisation där likartade arbetsuppgifter även fortsättningsvis hanteras inom avdelningarna, men där ansvar och målstyrning överskrider avdelningsgränserna och en tydlig helhetssyn präglar både kort- och långsiktiga mål. Under 2011 kommer Riksgälden påbörja jobbet med att ändra sin arkivredovisning enligt Riksarkivets nya föreskrifter RA-FS 2008:4 om verksamhetsanpassad arkivredovisning. Bakgrund Riksgälden använder i dagsläget diarieföringssystemet AlpIM. Systemets funktion och användning är begränsad; det saknas funktioner för ärende- och dokumenthantering. Riksarkivets nya föreskrifter anger att man ska kunna hantera elektroniska handlingar i deras ursprungsformat. Det är i dagsläget inte möjligt. Vidare föreskriver Riksarkivets föreskrifter att system som hanterar allmänna handlingar ska uppfylla särskilda internationella standarder vilket Riksgäldens nuvarande system inte heller gör. Eftersom det finns många funktioner som moderna e-förvaltningslösningar stödjer som skulle kunna stödja och effektivisera det dagliga arbetet, genomför Riksgälden en förstudie för att skaffa sig en bild av vilka alternativa lösningar som finns på marknaden i dag. Den ursprungliga planen var att avropa tjänster från ramavtalet E-förvaltningsstödjande tjänster. Då Riksgälden är en beredskapsmyndighet med krav på hög säkerhet har man emellertid nu tagit beslut att inte avropa tjänst.
6 6 (8) Myndigheten hanterar till skillnad från många andra myndigheter inte ärenden av masskaraktär. Utmärkande för många av ärendena på Riksgälden är istället att de sträcker sig över långa tidsperioder och kan innehålla många handlingar. Riksgälden har idag ett snitt på 2500 ärenden/år. Men i ett framtida IT-stöd förväntas mängden ärenden bli större. Den nuvarande avsaknaden av ett dokument- och ärendehanteringssystem gör att det är svårt att uppskatta hur stora volymer det rör sig om. Dessutom finns en stor och ständigt växande mängd arbetsmaterial och lagrat på den gemensamma filkatalogen. Alla dokument har en tillhörighet i Riksgäldens processer och ärenden men till följd av avsaknaden av ett dokument- och ärendehanteringssystem finns ingen automatik eller formell systematik genom vilken ett dokument (som inte är diariefört) kan kopplas till ett visst ärende. En ytterligare konsekvens är att det är svårare att överblicka och upptäcka om det finns dokument i ett visst ärende som borde vara diarieförda men inte är det. Målbild Riksgälden har behov av ett modernt standardsystem för dokument- och ärendehantering som tar höjd för e-förvaltningens framtida utveckling med e-tjänster, automatiserade flöden och webbpublicering. Lösningen är tänkt att kunna hantera dokument och ärenden under hela deras livscykel, från att dokument skapas, eller inkommer tills de ska slutarkiveras eller gallras. Oavsett hur informationen inkommer, via mejl, e-tjänst eller brev, ska den tas omhand av en registrator eller handläggare och registreras med metadata som kopplar den till myndighetens verksamhetsbaserade dokumentstruktur. Flödet ska styras så att handlingar i huvudsak ska vara digitala, så länge de inte kräver underskrift eller av något annat skäl passar bättre i analog form. Diariet ska utgöra huvudnavet för allmänna handlingar och övriga affärssystem som hanterar sådana ska med hjälp av integration hämta och lämna information i det nya systemet. I flera flöden av den typen skulle det vara att föredra att affärssystemen levererade information kontinuerligt till diariet så att information som ska arkiveras finns på en plats och att vid uppdateringar av affärssystem är bevarandefrågan redan avklarad. Riksgäldens information i lösningen får inte vara beroende av systemet eller tvärt om. Viktigt för användarna och organisationen är enkelhet, användarvänlighet, säkerhet, integrationer mot befintliga affärssystem och bra sökfunktioner. Målet är ett stegvist införande. I första hand prioriteras diariefunktionen av dokument- och ärendehanteringssystemet efterföljd av att medarbetarna introduceras och börjar jobba med sina egna dokument i systemet. Därefter ska funktioner för integration, e-arkivering/system för bevarande, workflow och publicering ses över och successivt införas. Diarium Verksamheten behöver stöd för att förenkla diarieföring av inkommande, utgående och upprättade handlingar. Verksamheten ska kunna diarieföra mejl och bilagor utan att skriva ut dem. Lösningen ska ha bra sökfunktioner för att enkelt för verksamheten att återsöka dokument och ärenden eftersom det är den största nyttan för organisationen. I det bör finnas ett bra stöd för korsreferenser. Vidare krävs behörighetsstyrning via roller och ett bra stöd för sekretess- och PUL- markering.
7 7 (8) Dokumenthantering Riksgälden är en dokumenttung organisation. Mycket av de nuvarande arbetssätten och den övergripande informationen till anställda bygger på information samlad i dokument som är svåra att hitta. En ny lösning ska vara ett bra alternativ till filkatalogerna med stöd för versionshantering av dokument samt lagring av alla organisationens dokument inte bara de som är diarieförda. Lösningen ska också ha funktioner för dokumentmallar och automatisk återanvändning av metadata. Lösningen ska stödja Riksgäldens informationsklassning av dokument. Integration mot Riksgäldens affärssystem Ett dokument- och ärende hanteringssystem med tillhörande e-arkiv med potential för integration mot Riksgäldens affärssystem ger möjligheten att lösa problem med bevarande och gallring. Det kommer också att ge en ramintegration och metadata för affärssystemen att förhålla sig till. Målbilden är att all information i ett ärende hålls samman av diariet. Affärssystemen ställer av information kontinuerligt till respektive ärende. Viss information passar inte i dokument- och ärendehanteringslösningen utan ställs av till e-arkivet direkt. Allt hålls samman av metadata och Riksgäldens arkivredovisning. Funktioner i ett framtida system De huvudfunktioner som systemet bör stödja är: Diarieföring Ärenderegistrering Metadatafångst - i enlighet med ISO och MoReq2 Sökning av ärende och dokument Rapportuttag Sekretessmarkering PUL-markering Stöd för klassificeringsstruktur utifrån verksamhetsbaserad arkivredovisning Inleverans (möjlig integration mot andra system) Utleverans (export till andra system som arkivredovisningssystem, e-arkiv/system för bevarande) Konvertering till PDF-A/TIFF/ XML (eller det format som Riksarkivet förordar för bevarande) Publicering Dokumenthantering Inskanning/import Låsning av dokument Statushantering Versionshantering
8 8 (8) Informationsklassning Åtkomstkontroll Behörighetskontroll Hantering av handlingar utanför ärenden Ärendehantering Gruppering av dokument och annan relevant information Koppling till annat ärende Utse ärendeansvarig (organisation/roll/befattning/person) Uppföljning av status Att göra - lista Signalering om bevakningsdatum Gallring Funktionalitet för gallring Meddelande om när gallring ska ske (gallringsfrist upphör) Allmänt Överskådlig presentation på skärmen när man söker efter ett ärende Lösningen ska kunna ta emot allmänna handlingar skapade av e-tjänster Integrationer mot andra system Integration Riksgäldens webbplatser och intranät Ett lättanvänt användargränssnitt för skapande av dokument E-postssystem Riksgäldens affärs- och verksamhetssystem Lagkrav och föreskrifter Många krav på en framtida lösning kommer från de krav som ställs på en statlig myndighet utifrån lagar, förordningar och föreskrifter. Främst kan nämnas Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, PSI- direktivet, ISO standard för informationssäkerhet, Riksarkivets föreskrifter och andra särskilda förvaltningsrättsliga regleringar (t.ex. JK-lista, avgiftsförordning, m.m.) För att underlätta informationsutbyte och möjliggöra för framtida arkivleveranser till Riksarkivet bör Riksgälden också förhålla sig till standarder på området.
Modernt stöd för en effektiv e-förvaltning
Modernt stöd för en effektiv e-förvaltning Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Genom EF1 tillhandahåller Softronic en plattform (uppsättning tekniska tjänster) som tillsammans med övriga tjänster
Läs merRFI ARKIVREDOVISNING. Kort beskrivning av Sydarkivera
RFI ARKIVREDOVISNING Kommunalförbundet Sydarkivera (Sydarkivera) inbjuder härmed till inlämnande av svar på denna RFI (Request for Information) avseende itstöd för arkivförteckning/arkivredovisning som
Läs merarchive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group
archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group Det handlar egentligen inte om standarder för filformat, arkivredovisning och lagringsmedia. Det handlar om att bevara värdefull information.
Läs merarchive En produkt från ida infront - a part of Addnode
archive En produkt från ida infront - a part of Addnode Det handlar egentligen inte om standarder för metadata, arkivredovisning och lagringsmedia. innehåll archive Det handlar om att bevara värdefull
Läs merAllmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH
BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen
Läs merHow to keep it simple?
How to keep it simple? Att implementera ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem och införa processbaserad klassificeringsstruktur Madelene Lust Sjöberg, registrator, Utbildningsförvaltningen, Stockholms
Läs merVägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN
Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför
Läs merDigital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik
Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett
Läs merVad kan man förbereda inför e-arkivering
INFORMATION 1(6) Vad kan man förbereda inför e-arkivering I detta dokument beskriver vi ett antal frågor som en myndighet behöver ta ställning till innan man kan börja leverera information till SSC:s kommande
Läs merKonstnärsnämnden. arkivredovisning och e-arkiv. - Ärendehantering, processorienterad
Konstnärsnämnden - Ärendehantering, processorienterad arkivredovisning och e-arkiv 2012-10-04 Konstnärsnämnden Marlene Johansson Registrator/arkivarie Konstnärsnämnden - Ärendehantering, processorienterad
Läs merRegler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet
2017-06-28 Regler för bevarande av elektroniska Publicerad: 2017-06-28 Beslutsfattare: Håkan Stenström Handläggare: Anna Connell Beslutsdatum: 2017-06-28 Giltighetstid: Tillsvidare Sammanfattning: Med
Läs merPM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF
INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande
Läs merInspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013
1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2019:02 DNR 5.1.1-17454/2018 Sida 1 (8) 2019-03-28 Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen Närvarande från förvaltningen: Therese
Läs merFormat m.m. för de ljud- och videoupptagningar som dokumenterar t.ex. konferenser. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 4 kap. 2 )
Inspektionsrapport Dnr RA 231-2008/1819 1(5) Avdelningen för tillsyn P Sivervall Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Verket för innovationssystem (VINNOVA) Inspektionsdatum: 23 maj 2008 Närvarande
Läs merPOLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM
Stadsarkivet Dnr 9.0 7389/08 Sida 1 (8) 2016-03-17 POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Sida 2 (8) Innehåll POLICY... 1 FÖR E-ARKIV STOCKHOLM... 1 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering...
Läs merRegler för hantering av allmänna handlingar
Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser
Läs merBilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013
Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv Innehåll 1 Bakgrund och beroenden... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Kopplingar till andra e-arkivinitiativ... 5 2 Hämtat från projektdirektivet för earkiv... 7 2.1 Syfte...
Läs mer2011-06-07 2011-00306. Förfrågningsunderlag avseende upphandling av arkivkonsult
Datum: Dnr: 2011-06-07 2011-00306 Förfrågningsunderlag avseende upphandling av arkivkonsult 1 INFORMATION OM UPPHANDLINGEN INLEDNING inbjuder härmed anbudsgivare att inkomma med anbud avseende konsulttjänst
Läs merAntagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31
REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen
Läs merÖvergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform
1(5) Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform Ärendet Danderyds kommun har sedan januari 2010 arbetat mot en helt elektronisk diarieföring och ärendehanteringsprocess.
Läs merSvedala kommun. Granskning av ärendehantering
Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...
Läs merRiktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun
Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26
Läs merInspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig
Läs merAvec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv
Avec 2013 e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Capital of Scandinavia Agenda Stockholms stads vision, e-strategi och it-program
Läs merBo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet
Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000
Läs merVägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet
VÄGLEDNING 1 2016-05-26 Dnr V 2016/920 Avdelningen Dokumenthantering Åsa Berglund, avdelningschef Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version 1.0 Postadress Box 117,
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1693/2015 Sida 1 (7) 2015-04-22 SSA 2015:03 Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen Närvarande från Kulturförvaltningen:
Läs mer2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964
1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan
Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström
Läs merFörstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0
Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Filnamn:begrepp_P1.1-0 Förstudie e-arkiv Mall från Tieto PPS (ME004, 3.2.0) Anna Danielsson Sida: 1 (5) Begreppslistan har tagits fram som en del av begreppsmodelleringen
Läs merBeskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen
ELSÄK2000, v1.2, 2013-02-01 FÖRTECKNING 1 (10) Kim Reenaas Verksjurist Generaldirektörens stab 010-168 05 03 kim.reenaas@elsakerhetsverket.se 2015-08-10 Dnr 15EV2503 Ersätter dnr 14EV2741 Beskrivning av
Läs merHantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen
Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer
Läs merREGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR
REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR Typ av dokument: Regel Datum: Beslutad av: Giltighetstid: Tillsvidare Område: Arkiv och diarium Ansvarig förvaltningsenhet: Universitetsledningens kansli
Läs merRutin för användning av Social Medier. Dnr. Beslutad av kommundirektören Reviderad Reviderad Reviderad
Dnr Rutin för användning av Social Medier Beslutad av kommundirektören 2010-11-24 Reviderad 2012-12-14 Reviderad 2014-06-13 Reviderad 2014-08-26 Reviderad 2017-04-18 Dnr 2/8 Innehållsförteckning 1. Inledning...
Läs merPROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1
PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING Page 1 Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4 Riksarkivet beskriver i sin föreskrift RA-FS 2008:4 en modell där arkiv ska struktureras utifrån vilken process handlingen
Läs merArkivreglemente. Styrdokument
Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merArkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning
ARKIVKRAV FÖR IT-SYSTEM - VÄGLEDNING 1 2014-09-09 Avd. Dokumenthantering Anne Lamér IT-arkivarie Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1
Läs merStrategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet
Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Dnr V 2015/375, utkast version 2015-04-24 Bakgrund Allt mer av universitetets information hanteras digitalt. Olika verksamhetssystem,
Läs merInspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör
Läs merStrategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet
Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet INNEHÅLL Bakgrund... 1 Syfte... 1 Definitioner... 1 Ansvar och roller... 2 Bevarande och gallring av allmänna handlingar... 3
Läs merKrigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009.
Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. FMTM ska, med hänvisning till
Läs merPOLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM
Dnr 9.0 7389/08 Vers. 4.0 Sida 1 (9) 2018-05-24 POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Sida 2 (9) Innehåll POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM... 1 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering...
Läs merArkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se
Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs
Läs merAnvisning om dokumenthantering vid KTH
ANVISNING Gäller från och med 2013-04-03 Anvisning om dokumenthantering vid KTH Gäller fr o m 2008-06-01 Reviderad 2013-04-03 Anvisningen grundar sig på: Syfte Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets-
Läs merProcessorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4
Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com Agenda Vad innebär det att redovisa information enligt RA-FS 2008:4? Tips på
Läs merHantering av allmänna handlingar hos AB Stokab
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa
Läs merVerksamhetsbaserad arkivredovisning
Verksamhetsbaserad arkivredovisning Riksarkivet 2010 Patrik Höij Riksarkivet patrik.hoij@riksarkivet.se Arkivredovisning Sök- och insynsinstrument till myndighetens allmänna handlingar Verksamhetsbaserad
Läs mer3. Registrering/diarieföring och ärendehantering
ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Innehållsförteckning Registrering/diarieföring och ärendehantering... 2 Diarium... 2 Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem...
Läs merInformationssäkerhet, Linköpings kommun
1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Informationssäkerhet, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...
Läs merVerksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad 2013-05-30
Verksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad 2013-05-30 Välkomna! suzanne.sandberg@malmo.se olle.nordquist@malmo.se Kursens mål Öka förståelse för nya sättet att redovisa arkiv Ge förutsättningar
Läs merDessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Läs merRegler för dokument- och ärendehantering
Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan
Läs merRegler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet
Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB
Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-2045/14 Sida 1 (9) 2014-06-02 SSA 2014:07 Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB Närvarande från bolaget: Anne Tawastman
Läs merBehövs registratur i ett företag? Anastasia Pettersson,
Behövs registratur i ett företag? Anastasia Pettersson, 2014-10-23 Presentation Anastasia Pettersson - Utbildad arkivarie, fil mag - Ordförande i arkivföreningen Näringslivets Arkivråd (NLA) - Kursledare
Läs merArkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019
April 2019 Dnr: 5.3-05746/2019 Utgivare: Stockholms stadsarkiv Kontaktperson: Christina Moberg 3 (11) Inledning... 4 Ansvar och organisation... 5 Framställning och arkivering... 6 Gallring... 7 Redovisa...
Läs merHantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-2011/2014 Sida 1 (7) 2014-06-02 SSA 2014:08 Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret Närvarande från fastighetskontoret:
Läs merStrategi för bevarande av digital information
Regionledningskontoret Kansli Centrala arkivfunktionen 036-32 45 14 tomy.eklov@rjl.se Strategi för bevarande av digital information Detta måldokument avser övergripande strategi för långsiktigt bevarande
Läs merÖsteråkers kommuns styrdokument
Österåkers kommuns styrdokument Riktlinjer arkivkrav IT-system Antagen av Kommunstyrelsen 2019-05-20, 7:15 Dnr: KS 2019/0145-004 Kommentar: Gäller från och med 2019-05-20 Riktlinjer arkivkrav för IT-system
Läs merBevarande och gallring av webbplatsinnehåll riktlinjer för myndigheter
Bevarande och gallring av webbplatsinnehåll riktlinjer för myndigheter Teresia Ståhle Enheten för utveckling och e-förvaltning (TUE) Riksarkivet, Sverige Nordisk elarkiv-seminar, Island 26-27 maj 2011
Läs merInspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson
Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid
Läs merSvenska kyrkans bestämmelser
Svenska kyrkans bestämmelser Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om vård och annan hantering av elektroniska handlingar i kyrkans arkiv meddelat den 15 december 2016 SvKB 2016:7 Kyrkostyrelsen
Läs merEn enklare, öppnare och effektivare förvaltning Förvaltningsgemensamma specifikationer. Sambruk/KommITS höstkonferens 2013
En enklare, öppnare och effektivare förvaltning Förvaltningsgemensamma specifikationer Sambruk/KommITS höstkonferens 2013 Det vi har 46,5 20131107 Sambruk/KommITS höstkonferens 2013 Vart är vi på väg 20131107
Läs merE-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv
E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia Begrepp Gallring Sekretess PUL Diarie-dossiéeplan /registreringsplan Diarium (NO
Läs merSÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN
SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN GALLRINGSUTREDNING DNR 005-746/2008 SID 1 (5) 2008-09-01 Stadsarkivet GALLRINGSUTREDNING INFORMATION I KONTAKTCENTER 1. Beskrivning 1.1. VERKSAMHETSOMRÅDE
Läs merLathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360
Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter
Läs mer- Verkställa gallring.
Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-2082/2015 Sida 1 (7) 2015-05-20 SSA 2015:06 Hantering av allmänna handlingar hos Farsta stadsdelsförvaltning Närvarande från stadsdelsförvaltningen:
Läs merRegistratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult
Registratorskonferens 22 maj 2014 Registrator controller - strateg Registrator Ta emot och öppna post på alla medier Registrera, göra handlingar sökbara Avsluta ärenden och i diariet Ge administrativt
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120613 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 93 Diarienummer ÖFM 2/2012 Fastställd av överförmyndaren den 13 juni 2012, 6. Enligt
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola
Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson
Läs merMoment 3: Att kartlägga och klassificera information
Moment 3: Att kartlägga och klassificera information För att kunna kartlägga och klassificera.. behöver vi veta: Vad vi gör Hur vi gör Vem som är ansvarig Om det finns någon styrande lagstiftning Vilken
Läs merStrategi för bevarande, Linköpings kommun
1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...
Läs merRiktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
Läs merYttrande över betänkandet Ny dataskyddslag Kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning
REMISSVAR DATUM: 2017-0 9-01 ERT DATUM: 2017-05- 15 ER REFERENS: JU2017/04264/L6 Justitiedepartementet 103 33 Stockholm Yttrande över betänkandet Ny dataskyddslag Kompletterande bestämmelser till EU:s
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB
Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1757/15 Sida 1 (7) 2015-04-01 SSA 2015:4 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB Närvarande från bolaget: Boris Amsköld
Läs merDokumenthantering på fastighetskontoret
Christina Moberg Administrativa avdelningen 08-508 270 24 Dokumenthantering på fastighetskontoret På fastighetskontoret inkommer och upprättas hundratals handlingar varje dag i form av brev, mejl, protokoll
Läs merHantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar
Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning
Läs merRequest for Information (RFI) avseende systemstöd för dokument- och ärendehantering. Dnr. 2015/0513. Handläggare: Mattias Hermansson
Request for Information (RFI) avseende systemstöd för dokument- och ärendehantering Dnr. 2015/0513 Handläggare: Mattias Hermansson 2 (11) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 2 OM ÖSTGÖTATRAFIKEN... 3
Läs merRiksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter
Länsstyrelserna Generellt Handläggningsstöd Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelsernas verksamhet 21 länsstyrelser Gemensam IT-verksamhet,
Läs merInspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan
Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan
Läs merBilaga 1 Allmänna villkor för Socialnämnds anslutning till Sammansatt Bastjänst Ekonomiskt Bistånd (SSBTEK)
Bilaga 1 Allmänna villkor för Socialnämnds anslutning till Sammansatt Bastjänst Ekonomiskt Bistånd (SSBTEK) 1. Allmänt Dessa Allmänna villkor reglerar Socialnämndens anslutning till Sammansatt Bastjänst
Läs merHärnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.
Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser
Läs merInformationssäkerhetspolicy
Informationssäkerhetspolicy KS/2018:260 Ansvarig: Kanslichef Gäller från och med: 2018-07-19 Uppföljning / revidering ska senast ske: 2019-07-19 Beslutad av kommunfullmäktige 2018-06-20, 60 Innehållsförteckning
Läs merÄntligen ett earkiv!
Äntligen ett earkiv! Vår resa från förstudie till ett driftsatt earkiv David Osser IT-arkivarie Malmö stadsarkiv Kulturförvaltningen Arkivforum, 2015-11-12 Det nya Malmö stadsarkiv Malmö stadsarkiv och
Läs merInspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:
Läs merRutin för användning av sociala medier. Beslutad av Kommundirektören 2010-11-24. Reviderad 2012-12-14. Reviderad 2014-06-13
Rutin för användning av sociala medier Beslutad av Kommundirektören 2010-11-24 Reviderad 2012-12-14 Reviderad 2014-06-13 Dnr KK13/451 2/8 Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Vad är sociala medier?...
Läs mer<RUBRIK> <DATUM> <presentatör>
Att vara teknikledande är stort, att vara tankeledare är större. Addnode Group Nordisk IT-koncern med globala projekt Verksamhetskritiska IT-lösningar Omsättning 1 300 MSEK
Läs merMer information om Boverkets allmänna handlingar lämnas av Boverkets rättschef eller chefen för Registratur och arkiv.
Datum 2014-02-05 Diarienummer 412-504/2014 1(5) Boverkets beskrivning av allmänna handlingar, databaser m.m. samt arkivbeskrivning Enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) ska varje myndighet
Läs merUtredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering
Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering Innehåll Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering...
Läs merKanslichef - Tillsvidare
Riktlinjer för personuppgifter Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Riktlinjer för personuppgifter Riktlinje 2008-05-26 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig Diarienummer Senast reviderad
Läs merEU-projekt Karlshamns kommun
1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana
Läs merFörutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26
Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika
Läs merInformationssäkerhetspolicy KS/2018:260
Informationssäkerhetspolicy KS/2018:260 Innehållsförteckning Antagen av kommunfullmäktige den [månad_år] Informationssäkerhetspolicy...22 Ändringar införda till och med KF, [nr/år] Inledning och bakgrund...22
Läs merChecklista för implementering av verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) inom SLL
1(7) Landstingsarkivet Checklista Checklista för implementering av verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) inom SLL När redovisningsplanen med tillhörande hanteringsanvisningar är beslutade och
Läs merChecklista för implementering av verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) inom Region Stockholm
1 (6) Kulturförvaltningen Regionarkivet CHECKLISTA 2019-09-05 Checklista för implementering av verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) inom Region Stockholm När redovisningsplanen med tillhörande
Läs mer