Slutrapport och beslutsunderlag

Transkript

1 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 1 (10) Slutrapport och beslutsunderlag förstudie Från diarieföring till ärendehantering

2 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 2 (10) Övergripande mål Inom Göteborgs universitet pågår utredningar och arbeten som syftar till att frigöra resurser för forskning och utbildning. Det finns uttalanden och initiativ från både rektor och förvaltningschef som syftar till ökad administrativ samordning och enhetliga arbetssätt inom myndigheten. Det är i detta sammanhang som det övergripande målet för en effektiv och enhetlig ärendehantering inom Göteborgs universitet ska ses. Ett modernt och effektivt ärendehanteringssystem utgör ett led för att konkret uppnå ledningens intentioner på enhetliga arbetssätt. Ett enhetligt ärendehanteringssytem har till uppgift att stödja universitets kärnverksamheter och de administrativa huvudprocesserna. På detta sätt anknyter man till den utveckling som sker vid andra myndigheter bl.a. när det gäller 24-timmarsmyndigheten och dess krav på rättssäkerhet och effektivitet. Styrgruppen föreslår följande med utgångspunkt från resultaten i förstudien: att det genomförs ett projekt till stöd för utveckling av ett universitetsgemensamt ärendehanteringssystem. att projektet får till uppgift att implementera ett universitetsgemensamt diareföringssystem fr.o.m samt införa ett E-arkiv för stöd till långtidsbevarande av dokument att med utgångspunkt från ett universitetsgemensamt ärendehanteringssystem kartlägga och värdera de organisatoriska effekterna med bl.a. en gemensam posthantering, skanning, postdistribution och arkivläggning Detta kräver att att det utöver medel för ett projekt under 2010 avsätts medel för upphandling, implementering och utbildning av ett nytt diariesystem med utgångspunkt i den preliminära kravspecifikation som förstudien redovisat. samordning sker med andra IT-system och projekt som inbegriper olika typer av ärende- och dokumenthantering Inledning Göteborgs universitet saknar ett universitetsgemensamt ärendehanteringssystem. Ett diarieföringssystem, Diabas, används inom den gemensamma förvaltningen och vid flera fakulteter och institutioner. Diarieföringen är i stor utsträckning centraliserad till registraturet inom ledningskansliet inom gemensamma förvaltningen men görs även på några fakultetskanslier och institutioner.

3 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 3 (10) Utöver detta diarieförs såväl digitala som pappersbaserade dokument på en rad olika sätt i organisationen. Dokument, både digitala och pappersbaserade, arkiveras dessutom på olika ställen. Det finns en mängd fysiska arkiv, över 100 stycken, där pappersbaserade dokument arkiveras vilka till stor del skulle kunna digitaliseras. Ett enhetligt digitalt arkiv frigör även lokalutrymme. Under 2009 börjar nya regler att gälla för redovisningen av statliga myndigheters arkiv. Dessa regler skall vara införda senast Det allmänna arkivschemat ersätts då med ett processorienterat system som är bättre anpassat för en digital verklighet. Man skall se till vilken verksamhet som bedrivs och utifrån detta avgöra vilka handlingar som skall bevaras och gallras. Arkivfrågorna måste beaktas redan innan dokumenten upprättas. Grundläggande ordning är ett krav för att kunna bevara handlingar på ett effektivt och digitalt sätt. De nya reglerna kommer att ställa stora krav på förändringar av nuvarande arkiv- och diarieföring. En kartläggning har gjorts av handläggningsprocesser och vilka handlingar som förekommer. Mot bakgrund av dagens splittrade bild samt de krav som kommer att ställas på samtliga statliga myndigheter av hur ärenden och dokument hanteras har förvaltningschefen beställt denna förstudie under våren Studien har kartlagt hur ärenden och dokument hanteras inom universitetet och vilka möjligheter som finns för att effektivisera detta arbete. Förstudien har genomförts av Anders Granberg, projektansvarig, Göran Lundgren, projektledare Know IT AB (underkonsult till Guide Konsult Göteborg AB), Monica Sandberg och Christer Johansson från universitetsledningens kansli, Lars Prytz, IT ledning, Berit Malis, utbildningsvetenskapliga fakultetskansliet, och Karin S Peterson, samhällsvetenskapliga fakultetskansliet. Styrgruppen har bestått av Magnus Petersson, avdelningschef, Lars Hansen, CIO (Chief Information Officer), Christina Nordberg, personaldirektör, Anna Lindholm, kanslichef, samhällsvetenskapliga fakulteten och Håkan Berg, kanslichef, Handelshögskolan. De detaljerade leveranser som projektet redovisat enligt projektplanen finns i separata dokument. Ärendehanteringssystem Ett ärendehanteringssystem är ett informationssystem som skapats för att stödja administration av olika ärenden i en organisation. Bilden på följande sida ger en schematisk bild över förstudiens vision av ett effektivt ärendehanteringssystem.

4 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 4 (10) Det finns tre skikt för att beskriva ett ärendehanteringssystem. Det övre skiktet består av en rad olika verksamhetsprocesser. Dessa verksamheter behöver ett IT-stöd för att uppnå en högre grad av effektivitet och enhetligt. Det grundläggande för ett gemensam ärendehanteringen är att det utgör ett stöd för att dessa verksamheter sker på ett regelrätt och kvalitetsmässigt sätt. I huvudsak är det diarieärenden, men det kan även finnas andra ärenden som inte diarieförs. Även dessa skall kunna hanteras i systemet. Alla ärenden skall kunna hanteras digitalt och det innebär att man som användare utnyttjar fördefinierade ärendeflöden (arbetsflöden). Med hjälp av dessa kan man bl. a definiera den arbetsgång som gäller för ett ärende och skicka arbetsuppgifter och dokument mellan berörda. En stor del av dessa ärendeflöden har identifierats och sammanställts i ett separat dokument. (Inventering av processer vid GU finns i bilagan om leveranser). Ärendehanteringssystemet skall även kunna vara en projektplats för exempelvis forskningsprojekt och IT-projekt. Det innebär bl.a. att projekten har en egen plats för information som berör projektet. Dokumenthanteringen innebär att i princip alla dokument digitaliseras och görs åtkomliga digitalt. Det mellersta skiktet innehåller verktyg som skanningsrutiner, regler för dokument, ärendeflödessystemet, elektroniska postlådor etc. I detta skikt hanteras även regler och publicering av dokument som andra system än ärendehanteringssystemet utnyttjar. Det kan t.ex. vara webben eller GUL (Göteborgs universitets lärplattform). Det nedre skiktet utgörs av ett E-arkiv där lagring av dokument finns. Detta E-arkiv lägger grunden till för hur ett digitaliserat ärendehanteringssystem fungerar och hur dokument tillgängliggörs. E-arkivet består av dokument och de data som tillhör dokumentet (metadata). Grundläggande krav är att lagar och förordningar följs och att E-arkivet uppfyller krav om långtidsbevarande.

5 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 5 (10) Verksamhet inkommande post Ta emot post Sortera post Projektgrupp Dokumenthantering Ärendeflöde Dokument läggs i e-arkivet Klassificering Upprätta ärende Ärende hanteras Remissförfarande Besluta ärendet Avsluta ärendet Ärendet öppnas igen Verktyg E-arkiv Ärendehantering Projektplats Skanna dok. Elektronisk postlåda Versionshantering Diariesystem Workflowsystem Gallring dokumentplan Regler för sekretess Regler för lagringstider Långtidslagringav dokument Pdf-filer Metadata Digital signatur Sekretess Sammanfattning Resultatet av förstudien visar en splittrad bild av hur ärenden handläggs och hur dokument hanteras inom universitetet som helhet. Dagens diarieföring är ett tydligt exempel på detta. Vid den inventering som gjorts i förstudien kan konstateras att en rad olika system används vid de olika fakulteterna och institutionerna. Exempel på system som används är Diabas, Excel, Word, Filemaker samt papper och penna. Samtidigt som olika system används kan också konstateras att de används på olika sätt. Göteborgs universitet har idag en stor mängd system som hanterar samma typer av ärenden och även lagrar dokument på olika sätt. Det gäller både digitala och pappersdokument. Verksamheten kännetecknas i dag av: - en splittrad informationshantering - stuprör, dvs. separata system som skapar informationssilos - varierande digitaliseringsgrad (dvs. det finns olika system för att lagra information och dokument i IT-system) och möjlig återanvändningsgrad

6 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 6 (10) - enhetlig struktur på informationen (metadatamodell, dvs. information om dokument) saknas - bristande kvalitet i fysisk avställning och avsaknad av avställning av elektroniska data - att det saknas enhetlig (digital) ärendehantering - att information långtidslagras i systemen (t.ex. på webben) vilket ger sämre kvalitet och prestanda Exempel: Om ett diarieärende diarieförs på gemensamma förvaltningen och sedan skickas vidare till en fakultet (och ev. till en institution) för synpunkter eller handläggning finns det risk att man sätter ytterligare ett diarienummer från institutionen. Det finns också situationer då ett diarieärende skickas till flera fakulteter och följaktligen sätts flera olika diarienummer på ett och samma ärende. Konsekvenserna av detta är att det i vissa fall är väldigt svårt att hålla ordning på ett ärende som cirkulerar mellan olika fakulteter (även institutioner) och gemensamma förvaltningen. Ett annat exempel är att om en journalist ringer till registrator och frågar efter en handling kan denna inte alltid återfinnas då det är oklart var i organisationen som den finns och var den är diarieförd. Konsekvenserna av den splittrade verksamheten är bl. a att: - den offentligrättsliga lagstiftningen inte uppfylls - ärenden som handläggs diarieförs felaktigt eller inte alls (t.ex. e-post) - mycket tid går åt till att leta efter ärenden och dokument. - det saknas enhetliga och effektiva rutiner som stödjer kärnverksamheten - redan befintlig information återanvänds inte eftersom man inte har tillgång till den eller inte vet om att den finns Framtida krav De förändringar som nämns i inledningen vad gäller arkivläggning kommer att ställa krav på stora initiala förändringar av nuvarande arkiv- och diarieföring. I samband med en omläggning finns förutsättningar att samordna ett sådant arbete med implementering av ett modernt ärendehanteringssystem. På detta sätt skapas förutsättningar för att tillvarata de möjligheter som ett processorienterat arkivschema ger. Under 2009 har ett omfattande kartläggningsarbete genomförts om verksamhetens arbetssätt och arkivläggning. De processer, både beträffande kärnverksamheten och administrativa verksamheter, som identifierats och delvis dokumenterats är ett viktigt grundmaterial för att utveckla ett gemensamt arbetssätt som i sin tur kan stödjas av ett modernt ärendehanteringssystem. Kartläggningsarbetet och sammanställningen av dessa kommer att fortgå inom ramen för arkivprojektet då detta arbete är omfattande och berör i princip alla verksamheter inom Göteborgs universitet. För att uppnå arkivprojektets mål krävs dock att det skapas förutsättningar för detta genom att det implementeras i ett universitetsgemensamt och ITbaserat ärendehanteringssystem Dokument innehåller information som är en värdefull resurs och en viktig tillgång för verksamheten. En systematisk ärendehantering är väsentlig för organisationer och samhället för att skydda och bevara dokument som bevis för att åtgärder genomförts.

7 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 7 (10) Ett ärendehanteringssystem ger tillgång till information om verksamheten som stöd för framtida åtgärder och beslut. Detta innebär även en försäkran för nuvarande och framtida intressenter att uppgifterna är tillförlitliga. En effektiv och professionell administration som arbetar med ett modernt och effektivt ärendehanteringssystem skapar dessutom ett gott rykte som en attraktiv arbetsgivare Vilka effekter skall uppnås Ett ärendehanteringssystem förbättrar möjligheterna för organisationen inom bl.a. följande områden: Tidsaspekter - Underlättar ett effektivt utförande av åtgärder inom organisationen genom att utnyttja funktionaliteter i systemet, t.ex. ärendeflöde - Pedagogiska webbformulär kan skapas som underlättar arbetet för handläggare m.fl. - Studenter och andra intressenter ska få god insyn i hur deras ärende handläggs - Automatiserade interna rutiner kan ersätta vissa manuella arbetsmoment i handläggning och administration, t.ex. hanteringen av examensbevis - Möjlighet till gemensamma elektroniska ärendeflöden för hantering av intern och extern information - En sökingång skapas till arkiverat material och aktuell ärendeinformation för att underlätta informationssökningen - Ett och samma diariesystem underlättar sökning och garanterar att både offentligrättsliga och övriga krav uppfylls Tillgänglighet och service - Förenklad kunskapsdelning och kunskapsöverlämning genom samlad och tillgänglig information - Tillhandhållande av tjänster på ett konsekvent och opartiskt sätt - Ökad tillgängligheten till service och information - Bättre sökbarhet av information blir bättre och enklare, både för medarbetare och externa intressenter därför att information och dokument samlas i ett system - Antalet system och arbetsmoment minskar eftersom man aut0matiserar vissa rutiner, t.ex. viss arkivläggning Rättssäkerhet - Stödja och dokumentera utarbetandet av riktlinjer och beslutsfattande på ledningsnivå - Säkerställa att ledning och administration sker på ett konsekvent, kontinuerligt och produktivt sätt - Uppfylla lagar och myndighetskrav - Standardisering enligt ISO :2 001

8 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 8 (10) Övrigt - Alla nya digitaliserade processer och ärenden ska kunna diarieföras och slutförvaras i ett digitalt arkiv utan manuellt arbete - Ett gemensamt E-arkiv ska skapa förutsättningar för hela myndighetens ärenden och handlingar (med rutiner för arkivvård) - Gemensam modell för informationsstruktur som gäller hela Göteborgs universitet - En metodik eller verktyg för hur verksamhetssystemen, både kärnverksamhet och stödjande verksamhet, skall anslutas till ett earkivet och öka användandet av detta - Utnyttja universitetets samlade kompetens genom lätt åtkomlig information. Krav på administrativa stöd I förstudien har en omfattande kravspecifikation tagits fram. Specifikationen ger en konkret bild av funktioner som krävs för införandet av ett modernt och kvalificerat ärendehanteringssystem. Kravspecifikationen har som utgångspunkt att frigöra resurser för kärnverksamheten och att stödverksamheten skall utnyttja systemet som ett led i detta. I princip gäller följande krav: - Alla upprättade dokument skall kunna hanteras digitalt - Alla inkomna och upprättade handlingar som diarieförs skall vara digitalt åtkomliga - Alla inkomna och upprättade handlingar skall fördelas digitalt för handläggning - Alla dokument skall skannas och vara digitalt åtkomliga - Ett digitalt arkiv skapas där dokumentinformationen hämtas - Andra system skall kunna kopplas till det digitala arkivet För att uppfylla dessa krav skall följande funktioner finnas: - Ärendehantering, t ex Diarieföring - Ärendeflöde, dvs. work flow-funktion - Dokumenthantering - Publiceringsstöd - Projektstöd - Långtidslagring av dokument Erfarenheter från andra lärosäten I förstudien ingår även en utredning om de system som finns på marknaden och att dra erfarenheter från andra lärosäten. Den dominerande produkten beträffande ärendehanteringssystem inom högskolevärlden är W3D3. Denna produkt levereras av ett företag som heter Formpipe. De erfarenheter från andra lärosäten (Lunds universitet och Chalmers Tekniska Högskola) som vi kan dra lärdom av är att: - Ta fram enhetliga arbetssätt då funktioner för arbetsflöden kan utnyttjas i systemet - Genomför en väl avvägd implementation initialt för att dra fördel av de funktioner som finns i systemet med tydligt syfte att uppnå ett universitetsgemensamt ärendehanteringssystem

9 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 9 (10) - Om en för liten implementation görs blir systemet enbart ett system i mängden som delvis hanterar redan befintliga system - Ett internt arbete för att förbättra arbetssätt har inte drivits inom respektive lärosäte och följden blir att de administrativa rutinerna inte utvecklats - Interna förbättringsarbeten har inte fullföljts och i vissa fall har det inneburit att de system som W3D3 skulle ersätta fortfarande används - Stödet till kärnverksamheten har inte utretts och det har byggts separata system på olika enheter inom respektive lärosäten Slutsatserna är att: - Ta fram och analysera verksamhetsprocesserna, både kärnverksamheten och de administrativa processerna - Gör en stor implementation initialt - Analysera anpassningar i redan befintliga system och planera för avveckling eller migrering av dessa system - Se till att beslutet om förändringarna är förankrat i universitetets ledning och att ledningen kommunicerar detta - Satsa på förankring, samordning och utbildning av berörd personal Vi kan redan nu konstatera att det befintliga diarieföringssystemet Diabas inte kan uppfylla dessa krav, bl. a beroende på att systemet inte stödjer ett processorienterat arbetssätt. Organisatoriska möjligheter Förstudien föreslår en möjlig lösning på organiseringen av arbetet med ärendehanteringssystem där utgångspunkten är ett enhetligt och universitetsgemensamt diarieföringssystem. Förstudien har undersökt den fysiska posthanteringen. Universitetet har 82 olika postadresser dit posten inkommer. Förslaget är att all inkommande post med en eller flera postadresser hanteras på ett och samma ställe vid en universitetsgemensam servicefunktion. Här öppnas posten och diarieförs, skannas in och fördelas sedan digitalt till fakulteters, institutioners, avdelningars eller enskilda anställdas digitala brevlådor. Handlingar som upprättas i verksamheten diarieförs där de upprättas och distribueras digitalt eller fysiskt. Arkivläggning sker i anslutning till diarieföring och distribution antingen till en arbetsyta eller till ett digitalt e-arkiv. Huvudregistrators och universitetsarkivariernas roll förändras till att få en mer kvalitetssäkrande funktion. Övergripande projektplan Övergripande projektmål Målet för hela projektet är att införa ett ärendehanteringssystem som innehåller: - Ärendehantering o T ex Diarieföring

10 Anders Granberg, Göran Lundgren Sida: 10 (10) - Dokumenthantering o Skanningssystem o Hantering av elektroniska dokument o Digitala signaturer o Versionshantering - Ärendeflöde, dvs. work flow-funktion o Ta fram egna ärendeflöden (delprocesser) o Bevaka och styra processer, t ex avtalshantering, rekrytering, söka eu-medel, möten - Projektstöd o Gemensam arbetsyta för t ex forskningsprojekt, IT-projekt etc. - Långtidslagring av dokument o Gallringsrutiner o Sökverktyg Plan för implementation Utvecklingen av ett ärendehanteringssystem bör delas in i fem olika faser för att ledning och arbetet skall göras på ett så effektivt sätt som möjligt. I tidplanen anges att faserna till viss del överlappar i tiden. Anledningen till det är att kunna göra samordningsvinster, det kan gälla utbildningar, ta fram verksamhetsprocesser, mallar etc. I respektive fas skall även ett beslutsunderlag tas fram som avser nästkommande fas. Fasindelning: Fas 1: Projekt, inledande fas Fas 2: Införande Diarieföring inkl. dokumenthantering, skanning och E-arkiv Fas 3: Projektstöd Fas 4: Arbetsflöde och mötesstöd Fas 5: Rekryteringsmodulen Fas Tidplan Tidsperiod Fas 1: Projekt, inledande fas November 2009 september 2010 Fas 2: Införande Diarieföring kvartal kvartal Fas 3: Projektstöd kvartal kvartal Fas 4: Arbetsflöde och mötesstöd Fas 5: Rekryteringsmodulen