Mappstruktur, filnamn och städtips
|
|
- Ida Isaksson
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: Dokumenttyp: Anvisning Version: 1.1 Mappstruktur, filnamn och städtips I EN DIGITAL MILJÖ PÅ FILESERVER OCH SHAREPOINT
2 Inledning... 2 Bakgrund... 2 Strategi och plan för Region Skånes dokumenthantering... 2 Dokumentstyrningsplan... 2 Baskrav för metadata... 2 Instruktion för bevarande och gallring av administrativa handlingar... 3 Var kan man lagra/inte lagra information?... 3 Struktur... 3 Mappstruktur... 5 Filstruktur... 5 Genomförande steg för steg... 7 Exempel på mappstruktur... 8 Översta nivån... 8 Med utfällda mappar... 9 Exempel på hård styrning av uppdragsknutna
3 Inledning För att medarbetare ska kunna hantera allmänna handlingar som skapas och inkommer till Region Skåne på ett rättssäkert sätt, med forskning och medborgarperspektiv i åtanke, måste information oavsett medium och lagring struktureras. För att veta vad vi behöver bevara för framtiden måste vi också veta vad som kan slängas (gallras). Med digital information är detta mer angeläget än någonsin. Det är orimligt att hantera denna mängd om vi inte börjar strukturera informationen genom att slänga det som kan slängas, arkivera det som ska bevaras och organisera det som verksamheten behöver för sitt dagliga arbete. Struktur är förutsättningen för ett effektivt arbetssätt. Vissa delar av informationen som förvaras digitalt inom Region Skåne ligger i systemstöd som hjälper till med en säker och strukturerad förvaring. Denna anvisning syftar till att skapa struktur bland den information som inte ligger i strukturerade systemstöd, så som t ex information på gemensamma kataloger och vissa sharepoint lösningar. Målen med denna anvisning är att: förbereda för implementering av dokumenthanteringssystem genom städning möjliggöra för medarbetare att hitta relevant information så lätt som möjligt säkerställa att information som ska arkiveras inte försvinner Bakgrund Det finns ett antal styrande dokument att luta sig på inom Region Skåne för dokumenthanteringsfrågor. Nedan följer en sammanställning och summering. STRATEGI OCH PLAN FÖR REGION SKÅNES DOKUMENTHANTERING Strategi och plan för Region Skånes dokumenthantering fastställdes av KL och Regionarkivarien har delegerats samordningsansvar gällande dokumenthanteringsfrågor. I planen ingår bland annat: implementering av baskrav på metadata som minimikrav på befintliga system, koppling mellan dokumentflöde och process enligt VLS implementering av ett kvalificerat IT-stöd för dokumenthantering DOKUMENTSTYRNINGSPLAN Region Skånes dokumentstyrningsplan är grunden för en regiongemensam hantering av alla elektroniska dokument som finns förvarade i regionen med undantag för journalhandlingar. I planen finns förutom grunden till metadatabaskraven även beskrivning av dokumenthanteringsprocessen, knutna roller och uppföljning av processen. BASKRAV FÖR METADATA I enlighet med Regiondirektörens beslut ska befintliga systemlösningar anpassas till de krav på lagringsformat och metadata som beskrivs i fastställda metadatabaskrav som återfinns på 2
4 Region Skånes intranät. Vid införande av nya system och tekniska lösningar ska arkivmyndigheten (Regionarkivet) konsulteras. I tillämpningsanvisningarna till metadatabaskraven finns även riktlinjer för hur information som hanteras utanför systemstöd ska hanteras, se mer nedan under Struktur. INSTRUKTION FÖR BEVARANDE OCH GALLRING AV ADMINISTRATIVA HANDLINGAR För hantering av administrativ information i regionen finns en regiongemensam instruktion för bevarande och gallring som verksamheterna ska utgå ifrån i befintliga system eller när struktur sätts upp i stöd som inte kan uppfylla baskrav för metadata (exempelvis gemensamma kataloger eller vissa sharepoint lösningar). Var kan man lagra/inte lagra information? För att skapa förutsättningar för att kunna e-arkivera digital information måste verksamheten bygga upp och följa en regiongemensam lagringsstruktur. Men man måste även säkerställa att informationen ligger lagrad på en av Region Skåne kontrollerad och behörighetsstyrd server med backup. Nedan lagringsmedium är inte att rekommendera: externa hårddiskar USB-minnen minneskort hemkatalog (H:) egna hårddisken (C:) Dessa ytor och liknande kan medföra problem med dubbellagring, åtkomst, versionshantering och medför en överhängande risk att information försvinner. Struktur Metoden att skapa struktur innan vi har riktig dokumenthantering är att fejka metadatataggning. Detta görs på tre sätt: Dokumentets sidhuvud Mappstruktur Filnamnstandard Metataggarna i dokumentstyrningsplanen finns i tabellen nedan. De som är möjliga att fånga automatiskt eller manuellt på en vanlig server eller sharepoint, är gulmarkerade: Metadata Kommentar Maskingenererat/Manuellt Dokument-id Unikt Maskin Filformat Behövs för bl a arkiv Maskin Checksumma Behövs för säkra innehållet vid migrering av teknik, arkivering etc Maskin 3
5 Datum nuläge Version Språk Process Säkerhetsklass Det datum då dokumentet fick sin nuvarade status Ska vara svenska default, och endast ändras vid behov Konfidentiell, Begränsad grupp internt, alla internt, begränsad grupp externt, alla invånare Maskin Maskin Maskin/Manuellt Manuellt Manuellt Titel Manuellt Dokumentslag Någon av de 5 definierade Manuellt Dokumenttyp * Fördefinierade, beroende på Dokumentslag. Till dokumenttyp ska gällande mall knytas i systemet. Manuellt Faktaägare * Dokumentstatus * Datum gallringsfrist * Klasspecifika metadata För Styrande dok Påminnelsedatum Ansvarar för att dokumentet och dess innehåll är korrekt. Se rollbeskrivning nedan Detta definierar ett processflöde. Kommer att vara olika för olika dokumentslag. Som mest finns följande värden: Utkast Granskad Godkänd Publicerad Upphävd Arkiverad Anges för att få signal om arkivering eller gallring. Gallringstid sätts beroende på typ, förprogrammerat. Räknas ut via Datum nuläge + gallringsfrist För att systemet ska ge Faktaägaren påminnelse om att granska innehållet Manuellt Flödet bör stödjas av valt systemstöd, dvs att det är automatiserat och att t ex godkännandet sker elektroniskt i systemet Maskin Gäller för Klasspecifika metadata För Redovisande dok Utfärdare Klasspecifika metadata För Uppdragsknutna dok Uppdragsnummer Klasspecifika metadata För Tekniska dok Central process, Delprocess, lokal tillämpning den gruppering vars aktivitet gett upphov till dokumentet, t ex fullmäktige, internrevision 4
6 Påminnelsedatum SIDHUVUD För att systemet ska ge Faktaägaren påminnelse om att granska innehållet I dokumenthuvudet anges: Datum Version Faktaägare MAPPSTRUKTUR I mappstrukturen hanteras ytterligare metataggar: Dokumentslag (slaget styr vilka metataggar som behövs för dokumentet) Process Organisation, i de fall tillämpbart För uppdragsknutna dokument; uppdragsnamn För tekniska dokument; vad som avses t ex byggnad, server, applikation, apparat För redovisande dokument; utfärdaren En färdig mappstruktur(zipfil) kan beställas från Dokumentstyrning@skane.se Mappstrukturen utgör ett exempel som kan förändras efter behov. Men det är en fördel om grundtanken med strukturen inte frångås med tanke på framtida behov och regional enhetlighet. Exempel på hur den zippade mappstrukturen ser ut finns sist i anvisningen. FILSTRUKTUR Byggs i tre led enligt principen dokumentslag _ typ _ kort fritext Exempel: ST_Inst_skriva brev Första ledet, Dokumentslag, är något av följande: ST RE UP IN TE för styrande för redovisande för uppdragsknutna för informerande för tekniska Andra ledet, typ, enligt understrykningar i listan nedan. Tredje ledet, några ord som beskriver innehållet. 5
7 Informerande dokument Redovisande dokument Korrespondens Informationsmaterial Anbud Ansökan Avtal Beslut Beställning Förteckning Protokoll Rapport Informationsmaterial Utbildningsmaterial Intyg Ansökan Anbud Infordran Förfrågningsunderlag Ansökan Ackreditering Bidrag HR Tjänst Stämning Avtal Avrop Försäkring Hyres Ram Ackreditering Kvittens Service Beslut Delegering Utanordning Beställning Ekonomi HR Utlån Inspektion Sammanträde Mötesanteckning Rapport 6
8 Styrande dokument Remiss Policy Riktlinje Instruktion Anvisning Budget Mall Plan Rollbeskrivning Uppdragsknutna dokument Direktiv Plan Slutrapport Tekniska dokument Ritningar och modeller Systemdokumentation Avvikelse Enkät HR Statistik Plan Verksamhet Genomförande steg för steg Utse ägare till en mapp och dess underliggande träd. Denna mappägare ska ha behörighet till hela den underliggande strukturen. Behörighet beställs via behörig beställare. Beställ även en dold mapp på översta nivån i den ägda mappstrukturen, dit bara mappägaren och dess ställföreträdare har läs och skrivbehörighet. Döp mappen till Dold Informera berörda om att städning och omorganisation kommer att ske och att om medarbetare upplever att de blir av med information ska de i första hand vända sig till mappägaren. Detta då information kanske har blivit gömd eller omflyttad, och i dessa fall vill man inte riskera en återläsning av backupper. Informera servicedesk om att städning kommer att ske i strukturen, och be dem kontakta dig om någon felanmäler att dokument försvunnit. Skapa en ny mappstruktur på översta nivån. Utgå från det förslag som kan beställas som zipfil från dokumentstyrning@skane.se och modifiera vid behov. Analysera befintliga mappar och filer, kolla med ägarna. Om mapparna verkar innehålla gammal och oviktigt information, göms de undan i den dolda mappen. Döp mappen med det datum då du gömde den som tillägg till mappnamnet. 7
9 Om ni kan identifiera material som inte används, men som enligt lag ska arkiveras: o Säkerställ då att informationen inte finns i andra upplagor (i Diariet, kopior eller närarkiv), o skapa en arkivmapp där informationen kan placeras Ta om möjligt reda på om det finns flera upplagor av samma dokument/mapp. Behåll den som kan betraktas som original, ta bort kopior. I mappen Dold gallrar den städansvarige mappägaren mappar beroende på vad de innehåller och när informationen upprättades. När något kan gallras avgörs utifrån instruktion_bevarande och gallring administrativa handlingar. Är informationen kopior kan de gallras direkt. Utse ansvarig för att upprätthålla strukturen Implementera att filnamnstrukturen ska användas för nyskapade filer Exempel på mappstruktur ÖVERSTA NIVÅN 8
10 MED UTFÄLLDA MAPPAR 9
11 EXEMPEL PÅ HÅRD STYRNING AV UPPDRAGSKNUTNA 10
Mappstruktur, filnamn och städtips
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2019-02-07 Dokumenttyp: Anvisning Version: 2.0 Mappstruktur, filnamn och
Läs merFördjupning till vissa kapitel i Dokumentstyrningsplanen
Fördjupning till vissa kapitel i Dokumentstyrningsplanen För att dokumentstyrningsplanen ska förstås även av den som inte tidigare är insatt i olika begrepp finns detta bildspel. Det innehåller inte några
Läs merTillämpningsanvisningar
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för tillsyn och utredning Dokumentslag: Styrande Datum: 2014-12-15 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Tillämpningsanvisningar
Läs merArkivansvar ROLLBESKRIVNING FÖR ARKIVANSVARIG OCH ARKIVREDOGÖRARE. Koncernkontoret
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för tillsyn och utredning Dokumentslag: Styrande Datum: 2015-04-10 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.0 Arkivansvar ROLLBESKRIVNING
Läs merDokumentstyrningsplan
Enheten för dokumentstyrning Kerstin Svensson Dokumentstyrningsstrateg 044-309 34 68, 0768-89 02 63 Datum 1 (17) Dokumentstyrningsplan Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255
Läs merDokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4
Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4 Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering och gallring
Läs merStadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun
UPPSALA STADSARKIV Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun 1 INLEDNING... 1 1.1 ALLMÄN HANDLING... 1 1.2 FLER ANVISNINGAR OM E-HANDLINGAR...
Läs merRiktlinjer för digital arkivering
Riktlinjer för digital arkivering I Linköpings kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Antaget av: Kommunstyrelsen Status: Antaget 2014-06-17 243 Giltighetstid: Gäller tills vidare Linköpings kommun linkoping.se
Läs merSystemavveckling BEVARA OCH GALLRA VERKSAMHETSINFORMATION. Koncernkontoret
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning och förvaltning Dokumentslag: Styrande Datum: 2017-01-25 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Systemavveckling
Läs mer2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964
1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merRiksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).
1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör
Läs merFastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.
Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och
Läs merDokumentstyrningsplan
Regionkansliet Enheten för dokumentstyrning Kerstin Svensson Dokumentstyrningsstrateg 044-309 34 68, 0768-89 02 63 Datum 1 (16) Dokumentstyrningsplan Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer:
Läs merHantering av verksamhetsinformation
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning och förvaltning Dokumentslag: Styrande Datum: 2018-11-13 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.0 Hantering
Läs merVarje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.
Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom
Läs mer1 Introduktion. Revisionens mest väsentliga observationer. # Observation Rekommendation Ansvar
Revisionsrapport Dokumenthantering i operativ verksamhet Internrevisionen 2013-05-28 TRV 2013/9993 Revisorer IR, Mats Olsson IR, Johan Müllerström Svs, Annika Hedqvist Hvinlund UHst, Victoria Lindgren
Läs merDIARIEFÖRINGSHANDBOK. 2015-10-29 Version 0.2
DIARIEFÖRINGSHANDBOK 2015-10-29 Version 0.2 1.1 HUR GÖR JAG FÖR ATT DIARIEFÖRA? Malmö högskola använder sedan 1999 ärendehanteringssystemet W3D3 och diarieföringsmodulen. I dagsläget används inga andra
Läs merArkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-04-22 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.2 Arkivbeskrivning INNEHÅLL
Läs merGallring av digitala handlingar
Datum 2002-09-13 Version från IT 1.0 Kommunkansliet Gallring av digitala handlingar 1. Offentlighetslagstiftningen och digitala handlingar Hörnpelarna i det regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar
Läs merArkivet föreningens bästa minne
Arkivet föreningens bästa minne Grundläggande arkivkurs för föreningsaktiva Albin Lindqvist Östergötlands Arkivförbund - Enskilda arkiv - Inventeringar - Registrering - 47 medlemsarkiv - 100 distriktsorganisationer
Läs merBevara/Gallra EU-projekt
1 Bevara/Gallra EU-projekt 2 Dokumenthanteringsplan avseende handlingar tillhörande EU-projekt Sölvesborgs kommun Inledning En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används
Läs merRiktlinjer vid användning av e-post i
1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Slutversion 2015-12-17 1.0 Dnr RS 3069-2014 Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra
Läs merTitel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok
Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2
Läs merSamordning av arkiv, diarieföring och dokumenthantering i Region Skåne, delprojekt 2 - slutrapport
Susanne Magnusson Administrativ chef Näringsliv /Business Tel: 040-6239721 susanne.e.magnusson@skane.se RAPPORT Datum 2009-11-30 1 (23) Förnyelsekontoret Samordning av arkiv, diarieföring och dokumenthantering
Läs merDokumenthantering för RA-dokument
Dokumenthantering för RA-dokument 1 (23) Innehåll 1. Syfte... 3 2. Övergripande RA-, TKA- och GBP-info... 3 2.1 RA... 3 2.2 TKA... 3 2.3 GBP... 3 3. Uppdateringsfrekvens för RA-dokument... 3 4. Dokumenthantering
Läs merInspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013
1 (5) Bilaga 5 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:
Läs merKoncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning och förvaltning Anvisning Datum 2017-03-01 Version 1.0 1 (5) Hantering av elektroniska underskrifter
Läs merLathund för att storstäda i mappar/filer
DATUM 2018-06-26 DNR SARK.2018.145 Lathund för att storstäda i mappar/filer 1. Om dokumentet Det här dokumentet är till för dig som är anställd inom kommunen eller ett kommunalt bolag och som har tillgång
Läs merInspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping
INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt
Läs merRapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008.
Inspektionsrapport 232-2008/393 2008-06-13 Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008. Närvaro: se bilaga. Förelägganden. I enlighet med RA-FS 1991:1
Läs merDokumenthanteringsplan
Webb: www.ange.se Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Antaget av kommunstyrelsen den 22 mars 2016 51 Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer 841 81 Ånge Torggatan 10 www.ange.se
Läs merArkiv- och informationshantering
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för tillsyn och utredning Dokumentslag: Styrande Datum: 2014-10-14 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Arkiv- och informationshantering
Läs merFörvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet
50 SKOLHÄLSOVÅRDEN Elevvårdskonferensprotokoll PapperIT* K Närarkiv / Skolhälsovårds Osl. kap 23.2 Mellanarkiv bevaras på Gymnasieexp. Elevakter: (även för Särskilda PapperIT* O / K Närarkiv / Klassvis,
Läs merVerksamhetssystem och dokumenthantering
STADSLEDNINGSKONTORET 2015-09-23 ANNA TYNDERFELDT KOMMUNARKIVARIE Åtgärdsrapport gällande arkiv och dokumenthantering på enheten för vuxenutbildning Berörd myndighet: Social- och arbetsmarknadsnämnden
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Kärnprocesser i Mölndals stad
Dnr MN 482/16 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kärnprocesser i Mölndals stad 4.0.6 Överklagan av Antagen av miljönämnden den 15 mars 2016, 31 Gäller från och med den 1 april 2016 4. Kärnprocesser Verksamhetsområde
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-6859/08 SID 1 (9) 2008-06-23 SSA 2008:1 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Att: Kerstin Henningsson HANTERING AV ALLMÄNNA
Läs mer- Verkställa gallring.
Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-2082/2015 Sida 1 (7) 2015-05-20 SSA 2015:06 Hantering av allmänna handlingar hos Farsta stadsdelsförvaltning Närvarande från stadsdelsförvaltningen:
Läs merArkivkrav vid införande av nytt IT-system
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för digital information Dokumentslag: Styrande Datum: 2014-07-31 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.0 Arkivkrav vid införande
Läs merHandbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli
Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli Version 1: 2008-11-13 Senast uppdaterad: 2012-11-22 1 (6) Innehållsförteckning HANDBOK ARKIV & DOKUMENTHANTERING SMRS KANSLI... 1 INLEDNING... 3 ANSVARSFÖRDELNING...
Läs merPatientdatalag (2008:355)
Patientdatalag (2008:355) SFS nr: 2008:355 Departement/myndighet: Socialdepartementet Utfärdad: 2008-05-29 Ändrad: t.o.m. SFS 2013:1024 Tryckt version: pdf, utan ändringar (Lagrummet) Ändringsregister:
Läs merDatum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post.
Läs merAtt hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24
Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande
Läs merBeslutas att Rutin Följa upp miljömål, version 1.0, som ska börja tillämpas fr.o.m. den 12 september 2014.
PROTOKOLL Nr H- 31/2014 Datum 2014-09-04 1(1) Närvarande: Monika Stridsman Göran Rune Peter Blombäck Jimmy Lundblad Linda Munter Generaldirektör, beslutande Avdelningschef Enhetschef Miljöstrateg T.f.
Läs merOneDrive/SharePoint. Innehåll
OneDrive/SharePoint Det här dokumentet innehåller instruktioner och rekommendationer om hur man på bästa sätt arbetar med filer och dokument i Office 365 OneDrive och SharePoint. Innehåll OneDrive/SharePoint...
Läs merRiktlinjer för hantering av allmänna handlingar
Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller
Läs merInspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping
1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet
Läs merEnkät om hur man beskriver elektroniska dokument: Sverige
Riksarkivet PM M Geber 2006-04-19 Enkät om hur man beskriver elektroniska dokument: Sverige Finska Riksarkivet gör en enkät om hur man beskriver elektroniska dokument och andra elektroniska informationsmaterial
Läs merBo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet
Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna kommun 2 mil norr om Stockholm Drygt 68 000 invånare i jan. 2014 Organisation 11 nämnder 9 förvaltningar Överförmyndarnämnd och familjerättsnämnd
Läs merWebforum. Nya funktioner i version 11.3. Senast uppdaterad: 2011-09-25
Webforum Nya funktioner i version 11.3 Senast uppdaterad: 2011-09-25 Innehåll Generellt... 3 Dokumenthantering... 3 Dokumentförteckning/Export och Import (Professional)... 4 Förteckning/Export... 4 Import...
Läs merRiksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet
Läs merRegelverk för skanning av patientinformation i PMO
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Dokumentslag: Styrande Datum: 2017-05-10 Dokumenttyp: Instruktion Version:1.2 Regelverk för skanning av patientinformation i PMO INOM
Läs merDokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden
Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av Myndighetsnämnden 1(8) Reviderad 2012-09-19 110 2013-09-16 77 Dokumenthanteringsplan för 2 Dokumenthanteringsplan
Läs merHandledning för uppsatsadministratörer
Handledning för uppsatsadministratörer godkänna publicering och arkivering av uppsatser/examensarbeten i DiVA Från 31 augusti 2015 arkiveras alla uppsatser och examensarbeten elektroniskt via DiVA (HIG
Läs merAnvisningar för journalhantering och dokumentationsskyldighet inom elevhälsan
1/1 Utbildningsförvaltningen Tjänsteskrivelse Datum: 2015-10-21 Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Ing-Marie Tjulander Telefon: 0523-61 32 19 E-post: ing-marie.tjulander@lysekil.se Anvisningar
Läs merInspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan
Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan
Läs merDokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning 2015-12-30 2015-12-30 1.0. Vägledning
Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet VIR-VÄGLEDNING Vägledning Att redovisa information enligt verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten för
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN
Läs merTillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195
1 (5) Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Lund Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion
Läs merRegler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna
Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2015-05-18 Reviderad: - Dnr: DUC 2015/863/10 Ersätter: Riktlinjer för arkivering och gallring
Läs merAnteckningar från arkivträff den 10 september
Anteckningar från arkivträff den 10 september 1 Deltagare Niclas Rosenbalck, Älmhults kommun Anders Karlsson, Ronneby kommun Helene Blomquist, Lessebo kommun Kerstin Johansson, Växjö kommun Marie Ulmhed,
Läs merInformationshantering Vägval Älgö
Informationshantering Vägval Älgö Sammanfattning Projektet skall hålla så många som möjligt informerade om arbetet och ge många tillgång till kvalitetssäkrad detaljerad information. Information som kan
Läs merSvensk författningssamling
Svensk författningssamling Patientdatalag; utfärdad den 29 maj 2008. SFS 2008:355 Utkom från trycket den 11 juni 2008 Enligt riksdagens beslut 1 föreskrivs följande. 1 kap. Lagens tillämpningsområde m.m.
Läs merKrigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009.
Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. FMTM ska, med hänvisning till
Läs merAdministration av landstingsstatistik. Statistiktjänsten
Administration av landstingsstatistik Statistiktjänsten Versionshistorik Version Författare Kommentar 1.0 Zara Sarén Första versionen för Statistiktjänsten 3.0 1.1 Zara Sarén I avsnittet Om landstingsstatistik,
Läs merHandbok för administration av konst- och kulturutbildning
Handbok för administration av konst- och kulturutbildning november 2015 Innehållsförteckning Att administrera en konst- och kulturutbildning... 3 En utbildning från start till slut... 4 1. När utbildningen
Läs mer2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring
2014-11-14 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: ALLMÄN ADMINISTRATION - KOMMUNGEMENSAM Beslutad: på delegation 2014-10-23, anmäld i KS 2014-12-01, Dnr KFKS 2014/728-004 Upprättad:
Läs merSöderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport
Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur KPMG Bohlins AB Datum Antal sidor: 10 Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer 1 2. Uppdrag 3 3. Bakgrund 3 4. Revisionsmål
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2008-07-17 DNR 9.3-6604/08 SSA 2008:2 Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merISO 15489 I PRAKTIKEN
ISO 15489 I PRAKTIKEN Anki Steen DOKUMENTHANTERINGEN INNEBÄR ATT fastställa riktlinjer och regler fördela ansvar och befogenheter skapa och främja tillämpningen av rutiner och riktlinjer tillhandahålla
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden Integrationsavdelningen UN 2013-1 Serie, Handlingar /Gallras Leverans till Kommunarkiv Se bilaga 1 Flyktinghandlingar Flyktingakt Introduktionsplan, gäller före
Läs merInspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Lunds universitet under tre dagar den 20 22 maj 2014 dels vid Universitetsförvaltningen
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN
Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: 201506 08 Förkortningar: OSL = Offentlighets och sekretesslagen SL = Skollagen PUL = Personuppgiftslagen TF = Tryckfrihetsförordningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Personal Antagen att gälla från och med: 2011-01-01 Dnr: 29/11 Handlingsslag. Arkivläggs. Plats för plats efter antal år
Personal Antagen att gälla från och med: 0110101 Dnr: 9/11 Förvarings Anställningsavtal, original Anställningsavtal, anställningsmyndigheten Anställningsavtal, löneenheten Anställningsavtal, Ansöknings
Läs merPolismyndigheten i Östergötlands läns behandling av personuppgifter i underrättelseverksamheten
SÄKERHETS- OCH INTEGRITETSSKYDDSNÄMNDEN Uttalande 2014-12-11 Dnr 69-2014 Polismyndigheten i Östergötlands läns behandling av personuppgifter i underrättelseverksamheten 1 SAMMANFATTNING Säkerhets- och
Läs merBevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting
Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting Detta dokument är en bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting. Planen gäller retroaktivt från
Läs merDigital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik
Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett
Läs merSÅ VÅRDAR VI VÅR HISTORIA - RÅD OCH ANVISNINGAR I SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR
ORDNA OCH BEVARA SÅ VÅRDAR VI VÅR HISTORIA - RÅD OCH ANVISNINGAR I SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR HISTORIK Vid mitten av 1960-talet togs initiativet till bildandet av ett folkrörelsearkiv i Jönköpings
Läs merInspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt
1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober
Läs merRutin för dokumenthantering inom Ladok3-projektet
Rutin för dokumenthantering inom Ladok3-projektet Sida 2 av 13 Innehållsförteckning shistorik för dokumentet... 3 Syfte... 4 Dokumentarkiv... 4 Mappstruktur... 4 Dokumentmallar... 5 Namnsättningsstandard
Läs merRåd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0
Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Datum Författare Version 2016 05 23 Anne Lamér 1.0 1 Innehåll Sammanfattning... 3 Skydda dina elektroniska handlingar från obehöriga...
Läs merTillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Polismyndighetens behandling av personuppgifter i belastningsregistret och misstankeregistret
Beslut Diarienr 1 (8) 2015-04-27 1259-2014 1260-2014 Ert diarienr A218.732/2014 Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Polismyndighetens behandling av
Läs merNärvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare
Inspektionsrapport DNR 9.3-2041/14 Sida 1 (8) 2014-04-25 SSA 2014:4 Närvarande från bolaget: Thomas Mundebo Chef Affärsstöd, Stab arkivansvarig Anders Törnkvist Bostadsuthyrning Marie Nogén Löneansvarig/HR
Läs merAnvändning av sociala linköpings universitet
2012-10-15 BESLUT Dnr LiU-2012-01606 1(7) Användning av sociala linköpings universitet medier vid Inledning I detta beslut beskrivs hur sociala medier ska användas vid Linköpings universitet (LiU). Med
Läs merInspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson
Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid
Läs merDatum 2013-04-17 Dnr HLA 23-2013/5635. Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013
1 (7) Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013 Närvarande: Från AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors: platschef, Region Norr Från Riksarkivet: Angelica
Läs merTillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.
Datum Diarienr 2014-09-30 1319-2013 Västmanlands tingsrätt Box 40 721 04 Västerås Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m. Datainspektionens beslut 1. Datainspektionen konstaterar
Läs merALEPH ver. 18 ALEPH Digital Asset Module (ADAM)
ALEPH ver. 18 ALEPH Digital Asset Module (ADAM) Fujitsu, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping Innehållsförteckning 1. INLEDNING...1 2. SKAPA NYA OBJEKT...1 3. OBJEKTLISTA...2 4. FORMULÄR...3 4.1 Objektinformation...3
Läs merRequest for Information (RFI) avseende systemstöd för dokument- och ärendehantering. Dnr. 2015/0513. Handläggare: Mattias Hermansson
Request for Information (RFI) avseende systemstöd för dokument- och ärendehantering Dnr. 2015/0513 Handläggare: Mattias Hermansson 2 (11) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 2 OM ÖSTGÖTATRAFIKEN... 3
Läs merInspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013
Inspektionsrapport 1 (6) Datum Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013 Närvarande Från Opus Bilprovning: Platschef Technical Support Manager/ADR
Läs merTillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Behandling av känsliga personuppgifter i mobila enheter
Datum Diarienr 2013-05-08 646-2012 Socialnämnden i Halmstad kommun Box 230 301 06 Halmstad Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Behandling av känsliga personuppgifter i mobila enheter Datainspektionens
Läs merYLA ORDNA OCH BEVARA. för enskilda, föreningar, företag. Så här bevarar vi vår historia i. - Ydre lokalhistoriska arkiv i Österbymo
ORDNA OCH BEVARA - Så här bevarar vi vår historia i YLA - Ydre lokalhistoriska arkiv i Österbymo för enskilda, föreningar, företag Råd och anvisningar i skötsel av handlingar Föreningsarkiv Att ta hand
Läs merApp-klient för smartphones... 2. Power BI... 3. Arbetsflöde... 4. CRM Online... 5. Webb-klienten... 6. Dokumenthantering... 7. Molnet...
Nyheter i Dynamics NAV 2016 Innehåll App-klient för smartphones... 2 Power BI... 3 Arbetsflöde... 4 CRM Online... 5 Webb-klienten... 6 Dokumenthantering... 7 Molnet... 8 Elektronisk fakturering... 9 App-klient
Läs merDokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län
1 Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingar. Den bygger på en inventering av förekommande
Läs merBOOK-IT OFFLINE. Version 7.1 2013-10-16
Version 7.1 2013-10-16 BOOK-IT OFFLINE Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund Glimmervägen 4, 224 78 Lund, tel: 046-2700 400, e-post: lund@axiell.com Innehållsförteckning Förberedelser... 3 Inloggning...
Läs mer2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU. Bevarande/ Gallring
2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU Handlingsslag Övergripande administration: Medium och sortering Bevarande/ Gallring Anmärkning (Föreskrift) Ansvarig
Läs merBorlänge kommun. Internkontroll 2015 - KS Kontrollområde: Tydlig rubricering av ärenden, Nämndservice. Beslutad av kommunstyrelsen
Internkontroll 2015 - KS Kontrollområde: Tydlig rubricering av ärenden, Nämndservice Beslutad av kommunstyrelsen Metadata om dokumentet Dokumentnamn Internkontroll 2015 - KS facknämnd Dokumenttyp Del av
Läs merANVÄNDARMANUAL. handdatorer i ängs- och betesmarksinventeringen. för
ANVÄNDARMANUAL handdatorer i ängs- och betesmarksinventeringen för Ändringshantering Ansvarig för dokumentet: Maria Hall Diemer Datum Ändring Ansvarig 2010-05-11 Dokumentet skapades (version 1.0.0) Edward
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler
Läs merHur gör jag med dokumenten?
Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-
Läs mer