Uppdrag avseende möjlighet till administrativ rationalisering inom samtliga nämnder

Transkript

1 1(5) Uppdrag avseende möjlighet till administrativ rationalisering inom samtliga nämnder Ärendet Nämnderna fick i samband med beslut om budget, KF punkt 5, i uppdrag att utreda möjligheter till administrativa rationaliseringar och effektiviseringar såväl vad gäller den egna verksamheten som möjligheten till samordning med annan verksamhet. Uppdraget skall redovisas till kommunstyrelsen senast den 30 juni Flera förslag från nämnderna har gemensamma utgångspunkter. Till exempel föreslår samtliga nämnder att kommunen bör investera i läsplattor för att minska de administrativa kostnaderna. Flera nämnder anser att kommunen bör överväga att införa tertialuppföljning 1 istället för nuvarande modell med kvartalsuppföljning. Även de administrativa utvecklingsprojekt som startats kommer att leda till administrativ rationalisering. Exempel på utvecklingsprojekt är GIS (geografiskt informationssystem) och Stratsys (IT- baserat uppföljningsverktyg som i införts i kommunen). ser inte ett införande av tertialbokslut som en optimal lösning då dessa skulle komma upp i kommunfullmäktige först i slutet av september respektive november, vilket är för sent för att eventuella åtgärder ska kunna vidtas och få effekt innevarande år. Det är även svårt att se vilken administrativ rationalisering en övergång till tertialbokslut skulle ge. s bedömning är att det finns både tidsvinster som kvalitetsvinster med införandet av Stratsys, och att införandet är i linje med uppdraget kring administrativ rationalisering. har påbörjat ett arbete med processkartläggning utifrån LEAN. anser att en fördjupad kartläggning av kommunens processer är en förutsättning för att kunna genomföra mer omfattande centrala administrativa rationaliseringar. s förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen godkänner redovisningen av uppdraget 2 Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att i samband med budgetarbetet utarbeta en plan för hur en fördjupad kartläggning av för kommunen centrala processer skulle kunna genomföras. 1 Bokslut per 30 april respektive 31 augusti.

2 2(5) Bakgrund Nämnderna fick i samband med beslut om budget, KF punkt 5, i uppdrag att utreda möjligheter till administrativ rationalisering och effektivisering såväl vad gäller den egna verksamheten som möjligheten till samordning med annan verksamhet. Uppdraget skall redovisas till kommunstyrelsen senast den 30 juni En muntlig lägesrapport gällande uppdraget presenterades på kommunstyrelsens arbetsutskott Nedan följer en redovisning per nämnd. Socialnämnden Avdelningarna och staben på socialkontoret har utrett de administrativa rutinerna och lämnat förslag på åtgärder, vilka är av skiftande karaktär och dignitet. Socialkontorets synpunkter/förslag i sammanfattning: Införa digitala nämndshandlingar - läsplattor Se över möjlighet att ta bort fast telefoni på socialkontoret Möjliggöra bärbar dator som arbetsredskap för handläggare Utveckla samarbetsformer med IT-avdelningen Informera och utbilda om rutin för användning av Outlook Tillgodose socialkontorets lokalbehov Ändra kommunens budgetuppföljning till tertialrapporter Utreda möjlighet till gemensam bilpool för kommunens verksamheter i Mörby centrum. Barn- och utbildningsnämnden Utbildnings- och kulturkontoret arbetar kontinuerligt med att effektivisera sina administrativa processer. Införa digitala nämndshandlingar - läsplattor Införandet av Stratsys Nytt förskole- och skolvalssystem Ungdoms- och elevdatabasen - en länsgemensam elevdatabas för ungdomar år Ett nytt geografiskt informationssystem (GIS) Kultur- och fritidsnämnden Utbildnings- och kulturkontoret arbetar kontinuerligt med att effektivisera sina administrativa processer. Införa digitala nämndshandlingar - läsplattor

3 3(5) Nya bidragssystemet avseende det kontanta föreningsstödet ger administrativa tidsvinster Aktivt samarbete med andra kommuner Nytt biblioteksdatasystem i gemensam upphandling med Täby kommun Införa elektronisk betalning för att minska kontanthanteringen på fritidsgårdar, bibliotek och Danderydsgården Ett nytt geografiskt informationssystem (GIS) Tekniska nämnden/fastighetsnämnden Avdelningarna och staben på tekniska kontoret har sett över sina administrativa rutiner för att ytterligare effektivisera arbetet. Införa digitala nämndshandlingar - läsplattor. Införa läsplattor som arbetsredskap på kontoret. Analysera effekterna av dagens interndebitering. Införa tertialuppföljning. Införa EDI-fakturering. Utveckla samarbetet med miljö- och stadsbyggnadskontoret. Miljö- och hälsoskyddsnämnden och Byggnadsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden inrättades 1 januari Den nya nämnden delar kontor/förvaltning med byggnadsnämnden. Syftet med ett gemensamt kontor är att skapa synergieffekter genom att nämnderna delar på funktioner för kansli, ekonomi mm, gemensamma lokaler och övrig kontorsadministration. Utvärdering kommer att ske efter första verksamhetsåret. s yttrande har valt att kommentera de större förslag som nämnderna ser som möjliga administrativa rationaliseringar och effektiviseringar. Nämndernas förslag saknar redovisning av effekter på bemanning eller ekonomiska fördelar. konstaterar att ett flertal förslag på administrativa rationaliseringar från nämnderna har gemensamma utgångspunkter. Till exempel föreslår samtliga nämnder att kommunen investerar i läsplattor för att minska de administrativa kostnaderna. har i uppdrag från kommunstyrelsen att presentera en tidplan samt kostnadskalkyl för införandet av en mötesapplikation och läsplattor i kommunen. har påbörjat en utredning i ärendet. Ett annat förslag från nämnderna är att kommunen bör överväga att införa tertialuppföljning istället för nuvarande kvartalsuppföljning. Orsaken är att

4 4(5) nämnden i vissa fall inte hinner besluta om rapporten före den ska inrapporteras till kommunledningskontoret. En förvaltning upplever även att tidplanen innebär problem med semesteruttag under sommarmånaderna. En tidigare utredning visar att det finns en viss problematik med ett införande av tertialuppföljning i kommunen. Med nuvarande sammanträdesplanering skulle tertialbokslut innebära att de två rapporterna per 30 april respektive 31 augusti går upp i kommunfullmäktige först i slutet av september respektive november, vilket är för sent för att eventuella åtgärder ska kunna vidtas och få effekt innevarande år. uppfattar inte ett införande av tertialbokslut som en optimal lösning. Det är svårt att se vilken administrativ rationalisering en övergång till tertialbokslut skulle ge. Ett införande skulle även innebära att kommunen bör upprätta två regelrätta bokslut enligt kraven på externredovisning. Socialnämnden rapporterar att man arbetar löpande med att effektivisera verksamheten. Ett exempel på det är samarbetet med andra kommuner och huvudmän kring gemensamma upphandlingar, utbildningar m.m. Den sociala jouren som införs i nordost 2012 tillsammans med övriga kommuner innebär både effektivisering och kvalitetsutveckling. Barn- och utbildningsnämnden lyfter fram arbetet med en länsgemensam elevdatabas, vilket är något som på sikt kommer att minimera fakturahanteringen inom verksamheten. De kommun- och länsgemensamma processer som beskrivs ovan bedömer kommunledningskontoret vara i linje med uppdraget och ger möjligheter till synergieffekter såväl vad gäller den egna verksamheten, arbetet mellan förvaltningar, och möjlighet till samordning med annan verksamhet. Tekniska kontoret tar upp en förändring av dagens interndebiteringssytem som en möjlig rationalisering. Kontoret anser att effekten med dagens interndebiteringssystem leder till att förvaltningar underlåter att nyttja hjälp och istället använder de egna resurserna. s har för avsikt att under 2013 analysera och utveckla kommunens modell för interndebitering. Kommunstyrelsens pågående arbete Kommunstyrelsen beslutade att införa Stratsys i hela kommunen under våren Stratsys är ett webbaserat verktyg för verksamhetsstyrning. Med systemet minskas den tid som behöver läggas på inrapportering och sammanställning av information. s bedömning är att det finns både tidsvinster som kvalitetsvinster med att införa systemet och att införandet är i linje med uppdraget kring administrativ rationalisering.

5 5(5) kan konstatera att förslagen från nämnderna genomgående handlar om förbättring av förvaltningarnas arbetsprocesser. I förvaltningschefsgruppen har ett arbete påbörjats att identifiera de processer som i första hand är aktuella för kartläggning. Nuvarande förslag är att påbörja kartläggningen av områdena lokalplanering, investering och exploatering. Utgångspunkten för detta ställningstagande har varit bedömningen att möjlighet till rationalisering/effektivisering förutsätter kunskap om kommunens processer och på så sätt kan förbättringar vidtas. anser därför att ett arbete med kartläggning av kommunens processer är en förutsättning för att kunna genomföra administrativ effektivisering. Detta gäller både kommunövergripande processer som förvaltningsinterna processer. föreslår att kontoret ges i uppdrag att ta fram en projektbeskrivning över hur ett för kommunen genomgripande uppdrag ska utformas och genomföras beträffande genomlysning av för kommunen viktiga arbetsprocesser. Johan Haesert Kommundirektör Cecilia von Sydow Ekonomichef Bilagor: 1. Socialkontorets förslag till administrativa rationaliseringar och effektiviseringar daterad , med SN 2012/ Utbildnings- och kulturkontorets förslag till administrativa rationaliseringar och effektiviseringar daterad , med BUN 2012/ Utbildnings- och kulturkontorets förslag till administrativa rationaliseringar och effektiviseringar daterad , med KFN 2012/ Tekniska kontorets förslag till administrativa rationaliseringar och effektiviseringar daterad , med TN 2012/ Tekniska kontorets förslag till administrativa rationaliseringar och effektiviseringar daterad , med FN 2012/ Exp: Alla nämnder