Processgrupp Plan- och byggfrågor

Transkript

1 Processgrupp Plan- och byggfrågor Flera representanter med olika arbetsuppgifter och arbetslivserfarenheter från respektive enhet har varit delaktiga i processgruppen. Kartläggning av organisationerna Kartläggning av dagens situation har gjorts genom att belysa plan- och bygglovsprocesserna genom att förklara ett ärendes gång via; politiska beslut, möjlighet till delegering, den genomsnittliga tidsåtgången för en detaljplan och ett bygglov samt de samverkansgrupper som finns. I kartläggningen har även hänsyn tagits till berörd lagstiftning (miljöbalken och plan- och bygglagen) då en ny plan- och bygglag föreslås träda i kraft 1 januari 2011, vilket skulle få konsekvenser för hur plan- och bygglovsprocesserna ska bedrivas. Samhällsplanering och byggenheten arbetar i många fall i frågor som tangerar varandra på flera sätt. Enheterna har i många fall gemensamma kunder och arbetar tillsammans för att utreda olika situationer. Samhällsplanering arbetar fram detaljplaner och byggenhetens arbete handlar delvis om att omsätta detaljplanerna i praktiken genom att svara för bygglov och tillsyn i vad som är förordat i planerna. Samhällsplanering Samhällsplaneringsenhetens tjänstemän har inte någon delegering. Den delegeringsordning som finns är beslut som är delegerade till samhällsbyggnadsnämnden. Kommunfullmäktige har möjlighet att ge samhällsbyggnadsnämnden befogenheter att i kommunstyrelsens ställe fatta beslut om planuppdrag för detaljplaner och vid enklare planärenden som överrensstämmer med översiktplanen. Samhällsbyggnadsnämnden har idag befogenheter att anta detaljplaner som handläggs med enkelt planförfarande (se bilaga 1) enligt plan- och bygglagen. Detaljplaneprocesserna är komplexa och det råder stor osäkerhet för tidsåtgången för respektive plan samt i vissa fall även för respektive moment. Detta på grund av att alla detaljplaner har olika förutsättningar och kan komma att kräva olika typer av utredningar, dialoger och bearbetning i olika stor omfattning. I medföljande bilagor har beskrivning gjorts av olika typer av planprocesser (se bilaga 1 och 2) som kan tillämpas. I samhällsplaneringsenheten verksamhet ingår förutom detaljplanering också den översiktliga planeringen. Dessa arbetsuppgifter kräver en stor del av enhetens resurser. Översiktsplanefrågorna handhas av kommunstyrelsen och har därför en något annorlunda ärendegång. Kommunstyrelsen behandlar även mark- och exploateringsfrågor, GIS-frågor samt frågor som rör kollektivtrafik och statistikförsörjning. Detaljplaneringen och skogsfrågorna ägs också av kommunstyrelsen men är delvis delegerade till samhällsbyggnadsnämnden respektive samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott. Byggenheten Byggenhetens tjänstemän har en långtgående delegering från bygg-, miljö- och räddningsnämnden, cirka % av alla bygglov tas via delegering till bygglovschef eller byggnadsinspektör. Delegering kan ske då ärende: inte strider mot detaljplan, överrensstämmer med befintlig verksamhet och inga negativa synpunkter framkommit från sakägare. Ett bygglovsärende kan ta många olika vägar beroende på vad en eventuell detaljplan för området bestämmer. I bilaga 3 finns flödesschema som visar 1

2 vilka vägar ett bygglovsärende kan färdas samt hur en genomsnittlig ärendegång ser ut för ett bygglov. Den genomsnittliga tidsåtgången för ett bygglov som tas på delegering är cirka 3-4 veckor. Enligt byggenhetens tjänstegaranti ska ett bygglovsbeslut kunna tas inom 15 arbetsdagar från den dag sökande har inkommit med fullständiga handlingar. Tjänstegarantin gäller under förutsättning att det berör ett område som är detaljplanerat och att ansökan inte strider mot planen. I byggenhetens verksamhet ingår förutom bygglov även bygganmälan, prövning av strandskyddsdispenser och att lämna dispens mot byggnadsförbudet. Förutom tillståndsärenden så åligger det även byggenheten att ha tillsynen enligt plan- och bygglagens att besluta om påföljder och ingripanden samt förhandsförfrågningar. Energirådgivning och tillsyn enligt lagen om energideklarationer, tillståndsärenden för brandfarlig vara ingår också i enhetens arbetsuppgifter samt bostadsanpassningsärenden som behandlas av kommunstyrelsen. Samverkansgrupper i dagens organisation För respektive enhet finns idag en samverkansgrupp, en plangrupp som hanterar planfrågor och en granskningsgrupp som hanterar förhandsbesked/bygglovsfrågor. Grupperna har bildats för att representanter från olika enheter inom kommunen i ett så tidigt skede som möjligt ska kunna vara delaktiga i ärendena och tillsammans diskutera olika frågor och synpunkter. Plangruppen träffas cirka 5 gånger per år inför planberedningen, i plangruppen finns representanter från samhällsplanering, byggenheten, miljöenheten, Ljusdal Vatten, Lantmäteriet, Länsmuseet och Ljusdal Energi. Funderingar finns även på att en företrädare från gata-parkenheten skulle finnas representerad i gruppen. Granskningsgruppen träffas i genomsnitt varannan vecka, i granskningsgruppen finns representanter från byggenheten, samhällsplanering, miljöenheten, Ljusdal Vatten, gataparkenheten, räddningstjänsten och Länsmuseet. Berörd lagstiftning Berörd lagstiftning för enheterna är plan- och bygglagen (PBL) samt miljöbalken (MB). Ett förslag på en ny plan- och bygglag föreslås träda i kraft 1 januari 2011 och ersätta den nuvarande plan- och bygglagen (1987:10). Om lagförslaget träder i kraft kommer det att få konsekvenser för hur plan- och byggprocesserna ska bedrivas. För planprocessen innebär det att möjligheterna till enkelt planförfarande utvidgas avsevärt, vilket är bra eftersom det ger väldiga tidsvinster. En annan förändring är att, om någon begär ett planbesked, ska ett planbesked lämnas inom fyra månader. Planbeskedet ska, om man har för avsikt att planlägga området, innehålla besked om när planen kan bli antagen. Om kommunen i planbeskedet ej är beredd att planlägga området skall skälen anges (beslut kan ej överklagas). Bestämmelserna om planbesked bör kompletteras så att det framgår på vilken nivå i kommunen ett beslut om planbesked skall tas (KF/nämnd) 5 kap 4 PBL. Enligt PBL 5 kap 6 skulle ett planbesked kunna beslutas på annat sätt än vid sammanträde, det vill säga av tjänsteman eller ledamot enligt delegering (Boverket anser att detta inte är lämpligt). För bygglovsprocessen innebär lagförslaget av nya plan- och bygglagen mer arbete för byggenheten då lagförslaget föreslår en förändrad bygglovsprocess. Varje enskilt ärende 2

3 bedöms få en ökad tidsåtgång då fler möten krävs mellan byggenheten och representanter för bygget. Vidare bedöms det nya lagförslaget öka mängden handlingar i början av handläggningsskedet eftersom ansökningshandlingarna även skall innehålla uppgifter om tekniska egenskapskrav för byggnadsverket. Det innebär att varje ärende som är något mer byggnadstekniskt krävande kommer att få en mer komplicerad bygglovsprocess och efterföljande arbetsinsatser av byggenheten innan slutbevis kan och får utfärdas. Samtidigt bedöms lagförslaget göra bygglovsprocessen enklare att förstå för sökande då bygganmälan enligt byggnadsverkslagen föreslås att försvinna och slås ihop med plan- och bygglagen. Tidsåtgång Enligt tidsaxeln (se bilaga 4) tar ett genomsnittligt bygglovsärende (ingen delegering) fram till beslut cirka 1-3 månader. Enligt tidsaxeln för planprocessen vid normalt planförfarande bedöms en detaljplan från begäran om planuppdrag till laga kraft ha en tidsåtgång på cirka 14 månader. Tyvärr skiljer sig tidsåtgången för hur lång tid det tar för en detaljplan beroende på säsong, då det under sommaren (juli) inte bedrivs någon politisk verksamhet som under resten av året. För ett ärende som börjar på byggenheten och som avslutas med ett detaljplanearbete med normalt planförfarande på samhällsplanering är tidsåtgången idag cirka 16 månader. En detaljplan som handläggs med enkelt planförfarande bedöms ta cirka 8 månader då tiden för beslut om planuppdrag förkortas avsevärt när berörd nämnd kan fatta beslut om planuppdrag. Ytterligare tidsvinster är mellan momenten samråd och underrättelse då inget politiskt beslut krävs. Slutligen förkortas tidsåtgången med flera månader då berörd nämnd kan fatta beslut om att anta detaljplaner som handläggs med enkelt planförfarande. Om ett ärende startar på byggenheten och avslutas med ett detaljplanearbete som handläggs med enkelt planförfarande på samhällsplanering är den genomsnittliga tidsåtgången cirka 10 månader. Förslag på ny organisation I följande stycke kommer förslag att ges på effektiviseringar som kan göras inom verksamheterna oberoende av organisationsförändringar. Vidare kommer även förslag att ges på hur en ny organisation skulle kunna se ut och arbeta. Förslag på effektiviseringar inom verksamheterna Delegering Syftet med delegering är att avlasta nämnden och skapa utrymme för mer omfattande behandling av betydelsefulla och mer principiella ärenden. Delegering möjliggör en effektivare ärendehantering i och med att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare och mer effektiv. I bilaga 5 finns flödesscheman som visar ett planärendes gång som handläggs med normalt planförfarande idag, föreslagen delegering och hur ett planärendes gång kan se ut med föreslagen delegering. Förslag till delegering: - Planprocessen föreslås förkortas genom delegering till berörd tjänsteman. Delegering föreslås för samtliga detaljplaner som handläggs med normalt planförfarande vid beslut om utställning. - Vägen till beslut om ett planuppdrag skulle kunna förkortas genom delegering så att kommunstyrelsens beslut direkt skulle ge samhällsbyggnadsförvaltningen planuppdragen. Delegering skulle kunna ske genom att 3

4 samhällsbyggnadsnämnden delegerar ärendet till berörd förvaltningschef alternativt samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott. Vidare skulle ytterligare tidsvinster kunna ske om kommunstyrelsen delegerade till KSAU/planberedningen att besluta om planuppdrag. - Planprocessen föreslås även förkortas genom att samrådstiden kortas från dagens 3-4 veckor till 2 veckor för såväl enkelt som normalt planförfarande eftersom tiden för samråd inte är lagstadgad. Genom både delegering och förkortad samrådstid kan planprocessen förkortas betydligt vilket skulle innebära flera veckor kanske månader i tidsvinst. Planprocessen skulle med förslagen fortgå på ett enklare sätt utan att gensvaret och kommunikationen med politikerna och allmänheten skulle gå förlorad. Genom en mer effektiv planprocess blir arbetet mer medborgarvänligt eftersom Ljusdals kommun då fortare kan arbeta fram detaljplaner (se bilaga 5). Genom att förenkla vägen för beslut om planuppdrag skulle stora tidsvinster kunna göras samtidigt som det skulle gå i linje med det nya lagförslaget på en ny plan- och bygglag. I och med lagförslaget föreslås ett nytt moment kallat planbesked att införas (se sidan 2) vilket innebär att planbesked ska kunna lämnas inom fyra månader om så önskas vilket i sin tur också kommer att ställa krav på att planinitieringsskedet löper smidigt. Samarbete Ett ökat samarbete föreslås mellan enheterna eventuellt genom resursförflyttning av personal för att periodvis kunna hantera stor arbetsbelastning. Diskussion har även förts angående fler resurser till enheterna då arbetsbelastningen troligen kommer att öka om lagförslaget till en ny plan- och bygglag träder ikraft. Vidare diskussioner som förts angående samarbete är ett förtydligat och starkare samarbete mellan kommunstyrelsen, Närljus, samhällsplanering och byggenheten gällande markfrågor. Idag upplever samhällsplanering och byggenheten att diskussioner förs i ärenden utan att någon tjänsteman är involverad och att missförstånd kan uppstå. Idéer till ny organisation Förslag till en organisatorisk förändring är att samhällsplanerings planfrågor flyttas över från samhällsbyggnadsnämnden till bygg-, miljö- och räddningsnämnden. Kommunstyrelsens planinitiering föreslås kvarstå. Hur förvaltningsorganisationen ska organiseras och då främst samhällsbyggnadsförvaltningen lämnas öppen beroende på att diverse utredningar pågår om bolagisering och entreprenad inom vissa verksamheter. Samhällsplanering är en enhet med varierande arbetsuppgifter, idag arbetar några inom enheten direkt mot kommunstyrelsen och några mot samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen. Idéerna till en ny organisation föreslås föra samman plan- och byggfrågorna till en gemensam nämnd. Hur förvaltningsorganisationerna ska organiseras och i vilken förvaltning samhällsplanering slutligen ska tillhöra kan komma att påverkas beroende på vad utredningarna visar om att bolagisera och lägga ut verksamheter på entreprenad inom samhällsbyggnadsförvaltningen. 4

5 Organisationsschema över ny organisation Bygg-, miljö-, och räddningsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Miljöenheten Bygg-, miljö-, och räddningsnämnden Kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsnämnden Räddningstjänst Planfrågor Samhällsplanering Byggenheten Övriga verksamheter inom förvaltningen Konsekvenser av förslaget En gemensam nämnd skulle kunna bidra till att de politiska ledamöterna får ett bättre helhetsperspektiv i frågorna, inte minst genom att de får bättre kännedom om plan- och bygglagen. I en gemensam nämnd skulle politikerna få ta ett större ansvar i sina beslut, eftersom en och samma nämnd då skulle besluta om detaljplaner och sedan om bygglov. Förståelsen för att planens intentioner bör gå hand i hand med bygglovshanteringen kan förväntas öka. Mer kunniga politiska ledamöter ger en mer demokratisk ledning, vilket i sin tur påverkar medborgarna på ett positivt sätt. Planinitieringen för beslut om planuppdrag föreslås kvarstå hos kommunstyrelsen alternativt kommunstyrelsens arbetsutskott i och med att det är kommunstyrelsens övergripande ansvar att samordna planeringen i kommunen. Detaljplanerna är även i många fall kopplade till det kommunala markinnehavet och ekonomiska investeringar, vilka är funktioner som kommunstyrelsen behandlar. De funktioner som ligger under bygg och samhällsplanering och som behandlas av kommunstyrelsen (bostadsanpassning, översiktsplanen, mark- och exploatering, GIS, kollektivtrafik och statistikförsörjningsfrågor) föreslås ligga kvar under kommunstyrelsen och inte delas upp på nämnderna. Detta eftersom funktionerna ofta kan beröra principiella beslut, övergripande frågor som rör hela kommunen eller vara av en principiell ekonomisk karaktär. Att samla plan- och byggfrågorna under samma nämnd bör också kunna förenkla samarbetet/samordningen mellan enheterna. Vidare skulle den interna kommunikationen mellan enheterna förbättras genom en gemensam administration och ett diarium. Det gemensamma diariet för samhällsplanering och bygg föreslås bli Castor. Det medför att detaljplanerna som ska beslutas av kommunfullmäktige får dubbla akter. Förslaget skiljer sig dock inte mycket från dagens hantering då samhällsbyggnadsnämnden har ett diarium och kommunstyrelsen ett annat, vilket även det medför dubbla akter. Ett gemensamt diarium för samhällsplanering och bygg skulle påverka tjänstemannaorganisationen positivt då respektive tjänsteman skulle få större inblick i de olika enheternas ärenden. 5