REDOVISNING AV LOKALKOSTNADER

Transkript

1 Rekommendationer för REDOVISNING AV LOKALKOSTNADER ett komplement till SUHFs redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor INNEHÅLL sid 1. Inledning 2 2. Bakgrund 2 3. Modeller för intern lokalkostnadsfördelning 3 4. Lokalkostnaderna i SUHFs redovisningsmodell 3 5. Klassificering av lokalkostnader 5 6. Beräkning och fördelning av lokalkostnader

2 1. Inledning På uppdrag av SUHF (Sveriges universitets- och högskoleförbund) arbetade en grupp under hösten 2008 med att ta fram den första versionen av rekommendationer för redovisning av lokalkostnader i redovisningsmodellen för indirekta kostnader vid universitet och högskolor. I november 2008 beslutade SUHFs förbundsförsamling att anta de framtagna rekommendationerna och överlämnade därefter ansvaret för det praktiska införandet åt Högskolornas forum för redovisningsfrågor (HfR). Redovisningsmodellen började tillämpas från år 2009 medan lokalkostnader hanterades utanför modellen under ett övergångsår och de nya rekommendationerna infördes först från år På två viktiga punkter visade det sig att rekommendationerna gav upphov till flera praktiska frågor och blev svåra att implementera: - Uppdelningen av vilka lokalanknutna kostnader som bör ingå i internhyran och vilka som istället bör ingå i pålägget för indirekta kostnader. Det rådde olika uppfattning mellan lärosätena om hur denna uppdelning skulle se ut. - Den s.k. huvudmodellen för beräkning av direkta lokalkostnader var väldigt svår att praktiskt införa. En teknisk systemlösning blev enormt komplex och krävde allt för mycket manuell handpåläggning. Mot bakgrund av detta beslutade HfR i juni 2010 att ge en grupp med representanter från olika lärosäten i uppdrag att ta fram ett reviderat förslag på rekommendationer. 2. Bakgrund I november 2007 beslutade SUHFs förbundsförsamling att rekommendera universitet och högskolor att börja tillämpa en gemensam redovisningsmodell för indirekta kostnader (SUHF: Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor; handledning okt 2007). Huvudsyftet med en enhetlig redovisningsmodell för högskolesektorn är att göra redovisningen mer rättvisande och transparent, inte minst för externa finansiärer. En viktig kostnadspost är kostnadsbärarnas direkta nyttjande av lokaler. Lokalkostnaderna klassificeras som direkta kostnader i kalkyleringsmodellen. Detta kräver att lokalkostnaderna kalkyleras noggrant och grundas på högskolans verkliga lokalhyra. Högskolorna använder olika interna modeller för finansiering av sina lokalkostnader. SUHF konstaterade därför hösten 2007 att den gemensamma modellen skulle kompletteras med ett förtydligande av lokalkostnadsredovisningen och en arbetsgrupp fick uppdraget att ta fram detta. I utredningsarbete har framgått att det finns två sätt att se på lokalkostnader; det ena är att samla alla typer av kostnader som kan relateras till lokalutnyttjandet för att därigenom erhålla en helhetsbild. Det andra alternativet är att välja att renodla redovisningen så långt möjligt och sträva efter att få en större jämförbarhet mellan högskolorna. Arbetsgruppen har valt det senare synsättet. Nedan beskrivs en enhetlig modell för lokalkostnadsredovisning vid universitet och högskolor. Modellen har sin utgångspunkt i SUHFs redovisningsmodell för indirekta kostnader. Modellen baseras på att lokalkostnaderna fördelas utifrån lokalyta och lokalkostnadspris och att beräkningarna specificeras i fullkostnadskalkylen. Syftet är att genomlysa lokalkostnaderna på samma sätt som de indirekta kostnaderna genomlyses och specificeras i fullkostnadskalkylen. Den föreslagna modellen för lokalkostnadsredovisning är en målbild för högskolorna. Införandet av modellen bör därför ske utifrån varje högskolas utgångsläge och förutsättningar

3 3. Modeller för intern lokalkostnadsfördelning Högskolorna betalar merparten av sina lokalkostnader från central nivå och tillämpar olika modeller för den interna finansieringen av dessa. Lokalkostnaderna fördelas antingen först på fakulteterna och vidare på institutionerna eller direkt till institutionerna. Lokalytan disponeras enligt villkor som ofta regleras i interna upplåtelseavtal. Den interna lokalkostnadsnivån för institutionerna kan vara ett genomsnittspris för hela högskolan, för ett campusområde eller för en byggnad. Mot bakgrund av att lokalkostnader betraktas som direkta kostnader hos kostnadsbärarna i SUHFs redovisningsmodell, ska beräkningarna baseras på verkliga lokalkostnader. De interna upplåtelserna grundas på en hyrd yta och ett gemensamt kvadratmeterpris alternativt en uppdelning av lokalerna i olika kategorier med olika prisnivåer. Till dessa läggs kostnader för s k gemensamhetsytor eller svällytor (kommunikationsytor och andra icke verksamhetsrelaterade ytor såsom toaletter, trappor, korridorer, hissar osv) som en uppräkning av det interna kvadratmeterpriset eller som en fördelad kostnad. Detta innebär att i kostnaden för ett kontorsrum eller ett laboratorium ingår den procentuella andelen i korridorer, kapprum, toaletter etc. Syftet med att skapa ett system med intern förhyrning av lokaler är förutom att skapa en rättvisande redovisning även att skapa effektivitet i lokalutnyttjandet. De externa hyreskontraktens längd, som normalt varierar mellan 3 och 10 år, ger inte den önskade flexibilitet som kärnverksamheten kräver. De interna kontraktstiderna kan därför avvika från de externa i syfte att stimulera till rörlighet. Ett system där lokalkostnaderna inte bara synliggörs utan som även skapar incitament för ett effektivt lokalutnyttjande för institutioner och forskargrupper, ställer krav på en professionell syn på lokalförsörjning på central nivå. 4. Lokalkostnaderna i SUHFs redovisningsmodell Lokalerna vid en högskola används i både kärnverksamheten och stödverksamheten. Lokaler i kärnverksamheten som kan kopplas direkt till respektive kostnadsbärare betraktas därför som direkta kostnader i SUHFs redovisningsmodell. Lokaler som utnyttjas av gemensamma funktioner på olika nivåer är indirekta för kostnadsbärarna och ska därför ingå i övriga indirekta kostnader i redovisningsmodellen. SUHFs redovisningsmodell är en totalmodell, där alla kostnader klassificeras som antingen direkta eller indirekta för kostnadsbärarna. Klassificeringen av intäkts- och kostnadsslagen i huvudposter sätter sin prägel på högskolans budgetering. I SUHFs redovisningsmodell ingår att högskolan ska upprätta en fullkostnadskalkyl vid projektansökningar: + Intäkter externa medel + Intäkter anslag (egenfinansiering) Direkta lönekostnader Direkta driftskostnader Direkta avskrivningar Direkta lokalkostnader Indirekta kostnader (pålägg, som inkluderar stödverksamhetens lokalkostnader) = Resultat - 3 -

4 Högskolorna bör även ange vilken princip som tillämpats vid beräkningen av den interna kostnaden per kvm för institutionen (internhyra som genomsnittshyra för hela högskolan, per campus eller per byggnad, vilka lokalkostnader ingår i internhyran och vilka fördelas på annat sätt). 5. Klassificering av lokalkostnader I ESVs baskontoplan definieras högskolans externa redovisning vilken bl.a. återfinns i årsredovisningen. Lokalkostnaderna i resultaträkningen omfattar kontoklass 50* och S- kodsklass 50*. Till lokalkostnader kan också avskrivningar på förbättringsutgifter på annans fastighet (S-kod 6911) hänföras. Lokalkostnader som fördelas per kvadratmeter internt bör vara samma som de externa kostnadsslagen för lokalkostnader i baskontoplanen. Till högskolans lokalkostnader räknas följande kostnadsslag: - Lokalhyra (inkl. lokalreserv) - Mediakostnader (el, vatten, värme, kyla osv) på alla nivåer - Reparationer och underhåll - Avskrivningar på förbättringsutgifter på annans fastighet (lokalanpassningar, fasta installationer osv.) - Bevakning - Förprojektering - Lokalvård - Lokaltillbehör - Larm/skalskydd Förtydliganden Lokalhyra - hyreskostnaden är lika med den hyra som högskolan erlägger till fastighetsägaren för sina lokaler. Hyreskostnaden omfattar hela den förhyrda arean, inkl. korridorer, kapprum och toaletter etc. De totala hyreskostnaderna för högskolan omfattar även ev hyra av bostäder samt ev korttidshyra för parkeringsplatser. Lokalreserv - kostnader för transaktionslokaler som förekommer i ett internt system för uthyrning av lokaler. Lokalreserven kan bestå av olika lokaltyper beroende på skick och skäl för tomställande; lediga lokaler, lokaler under ombyggnad, evakueringslokaler, lokaler under avveckling. Kostnader för lokaler i lokalreserven ingår i lokalhyran ovan. Kostnader för lokalvård/städtjänster - högskolorna kan ombesörja städning med egen personal och/eller som städentreprenad (köpt tjänst). När städning sker i egen regi utgörs kostnaderna i huvudsak av lönekostnader för egen personal. När högskolan anlitar externt städföretag redovisas leverantörsfakturan som lokalkostnad. Det innebär att högskolornas lokalkostnadsandel inte är jämförbara i årsredovisningen. Ett mål för redovisningsmodellen för lokaler är att kostnaderna, på samma sätt som för indirekta kostnader, görs så likvärdiga som möjligt mellan högskolorna och lokalvård redovisas därför internt som lokalkostnader oavsett i vems regi det utförs (detta har påpekats för ESV i anslutning till utvecklingen av föreliggande modell). Kostnader som inte klassificeras som lokalkostnader: - Centrala resurser för lokalplanering - Lokaladministration - Avskrivning på inredning - 4 -

5 - Egendomsförsäkring - Vaktmästeri och logistik - Utrustning - Uttag för datornät I de fall en högskola själv äger sina fastigheter kan vissa avvikelser från ovanstående klassificering förekomma. 6. Beräkning och fördelning av lokalkostnader I de tidigare rekommendationerna presenterades två metoder för beräkning av direkta lokalkostnader; en huvudmetod och en alternativmetod. I huvudmetoden beräknades lokalkostnaden för varje kostnadsbärare med utgångspunkt från faktiskt nyttjande av lokaler och motsvarande lokalkostnad bokades direkt på kostnadsbäraren. I alternativmetoden beräknades pålägg baserade på direkta lönekostnader där lokalerna delades mellan utbildning och forskning. Påläggen beräknas separat för utbildning respektive forskning genom att direkta lokalkostnader för utbildning respektive forskning divideras med direkta lönekostnader för utbildning respektive forskning. Målsättningen skulle vara att alla högskolor skulle använda huvudmetoden men under en övergångsperiod kunde alternativmetoden användas. Att huvudmetoden visade sig så arbetskrävande att införa, särskilt för lärosäten med ett stort och komplext lokalbestånd, var ett tungt skäl till att revidera rekommendationerna. Föreliggande förslag kan sammanfattas med att huvudmetoden används inom en institution så långt så är möjligt (för alla lokalytor som enbart nyttjas av en eller ett fåtal kostnadsbärare) och för resterande lokalytor används alternativmetoden (dvs. någon form av påläggsmetod). De högskolor som redan uppnått en fördelning av samtliga lokalytor enligt huvudmetoden behöver inte fundera på val av påläggsmetod. Det vore önskvärt att en modell för redovisning av lokalkostnader även bidrog till att spara på omfattningen av lokalutnyttjandet. Huruvida detta påverkas av relationen mellan direktdebitering och påläggsdebitering torde vara svårt att entydigt påvisa. Den avgörande faktorn när det gäller effektivt lokalutnyttjande är säkerligen att lokalkostnaderna synliggörs på institutionsnivån. Det är de totala lokalkostnaderna för en institution som är det primära och det är på institutionsnivån som de är möjliga att påverka. Hur man sedan väljer att fördela kostnaderna på enskilda kostnadsbärare är förmodligen av underordnad betydelse, möjligen inte för en enskild kostnadsbärare, men för institutionen som helhet. Arbetsgång Högskolans totala lokalkostnader Gemensamhetsytor (kap. 3) identifieras och fördelas. Högskolans lokalkostnader (kap. 5) beslutas centralt och fördelas månadsvis med utgångspunkt från nyttjad lokalytan och beräknad lokalkostnad per kvadratmeter på fakulteter (motsvarande) och för högskolegemensamma resurser. Högskolegemensamma lokalkostnader överförs till beräkningen av indirekta kostnader på central nivå. Fakulteternas lokalkostnader (enbart för de högskolor som fördelar lokalkostnader på fakultetsnivå) Fakultetens lokalkostnader fördelas månadsvis med utgångspunkt från nyttjad lokalytan och beräknad lokalkostnad per kvadratmeter på respektive institution och för fakultetsgemensamma - 5 -

6 resurser. Fakultetsgemensamma lokalkostnader överförs till beräkningen av indirekta kostnader på fakultetsnivå. Institutionernas lokalkostnader 1. I anslutning till budgetarbetet summerar institutionerna sina lokalkostnader och fördelar dem med utgångspunkt från nyttjad lokalyta och beräknad lokalkostnad per kvadratmeter. 2. Alla verksamhetsspecifika lokaler identifieras och fördelas som direkta lokalkostnader till respektive kostnadsbärare. Kostnaden per verksamhetsspecifik lokal direktbokförs på de kostnadsbärare som använder lokalen och hamnar därmed på korrekt verksamhetsgren. Observera att lokaler kan vara verksamhetsspecifika för såväl kärnsom stödverksamhet och ska i de fall direktkonteras där. Med verksamhetsspecifik lokal avses sådan lokal som utnyttjas av enbart en eller ett fåtal kostnadsbärare. Vilka lokaltyper som betraktas som verksamhetsspecifika avgörs av den verksamhet som bedrivs vid den enskilda institutionen. Kontor som används i endast ett eller ett fåtal projekt är verksamhetsspecifika och direktkonteras på dessa kostnadsbärare. Ett laboratorium som enbart används av en forskargrupp direktkonteras på den forskargruppens kostnadsbärare, ett grupprum som enbart används för grundutbildningen inom ett specifikt ämne direktkonteras på ämnets kostnadsbärare, ett arkiv som enbart används som personalarkiv och diarium direktkonteras på kostnadsbäraren för stödverksamhet. Laboratorier som däremot används av samtliga forskare inom institutionen klassificeras istället som en icke-verksamhetsspecifik lokal och fördelas som sådan (se punkt 4). Lärosalar, som utnyttjas av många institutioner inom grundutbildningen, ligger på många högskolor utanför långtidskontrakten för institutionerna. Institutionerna betalar då istället för utnyttjandet lektionsvis mot löpande interndebitering. 3. Institutionens (avdelningens där den nivån används) totala lokalkostnader minus kostnader för de verksamhetsspecifika lokalerna ger en summa för ickeverksamhetsspecifika lokalkostnader. 4. De icke-verksamhetsspecifika lokalkostnaderna fördelas därefter med någon form av påläggsmetod. I bilagan beskrivs två exempel på påläggsmetoder; pålägg baserat på uppskattad tid respektive pålägg på lönekostnad. Val av påläggsmetod ska ske utifrån den enskilda högskolans förutsättningar. En problematik finns här i det faktum att en kostnadsbärare som får bära lokalkostnader för verksamhetsspecifika lokaler, även får bekosta sin del av icke-verksamhetsspecifika lokaler då kostnadsbäraren har personal konterad. Det kan uppfattas som en orättvis stor belastning av lokalkostnader för berörda kostnadsbärare. Man kan då välja att undanta dessa kostnadsbärare från att bära kostnader för icke-verksamhetsspecifika lokaler via pålägg. Med metoden att till kvadratmeterpriset lägga gemensamhetsytor får berörda kostnadsbärare på det sättet bära en berättigad del av övriga lokalkostnader. Målsättningen ska vara att få en rättvisande kalkylering och redovisning av lokalkostnader. Högskolan ska alltid i beräkningarna skilja på lokaler som nyttjas för grundutbildning, forskning/forskarutbildning och stödverksamhet

7 Beräkningen av direkta lokalkostnader för varje kostnadsbärare ska, till en rimlig arbetsinsats, vara så riktig som möjligt. En ambition i fördelningsarbetet bör hela tiden vara att minimera mängden icke-verksamhetsspecifika lokaler. En strävan bör finnas att hitta systemteknisk lösning för sammankoppling av yta med lokalkostnad för att därigenom kunna öka precisionen. Det är viktigt att alla lokalkostnader blir fördelade, men smärre kalkyldifferenser kan uppstå inom institutionen i samband med årsavstämning och dessa får då överföras till senare års fördelning