Lokalkostnadsfördelning Beslut av Högskolestyrelsen Dnr

Transkript

1 Lokalkostnadsfördelning Beslut av Högskolestyrelsen Dnr Rambeslut Styrelse uppdrar åt rektor att implementera ett lokalkostnadsfördelningsprogram (LKFP) från den 1:e januari 2006 som är i linje med det som beskrivs i detta dokument. Implementeringen som skall vara verkställd före utgången av 2006 innebär följande av rektor beslutade åtgärder: - Framtagning av dokument som beskriver och reglerar programmet - Framtagning av övergångsbestämmelse vid införing av programmet - Framtagning av riktlinjer om hur programmet skall följas upp och eventuell revideras samt följande av styrelsen beslutade åtgärder: - Lokalkostnadsfördelningsprogrammet skall ingå i budgeten för Revidering av berörda befintliga styrdokument, t.ex. beslutsordning Sammanfattning lokalkostnadsfördelningsprogrammet Viktiga aspekter vid framtagning av programmet har varit: transparens, enkelhet och ett minimum av administration. Målet med lokalkostnadsfördelningsprogrammet är att ge sektionerna 1 möjlighet att själva planera och förfoga över sina lokalkostnader så att de självständigt kan göra en genomtänkt avvägning av den totala kostnadsbilden. Sektionerna kommer m a o att själva svara för sina lokalkostnader efter det att centrala resurser har förts över till dem i enlighet med nedan föreslagna ramar. Syftet är att tydliggöra kostnaderna för att stärka kvalitén i verksamheten. Resursen som respektive sektion får för att täcka dessa kostnader är direkt baserad på Högskolans intäkter för sektionens verksamhet. Detta utgör kärnan i förslaget. Sektionerna kan gentemot Högskolan med relativt kort varsel självständigt säga upp lokalinnehavet och därmed minska sina kostnader. Sektionerna kan dessutom om de så önskar öka sina lokalytor (med ökande kostnader som följd) inom ramen för Högskolans aktuella totala lokalinnehav och centrala lokalplanering. 1 Med sektionerna menas i detta dokument, sektionerna HOS, HUM, IDE och SET samt Enheten för Lärarutbildning ELU, vilka har ca 70 % av Högskolans totala lokalinnehav. Under 2006 bör det utredas om och i så fall hur även andra organisatoriska enheter skall omfattas av programmet t.ex. förvaltning och EOK. 1

2 Förslaget innebär att sektionernas nuvarande lokalinnehav ställs mot ett utifrån programmet beräknat riktvärde för innehavet. En preliminär beräkning för budgetåret 2006 visar att det nuvarande lokalinnehavet för fyra av fem sektionerna ligger nära det beräknade riktvärdet medan en sektion idag disponerar drygt 10 % mer lokalytor än vad denna skulle få efter modellens införande. 1. Inledning Vid Högskolestyrelsen sammanträdde den 24 oktober 2005 gjordes en muntlig presentation av nedanstående förslag av LKFP. Styrelse var positiv till förslaget. Under november har förslaget föredragits för berörda chefer och nämndsordföranden. Ett allmänt informationsmöte riktad mot all personal har också genomförts. Förslaget har tagits fram av prorektor Albert-Jan Baerveldt, chef för tekniska avdelningen Mats Lyberg och ekonomichef Greger Lindquist. 2. Mål Kostnader för lokaler har hittills hanterats centralt inom ramen för Högskolans budget. Målet för LKFP är följande: - att stärka Högskolan som helhet - att ge sektionerna möjlighet att förfoga över sina lokalkostnader så att de på ett bättre sätt kan göra en genomtänkt avvägning av den egna samlade kostnadsbilden. Syftet är att förstärka sektionernas möjlighet att självständigt vidta åtgärder som leder till kvalitetsförbättring. Viktiga aspekter vid framtagning av programmet har varit: transparens, enkelhet och minimering av programmets administration. LKFP skall också kunna ge möjlighet för högskolegemensamma satsningar. 3. Programmet LKFP består av tre delar: 1. Allokering av Högskolans lokaler till respektive sektion vilket leder till ett specifikt lokalinnehav för varje sektion samt därutöver ett högskolegemensamt lokalinnehav. Detta uttrycks i antalet kvadratmeter. 2. Tilldelning av ett beräknat riktvärde för lokalytan per sektion. Riktvärdet är baserat på intäkterna av verksamheten som bedrivs vid respektive sektion. Riktvärdet uttrycks i antalet kvadratmeter. 3. En ekonomisk modell som är kopplad till innehav i förhållande till riktvärde. 2

3 Dessutom skall det utformas vissa övergångsbestämmelser för sektion som vid införandet av LKFP har avsevärt större eller avsevärt mindre lokalinnehav än beräknat riktvärde för innehavet. 3.1 Innehavet En allokering av Högskolans lokaler till respektive sektion genomförs enligt vissa riktlinjer. Detta leder till att varje sektion kommer ha ett eget lokalinnehav samt att det därutöver kommer att finnas ett högskolegemensamt lokalinnehav. Innehavet utgörs av faktiska lokalytor och kan uttryckas i kvadratmeter. Innehavet av vissa lokaler kan delas mellan två eller fler sektioner, t.ex. labblokal och undervisningslokal. Preliminära siffror visar att ca. 70 % av Högskolans lokalinnehav idag tillfaller sektionerna och således omfattas av LKFP. Sektionerna skall kunna ändra sitt lokalinnehav på följande sätt. Uppsägning av lokalinnehav skall kunna göras med relativt kort varsel gentemot Högskolan, företrädesvis vid ett eller två tillfälle per år. Lokaler kan enbart sägas upp om de utgör teoretiskt uthyrningsbar yta. Sektionerna skall i god tid anmäla en önskad utökning av lokalinnehavet till Högskolan centralt. Ökning av lokalinnehav kan enbart ske inom ramen för Högskolans aktuella totala lokalinnehav och centrala lokalplanering. En ökning av lokalinnehav beslutas således av Högskolan centralt i samråd med berörd sektion. Alla hyreskontrakt med externa parter skrivs av Högskolan centralt. 3.2 Riktvärde för lokalytan Varje sektion skall tilldelas ett beräknat riktvärde för lokalyta. Riktvärdet är baserat på intäkterna knutna till varje sektions verksamhet. Riktvärdet uttrycks i antalet kvadratmeter. Tilldelningen sker årsvis och sammanfaller med högskolans budgetprocess. Tilldelningen baseras på fyra intäktsposter: 1. Grundutbildningsanslag via regleringsbrevet 2. Externa intäkter för utbildning 3. Forskningsanslag via regleringsbrevet 4. Externa intäkter för forskning och utveckling Därutöver skall en kompensation för köp och försäljning mellan sektionerna göras Riktvärdet baserad på Grundutbildningsanslag Högskolan fördelar grundutbildningsanslaget mellan högskolegemensamma poster och Utbildningsnämnden (UN). UN ansvarar sedan för vidarefördelningen av grundutbildningsanslag till sektionerna. UN:s fördelning är baserad på antalet studentplatser och är indelad i ett fåtal av regeringen fastställda utbildningsområden. Riktvärdet för lokaltilldelning är som sagt intäktsbaserad och följer därför i första hand UN:s tilldelningsprincip. En kompensation görs sedan för Teknik och Naturvetenskap som erhåller 3 m 2 per studentplats som tillägg för projektrum vilket är en följd av att Högskolan redan från dess tillblivelse av pedagogiska skäl har valt att prioritera denna 3

4 typ av studentutrymmen. En kompensation görs också för Idrott som erhåller 36 m 2 per studentplats som tillägg för idrottshall vilket är en följd av Högskolans styrelse beslut att prioritera denna typ av profilerande lokaler. Dessa lokaltillägg motiveras också av att UN:s tilldelning till sektionerna avviker från de nationella nyckeltal som gäller för grundutbildningsanslaget till Högskolan. Idrott såväl som Teknik och Naturvetenskap erhåller mindre resurser från UN än vad de nationella nyckeltalen ger vid handa. Ett viktigt skäl till detta är att UN har tagit hänsyn till Högskolans lokalfördelning. Sammanlagt ger detta följande ungefärliga riktvärden per studentplats för de olika utbildningsområdena: Samhälle Humaniora : 2,6 m2 Undervisning : 4,4 m2 Övrigt : 4,7 m2 Vårdvetenskap : 6,0 m2 Medicin : 7,8 m2 Teknik och Naturvetenskap : 8,2 m2 inkl. 3 m2 tillägg för projektrum Idrott : 41,2 m2 inkl. 36 m2 tillägg för idrottshall Riktvärdet baserad på övriga anslagsposter För posterna 2, 3 och 4 d v s Externa intäkter för utbildning, Forskningsanslag via regleringsbrevet samt Externa intäkter för forskning och utveckling föreslås en faktor baserad på omsättning. Denna föreslås vara 7,25 m 2 per kronor, vilket är baserat på nuvarande lokalkostnadspåslag, d v s 8,7 % av sektionernas intäkter (8 700 kronor av kr) samt en lokalhyra på kronor per m 2. Faktorn skall kontinuerligt anpassas till prisutvecklingen. Tilldelningen för aktuellt budgetår bör för att dämpa eventuella negativa effekter av temporära inkomstförändringar vara baserad på det för sektionen fördelaktigaste utfallet av följande två alternativ: - föregående års utfall - det genomsnittliga utfallet från de tre föregående åren Kompensation för köp och försäljning mellan sektionerna Kompensation för köp och försäljning mellan sektionerna skall göras utan att för den skull göra avkall på ambitionen att minimera administrationen av LKFP. Köp och försäljning mellan sektionerna är för närvarande enbart relevant för posten grundutbildningsanslag. Som övergripande princip gäller att utbildningsköpande part ställer undervisningslokaler till förfogande. I de fall detta inte är möjligt (t.ex. vad gäller labsalar) bör de inblandade sektioner dela på innehavet av dessa lokalytor. Fördelen med detta är att ingen högskoleintern fakturering för lokalkostnader görs och att viss långsiktighet uppnås. 4

5 Den enda lokalpost av betydelse som då behöver kompenseras vid internköp och försäljning av utbildning är tjänsterum för lärare som den utbildningssäljande sektionen disponerar. Den lokalposten kan med fördel hanteras genom schablonmässigt kompensation på årsbasis utifrån beräkningar av sektionernas totala belopp av köp och försäljning. Även i detta fall behövs sålunda ingen högskoleintern fakturering mellan sektioner. 3.3 Ekonomisk modell Utgångspunkten för den ekonomiska modellen är att Högskolans budgetsystem inte skall behöva ändras signifikant och att intäkterna till Högskolan fördelas internt på samma sätt som idag förutom det som beskrivs nedan. En annan viktigt utgångspunkt är att sektionerna betalar en genomsnittlig hyra, f n beräknad till ca 1200 kronor/m 2 (härefter kallad för hyra per m 2 ). Den ekonomiska reglering sker på följande sätt. Varje sektion har enligt beskrivning i kapitel 3.1 och 3.2 ett visst innehav av lokaler I, och ett tilldelat riktvärde av lokalytor R. Två situationen kan uppstå: Innehavet större än Riktvärde Om innehavet är större än riktvärdet skall sektionen betala skillnaden. Betala: Belopp = (I-R) gånger hyra per m 2. Dessa medel måste sektionen frigöra ur egen befintlig budget. Beloppet betalas till Högskolans gemensamma lokalfond (se nedan 3.3.3). Detta scenarium kan uppstå dels genom att inkomsterna för verksamheten minskar, dels genom att sektion medvetet välja att lokalmässigt ligga över riktvärdet. Detta scenarium kan åtgärdas relativt snabbt genom att minska lokalinnehav, d v s genom att gentemot Högskolan säga upp lokaler Riktvärde större än Innehavet I detta fall är riktvärdet större än innehavet och sektionen får ersättning för detta. Få ersättning: Belopp = (R-I) gånger ersättning per m2. Ersättningen betalas ur en högskolegemensam lokalfond och sektionerna kan använda dessa medel för att finansiera annan verksamhet. Ersättningen per m 2 bör vara lika med hyra per m 2. Dock begränsas tilldelningen av tillgängliga medel i den högskolegemensamma lokalfonden (se nedan). Detta scenarium kan uppstå dels genom att en sektion erhåller ökade verksamhetsinkomster, dels genom att en sektion medvetet väljer att lokalmässigt ligga under riktvärdet. Situationen kan förändras genom att öka lokalinnehavet om möjligheten finns (se 3.1) Lokalfond Sektionerna kan gentemot Högskolan säga upp lokaler med kort varsel. Samtidigt har Högskolan sämre möjligheter att säga upp lokaler gentemot hyresvärd. Detta beror dels 5

6 på att dessa hyreskontrakt är mer långsiktiga, dels på att uppsagt lokalinnehav på sektionsnivå inte alltid kan sägas upp gentemot hyresvärd eftersom det kan röra sig om allt för små ytor. Därmed sagt att det kommer att uppstå dubbel kostnad för vissa ytor. Högskolans budgetsystem måste därför innehålla en lokalfond som möjliggör utbetalning av ersättningen till de sektioner som har ett lokalinnehav som är mindre än riktvärdet. Lokalfonden finansieras dels genom inkomster från sektioner som har ett innehav som är större än riktvärdet, dels genom att Högskolan årligen måste tillföra särskilda medel. Det senare kräver viss högskoleintern omfördelning av resurser. På lite längre sikt finansieras fonden delvis genom att Högskolan säger upp hyreskontrakt gentemot hyresvärd. Storleken på de medel som årligen avsätts till lokalfonden bör vid start av LKFP uppgå till mellan 2,5 % och 5 % av sektionernas totala lokalinnehav (d v s mellan 1 och 2 miljoner kronor). Den ersättningen per m 2 som utgår ur lokalfonden bör helst vara lika med faktisk genomsnittlig hyra per m 2. Samtidigt måste ersättningen begränsas av tillgängliga medel i lokalfonden. Dessutom måste hänsyn tas till hur lång tid det tar att säga upp hyreskontrakt gentemot hyresvärld. Hanteringen av lokalfonden bör utredas närmare under implementeringsperioden Intern fakturering För att undvika administrativ overhead bör ingen fakturering ske vid tillfälligt lån av lokaler mellan sektioner eller mellan andra delar av Högskolan. Mer långvarig användning av annan sektions lokal bör leda till att de inblandade sektionerna delar på innehavet. Fakturering för lokalkostnader vid intern köp och försäljning bör undvikas och kan regleras på annat sätt (se 3.2.3). 4. Övergångsregler För sektion vars riktvärden vid införandet av LKFP markant skiljer sig från faktiskt innehav gäller att de ekonomiska delen av LKFP (se 3.3) skall införas gradvis från och med Hanteringen av övergångsregler bör utredas närmare under implementeringsperioden. 5. Preliminär utfall En preliminär beräkning för budgetåret 2006 enligt ovanstående modell har visat att riktvärdet ligger nära det aktuella innehavet för HOS, HUM, ELU och IDE. För SET är innehavet drygt 10 % mer än riktvärdet. 6