Göteborgs universitet förnyas. Administrativ organisation

Transkript

1 Administrativ organisation, version 2 Sida: 1 (13) Administrativ organisation

2 Administrativ organisation, version 2 Sida: 2 (13) Innehåll 1 Inledning 3 2 Inriktning för den administrativa organisationen Institution Fakultet Gemensamma förvaltningen Gemensamma förvaltningens stöd till institutioner och fakulteter 10 3 Tillvägagångssätt 12 4 Allmänt om implementeringen 12

3 Administrativ organisation, version 2 Sida: 3 (13) 1 Inledning Olika utredningar har påvisat att Göteborgs universitets nuvarande organisation inte är helt ändamålsenlig och att den potential som ligger i universitetets samlade kunskap och stora bredd inte tas tillvara fullt ut. Det gör att forskning och utbildning inte når upp till den höga kvalitetsnivå och förnyelse som annars vore möjlig. Studenterna upplever låg igenkänningsgrad när de rör sig över universitetet, när ansvarsfördelning, befattningar och organisation är olika på varje fakultet och institution. Olika begrepp och tjänstebeteckningar samt otydligheter och skillnader i administrativa rutiner försvårar för studenter och rättssäkerheten är svag när studenter möts av osäkerhet kring vilka lagstadgade rättigheter och skyldigheter man har som student. Både medarbetar- och arbetsgivarperspektiven kräver att universitetet lever upp till att agera som en rättssäker myndighet. Samhället ställer ökade krav på universiteten, konkurrensen om studenter och anslag blir starkare och universiteten förväntas vara aktiva genom att skapa egna profiler och kunna driva sina frågor mera självständigt. I juni 2010 gavs förutsättningarna för Göteborgs universitet att forma en ny organisation då riksdagen beslutade om en ny högskolelag och högskoleförordning. Där sägs att en högskola ska ha en styrelse och en rektor, i övrigt är man fri att forma sin egen inre organisation. Det ska också finnas ett kollegialt inflytande på de områden som har med kvalitet i utbildning och forskning att göra samt ett säkrat studentinflytande. Rektor uppdrog i augusti 2010 åt Göran Bexell och Christina Rogestam att ta fram ett förslag till utveckling och förnyelse av Göteborgs universitet. Förslaget var ute på remiss, varefter ledningsrådet under ett antal möten enades om hur man skulle gå vidare. Universitetsstyrelsen fattade sedan beslut om ett antal grundläggande principer inför det fortsatta arbetet, medan andra delar av förslaget lades fast genom rektorsbeslut.

4 Administrativ organisation, version 2 Sida: 4 (13) Q2 Q3 Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Q3-Q4 Sty relsemöte 7 apr Sty relsemöte 12 okt Sty relsemöte dec Sty relsemöte 20 f eb Sty relsemöte apr Start ny organisation Start ny administrativ organisation Grupperna A-D Beslutsnivåer Ledning Utbildningsnämnd Forskningskollegium Grupp E Arbetsordning Beslut om Arbetsordning Delprojekt F Stödprocesser Utformning av framtida gemensamma arbetssätt Aktiviteter, roller, stöd Rollbeskrivningar Kompetenskrav Utformning av funktionell administrativ organisation Kartläggning av befintlig kompetens Ta emot resultaten Bedöma resursbehov Genomföra riskanalys Specificera respektive nuläge Definiera eventuellt kompetensgap Utforma modell för bemanning Realisering Bemanning Fyra arbetsgrupper tillsattes som under maj september 2011 arbetade fram förslag till beslutsnivåer i verksamheten, ledningspolicy och ledningsuppdrag, central utbildningsnämnd samt forskarkollegium. Med gruppernas resultat som underlag arbetades därefter en arbetsordning och en delegationsordning fram. Styrelsen tog beslut om arbetsordningen i februari I oktober 2011 startade arbetet i delprojekt Stödprocesser. Dess uppdrag var att inom sex processområden utforma framtida gemensamma arbetssätt med aktiviteter, roller, stöd och kompetenskrav för ett antal prioriterade processer. De utformade stödprocesserna har utgjort underlag vid utformningen av den funktionella administrativa organisationen. Under maj 2012 kommer vidare en kartläggning att göras över befintlig kompetens hos medarbetare med administrativa roller och tekniska roller med administrativa uppgifter. I maj finns dekaner och prefekter för den kommande mandatperioden utsedda och dessa kan då börja förbereda sin organisation inför de förändringar som kommer när den nya arbetsordningen träder i kraft 1 juli I detta dokument presenteras en skiss över hur den administrativa organisationen kan utformas och med vilka roller den ska bemannas. Önskade effekter Göteborgs universitet utvecklar sina arbetssätt och förändrar sin organisation i avsikt att stärka och förnya universitetet inom ramen för initiativet. Önskade effekter är: Utbildning av hög kvalitet och stor attraktionskraft Forskning av hög klass och konkurrenskraft Utvecklat samspel med omvärlden Sammanhållen arbetsgivare Rättssäker myndighet

5 Administrativ organisation, version 2 Sida: 5 (13) Den administrativa organisationen förnyas för att möjliggöra en effektivare stödverksamhet och för att säkerställa att Göteborgs universitet agerar som en sammanhållen arbetsgivare. Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införande och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser. Kännetecken Kännetecken för den nya administrativa organisationen på alla nivåer är: Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar Ändamålsenliga samordningsfunktioner Effektiva ledningsfunktioner Stöd för processorienterat arbetssätt Ökad tillgänglighet för medarbetare och studenter Inför detaljering av förslaget till administrativ organisation Arbetsgruppen har presenterat ett lösningsförslag som visar en struktur för den administrativa organisationen för de tre nivåerna institution, fakultet och gemensam förvaltning. Organisationsförslaget som presenteras innehåller ingen dimensionering. Detta innebär att en angiven roll inte måste bemannas med en heltidsresurs, det kan vara mer eller mindre. Om inte heltider krävs kan institutioner dela resurser. Det kan också bli aktuellt att en individ innehar mer än en roll. Dessa roller ska i så fall tillhöra samma område (t.ex. personal eller ekonomi). I ett nästa steg behöver lösningsförslaget vidareutvecklas och då utformas detaljerade strukturer och organisationen dimensioneras. Inför det arbetet är det viktigt att beakta att den nya organisationen inte får innebära högre kostnader än dagens administrativa organisation. När den nya administrativa organisationen utarbetas i detalj bör särskild uppmärksamhet ägnas åt att säkerställa ett kvalitativt och effektivt samarbete mellan den gemensamma förvaltningen och institutionerna. I det fortsatta arbetet med att utforma organisation för lokalområdet ska, tillsammans med campus-idén, beaktas t.ex. Naturvetenskapliga fakultetens situation med lokaler bl.a. på Chalmers och Tjärnö. 2 Inriktning för den administrativa organisationen 2.1 Institution Inledning Arbetsgruppens förslag till administrativ organisation på institutionsnivå grundar sig på arbetsordningens och delegationsordningen beskrivning av vilka beslut som prefekten har ansvar för. Därtill kommer de normativa beslut som rektor kommer att fatta med giltighet fr.o.m. 1 juli Gruppen har också utgått från utformade roll- och kompetensbeskrivningar. Utgångspunkten är att institutionerna ska ha resurser att klara de dagliga administrativa uppgifterna, med tillgång till expertis inom den gemensamma förvaltningen. Om inte institutionen är tillräckligt stor för att själv bära den behövliga administrativa organisationen förutsätts att två eller flera institutioner har gemensamma resurser eller på annat sätt skapar gemensamma lösningar under chefskap av en av prefekterna. Inriktningen bör dock fortsättningsvis vara att fullfölja ambitionerna att skapa bärkraftiga institutioner med professionellt administrativt stöd.

6 Administrativ organisation, version 2 Sida: 6 (13) Strukturen nedan är en principskiss, där funktionerna kan innefatta flera roller. Inom funktionen utbildningsadministration ingår exempelvis flera olika roller. Det kan vara möjligt att en person innehar flera roller. I de fall en person har flera roller handlar det i allmänhet om roller inom samma funktionsområde, t.ex. utbildningsadministration eller ekonomi. Bilden visar en struktur utan dimensionering, vilket innebär att rollerna inte behöver utgöras av heltidstjänster. Gruppen identifierade också behov av ett antal kommittéer. Arbetsgruppens resonemang Avsikten är att strukturen ska vara gemensam för alla institutioner. Studierektor är en viktig del av den akademiska ledningen av institutionen, men kan också ha vissa studieadministrativa uppgifter. Mycket av den beredning som görs inför prefektbeslut inom utbildningsadministrationen görs av, eller kommer via, studierektor. Kursansvarig ansvarar för respektive kurs avseende innehåll, pedagogik och samordning. Programansvarig ansvarar för utbildningens kvalitet och progression, och att den är planerad för att nå examensmålen. Administrationen leds av en administrativ chef. Chefskapet är en separat funktion, inte ett uppdrag. Om det handlar om en mindre institution kan den administrativa chefen, vid sidan av chefskapet, inneha även andra uppgifter inom något av funktionsområdena. Område ekonomi innefattar rollerna ekonom, controller samt inköpskoordinator. Området PA/HR innefattar rollen PA/HR-stöd. På stora institutioner i form av egen administratör, på mindre institutioner kan funktionen delas av flera institutioner. Område utbildningsadministration innefattar rollerna utbildningsadministratör, studievägledare och kursplaneadministratör.

7 Administrativ organisation, version 2 Sida: 7 (13) Viss forskningsadministration utförs idag av pro- och viceprefekt. På forskningstunga institutioner kan dessa avlastas genom att forskningsadministration läggs in som ett funktionsområde under den administrativa chefen, med rollen forskningsadministratör. Teknisk chef gäller de verksamheter som har behov av en sådan, t.ex. inom Naturvetenskapliga fakulteten och Konstnärliga fakulteten. Infrastruktur innefattar t.ex. lokalsamordning. Allmän administration innefattar uppgifter såsom hantering av remissfrågor, yttranden, arkivering etc. Beslut om vem som är chef för enskilda tekniker, m.fl. tas av prefekt. 2.2 Fakultet Inledning Arbetsgruppens förslag till administrativ organisation på fakultetsnivå grundar sig på arbetsordningens och delegationsordningens beskrivning av de beslut som ska fattas av dekan och fakultetsstyrelse och där det finns behov av handläggning på fakultetsnivå. Det gäller frågor om planering, utvärdering och kvalité inom forskning och utbildning, liksom beredning av beslut om t.ex. program, inrättande av professurer m.m. Bilden visar en struktur utan dimensionering av funktionerna, vilket innebär att rollerna inte behöver utgöras av heltidstjänster. Arbetsgruppens resonemang De huvudsakliga uppgifterna för fakultetskansliet består av planering, uppföljning och strategi för utbildning och forskning. De ekonomifrågor som hanteras på fakultetsnivå är de som är relaterade till strategisk verksamhetsplanering och fördelning av resurser. Fakulteten har ett ansvar för att följa upp de resurser som fördelats för utbildning och forskning. På fakultetsnivå behövs kvalificerad kompetens, motsvarande controller, för att klara planering, uppföljning och analys.

8 Administrativ organisation, version 2 Sida: 8 (13) Löpande ekonomihantering hanteras på institutionsnivå, med stöd från den gemensamma förvaltningen. Lärarförslagsnämndens frågor kan vara kvalificerade och komplexa och kräver specifik juridisk kompetens med stor kunskap om regelverk. PA/HR-frågor hanteras på institutionsnivå, med stöd från den gemensamma förvaltningen. Fakultetsrelaterad administration kan avse t.ex. hantering av fakultetsstyrelsefrågor. När det gäller lokalfrågor behöver avstämning ske gentemot förslaget om campus-idén från arbetsgruppen lokaler inom delprojekt Stödprocesser. 2.3 Gemensamma förvaltningen Inledning Arbetsgruppens förslag till administrativ organisation grundar sig på följande perspektiv: Den administrativa organisationen ska stödja kärnverksamheten dvs. utbildning, forskning och samverkan. Institutionernas roll stärks genom den nya arbetsordningen och delegationsordningen och den administrativa organisationen ska erbjuda institutionerna det stöd som erfordras i den nya stärkta rollen. Övergripande ska den gemensamma förvaltningen stå för samordning, normering, effektivisering, expertis och planering. Organisationsstrukturen inom den gemensamma förvaltningen ska fokusera verksamhetsnytta i förhållande till institutioner och fakulteter. Organisationsstrukturen inom den gemensamma förvaltningen ska stödja samarbete inom densamma. Arbetsgruppen betonar att för att den gemensamma förvaltningen ska kunna erbjuda mesta möjliga verksamhetsnytta krävs, utöver en relevant organisationsstruktur, mer av samarbete, ett mer processinriktat arbetssätt samt ett serviceinriktat förhållningssätt. Gemensamma förvaltningen har också ett ansvar att säkerställa universitetets myndighetsfunktion, stödja universitetsledningen, samordna uppgifter till statsmakterna och ta fram underlag till normerande beslut m.m. Förslaget till organisation för den gemensamma förvaltningen innebär färre avdelningar än idag för att minska stuprörstänkandet. Arbetsgruppen föreslår ett fåtal områden för att öka samarbetet och utveckla stödet till institutioner, fakulteter och rektor. Samtidigt skapas en liten ledningsgrupp för förvaltningen. De större områdena borde ge möjlighet till ett bättre utnyttjande av resurser, bättre samordning och större flexibilitet. Arbetsgruppen kan konstatera att regeringen överväger att skapa en gemensam serviceorganisation för vissa administrativa funktioner för alla myndigheter i Sverige. Universitet och högskolor måste kunna visa att deras administration är mycket kostnadseffektiv och serviceinriktad för att tills vidare kunna fortsätta att hantera denna i egen regi. Inom varje områdes budgetram ska under ett år omfördelning kunna ske för att svara mot verksamhetens och universitetsledningens behov och efterfrågan.

9 Administrativ organisation, version 2 Sida: 9 (13) Arbetsgruppens resonemang Forskning/Utbildning/Samverkan Forskning och utbildning placeras i samma område för att de utgör stöd till kärnverksamheterna och att de kan lära av varandra och samverka på ett bättre sätt. Det stödjer också inriktningen på kompletta miljöer. Kommunikatörer med särskilt ansvar för rekrytering av studenter, kommunikation med det omgivande samhället m.m. placeras tillsammans med forsknings- och utbildningsfrågorna. Internationalisering placeras tillsammans med kärnverksamheterna. Det är i utbildning och forskning internationaliseringen ska realiseras. Analys och utvärdering placeras tillsammans med kärnverksamheterna och det externa perspektivet. Personal/Ekonomi/Myndighet Ekonomi och personal placeras i samma område för att kunna möta institutionernas behov av stöd i komplexa frågor som ofta kräver en kombination av båda kompetensområdena. Enheten skulle som en del av sin organisation ha en helpdesk-funktion dit institutionerna och andra delar av verksamheten kan vända sig med sina frågor. Här skulle man kunna svara på en stor del av frågorna direkt och i övriga fall ta emot frågan, hantera den och återkomma med svar till frågeställaren. Det behövs en stark och tydlig personalfunktion för att säkerställa arbetsgivaransvaret och arbetsgivarpolitiken. Kommunikatörer behöver finnas inom området med särskilt ansvar för kommunikation med universitetets medarbetare. En IT-stab tillsammans med personal och ekonomi är beställare av erforderligt IT-stöd. IT-stöden är mycket nära kopplade till arbetssätten inom personal och ekonomi. Här placeras gruppen för myndighetsstöd (registratur, arkiv och juridik m.m.)

10 Administrativ organisation, version 2 Sida: 10 (13) Infrastruktur Ett sammanhållet område för infrastruktur behövs. Ökad samordnad service avseende lokaler, service och IT. Detta får prövas inom ramen för facility management-konceptet och campus-idén. Utbyggd service runt servicecenter-strukturen. Universitetsledningens stab Universitetsledningens stab föreslås bli en mindre enhet än dagens ledningskansli. Arbetsgruppen föreslår en enhet som kan verka nära rektor och fokusera samordning, kommunikation, styrning samt planering och uppföljning. Det ska finnas kommunikationskompetens både i området Forskning/Utbildning/Samverkan och i området Personal/Ekonomi/Myndighet. I Universitetsledningens stab kommer kommunikationschefen att finnas tillsammans med några medarbetare med ansvar för varumärkesarbetet och för att ge kommunikativt stöd till rektor och ledningen. Kommunikationschefen kommer att ha ansvar för att samordna och utveckla strategier och arbetssätt avseende universitetets samlade kommunikations- och informationsverksamhet samt att leda nätverken av kommunikatörer. Förslaget innebär att universitetsledningens stab nyttjar expertis från de respektive övriga områdena. Det ska inte byggas upp parallella kompetenser avseende något sakområde. Varje område ska tvärtom ha arbets- och förhållningssätt att kunna ställa om och prioritera när rektor har speciella behov. Samordnande chef För att den samordning som behövs inom respektive område och inom den gemensamma förvaltningen ska fungera, krävs tydligt utpekat ansvar med uppdrag och mandat. Inom varje område bör därför en av avdelnings-/enhetscheferna få ett sådant uppdrag. Uppdraget bör regelbundet följas upp och utvärderas av universitetsledningen. Universitetsledningens stab föreslås få en chef som tillika bör vara biträdande förvaltningschef. 2.4 Gemensamma förvaltningens stöd till institutioner och fakulteter Arbetsgruppen har diskuterat vikten av att den gemensamma förvaltningen erbjuder det stöd verksamheten har behov av, speciellt med tanke på att institutionerna står inför en ny situation med nya uppgifter och ansvar. En bärande tanke har varit att stödet ska vara lättillgängligt och av hög kvalitet. Gemensamma förvaltningen har ett ansvar att driva utvecklingen av universitetets processer och rutiner. För dessa uppgifter krävs en organisation och ett arbetssätt som på ett effektivt sätt kan förmedla direktiv och information till institutioner och fakulteter och samtidigt erbjuda stöd. Arbetsgruppen presenterar följande skiss över hur man skulle kunna tänka när det gäller att organisera och bygga upp ett arbetssätt där verksamhetens behov står i centrum. Bilden är en idéskiss och är inte komplett.

11 Administrativ organisation, version 2 Sida: 11 (13) Inom de tre områdena för gemensam förvaltning finns kompetens inom respektive sakområde. Områdena kompletteras med team som erbjuder expertstöd från det egna området. Teamet vänder sig till utpekade institutioner och fakulteter (fakultetskanslier). Teamet ska kunna hantera vanligt förekommande ärenden och ge svar direkt. Frågeställaren ska uppleva att han/hon får relevant hjälp. I svårare ärenden tar medarbetaren i teamet emot ärendet, hanterar frågan genom att nyttja den samlade kompetensen i organisationen och återkommer till frågeställaren. Frågeställaren ska uppleva att han/hon får relevant hjälp inom rimlig tid. Teamen bör ha ett öppethållande anpassat till verksamhetens behov. Teamet kommer att kunna bygga upp kompetens avseende verksamhetens behov, se mönster avseende ärenden och arbeta proaktivt för att stödja verksamhetsföreträdarna. Vid förändringar i arbetssätt, regler, rutiner, IT-stöd eller annat kommer teamen att informera/utbilda berörda roller genom upparbetade kontaktvägar. Strukturen stödjer ett processorienterat arbetssätt och kopplingen mellan verksamhetsprocesserna och IT-stödet. Universitetet står inför förändringar avseende både organisationsstruktur och arbetssätt inom administrationen, och arbetsgruppen har resonerat om att det är viktigt att den gemensamma förvaltningen kan stödja institutionerna i denna förändring. Tanken är att teamen i organisationsskissen ovan kan stödja institutionerna under omställningen till deras nya roll. Teamens roll förändras över tid för att ständigt erbjuda mesta möjliga verksamhetsnytta och kostnadseffektivitet. Arbetsgruppen fastställer att när det gäller området infrastruktur återstår ett arbete att detaljera lösningen avseende organisering. Göteborgs universitet har byggt upp servicecenter som i dagsläget vänder sig främst till studenter. I skissen ovan finns tanken om team som vänder sig till institutioner och fakulteter. Arbetsgruppen för stödprocessområde lokaler lägger fram ett förslag om att delvis hantera lokalfrågor utifrån ett geografiskt perspektiv, campus. Servicecenter, team och campus-tänkandet behöver utvecklas till ett samlat koncept.

12 Administrativ organisation, version 2 Sida: 12 (13) 3 Tillvägagångssätt Organisationsförslagen är framtagna vid tre arbetsmöten och ett uppföljningsmöte under mars Förslagen har diskuterats i AC/KC-gruppen, forum för avdelningschefer och kanslichefer, samt i styrgruppen. Deltagare i arbetsgruppen har varit: Anna Lindholm Bengt-Ove Boström Håkan Berg Ingela Dahllöf Karin Cedhagen Lars Nilsson Lena Rogström Mats Edvardsson Thomas Hartvigsson, student Thomas Vestin Yvonne Söderling Christina Rogestam, ordförande Karoline Axelson, projektkommunikatör Anne-Charlotte Karlsson, dokumentation Viktoria Björcke, dokumentation Arbetsgruppen för administrativ organisation har kunnat använda följande underlag för arbetet: Arbetsordning Delegationsordning Utformade stödprocesser Medskick från arbetsgrupper per stödprocessområde, inklusive beskrivning av campusnivån Statistik Benchmarking med andra universitet Inkomna underlag från avdelningar/funktioner 4 Allmänt om implementeringen Projektet pågående etapper kommer huvudsakligen att vara avslutade i månadsskiftet april/maj. Redan nu pågår ett arbete med att skapa en organisation som kan ta emot resultatet och leda implementeringen in i verksamheten. Linjeorganisationen bestående av rektor, dekaner och prefekter ansvarar för att det nya arbetssättet tas emot och implementeras genom hela organisationen och att institutioner, kanslier och den gemensamma förvaltningen bemannas på rätt sätt för att hantera respektive arbetsuppgifter. För att stödja linjen kommer en samordningsorganisation att skapas under en övergångstid. En samordningsledare har utsetts att hålla ihop arbetet med att stödja och följa upp implementeringen. Till sin hjälp har han en central samordningsgrupp som består av personer som varit involverade under projektets gång (det historiska minnet). Införandegrupper bör sedan organiseras på varje institution, kansli och inom den gemensamma förvaltningen. Dekan uppdrar i samråd med prefekterna inom fakulteten åt kanslichef att tillsammans med de administrativa cheferna/motsvarande inom fakultetsområdet hålla samman arbetet och bemanningen.

13 Administrativ organisation, version 2 Sida: 13 (13) Förvaltningschefen (eller den denne utser) håller tillsammans med kanslicheferna ihop omfördelningen av arbetsuppgifter mellan den gemensamma förvaltningen och kansli/institution. Styrgruppen avvecklas. Arbetet leds i fortsättningen av universitetsledningen. Frågor som behöver hanteras under våren är: informationsinsatser för de nya cheferna, underlag för rektorsbeslut till normerande beslut samt förslag till standardavtal mellan rektor/dekan, dekan/prefekt. Vidare bör en stödjande organisation upprättas som kan hantera alla de frågor som kommer att uppstå i linje och verksamhet. En speciell fråga som behöver hanteras i närtid är kostnaderna för utbildningsinsatser och övergångsdimensioneringen av den administrativa personalen samt kostnader för personalpolitiska insatser. Dessutom behöver tillvägagångssätt utformas avseende bemanningen av den nya organisationen.