Bakgrund översyn ledningsstruktur och organisation. Karolinska Institutet 15 november 2017

Transkript

1 Bakgrund översyn ledningsstruktur och organisation Karolinska Institutet 15 november 2017

2 Bakgrund översyn av ledningsstruktur och organisation vid KI Konsistoriets ordförande 2 maj 2017; Omorganisation krävs Organisatoriska förändringar är alltid svåra att genomföra och de behöver diskuteras grundligt med alla inblandade. Min målbild är dock att vi ska ha en ny organisation för KI på plats augusti Diskussioner konsistoriemedlemmar och KI:s operativa ledning 4-5 september; Konsistoriet - Överläggningar om KI:s organisation och verksamhet Prefekt/AC-internat oktober, workshop kring ny ledningsorganisation Konsistoriesammanträde 16 oktober beslut att se över ledningsorganisationen för införande 1 januari Bakgrund organisationsöversyn 2

3 Konsistoriets ordförande, 3 oktober 2017 utdrag ur blogg: Viktigt att vi griper oss an ett organisatoriskt förändringsarbete. Mycket talar för att vi istället för att ha tre styrelser borde infoga dekanerna som tydliga ledare i linjeorganisationen. Att vi borde klustra våra 22 institutioner på ett ändamålsenligt sätt under dekanledda fakultetsnämnder. Vi behöver få ett tydligare samband mellan ansvar och befogenheter. Och ur konsistoriets synpunkt är det också viktigt att rektor förmår inta en övergripande och strategisk roll. Det är knappast möjligt om rektor ska ha närmare 30 direktrapporterande chefer. En mycket viktig uppgift är också att institutionalisera ett kollegialt inflytande på ett ändamålsenligt sätt Bakgrund organisationsöversyn 3

4 Konsistoriesammanträde, 16 Oktober 2017* Konsistoriet beslutade: att lägga förstudien till handlingarna att se över ledningsorganisation och kollegialt inflytande. KI:s organisation bör kännetecknas av: Tydliga ansvarskedjor med harmoniserade ansvar och befogenheter Ett kollegialt inflytande på ledningsnivå i principiella och övergripande frågor Kvalitet i kärnverksamheterna Effektiva stödfunktioner Den nya organisationen ska i storlek/omfattning vara neutral vad avser ledningsfunktioner ovan institutionsnivån. att uppdra åt rektor att återkomma till konsistoriet med förslag i sådan tid att en ny organisation kan genomföras senast den 1 januari 2019 att återkommande stämma av arbetet med konsistoriet. * 9. Ny organisation vid KI (beslut), dnr 1-818/2017. Rektor Ole Petter Ottersen och universitetsdirektör Per Bengtsson föredrar förslag till beslut Bakgrund organisationsöversyn 4

5 Några utmaningar och frågeställningar: Det ska finnas en fruktbar länk mellan utbildning och forskning All verksamhet ska bedrivas inom ramen för god förvaltning och god etik All verksamhet ska bedrivas med bra och tydligt ledarskap All verksamhet ska ske och stå i samklang med en övergripande vision och strategi Hur kommer ny organisation att stärka kvaliteten på våra huvuduppgifter? Hur kommer finansieringen av dessa att tryggas? Bakgrund organisationsöversyn 5

6 Organisationsöversyn initierades redan i Strategi 2018 Organisation och rollfördelning relativt oförändrad sedan KI-93 För att bl.a nå en internationellt starkare ställning krävs mer kraftfulla strategiska grepp vad gäller verksamhetsstyrning, institutionsorganisation, resursfördelningsprinciper, infrastruktur, utbildningens organisering och forskningsanknytning, incitamentsstrukturer ). Den interna organisationen måste ses över, t.ex. vad gäller fördelningen av ansvar mellan universitetsledningen, verksamhetsstyrelserna och institutionerna Bakgrund organisationsöversyn 6

7 Övergripande problemformuleringar i förstudien* Tre verksamhetsstyrelser med separata budgetar gynnar inte självklart interaktion Samverkan med hälso- och sjukvården behöver optimeras. Hur kan KI:s organisation ge förutsättningar för patienttillgång vid forskning och verksamhetsförlagd utbildning? Vissa nyckelområden och stödverksamheter, utöver kärnverksamheter, befinner sig i kritiska förändringslägen. Övergripande vision och kärnvärderingar inte förankrade i hela organisationen. Institutionsindelningen suboptimal - varierande verksamhet, storlek, performance, homogenitet samt outnyttjade synergier. Svårt med KI-övergripande strategier och stöd. Otydlighet om nyckelgrupperingar i organisationen: KI:s ledningsråd, Professorskollegiet och Junior Faculty har inga formella mandat. Därtill finns åtskilliga yttre och inre faktorer att ta hänsyn till vid förändringsarbete. * Förstudie inför organisationsöversyn. Rapport från arbetsgruppen den 4 oktober 2017, S-E Dahlén/B Forslöw Bakgrund organisationsöversyn 7

8 Förstudien föreslår utredning och beredning av organisationsförändring i tre steg: 1) Analys av förnyad ledningsstruktur och delegationsordning. Uppdraget klart under första kvartalet ) Analys av hur samverkan med hälso- och sjukvården optimeras långsiktigt (Utvidgning och fördjupning av pågående arbete i befintliga organ) Underlag förslagsvis klart vid årets slut ) Analys av förnyad struktur av institutioner, centrumbildningar och administrativ service. Underlag förslagsvis klart vid årets slut 2019 En framgångsfaktor är att metodik för förankringsarbete utvecklas på ett tidigt stadium Bakgrund organisationsöversyn 8

9 Medarbetarundersökningen 2017 Många av KI:s anställda tycker att organisationen är otydlig, endast 55 procent av de nära svarande i medarbetarenkäten 2017 uppger att det är tydligt vem som ansvarar för vad. Dessutom svarar bara 63 procent att de känner till och förstår KI:s övergripande mål och strategier. (HR direktör) Bakgrund organisationsöversyn 9

10 Referensgrupp utsedd: Uppdrag: att biträda ledningen i att pröva den förslagna indelningen i kluster i syfte att tillse att dessa optimeras så att synergiska effekter tas tillvara genom samverkan mellan de i klustret ingående institutionerna. Särskild uppmärksamhet ska därvid riktas mot de förändringar som nu sker i sjukvården och värdet av att i ett senare skede kunna anpassa verksamheten till det nya vårdlandskapet som nu etableras i Stockholms län. Även de förändringar som nu sker inom KI där nya forskningsmiljöer etableras, såväl vid campus Flemingsberg som vid campus Solna, ska beaktas av referensgruppen. Grupp: Matti Sällberg, ordförande Ulla Stenius Håkan Westerblad Stefan Eriksson Max Kynning, studentrepresentant Ingrid Palmér, sekreterare

11 Tidslinje för framtagande av ny ledningsorganisation Ledningsnivå : Konsistoriets uppdrag till rektor : Ledningsdiskussio n kring modell och utförande Referensgrupp föreslås : Rektors beslutsmöte Referensgrupp utses : Uppdatering till konsistoriet om modell för ny ledningsorganisation : Konsistoriebeslut om införande av modell : Ny ledningsorganisatio n införd : Prefektoch ACinternat : Information på prefekt- och AC möte : Referensgruppens första möte : Förslag på klusterindelning från referensgrupp till ledningen Vecka 49 51: Förankring av modell i verksamheten sker i mindre grupper Vecka 2-3: Förankring i verksamheten inför beslut Under 2018 Val genomförs Arbete med implementering av modell pågår Verksamhetsnivå