Översyn av Ekonomihögskolans organisation

Transkript

1 Översyn av Ekonomihögskolans organisation Uppdraget Rektor har i februari 2014 gett fakulteterna i uppdrag att genomföra en uppföljning av organisationen med syfte att kartlägga hur den nya organisationen fungerar och vilka behov av justeringar som finns. Uppföljningen av organisationen ska enligt uppdraget fokusera på beslutsorganisation och beredningsprocesser, rollfördelning, styrnings- och kommunikationsflöden inom fakulteterna, samt mellan fakulteterna och universitetsledningen. Då uppdraget till Ekonomihögskolan kom pågick redan en process för att revidera den inre organisationen och rollfördelningen. Dekanerna, prodekaner och kanslichefer hade i november 2013 ett möte för erfarenhetsutbyte. Inom Ekonomihögskolan genomfördes under första kvartalet 2014 en omfattande intern remiss där grupperingar, funktioner och enskilda medarbetare fick lämna synpunkter på organisationen och förslag till förbättringar (se mer nedan). Prefekter och kanslichef genomförde också träffar med medarbetare (se mer nedan). Av denna anledning har inte någon särskild empiriinsamling genom skett i enlighet med rektors uppdrag. I stället har det tidigare och pågående arbetet kompletterats, se nedan. Detta har vid möte i augusti 2014 stämts av med universitetsledningen. Följande sammanställning redogör för de synpunkter som kommit fram, och de revideringar av organisationen som redan genomförts eller planeras. Ekonomihögskolans start med ny organisation 2013 Universitetets nya organisation från 2013 innebar för Ekonomihögskolan att den gamla institutionen bildade en egen fakultet, och att fyra mindre institutioner bildades. Tre av dessa institutioner omfattar olika delar av huvudområdet Företagsekonomi. Organisatorisk innebar dock den nya organisationen relativt små förändringar jämfört med övriga fakulteter, medan den nya delegationsordningen innebar större förändringar. Det första kvartalet 2013 ägnade prefekter, kanslichef, dekan och prodekan till att installera sig i sina nya roller. Noteras skall att i dessa sju positioner var nästan hälften externt rekryterade. Två kom från andra universitet och en från universitetsförvaltningen. Alltså innebar första kvartalet en hel del av lärande för alla. Den tidigare ledningen genomförde en god överlämning av ärenden vilket underlättade mycket liksom att dekan kunde närvara vid ett antal tillfällen redan i slutet av Detta kom att få särskilt betydelse eftersom tidigare nämndsekreterare, tidigare utbildningsledare och även tidigare institutionssekreterare valde att byta jobb i samband med den nya organisationen. Ekonomihögskolan påbörjade sålunda sitt nya uppdrag i princip utan administrativ erfarenhet och kunskap på fakultetsnivån. 1

2 Dekan valde att i enlighet med tidigare organisation inrätta ett verkställande råd (ledningsgruppen) som består av prefekter, kanslichef och den nya rollen utbildningssamordnare. Syftet med ledningsgruppen är att vara diskussions-, samordnings- och kommunikationsarena. Ledningsgruppen träffas varje tisdag växelvis i Kalmar eller Växjö. Under andra kvartalet 2013 formades några nya organ. Det var ett utbildningsråd lett av prodekan och med en ny roll som utbildningssamordnare och senare även sekreterare. Den första april 2013 inrättades också ett nytt organ med namn Rekryterings- och kompetensråd (tidigare anställningsnämnd lades ned) lett av dekan. Vidare identifierade dekan ett behov av att inrätta några arenor för kollegialt erfarenhetsutbyte och samråd. Under tredje kvartalet inrättades sålunda en s k professorsfrukost och en studentfrukost. Det är informella men regelbundna möten mellan fakultetsledning och professorer respektive studenter. Vid fakultetsstyrelsens möte fastställdes även styrelsens arbetsordning. Under tredje kvartalet anställdes en fakultetssekreterare. Under fjärde kvartalet påbörjades en mer aktiv inhämtning av synpunkter från medarbetare om hur den nya organisationen fungerar. Avgränsningarna mellan den tidigare och nya organisationen, mellan institutionsnivån och fakultetsnivån, samt gamla och nya roller (t.ex. studierektorsrollen) ledde till ett behov av att förtydliga den inre organisationen. Insikten ledde fram till att dekan bestämde sig för att beskriva den nya organisationen i ett dokument. Dekanen med hjälp av ledningsgruppen presenterade i början av 2014 ett förslag på förtydligad och delvis reviderad inre organisation, som sedan gick ut på remiss. Genomförande av organisationsöversyn Tre olika processer med bäring på organisationsöversyn har under 2014 genomförts parallellt: remiss angående reviderade uppdrag och roller, diskussioner i ledningsgrupp respektive fakultetsstyrelse, respektive diskussioner vid personalmöten inom institutionerna/kansliet. 1. Remiss angående reviderade uppdrag och roller Förslaget på reviderad inre organisation, Organisation och roller vid Ekonomihögskolan, presenterades i början av 2014 och skickades ut på remiss till all personal och alla funktioner inom fakulteten. Dokumentet Organisation och roller vid Ekonomihögskolan inkluderade: - en samplad bild av hela organisationen vid fakulteten information om de beslutande organen och funktionerna i enlighet med delegationsordningen - förslag på förtydligade och/eller reviderade roller för rådgivande och beredande organ, samt - förslag på förtydligade och/eller reviderade uppdrag för de akademiska funktionerna. 2 (7)

3 Planeringen var att i april 2014 besluta om reviderade roller och uppdrag, men pga det stora intresset och olika åsikterna kring förslaget förlängdes remisstiden till i slutet av april Ledningsgruppen Ledningsgruppen, som består av dekan, de fyra prefekterna, kanslichefen och utbildningssamordnaren, träffas varje vecka. Fakultetssekreteraren medverkar vid varje möte som sekreterare, och controller respektive personalkonsulenter medverar vid vartannat möte. Fackliga företrädare respektive skyddsombuden medverkar vardera ett par gånger per termin. Ledningsgruppen har vid ett flertal tillfällen diskuterat den inre organisationen, rollfördelningen och de olika processerna i verksamheten, bland annat till följd av upplevda otydligheter då olika ärenden hanterats. Fakultetsstyrelsen har ett antal gånger diskuterat delegationen och det egna arbetet, och gett synpunkter på hela fakultetens organisation (vid möten januari 2013, oktober 2013, januari resp. mars 2014). Fakultetsstyrelsen har i oktober 2013 fastställt dokumentet Arbetsordning för fakultetsstyrelsen vid Ekonomihögskolan. 3. Medarbetarnas synpunkter Då rektor och dekangruppen i början av 2014 diskuterade universitetets organisation bestämde sig Ekonomihögskolans ledningsgrupp för att vid institutionernas respektive kansliet personalmöten ta upp frågan för diskussion och synpunkter. Detta var tänkt som ett komplement till det då nyligen inledda arbetet med reviderad inre organisation. Som grund för diskussionerna inom de olika personalgrupperna ställdes följande frågor: - Vad fungerar bra och vad fungerar inte bra i den nya organisationen? - Vad är det i Din egen arbetssituation som blivit bättre och ev sämre med den nya organisationen? - Vilken information är viktig för Dig? Hur vill Du helst ha informationen? - Vilka förslag till förbättring av den nya organisationen har Du? Synpunkter som framkommit genom översynen Remiss angående reviderade uppdrag och roller Remissen gav upphov till en mängd svar från grupper, funktioner och enskilda medarbetare. Samtliga remissvar finns i bilaga. Det främsta syftet med remissen var att samla in synpunkter och förbättringsförslag på det förslag till förtydligad och delvis reviderad inre organisation som presenterats. De flesta synpunkterna rörde därför de konkreta förslagen på uppdrag. Detta gör att uppdragen som utbildningssamordnare, kursansvarig, programansvarig, pedagogisk samordnare m fl har granskats och förankrats, och reviderade skrivningar har tagits fram för beslut (se nedan). 3 (7)

4 De övriga synpunkter på organisationen som framfördes kan sammanfattas enligt följande: - Den nya organisationen upplevs som otydlig (jämfört med den tidigare) och har inte slagit igenom fullt ut. Till viss del existerar gamla och nya roller parallellt för att få verksamheten att fungera i väntan på beslut om nya roller. - Den nya organisationen upplevs leda till mer stuprör och till ökad byråkratisering. - Huvudområdet Företagsekonomi är uppdelat på tre institutioner och gränsdagningen mellan dessa är inte alltid tydlig. Samordning behövs för innehållsmässiga frågor, vilket organisationen inte hanterar bra. Alla grundutbildningsprogram är gemensamma över de fyra institutionerna. - De gamla studierektorernas roller diskuterades mycket och med flera olika uppfattningar. Konkreta synpunkter framfördes angående att de gamla rollerna måste finnas kvar, alternativt hur de gamla studierektorernas olika arbetsuppgifter ska hanteras. - Pedagogiska samordnares uppdrag diskuterades mycket, bl a om dessa ska finnas på institutions- eller fakultetsnivån, behovet av ämnes- respektive pedagogisk kompetens, och om denna roll kan kombineras med andra t ex gällande stöd till prefekterna vad gäller tjänsteplanering. - De olika rådgivande organens, framförallt utbildningsrådets, relation till beslutsorganen upplevdes som otydlig. Även ledningsgruppens relation till fakultetsstyrelsen sågs som otydlig. - Forskargruppernas roll och uppdrag liksom forskningsledarens ansvar behöver förtydligas - Programstrukturen är olika mellan de två orterna, bl a genom att samläsningen mellan programmen är mycket mer omfattande i Kalmar. Dessa olika behov måste kunna hanteras av den gemensamma organisationen. - Flera synpunkter gällde hur fakulteten hanterar utvecklingsuppdrag och ger ersättning för dessa. Fakultetsstyrelsen Fakultetsstyrelsens synpunkter på organisationen kan sammanfattas i att ledamöterna efterfrågar att styrelsen får ett tydligare grepp om fakultetens strategiska frågor, medan dekanen, prefekterna och ledningsgruppen i övrigt bör hantera de operativa. Styrelsen vill ha insyn i det operativa arbetet, men endast på en övergripande nivå. Arbetsformerna inom styrelsen har också diskuterats, där modellen att FS får upp de större frågorna som diskussionsärende vid ett möte för att vid senare möte fatta beslut, har ansetts fungera väl. Ansvarsfördelningen mellan utbildningsrådets beredande roll och fakultetsstyrelsens beslutande har diskuterats, och i vilken utsträckning FS ska gå in i detaljer i bedömningarna eller helt lita på den beredande organisationen. Ansvarsfördelningen för detta bedöms i september 2014 ha funnit en bra form. 4 (7)

5 Ledningsgruppen Dekanen, prefekterna respektive kanslichefen har i sina respektive delegationer tydliga ansvarsområden, medan ledningsgruppens roll har vuxit fram utifrån dekanens inledande intentioner. Ledningsgruppens roll som dels samordnare av den operativa ledningen, dels som rådgivande organ till dekanen i den strategiska ledningen av fakulteten, upplevs ibland som otydlig. Gränsdragningen mellan ledningsgrupp och fakultetsstyrelse i sina respektive relationer till dekanen har lyfts som en otydlighet. Ledningsgruppen har genomgått en kortare utbildning med en organisationskonsult som genomfört enskilda samtal med varje medlem samt med gruppen samlad. Syftet var att göra medlemmarna medvetna om sina egna egenskaper i ledarrollen samt i relation till varandra. Medarbetarna Kansliets medarbetare upplevde en otydlighet i den nya organisationen vad gäller vem som gör vad bland de akademiska rollerna. Den nyinrättade rollen som utbildningssamordnare upplevdes som oklar vad gäller gränserna mot kansliet, respektive ansvarsfördelningen mellan utbildningssamordnaren och prefekter och dekan. Kansliets medarbetare har arbetat nära de tidigare studierektorerna, och man upplevde ett glapp i avvaktan på att de nya rollerna som pedagogiska samordnare skulle beslutas. Flera åsikter framfördes om ökad byråkratisering och ett ökat avstånd till förvaltningen. Även åsikter om att det numera (2014) finns arenor för lärar- och forskarpersonalen att mötas på har framförts. Fackliga organisationer Ekonomihögskolan har påbörjat en samverkansform med de fackliga organisationerna genom att dessa två gånger per termin medverkar vid ledningsgruppens möte. Förslaget på ny organisation och processen kring detta behandlades vid ett möte under våren. Diskussion och slutsatser Universitetets nya organisation är övergripande en mycket positiv förändring för Ekonomihögskolan. Skapandet av en egen fakultet innebär en ökad synlighet och större möjligheter till nationella och internationella samarbeten, då ekonomihögskolor oftast är egna organisatoriska enheter. Detta är dessutom en nödvändighet för en framtida eventuell ackreditering. Den nya organisationen innebar en relativt liten förändring inom Ekonomihögskolan vad gäller den organisatoriska indelningen: den gamla institutionen blev en fakultet 5 (7)

6 indelad i fyra institutioner, vilka till mångt och mycket motsvarar de tidigare avdelningarna inom institutionen. En viktig skillnad är att prefekterna är personalansvariga chefer, vilket gör att medarbetarna har närmare till chefen, och vice versa, genom de mindre enheterna. Dessutom bör de mindre enheterna skapa en större gemenskap mellan medarbetarna. Institutionerna är ortsövergripande, vilket inte alla de gamla avdelningarna var. Detta innebär att prefekterna har personal på två orter och att vissa medarbetare upplever att de har chefer som inte är fysiskt närvarande i lika stor utsträckning som tidigare. Organisationen över ortsgränserna är viktig för att påverka den gemensamma utvecklingen, men innebär också nya utmaningar för chefskap och t ex informationsspridning. Fakulteten har sedan tidigare en informationsstruktur på den nuvarande fakultetnivån, medan informationsansvaret från närmaste chef idag ligger på perfekter/kanslichef. Den mer genomgripande förändringen gäller, som för övriga universitetet, delegationen. Fakultetsstyrelse, dekan och prefekter har helt nya roller i jämförelse med deras gamla motsvarigheter. Denna förändring har haft svårt att få genomslag inom Ekonomihögskolan, medvetenheten om den nya ansvarsfördelningen är generellt låg. Det framkommer t.ex. uppfattningar och förväntningar på att dekanen är den nya chefen i samma roll som den tidigare prefekten, med t ex personal- och informationsansvar i samma utsträckning. Helt motstridigt kan också uppfattningen finnas att de nya prefekterna ska ha det beslutsmandat som den gamle prefekten hade. Dessutom framkommer förväntningar på att fakultetsstyrelsen ska hantera motsvarande ärenden som den tidigare institutionsstyrelsen gjorde. Låg kännedom om delegationsordningarna är troligen en av anledningarna till att organisationen upplevs som otydlig. Uppfattningen att den nya organisationen medför en ökad byråkratisering kan troligen delvis förklaras av att de beslut den tidigare nämndsorganisationen hanterade nu finns inom fakulteten, och bereds av kansliet. Dessa beslut blir synliga i det dagliga arbetet. Detta förstärks av att personalen på kansliet är i stort oförändrad, ingen person flyttade över från det gamla nämndskansliet, dvs ingen person bär med sig dessa frågor sedan tidigare. Sammansättningen av fakultetsstyrelsen innebär att vissa ledamöter kommer från den gamla fakultetsnämnden, och andra från den gamla institutionsstyrelsen. Detta har varit en styrka i styrelsens arbete. Dock medför det också att frågor eller perspektiv ibland har ärvts av den gamla institutionsstyrelsen med dess fokus på den operativa verksamheten. Dessutom finns förväntningar i organisationen på FS som beslutsinstans av större beslut, oavsett strategisk nivå, vilket gör att ärenden ibland är operativa. Styrelsens arbete har mer funnit formerna efter det att remissen genomfördes i våras, dock finns fortfarande behovet att tydliggöra styrelsens strategiska nivå. Den nya organisationen har inneburit anpassningar administrativa system, och Ekonomihögskolan har behövt ta ställning till vad som ska knytas till institutionerna respektive fakultetsnivån, för att möjliggöra en optimal uppföljning på rätt nivå. 6 (7)

7 Fakulteten har ett behov av att hitta formerna för att ta in externa perspektiv på fler sätt än genom den externa representanten i FS. Frågan belyses i utvecklingsarbete med utbildningarna, men rent organisatoriskt föreslås en advisory board, se nedan. Genomförda revideringar Förslaget på reviderad organisation, och synpunkterna som kom fram genom remissen, har legat till grund för (redan fattade eller kommande) beslut om följande uppdrag, varav flera formaliserats i dekanbeslut: - Programansvarig grund respektive avancerad nivå - Programråd - Reviderat uppdrag till utbildningssamordnare - Pedagogisk samordnare - Forskningsråd - Doktorandforum - Professorsfrukostar - Studentfrukostar - Två handledarkollegier för forskarutbildning - Rekryterings- och kompetensråd - Utbildningsråd - Utbildningssamordnare - Fakultetsråd - Advisory Board (kommande) 7 (7)