Slutrapport om implementeringsarbetet avseende ny funktionell administrativ organisation

Transkript

1 Rektor Samordningsledare Lars Nilsson PM 1 / dnr V 2011/155 Rektor Slutrapport om implementeringsarbetet avseende ny funktionell administrativ organisation Inledning Rektor har givit i uppdrag till en särskild implementeringsorganisation att stödja och följa upp införandet av en ny funktionell administrativ organisation. Implementeringsarbetet ska vara avslutat senast Samordningsgruppen redovisar i denna promemoria sin slutrapport av implementeringsarbetet och lämnar förslag till uppdrag till ansvariga chefer att fullfölja genomförandet av nytt arbetssätt inom ramen för en ny administrativ organisation. Bakgrund Utifrån resultat och underlag från den tidigare projektorganisationen, under ledning av Christina Rogestam, inom ramen för förändringsinitiativet GU förnyas, beslutade rektor den 2 maj 2012 om principorganisation för den administrativa stödverksamheten. Rektor beslutade samtidigt om uppdrag som samordningsledare och samordningsgrupp för implementeringsarbetet av ny funktionell administrativ organisation. Utöver samordningsgruppen har implementeringsorganisationen bestått av 14 införandegrupper (åtta fakultetsområden, lärarutbildningsnämnd, universitetsbibliotek och fyra områden inom gemensam förvaltning). I bilaga redovisas fler detaljer om implementeringsorganisationen. Information och avstämningar har fortlöpande lämnats till universitetsledningen, rektors ledningsråd samt vid rektors chefs- och prefektmöten. En referensgrupp bestående av fem prefekter har getts möjlighet att kommentera framlagt förslag till administrativ organisation. Information och avstämningar har löpande lämnats till de fackliga organisationerna. Studenterna har varit representerade i samordningsgruppen och därigenom fått fortlöpande information. Efter MBL-förhandlingar och beredning i centrala arbetsmiljökommittén beslutade rektor den 23 oktober 2012 om en ny funktionell administrativ organisation. Rektor Vasaparken, Box 100, SE Göteborg , (fax)

2 2 / 11 Rektors beslut 23 oktober 2012 uppdrag att åtgärda I rektors beslut lämnades ett antal uppdrag till implementeringsorganisationen att åtgärda. Dessa kommenteras i det följande. a) Campusservice och uppdrag till infrastrukturstödet Införandet av campusservice är en av de större förändringarna inom ramen för den nya administrativa organisationen. Med campus avses större geografiskt indelade områden med universitetets lokaler i fokus där närliggande enheter samverkar oavsett organisatorisk tillhörighet. Syftet är att stärka möjligheterna till samordning och samverkan samt erbjuda tjänster till verksamheten inom serviceuppgifter som berör infrastrukturen (lokaler, IT och andra servicefunktioner). Fem campusområden planeras. Ett utredningsarbete pågår gällande namnsättning av dessa områden. Utöver dessa fem områden har universitetet också verksamheter inom andra geografiska områden. Campusservice kommer att starta sin verksamhet succesivt under Från starten ingår den humanistiska fakulteten, den samhällsvetenskapliga fakulteten, Handelshögskolan, den utbildningsvetenskapliga fakulteten, Sahlgrenska akademin och gemensamma förvaltningen. När det gäller den konstnärliga fakulteten kommer en succesiv övergång att ske under Detsamma gäller för universitetsbiblioteket. För den naturvetenskapliga fakulteten fortsätter diskussioner mellan fakulteten och infrastrukturstödet, med inriktning på en successiv övergång under Inom ramen för pågående utredningsarbete om modeller för kostnadsdebiteringar från och med budgetåret 2014 ingår att ta fram förslag till debiteringsmodeller för campusservice. Infrastrukturstödet kommer att ha en tydlig och för alla ingående delar gemensam servicelinje gentemot verksamheten. Inriktningen är en väg in och stöd och servicefunktionerna kommer att vara helt utbyggda i början av Samordningsgruppen anser att kommande områdeschef för infrastrukturstödet ges i uppdrag att fullfölja en komplett organisation för campusservice. Detta måste vara klart i god tid innan 31 mars 2013 då det ska bilda underlag för nämnda kostnadsmodeller och då det även utgör planeringsförutsättningar inför budgetåret Områdeschefen bör också ha i uppdrag att så snart som möjligt fullfölja en god och tydlig servicefunktion gentemot verksamheten. b) Uppdrag till införandegruppen inom den samhällsvetenskapliga fakulteten Införandegruppen inom den samhällsvetenskapliga fakulteten fick i uppdrag att se över föreslagen resursdimensionering. I lämnade kommentarer konstaterar fakulteten att man inte avser att göra några förändringar i nuläget. Man konstaterar att det finns oklarheter var vissa arbetsuppgifter ska ligga och att det finns osäkerheter i om alla institutioner kommer att ha en full bemanning. Samordningsgruppen anser att dekanus och berörda prefekter har ansvar för att den administrativa organisationen har en funktionell bemanning utifrån gällande arbetsordning och delegationsordning.

3 3 / 11 c) Uppdrag till införandegruppen inom Handelshögskolan Även införandegruppen inom Handelshögskolan fick i uppdrag att se över föreslagen resursdimensionering. I lämnande kommentarer konstateras att dimensioneringen av fakultetskansliet vid Handelshögskolan står fast mot bakgrund av den bedömning som kan göras utifrån arbetsordning och delegationsordning. Samordningsgruppen anser att dekanus och berörda prefekter har ansvar för att den administrativa organisationen har en funktionell bemanning utifrån gällande arbetsordning och delegationsordning. d) Uppdrag till införandegruppen inom den naturvetenskapliga fakulteten Införandegruppen inom den naturvetenskapliga fakulteten fick i uppdrag att färdigställa utredning om placering av resurser vid nuvarande studentcentrum. Fakultetens utredning om administrativt stöd till studenter och lärare gällande utbildningsrelaterade frågor har beslutats av dekanus och innebär bland annat att studentmottagning, fördjupad studie- och karriärvägledning, internationalisering, alumnverksamhet samt institutionsövergripande erfarenhetsutbyte i studentrelaterade frågor bedrivs på fakultetsnivån, att bemanning av grundutbildningens stödfunktioner sker efter samråd mellan prefekter och dekan i prefektrådet för att skapa en ekonomiskt effektiv organisation samt att institutionerna ska erbjudas att förlägga sin egen studievägledning och studieadministration till nuvarande studentcentrums lokaler. Beslutet innebär vidare att stödfunktioner såsom antagning till senare del av program, bedömning av särskild behörighet och tillgodoräknanden samt fastställande av kursplaner utförs på institution och att ämnesspecifik studievägledning och studieadministration samt information och kommunikation till studenter sker på respektive institution. Samordningsgruppen anser att dekanus beslut förutsätter ett godkännande av rektor då det innebär avsteg från gällande arbetsordning och delegationsordning. e) Uppdrag till införandegruppen inom Verksamhetsstödet vid gemensamma förvaltningen Införandegruppen inom Verksamhetsstöd vid gemensamma förvaltningen har haft ett antal utestående frågeställningar att bearbeta. Det finns framtaget ett utkast till intern organisationsstruktur inom området som behöver fastställas. Verksamhetstödet påverkas av den pågående utredningen om det gemensamma informations- och kommunikationsarbetet. Även den nya kommunikationsstrategin kommer att påverka arbetet inom området. Verksamhetsstödet måste fortsätta med att tydliggöra uppgiftsfördelningen inom området. Ett uppdrag som gällt för samtliga områden inom den gemensamma förvaltningen har varit och är att skapa en tydlig och kompetent stöd- och serviceorganisation gentemot verksamheten. Inom området återstår en hel del arbete för att skapa den efterfrågade tydligheten. Några åtgärder är påbörjade inom Utbildningsenheten (antagning, studieadministrativa system och examen)

4 4 / 11 men ytterligare förbättringar måste genomföras. Det finns en stor förväntan inom fakulteter och institutioner på detta. Området ska vidare, tillsammans med fakulteter och institutioner, utreda lämplig uppgiftsfördelning när det gäller studie- och karriärvägledningen. Samordningsgruppen anser att kommande områdeschef för verksamhetsstödet ges i uppdrag att fullfölja en komplett och tydlig intern organisation för området. Områdeschefen bör också ha i uppdrag att så snart som möjligt fullfölja en god och tydlig servicefunktion gentemot verksamheten. f) Uppdrag till införandegruppen inom det administrativa stödet vid gemensamma förvaltningen Införandegruppen har haft att hantera några utestående frågeställningar. Det har gällt en god och tydlig stöd- och serviceorganisation gentemot verksamheten, stöd till fortsatt arbete med processutveckling och fortsatt arbete med den interna organisationsstrukturen. Ett detaljerat förslag till stöd- och serviceorganisation finns framtaget och kommer att implementeras innan årsskiftet. Vissa delar av personalstödet kommer dock att tillkomma under början av 2013, när planerade rekryteringar är fullgjorda. Inriktningen på supporten är att erbjuda institutioner och andra verksamheter hjälp till självhjälp, identifiera behov av kompetenshöjande insatser och på sikt minimera behovet av denna funktion. Stöd- och servicefunktionen bygger på tanken en väg in och utnyttjar olika tekniker för att uppnå detta (webb, funktionsmail, telefoni). På sikt kommer en ökad samordning att ske med andra stöd- och servicefunktioner inom den gemensamma förvaltningen (infrastrukturstöd och verksamhetsstöd). Införandegruppen har dessutom arbetat vidare med uppdraget att definiera arbetet med fortsatt stöd till ett processorienterat arbetssätt för den administrativa organisationen. Processorientering innebär fokusering på ett gemensamt arbetssätt som stödjer ökad verksamhetsorientering och fortlöpande effektivisering. Inom ramen för projektet GU förnyas genomfördes ett antal processkartläggningar inom olika administrativa funktionsområden. Detta behöver förvaltas och utvecklas till mera heltäckande kartläggningar. Inom det administrativa stödet kommer att finnas en funktion för internt stöd till fortsatt processutveckling. Beslut har fattats om införskaffande av det processkartläggningsverktyg 2c8 Modeling Tool som användes under projektfasen av GU förnyas. Samordningsgruppen anser att införandegruppen inom det administrativa stödet på ett fokuserat sätt genomfört sina utestående uppdrag. Kommande områdeschef föreslås ges i uppdrag att fullfölja etableringen av en stöd- och servicefunktion i enlighet med framtaget förslag och ett fullföljande av det föreslagna gemensamma stödet till fortsatt processutveckling. Områdeschefen bör också ha i uppdrag att fullfölja arbetet med den interna organisationsstrukturen.

5 5 / 11 g) Fortsatt utredning om det gemensamma informations- och kommunikationsarbetet I rektors beslut den 23 oktober 2012 ingick att utreda vidare det gemensamma informations- och kommunikationsarbetet utifrån föreslagen organisationsstruktur och utifrån pågående arbete med ny kommunikationsstrategi. Universitetsdirektören har tillsatt en särskild utredare som ska lämna förslag senast 15 januari 2013 på frågeställningar som främst berör den gemensamma kommunikationsorganisationen. h) Utredningsdirektiv gällande analys och utredning om administrativa uppgifter som fullgörs av lärare och forskare Utifrån rektors beslut den 23 oktober har beslut fattats den 5 november 2012 om utredningsdirektiv och utredningsorganisation gällande analys och utredning om vilka och i vilken omfattning administrativa arbetsuppgifter fullgörs av lärare och forskare inom universitetet. Utredningsuppdraget är påbörjat och ska fram till årsskiftet genomföra en förstudie. Utredningsuppdraget som helhet ska avrapporteras senast 30 juni Ytterligare utredningsinitiativ Utifrån rektors beslut den 23 oktober om ny funktionell administrativ organisation och utifrån diskussioner som förts inom implementeringsorganisationen har ytterligare utredningsinitiativ tagits och igångsatts. Det gäller: Uppdrag för framtagande av ett reviderat system för styrdokument kompletterat med normerande beslut Uppdraget omfattar en genomgång av befintliga universitetsgemensamma styrdokument och att se över behovet av normerande beslut med anledning av gällande arbetsordning och delegationsordning. Uppdraget är påbörjat och ska avrapporteras senast 30 juni Översyn av modeller för kostnadsdebiteringar inför budgetåret 2014 I samband med implementeringsarbetet av ny administrativ organisation och i samband med beredningsarbetet inför beslut om planerings- och budgetförutsättningar inför 2013 har frågor tagits upp som berör de modeller för kostnadsdebiteringar som tillämpas. Det gäller kommande campusservice, lokalkostnader, IT-infrastrukturavgift, universitetsbiblioteket och universitetsgemensamma stödfunktioner. I utredningsarbetet inkluderas även att ta fram instrument och metoder för långsiktig kostnadskontroll av de administrativa kostnaderna (OH-kostnader). Utredningsarbetet är påbörjat och ska avrapporteras senast 31 mars Pågående arbete inom implementeringsorganisationen Samordningsgruppen har efter rektors beslut om ny funktionell administrativ organisation fokuserat på givna uppdrag i detta beslut. Detta har i första hand inneburit stöd till start av redovisade utredningsuppdrag och till uppföljning av pågående organisationsutveckling.

6 6 / 11 Inom de olika införandegrupperna i implementeringsorganisationen har arbetet fokuserat på fullföljande av bemanningsarbetet med anledning av beslutad resursdimensionering och på hantering av utestående frågeställningar. Samordningsgruppen följer också det arbete som kompetensgruppen för stödprocesser bedriver. Det gäller att kartlägga kompetensutvecklingsbehov och skapa utbildningspaket för personal inom främst institutionerna. Utbildningspaketen berör administrativa stödområden inom personal, ekonomi, studieadministration och kommunikation. Arbetet är nu inriktat på att kartlägga olika utbildningsbehov och att identifiera målgrupper. Utbildningspaketen planeras vara klara i början av I kompetensgruppens arbete ingår även planerna på en ledarskapsutbildning för de administrativa cheferna. Löpande uppföljning och utvärdering av organisationsreformen Projektet GU förnyas och påföljande implementeringsarbete har berört grundläggande styrningsfrågor för Göteborgs universitet. Viktiga frågor har varit en tydligare arbetsordning och delegationsordning samt effektivare ledningsfunktioner. Institutionernas roll och beslutsbefogenheter har betonats. Den nya funktionella administrativa organisationen ska stödja detta. Utgångspunkten är att institutionerna ska ha de resurser som krävs för att klara de dagliga administrativa uppgifterna med tillgång till expertis inom den gemensamma förvaltningen. Fakulteterna ska fokusera på kvalitet, planering, utvärdering och uppföljning inom fakultetens utbildningsverksamhet och forskningsverksamhet. Den gemensamma förvaltningen ska stå för samordning, normering, effektivisering, expertis och planering av universitetets verksamhet. Den gemensamma förvaltningen ska ge en god och tydlig service till verksamheten. Sammanfattningsvis ska följande kännetecken genomsyra den nya administrativa organisationen: Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar Ändamålsenliga samordningsfunktioner Effektiva ledningsfunktioner Stöd till processorienterat arbetssätt Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införande och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser. Samordningsgruppen anser att dessa syften behöver följas upp. Det behövs en löpande uppföljning av att det nödvändiga gemensamma arbetssättet införs på alla organisatoriska delar. Det behövs också en utvärdering inom några år som kontrollerar om givna kännetecken och syften har uppnåtts. Den löpande uppföljningen sammankopplas förslagsvis med det fortlöpande framtagandet av handlingsplaner och verksamhetsplaner inom ramen för Vision Den mera djupgående utvärderingen föreslås ske efter Universitetsledningen ansvarar för att den löpande uppföljningen sker och att föreslagen utvärdering kommer till stånd.

7 7 / 11 Fortsatt förändringsarbete med ansvar i linjeorganisationen Ett omfattande visionsarbete med inriktningar och prioriteringar inom våra kärnuppdrag forskning, utbildning och samverkan samt inom arbetsmiljöområdet. Ett omfattande utvecklingsarbete inom ramen för GU förnyas med efterföljande implementeringsarbete av en ny funktionell administrativ organisation. Båda dessa initiativ har givit goda förutsättningar till ett fortsatt nödvändigt förändringsarbete inom hela universitetet. Med fattade beslut och avveckling av den särskilda implementeringsorganisationen ligger det fortsatta fulla ansvaret på alla chefer på olika nivåer i organisationen. Samordningsgruppen vill här särskilt peka ut: Prefekternas ansvar att institutionerna har de resurser och kompetens som krävs för att klara de dagliga administrativa uppgifterna Dekanerna, tillsammans med prefekterna, fortsätter arbetet med att fullfölja ambitionerna att skapa bärkraftiga institutioner med ett professionellt administrativt stöd Universitetsdirektörens ansvar att den gemensamma förvaltningens områdesorganisation fortlöpande utvecklas och effektiviseras Universitetsdirektörens, tillsammans med områdescheferna, fullföljer arbetet med en god och tydlig servicenivå gentemot verksamheten samt en tydlig förvaltningsorganisation Universitetsdirektören, tillsammans med områdescheferna, ansvarar för att driva frågorna kopplade till ett gemensamt arbetssätt inom de administrativa funktionerna Det är viktigt att såväl studentrepresentanter som fackliga företrädare även fortsättningsvis involveras i förändringsarbetet. Genomförda riskanalyser med anledning av omorganisationen och åtföljande förändringsarbete tyder på risker med stress och oro samt upplevd otydlighet och brist på information i omorganisationsprocessen. CAMK kommer kontinuerligt att följa upp detta. När det gäller bristen på information i organisationsprocessen så har detta ansvar legat på samordningsgruppen och samtliga införandegrupper. Av detta skäl bör redovisas vilka informations- och kommunikationsinsatser som genomförts inom ramen för implementeringsorganisationen. Sedan starten (början av maj 2012) av implementeringsarbetet har: Under perioden (vecka 19 till 50 med uppehåll i juli och augusti) har drygt 20 chefsbrev skickats varje vecka med aktuell information om implementeringsarbetet. Syftet har varit att ge möjligheter för alla chefer att informera sin personal. Viktiga nyheter presenterade i Rektors nyhetsbrev Kontinuerlig uppdatering av organisationsprojektets hemsida Funktionsmailadress till samordningsgruppen med möjliget att ställa frågor och få direkta svar Fem öppna informationsmöten i slutet av maj och ytterligare fem informationsmöten i september för alla berörda

8 8 / 11 Information på rektors chefs- och prefektmöten Särskilda möten med nyvalda prefekter och dekaner i juni Löpande möten i samordningsforum (samordningsgruppen och alla 14 införandegrupper) för gemensamt informations- och diskussionsutbyte och särskilda möten i september direkt med alla införandegrupper Som ansvarig i samordningsgruppen så känner jag att vi verkligen försökt att få ut all relevant information, men noterar samtidigt den upplevda bristen på just information. Detta visar på vikten av att alla ansvariga chefer tar sitt kommunikations- och informationsansvar med största möjliga vikt. Avslutningsvis vill undertecknad, i min roll som samordningsledare, tacka alla i samordningsgruppen och i de olika införandegrupperna för ett engagerat och konstruktivt samarbete. Jag tycker vi tillsammans på relativt kort tid fullgjort det uppdrag som lämnades till oss i början av maj Vi har tillsammans försökt att ha devisen Om du alltid säger vi får se, händer det aldrig någonting (Nalle Puh) för ögonen. För samordningsgruppen Lars Nilsson Förslag till beslut Rektor beslutar att dekanus för naturvetenskapliga fakulteten inkommer till rektor med underlag till beslut gällande vissa utbildningsadministrativa frågor kopplat till arbets- och delegationsordningen, att områdeschefen för infrastrukturstödet ges i uppdrag att fullfölja en komplett organisation för campusservice till senast 31 mars 2013, att områdeschefen för verksamhetsstödet ges i uppdrag att fullfölja en komplett intern organisation och att fullfölja arbetet med en god och tydlig servicefunktion inom området, att områdeschefen för det administrativa stödet ges i uppdrag att fullfölja etableringen av en stöd- och servicefunktion inom området och att fullfölja den interna organisationsstrukturen inom området, att universitetsdirektören svarar för att en löpande uppföljning av organisationsförändringen sker och att en utvärdering genomförs efter 2015, att i övrigt anteckna avlämnad slutrapport från samordningsgruppen, samt

9 9 / 11 att förklara uppdraget som samordningsledare och samordningsgrupp för implementering av GU förnyas som fullgjort. Pam Fredman Bilaga: Implementeringsorganisation

10 10 / 11 Bilaga: Implementeringsorganisation Samordningsgrupp Lars Nilsson samordningsledare, chef för ekonomiavdelningen Anna Lindholm kanslichef, Sahlgrenska akademin Håkan Berg tidigare kanslichef vid Handelshögskolan, nu chef för personalavdelningen Peter Kim chef för universitetsledningens kansli Marina Ghersetti lektor vid samhällsvetenskapliga fakulteten (lämnade av tidsskäl samordningsgruppen i augusti 2012) Hannah Saldert studeranderepresentant Karoline Axelsson projektkommunikatör, universitetsledningens kansli Viktoria Björcke projektresurs (Prové Management) Gustav Bertilsson Uleberg tillfälligt projektstöd under oktober 2012 Införandegrupper Anna Nordling Eva Idmark-Andersson Catharina Tillman Ulrika Nordberg Petersson Ann-Christin Thor Magnus Petersson Margareta Jansson ordförande i införandegruppen för humanistiska fakulteten ordförande i införandegruppen för samhällsvetenskapliga fakulteten ordförande i införandegruppen för Handelshögskolan ordförande i införandegruppen för utbildningsvetenskapliga fakulteten ordförande i införandegruppen för naturvetenskapliga fakulteten ordförande i införandegruppen för konstnärliga fakulteten ordförande i införandegruppen för IT-fakulteten

11 11 / 11 Anna Brodin Anne-Marie Magnusson Magnus Gunnarsson Eddi Omrcen Marie Smedbro ordförande i införandegruppen för lärarutbildningsnämnden ordförande i införandegruppen för universitetsbiblioteket ordförande i införandegruppen för verksamhetsstödet inom gemensamma förvaltningen ordförande i införandegruppen för administrativa stödet inom gemensamma förvaltningen ordförande i införandegruppen för infrastrukturstödet inom gemensamma förvaltningen Samordningsgruppen och införandegrupperna har utgjort Samordningsforum Referensgrupp Anders Biel Lena Rogström Hans Carlsten Ingela Dahllöf Freddy Hällsten prefekt för institutionen för psykologiska prefekt för institutionen för svenska språket prefekt för institutionen för medicin prefekt för institutionen för biologi och miljövetenskaper prefekt för företagsekonomiska institutionen