Förslag till utbildning för administratörer i budget, uppföljning och analys

Transkript

1 Skrivelser från Navets styrelse UMEÅ UNIVERSITET UCMM Kristina Strindlund Till Universitetsstyrelsen Navets styrelse vill på detta sätt ge stöd för de skrivelser från bl a samhällsvetenskapliga fakultetens och kemiska institutionens administratörer som tillsänts universitetsstyrelsen angående det pågående administrativa utvecklingsprojektet. Vi ställer oss positiva till en övergripande översyn av administrativa rutiner inom universitetet och att man strävar mot mer samstämmiga rutiner över myndigheten. Vi ställer oss däremot tveksamma till om de planerade förändringarna kommer att medföra mer resurser till kärnverksamheten. Vår uppfattning är att det snarare kommer att leda till det motsatta. Vid vårt senaste styrelsemöte, 6/ , var representanter från personal- och ekonomigruppen i det administrativa utvecklingsprojektet inbjudna. Vi ville på detta sätt informera oss om de förestående förändringarna som projektet kommer att medföra. Det kan påpekas att Navets styrelse inte, i egenskap av universitetets nätverk för administratörer, informerats av projektledningen på annat sätt än via de halvårsvisa informationstillfällen som givits. Det hade varit önskvärt. Vi föreslår att man fakultetsvis samlar administratörer och prefekter för en gemensam information med möjlighet till diskussion om de föreslagna förändringarna. NAVETs styrelse genom Kristina Strindlund Inst.sekreterare UCMM Till Registrator Univ.dir. Jan-Erik Ögren Förslag till utbildning för administratörer i budget, uppföljning och analys Det alltmer ansträngda ekonomiska läget ställer idag stora krav på att universitetets

2 institutioner och enheter i god tid kan planera och förutse sina ekonomiska behov. Idag upprättas budget för ett år, men behovet av att upprätta flerårsbudget blir allt större. Kraven på noggrann uppföljning och analys ökar också. Våren 2004 erbjöd Ekonomiadministrativa enheten en halvdagsutbildning i Uppföljning och analys. Utbildningen hölls på en mycket basal nivå och vände sig till de administratörer som arbetat med Raindance i ca ett år. Den tillgodoser därmed inte de behov som finns av fördjupad kunskap inom dessa områden. Vid samtal med ekonomiadministrativa enhetens personal framkom att de inte har möjlighet att erbjuda någon form av fördjupningskurs/utbildning när det gäller uppföljning och analys, inte heller när det gäller budgetarbete. För att säkerställa att rätt kunskap finns gällande budget, uppföljning och analys föreslår NAVETs styrelse att Företagsekonomiska institutionen får i uppdrag att ta fram en utbildning för universitetets ekonomiadministratörer i samarbete med representanter från ekonomiadministratörerna och med personal från Ekonomiadministrativa enheten. Utbildningen ska innehålla: Teorier, modeller och tekniker för budgetering och uppföljning Modeller för kostnads- och intäktsanalyser En genomgång av universitetets/fakulteternas budget och årsredovisning Deltagarna får visa exempel på hur man gör vid den egna institutionen med budgetmodeller och presentation av resultat för styrelse och forskargruppsledare. Utbildningen ska även stärka utvecklingen av ekonomiadministratörernas förmåga att använda modeller och verktyg för att underlätta beslutsfattande i ekonomiska frågor vid institutionerna. NAVETs styrelse genom Birgitta Berglund Kristina Strindlund Inst.sekreterare Inst.sekreterare Medicinsk genetik UCMM Kopior för kännedom till: Rektor Ekonomiadministrativa enheten Personalutbildningen Svar på ovanstående, se dnr ,

3 Registrator Universitetsdirektör Jan-Erik Ögren Förslag till utbildning för administratörer i Excel Projektet administrativ utveckling fokuserar på hur vi tekniskt kan utnyttja våra datasystem på bästa och mest effektiva sätt. Problemet är att det spelar ingen roll hur tekniskt fulländat ett datasystem är så länge användaren inte kan eller vet hur man optimalt skall använda systemet. Som ekonomiadministratör kan man effektivisera sitt arbete en hel del om man är kunnig i Excel. Verkligheten är att alla administratörer inte kan programmet tillräckligt bra och det finns fortfarande administratörer som föredrar räknemaskinen framför Excel. Vill man förkovra sig i programmet finns endast den allmänna kursen i Excel att tillgå som, förutom att den inte är riktad mot någon speciell målgrupp, inte tar upp interaktionen mellan ekonomisystemet och Excel. Vi som administratörer behöver en kurs i Excel som är riktad mot administratörer och som hålls av en person som är bekant både med Excel och ekonomisystemet. Den ska ta upp följande: Vilka rapporter som är lämpliga att föra över till Excel samt hur det skall göras. Hur man kan bearbeta information från ekonomisystemet. Hur man bygger upp modeller som är lätta att arbeta med. Det är viktigt att kursen görs som en vanlig kurs och inte som ett stort seminarium, man behöver få tillfälle att prova själv. Excel är ett suveränt verktyg som underlättar det administrativa arbetet om man vet hur man skall använda programmet. Vi behöver inte lära oss varje liten finess som finns i Excel, men vi behöver lära oss de finesser som är relevanta för vårt arbete och det gör vi inte på de allmänna kurserna. Alternativet är att var och en sitter på sin institution och antingen fortsätter i gamla hjulspår eller försöker uppfinna hjulet på nytt. Administrationen blir varken effektivare eller mindre kostnadskrävande om de personer som skall utföra administrationen inte kan hantera de datasystem och verktyg som finns för att underlätta deras arbete. NAVETS styrelse gm Anna-Lena Tallander Kopia för kännedom Rektor Personalutbildningen EA

4 Registrator Universitetsdirektör Jan-Erik Ögren Förslag till utbildning för administration av EU:s ramprojekt Bidrag till forskning finansierat från EU:s ramprojekt ökar alltmer vid Umeå Universitet. Administrationen av ramprojekten är omständliga och kräver mycket tid. Kunskaperna för att handlägga ramprojekten och leverera godkända redovisningar till Europakommissionen åvilar enskilda ekonomiadministratörer vid institutionerna ingen kompetens för support av administrationen av EU:s ramprojekt finns vid Universitetets centrala ekonomienhet. NAVET nätverket för administratörer vid Umeå Universitet möter mycket ofta administratörer från institutionerna som påpekar de stora bristerna i utbildning för uppdraget. Ingen utbildning för den praktiska hanteringen finns att tillgå inom Universitetet. Därför föreslår NAVETS styrelse: - att Universitetet köper in tjänsten från ett irländskt företag Hyperion LTD som specialiserat sig på utbildning för att söka och administrera EU-bidrag och har lång dokumenterad erfarenhet av utbildningen. Föreläsaren, Dr Sean McCarthy, har tidigare anlitats av Umeå Universitet, då för hur man skriver en bra ansökan för EUprojekt och inte för den riktade utbildningen för administration och redovisning av EU:s ramprojekt. Dr McCarthy är lätt att förstå och kursdokumentationen är ypperlig. Universitetet bör erbjuda denna kurs till de ekonomiadministratörer som redan idag har EU-projekt, de som förväntas få ramprojekt samt även till personal från ekonomienheten, då support till institutionerna är nödvändigt. Kostnaden för kursen (ca 3000 EUR för ca 25 deltagare, plus resa och hotell för föreläsaren) är försumbar jämfört med vad Universitetet förlorar vid felaktiga redovisningar till EC. NAVETS styrelse gm Ingalill Bäckström Kopia för kännedom till: Rektor Personalutbildningen Karl-Erik Renhorn Svar på ovanstående, se dnr ,

5 UMEÅ UNIVERSITET Navets styrelse Till Universitetsdirektör Jan-Erik Ögren Personalchef Johnny Karlsson Vid diskussioner inom Navets olika arbetsgrupper konstaterar vi att stora olikheter finns i informationsflödet från förvaltningens enheter och från fakultetskanslierna till administratörerna ute på institutionerna. Vi efterlyser en samordning och samsyn när det gäller information om och handläggning av administrativa frågor. Den ordning (eller icke-ordning) som gäller idag ger oss administratörer alltför olika förutsättningar att sköta vårt arbete. Ett exempel på bristfällig information inom det Administrativa projektet är PASSportalen som ju berör samtliga anställda vid myndigheten. Under 2005 har informationen till personalen vid Umu om hur projektet fortlöper varit näst intill obefintlig. Fortfarande har en stor del av personalen ingen information om hur det ska fungera trots att systemet beräknas köras skarpt om endast ett par månader. Att hänvisa till projektets hemsida eller till Torsdagsposten är inte tillfredställande, då en hel del personal inte abonnerar på nyhetsbrevet. Ett par seminarier har nyligen hållits som varit tämligen välbesökta dock konstaterar vi att inslaget av lärares/forskares närvaro i det närmaste var obefintligt. Navets styrelse föreslår, att en dialog inleds för att vi ska komma tillrätta med informationsflödesproblemen som råder inom myndigheten. Vi kräver att informationsvägarna fastställs och tydliggörs för att säkerställa att rätt information når rätt person, samt att informationen är likvärdig inom alla fakulteter. Navets styrelse För kännedom: Kanslicheferna vid Umeå universitets fakultetskanslier UMEÅ UNIVERSITET Universitetsdirektören Navets styrelse c/o Kristina Strindlund Umeå universitet

6 Informationen vid Umeå universitet Navets styrelse har i en skrivelse till universitetsdirektören fört fram synpunkter på informationen från förvaltningens enheter och fakultetskanslierna. Informationen i samband med införandet av PASS tas som ett exempel där informationen brustit. PASS är ett delprojekt inom det administrativa projektet. Varje delprojekt har som en del i sin projektbeskrivning en plan för hur informationen ska gå till, särskilt i samband med införandet. I delprojektet PASS beslutades att informationen skulle gå till cheferna i organisationen. Dessa fick sedan uppdraget att föra informationen vidare till sina medarbetare. Cheferna har haft möjlighet att be projektet om hjälp att genomföra informationen. Ansvaret för att informationen till medarbetarna fungerar vilar alltså på cheferna. Projektet har också genomfört seminarier öppna för alla medarbetare vid universitetet om PASS. Vad gäller information för övrigt kan jag enbart svara för universitetsförvaltningen. För informationen från fakultetskanslierna ansvarar respektive dekan och kanslichef. Alla enheter försöker att framför allt via sina webbsidor informera om sin verksamhet och de olika administrativa områden som respektive enhet har ansvar för. Det finns säkert brister, men de försöker vi avhjälpa genom ett kontinuerligt förbättringsarbete. Universitetet har flera IT-system som stöd för det administrativa arbetet. Det är inte alltid lätta att veta till vem eller ens vilken enhet man ska vända sig för att få hjälp. Jag har därför gett Umdac i uppdrag att genomföra ett projekt som heter En ingång stöd och hjälp. Det syftar till att samordna stödet så att den som behöver hjälp ska kunna vända sig till ett ställe med en e-postadress och ett telefonnumret. Där ska man kunna få svar på olika typer av frågor. Jag tar tacksamt emot förslag till andra förbättringsåtgärder, men de måste då vara konkreta så att det blir möjligt för oss att genomföra förbättringen. Jan-Erik Ögren