Närvarande Kjell Jonsson Prorektor Ordförande

Transkript

1 Umeå universitet Rektor Beslut Sammanträdesdatum dnr: UmU Sid 1 (2) Direktiv - utredning gemensamma verkstadstjänster Närvarande Kjell Jonsson Prorektor Ordförande Lars Lustig Universitetsdirektör Chatarina Larson t.f. Förvaltningschef Dennis Jakobsson Sekreterare, registrator Föredragande Lena Bohlin Ärendebeskrivning Universitetsstyrelsen uppdrog till Internrevisionen 2011 att granska interna servicefunktioner. Syftet med granskningen var att besvara revisionsfrågan om universitetets organisation för interna servicefunktioner är ändamålsenlig. Med ändamålsenlig menas i detta avseende fördelaktig och rationell i förhållande till verksamhetens mål. Internrevisionens föreslog i sin rapport, (dnr ) som presenterades för styrelsen i juni 2012 en översyn av verkstadsfunktioner i syfte att utröna möjligheten att nyttja personal och maskiner effektivare. Med anledning av ovanstående uppdras att genomföra en översyn universitetets samlade verkstadstjänster. Beslut/Åtgärd Rektor beslutar att i enlighet med bilaga fastställa Direktiv för universitetets samlade verkstadsresurser, att översynen ska redovisas för rektor senast den 30 juni Kjell Jonsson Expedieras till: Bertil Sundqvist Chatarina Larson Daniel Andersson Kanslichefer Umeå universitet, UMEÅ, Telefon , Telefax , umea.universitet@umu.se

2 Per Ragnarsson

3 Rektor Direktiv Dnr: UmU Sid 1 (3) Uppdrag - Universitetets samlade verkstadstjänster. Uppdrag - Universitetets samlade verkstadstjänster. Fastställt av Rektor Central samverkansgrupp (CSG) Dokumentansvarig Universitetsservice Dokumentidentitet Version 1.0 Datum Status Inför beslut

4 Sid 2 (3) Bakgrund I högskolelagen anges att tillgängliga resurser ska utnyttjas effektivt för att hålla en hög kvalitet i verksamheten. Myndighetsförordningen anger även att lärosätet ska hushålla väl med statens medel. I begreppet ingår att verksamheten ska utövas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Vid inrättande av statens servicecenter angav regeringen att myndigheter generellt inte bör utföra tjänster i egen regi om privata aktörer kan utföra dem mer kostnadseffektivt med bibehållen eller ökad kvalitet. Mot bakgrund av detta beslutade Styrelsen 2011 att internrevisionen ska granska interna servicefunktioner. Syftet med granskningen var att besvara revisionsfrågan om universitetets organisation för interna servicefunktioner är ändamålsenlig. Med ändamålsenlig menas i detta avseende fördelaktig och rationell i förhållande till verksamhetens mål. Internrevisionens föreslog i sin rapport, (dnr ) som presenterades för styrelsen i juni 2012 en översyn av verkstadsfunktioner i syfte att utröna möjligheten att nyttja personal och maskiner effektivare. I Universitetsledningens beslut (dnr / ) tar man fasta på internrevisionens förslag att göra en översyn under innevarande läsår för att utröna vilka möjligheter det finns att bättre än i dag samutnyttja personal, maskiner och lokaler. Vid institutioner Kemi, Fysik och Designhögskolan finns verkstadsfunktioner. Dessa institutioner har uttryckt önskemål om att verkstadstjänster ska finnas tillgängliga inom universitetet. En låg och mycket ojämn efterfrågan med mycket speciella krav gör att tjänsten dessutom är svår att upphandla. Den centrala verkstaden, Unimeg, utför bland annat konstruktion och tillverkning av prototyper. Unimeg sköter också reparationer, service, gör säkerhetsöversyner och fungerar som tekniska konsulter. Verkstaden har datorstöd inom ritning och har en elektronik- och en mekanikavdelning. Antal helårsanställda är 4,5 tjänst. Total kostnadsomslutningen 2012 var 3,6 mkr. Externa intäkter 0,4 mkr. Hyran om 1,6 mkr belastar 50% gemensam finansiering och 50% belastar den verkstaden från Förutom vid Umeå universitet finns även verkstäder vid KI, Luleå tekniska universitet, KTH och Uppsala universitet. Lunds universitet avvecklade vid årsskiftet 2012 sin centrala verkstad, en prototypverkstad för olika forskargrupper, som var organiserad vid LU Service och finansierades enligt köp/sälj. Organisation Beskrivning av ansvar Uppdragsgivarens ansvar Universitetsdirektör Lars Lustig är uppdragsgivare. Uppdragsgivaren ansvarar för att uppdraget löper enligt planerna. Uppdragsledarens ansvar Uppdragsledare är Bertil Sundqvist vid Institutionen för fysik. Uppdragsledaren ska driva uppdraget i enlighet med direktivet.

5 Sid 3 (3) Uppdragsgruppens ansvar Uppdragsgruppen består av Bertil Sundqvist, Fysik (uppdragsledare), Markus Broström, Tillämpad fysik och elektronik Kemiskt-biologiskt centrum (KBC) Anders Jonsson, Institutionen för ekologi, miljö och geovetenskap Johnny Stenman, By6 (Norrlands universitetssjukhus), Molekylärbiologi. (Johnny representerar även UCMM och Medicinsk biovetenskap) Peter Björk, Institutionen för tillämpad fysik och elektronik(tfe) Peter Vikström, Unimeg Erik Ånger, Servicechef KBC Lars Isaksson, Designhögskolan Peter Haglund, Kemiska institutionen Uppdragsgruppen ska både ge kunskap och arbeta aktivt under hela tidsperioden. Tidplan Startar den 19 mars 2013 och ska vara redovisat till rektor senast den 30 juni Uppdrag Med anledning av ovanstående uppdras att genomföra en översyn universitetets samlade verkstadstjänster. Översynen ska besvara Hur är nuläget, styrkor och svagheter för verkstäder vid Umeå universitetet idag. Finansering, organisation, behov och efterfrågan. Hur ser det ut på andra universitet. Hur ska vi organisera och finansiera verksamheten för bästa kvalitet och möjlighet i framtiden? Hur kan vi få bättre effektivitet jämnare efterfrågan? Vid förslag kring förändrad organisering av verkstadsresurs bör konsekvens beaktas kring behovet av upphandlingsresurser och vilka ekonomiska verkningar det medför. Medverkande institutioner; Designhögskolan, Institutionen för fysik, Kemiska institutionen, Universitetsservice samt övriga berörda enheter. Uppdragsledarens institution ersätts med 50 tkr för uppdraget. Finansiering ska ske ur kontot för rektors oförutsedda utgifter. Översynen ska redovisas för Rektor senast den 30 juni 2013.