ÅRSRAPPORT FRÅN INTERNREVISIONEN VERKSAMHETSÅRET 2004

Transkript

1 Dnr SLU ua Internrevisionen /05 Till styrelsen för SLU ÅRSRAPPORT FRÅN INTERNREVISIONEN VERKSAMHETSÅRET Inledning Det övergripande revisionsmålet är att bidra till en förbättrad intern kontroll i universitetets system, rutiner och organisation och till effektivitet och kvalitet i redovisning och verksamhet. Med intern kontroll menas den kontroll som främst den administrativa verksamheten har inbyggd i sina normala rutiner. Det är internrevisionens uppgift att granska att den interna kontrollen är befintlig, ändamålsenlig och effektiv. Efter avslutat verksamhetsår avges en revisionsrapport över revisionens iakttagelser och slutsatser. Efter varje avslutad granskningsinsats rapporteras iakttagelser och föreslagna åtgärder till styrelse, ledning och berörda chefer. Varje enskild granskning avrapporteras både muntligt och skriftligt. Utöver de i revisionsplanen fastställda granskningsinsatserna har vi under året ägnat oss åt bl.a. att utföra mindre granskningar, vara med i diskussioner och ge råd rörande ekonomiadministration, styrnings- och kontrollfrågor, avge revisorsintyg, aktivt medverkat i Internrevisorernas förening samt i nätverket för internrevisorer inom staten. 2. Utförd revision 2004 Revisionsplan 1 för 2004 beslutades av universitetsstyrelsen den 17 december I revisionsplanen angavs följande revisionsområden samt övrigt arbete: Fördelning på verksamhetsgren Uppföljning av strategiska satsningar Lärarnas och doktorandernas arbetssituation Översiktlig genomgång av halv- och helårsbokslut Övrigt arbete Samtliga granskningsområden har granskats i enlighet med planen för 2004 förutom området Fördelning på verksamhetsgren. Denna granskning har blivit något förskjuten, och kommer att avrapporteras under Revisionsplan /03. Postadress Besöksadress Tel Fax E-post Box 7082 Arrheniusplan ulla-kari.fallman@adm.slu.se UPPSALA

2 2(5) 3. Årets avrapportering Under 2004 har dessa dokument avlämnats: 3.1 Lärare och doktoranders arbetssituation, dnr SLU ua / Översiktlig granskning av delårsrapport 2004, dnr SLU ua / Granskning av riktade prioriterade satsningar etapp ett, dnr SLU ua / Granskning av hantering avseende övertalighetsärenden (enligt revisionsplan 2003), dnr SLU ua / Granskning av fastighetsförvaltningen vid SLU (enligt revisionsplan 2003), dnr SLU ua / Översiktlig granskning av årsredovisningen 2003, dnr SLU ua / Granskning av reseräkningssystemet Tur & Retur Avrapporterat till berörda chefer och ansvariga samt styrelsens ordförande Nedan lämnas en sammanfattning av rapporterna. Många av de iakttagna bristerna i rapporterna är redan åtgärdade eller håller på att åtgärdas. Uppföljning kommer att göras under Lärare och doktoranders arbetssituation Lärare Majoriteten av de lärare som ingått i granskningen anser att det är stimulerande och roligt att undervisa och att ha kontakt med studenter. Däremot upplever lärarna en situation med ökad stress, främst beroende på minskade resurser inom grundutbildningen samtidigt som det blivit allt svårare att få externa forskningsmedel till den egna forskningen. Sedan den 1 juli 2000 gäller ett nytt arbetstidsavtal för lärare. Avtalet syftar till att ge lärare och andra anställda vid SLU bättre förutsättningar att bedriva ett effektivt och kvalitativt arbete. Vår granskning visar att alla delar av avtalet inte följs. De största bristerna avser avsaknad av arbetstidsplanering, kompetensutveckling och medarbetarsamtal. Lärarna tvingas själva planera sin arbetstid utan samråd med prefekt eller annan för att inrymma såväl undervisning, forskning, som kompetensutveckling. Flera lärare uppger att de gärna avstår från viss självständighet i utbyte mot bättre stöd och ökat engagemang från respektive chef. Doktorander Doktorander vid SLU behandlas olika beroende på vilken fakultet, institution och forskargrupp de tillhör. En vanlig orsak till problem är att handledare och doktorand inte i förväg kommit överens om vilka förutsättningar som gäller för forskarutbildningen samt vilka krav och förväntningar parterna har på varandra. Dessutom saknas ofta rutiner för hur introduktion, uppföljning och eventuella problem ska hanteras av institution och fakultet.

3 3(5) 3.2 Översiktlig granskning av delårsrapport 2004 Osäkerhet finns angående kvaliteten på den finansiella redovisningen vad gäller fördelning på verksamhetsgrenar. Internrevisionen bedömer emellertid att delårsrapporten inklusive prognos för räkenskapsåret 2004, i allt väsentligt uppfyller kraven på återrapportering och redovisning samt ger en riktig bild av universitetets ekonomi. 3.3 Granskning av riktade prioriterade satsningar etapp ett Regeringen anser att det är angeläget att lärosätena i ökande grad och inom ramen för befintliga medel gör omprioriteringar och strategiska satsningar. Styrelsen är den som utarbetar principerna för sådana strategiska prioriteringar samt fattar de beslut som krävs för genomförandet. Som ett led i universitetets strategiarbete ingår styrelsens riktade prioriterade satsningar. Det finns ett stort behov att tydliggöra vad SLU:s styrelse och ledning avser att uppnå med de strategiska satsningarna samt hur man betraktar/bedömer långsiktigheten i dessa satsningar. För att möjliggöra effektivt resursutnyttjande är det viktigt att samtliga förutsättningar och riktlinjer för dessa satsningar tydliggörs samt att organisatoriskt ansvar förtydligas. Då de av styrelsen riktade strategiska satsningarna är begränsade till fyra år är det viktigt med uppföljning av varje projekt. En bedömning måste göras om projektet blev den strategiska vässning som efterfrågats och om verksamheten fortsatt ska prioriteras. 3.4 Granskning av hantering avseende övertalighetsärenden Inom SLU pågår en identifiering av övertaliga för den omgång av uppsägningar som ska genomföras under Det är viktigt för SLU att i detta läge besluta sig för den fortsatta inriktningen av verksamheten så att inte kortsiktiga beslut leder till att strategiskt viktig forskning eller utbildning går förlorad. SLU bör driva en mer konsekvent arbetsgivarlinje. Målen med övertalighetsarbetet och arbetsmetoderna måste vara tydligare. Det är viktigt att effektivisera rutinerna i detta arbete. Om kostnader för övertalighetsarbetet inte begränsas föreligger risk för att kvarvarande verksamhet hotas. Personalavdelningen har övergripande ansvar i detta arbete och måste noggrant följa upp ärenden så de inte fastnar någonstans inom universitetet. Avdelningen bör utarbeta en tydlig handläggningsordning, där varje moment har en angiven tidsgräns. Avvikelser från handläggningsordningen och de tidsgränser som är kopplade till varje moment bör analyseras/motiveras. Det är inte bra för vare sig universitetet, den övertalige eller andra anställda, att ärenden drar ut på tiden. 3.5 Granskning av fastighetsförvaltningen vid SLU SLU:s enhet för fastighetsförvaltning, kallad Husbonden (HB), utövar fastighetsägaransvar för samtliga SLU-ägda fastigheter. HB:s ansvar innebär i första hand att tillhandahålla lokaler, mark och skog för forskning och utbildning vid SLU. HB var före 2002 organisatoriskt placerad direkt under universitetets styrelse. I december 2001 fastslog styrelsen att beslut rörande HB fortsättningsvis ska fattas av rektor. Detta beslut innebar att HB infogades i universitetets organisationsstruktur som en enhet inom Tekniska byrån, nuvarande fastighetsavdelningen.

4 HB agerar fortfarande mycket självständigt i frågor rörande förvaltning av SLU:s fastigheter. Det primära syftet med att tydligt särskilja HB från den övriga organisationen har vi identifierat som att verksamheten tydligare skulle efterfråga lokaler genom att HB kunde vara flexibel och agera snabbt samt att HB skulle kunna agera som ett mer eller mindre fristående fastighetsbolag och därmed minska SLU:s kostnader. Internrevisionen kan konstatera att denna självständighet inte medfört någon påtaglig effekt på vare sig efterfrågan eller SLU:s ekonomi. Internrevisionen ifrågasätter behovet och effekten av att HB inte ingår i den övriga organisationen. En tydlig placering i linjeorganisationen med tillhörande direktiv kan enligt vår mening ge en lika effektiv förvaltning av fastighetsbeståndet. Vår uppfattning är att förvaltningen av egna fastigheter arbetar i ett mellansystem som inte är till gagn för SLU:s ekonomi och verksamhet. Vår bedömning är att organisationen av SLU:s fastigheter bör tydliggöras och att bättre anpassas till SLU:s linjeorganisation. Vi har identifierat ett antal brister i SLU:s fastighetsförvaltning. Bristerna beror bl.a. på otydliga direktiv från universitetsledningen i kombination med oklar strategi för var och hur SLU:s verksamhet ska bedrivas. HB saknar erforderliga underlag från ledning och verksamhet för att utforma en god långsiktig planering. Vår bedömning är att verksamhetens behov av lokaler och egendomar bättre skulle tillgodoses med en sådan planering. Under har en del åtgärder vidtagits för att förbättra styrningen av fastighetsförvaltningen. Exempelvis kan nämnas rektors beslut om organisation och direktiv för fastighetsförvaltningen samt att överföra driften av egendomarna till fastighetsförvaltningen. Inget har framkommit i granskningen som tyder på att SLU inte följer gällande lagar, regler och förordningar. Vi har inte funnit något som väsentligt tyder på att SLU inte uppfattas som seriös fastighetsägare och att staten inte fortsättningsvis skulle sanktionera att SLU äger fastigheter. 3.6 Översiktlig granskning av årsredovisningen 2003 Osäkerhet finns angående kvaliteten på den finansiella redovisningen vad gäller fördelning på verksamhetsgrenar. Internrevisionen bedömer emellertid att årsredovisningen för räkenskapsåret 2003, i allt väsentligt uppfyller kraven på återrapportering och redovisning samt ger en riktig bild av universitetets ekonomi. 3.7 Granskning av reseräkningssystemet Tur & Retur 4(5) Internrevisionen fick under året indikationer på säkerhetsbrister i reseräkningssystemet Tur & Retur (T&R). Detta reseräkningssystem används av flera universitet och högskolor i Sverige. I samarbete med internrevisionen vid Uppsala universitet gjordes en översiktlig granskning av systemet. Vissa åtgärder för att förbättra säkerheten har vidtagits med anledning av denna granskning. Vi har konstaterat att det fanns risk för otillbörlig och/eller felaktig utbetalning till följd av bristfälligt beaktande av interna styrnings och kontrollmoment vid utformning av såväl det tekniska systemet T&R som de administrativa rutinerna i anslutning till detta. Det har förelegat stora möjligheter för obehöriga att få åtkomst till systemet.

5 Internrevisionen rekommenderar universitetsledningen att, sedan identifierade brister åtgärdats, kvalitetssäkra resultatet för att säkerställa att system, rutiner och instruktioner håller en godtagbar säkerhetsnivå. Internrevisionen rekommenderar även universitetsledningen att säkerställa att rutinerna för implementering av administrativa system utformas så att brister av den typ som noterats inte uppstår igen. 5(5) Ulla-Kari Fällman Internrevisionschef Anna-Lena Herfindal Internrevisor