Navets verksamhetsberättelse 2005

Transkript

1

2 Navet - Nätverk för administratörer vid Umeå universitet NAVET Umeå universitets administratörer bildade i februari 2000 ett nätverk som går under namnet Navet. Det krävs inget medlemskap, utan nätverket är till för alla administratörer vid Umeå universitet. Navet leds av en styrelse bestående av sju ordinarie ledamöter och tre suppleanter. Målet är att dessa ska representera samtliga fakulteter, förvaltningen och Sekreterarföreningen. Ledamöterna i styrelsen är kontaktpersoner för arbetsgrupper, som i sin tur har bildats för att arbeta med aktuella frågor för administratörer. Till de olika grupperna söker sig intresserade genom kontaktpersonerna. Arbetsgrupperna är sex till antalet: Ekonomigruppen, Personalgruppen, Kompetensutvecklingsgruppen, Sekreterarföreningen, Kontaktgruppen och Studieadministrativa gruppen. Kontaktgruppen har varit vilande under året. Styrelsen och arbetsgrupperna för ut och tar emot information till och från nätverkets medlemmar via e-post, hemsida på Internet och personlig kontakt med kollegorna. Vid styrelse- och arbetsgruppsmöten förs minnesanteckningar, som sedan läggs ut på Navets hemsida. Aktiviteter Sedan Navet startade i februari 2000 har en stor del av tiden gått åt till att skapa rutiner, både i arbetsgrupperna och i styrelsen, samt att formulera mål för hur och med vad Navet ska arbeta. Detta har fortgått under Det positiva som hänt under 2005 är att personal- och studieadministrativa grupperna aktiverats vilket visar att behovet av nätverket finns. Följande aktiviteter har varit på dagordningen: Navets hemsida uppdateras kontinuerligt av Ejvår Falck. Adress: Ett mål har varit att Navet ska ses som en naturlig diskussionspart i frågor som rör administratörer. I slutet av året efter att Navets styrelse skickat en skrivelse angående informationsflödet vid UmU till Jan-Erik Ögren och Johnny Karlsson, så kontaktade arbetsgruppen för intern information Navets styrelse och ett möte bokades in i januari Navets styrelse kommer under 2006 att tillsammans med arbetsgrupperna arbeta för att säkerställa att informationen från förvaltningsenheterna och fakultetskanslierna når ut till alla berörda på ett likartat sätt. Under 2005 har Navets styrelse skickat följande skrivelser till Jan-Erik Ögren/universitetsstyrelsen - Skrivelse Informationsflöde till institutionerna från fakultet och ledning Resultat av tidigare inskickade skrivelser: 1

3 Skrivelsen Förslag till utbildning för administration av EU:s ramprojekt skickades under 2004 och där har en utbildning genomförts. Skrivelsen Förslag till utbildning för administratörer i Excel har lett till att en kurs tagits fram och genomförts vid ett tillfälle, ytterligare ett kurstillfälle kommer att genomföras i mars-april 2006 och även ytterligare ett tillfälle är på gång. Arbetsgrupperna Ekonomigruppen Gruppen har under året träffats fyra gånger. Sammankallande har varit Emma Olofsson och Margareta Brinkstam. I snitt har drygt 28 personer deltagit vid träffarna. Under året har bl a följande frågor diskuterats - elektronisk fakturahantering - avtalskatalogen - catering - profilartiklar - tryckning - taxi direkt - dokumenthantering - resebyråtjänster, bl a att Nyman & Schultz dragit in sitt Umeåkontor - elektronisk beställning - bokning av caféer och andra utrymmen - excelkurs för administratörer en arbetsgrupp tillsattes med uppdrag att undersöka intresset och med det som underlag gå vidare i diskussionerna - administrativa utvecklingsprojektet - EU-projekt redovisning och uppföljning Lorentz Karlsson, planeringsenheten informerade i februari om elektronisk fakturahantering, avtalsdatabasen och aktuella upphandlingar. Christina Adolfsson, EA, informerade i april om läget för E-fakturaprojektet. Lorentz Karlsson, planeringsenheten, informerade i oktober om beställningsprojektet och om vad som händer under tiden då Universum byggs om. Lorentz efterlyste också personer som är intresserade av att vara med i upphandlingsgrupper och slog också ett slag för upphandlarkonferensen i september Christina Karlberg, moderna språk, Ann-Charlott Dalberg, fysik och Solveig Byström, UB, berättade i november om sina erfarenheter från införandet av elektroniska fakturor. Ekonomigruppen fungerar fortfarande som ett brett kontaktnät över fakultetsgränserna med 65 namn på sändlistan och de flesta har varit närvarande vid något av årets möten. 2

4 Personalgruppen Under året som varit har den administrativa processen hunnit en bit. Personalgruppens träffar har varit väldigt präglade av denna process. Vi har haft väldigt stor uppslutning på mötena i slutet på året. Under våren 2005 har den personaladministrativa processen varit lite tystare och därför har behovet av möten varit mindre. Vi har bland annat diskuterat PASS som nu vissa fakultet använder i skarp version. Vi har pratat om administratörens roll i organisationen. Hur ser man på administration i framtiden inom Umeå Universitet. PASS Vi har diskuterat vad införandet av självservice skulle innebära för Umeå universitet. Om det strategiska HR (HR=Human Resources, eller personalfunktionen) som skulle växa med kompetens- och utbildningsplanering, rekrytering, lönebildning, verksamhetsanalyser vid införandet av självservice. Den operativa HR-delen som reseadministration, lönehantering, kursadministration och LAS-hantering skulle minskas ner. Vi har pratat om: Vad är skillnaden från hur vi jobbar nu. Det vi gör på papper i dag kommer vi att göra via datorn i morgon. Fördelarna är att alla anställda har tillgång till systemet och även sina egna uppgifter. Chefer kan få tag i direkt information om en anställd utan att gå via en administratör. Personalhandläggaren får bättre rutiner och kan ägna sig mer åt strategiska arbetsuppgifter. Löneadministratörerna blir help-desk, specialister eller utbildare. Vi måste vara beredda att möta den nya generationen. Detta är även ett led i att vara en attraktiv arbetsgivare. Det pågår dubbelarbete på många håll och det får man tag i när man inför självservice. Det skall finnas en tro att anställda och chefer klarar av egenrapportering. Detta kommer att ge bättre överblick på information vilket kommer leda till att vi kan ge bättre service, minska administrativa kostnaden, få mer tid till strategisk HR och förbättra medarbetartillfredsställelsen. Administrationens status Vi har haft diskussioner om administrationens status inom Umeå universitetets verksamhet. Nu är administrationen skild från kärnverksamheten. Hur skall vi, professionella administratörer kunna förändra vår situation? Vi måste göra administrationen till en egen profession. Visa att det finns karriärvägar. Definiera vad administration är Befattningsbeskrivningar på alla administrativa tjänster Kompetensutvecklingsplaner till alla tjänster Måste visa på vinst för institutionen att ta fram dessa redskap Vi kom fram till att vi skulle träffas och ha fyra seminarier där vi bjuder in folk som kan inspirera och stimulera oss i vår tankeverksamhet inför t.ex. mallar för befattningsbeskrivningar, policydokument etc. Verktyg för att höja statusen för administratörer. Ställa frågan; Vad är administration?. Hur ser det ut vid andra universitet runt om i landet? Detta kommer vi att göra under Sekreterarföreningen Under 2005 har föreningen ordnat tre aktiviteter. Under våren åkte vi till IKEA och ockuperade varuhuset ett par timmar. Hösten bjöd på två aktiviteter. Lars Nyberg höll en 3

5 föreläsning om minnet och terminen avslutades med bowling och julgröt på Bowlinghallen. Styrelsen hade som målsättning vid början av året att öka deltagarantalet på våra aktiviteter vilket vi delvis lyckades med. Kompetensutvecklingsgruppen Det är viktigt att det finns en genomtänkt syn och gemensam plattform för hur universitetet arbetar med utbildnings- och utvecklingsarbetet för personalen. I universitetets kompetensutvecklingspolicy slås fast, att all personal ska få möjlighet till kompetensutveckling, samt att individernas behov och önskemål skall tillgodoses i så stor utsträckning som möjligt. Satsningarna på utveckling bör vara selektiva. Vi administratörer konstaterar, att vår grupp sällan eller aldrig selekteras, utan att vi själva måste driva på för att få den kompetensutveckling som vi behöver för våra ständigt förändrade arbetsuppgifter och nya datorstödda system. Kompetensutvecklingsgruppens arbete med att få en utbildning för ekonomiadministratörer med EUs ramprojekt föll väl ut och en utbildning har hållits som var mycket uppskattad. Önskemål om att utbildningen ska vara återkommande i någon form har framförts till ledningen. En utbildning i Excel för ekonomiadministratörer med intresse för att bearbeta utdata från Raindance i Excel har också genomförts på initiativ från Navets kompetensutvecklingsgrupp Studieadministrativa gruppen Under våren och sommaren har gruppen varit vilande. Gruppen har endast träffats en gång under 2005 ( 8 nov) och då med 28 deltagare. Vid träffen så bjöds Birgit Björkstrand som sitter i styrgruppen för Administrativ utveckling. Sammankallande har varit Malin Larsson och Marianne Nilsson Kontaktgruppen Är vilande. 4