Navet - Nätverk för administratörer vid Umeå universitet

Transkript

1 NAVET Umeå universitets administratörer bildade i februari 2000 ett nätverk som går under namnet Navet. Det krävs inget medlemskap, utan nätverket är till för alla administratörer vid Umeå universitet. Navet leds av en styrelse bestående av sju ordinarie ledamöter och tre suppleanter. Målet är att dessa ska representera samtliga fakulteter, förvaltningen och Sekreterarföreningen. Ledamöterna i styrelsen är kontaktpersoner för arbetsgrupper, som i sin tur har bildats för att arbeta med aktuella frågor för administratörer. Till de olika grupperna söker sig intresserade genom kontaktpersonerna. Arbetsgrupperna är sex till antalet: Ekonomigruppen, Personalgruppen, Studieadministrativa gruppen, Kompetensutvecklingsgruppen, Kontaktgruppen och Sekreterarföreningen. Styrelsen och arbetsgrupperna för ut och tar emot information till och från nätverkets medlemmar via e-post, hemsida på Internet och personlig kontakt med kollegierna. Vid styrelse- och arbetsgruppsmöten förs alltid minnesanteckningar, som sedan läggs ut på Navets hemsida. Aktiviteter Sedan Navet startade i februari 2000 har en stor del av tiden gått åt till att skapa rutiner, både i arbetsgrupperna och i styrelsen, samt att formulera mål för hur och med vad Navet ska arbeta. Följande större projekt har stått på dagordningen: Navet har av Rektor fått pengar till årsavgift för hyra av serverutrymme på Umdac. Hemsidor har skapats och hålls uppdaterade av Ejvår Falck, kontaktgruppen. Adressen är Navet har hos universitetsledningen begärt att få hålla arbetsgrupps- och styrelsemöten på arbetstid. Universitetsledningen avslog begäran och hänvisade till respektive institution/ enhet att besluta om deltagande på arbetstid. Navet har av Konferensmedlen beviljats pengar för en nationell nätverkskonferens. Konferensen skulle diskutera befintliga nätverk och ett eventuellt nationellt nätverk. Inbjudan gick till kontaktpersoner för befintliga nätverk vid universitet och högskolor samt representanter för de universitet och högskolor som ännu inte har ett fungerande nätverk. Konferensen ägde rum den september 2001 och hoppas få en uppföljning år En Temadag för diskussion om kompetensutveckling för administratörer ordnades på universitetet. Temadagen delades upp i tre olika kategorier: ekonomi-, personal- och studieadministration. Resultatet av temadagen har utmynnat i en skrivelse till enheten för personal- och organisationsutveckling.

2 Navet - Nätverk för administratörer vid Umeå universitet

3 Navets verksamhetsberättelse 2003 NAVET Umeå universitets administratörer bildade i februari 2000 ett nätverk som går under namnet Navet. Det krävs inget medlemskap, utan nätverket är till för alla administratörer vid Umeå universitet. Navet leds av en styrelse bestående av sju ordinarie ledamöter och tre suppleanter. Målet är att dessa ska representera samtliga fakulteter, förvaltningen och Sekreterarföreningen. Ledamöterna i styrelsen är kontaktpersoner för arbetsgrupper, som i sin tur har bildats för att arbeta med aktuella frågor för administratörer. Till de olika grupperna söker sig intresserade genom kontaktpersonerna. Arbetsgrupperna är sex till antalet: Ekonomigruppen, Personalgruppen, Kompetensutvecklingsgruppen, Sekreterarföreningen, Kontaktgruppen och Studieadministrativa gruppen. De två sista har varit vilande under året. Styrelsen och arbetsgrupperna för ut och tar emot information till och från nätverkets medlemmar via e-post, hemsida på Internet och personlig kontakt med kollegierna. Vid styrelse- och arbetsgruppsmöten förs minnesanteckningar, som sedan läggs ut på Navets hemsida. Aktiviteter Sedan Navet startade i februari 2000 har en stor del av tiden gått åt till att skapa rutiner, både i arbetsgrupperna och i styrelsen, samt att formulera mål för hur och med vad Navet ska arbeta. Detta har fortgått under Följande aktiviteter har varit på dagordningen: Navets hemsida uppdateras kontinuerligt av Ejvår Falck. Adress: Navet har diskuterat frågan om fadderverksamhet för nyanställda administratörer ytterligare. Informationsblad om fadderverksamheten och Navets verksamhet läggs med i det material som alla nyanställda får. Styrelsen försöker bevaka nyanställningarna så att ett personligt besök sedan kan ske. Navet har arbetat för att vi ska synas mera. Ett resultat av detta arbete var en artikel i personaltidningen, Aktum nr 7/2003, Navet besöker nya administratörer. Framöver kommer Navets styrelse att inrikta sig på hur vi ska kunna synliggöra oss på ett bättre sätt, både på bredden och på höjden. Ett mål är att Navet ska ses som en naturlig diskussionspart i frågor som rör administratörer. 2 (4)

4 Navets verksamhetsberättelse 2003 Arbetsgrupperna Ekonomigruppen Gruppen har under året träffats sex gånger. De tre första tillfällena under året med Ann- Charlott Dalberg som sammankallande, från och med juni med Emma Olofsson och Margareta Brinkstam som sammankallande. I genomsnitt har drygt 10 personer deltagit vid träffarna. Under året har bl a följande frågor diskuterats - budgetmallen - rapporter och uppföljning i Raindance - EA-handboken - nya kontoplanen inkl frågor om motpart/finansiär - avtalsdatabasen - bluffakturor - sidosystem till Raindance - e-fakturor - utländska leverantörsfakturor - betalvillkor - engångsleverantörer Lorentz Karlsson informerade i juni om avtalsdatabasen och svarade på frågor från deltagarna. Christina Adolfsson informerade i oktober om projektet EFAR, Effektivare hantering av leverantörsfakturor vid universitetsförvaltningen och UB, bakgrund och lägesrapport. Livlig diskussion om svårigheter och möjligheter. Christina inbjöd ekonomigruppen att lämna synpunkter inför det fortsatta arbetet. Ett möte var inplanerat i december men ajournerades p.g.a. att endast två personer dök upp (troligen p.g.a. hög arbetsbelastning och informationsmöten inför bokslut). Ekonomigruppen fungerar fortfarande som ett brett kontaktnät över fakultetsgränserna med 45 namn på sändlistan och de flesta har varit närvarande vid något av årets möten. Personalgruppen Gruppen återupptog sina träffar i april 2003 med Anita Dreyer som ny sammankallande. Under året träffades gruppen och åt lunch ungefär en gång i månaden. Vi tog upp och diskuterade aktuella frågor inom personalområdet. Vid varje lunch träffades ca 8 personer. Gruppen var i kontakt med personalkonsulent Anders Sjöström angående långtidssjukskrivningar bland administratörer. Huruvida information om Navet når ut till nya administratörer samt hur Navet ska få kännedom om nya administratörer diskuterades. Då Anita Dreyer väntade barn i oktober diskuterades även gruppens framtid och man kom fram till att försöka med en modell med fasta tider för våren 2004 istället för en sammankallande. 3 (4)

5 Navets verksamhetsberättelse 2003 Ett stort tack till alla som deltagit i personalgruppens möten. Anita Dreyer Perkiömäki Sekreterarföreningen vid Umeå universitet (Anna-Lena Tallander ) Vi skickade ut en enkät under våren för att ta reda på hur våra medlemmar vill att föreningen skall fungera. Nästan alla som svarade på enkäten var överens om att föreningen skall fungera som en mötesplats där man inte nödvändigtvis pratar jobb utan bara umgås och har trevligt. Vi fick många förslag på aktiviteter och styrelsen kommer att försöka tillgodose medlemmarnas önskemål om aktiviteter i den mån vi kan. I början av maj åkte en busslast glada sekreterare på shoppingutflykt till Häggströms modehus. Resan inleddes med middag i vacker 1400-tals miljö på Levar hotell. Enligt ryktet fanns det inte mycket kläder kvar i butiken när bussen startade hemresan till Umeå. Hösten fortsatte i shoppingens tecken. I oktober ordnande föreningen en IKEA-resa, efter tips från den enkät som våra medlemmar svarat på under våren. Året avslutades med en julavslutning på Nolia i början av december. Förutom lättare förtäring gavs vi också en visning av Nolia, både av rum och konferenslokaler. Kompetensutvecklingsgruppen Den ombildade kompetensutvecklingsgruppen har haft ett möte under året och lagt upp strategier för kommande arbete. Fyra personer har anmält intresse för gruppen. Vårterminens temadag om God administration som arrangerades av universitetets kvalitetskommitté lockade ca 200 personer. Utvärderingen av temadagen visade, att ett relativt brett utvecklingsarbete pågår inom universitetet. Många förslag på nya kompetensutvecklande temadagar nämndes, men också bristen på mål och styrning från universitetets ledning. Kompetensutveckling sker idag på individens eget initiativ och oftast med övertid som resultat, då ingen avsatt tid finns för sådana aktiviteter. En enkät kommer att gå ut till alla administratörer om önskad kompetensutveckling. Resultatet av den enkäten skall presenteras för personalchefen och POU. Studieadministrativa gruppen Har varit vilande under 2003 p.g.a. att ingen sammankallade funnits. Styrelsen har på olika sätt försökt värva en person för detta uppdrag. Kontaktgruppen Är också vilande. 4 (4)

6 Navet har diskuterat frågan om fadderverksamhet för nyanställda administratörer. Efter information i de olika arbetsgrupperna har ett antal administratörer frivilligt anmält sig att vara fadder för nyanställda. Informationsblad om fadderverksamheten och Navets verksamhet kommer att läggas med i det material som alla nyanställda får. Frågan om en personalpool för administratörer har också diskuterats. Resultatet blev en skrivelse till universitetsledningen med förslag till inrättande av en personalpool samt hur bemanningen av en sådan pool skulle kunna lösas. Ett flertal seminarier har hållits. Läs mer under respektive arbetsgrupp. Navet har arbetat för att vi ska synas mera. Ett resultat av arbetet var en artikel i personaltidningen Aktum nr 1/2001 samt en blänkare på webbsidan För dig som är anställd. Framöver kommer Navets styrelse att inrikta sig på hur vi ska kunna synliggöra oss på ett bättre sätt, både på bredden och på höjden. Ett mål är att Navet ska ses som en naturlig diskussionspart i frågor som rör administratörer. Arbetsgrupperna Ekonomigruppen Ekonomigruppen har sedan starten i februari 2000 träffats vid 14 tillfällen. Mötena har förlagts till de olika deltagarnas egna arbetsplatser och den som bjudit in till träffen har också ansvarat för att minnesanteckningar förts. Från och med ht-01 träffas gruppen var sjätte vecka. Vid de träffar som genomförts har i genomsnitt ca 10 personer varit närvarande. Arbetsgruppen har diskuterat Hantering av budgetmall med möjlighet till uppföljning på projektnivå Gemensam rutin för märkning av inventarier Upphandling, information om ingångna avtal Kompetensutveckling Informationsportal ett sätt att ge fler en möjlighet att ta ut information från ekonomisystemet Fadderverksamhet för nyanställda administratörer Personalpool stöd av korttidskaraktär för befintlig administrativ personal För fördjupad information har ekonomigruppen vid ett antal tillfällen bl a bjudit in personal från ekonomiadministrativa enheten samt den som varit ansvarig för utveckling av budgetmallen. Ekonomigruppen har skapat ett brett kontaktnät över fakultetsgränserna för utbyte av erfarenheter och diskussion av aktuella frågor och det är något vi vill behålla och fortsätta att utveckla.

7 Ekonomigruppen har utsett fem personer vilka ska fungera som kontaktpersoner för nyanställda administratörer. Kompetensutvecklingsgruppen I Navets alla arbetsgrupper diskuteras kompetensutveckling, eftersom det är ett viktigt område för administratörerna. Det är kanske en anledning till att det har varit svårt att rekrytera medlemmar till kompetensutvecklingsgruppen, eftersom man redan tillhör andra grupper. Ulla Westermark, Margareta Brinkstam och Kristina Sjögren har träffats en gång, då vi diskuterade kompetensutvecklingsmöjligheter både inom Umeå universitet och externt. Vi funderade på att lägga in länkar till alla möjliga kompetensutvecklingsföretag på nätet, men det är ännu inte gjort. Vid Navets temadag om kompetensutveckling den 27 september 2001 för ekonomi- studieoch personaladministratörer deltog gruppens medlemmar, och temadagen resulterade i en skrivelse till enheten för personal- och organisationsutveckling om behovet av att återuppta fempoängskurser enligt den modell som tidigare genomförts. Vid den nationella konferensen september 2001 redovisade vi läget för kompetensutvecklingsmöjligheter vid Umeå universitet, och vi fick också höra hur man har det vid de övriga universiteten. Kontaktgruppen Kontaktgruppen har träffats ungefär en gång per månad. Antal deltagare har varit i snitt fyra. De frågor som har diskuterats är i huvudsak desamma som för Navet som helhet, nämligen Webbsidor Kontaktgruppen har huvudansvaret för webbsidorna. I kontaktgruppen återfinns också Navets webbredaktör. I ansvaret ingår att regelbundet uppdatera informationen, lägga in aktuell information som berör administratörer samt att lägga in minnesanteckningar både från Navets styrelse och från arbetsgrupperna. Nätverk Kontaktgruppens arbete med förberedelserna inför den nationella nätverksträffen i september 2001 innebar bl.a. att skicka ut inbjudan till universitet och högskolor samt att på webbsidan lägga ut dokumentationen från nätverksmötet. Aktum För att presentera Navet för universitetets administratörer tog kontaktgruppen kontakt med personaltidningens redaktör. Han skrev först en blänkare om Navet och gjorde senare ett reportage om Navet i Aktum nr 1/2001.

8 Länkar på hemsidan Det är viktigt att arbetsinformation som rör administratörer är lättillgänglig. Kontaktgruppen har sammanställt ett flertal länkar till myndigheter, företag, organisationer, interna enheter m.fl. Synliggörande av Navet Denna sista punkt kommer även att vara den dominerande under det verksamhetsår som kommer. En broschyr om Navet håller på att tas fram, och den kommer att vara ett bra sätt för oss att sprida information om Navet på olika nivåer inom universitetet. En person från gruppen har anmält sig att vara fadder för nyanställda. Personalgruppen Totalt har personalgruppen träffats 11 gånger. Många av träffarna har varit av typen lunchträff på Universum. Antalet deltagare har varit mycket varierande, som mest ca 40 personer (till träffen om rehabfrågor). I genomsnitt har ca 10 personer deltagit /träff. Aktiviteter Information om rehabfrågor av Anders Sjöström Träffen innehöll faktabeskrivning, vad säger lagen? Ärendets gång. Förslag till innehåll i rehabplan. Statistik sjukfrånvaro inom Umeå universitet. Avslutningsvis frågestund, diskussion och erfarenhetsutbyte. Information om rapporten Kvalitet i personalarbetet Tre av personalsekreterarna informerade om bakgrund, syfte, analys och framtidsvisioner. Därefter givande diskussion, mellan personalsekreterarna och övriga administratörer, utifrån rapporten. Deltagarna informerades också om att samhällsvetenskapliga fakulteten har genomfört ett arbete med att kartlägga det administrativa stödsystemen inom Umeå universitet. Intervjuer har skett med administratörer och institutionsledning. Erfarenhetsutbyte kring introduktionsmaterial för nyanställda Sex olika introduktionsmaterial presenterades av administratörer från olika institutioner och enheter. Uppbyggnaden av materialen ser ganska olika ut. Några av deltagarna saknar idag ett material och har kommit för att få inspiration till ett helt nytt. Gruppen konstaterar att ett gemensamt basmaterial skulle behöva skapas av Umeå universitet och läggas ut på webben. Där skulle ansvariga ute på institution/enhet kunna hämta hem och anpassa till arbetsplatsens förutsättningar. Skrivelse angående personalpool Navets personalgrupp har på uppdrag av Navets styrelse författat en skrivelse ang personalpool för administrativa uppgifter. Arbetet påbörjades i september 2001 och efter ett

9 antal träffar med detta tema skickades den slutliga skrivelsen in till universitetsledningen i januari Övrigt Hemsidan har försetts med länkar som är särskilt användbara för oss som arbetar med personalfrågor det arbetet fortsätter. Inom gruppen har tre personer tagit på sig att vara faddrar för nyanställda administratörer. Framtiden Naturligtvis följer vi med spänning arbetet med att införa det administrativa stödsystemet Primula på institutions-/enhetsnivå. Arbetet med att skapa ett gemensamt introduktionsmaterial för nyanställda inom Umeå universitet kommer också att bevakas. Vad blir svaret från universitetsledningen angående personalpool? Vi väntar med spänning. Sekreterarföreningen vid Umeå universitet Sekreterarföreningen är en ideell förening som ska främja sekreterarnas/administratörernas gemensamma intressen samt verka för gott kamratskap, sammanhållning och kontakt över fakultetsgränserna. En årlig medlemsavgift à 100 kr tas ut av medlemmarna för att finansiera de aktiviteter som ordnas. Medlemmarna återfinns inte bara vid Umeå universitet utan även vid Sveriges lantbruksuniversitet och Arbetslivsinstitutet. Föreningens verksamhet bedrivs utanför arbetstid och dess aktiviteter spänner över många intresseområden. Som exempel kan nämnas visning av Designhögskolan, ergonomi, UmUs profilprogram, seminarier med föreläsare från Umeå universitet, modevisningar, pensionsplanering, trädgårdskunskap, stadsvandring, vinprovning m.m. Ett led i föreningens arbete för att förbättra kontakten mellan medlemmarna är att förlägga aktiviteterna i olika geografiska lokaliteter, nästan alla hus inom campus har hittills besökts. Antalet medlemmar uppgick under år 2001 till 131 stycken, vilket är en ökning jämfört med tidigare år, trenden ser positiv ut! Studieadministrativa gruppen Alltsedan gruppen bildades har åtta möten hållits. Gruppen har för närvarande tolv medlemmar och vanligtvis deltar fem-sex vid varje sammankomst. Den studieadministrativa arbetsgruppen har tagit fram ett antal dokument som är tänkta att stödja nya och gamla studieadministratörer i deras arbete: rutinbeskrivningar, lathundar och en länksamling. Alla dessa dokument återfinns på Navets hemsida. Vidare har gruppen upprättat en sändlista för studieadministratörer. 120 personer har anmält sitt intresse för att finnas med på denna lista. Tanken är att denna skall vara en informationskanal för samtliga studieadministratörer vid universitetet.

10 Från gruppen har ett par personer anmält sig till den planerade fadderverksamheten för nyanställda. Under året har gruppen arrangerat ett informationsmöte med Lars Lustig som informerade om det nya Studentcentrum. Arbetsgruppen ska i framtiden verka för att administrativa system som Ladok samt universitetets hemsidor anpassas till vårt arbete. Vi vill också komplettera hemsidorna med ytterligare rutinbeskrivningar, t.ex. dokument som beskriver administration relaterat till forskarutbildningen. Ytterligare en arbetsuppgift är att synliggöra arbetsgruppen och värva nya medlemmar.

11 Navet - Nätverk för administratörer vid Umeå universitet

12 Navets verksamhetsberättelse 2004 NAVET Umeå universitets administratörer bildade i februari 2000 ett nätverk som går under namnet Navet. Det krävs inget medlemskap, utan nätverket är till för alla administratörer vid Umeå universitet. Navet leds av en styrelse bestående av sju ordinarie ledamöter och tre suppleanter. Målet är att dessa ska representera samtliga fakulteter, förvaltningen och Sekreterarföreningen. Två ordinarie ledamöter lämnade styrelsen i augusti och därför har två nya personer adjungerats under resten av perioden.. Ledamöterna i styrelsen är kontaktpersoner för arbetsgrupper, som i sin tur har bildats för att arbeta med aktuella frågor för administratörer. Till de olika grupperna söker sig intresserade genom kontaktpersonerna. Arbetsgrupperna är sex till antalet: Ekonomigruppen, Personalgruppen, Kompetensutvecklingsgruppen, Sekreterarföreningen, Kontaktgruppen och Studieadministrativa gruppen. De två sista har varit vilande under året. Styrelsen och arbetsgrupperna för ut och tar emot information till och från nätverkets medlemmar via e-post, hemsida på Internet och personlig kontakt med kollegorna. Vid styrelse- och arbetsgruppsmöten förs minnesanteckningar, som sedan läggs ut på Navets hemsida. Aktiviteter Sedan Navet startade i februari 2000 har en stor del av tiden gått åt till att skapa rutiner, både i arbetsgrupperna och i styrelsen, samt att formulera mål för hur och med vad Navet ska arbeta. Detta har fortgått under Följande aktiviteter har varit på dagordningen: Navets hemsida uppdateras kontinuerligt av Ejvår Falck. Adress: En informationsfolder om NAVET har via e-post skickats ut till administratörerna vid Umeå universitet. Ett mål har varit att Navet ska ses som en naturlig diskussionspart i frågor som rör administratörer men under 2004 har det visat sig att Navet inte lyckats uppnå detta. Under 2005 bör Navets styrelse utveckla konkreta arbetsmetoder för detta.. Under 2004 har Navets styrelse skickat följande skrivelser till Jan-Erik Ögren/universitetsstyrelsen - Förslag till utbildning för administration av EU:s ramprojekt - Förslag till utbildning för administratörer i Excel - Förslag till utbildning för administratörer i budget, uppföljning och analys - Skrivelse angående det administrativa utvecklingsprojektet 2 (4)

13 Navets verksamhetsberättelse 2004 Arbetsgrupperna Ekonomigruppen Gruppen har under året träffats sex gånger (15 januari, 19 februari, 1 april, 13 maj, 9 september och 28 oktober). Ännu ett möte var inplanerat men sköts till februari Sammankallande har varit Emma Olofsson och Margareta Brinkstam. I genomsnitt har drygt 16 personer deltagit vid träffarna, vilket innebär en ökning mot förra året (då snittet låg på 10 personer/träff). Även antalet namn på sändlistan har ökat, från 45 namn (2003) till 51 idag. Med tanke på att ekonomigruppen ska vara ett kontaktnät över fakultetsgränserna gläder det oss att vi kan expandera på detta sätt. Under året har vi haft flera intressanta gästtalare hos oss: Ann-Charlott Dalberg, Institutionen för Fysik (15 januari) Ekonomiadministration inom projektet Administrativ utveckling. Ingrid Undén, Personal- och organisationsutveckling (19 februari) Personaladministration inom projektet Administrativ utveckling. Göte Salomonsson, Universitetsledningens kansli (13 maj) Arkiv inom projektet Administrativ utveckling. Informerade om de viktigaste reglerna rörande hantering av handlingar vid Umeå universitet. Lorentz Karlsson, Planeringsenheten (28 oktober) Berättade om upphandlings-processen av elektronisk fakturahanering, elektroniskt beställningssystem etc. Vi vill tacka samtliga talare för deras medverkan! Studiebesök Som ett led i projektet administrativ utveckling erbjöds deltagarna i processen ekonomiadministration möjlighet att göra studiebesök hos Erika Näslund på SLU. Under vecka 17 ordnade Margareta Brinkstam så att även intresserade i ekonomigruppen fick göra studiebesök, titta på elektronisk fakturahantering och ställa frågor. De positiva erfarenheterna av detta medförde senare att även administratörer utanför ekonomigruppen fick möjlighet att göra studiebesök. Förvaltningschefen bidrog med ekonomisk ersättning till Erika Näslund. Under året har bl a följande frågor diskuterats - Avtalsdatabasen - Budgetmallen - Budgetuppföljning - Dokumenthantering - Elektronisk beställning - Elektroniska fakturor - Elektronisk upphandling - Hemsidan - HUMlab & kortkurser - Lokalbokningssystem - Oseriösa företag - Primula och lönebesked genom - Projektet administrativ utverkning - Tur och retur via webben - Vidarefakturering/administrativ kostnad 3 (4)

14 Navets verksamhetsberättelse 2004 Dessutom har vi informerat från och om - EA - ADB-rådet - Budgetmall gruppen - Navets styrelse - Upphandlingar Personalgruppen Året 2004 har mestadels uppehållit sig runt det administrativa projektet som pågår på Umeå Universitet. Navet personalgruppen har varit en samlingspunkt för frågor där vi har belyst projektet. Vi har riktat in oss på anställningsprocessen och Primula webb som underlag för diskussion. Personalgruppen har framförallt i år varit en informationskälla och diskussionsforum för personaladministratörer, sekreterare etc som vill prata om projektet och dess verkan i det dagliga arbetet. Sekreterarföreningen vid Umeå universitet Under 2004 har föreningen ordnat fem aktiviteter samt en föreläsning om ortsnamn i samband med vårt årsmöte. Under våren besökte vi två konferensanläggningar, Parken konferens i Hällnäs samt Olofsfors bruk. Innan våren övergick till sommar hann vi även med att ekipera oss hos Stinas i Holmsund. Under höstterminen fick vi en presentation av naturvårdsprodukter från Naturskön AB och avslutade terminen med julfest i det nyrenoverade fiket på förvaltningen. Kompetensutvecklingsgruppen Det är viktigt att det finns en genomtänkt syn och gemensam plattform för hur universitetet arbetar med utbildnings- och utvecklingsarbetet för personalen. I universitetets kompetensutvecklingspolicy slås fast, att all personal ska få möjlighet till kompetensutveckling, samt att individernas behov och önskemål skall tillgodoses i så stor utsträckning som möjligt. Satsningarna på utveckling bör vara selektiva. Vi administratörer konstaterar, att vår grupp sällan eller aldrig selekteras, utan att vi själva måste driva på för att få den kompetensutveckling som vi behöver för våra ständigt förändrade arbetsuppgifter och nya datorstödda system. Kompetensutvecklingsgruppen har under året arbetat för en utbildning för ekonomiadministratörer med EUs ramprojekt. En skrivelse har gått in till ledningen, som gett Karl-Erik Renhorn i uppdrag att tillsammans med personal från EA utforma en utbildning. I skrivande stund är inte datum och innehåll för kursen fastlagt. En skrivelse om riktad utbildning i Excel för ekonomiadministratörer med intresse för att bearbeta utdata från Raindance i Excel har gått in till ledningen. Ett första möte för att diskutera innehållet har genomförts. EAs intresse för kursen är svalt, varför Navet kommer att sätta samman en grupp av administratörer som till IT-enheten kan specificera vilken typ av utbildning vi behöver. 4 (4)

15 Navets verksamhetsberättelse 2004 Vi har också under året med intresse följt utvecklingen av det administrativa projekt, som nu pågår inom Umeå Universitet. Nya arbetssätt kommer att kräva utbildning och kompetensutveckling, och vi ser en stor uppgift för det kommande året att bevaka detta. Studieadministrativa gruppen Har varit vilande under 2004 p.g.a. att ingen sammankallade funnits. Styrelsen har på olika sätt försökt värva en person för detta uppdrag. Kontaktgruppen Är också vilande. 5 (4)

16

17 Navets verksamhetsberättelse 2005 Navet - Nätverk för administratörer vid Umeå universitet NAVET Umeå universitets administratörer bildade i februari 2000 ett nätverk som går under namnet Navet. Det krävs inget medlemskap, utan nätverket är till för alla administratörer vid Umeå universitet. Navet leds av en styrelse bestående av sju ordinarie ledamöter och tre suppleanter. Målet är att dessa ska representera samtliga fakulteter, förvaltningen och Sekreterarföreningen. Ledamöterna i styrelsen är kontaktpersoner för arbetsgrupper, som i sin tur har bildats för att arbeta med aktuella frågor för administratörer. Till de olika grupperna söker sig intresserade genom kontaktpersonerna. Arbetsgrupperna är sex till antalet: Ekonomigruppen, Personalgruppen, Kompetensutvecklingsgruppen, Sekreterarföreningen, Kontaktgruppen och Studieadministrativa gruppen. Kontaktgruppen har varit vilande under året. Styrelsen och arbetsgrupperna för ut och tar emot information till och från nätverkets medlemmar via e-post, hemsida på Internet och personlig kontakt med kollegorna. Vid styrelse- och arbetsgruppsmöten förs minnesanteckningar, som sedan läggs ut på Navets hemsida. Aktiviteter Sedan Navet startade i februari 2000 har en stor del av tiden gått åt till att skapa rutiner, både i arbetsgrupperna och i styrelsen, samt att formulera mål för hur och med vad Navet ska arbeta. Detta har fortgått under Det positiva som hänt under 2005 är att personal- och studieadministrativa grupperna aktiverats vilket visar att behovet av nätverket finns. Följande aktiviteter har varit på dagordningen: Navets hemsida uppdateras kontinuerligt av Ejvår Falck. Adress: Ett mål har varit att Navet ska ses som en naturlig diskussionspart i frågor som rör administratörer. I slutet av året efter att Navets styrelse skickat en skrivelse angående informationsflödet vid UmU till Jan-Erik Ögren och Johnny Karlsson, så kontaktade arbetsgruppen för intern information Navets styrelse och ett möte bokades in i januari Navets styrelse kommer under 2006 att tillsammans med arbetsgrupperna arbeta för att säkerställa att informationen från förvaltningsenheterna och fakultetskanslierna når ut till alla berörda på ett likartat sätt. Under 2005 har Navets styrelse skickat följande skrivelser till Jan-Erik Ögren/universitetsstyrelsen - Skrivelse Informationsflöde till institutionerna från fakultet och ledning Resultat av tidigare inskickade skrivelser: 1

18 Navets verksamhetsberättelse 2005 Skrivelsen Förslag till utbildning för administration av EU:s ramprojekt skickades under 2004 och där har en utbildning genomförts. Skrivelsen Förslag till utbildning för administratörer i Excel har lett till att en kurs tagits fram och genomförts vid ett tillfälle, ytterligare ett kurstillfälle kommer att genomföras i mars-april 2006 och även ytterligare ett tillfälle är på gång. Arbetsgrupperna Ekonomigruppen Gruppen har under året träffats fyra gånger. Sammankallande har varit Emma Olofsson och Margareta Brinkstam. I snitt har drygt 28 personer deltagit vid träffarna. Under året har bl a följande frågor diskuterats - elektronisk fakturahantering - avtalskatalogen - catering - profilartiklar - tryckning - taxi direkt - dokumenthantering - resebyråtjänster, bl a att Nyman & Schultz dragit in sitt Umeåkontor - elektronisk beställning - bokning av caféer och andra utrymmen - excelkurs för administratörer en arbetsgrupp tillsattes med uppdrag att undersöka intresset och med det som underlag gå vidare i diskussionerna - administrativa utvecklingsprojektet - EU-projekt redovisning och uppföljning Lorentz Karlsson, planeringsenheten informerade i februari om elektronisk fakturahantering, avtalsdatabasen och aktuella upphandlingar. Christina Adolfsson, EA, informerade i april om läget för E-fakturaprojektet. Lorentz Karlsson, planeringsenheten, informerade i oktober om beställningsprojektet och om vad som händer under tiden då Universum byggs om. Lorentz efterlyste också personer som är intresserade av att vara med i upphandlingsgrupper och slog också ett slag för upphandlarkonferensen i september Christina Karlberg, moderna språk, Ann-Charlott Dalberg, fysik och Solveig Byström, UB, berättade i november om sina erfarenheter från införandet av elektroniska fakturor. Ekonomigruppen fungerar fortfarande som ett brett kontaktnät över fakultetsgränserna med 65 namn på sändlistan och de flesta har varit närvarande vid något av årets möten. 2

19 Navets verksamhetsberättelse 2005 Personalgruppen Under året som varit har den administrativa processen hunnit en bit. Personalgruppens träffar har varit väldigt präglade av denna process. Vi har haft väldigt stor uppslutning på mötena i slutet på året. Under våren 2005 har den personaladministrativa processen varit lite tystare och därför har behovet av möten varit mindre. Vi har bland annat diskuterat PASS som nu vissa fakultet använder i skarp version. Vi har pratat om administratörens roll i organisationen. Hur ser man på administration i framtiden inom Umeå Universitet. PASS Vi har diskuterat vad införandet av självservice skulle innebära för Umeå universitet. Om det strategiska HR (HR=Human Resources, eller personalfunktionen) som skulle växa med kompetens- och utbildningsplanering, rekrytering, lönebildning, verksamhetsanalyser vid införandet av självservice. Den operativa HR-delen som reseadministration, lönehantering, kursadministration och LAS-hantering skulle minskas ner. Vi har pratat om: Vad är skillnaden från hur vi jobbar nu. Det vi gör på papper i dag kommer vi att göra via datorn i morgon. Fördelarna är att alla anställda har tillgång till systemet och även sina egna uppgifter. Chefer kan få tag i direkt information om en anställd utan att gå via en administratör. Personalhandläggaren får bättre rutiner och kan ägna sig mer åt strategiska arbetsuppgifter. Löneadministratörerna blir help-desk, specialister eller utbildare. Vi måste vara beredda att möta den nya generationen. Detta är även ett led i att vara en attraktiv arbetsgivare. Det pågår dubbelarbete på många håll och det får man tag i när man inför självservice. Det skall finnas en tro att anställda och chefer klarar av egenrapportering. Detta kommer att ge bättre överblick på information vilket kommer leda till att vi kan ge bättre service, minska administrativa kostnaden, få mer tid till strategisk HR och förbättra medarbetartillfredsställelsen. Administrationens status Vi har haft diskussioner om administrationens status inom Umeå universitetets verksamhet. Nu är administrationen skild från kärnverksamheten. Hur skall vi, professionella administratörer kunna förändra vår situation? Vi måste göra administrationen till en egen profession. Visa att det finns karriärvägar. Definiera vad administration är Befattningsbeskrivningar på alla administrativa tjänster Kompetensutvecklingsplaner till alla tjänster Måste visa på vinst för institutionen att ta fram dessa redskap Vi kom fram till att vi skulle träffas och ha fyra seminarier där vi bjuder in folk som kan inspirera och stimulera oss i vår tankeverksamhet inför t.ex. mallar för befattningsbeskrivningar, policydokument etc. Verktyg för att höja statusen för administratörer. Ställa frågan; Vad är administration?. Hur ser det ut vid andra universitet runt om i landet? Detta kommer vi att göra under Sekreterarföreningen Under 2005 har föreningen ordnat tre aktiviteter. Under våren åkte vi till IKEA och ockuperade varuhuset ett par timmar. Hösten bjöd på två aktiviteter. Lars Nyberg höll en 3

20 Navets verksamhetsberättelse 2005 föreläsning om minnet och terminen avslutades med bowling och julgröt på Bowlinghallen. Styrelsen hade som målsättning vid början av året att öka deltagarantalet på våra aktiviteter vilket vi delvis lyckades med. Kompetensutvecklingsgruppen Det är viktigt att det finns en genomtänkt syn och gemensam plattform för hur universitetet arbetar med utbildnings- och utvecklingsarbetet för personalen. I universitetets kompetensutvecklingspolicy slås fast, att all personal ska få möjlighet till kompetensutveckling, samt att individernas behov och önskemål skall tillgodoses i så stor utsträckning som möjligt. Satsningarna på utveckling bör vara selektiva. Vi administratörer konstaterar, att vår grupp sällan eller aldrig selekteras, utan att vi själva måste driva på för att få den kompetensutveckling som vi behöver för våra ständigt förändrade arbetsuppgifter och nya datorstödda system. Kompetensutvecklingsgruppens arbete med att få en utbildning för ekonomiadministratörer med EUs ramprojekt föll väl ut och en utbildning har hållits som var mycket uppskattad. Önskemål om att utbildningen ska vara återkommande i någon form har framförts till ledningen. En utbildning i Excel för ekonomiadministratörer med intresse för att bearbeta utdata från Raindance i Excel har också genomförts på initiativ från Navets kompetensutvecklingsgrupp Studieadministrativa gruppen Under våren och sommaren har gruppen varit vilande. Gruppen har endast träffats en gång under 2005 ( 8 nov) och då med 28 deltagare. Vid träffen så bjöds Birgit Björkstrand som sitter i styrgruppen för Administrativ utveckling. Sammankallande har varit Malin Larsson och Marianne Nilsson Kontaktgruppen Är vilande. 4