FAQ. Frågor och svar. Mercell Tender Service

Transkript

1 FAQ Frågor och svar Mercell Tender Service 2008 Sida 1 av 7

2 Innehåll: 1. Vad är Mercell Tender Service (MTS)? 3 2. Kundcenter och Support 3 3. Var hittar jag mina login koder? 3 4. Vad är My Mercell och hur kommer jag dit? 3 5. Hur ändrar jag CPV-koder och sökord i min profil? 3 6. Hur söker jag efter upphandlingar i My Mercell? 4 7. Hur ändrar jag geografiskt sökområde/bevakar fler länder? 5 8. Hur ändrar jag mottagare av e-posten från Mercell? 5 9. Hur lägger jag till fler användare? Vad är en CPV-kod? Hur hittar jag rätt CPV-koder? Vad är sökord? Varför bör jag hålla min profil uppdaterad? Hur får jag reda på tilldelningsbeslut? Hur många upphandlingar fångar Mercell upp i de olika länderna? Hur stor är marknaden för offentlig upphandling? Varför bör jag jobba mot den offentliga sektorn? Hur kan jag få anbudsassistans och utbildning? Vad är Mercell Sourcing Service (MSS)? 7 Sida 2 av 7

3 1 Vad är Mercell Tender Service (MTS)? Mercell Tender Service (MTS) är en tjänst utvecklad av Mercell som hjälper dig och ditt företag med marknadsövervakningen. Som kund hos Mercell har man en egen användarprofil som söker av mot de inköp och upphandlingar som är aktuella inom ens geografiska område. När det uppstår en träff mot era CPVkoder och sökord får ni ett e-post från oss med de aktuella affärsmöjligheterna. Mercell scannar dagligen mer än källor över hela världen. Här ingår alla relevanta databaser i Skandinavien, Baltikum, Tyskland, Polen, EU databasen (TED) samt andra relevanta källor där det publiceras upphandlingar och inköp. Via har man tillgång till hela vår databas med samtliga anbudsförfrågningar och tilldelningsbeslut som publicerats de senaste åren. 2 Kundcenter och support Öppettider: Telefonnummer till Mercells kundcenter och support: Support e-post: support@mercell.com Hemsida: 3 Var hittar jag mina login koder? 1. Du får dina inloggningskoder via mail i samband med att du tecknar en licens hos Mercell 2. Om du har tappat bort ditt lösenord, gå till och klicka på Glömt lösenord? 3. Fyll i din mailadress och klicka på skicka. Dina inloggningskoder skickas till din e-post inom några minuter 4. Första gången du loggar in ska du byta ut ditt lösenord 4 Vad är My Mercell och hur kommer jag dit? 1. Gå till 2. Logga in med dina login koder nere till höger 3. På första sidan finns genvägar till de mest använda funktionerna: Sök - här kan du söka bland samtliga publicerade upphandlingar och tilldelningsbeslut Mercell Update här kan du se de sökträffar du fått till din e-post Profiler - här kan du ändra i din sökprofil Mottaget här kan du se inköpsförfrågningar från privatägda företag Support här kan du se vem som är din kontaktperson på Mercell samt ladda hem användarguider 5 Hur ändrar jag CPV-koder och sökord i min profil? 1. Gå till 2. Logga in med dina login koder nere till höger 2. Du kommer till sidan My Mercell 3. Klicka på ikonen Profiler 4. Klicka på namnet på den profil du vill ändra Sida 3 av 7

4 Lägga till CPV-koder 1. Klicka på fliken CPV-koder 2. I den högra rutan ser du de koder som ingår i din profil i nuläget 3. I den vänstra rutan kan du söka bland samtliga CPV-koder 4. Tryck på den gröna pilen för att lägga till en kod 5. Klicka på den röda disketten uppe till vänster för att spara dina ändringar Ta bort CPV-koder 1. Klicka på fliken CPV-koder 2. I den högra rutan ser du de koder som ingår i din profil i nuläget 3. Klicka på det röda krysset till höger för att ta bort en kod 4. Klicka på den röda disketten uppe till vänster för att spara dina ändringar Lägga till och ta bort sökord 1. Klicka på fliken Profil 2. Skriv in önskade sökord på raden Sökord 3. För att ta bort ett sökord raderar du det bara från raden 4. Klicka på den röda disketten uppe till vänster för att spara dina ändringar 6 Hur söker jag efter upphandlingar i My Mercell? 1. Logga in dig på My Mercell 2. Klicka på ikonen Sök 3. Här kan du välja mellan avancerad sökning och profilsökning 4. Profilsökning (sökning inom din sökprofil) a. Klicka på kalenderikonen och ställ in de datum du vill söka mellan b. Välj om du vill söka på publiceringsdatum eller anbudsfrist c. Klicka på förstoringsglaset uppe till vänster för att starta sökningen d. De upphandlingar som du har läst kommer att markeras med en röd bock till vänster om rubriken 5. Avancerad sökning (sökning bland samtliga upphandlingar) a. Klicka på kalenderikonen och ställ in de datum du vill söka mellan b. Fyll i de sökkriterier du vill använda för att avgränsa sökningen Fritext Dokumentnr. Land Uppdragsgivare CPV-koder Typ c. Klicka på förstoringsglaset uppe till vänster för att starta sökningen d. De upphandlingar som du har läst kommer att markeras med en röd bock till vänster om rubriken 6. Bifogade dokument I många fall publicerar vi även förfrågningsunderlag och övriga bilagor till upphandlingarna. Dessa hittar man ovanför beskrivningen och kan öppnas eller sparas genom att klicka på den blå pilen till vänster om filnamnet. Om det finns flera dokument kan man istället hämta hem dem som en zip-fil genom att klicka på zip-ikonen längst upp på sidan. Sida 4 av 7

5 7. Favoriter För att markera en upphandling som favorit klickar du på den grå stjärnan som finns längst ut till höger i sökmenyn (eller längst upp till vänster efter att du öppnat upphandlingen). När stjärnan blivit grön är upphandlingen markerad som favorit och går sedan att hitta under Favoriter i den vänstra menyn. 7 Hur ändrar jag geografiskt sökområde/bevakar fler länder? Vill du veta vilka upphandlingar som är aktuella i andra länder än Sverige? Funderar du på jobba mot andra geografiska områden men är osäker på hur marknaden ser ut? Genom Mercell har du möjlighet att få reda på upphandlingar från hela världen. Kontakta oss om du vill utöka din licens till att täcka in fler områden. 8 Hur ändrar jag mottagare av e-posten från Mercell? 1. Logga in dig på My Mercell 2. Klicka på ditt namn i den vänstra menyn 3. Fyll i ny kontaktperson och e-postadress 4. Klicka på den röda disketten uppe till vänster för att spara dina ändringar 9 Hur lägger jag till fler användare? Vill du att fler personer på ditt företag ska få upphandlingar via e-post och kunna logga in i databasen? Kontakta Mercell så hjälper vi dig att lägga till fler användarlicenser. 10 Vad är en CPV-kod? Common Procurement Vocabulary (CPV) är kodsystem upprättat av EU-Kommisionen för att klassificera upphandlingar efter produkter och tjänster. Exempel: Grönsaker Frukter och nötter. CPV-koderna utvecklades av EU-Kommisionen för att hjälpa till att kategorisera anbudsförfrågningar. CPVsystemet upprättades 1993 och reviderades 1996 och 1999, den nuvarande versionen innehåller runt 8500 koder. Koderna består av åtta siffror och är strukturerade hierarkiskt, som t ex: Jordbruk-, trädgårds- och jaktprodukter Grödor, trädgårdshandels- och trädgårdsprodukter Spannmål och övriga grödor Spannmål Vete Durumvete Sida 5 av 7

6 11 Hur hittar jag rätt CPV-koder? CPV-koderna uppdateras centralt av EU och vissa begränsningar finns. Det finns inte CPV-koder för samtliga produkter och tjänster. Om du inte hittar den kod du söker är det viktigt att prova med synonymer. Vi på Mercell hjälper dig gärna med att lägga upp en lämplig sökprofil. För att lägga till CPV-koder i din profil, se punkt Vad är sökord? Detta är ett komplement till CPV-koderna. Du väljer fritt dina sökord och dessa matchas sedan mot texten i samtliga upphandlingar som kommer ut. För att lägga till sökord i din profil, se punkt Varför bör jag hålla min profil uppdaterad? Det är viktigt att ha en bra profil eftersom det är denna som avgör vilka inköp och upphandlingar vi förser dig med. Om profilen är bristfällig riskerar du att missa viktiga förfrågningar. Du ansvarar själv för att hålla din profil uppdaterad, men Mercell hjälper dig gärna med detta. 14 Hur får jag reda på tilldelningsbeslut? Informationen som Mercell skickar ut innehåller även tilldelningsbeslut. Tilldelningar visar vem som har vunnit upphandlingen och ofta även vilka företag som har svarat på den. Vid offentlig upphandling över Eu:s tröskelvärden måste tilldelningsbeslut publiceras. Mercell strävar även efter att publicera så många som möjligt av de tilldelningar som rör förenklade upphandlingar. Vid privata inköp är det upp till inköparen själv att avgöra om han vill offentliggöra tilldelningsbeslutet. Mercell rekommenderar sina inköpare att informera deltagarna om vem som fått uppdraget. 15 Hur många upphandlingar fångar Mercell upp i de olika länderna? 30.sep Norge NO Sverige SE Danmark DK Estland EE Lettland LV Litauen LT Finland FI Tyskland DE Polen PL Totalt Mercells marknad Övriga länder Totalt Sida 6 av 7

7 16 Hur stor är marknaden för offentlig upphandling? Årligen upphandlar den offentliga sektorn, bara i Sverige, varor och tjänster för 500 miljarder kronor. Inom hela EU är motsvarande siffra 1500 miljarder euro. 17 Varför bör jag jobba mot den offentliga sektorn? Den offentliga sektorn är den största kunden inom de flesta branscher Inköp från den offentliga sektorn är inte konjunkturberoende ibland är det också motkonjunkturpolitik, vilket innebär att när inköp i privat sektor minskar, öker det offentliga sina inköp och investeringar för att motverka konjunkturen En offentlig aktör som kund är en kvalitetsstämpel samt en bra referens som kan ge möjlighet til andra intressanta kunder 1. en referenskund från offentlig sektor berättar bland annat att leverantören är seriös och leveranskompetent 2. är konkurerrenskraftig gällande pris 3. är konkurerrenskraftig gällande kompetens och/eller kvalitet 4. har en god ekonomi 5. kommer med liten sannolikhet att försvinna från marknaden på kort sikt 6. är offensiv och aktiv på marknaden Den offentliga sektorn betalar för sig, du bör dock kunna hantera en längre kredittid Ger ofta långsiktiga affärer och en stabil intäkt Kraven ökar kompetensen hos leverantören, vilket bidrar till att organisationen står starkare även i privata konkurrenser När man har genomfört en anbudsprocedur första gången mot offentlig sektor är mycket redan gjort när det gäller etablering av standardokumentation till nästa tillfälle. 18 Hur kan jag få anbudsassistans och utbildning? Mercell kan vara till er hjälp inom flera olika områden som rör offentlig upphandling. Kontakta oss gärna om ni t ex vill ha hjälp med att författa ert anbud, beställa dokument, ta fram statistik eller få juridisk rådgivning. Mercell kan erbjuda utbildningar både för dig som är nybörjare på området och för dig som har jobbat med upphandlingar en längre tid. Våra kurser förser dig med många värdefulla tips och ger dig såväl teoretiska kunskaper som praktiska erfarenheter. Vi erbjuder kontinuerligt kursstarter i både Göteborg och Stockholm, men kan även skräddarsy utbildningar för just ert företag där ni avgör vad vi ska lägga tyngdpunkt på. Kontakta Mercell för ytterligare information och aktuella kursstarter. 19 Vad är Mercell Sourcing Service (MSS)? Mercell har utvecklat ett verktyg för elektronisk hantering av inköpsprocessen, Mercell Sourcing Service (MSS). MSS är ett internetbaserat verktyg som bland annat omfattar utsändelse av inköp/förfrågningar, kommunikation med leverantörer under inköpsperioden, mottagning av offerter, evalueringsmodul samt automatiserad rapportering till de som har offererat. Verktyget kvalitetssäkrar hela inköpsprocessen och används idag av mer än 400 inköpare i hela Nordeuropa. MSS hjälper dig med att hitta de bästa och mest konkurrenskraftiga leverantörerna! För mer information se: Sida 7 av 7