Instruktion till enkät om myndighetens betalningsverksamhet

Transkript

1 Instruktion till enkät om myndighetens betalningsverksamhet Viktig information om enkäten! Vem ska svara på frågorna? Det är upp till varje myndighet att avgöra vem eller vilka och från vilka delar av er verksamhet som bör medverka i arbetet med att svara på undersökningen. Roller som kan komma att beröras av enkäten är myndighetens ekonomichef, chef för Backoffice, säkerhetschef, IT-chef och handläggare i betalningsverksamheten. Utför något servicecenter eller konsult delar av er betalningsverksamhet? Om ni använder en extern servicebyrå för era betalningar ber vi er ta kontakt med dem för att få hjälp med att besvara de frågor som rör det område ni har delegerat till dem. Vad avser vi med betalningsverksamhet? Med betalningsverksamhet avser vi myndighetens avrop av betaltjänster från ramavtal och öppnande av bankkonton, myndighetens upprättande av betalningsuppdrag och skickade och mottagna betalningar samt myndighetens kontroll och avstämning av betalningarna. Betalningsverksamheten omfattar också inbetalningar av till exempel skatt, avgift, retur/återbetalning, samt den information som myndigheten tar emot om inbetalningen. Undersökningen omfattar inte frågor om myndighetens handläggning av ärenden som till exempel administration av faktura, lön, pension, lån, ersättning och bidrag. Vilka är enkätens huvudområden? Frågorna delas in i följande kategorier: 1. Organisation, styrning och kontroll av betalningsverksamheten 2. Fullmakter 3. Betaltjänster och bankkonton 4. Beloppsgräns på bankkonto 5. Betalningar 6. Utländsk valuta 7. Återrapportering 8. Avstämning och uppföljning 9. Kommunikation till och från banker 10. Kontinuitet i betalningsverksamheten 11. Incidentrapportering 12. Brott och hot mot betalningsverksamheten 13. Sekretess När är sista svarsdatum? Senast den 2 maj 2012 ska svaret ha inkommit till Riksgälden. Har du har ytterligare frågor? Kontakta Annika Eriksson, Statens internbank Tel: alternativt E-post: myndighetsenkat@riksgalden.se 1 av 5

2 Så här sparar du ner dokumentet på din dator och öppnar upp det För att alla funktioner i enkäten ska fungera, krävs det att du har Excel, version 2007, eller senare installerat på din dator. Det är viktigt att tillåta makron i filen för att funktionerna ska fungera. Gör så här för att spara enkätfilen på din dator och göra den färdig för användning: 1. Markera det bifogade dokumentet. 2. Högerklicka på dokumentet. 3. Välj spara som. 4. Spara dokumentet i en mapp på din dator. Skapa gärna en ny mapp för detta. 5. Öppna Excel. 6. Gå in på Arkiv och öppna upp den sparade filen. 7. När dokumentet öppnas, kan du behöva svara på ett par kontrollfrågor för att kunna använda all funktionalitet. a. Svara att det är Ok att Aktivera redigering b. Svara sedan att du vill Aktivera innehållet. 8. Nu är filen klar att använda! Tänk på att alla inlagda uppgifter måste sparas för att finnas kvar! 2 av 5

3 Enkäten Besvaras i Excel och filen består av fyra flikar: 1. Kontaktuppgifter 2. Enkät 3. Enkät för utskrift 4. Definitioner Flik 1, Kontaktuppgifter Det är viktigt för oss att veta vem som svarat på enkäten för er myndighets räkning om vi behöver ställa kompletterande frågor. Gör så här: 1. Fyll i punkterna 1-6 på fliken Kontaktuppgifter och klicka därefter på knappen Skicka kontaktuppgifter. 2. Ett e-postmeddelande med kontaktuppgifterna skapas, klicka på Skicka för att skicka e- postmeddelandet med informationen till Riksgälden. 3. I ruta 7 i formuläret skrivs automatiskt kontaktfilens namn, samt datum och tid då den skickats. 4. I ruta 9 skrivs automatiskt sökvägen för den aktuella mappen. Flik 2, Enkät Enkäten består av 77 frågor, med ett antal underfrågor. Det totala antalet frågor du behöver svara på för din myndighets räkning beror på vilka svar du anger. På några frågor synliggörs följdfrågor beroende på det svar du lämnar. De alternativ du har att välja på är: Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer knappt Instämmer inte alls För att svara, ställ dig med pekaren på svarsrutan, så får du upp svarsalternativen. I ett fåtal fall kan du enbart välja mellan Instämmer helt och Instämmer inte alls. Det förekommer också ett par fritextfält där du får fylla i svar med egna ord. 3 av 5

4 Vissa begrepp har vi valt att förklara utförligare. De visas som en länk i fetstil och är understrukna. Klicka på länken så kommer en textruta med förklaring upp. För att dölja rutan klicka på samma länk en gång till. Spara under arbetets gång Det går utmärkt att spara svaren under arbetets gång och fortsätta vid annat tillfälle. Nollställ enkäten Vill du nollställa enkäten, det vill säga rensa alla svar och börja om från början igen, tryck på knappen nollställ i det högra hörnet. Skapa svarsfil till USB minne När du har fyllt i enkäten: Gå tillbaka till flik 1) Kontaktuppgifter och skapa en svarsfil men hjälp av knappen Spara enkätsvar. 1. Klicka på knappen Spara enkätsvar 2. Nu skapas den svarsfil som du ska spara ner på ett USB minne. Svarsfilens namn anges i ruta 8 i formuläret, samt datum och tid då den skapats. 3. I ruta 9 anges sökvägen för den aktuella mappen, där svarsfilen SvarTillUSB nu ligger. Spara ner filen på ett USB-minne och skicka det med rekommenderat brev eller bud till: Riksgälden Att: Annika Eriksson Stockholm Märk svarskuvertet Enkät 4 av 5

5 Flik 3, Enkät för utskrift Vi har skapat ett format för att du exempelvis ska kunna dela ut frågorna till dina medarbetare som diskussionsunderlag. Väljer du att skriva ut enkäten skrivs samtliga frågor som finns ut, det vill säga även de frågor som du eventuellt inte behöver svara på. Flik 4, Definitioner Här har vi samlat alla definitioner och hänvisningar av begrepp i ett utskrivarvänligt format. När är sista svarsdatum? Senast den 2 maj 2012 ska svaret ha inkommit till Riksgälden. Har du har ytterligare frågor? Kontakta Annika Eriksson, Statens internbank Tel: alternativt E-post: myndighetsenkat@riksgalden.se 5 av 5