Granskning av inköpssystemet

Transkript

1 Internrevisionen REVISIONSRAPPORT Björn Utberg Dnr V 2013/953 Granskning av inköpssystemet Bakgrund UNIVERSITY OF GOTHENBURG Internal Audit Besöksadress Vasagatan 33 Postadress Box 100, SE Göteborg, Sweden Telefon +46(0) Fax +46(0) E-post bjorn.utberg@gu.se

2 Inledning I revisionsplanen för 2013 ingår granskning av Upphandling och inköp Implementeringen av ELIAS. Projektet ELIAS (Elektroniskt Inköps- och Avropssystem) har nu resulterat i att universitetet har ett e-handelssystem, i fortsättningen kallad inköpssystemet. En ny inköpsprocess har i samband med detta tagits fram. Processen, från inköpsbehov till betalning, skall effektivisera och underlätta hanteringen. Då välfungerande inköpsrutiner är ett av fundamenten för en god intern styrning och kontroll finns det anledning att följa implementeringsarbetet och mottagandet. Alla anställda har behörighet att se avtal, produkter och aktuella leverantörer. De som har inköpsbehörighet kan göra inköp i systemet. De som enligt rådande attestregler har befogenhet att attestera inköp gör det i inköpssystemet. Granskningen har genomförts genom stickprovsvis granskning av dokumentation, test och praktiskt användande av systemet, samt genom intervjuer med några befattningshavare. I det följande redovisas de väsentligaste iakttagelserna vid granskningen. Bakgrund Regeringen beslutade under 2012 att statliga myndigheter, med fler än 50 anställda, senast 1 juni 2013 (för gruppen myndigheter som universitetet tillhör) eller vid årsskiftet 2013/14 skall ha infört ett elektroniskt stöd för beställningar. Målet för myndigheterna var billigare, enklare och bättre inköp. Ekonomistyrningsverket (ESV) fick redan 2009 ett regeringsuppdrag att leda och samordna införandet av e-beställningar. Sedan 2008 hanterar alla myndigheter sina fakturor elektroniskt och införandet av e-beställningar har setts som en naturlig fortsättning i detta utvecklingsarbete. Nettobesparingen för staten skulle framförallt bestå i lägre inköpskostnader, ökad ramavtalstrohet samt ökad prismedvetenhet. E-beställningar skall inte bara spara pengar utan skall också höja kvaliteten. ESV sammanfattar fördelarna med e-beställningar såsom: Billigare inköp kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad ramavtalstrohet och ökad prismedvetenhet. Enklare inköp tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel. Bättre inköp förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster, m.m. Under 2011 tecknade ESV ramavtal med två leverantörer av e-handelssystem, varav det ena, Visma Proceedo, valdes av Göteborgs universitet efter en egen genomförd upphandling (detta pga överprövning av ESV:s upphandling). Vismas e-handelstjänst Proceedo fick högst betyg (78 av 100 poäng) för e-handelstjänstens användbarhet när de vinnande systemen jämfördes av ESV. I slutändan fick två leverantörer ramavtal med ESV. Förutom Visma även CGI (f.d. Logica). Ungefär 9 av 10 statliga myndigheter har, enligt 2(6)

3 uppgift, valt Visma. Denna sneda fördelning har gjort att önskad servicenivå inte har kunnat erhållas. Visma är ett för litet bolag för anstormningen av statliga myndigheter, är en uppfattning som framförts från en insatt person. Implementeringen Inköpssystemet är ett webbaserat system som är tillgängligt via Medarbetarportalen genom s.k. Single Sign On och som förvaltas av Ekonomienheten. Drift och uppgradering av systemet hanteras av Visma Proceedo och är en s.k. molntjänst, vilket betyder att universitetet bara använder själva mjukvaran (via Internet) och inte behöver installera eller underhålla systemet. Servrarna för systemet finns i Norge. I april 2012 utbildades fem pilotenheter som testkörde inköpssystemet. I oktober samma år påbörjades breddinförandet på universitetet och succesivt kopplades institution för institution på. Först ut var bland andra Humanistiska fakulteten, Lärarutbildningsnämnden samt delar av Gemensamma förvaltningen. I maj 2013 hade nästan 900 medarbetare på universitetet genomgått inköpsutbildning och blivit behöriga att använda inköpssystemet. Projekt ELIAS avslutades formellt den 30 juni Målen med projektet ansågs vara uppnådda och inköpssystemet var i drift sedan ett år tillbaka. Projektet hade då pågått i drygt fyra år. I november hade över medarbetare genomgått inköpsutbildningen, vilket var enligt plan. Övergripande om inköpssystemet Systemet förändrar inga regler eller gällande atteststruktur. Belastningsattestant kan godkänna, minska eller avslå en beställning. Belastningsattestant kan alltså inte öka på en redan gjord beställning. Vid beställning skall fyra fält fyllas i: konto, verksamhet, ansvarsställe och belastningsattestant. Konto är dock i flertalet fall redan förifyllt. Rollerna i inköpssystemet är: Alla anställda: Inköpare: Konteringsstöd: Attestant: Ser information om produkter och avtal. Utför beställning och konterar. Följer upp beställning och order. Leveranskvitterar order. Konterar beställning om inköparen önskar. Belastningsattesterar beställning. Effektuerar därigenom beställning till order. Processflödet i systemet kan sammanfattas i 8 stycken punkter: 1. Skapa beställning 2. Godkänn beställning 3. Order skapas 4. Leverantören behandlar ordern 5. Leverera 6. Leveranskvittens (order leverans) 3(6)

4 7. Skapa faktura 8. Matchning (order faktura) Göteborgs universitet hade tidigare 225 ramavtal, men dessa har nu reducerats till 185 stycken. Universitetet utnyttjar även övergripande statliga ramavtal. Inköpssystemet kommer att tydliggöra de aktuella ramavtalen. Detta i kombination med utbildade inköpare och inköpskoordinatorer på institutioner och andra enheter förväntas öka avtalstroheten. Möjligheten till uppföljning och kontroll är av stor vikt för en kvalitetssäkrad inköpsprocess. I inköpssystemet finns också tillgång till statistik-rapporter. Riksrevisionen har tidigare haft synpunkter inom området och har lämnat följande rekommendationer: Samordningen av inköp och upphandling bör förbättras. GU bör minska antalet personer med beställarbehörighet. Personer som inte är anställda vid universitetet bör inte ha beställarbehörighet. Universitetet bör stärka upphandlingskompetensen vid institutionerna och förtydliga inköpshandbokens beskrivning av direktupphandling, samt förbättra kvalitetssäkringen av upphandlingsstatistiken. Inköpssystemet i sig, utbildade inköpare och utsedda inköpskoordinatorer kommer att förbättra läget för flera av ovanstående punkter, enligt internrevisionens bedömning. Universitetet har beslutat att bara ge tidsbegränsad beställarbehörighet till de som inte har en anställning vid GU. Problematiken berör främst personer på institutioner som samverkar med Chalmers eller Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Universitetet har i dagsläget cirka personer med beställar-id. Produkter och leverantörer i systemet Nu kan böcker, kontorsmaterial, toners, blommor, mjukpapper, lokalvårdsprodukter, datatillbehör, laboratorieprodukter, laboratoriekemikalier, kopieringspapper, mobiltelefoner, brandskyddsprodukter samt kaffe och te beställas via systemet. För närvarande finns 25 leverantörer anslutna till inköpssystemet. Listan över tillgängliga produkter och leverantörer kommer att utökas kontinuerligt. Universitetet har i dagsläget ramavtal inom 75 olika produktområden. Av dessa har Ekonomienheten (Upphandlingssektionen) ansett att 13 områden inte är lämpade för e-handel. Av de återstående 62 produktområdena är 13 anslutna till inköpssystemet. Samtliga produktområden har bedömts efter en tregradig skala (hög-medel-låg) gällande lämplighet för anslutning samt vilken prioritet som produktanslutningen skall ha. Enligt denna analys har 28 produktområden hög lämplighet och hög eller medel prioritet beträffande anslutning. De redan anslutna produktområdena finns inom dessa kategorier och de återstående 15 områdena inom denna grupp bör anslutas snarast möjligt. I en målbeskrivning från Upphandlingssektionen, daterad , sattes målet att 20 produktområden skulle vara anslutna 1 januari Detta mål har inte uppnåtts (13 4(6)

5 jämfört med 20). Enligt målbeskrivningen skall 30 produktområden vara anslutna 1 juni 2014 och ett år senare skall 60 områden vara anslutna. Internrevisionen bedömer att det kan bli svårt att nå målen i tid, eftersom dessa vilar på en optimistisk uppskattning av leverantörers möjlighet och vilja att ansluta sig till systemet. Antal produktområden Lämplighet 28 Hög 9 Medel 25 Låg 13 Ej lämpade 75 Totalt Användande av systemet Då inköpssystemet är relativt nytt är antalet produktområden och leverantörer i systemet fortfarande begränsat. Antalet gjorda beställningar i systemet är därför begränsat (hittills drygt 2 000) jämfört med universitetets totala beställningsvolym. En uppskattning är att beställningar nu görs per dag. Funktionaliteten beskrivs överlag som god, men viss kritik har framförts om att systemet låser sig. Trots kontakt med både Ekonomienheten och IT-enheten skall detta fenomen kvarstå, enligt uppgiftslämnaren. Kritik har också riktats mot att ingen information har spridits när leverantörer lämnar systemet (ramavtal upphörde med Magnusson & Freij AB samt Supplies Team Sverige AB). En annan synpunkt är att det kan vara svårt att leta i inköpssystemet om man inte vet exakt på förhand vad man söker, eftersom endast en rad i taget är synlig. Istället får man gå in på leverantörens hemsida och leta upp produkten, för att sedan återgå till inköpssystemet. En annan användare saknade en riktig faktura där t.ex. eventuella fraktkostnader kan utläsas. Vid beställningar i inköpssystemet finns bara en elektronisk faktura som enbart kan nås via ekonomisystemet Agresso. Betydligt färre personer har tillgång till Agresso jämfört med den elektroniska fakturahanteringen (EFH). En mer allmän synpunkt på systemet är att inköparna tappar den direkta kontakten med leverantörerna. Vid t.ex. beställning över telefon kan säljare passa på att informera om nyheter osv. Överlag är dock de flesta som internrevisionen varit i kontakt med positiva till inköpssystemet. Slutsatser och rekommendationer Göteborgs universitet har fått status OK av ESV gällande e-beställningar. Detta är bra, inte minst eftersom en hel del statliga myndigheter har status Avvikelse eller Varning. Då de flesta statliga myndigheter valt Visma Proceedo har detta blivit lite av en flaskhals, då kapacitetsproblem förefaller ha uppstått hos leverantören. Enligt Upphandlingssektionen är systemförvaltningen sämre än förväntat, medan själva 5(6)

6 beställningsproceduren får godkänt. Samarbetet mellan Visma och leverantören av universitetets ekonomisystem Agresso är inte heller utan problem. Men viss hjälp kan universitetet få genom samarbete i e-handelsnätverk med bl.a. universiteten i Linköping och Lund. Fördelarna med inköpssystemet är bl.a. att: inköpen av produkter och tjänster knyts till ramavtalsleverantörer, sorteringen på pris förenklas, förstärkt fakturakvalitet, samt smidigare flöde beträffande attestering och kontering. Genom att attestera redan vid beställning undviks att erhålla faktura på något som inte borde varit beställt. Att förhandlade ramavtal med rabatter följs ute i verksamheten får också som konsekvens att leverantörer som lämnat rabatter ser att avtal efterlevs. En annan positiv effekt med inköpssystemet är att problemet med förväxling av leverans- och fakturaadress undviks. Det har förekommit ett flertal leveranser av varor till det företag i Östersund som skannar in universitetets fakturor. Internrevisionen ser positivt på universitetets inköpssystem, men vill rekommendera följande: att fortsätta driva arbetet med att utöka antalet produktområden och leverantörer i systemet, att Upphandlingssektionen regelbundet, t.ex. varje halvår, följer upp ansvarsställen där få beställningar utförs och som därför kan vara i behov av utökad information, att Ekonomienheten och IT-enheten tillsammans följer upp rapporterade problem av mer teknisk natur. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Björn Utberg Internrevisor 6(6)