INKÖPSnytt. Nr 2 Maj Innehåll

Transkript

1 INKÖPSnytt Nr 2 Maj 2013 Innehåll Nytt om avtal - Biluthyrning 1 - Juristtjänster 1 - Laboratoriecentrifuger 2 - Laboratoriefrysar 2 - Lokalvårdsprodukter och mjukpapper 2 - Catering 2 - Pågående upphandlingar 3 Tips och råd - Att boka hotell och konferenser 3 Övrig information - ELIAS 3 Från våra medarbetare - Avtalstrohet 4 - Om leveransproblem och eventuella påföljder 4 Biluthyrning Det statliga ramavtalet gällande biluthyrning är klart. Avtalet omfattar fordonsförhyrning av bil, minibuss och lätt lastbil upp till 3,5 ton. Ramavtalet är indelat i två områden och fast avropsordning gäller för båda områdena. Område 1 - Reserelaterad Fordonsförhyrning avser förhyrning upp till 30 dygn och gäller vid förhyrning på flygplats och järnvägsstation. Inom denna del går det att använda sig av envägsförhyrning, det innebär att fordonet lämnas på annan plats än där det hämtades eller när leverantören hämtar/lämnar fordonet vid önskad plats. Hertz är första alternativet uppge följande nummer vid bokning (HCC , CDP ) Område 2 - Övrig Fordonsförhyrning omfattar både korttidsförhyrning upp till 30 dygn och långtidsförhyrning från 1 månad upp till 11 månader och 30 dygn. Leverans kan ske vid leverantörens utlämningsställe eller enligt överenskommelse. AVIS är första alternativet uppge följande nummer vid bokning (3SZ70B) För frågor, kontakta Sussanne Hulthén som är avtalsansvarig. Juristtjänster I april tecknade vi nya ramavtal för juristtjänster. De löper fram till med möjlighet till två års förlängning. Avtalen är indelade i tre områden, med två rangordnade leverantörer per område: Område 1 Universitetet som myndighet 2. Rosengrens Advokatbyrå i Göteborg AB Detta område behandlar allmänna offentlig- och förvaltningsrättsliga frågor, såsom förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagstiftningen, diskrimineringslagar och specifika högskolejuridiska frågor. Område 2 Universitetet som arbetsgivare 2. Advokatfirman Lindahl Kommanditbolag Detta område rör arbetsrättsliga ärenden och högskolejuridiska frågor. Område 3 Universitetet som avtalspart 2. Advokatfirman Lindahl Kommanditbolag Här ligger fokus på allmän affärsjuridik - främst upphandlingsrätt, avtalsrätt, immaterialrätt, Information från ekonomienheten, upphandlingssektionen

2 2 fastighetsrätt/hyresrätt och allmän processrätt. Mer information hittar du i avtalsdatabasen. Har du frågor så kontakta avtalsansvarig, Ebba Melchior. Laboratoriecentrifuger Ett nytt ramavtal för Laboratoriecentrifuger är tecknat och löper fram till med möjlighet till förlängning år. Ny ramavtalsleverantör är Fisher Scientific. Fisher är nu universitetets enda ramavtalsleverantör av laboratoriecentrifuger och avtalet omfattar både microcentrifuger och universalcentrifuger av flera märken. Fullständiga detaljer finns i avtalsdatabasen. Har du frågor så kontakta Elin Alm som är avtalsansvarig. Laboratoriefrysar Nya avtal för området lågtemperaturfrys -86 C. De tre leverantörerna är: - Fisher Scientific GTF - LabRum Klimat - Ninolab Avropsordningen är förnyad konkurrensutsättning, vilket innebär att förfrågan ska ställas till samtliga avtalsleverantörer. Kriterier för val av produkt/leverantör är funktion och utförande, miljö/arbetsmiljö, pris, garanti- och servicevillkor samt leveransvillkor. Val av produkt/leverantör ska grunda sig på något eller några av dessa kriterier. Exempel på kriteriet funktion och utförande är möjlighet att använda befintlig inredning i den nya frysen. Exempel på miljö/arbetsmiljö är energiförbrukning och ljudnivå. Nytt avtal för gnistsäker kyl och frys: - Fisher Scientific GTF Eftersom det bara är en leverantör är valet enkelt. Inköp ska alltid göras hos Fisher Scientific. För frågor, kontakta Staffan Sjöholm som är avtalsansvarig. Lokalvårdsprodukter och mjukpapper Nya avtal gällande lokalvårdsprodukter och mjukpapper har nu tecknats. Ramavtalsleverantör är Papyrus. Avtalet omfattar 245 nettoprissatta artiklar samt 42 % rabatt på övrigt sortiment. Inom kort kommer de nettoprissatta produkterna att vara beställningsbara via inköpssystemet. Ansvarig upphandlare är Ulrica Carlsson. Catering Ramavtalen gällande Cateringtjänster kommer att förlängas med 1 år till den 31 augusti Möjlighet finns därefter till ytterligare en förlängning omfattande 1 år. GU har ramavtal för cateringtjänster inom områdena Fika, Enklare catering, Finare catering och Större event med olika leverantörer rangordnade inom respektive område. Det innebär att man vid beställning alltid först ska tillfråga nummer 1 i rangordningen. Endast under vissa förutsättningar kan man gå vidare med att tillfråga nummer 2 och så vidare i tur och ordning. Sådana förutsättningar är om tillfrågad leverantör inte svarar på avropsförfrågan inom 5 arbetstimmar eller om tillfrågad leverantör avböjer avropsförfrågan. Fika Rangordnad 1:a inom område Fika är Fazer Food Services (rest.estradan@amica.se). Området omfattar beställningar för upp till 99 personer av lättare förtäring såsom till exempel fralla, baguette, bulle, kaka och frukt samt kaffe, te, vatten och läsk. Både vitt bröd och fullkornsbröd kan erbjudas. Om man vill få leveransen serverad på något speciellt sätt kan man själv ställa fram t.ex. rullvagn med porslinsfat för uppläggning samt stämma av detta med Fazer vid beställning. Enklare catering Rangordnad 1:a inom område Enklare catering är Eurest Compass Group (handelsratten@eurest.se). Området omfattar beställningar för upp till 99 personer av dagens lunch, pastasallad, sallad utan pasta, buffé, mingelmat, dryck, kaffe med tillbehör och frukt. Finare catering Rangordnad 1:a inom område Finare catering är Göteborgstraktörerna/Matsmak (info@matsmak.se). Området omfattar beställningar för upp till 99 personer av finare lunch, buffé, mingelmat och middag. Även tillhörande dryck (inklusive alkoholhaltiga drycker), kaffe med tillbehör och frukt. Skillnad jämfört med Enklare catering är finare råvaror och större sortiment på t.ex. buffé och mingel. Inom området finare catering erbjuds även affärslunch och trerätters middag. Större event Rangordnad 1:a inom område Större event är Eurest Compass Group (handelsratten@eurest.se). Området omfattar alla sorters cateringbeställningar för 100

3 personer och uppåt. Det betyder att de produkter som specificeras inom övriga områden ingår i område Större event om beställningen är till 100 personer eller fler. Större event kan innefatta helhetslösningar där både mat, dryck (inklusive alkoholhaltiga drycker), bord och stolar, dukning, porslin och service med mera ingår. Lathundar med beställningsrutiner med mera finns som bilagor i avtalsdatabasen under respektive cateringavtal. Där finns även respektive leverantörs Bilaga 1 Prisbilaga där det avtalade sortimentet och priserna samt eventuell rabattsats för beställningar av produkter ej specificerade i prislistan finns angivna. Om man inte önskar få engångsartiklar levererade med beställningen kan man informera leverantören om det när man beställer. Har du några frågor gällande avtalen så kontakta avtalsansvarig Elin Alm. Pågående upphandlingar Just nu pågår upphandlingar för bland annat bussresor med förare, böcker, konsultstöd för strategisk verksamhetsutveckling, frukt och grönt. Tips och råd Att boka hotell Hotell kan man med fördel boka själv på de statliga avtalen, då slipper man bokningsavgifter. VIA Egencia finns som alternativ om man inte vill göra jobbet själv. De statliga hotellavtalen är uppdelade i olika geografiska områden: Eftersom det inte finns några hotellavtal utomlands kan VIA Egencia vara ett alternativ just vid dessa bokningar, annars går det bra att boka själv. Att boka konferens Vid bokning av konferens finns olika vägar och möjligheter. Dels finns de statliga avtalen för bokning direkt av institution/motsvarande. De hittas uppdelat på olika geografiska områden under hotell och konferens, klicka vidare på konferenshotell och kursgårdar o.s.v. : Om man inte vill boka och göra jobbet själv finns möjligheten att vända sig till Svenska möten, vilka vi har ramavtal med avseende konferenstjänster. De kan hjälpa till med offertförfrågan och administration kring mötet. Kontaktuppgifter återfinns i avtalsdatabasen. Har du frågor kontakta Sussanne Hulthén, som är avtalsansvarig. ELIAS Inköpssystemet Inköpssystemet har nu varit i drift sedan april Mer än 1000 beställningar har gjorts via systemet. Varje beställning består i snitt av 5 orderrader och har skickats till 19 olika leverantörer. 87 inköpare har lagt beställningar i systemet, dessa beställningar har godkänts av 61 olika attestanter. From 15 maj är inköpssystemet tillgängligt för medarbetare med en tittbehörighet via Medarbetarportalen. I inköpssystemet kan man se avtalsinformation samt ställa frågor till avtalsansvarig på samma sätt som i avtalsdatabasen, men gränssnittet är förenklat. För att komma in i inköpssystemet, gå till Medarbetarportalen Verktyg Inköpssystem. Klicka sedan på Öppna inköpssystem till höger på sidan. Inköpssystemet kräver java och att man tillåter pop-up fönster i sin web-läsare. Vid problem och frågor av teknisk karaktär vänd dig till GU:s servicedesk. För att få behörighet att göra beställningar eller attest via inköpssystemet krävs att man går en inköpsutbildning som tillhandahålls av Upphandlingssektionen, samt att man minst har behörighet för leveransattest i ekonomisystemet AGRESSO. Ansökningsblanketten till ekonomisystemet AGRESSO kan hämtas från Ansökan ska undertecknas av prefekt eller motsvarande och skickas sedan till ekonomienheten Utbildning för inköpare och attestanter Nu är det nästan 900 medarbetare på universitetet som gått utbildning för inköpare och attestanter och blivit behöriga att använda inköpssystemet! Sedan oktober så har ekonomienheten haft 34 utbildningstillfällen ute på samtliga fakulteter. Har du inte gått än, så är det inte för sent. Vi har vårens sista tillfälle kvar, den 4 juni i Vasaparken. Under hösten kommer vi sedan att ha en handfull utbildningar, varav ett tillfälle på engelska. 3

4 Information och anmälan hittar du i kompetensutvecklingsportalen under Ekonomiadministrativa system. Ebba Melchior är ansvarig för utbildningen, kontakta henne om du har frågor. Beställning av datorer Nu kan delar av universitetets medarbetare beställa sin Windowsdator via inköpssystemet! Du som arbetar på Gemensamma förvaltningen, Humanistiska fakulteteten, LUN, Utbildningsvetenskapliga fakulteteten och Konstnärliga fakulteteten ska från och med 21 maj beställa din dator via universitetets inköpssystem. För att vara behörig i inköpssystemet krävs att du har genomgått utbildningen för inköpare och attestanter. Du som arbetar på övriga fakulteter och enheter beställer än så länge din dator på vanligt sätt via vårt webbformulär. Inom kort kommer windowsdatorer endast att kunna beställas via formulär i inköpssystemet. Vi kommer då att informera om detta på inköpssystemets hemsida: Information om beställning av datorer hittar du under Datorarbetsplats i Medarbetarportalen. På upphandlingssektionen kommer vi att arbeta med följande aktiviteter: Befintliga ramavtal ska vara lätta att avropa Skapa avtal på alla ramavtalsområden som efterfrågas Tillhandahålla inköpsutbildning Regelbunden återkoppling till prefekter och administrativa chefer Uppföljning av utbetalningar över kronor till leverantörer som saknar avtal Inleda arbetet med att skapa nätverk för inköpskoordinatorer Det ska vara lätt att göra rätt, befintliga avtal ska vara enkla, lättillgängliga och det ska finnas avtal på de produktområden där efterfrågan finns. Återkoppling till berörda chefer kommer att göras med avseende på användningen av inköpssystemet och avtalstroheten. Samtliga institutioner ska utse minst en inköpskoordinator. Denna koordinator kommer att fungera som en länk mellan inköpare på institutionen och upphandlingssektionen. Information behöver skickas i båda riktningarna, inför upphandling behöver upphandlingssektionen veta vilka behov verksamheten har och efter avslutad upphandling behöver inköparna få information om de nya avtalen. Ulrica Carlsson Upphandlingschef Avtalstrohet Andelen köp från avtal var lägre år 2012 än året innan. Detta är en trend som måste brytas. På upphandlingssektionen kommer vi att intensifiera vårt arbete med att höja avtalstroheten år Men för att vända siffrorna till år 2013 måste alla inblandade göra rätt och använda befintliga ramavtal vid köp. Konsulttjänster av olika slag, laboratoriematerial och köp av utrustning är några av de produktområden som har stor potential gällande höjning av avtalstroheten. 4

5 Om leveransproblem och eventuella påföljder Göteborgs universitet köper varor och tjänster för nästan en miljard kronor varje år. Universitetet ingår också hundratals avtal. Det säger sig självt att det ibland uppstår problem med leveransförseningar och/eller rena fel. Särskilt som vi köper mycket forskningsutrustning som ligger i fronten av teknikutvecklingen. Kontakta Upphandlingssektionen för stöd vid leveransförseningar eller fel. Mycket kring leverans, tester, godkännande, betalning, viten och dylikt är reglerade i våra kommersiella villkor som utgör grunden för ram- och köpavtal. Sedan kan det naturligtvis vara kostnadsdrivande att ha alltför hårda krav, men det upplever jag inte att universitetet har. Avtalslagens och köplagens regler utgör också en grund för att reglera eventuella dröjsmål och/eller fel i varan. Rent generellt måste alla fel eller dröjsmål påtalas omgående och helst skriftligen. Leverantören ska då ges en möjlighet att rätta fel, göra en omleverans eller erbjuda ett avdrag på priset. Efter det kan man välja att ta upp frågan kring viten och skadestånd. Var noga med att dokumentera alla kontakter med leverantören och för en loggbok över eventuella fel. Det gäller också att noga kontrollera sina fakturor. Vissa ramavtalsleverantörer kan slarva eller ha bristfälliga rutiner som gör att eventuella rabatter inte kommer med eller att det blir felaktiga momssatser. Johan Pettersson Upphandlingsjurist Upphandlingssektionen önskar alla en glad sommar!!! Göteborgs universitet Ekonomienheten Upphandlingssektionen Vasagatan 33 Box Göteborg upphandling@gu.se Redaktörer för Inköpsnytt: Sussanne Hulthén och Ebba Melchior 5