Ärende 4. Återrapportering av Generella internkontrollområden följsamhet till kommunens ramavtal

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Ärende 4. Återrapportering av Generella internkontrollområden 2011 2012 följsamhet till kommunens ramavtal"

Johannes Gunnarsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Ärende 4 Återrapportering av Generella internkontrollområden följsamhet till kommunens ramavtal

2 Tjänsteskrivelse KS Handläggare: Karin Lindqvist, Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen Återrapportering av Generella internkontrollområden följsamhet till kommunens ramavtal Sammanfattning Kommunstyrelsens ledningskontor har i tjänsteskrivelse den 29 augusti 2011 angett Följsamhet till kommunens ramavtal som ett internkontrollområde. Det urval av ramavtalsområden som utsåg att kontrolleras var; livsmedel, läromedel samt arbetskläder. Kontrollen avser inköp bokförda under år På delegation från kommunstyrelsen genomför upphandlingsenheten upphandlingar och tecknar ramavtal på frekventa varor och tjänster för hela kommunen. Syftet är att uppnå de för kommunen totalt förmånligaste villkoren vad avser innehåll, pris, kvalitet och miljö. Ramavtalen är bindande för hela kommunen. De två områdena livsmedel och läromedel visar godkänt resultat emedan avtalstroheten inom området arbetskläder inte kan anses vara på en acceptabel nivå. För området arbetskläder behöver en direkt insats göras det vill säga upphandlingsenheten måste tillsammans med verksamhetsansvariga ånyo föra ut information om ramavtalen direkt till beställare/inköpare. Ett mera långsiktigt arbete kan vara att införa certifierade inköpare. Det vill säga att tillsammans med verksamhetsansvariga identifiera de personer som i sin tjänst har/ska ha ansvar och befogenheter att göra inköp och att utbilda dessa personer om avtal, regler och inköpsrutiner. Genom detta skulle också bättre möjligheter till dialog med verksamheterna om framtida behov öppnas. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 17 oktober 2012 Kommunstyrelsens protokoll den 27 september 2011, 202

ledningskontor har i tjänsteskrivelse den 29 augusti 2011 angett Följsamhet till kommunens ramavtal som ett internkontrollområde.

3 Tjänsteskrivelse 2 (4) Beskrivning av genomförande Underlaget för granskningen har hämtats från kommunens ekonomisystem Devis X. Styrande för sökningarna i ekonomisystemet har varit det så kallade slaget (koddel B), vilket kan översättas med 644 för Livsmedel, 643 för Böcker, tidningar, facklitteratur och 648 för Arbets-, skyddskläder och skyddsmateriel. De konteringar som gjorts enligt ovanstående i samband med betalning av faktura under 2011 ligger till grund för kontrollen. Det bör dock observeras att underlaget inte ger någon träffsäkerhet i absoluta tal beträffande avtalstroheten men väl en tydlig orientering inom respektive område. Felkällor rena felkonteringar förekommer naturligtvis, det vill säga en del fakturor hör inte hemma inom granskningsområdet, andra fakturor saknas då de konterats med annat slag och hamnat under en annan rubrik som inte syns vid denna sökning. I ett försök undvika felkällor enligt ovan har därför underlaget studerats dels genom att titta på leverantörer (som bygger på kunskap om vad en leverantör har i sitt sortiment) och dels utifrån kunskapen om våra ramavtal. Även ett antal stickprov har gjorts på enskilda fakturor för att se vad de som köpts. Granskning av enskild faktura har gjorts via ekonomisystemets funktion Fakturasök i IoF. Arbetskläder Kommunen hade år 2011 tre ramavtal avseende arbetskläder; Björnkläder AB Grövre arbetskläder och skyddshandskar samt arbets- och skyddsskor Kwintet Fristads AB (Hejco) Arbetskläder och skor för måltids-, städ- och vård personal Textilia Tvätt & Textilservice AB hyra av arbetskläder, tvättjänst och distribution (så kallad cirkulationstvätt) för socialförvaltningens vård- och omsorgsenheter. Avtalet med Textilia Tvätt & Textilservice AB startade i januari 2011, de båda andra avtalen starta under år Genomförande/avgränsning Köp av så kallad cirkulationstvätt (konterad som arbetskläder) har tagits bort ur granskningsunderlaget då detta är så att säga en annan produkt. För cirkulationstvätt förekommer inga köp utanför tecknat ramavtal.

skyddskläder och skyddsmateriel. De konteringar som gjorts enligt ovanstående i samband med betalning av faktura under 2011 ligger till grund för kontrollen.

4 Tjänsteskrivelse 3 (4) Det för sökningen styrande slaget 648 Arbets-. Skyddskläder och skyddsmateriel har åtta underrubriker. Några underrubriker avser skyddsutrustningar, till exempel selar och andningsmasker, fakturor som konterats med dessa slag har tagits bort från granskningsunderlaget. Resultat och kommentar Granskningen visar en avtalstrohet som ligger strax under 50 procent, vilket inte är tillfredställande. Det är framförallt på ramavtalet Grövre arbetskläder och skyddshandskar samt arbets- och skyddsskor som det köps utanför ramavtalet. Några anledningar till detta kan vara att - kommunen under 2010 bytt leverantör. Vid byte av leverantör blir det alltid en viss eftersläpning - nuvarande leverantör återfinns i Örebro vilket också betyder att man numera måste ha lite framförhållning när inköpen ska göras - tillgången till denna typ av arbetskläder och skor är stor då de finns att köpa i flera specialaffärer och byggvaruhus. Faktum kvarstår dock och åtgärder måste komma till stånd för att höja siffran markant. Som åtgärdsförslag kan nämnas, att föra ut information till berörda beställare/inköpare samt att i dialog med ramavtalsleverantören försöka att hitta rutiner som underlättar vid beställning. Livsmedel Kommun har inom området livsmedel avtal inom åtta kategorier; kolonial/specerier, kaffe, färsk fisk, färskt bröd, konditoriprodukter, malt vatten och läskedrycker, mejerivaror och juice samt potatis, rot- och grönsaker och frukt. Ramavtal är tecknade med åtta olika leverantörer. Noteras bör att ramavtalet för kolonial/specerier kan, för en avropare av små volymer, användas för köp samtliga kategorier livsmedel. Genomförande/avgränsning Samtliga kommunens verksamheters inköp som konterats med (underrubrikerna står för specifikt livsmedelskategori, exempelvis fisk, mjukt bröd etc). Avtalstroheten har studerats sammantaget för de åtta ramavtalskategorierna då det inte är möjligt utläsa för specifikt ramavtal. Anledning är att konteringarna ofta är gjorda på en övergripande nivå som bara anger livsmedel samt att man vid små volymer kan köpa hela sitt behov hos ramavtalsleverantören för kolonial/specerier.

Resultat och kommentar Granskningen visar en avtalstrohet som ligger strax under 50 procent, vilket inte är tillfredställande.

5 Tjänsteskrivelse 4 (4) Resultat och kommentar Granskningen visar på ett gott resultat med en avtalstrohet på strax över 90 procent. Några inköp från icke avtalsleverantörer kan naturligtvis bero på att det är så kallade pedagogiska inköp, att specifik produkt inte finns på ramavtalet eller att akut behov uppstått. Dessa situationer ska naturligtvis vara av marginell karaktär. Läromedel För läromedel finns ramavtal med en leverantör. Närbesläktat med det ramavtalet är ramavtalen för böcker och facklitteratur. Köp från båda dessa typer av ramavtal konteras med samma slag, 643 Böcker, Tidningar, Facklitteratur vilket medför viss osäkerhet när man granskar avtalstrohet. Avgränsning och genomförande Endast barn- och utbildningsförvaltningens och gymnasieförvaltningens inköp konterade med har granskats. Båda förvaltningarnas inköp till skolbiblioteken har dock tagits bort då det inte är möjligt att avgöra vad som ska klassas som läromedel kontra böcker/ facklitteratur till biblioteken. De bokköp som gjorts från ramavtalen på böcker/facklitteratur har tagits bort vid mätningen. Kontrollen kan därför i stort sägas vara gjord på inköpen från ramavtalsleverantören kontra andra förlag. Resultat och kommentar Följsamheten här är också god och ligger på en nivå strax under 90 procent. En särredovisning för barn- och utbildningsförvaltningen respektive för gymnasieförvaltningen visar på samma värden. Utbildning av beställare på förvaltningarna om ramavtalen samt hur inköpen ska konteras skulle naturligtvis höja avtalstroheten ytterligare. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar godkänna kommunstyrelsens ledningskontors rapport om genomförd internkontroll för ramavtalsområdena Livsmedel och Läromedel. 2. Kommunstyrelsen beslutar att för ramavtalsområdet Arbetskläder uppdras upphandlingsenheten tillsammans med verksamhetsansvariga ånyo föra ut information om ramavtalen direkt till beställare/inköpare och att ytterligare en uppföljning görs efter halvårsskifte Karin Lindqvist Upphandlingschef

Dessa situationer ska naturligtvis vara av marginell karaktär. Läromedel För läromedel finns ramavtal med en leverantör. Närbesläktat med det ramavtalet är ramavtalen för böcker och facklitteratur.

6 Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum KS 202 KS Generella internkontrollområden Sammanfattning Kommunstyrelsen ska varje år peka ut tre generella internkontrollområden i syfte att säkerställa att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, att rapporteringen om ekonomi och verksamhet är tillförlitlig och att lagar, föreskrifter m.m. efterlevs. Arbetet med att peka ut lämpliga internkontrollområden för 2011 har försenats. Kommunstyrelsens ledningskontor föreslår därför att de föreslagna internkontrollområdena gäller för perioden Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 29 augusti 2011 Beslut Kommunstyrelsen fastställde följande generella internkontrollområden för 2011 och 2012: 1. Följsamheten till kommunens ramavtal 2. Rutiner för hur kommunen följer upp leverantörernas följsamhet till ingångna avtal 3. Kännedomen om Karlskoga kommuns etiska riktlinjer mot mutor och bestickning. Beslutet expedieras till: Samtliga nämnder Ekonomiavdelningen Kansliavdelningen Verksamhetscontrollern Justerande Utdragsbestyrkande

kostnadseffektiv, att rapporteringen om ekonomi och verksamhet är tillförlitlig och att lagar, föreskrifter m.m. efterlevs.

Relevanta dokument

Ärende 17. Internkontroll 2018 kommunövergripande - upphandlingsenhetens verksamhet

Ärende 17. Internkontroll 2018 kommunövergripande - upphandlingsenhetens verksamhet Ärende 17 Internkontroll 2018 kommunövergripande - upphandlingsenhetens verksamhet Tjänsteskrivelse 1 (5) 2018-02-14 KS 2017.0045 Kommunfullmäktige Tillägg till Internkontrollplan kommunövergripande för