SAP Professional Services två år senare!

Transkript

1 SAP Professional Services två år senare! Colada valde att implementera SAP hösten Vi tänkte agera med gott föredöme. Erbjuder man konsulter inom SAP så känns det försvarbart och egentligen ganska självklart att man använder SAP själv som affärssystem. Vi kände ett behov av att erhålla en bättre kontroll över bolagets affärsprocesser såsom hantering av kunder och kontrakt, tid- och reserapportering, fakturering samt ekonomin som helhet. Många manuella tidskrävande rutiner har nu övergått till ett kontrollerat affärssystem. Projektet blev väldigt lyckat. Vi trimmade, anpassade våra processer och lärde oss mycket. Vi löste problem och felaktigheter och har nu tillgängliggjort en förkonfigurerad lösning som vi kallar vår SAP Professional Services och vi tror att denna lösning skulle kunna vara till stor nytta för andra företag inom tjänstesektorn. Vi har nu använt SAP i ett och ett halvt år och vi har fått en gedigen erfarenhet samt lärt oss alla detaljer och många av SAPs möjligheter. Kort om SAP Professional Services Ett förkonfigurerat affärssystem Vänder sig till mindre och medelstora kunder Passar tjänstenära branscher Möjliggör för konsulter och anställda att registrera tid och reseräkningar via internet Ett helintegrerat affärssystem i realtid Består av modulerna: Portal med tid/resehantering, kund och kontraktshantering, huvudbok, kundreskontra, leverantörsreskontra, mini-hr, analys och uppföljning (BW) Ger bra och överskådliga ekonomirapporter Kort om möjliga rapporter Snittpris Debiteringsgrad Intäkter per projekt och/eller kund Huvudbok, kund- och leverantörsanalyser Vad har underlättats? För att få ett bra och tydligt svar kommer tre olika roller att bli intervjuade. Vi har valt en konsultchef, en konsult samt ekonomiansvarig. Alla roller använder Professional Services utifrån sitt behov. Först ut kommer ansvarig för konsulterna:

2 Vad anser konsultchefen? Anne Bendrik Vad är det mest märkbara med det nya affärssystemet? - Att vi har fått ordning och reda på våra rutiner! Från det att en säljare inkommer med ett kontrakt mellan företaget och kund börjar man med att lägga in kunden. Där är man flexibel med allt ifrån adresser, kontaktpersoner, val av språk till inom vilken valuta som kunden önskar fakturan. Därefter arbetar med kontraktet. - Det är lätt att följa upp sitt affärsområde, sina anställda och de kunder som är aktuella. Ligger även kontraktet i SAP? - Absolut, man lägger upp ett kontrakt kopplat till aktuell kund. Man kan dessutom skapa olika typer av kontrakt. Exempelvis kontrakt där konsulten arbetar på löpande räkning alt ett fastpriskontrakt med en fakturaplan. Därefter lägger man upp de olika timavgifterna som kan förekomma, som normaltid, övertid, beredskap och restid. Dessa kopplas till den eller de konsulter som skall arbeta inom projektet. Får konsulten vetskap om vilket projekt/kontrakt denne kan arbeta med? - Det är så smart löst att när konsulten skall registrera sin tid eller lägga in en resekostnad så går denne in i vår portallösning. Dvs det är en web-baserad tjänst som du når överallt. När konsulten loggat på ser denne bara de kontrakt som är aktuella att skriva tid mot just för den konsulten. Man kan inte lägga tid på en kollegas kontrakt utan bara på de kontrakt som är kopplade till en själv, de som dessutom ej är avslutade. Är det lätt att underhålla systemet? - Ja, man kan lätt ändra kunduppgifter, adresser, kontaktpersoner mm. Gällande kontrakt är dessa lätta att förlänga eller prisändra. Man kan lägga till konsulter till befintliga kontrakt, man kan även lägga till samt förändra prisvillkoren. Man kan även avsluta ett kontrakt för en konsult, dvs lägga in en sluttid för den enskilde konsulten. Hur fungerar faktureringsprocessen?

3 - Vid månadsskiftet kontrollerar man att alla konsulter har tidrapporterat. Därefter godkänns tiden samt ev. reseräkningar. Vissa av dessa kanske skall debiteras kunden och då har konsulten kostnadsstyrt sin reseräkning mot kunden i portalen. Mycket smidigt. Efter godkännande faktureras alla kunder och man kan välja att printa ut fakturan och sända den till kunden eller skapa en PDF och maila den. Fakturalayouten kan lätt anpassas till företaget med dess logga, val av referensuppgifter, valfria flexibla texter mm. - Om det anställs en ny person? - Då läggs personen av ekonomiansvarig enligt alla regler, bla får den ett kostnadsställe i systemet. Personen får ett login så denne når Portalen. Tack vare det att varje person utgör ett kostnadsställe så är det lätt att följa upp och analysera efterhand, även per konsult. Varje affärsområde består av ett antal konstnadsställen varpå analyser kan ske per område. Nyttjar du några rapporter? - Ja, ett antal. Bla kan man lätt få fram alla aktuella projekt. Säljarna kan se när det är dags att förlänga ett kontrakt. Man kan också få fram intäkterna för ett projekt eller för en given kund. Du har också bra kontroll över de anställdas registrerade timmar. - Främst är det säkerheten! Att man minimerar antalet felkällor! Att konsulten lägger in sin tid direkt i systemet. Likaså gällande reseräkningar, att man har nogsam kontroll på dessa. Det skapas ett dokument med alla fakta runt en kostnad, där man sen vidhäftar sitt eventuella kvitto. Ordning och reda! Faktureringen blir mer exakt, det blir sällan några fel varpå såväl vi som kunderna blir nöjda. Processen försnabbas helt enkelt! Idag har vi fakturerat klart dag 2 i ny månad. Det känns också bra med kontroll på våra upplagda kunder och kontrakt. Inte minst uppskattas det av revisorerna. Vad säger konsulten? Jacob Ceder

4 Vad är det mest märkbara med det nya affärssystemet? - - Att jag kan skriva tid i portalen. Det är en stor frihet och jag kan se min egen historik samt lägga in tid i framtiden exempelvis när jag vet att jag har semester. Tidigare skrev vi in vår tid i excel-ark och mailade in varpå siffrorna manuellt registrerades. Nu vet jag att den tid jag lagt in är den som senare faktureras. Har du kontroll över dina projekt? - Tack vare att man endast får upp de projekt som man arbetar inom är det aldrig problem med vilken kund, vilket projektnr osv jag skall debitera mot. Det framgår i systemet! Tom delprojekt med olika benämningar kommer på en egen rad. - Hur är det med reseräkningar och andra utlägg? - Här är systemet väldigt stödjande. Man anger start och sluttid för en resa, vilken typ av resa det är, vilket färdmedel och till vilket land man reser till. Oavsett om det är inrikes eller utrikes har systemet kontroll på vilka traktamenten jag har rätt till. Det tar även hänsyn till aktuell valuta. Riktigt smidigt! Sen kan jag kostnadsföra ex utlägg för datortillbehör, en lunch, en taxiresa eller annat. Skall min kund betala aktuell kostnad så kostnadsför jag bara mot denne! En stor fördel är att jag kan se mina resor historiskt och att jag kan kopiera en resa till en annan. Inte sällan har man lika färdvägar till en och samma kund. - Då är det flexibilliteten, att jag når systemet varhelst och att jag sparar en massa tid! Och vad säger ekonomiansvarig? Katarina Johnson Du är den som sannolikt mest använder systemet, stämmer det? - Ja, jag arbetar i SAP hela arbetsdagen!

5 Vilka delar är det du främst arbetar med? - Jag arbetar med ett antal processer såsom, tidrapportering, fakturering, internfakturering, påminnelser och räntefakturering. Likväl expenser, där jag som ekonomiansvarig har möjlighet att tex ändra konteringen. Dessutom arbetar jag med bokföring, bokslut, kund- och leverantörsreskontra samt likviditetsrapportering. Jag skapar betalningar via filer, ex leverantörsbetalningar och expenser till personalen. Gällande löner så nyttjar vi en del av SAP HR, där jag lägger upp personal såväl intern som extern. Dessa läggs per kostnadsställe. Jag får fram lönerapporter och tar via dessa fram Coladas löner. Hur ser du på rutiner runt ex faktureringen? - Det är till stor del automatiserat! Vi har mycket hög kontroll och systemet är flexibelt. Vi kan tillgodose kundens alla krav på en faktura. Exempelvis väljer man valuta för fakturan, där hanterar jag en regelbunden valutaomvärdering. Fakturan kan förses med en fri text, kontaktpersoner, kundens beställningsnummer, vårt kontraktsnr mm. Vi kan fakturera hel månad, bruten månad och specificera fakturan med veckoindelade timmar och kostnader om kunden så önskar. Det finns även möjlighet att bifoga specifika underlag. Fakturan kan postas eller mailas. Det blir för oss en enkel hantering av underkonsulter. - Då är det säkerheten och den totala kontrollen. Spårbarheten är suverän, dvs vi kan följa varje typ av dokument från början till slut. - Den största skillnaden för oss som konsultföretag är att vi fått en helintegrerad lösning! Av Anne Bendrik