Att tänka på vid upphandling av en konsultmäklare

Transkript

1 Att tänka på vid upphandling av en konsultmäklare

2 Att upphandla en konsultmäklare skiljer sig från att upphandla konsulter på traditionellt vis. Normalt tittar man på konsulternas kompetens men här måste man utvärdera mäklarens erfarenhet, nätverk och processer för att säkerställa att man i slutändan får rätt konsult i rätt tid till rätt pris. Vi på KeyMan har mäklat konsulter sedan 1998 och har nu sammanställt våra erfarenheter för att hjälpa upphandlare att skapa ett bra förfrågningsunderlag som ligger till grund för ett bra ramavtal.

3 Bakgrunden till att upphandla en konsultmäklare kan vara flera men det vi oftast får höra är att man vill minimera administrationen kring förfrågningar, offerter och avtalshantering. En annan vanlig anledning är att man önskar få tillgång till hela marknadens konsulter och slippa vara begränsad till ett fåtal ramavtalsleverantörer. Att mäklaren sen hjälper till att sänka kostnaden ses ofta som en bonus. Börja med att tydligt definiera vad som är absolut viktigast för er att uppnå med er upphandling. Generellt så upphandlas konsultmäklarens arvode som ett procentpåslag på det arvode som konsulterna fakturerar. Konkurrensen är ofta hård och priserna på påslaget är pressat. Detta ger beställaren utrymme att vikta stor del av värderingen på leverantörens kvalitet. Vår rekommendation är att man lägger 80% på kvalitet och 20% på pris. Konsultmäklarnas påslag brukar normalt ligga mellan 1,5-3,5%. Prisvariationen styrs bland annat av hur stort åtagandet är samt hur mycket tjänster beställaren förväntar sig att mäklaren utför i form av kvalitetssäkring av kandidater, administration, uppföljning, rapporter osv. Att anlita en enda konsultmäklare är en förändring för många vilket gör det viktigt att kommunicera fördelarna internt och med befintliga leverantörer innan man går ut med upphandlingen. Ett annat tips är att bjuda in några konsultmäklare innan upphandlingen för att lära känna marknaden. För att få bästa utväxling av en konsultmäklare måste man arbeta tätt i ett partnerskap där samarbete, transparens och kommunikation är grundstenarna. Är det förenligt med LUF/LOU? Konkurrensverket har granskat SL s upphandling av konsultmäklare och kom fram till att det är fullt möjligt så länge mäklaren upphandlas enligt gängse regelverk. Deras slutsats är att konstruktionen med konsultmäklare liknar andra lösningar på marknaden som till exempel statliga ramavtal avseende annonsförmedlingstjänster, resebyråer och totalentreprenader.

4 Kravställningar: En av utmaningarna är att kravställa på kvalitet så därför har vi försökt presentera så konkreta förslag som möjligt. Oberoende mäklare Det absolut viktigaste kravet i en konsultmäklarupphandling är att säkerställa att leverantören är en oberoende konsultmäklare. Konsultmäklaren får inte ha några egna konsulter, företräda en utpekad grupp av leverantörer, ägas av konsultbolag/bemanningsbolag, ingå i en koncern med konsultbolag eller på något annat sätt ha kopplingar till konsult- eller bemanningsbolag. Anledningen till att detta är så viktigt är att så fort det finns intressenter som kan påverka mäklaren försvinner objektiviteten och beställaren riskerar att inte få den bästa kandidaten presenterad. Ofta upphandlas konsultmäklare enbart med ett procent- eller prispåslag och om man har egna konsulter så kan leverantören sätta lägsta möjliga marginal men ändå tjäna pengar på att leverera

5 egna resurser dyrt i och med att man inte har någon konkurrens i ramavtalet. En annan viktig aspekt är att många konsultbolag vägrar gå via andra konsultbolag/ bemanningsbolag på grund av konkurrenssituationen och detta kan begränsa urvalet för beställaren. Med en oberoende konsultmäklare minimeras denna risk. För att säkerställa att mäklaren är oberoende kan man ställa som krav att minst 75% av bolagets omsättning kommer från att mäkla konsulter samt att man inte har några kopplingar enligt ovan. Detta krav ställs som ett skallkrav som antingen uppfylls eller ej. Be konsultmäklaren bifoga en företagspresentation till anbudet där det tydligt framgår att de bedriver en renodlad konsultmäklarverksamhet. Be också om länkar till hemsidan så att ni snabbt kan kontrollera att uppgifterna stämmer. Leveranskapacitet Ska man lägga alla konsultleveranser hos en enda part måste man säkerställa att leverantören har kapaciteten och nätverket att leverera det som kommer efterfrågas. Att bygga upp hög leveranskapacitet inom ett så brett område som IT tar lång tid. Leverantören måste ha kontakt med många olika nischbolag samt stora konsultbolag för att leverera specialister inom samtliga områden. Ett sätt att få leverantören att bevisa sin leveranskapacitet är att de redovisar bolagsnamn, organisationsnummer och kontaktperson hos konsultbolagen de mäklat konsulterna ifrån för de senaste 50 affärerna. Att begära in CV s som en del av utvärderingen för alla tänkbara kompetenser kommer bara innebära att ni får lägga massor med tid på läsa CV n. Etablerade konsultmäklare är generellt duktiga på att få fram kandidater. Som ett utvärderingskriterium kan ni be anbudsgivaren ange bolagsnamn och organisationsnummer på 5 st enmanskonsulter, 5 st konsultbolag med anställda konsulter och 5 st konsultbolag med över 100 anställda man tecknat avtal med när man mäklat konsulter från dem. Leverantörer som redovisar 3x5 bolag får full poäng, når man bara 4 bolag inom ett segment får man 66% av poängen. Med denna metod säkerställer ni att mäklaren har etablerade affärsrelationer med alla typer av konsultbolag vilket borgar för bra leveranskapacitet. Låt även leverantören beskriva sitt nätverk och hur de arbetar för att bibehålla, förbättra samt utöka det. Om beskrivningen uppfyller era önskemål får leverantören full poäng, uppfyller den bara delvis ger det lägre poäng. Allt fler organisationer går mot att beställa funktioner eller lösningar istället för enskilda resurser. Ställ kravet att mäklaren har erfarenhet av att leverera helhetslösningar. Kravet skall verifieras genom att leverantören lämnar en referens och en beskrivning av vad som levererats. Leveransprecision process och KAM Att mäkla konsulter är ett komplicerat hantverk som kräver både erfarenhet och genomarbetade processer för att beställaren ska få ett bra resultat. För att förstå vad beställaren har behov av måste leverantörens kontaktperson (KAM) ha några års erfarenhet inom IT-området så att denne kan ställa de frågor som behövs för att få en bra kravprofil att arbeta efter. Här kan man poängsätta antal års erfarenhet av att mäkla konsulter och år i branschen. Säkerställ även att kontaktpersonen har en utpekad kollega som är insatt i affären som kan täcka upp vid till exempel semestrar så att ni inte blir helt beroende av en enda person.

6 Konsultmäklarens processer för att kvalitetssäkra kandidaterna genom intervjuer och referenser skall vara väldokumenterade. Se till att leverantören noga beskriver hur de arbetar och utvecklar dessa processer. Den här punkten är väldigt viktig för att ni ska få bra leveranser. För att utvärdera mäklarens leveransprecision kan ni be dem i anbudet presentera två kandidater på tre fiktiva uppdragsförfrågningar (använd gärna förfrågningsunderlag ni avropat på tidigare). Här får ni en chans att se hur mäklaren uppfattar och analyserar behovet samt hur leveransprecisionen kan se ut i ett framtida samarbete. Här räcker det med att bestämma om leverantören uppfyllt kravet eller ej. Leveranstid och antal kandidater En trend vi ser är att man ofta kräver att mäklaren ska leverera konsulter på allt kortare tid. Enligt vår erfarenhet så är det inte leveranstiden från mäklaren som är flaskhalsen i processen att få en ny konsult på plats. Oftast tar det längre tid att hitta en tid i kalendern för beställaren för att intervjua kandidaterna än det tar för mäklaren att hitta dem. För att beställaren ska få ett bra underlag att välja från är det rimligt att kräva att mäklaren ska leverera tre kandidater per förfrågan (om det inte är exceptionell svår kompetens att finna). Om mäklaren ska hinna göra ett bra jobb med att gå ut med förfrågan i nätverket, administrera offerter, gallra och intervjua kandidater, ta referenser samt sätta ihop en offert ska de minst ha tre dagar på sig, gärna fyra. Ni kommer få bättre kvalitet på leveranserna om ni ger mäklaren fyra dagar på sig att ta fram tre kvalitetssäkrade kandidater. Övertagande av befintliga konsulter För att minimera er administration bör ni slussa samtliga konsultkontrakt genom konsultmäklaren. Ni får då en enda part som hanterar alla era avtal samt att ni får alla fakturor från ett ställe. Låt anbudsgivaren beskriva sin process för övertagande av konsulter. Denna tjänst kan även prissättas separat då det är mindre arbete för mäklaren att ta över en befintlig konsult än att mäkla en ny. Alternativt så har man ett enda påslag som täcker både nya mäklade konsulter och övertag av befintliga. Kvalitetssäkring av uppdrag Uppföljningen under uppdrag är en viktig del av leveransen. Be leverantören beskriva hur de följer upp respektive konsults insats och hur de hanterar eventuella avvikelser. Om beskrivningen uppfyller era önskemål får leverantören full poäng, uppfyller den bara delvis ger det lägre poäng. Webbportal Som vi redan varit inne på är konsultmäklarbranschen präglad av låga marginaler. Detta ställer krav på effektiva och automatiserade processer. För att mäklaren ska ha tid att hitta rätt kandidater måste de ha automatiserat vissa delar av processen. Därför är det viktig att de har en portal som hanterar förfrågningar, offerter, avtal och statistik. Några funktioner i portalen man som beställare kan ställa som krav är: löpublik hemsida där alla konsultbolag kan se förfrågningarna. lövara webbaserad och inte kräva någon klientinstallation.

7 löatt man kan styra rättigheter på individnivå. löse aktiva förfrågningar. löse inkomna offerter. löskapa avtal direkt i portalen som båda parter signerar elektroniskt. löalla avtal ska vara sökbara och innehålla information om avtalsparter, konsultens namn, löptider och priser. löstatistik avseende antal inhyrda konsulter, kostnader och vilka kompetensområden man hyr in konsulter inom. Avstämningsmöten För att följa upp och vidareutveckla samarbetet ska man ha schemalagda avstämningsmöten. Inledningsvis bör man ha dessa kvartalsvis men efter en tid räcker det med ett möte per halvår. På dessa möten skall konsultmäklaren redovisa: löantalet nya förfrågningar. löantalet förfrågningar totalt sedan samarbetet inleddes. löom mäklaren lyckats tillsätta alla behov samt redovisa skäl om man inte lyckats. löuppfyllnad av överenskommen leveranstid. löantalet aktiva avtal. löeventuella problem och vidtagna åtgärder. löförbättringsförslag. Ekonomisk stabilitet Stora belopp strömmar genom en konsultmäklare så det är viktigt att bolaget har en sund ekonomi så att underkonsulterna får betalt i tid. Säkerställ att mäklaren är kreditvärdig via kreditupplysningsbolag. Miljöpolicy Säkerställ att leverantören har ett miljöledningssystem genom att be dem bifoga en kopia på det.

8 Referenser Referenser är en viktig del i utvärderingen. Låt leverantören ta fram 2-3 referenser som får bedöma på en skala hur bra de är på: löförmåga att förstå behovet lökvaliteten på presenterade kandidater löleveranstid löleveransförmåga löuppföljning lölyhördhet löflexibilitet löhur samarbetet fungerar lökan de rekommendera leverantören? löskulle de anlita leverantören igen? Anbudspresentation Förhoppningsvis ska ni samarbeta länge och tätt tillsammans med er konsultmäklare, därför är det viktigt att träffa anbudsgivarna som en del av kvalificeringen. Tänk på att konsultmäklaren representerar er i kontakten med marknadens konsultbolag! Deras sätt att agera kommer påverka hur konsultbolagen ser på sin relation med er som beställare. Utvärdera kontaktpersonens: löerfarenhet inom området leverantörens kontaktperson bör under intervjun visa prov på att denne har gedigen erfarenhet av hela konsultmäklarprocessen. lösamarbetsförmåga - leverantörens kontaktperson bör under intervjun visa prov på att denne har förmåga att lyssna, analysera och genom exempel föreslå lösningar på ett konstruktivt sätt. lölyhördhet - leverantörens kontaktperson bör under intervjun visa prov på att denne har förmåga att lyssna in, förstå och anpassa sig till rådande förutsättningar. lömarknadskännedom - leverantörens kontaktperson bör under intervjun visa prov på att denne har djup insikt i konsultbranschen och kunna ge exempel på var man kan hitta viss kompetens och vad som efterfrågas mest.

9 lötydlighet - leverantörens kontaktperson bör under intervjun visa prov på att denne har förmåga att kunna kommunicera på ett tydligt sätt, säkerställa att budskapet nått fram och att förväntningar är klara för alla berörda parter. Varje punkt kan ge max 2 poäng om personen uppfyller kravet till fullo och 0 poäng om man inte uppfyller det alls. Maxpoäng för personliga intervjun blir då 10 poäng. Pris Med tanke på att priserna för denna tjänst är pressade är en variant att ni själva sätter nivån på prispåslaget och då bara utvärderar på kvalitet. Ställ inte krav på att mäklaren ska sätta taktimpriser i upphandlingen. Taktimpriser kan locka att sätta låga priser för att vinna upphandlingen vilket bara skadar er i slutändan. Varje förfrågan en oberoende mäklare går ut med når stora delar av marknaden och leverantörerna är medvetna om konkurrensen vilket gör att priserna blir konkurrenskraftiga. Kravställ full transparens och att ni ska kunna ta del av alla inkomna offerter. Incitamentsmodell Vi har sett flera olika incitamentsmodeller där mäklaren premieras om man levererar konsulter med låg timpenning. Vi anser att mäklaren ska fokusera på att hitta den bästa kandidaten för uppdraget och inte alltid den billigaste. Att köpa kompetens till lägsta pris brukar bli dyrt i slutändan. För att få en incitamentsmodell att fungera bra måste man koppla ihop det med kvalitet på leveransen. Man utvärderar konsulten på ett antal punkter som poängbedöms. Kravet för att incitamentet skall falla ut är att konsulten får över X poäng på utvärderingen. Då får man en bra koppling mellan pris och utfall. Utvärderingsmetod Dela upp de olika områdena i utvärderingen och poängsätt dem enligt nedan: Utvärderingsområde Poäng Leveranskapacitet 10 Kontaktpersonens erfarenhet 10 Process för kvalitetssäkring av konsult 10 Kvalitetssäkring av uppdrag 10 Webbportal 10 Referenser 15 Anbudspresentation 15 Pris* 20 Summa 100 *Om ni vill ha pris som en utvärderingsfaktor kan man göra så här: anbudet med lägsta påslaget erhåller maximal poäng. De övriga anbuden erhåller en lägre poäng relaterad till den procentuella differensen till anbudet med det lägsta procentuella prispåslag enligt följande: Aktuellt anbuds poäng = det lägsta procentuella prispåslag / aktuellt prispåslag x 20.

10 Hoppas tipsen i denna guide gör att du känner dig bättre förberedd att upphandla en konsultmäklare. Tveka inte att höra av dig till oss om du undrar något eller bara vill bolla en tanke. På vår hemsida har vi en prisbarometer där vi presenterar aktuella priser på de konsultkategorier som efterfrågas mest just nu. KeyMan grundades 1998 med en tydlig mission: Vi ska vara marknadens bästa mäklare av IT- och managementkonsulter! Antingen hjälper vi våra kunder genom att mäkla enskilda konsulter eller så tar vi ett helhetsansvar för kundens hela konsultinköpsprocess. Vi förser organisationen med de konsulter som beställarna efterfrågar samt tar över befintliga konsultavtal. KeyMan hanterar hela inköpsprocessen, gallrar ut de bästa kandidaterna, skriver avtal samt sköter all administration och dialog med konsulterna avseende uppdrag, ersättning, villkor, fakturering etc. Bland våra kunder finns både stora koncerner, mindre företag, myndigheter och statliga verk. Vår erfarenhet och stora kontaktnät med tusentals konsultbolag skapar värde för våra kunder genom kvalitativ kompetensförsörjning som spar tid och ger sänkta konsultkostnader. Under åren har vi mäklat konsulter inom bl.a. Management, Organisation, Verksamhetsarkitektur, Kravhantering, Programledning, Projektledning, Systemarkitektur, Systemutveckling, Användbarhet, Testledning, Test, Drift, Support, Helpdesk, DBA, CRM, BI, ERP, Metodik, Mentorer, Inköp, Utbildning m.m. Sannolikt Sveriges bästa konsultmäklare!

11 Tveka inte att kontakta oss för att se hur vi kan hjälpa er! Tel: Mail:

12 Kungsgatan 44, 4tr, Stockholm,