Handledning för Exder eprinter

Transkript

1 Handledning för Exder eprinter Innehållsförteckning Den här handledningen beskriver vad Exder eprinter är för något, hur ni installerar och hur ni kommer igång. Alla fakturamottagare har olika krav på innehållet i sina fakturor. Vi rekommenderar er därför starkt att även läsa om just era fakturamottagare i handledningen för Exder efakturamottagare. Den innehåller krav och annat som är bra att veta om era fakturamottagare. Exempelvis så skiljer sig kraven om ni skickar en faktura till Fakturaportalen ICA Sverige eller till Fakturaportalen ICA Norge. Här hittar ni den handledningen: HANDLEDNING FÖR EXDER EPRINTER... 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 1 VAD ÄR EXDER EPRINTER... 2 Hur går anslutningen till, sammanfattning:... 3 AFFÄRSÖVERENSKOMMELSE... 3 KUNDTJÄNST... 3 AVTAL... 3 KRAV... 3 UPPSTART AV EXDER EPRINTER... 4 LÖSENORD... 4 INSTALLATIONSANVISNINGAR FÖR WINDOWS TÄNK PÅ FÖLJANDE Obligatoriska fält, generellt Moms Kundnummer i fakturan Kundnummer i fakturan för ICA Detalj Obligatorisk information beroende på mottagare Fakturalayout EXEMPELFAKTURORNA TESTNING MOT KÖPARE SÄNDNINGSRAPPORTER FELHANTERING DRIFTSÄTTNING SÅ HÄR ANSLUTER NI YTTERLIGARE FAKTURAMOTTAGARE INSTALLATIONSANVISNINGAR FÖR ÄLDRE VERSIONER AV WINDOWS Windows Vista Windows XP handledning_eprinter.doc Sida 1 av 26

2 Vad är Exder eprinter Exder eprinter är en Internetbaserad tjänst för att koppla fakturautställares system för fakturering via en virtuell nätverksskrivare och på så vis skicka fakturor elektroniskt. Ni installerar Exder eprinter som en nätverksskrivare och skriver sedan ut fakturor på denna. Exder eprinter omvandlar fakturautskriften till en fil som skickas till er fakturamottagare i rätt format. Ni som fakturautställare kan alltså skicka elektroniska fakturor till de fakturamottagare som är redo att ta emot. Exder eprinter passar för er som har befintligt faktureringssystem i Windows-miljö/Linux(CUPS)-miljö. Så här fungerar eprinter i drift Exder eprinter 1 2 Standard skrivare 4 3 Virtuell skrivare 5 Mfl Fakturamottagare 1. Ni som fakturautställare skriver ut de fakturor som skall skickas elektroniskt till Exder eprinter, en virtuell nätverksskrivare (ingen fysisk skrivare), från ert faktureringssystem. (I vissa faktureringssystem kan ni koppla vissa kunder/fakturamottagare, till en viss skrivare. I andra system måste ni ange detta vid varje utskriftstillfälle). 2. Fakturorna läses in i Exder och tolkas utifrån tidigare gjord mappning baserad på er fakturalayout. 3. Exder kontrollerar fakturorna och skickar dem till fakturamottagaren. Vissa fakturamottagare är anslutna till Expert Systems tjänst Fakturaportalen. Då kontrolleras er faktura en gång extra med just den fakturamottagarens speciella regler. Om fakturan är korrekt får ni ett meddelande via e-post att fakturan skickats. Om det finns fel i er faktura får ni istället ett felmeddelande och en uppmaning att korrigera felet antingen genom att klicka på en engångslänk i e-postmeddelandet och rätta på en webbsida eller skriva ut en rättad faktura ifrån ert faktureringssystem. 4. Vissa mottagare kan kvittera mottagandet av fakturan. Då skickas ett e-postmeddelande till er när fakturan kommit fram. Notera att detta endast gäller vissa fakturamottagare och att dessa dessutom ibland endast läser in (och därmed kvitterar) fakturor vid vissa tider på dygnet. Om kvittensen kommer ifrån så innehåller den en länk till den faktura som registrerats i Fakturaportalen. 5. Ni kan kontrollera fakturan genom att logga in i Exder. Där kan ni även se historik (loggar) på alla överföringar, t.ex. skickade fakturor. 6. Varje natt får ni en sammanställning per av vilka fakturor som har skickats. Här kontrollerar ni så att fakturan har skickats iväg. handledning_eprinter.doc Sida 2 av 26

3 Hur går anslutningen till, sammanfattning: Följande moment ingår i anslutningen. Ni som fakturautställare ansvarar för att: Affärsöverenskommelse med köpare finns Teckna avtal för eprinter Installera eprinter Skicka faktura för test av kommunikation Skicka 10 fakturor för mappning, varav 5 kreditfakturor Skicka skarp faktura för vidarebefordran till fakturamottagaren Observera att det är en fakturalayout som mappas och att senare ändringar görs på löpande kostnad. Ni måste se till att skicka den information som respektive mottagare kräver. Expert Systems ansvarar för att: Registrera bolagsuppgifter för Exder-klient Kontrollera och mappa utställarens fakturor och återkoppla eventuella problem Vid behov erbjuda utbildning i Exder Driftsättning Flera av momenten ovan kan och kommer att kunna ske parallellt. Affärsöverenskommelse Kontakta er fakturamottagare för en överenskommelse att skicka fakturor elektroniskt. Kontrollera att er fakturalayout uppfyller de krav på korrekt innehåll som er fakturamottagare kräver. Kundtjänst Har ni några frågor så kan ni kontakta kundtjänst på eller skicka ett e-postmeddelande till support@expertsystems.se. Avtal Här hittar du avtal för Exder eprinter: Du kan också kontakta försäljningen på Expert Systems för mer information om avtalsvillkor etc. Telefonnummer är Krav Följande systemkrav finns för att köra Exder eprinter: Operativsystem Windows 7 SP1, Vista, XP eller Linux system med CUPS printserver Standarddrivrutiner för skrivare HP LaserJet 5000 Series PS Internetuppkoppling Ni behöver behörighet för att installera en nätverksskrivare på er dator Port 443 TCP (även kallad https) öppen i brandväggen för trafik ut handledning_eprinter.doc Sida 3 av 26

4 Uppstart av Exder eprinter Lösenord Först tecknar ni ett avtal på Exder eprinter Ni får då ett välkommenbrev som bland annat innehåller ert användar-id och tillhörande lösenord. Sedan installerar ni Exder eprinter som en skrivare (se eget kapitel nedan) och anger detta användar-id och lösenord. Ni kan även använda användar-id och lösenordet för att komma in i Exder webbgränssnitt. Där kan ni göra en del inställningar och även se vilka fakturor som ni har skickat iväg. Nu ska ni skriva ut 10 exempelfakturor till skrivaren Exder eprinter. Fem vanliga, d.v.s. debetfakturor och fem kreditfakturor eftersom layout ibland skiljer mellan debet- och kreditfakturor. Viktigt att några fakturor är mer än en sida långa eftersom sida två oftast ser lite annorlunda ut. Tänk på att fakturorna måste uppfylla de informationskrav som fakturamottagarna ställer. Expert Systems återkopplar att kommunikationen fungerar efter testfakturan Utifrån dessa exempelfakturor skapar Expert Systems en tolkning genom att mappa de olika informationsfälten i er fakturalayout. Vid mappningen skapas en fakturamall där information hämtas från fakturautskriften och läggs i en fakturafil. Mappningen tar vanligtvis 2-4 timmar att göra och utförs av Expert Systems. Vid mappningen sker också kontroll av fakturans innehåll så att all relevant information finns med som krävs för den aktuella fakturamottagaren. Om information saknas får ni meddelande om vad som behöver kompletteras i fakturan innan ni skickar skarpa fakturor elektroniskt. Var noga med att ni har angivit en korrekt e-postadress så att ni får era kvittenser till rätt adress. När mappningen är godkänd sker en test av att fakturorna går igenom hela fakturaflödet ända till fakturamottagaren. När fakturamottagaren har godkänt exempelfakturan kan ni börja skicka fakturor på riktigt. I ett välkomstbrev ifrån Expert Systems får ni login och lösenord som ni använder för den virtuella skrivaren, samt kan använda för att titta på skickade fakturor och vid behov ändra vissa inställningar. handledning_eprinter.doc Sida 4 av 26

5 Installationsanvisningar för Windows 7 Välj Enheter och skrivare Välj lägg till skrivare handledning_eprinter.doc Sida 5 av 26

6 Välj lägg till nätverksskrivare Välj Skrivaren jag vill använda finns inte med i listan Efter Välj en delad skrivare efter namn skriver ni in och trycker Nästa handledning_eprinter.doc Sida 6 av 26

7 Ange användarnamn och lösenord som ni fått med Välkomstbrevet och tryck på ok handledning_eprinter.doc Sida 7 av 26

8 Välj under Tillverkare Xerox och under Skrivare Xerox Phaser 6180N PS Tryck Nästa handledning_eprinter.doc Sida 8 av 26

9 Välj Slutför Högerklicka på skrivaren och välj Egenskaper för skrivare handledning_eprinter.doc Sida 9 av 26

10 Välj fliken Avancerat och sedan Ny drivrutin handledning_eprinter.doc Sida 10 av 26

11 Tryck Nästa Välj Windows Update Välj Tillverkare HP och Skrivare HP Laserjet 5000 series PS Tryck Nästa handledning_eprinter.doc Sida 11 av 26

12 Tryck sedan slutför handledning_eprinter.doc Sida 12 av 26

13 Tryck Ja på fråga om drivrutinen skall installeras. Välj drivrutinen igen och sedan slutför. Nu är Exder eprinter-skrivaren installerad på din dator och du kan börja skriva ut fakturor från ditt affärssystem. Om ert företag använder en brandvägg måste port TCP 443 (https) vara öppen för trafik ut för att det ska fungera. Om ni får problem att installera Exder eprinter-skrivaren bör ni kontakta er IT-ansvarige för att kontrollera att port 443 är öppen för utgående trafik. Tänk på följande Nedan följer lite tips om vad ni behöver tänka på för att det ska fungera smidigt och korrekt. Obligatoriska fält, generellt Enligt mervärdesskattelagen ska fakturor inom EU till näringsidkare eller juridisk person innehålla följande obligatoriska uppgifter: Fakturadatum Fakturanummer Säljarens och köparens momsregistreringsnummer Säljarens och köparens namn Fakturarader (omfattning och art avseende sålda varor/tjänster) Leveransdatum (/-period) Skattepliktigt belopp per momssats Tillämpad momssats Momsbelopp som ska betalas Vid fakturering i utländsk valuta ska moms anges i SEK eller Euro (om företaget redovisar i Euro) och den kurs som används vid valutaomräkning Hänvisning till momsbestämmelse-paragraf vid skattebefrielse eller om köparen ska redovisa momsen Exder behöver dessutom uppgift om: Fakturamottagarens adress (beroende på fakturamottagare) Fakturamottagarens kundnummer eller organisationsnummer Kundunik information i förekommande fall handledning_eprinter.doc Sida 13 av 26

14 Moms En faktura innehåller inte alltid en momssats och därför kommer momssatsen att hämtas ifrån era inställningar i Exder. Vid uppstart anges standardmoms i Exder. Angiven momssats kan ni själva ändra i Exder eller kontakta Kundtjänst så hjälper vi till. Om ni använder andra momssatser på fakturan än standard, och de inte syns på utskriften, så måste de anges per artikel i Exder. Enheter I Exder behöver ni ställa in så att era egna enheter matchas emot tillåtna enheter hos fakturamottagaren Alla enheter är inte tillåtna att använda utan endast vissa. I handledningen för efakturamottagare under rubriken enheter ser ni vilka enheter som är tillåtna att använda beroende på vilken er fakturamottagare är. Det gör ni i rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken enheter. Exempel på hur det kan se ut när ni använder ett antal olika enheter. Observera att använder ni flera olika enheter som betyder styck så kan ni ange det. I exemplet ovan ser ni att både ST och STYCK kommer att tolkas som styck i Exder. Kundnummer i fakturan Tänk på att det kundnummer som ni skickar i er faktura måste matcha rätt kundnummer i Exder. Detta för att Exder ska veta vem som är mottagare av fakturan och var fakturan ska skickas. Det betyder att ni behöver lägga upp en partner eller flera partner i partnerregistret som har det kundnummer om ni har i ert affärssystem. Hur ni lägger upp dessa partner kan ni läsa mera om i handledningen för Exder efakturamottagare Saknar ni kundnummer så kan Exder använda fakturamottagarens organisationsnummer eller fakturamottagarens GLN för att hitta rätt partner i Exder. Kundnummer i fakturan för ICA Detalj Exder använder när ni skickar till FP ICA Detalj nedan metod för att slå på adresser som skickas i eprinter. För att Exder ska kunna identifiera mottagaren av fakturan måste ni i leveransadressens Namn skriva tex ICA Verdal //4248// där //4248// motsvarar butiksnumret hos ICA Detalj. Saknar ni leveransadress på er faktura ska ni skriva butiksnamnet med butiksnummer i fakturans köpareadress, precis som i exemplet för leveransadressen ovan. Skickar ni fakturan med butiksnummer 9999 kräver ICA Detalj att ni anger i fakturans fritext butikens referens. handledning_eprinter.doc Sida 14 av 26

15 Obligatorisk information beroende på mottagare De olika fakturamottagarna har dessutom olika krav rörande obligatorisk information, se vidare under handledning per efakturamottagare. Fakturalayout Vi rekommenderar stark att ni efter att mappning utförts och accepterats inte ändrar er fakturalayout om det inte är absolut nödvändigt. Om ni gör några ändringar i fakturalayouten så kan det påverka hur era fakturor tolkas elektroniskt. Därför är det mycket viktigt att ni först kontaktar Expert Systems för stöd så att vi kan verifiera att ändringar inte medför några problem. Ändrad fakturalayout kan leda till att era fakturabetalningar fördröjs. Eventuell ommappning debiteras löpande. Exempelfakturorna Skicka 10 st fakturor via Exder eprinters virtuella skrivare, 5 av dessa fakturor ska vara kreditfakturor. Meddela oss via support@expertsystems.se att fakturorna är på väg. Vi mappar fakturafilerna och testar dessa. Fakturorna måste uppfylla de krav på innehåll som respektive fakturamottagare har. Det gäller både de obligatoriska fälten samt de mottagarspecifika kraven. Anledningen till att ni ska skicka både debet- och kreditfakturor är att layouten ibland varierar mellan de olika fakturatyperna. Tänk på att skicka fakturor så ifyllda som möjligt, t.ex. skickar ni rabatter ibland så skicka med det i någon testfaktura. Skicka minst en faktura som är flersidig. Om det behövs korrigeringar/kompletteringar från er sida meddelar vi detta. När allt är klart för test mot er köpare meddelar vi er detta. Fakturan får inte innehålla några skyddade typsnitt samt fakturan måste skickas som text. En del affärssystem skickar hela fakturor som bilder vilket inte är tillåtet. För flersidiga fakturor måste det vara sidbrytning mellan fakturabladen. Även om ni skickar flera fakturor på samma utskrift måste det vara sidbrytning mellan de olika fakturorna i samma utskrift. Testning mot köpare När Exder eprinter är uppsatt kommer ni att genomföra tester med er fakturamottagare. Testningsförfarandet kan skilja sig lite åt mellan de olika köparna. Se vidare Expert Systems handledning för efakturamottagare och/eller information ni får från er kund, exempelvis i kravbrev eller på eventuellt uppstartsmöte med kunden. Sändningsrapporter En rapport med dagens sändningar av fakturor kommer att skickas via e-post till er som avsändare: Här ser ni resultatet av varje skickad faktura. Ni ser även till vilken fakturamottagare (kallas partner i Exder) som fakturan avser. Det är viktigt att varje dag som ni har skickat iväg en eller flera fakturor så måste ni kontrollera att ni har fått följande dagrapport med rätt fakturor. Om det saknas fakturor i dagsrapporten eller ni inte har fått någon dagsrapport alls så har dessa fakturor inte skickats iväg. Dagsrapporten genereras en gång per dygn under natten. handledning_eprinter.doc Sida 15 av 26

16 Genom att logga in i Exder-klienten kan ni också plocka fram en logg som visar alla filer som har kommit. Gå till: menyn Diverse EDI-logg och välj listtyp Utskrifter: Grönt visar att utskriften kunde tolkas och skickas vidare som en elektronisk faktura, rött visar att den är mottagen men innehåller fel. Klickar ni på detaljer så får ni fram utskriftsdetaljer om fakturan och klickar ni på PDF så ser ni hur er ursprungliga utskrift av fakturan ser ut. Ni kan här även se eventuell felorsak. Felhantering Huvudsakligen finns det två typer av fel som ni kan behöva åtgärda. Ni skriver ut fakturan men fakturan kan inte läsas in i ert bolag, ex att fakturanummer saknas Vanligtvis inträffar det här felet när en faktura inte ser likadan ut i fakturalayouten jämfört med tidigare skickade fakturor. Den/de fakturor som inte kan mappas kommer att generera ett fel-mail till er avsändare. Exempel på felmail se nedan: Fel uppstod vid behandling av utskriftsfilen djb pdf på sidan: 1 Datum: Tid: 09:17:36 Fakturanummer: Felmeddelande: Error getting invoice number! Användar data handledning_eprinter.doc Sida 16 av 26

17 Användare: djb Klient nummer: Mapping: Visma_MAP Åtgärden blir alltid densamma, att korrigera felet och skicka om fakturan. Förmodligen beror felet på att något är fel i er fakturalayout och då behöver ni rätta till det och skicka om fakturan. Om ni inte kan lösa problemet själva så kontakta kundtjänst för support. Om ni skickat en fil med många fakturor kommer de fakturor som är korrekta att skickas vidare till köparen och ni behöver endast korrigera de felaktiga fakturorna. Fakturan läses in i Exder och skickas vidare men fakturan uppfyller inte fakturamottagarens krav Olika fakturamottagare har olika krav på fakturainnehållet. Några kräver att exempelvis en viss köpare alltid skickar sina fakturor på rätt kostnadsställe eller att ni alltid skickar ett plusgironummer. I exemplet ovan så saknas plusgironumret. Då behöver ni klicka på länken i mailet, logga in med det lösenord som ni har fått av fakturamottagaren, redigera fakturan och sedan slutföra den. Driftsättning När testerna är gjorda med köparen och köparen har godkänt fakturorna är ni i drift och kan skicka fakturor via Exder eprinter på riktigt. Så här ansluter ni ytterligare fakturamottagare Kontakta fakturamottagaren för överenskommelse om fakturainformation och startdatum. Kontrollera att rätt information finns i fakturan innan utskrift (se handledningen för respektive köpare). Meddela Expert Systems att ni vill gå igång emot en ny köpare för korrekt uppsättning i ert Exder. Vänta på att ni får bekräftelse ifrån Expert Systems att er nya köpare är kopplad. Märk om möjligt i avsändande system vilka fakturamottagare och fakturor som ska skickas elektroniskt. Fakturera som vanligt, men skriv ut via den virtuella skrivaren (uppkopplad mot Internet). Installationsanvisningar för äldre versioner av Windows Windows Vista Installera patch för Windows Vista och eprinter via länk nedan o För 32-bitars system: o För 64-bitars system: o Gå till Kontrollpanelen handledning_eprinter.doc Sida 17 av 26

18 handledning_eprinter.doc Sida 18 av 26

19 Välj skrivare handledning_eprinter.doc Sida 19 av 26

20 Välj Lägg till en skrivare Välj lägg till nätverksskrivare handledning_eprinter.doc Sida 20 av 26

21 Välj Skrivaren jag vill använda finns inte med i listan Efter Välj en delad skrivare efter namn skriver ni in och trycker Nästa handledning_eprinter.doc Sida 21 av 26

22 Ange användarnamn och lösenord som ni fått med Välkomstbrevet och tryck på ok Välj under Tillverkare HP och under Skrivare HP LaserJet 5000 Series PS handledning_eprinter.doc Sida 22 av 26

23 Tryck Nästa handledning_eprinter.doc Sida 23 av 26

24 Välj Slutför Nu är Exder eprinter-skrivaren installerad på din dator och du kan börja skriva ut fakturor från ditt affärssystem. Om ert företag använder en brandvägg måste port TCP 443 (https) vara öppen för trafik ut för att det ska fungera. Om ni får problem att installera Exder eprinter-skrivaren bör ni kontakta er IT-ansvarige för att kontrollera att port 443 är öppen för utgående trafik. Windows XP Så här ansluter du Exder eprinter-skrivare till din dator med Windows XP: Gå till Start Skrivare och fax Klicka på Lägg till skrivare och klicka sedan på Nästa. handledning_eprinter.doc Sida 24 av 26

25 Klicka på Nätverksskrivare och sedan på Nästa. Anslut till skrivaren genom att välja Anslut till en skrivare på Internet eller på intranätet och i i rutan URL skriva (OBS! Hela adressen syns inte i exemplet nedan!) Klicka på Nästa för att fortsätta installationen. På nästa sida skriv det användarnamn och lösenord som ni har fått. Klicka sedan på OK. Nu ska du välja skrivare. Välj HP LaserJet 5000 Series PS. Klicka sedan på OK. handledning_eprinter.doc Sida 25 av 26

26 Välj på nästa sida om ni vill ha den som standard skrivare - Ja eller Nej - och klicka sedan på Nästa. (Vi rekommenderar att ni väljer Nej. Om ni väljer Ja kommer alla era utskrifter att skickas till Exder eprinter vilket ni troligen inte vill). Klicka på Slutför. Nu är Exder eprinter-skrivaren installerad på din dator och du kan börja skriva ut fakturor från ditt affärssystem. Om ert företag använder en brandvägg måste port TCP 443 (https) vara öppen för trafik ut för att det ska fungera. Om ni får problem att installera Exder eprinter-skrivaren bör ni kontakta er IT-ansvarige för att kontrollera att port 443 är öppen för utgående trafik. handledning_eprinter.doc Sida 26 av 26