Handledning. Exder Reporder. ReadSoft 2011 Kundtjänst: E-post: Tel:

Transkript

1 Handledning Exder Reporder Tel:

2 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 2 av 17 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning för Exder Reporder Uppdatera artiklar Lista artiklar Uppdatera partners artiklar Lista partners artiklar Uppdatera standardartiklar Lista standardartiklar Uppdatera partners Uppdatera adresser Uppdatera representantorder Lista representantorder Enkel lista Detaljerad lista Jämför med order Representantorderstatus Att tänka på för er som handlar med Axfood Att tänka på för er som handlar med Bergendahls Att tänka på för er som handlar med Konsum Nord Att tänka på för er som handlar med ICA... 14

3 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 3 av Användarhandledning för Exder Reporder Välkommen till Exder Reporder som är en modul i Exder. Med Exder Reporder kan ni på ett mycket enkelt sätt skicka elektroniska representantorder till bl.a. ICA, Axfood, Bergendahl och Konsum Nord. Ni kan även uppdatera ert artikeloch kundregister på ett enkelt sätt. En representantorder kallas även för reporder eller fabrikantorder. För att se en snabb version om hur det går till att skicka en representantorder klickar ni här för att öppna snabbguiden. Vill ni ha en demonstration om hur det går till att skicka representantorder klickar ni här för att komma till demoslingan. 2. Uppdatera artiklar Innan ni kan börja skicka representantorder måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att göra det går ni till menyn Artiklar Uppdatera artiklar. Om ni har modulen Exder EPC och skickar elektroniska varucertifikat har ni förmodligen redan lagt upp era artiklar men ni behöver även se över så att de fält som vi beskriver nedan är ifyllda. Oftast är det sekundärartikeln som ni lägger repordern på och som köparna beställer av. De fält ni behöver fylla i för att skicka en representantorder är: Artikel (under fliken Allmänt ): Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning (under fliken Allmänt ): Fältet innehåller artikelns namn/beskrivning. Enhet (under fliken Allmänt ): Den enhet artikeln t.ex. faktureras i. Orderenhet (under fliken Allmänt ): Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Moms (under fliken Pris ): Artikelns momssats. 3. Lista artiklar I menyn Artiklar Lista artiklar kan ni ta fram olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 4. Uppdatera partners artiklar I menyn Artiklar Uppdatera partners artiklar kopplar ni ihop era artiklar med partnerns artikel. Partner: Här anger ni vilken partner (köpare) det gäller. Partners artikel: Här anger ni artikelnumret på er partners artikel. Artikel: Här anger ni ert artikelnummer som ska kopplas till er partners artikel. För er som handlar med ICA eller Axfood måste alltid koppla era artiklar till er partners artiklar. 5. Lista partners artiklar I menyn Artiklar Lista partners artiklar kan ni lista era partners artiklar. Ni kan lista alla artiklar eller bara ett urval. Ni kan skriva ut enkla listor eller mer detaljerade. 6. Uppdatera standardartiklar För er som handlar med Konsum Nord måste ni koppla era artiklar mot en lokaliseringskod. Om ni handlar med ICA eller Axfood och om ni använder standardartikelnumret, måste kopplingen mellan ert artikelnummer och partners artikelnummer finnas

4 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 4 av 17 För er som handlar med övriga partnerns är detta moment frivilligt. För att uppdatera standardartiklar går ni till menyn Artiklar Uppdatera standardartiklar. 7. Lista standardartiklar I menyn Artiklar Lista standardartiklar kan ni lista era standardartiklar. Ni kan lista alla standardartiklar eller bara ett urval. Ni kan skapa enkla listor eller mer detaljerade. 8. Uppdatera partners I Exder benämns både kund och leverantör som partner. För att skapa ert partnerregister samt göra kopplingen mellan t.ex. butik och partner, om ni är verksamma inom dagligvarubranschen, gör ni det i menyn Partners Uppdatera partners. Vill ni att en specifik partner automatiskt ska visas i fältet för Partner gör ni enligt följande: Gå till menyn Diverse Företagsinställningar.

5 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 5 av 17 Därefter väljer ni fliken Diverse och väljer vid fältet Förvald partner vilken partner ni vill automatiskt ska anges. 9. Uppdatera adresser

6 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 6 av 17 ICA:s adresser läses automatiskt in i Exder. Konsum Nord, kräver att ni lägger till och ändrar butiksinformation manuellt. Axfoodbutikerna, kräver att ni ändrar ny butiksinformation manuellt. Om ni tillhandahåller butiksregistret ni fått från Axfood kan Expert Systems hjälpa er att läsa in detta, ändringar gör ni sedan manuellt. Bergendahls, kräver att ni ändrar ny butiksinformation manuellt. Om ni tillhandahåller butiksregistret ni fått från Bergendahls kan Expert Systems hjälpa er att läsa in detta, ändringar gör ni sedan manuellt. 10. Uppdatera representantorder Nu är förarbetet avklarat och det är dags att börja skapa själva representantordern. Representantorder är en s.k. förhandsorder. T.ex. om en ICA-butik vill köpa en vara från er, skickar ni en representantorder till ICA som godkänner denna och sedan skickar en order tillbaka till er. Man kan säga att en representantorder motsvaras av butikens egen beställning, i de fall som butiken kan göra detta t.ex. ICA. För att skapa och skicka representantorder går ni till menyn Försäljning Uppdatera representantorder.

7 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 7 av 17 När sidan där ni skapar representantordern visas kommer markören att blinka i fältet för Representantorder. Lämna fältet blankt, Exder skapar ett nytt nummer. Genom att ange ett befintligt repordernummer kan ni titta på era tidigare skapade reporder. Gå sedan till fältet Partner och ange det nummer er partner har. Om ni inte vet vad er partner har för nummer kan ni alltid söka fram det genom att klicka på sökfunktionen till höger om fältet för Partner. Ni kan också välja att ha en förvald partner. Det innebär att denne automatiskt kommer att stå i fältet för Partner. Se vidare information under rubriken Uppdatera partner.

8 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 8 av 17 En lista på partners kommer nu att visas, klicka på den partner ni ska skicka representantordern till.

9 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 9 av 17 Ni fyller sedan i Önskat leveransdatum (d.v.s. datum för leverans till butik) och butikens Lokaliseringskod. Genom att klicka på sökfunktionen kan ni söka fram lokaliseringskoden. Ni kan både söka på butikens namn och på köparens butiksnummer. Exder föreslår automatiskt orderdatum till att vara dagens datum ifall att ni har kryssat i rutan Dagens datum - som förvalt order-/fakturadatum som ni finner under menyn Diverse Företagsinställningar och sedan under fliken Diverse. I annat fall kommer fältet för orderdatum att lämnas blankt och ni får ange datumet själva. Klicka sedan på fliken Radinformation för att fylla i de artiklar och det antal som butiken har beställt. För varje ny

10 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 10 av 17 artikel ni fyller i klickar ni på ikonen för ny rad enligt bilden ovan. Vill ni radera en rad markerar ni kryssrutan Radera och raden kommer sedan att försvinna när ni sparar representantordern. OBS! Registrera aldrig två rader med samma artikelnummer på samma reporder. När ni fyllt i alla artiklar klickar ni på för att sända er representantorder via EDI eller På om ni vill spara ordern och skicka den senare. Om ni vill radera en representantorder klickar ni på. OBS! Ni kan endast radera en representantorder som har status sparad och inte en som har status slutförd. Skicka er representantorder inom stopptiderna annars flyttas leveransdagen fram! Med stopptid menas den tid ni senast måste skicka er repordern. Om ni vill skicka en reporder efter en stopptid utan att leveransdagen flyttas fram kan Expert Systems kundtjänst hjälpa er med detta. Kontakta kundtjänst innan stopptiden så hjälper vi er att skicka representantordern efter utsatt stopptid. Ta reda på sista inläsiningstid från din köpare, meddela Expert Systems kundtjänst så tar vi fram stopptiderna åt dig. 11. Lista representantorder I menyn Lista representantorder kan ni lista era representantorder. Ni kan lista alla order eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. För att lista era representantorder väljer ni Försäljning Lista representantorder som i menyn ovan.

11 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 11 av 17 Vid rubriken Listtyp kan ni välja om ni vill visa en enkel lista, en detaljerad eller jämföra med en order. Nedan presenterar vi listorna lite närmare Enkel lista Det här är en övergripande lista över representantorders lagda i Exder. I exemplet ovan har vi valt ett visa en enkel lista med urvalet Status = Reporder slutförd. När ni gör en enkel lista kan ni lätt få en övergripande blick på t.ex. leveransdatum och status. Ovan har samtliga order statusen Reporder slutförd vilket innebär att ordern har skickats till köparen (partnern) Detaljerad lista Den detaljerade listan innehåller detaljerad information om era representantorders.

12 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 12 av 17 Här har vi valt att göra en detaljerad lista. Denna lista passar om ni vill har mer specifik information om representantordern, t.ex. vilken butik ordern avser Jämför med order Listan Jämför med order fungerar endast i flödet för Butikspack Central och Butikspack Spedition mot ICA. Listan visar differensen per önskat leveransdatum mellan vad ICA har beställt och vad som är inlagt i representantordern. Listan sorterar per butik och artikel.

13 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 13 av 17 I exemplet ovan är det en differens på -2 st enheter p.g.a. att ICA har beställt 5 st av artikel B-03 till butiken medan 7 st är lagda i representantordern. Med önskat leveransdatum menas den dag butiken vill ha varorna levererade. I Exder hamnar dessa datum från ordern i fältet Dat. Slutkund på orderraden i den inkommande inköpsordern från ICA. 12. Representantorderstatus Vissa köpare skickar även controlmeddelanden och ordersvar vilket gör att ni kan se om er representantorder har nått köparen eller om något gått fel. Som ni kan se i listan ovan är ena representantordern markerad med grönt. Detta innebär att köparen har tagit emot ordern. Denna bekräftelse får ni genom att köparen skickar controlmeddelanden eller ordersvar till Exder. Observera att ett sådant controlmeddelande inte innebär att köparen har accepterat repordern. Om raden blivit röd kan repordern behöva åtgärdas. Beroende på EDI-flöde skickas ett representantordersvar som ni tar emot per mail. Mailet innehåller orsaken till att representantorder har blivit underkänd eller att leveransen blivit framflyttad. Kontakta kundtjänst om ni är osäker på vad felmeddelandet betyder. ICA har ett referensdokument som innehåller orsaker till att en reporder avvisas eller flyttas fram. Controlmeddelanden fungerar i följande flöden: ESAP 20.1 ICA Controlmeddelanden talar om ifall ordern har mottagits eller inte av köparen.

14 Senast Uppdaterad: Användarhandledning Exder Reporder Sida 14 av 17 Grönmarkering i reporderlistan betyder att meddelandet har bekräftats (vilket inte är samma sak som att meddelandet har accepterats). Det betyder att en reporder kan tas emot korrekt och grönmarkeras (genom controlmeddelandet) för att sedan rödmarkeras (genom representantordersvaret) p.g.a. att köparen av någon anledning har varnat repordern eller flyttat fram leveransdatumet för den. En reporder kan även helt avvisas t.ex. p.g.a. att artikel inte är upplagd hos köparen. Representantordersvar fungerar i följande flöden: Axfood (om ok grönmarkeras raden, om den inte är ok rödmarkeras raden i representantorderlistan i Exder och ett skickas iväg till er om orsaken.) Bergendahls (om ok så grönmarkeras raden, om den inte är ok rödmarkeras raden i representantorderlistan i Exder och ett skickas iväg till er om orsaken) ICA ( går till leverantören om raden rödmarkeras) Meddelanden går till de mailadresser som ni har satt upp under menyn Diverse Företagsinställningar och sedan fälten Kontaktperson för notifiering 1-3 under fliken EDI. Ni kan få dessa till tre olika adresser. Observera att denna funktion endast fungerar om er köpare skickar ordersvar och controlmeddelanden Att tänka på för er som handlar med Axfood Leverantörens artikelnummer bör kopplas till standardartikelnumret (GTIN) Att tänka på för er som handlar med Bergendahls Leverantörens artikelnummer bör kopplas till standardartikelnumret (GTIN) Att tänka på för er som handlar med Konsum Nord Leverantörens artikelnummer bör kopplas till standardartikelnumret (GTIN) Att tänka på för er som handlar med ICA ICA:s artikelnummer ska kopplas till leverantörens artikelnummer. Leverantörens artikelnummer ska kopplas till partners artikelnummer om ni har gjort en koppling till standardartikelnumret (GTIN).