Handledning för Netto Grossistflöde via Exder

Transkript

1 Handledning för Netto Grossistflöde via Exder Expert Systems 2011 Expert Systems kundtjänst:

2 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 2 av 30 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING 3 2. PROCESSBESKRIVNING FÖR NETTO GROSSISTFLÖDET AFFÄRSPROCESS Flödesprocess Exder Kontaktperson hos Netto Stopptider GLN Artiklar Pantartiklar Adresser Enheter Order Orderbekräftelse Leverans av godset Faktura Kreditfaktura HANDLEDNING LEVERANTÖRSUPPSTART ARTIKLAR Lista artiklar Enheter Partners artiklar Uppdatera Partners Artiklar Lista partners artiklar Standardartiklar Uppdatera standardartiklar Lista standardartiklar Transportemballage (SRS-back) PARTNERS Uppdatera partners Lista partners ORDER Notifiering Uppdatera order Avvikelser Lista order PLOCKLISTA Plocklista UTLEVERANS Uppdatera utleverans Pantartiklar Lista utleverans FAKTURA Uppdatera fakturor Enheter i faktura Returer Kreditfakturor Lista Fakturor ÖVRIGT Statuslistan... 30

3 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 3 av Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder till att ta emot orders ifrån Netto enligt D96 flödet och sedan fakturerar den. 2. Processbeskrivning för Netto grossistflödet 2.1 Affärsprocess Beställning av artiklar görs av inköpare hos Netto. En order (inköpsorder) skickas ifrån Nettos system till leverantören. När ordern kommer till Exder skickas ett kontrollmeddelande automatiskt som bekräftar att ordern har mottagits. Leverantören tar emot ordern, behandla den och svarar genom att slutföra den i sitt system. Följesedel bifogas sedan leveransen som sker till lager. Faktura skickas sedan till Netto. ORDER N E T T O CONTROL (PÅ ORDER) L E V E R A N T Ö R FAKTURA

4 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 4 av Flödesprocess Exder Netto Exder Leverantör ORDERS (D96) Epost inkommande order CONTROL Slutför order Slutför utleverans Slutför faktura INVOICE (D96) 1. En beställning läggs av inköparen hos Netto. Order skickas till Exder. 2. Leverantören får ett e-post meddelande att order har inkommit. 3. Ett kontroll meddelande skickas ifrån Exder att ordern har inkommit. 4. Leverantören tar emot och slutför ordern. 5. Leverantören rapporterar vad som har levererats och slutför utleveransen. 6. Leverantören skapar och slutför en faktura som skickas till Netto Kontaktperson hos Netto Leverantörens kontaktperson vid inköpsfrågor är inköparen medan EDI frågor besvaras av Nettos konsulter på edisupport@dsg.dk eller telefonnummer Stopptider Leverantören kommer överens med Netto vilka stopptider som gäller för när en order ska bekräftas. För fakturan finns inga speciella krav på stopptider GLN För att EDI-flödet ska fungera krävs det att leverantören har ett eget GLN nummer. GLN nummer tillhandahålls ifrån GS1 Sweden Artiklar För att EDI flödet ska fungera måste artiklarna vara registrerade hos Netto. Leverantörens artikelnummer och GTIN är obligatoriskt att använda. Partners artikelnummer krävs i fakturan och är 11 tecken numeriskt.

5 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 5 av 30 AI (VCD) används inte för närvarande Pantartiklar Det är tillåtet att lägga till pantartiklar på utleveransen Adresser Adresserna fås ifrån Netto och läggs in manuellt av leverantören i Exder. Det finns även en CSV fil som kan tillhandahållas av Netto. I flödet används både lager och butiksadresser Enheter Styck och Kilogram (för viktvaror) är giltiga enheter Order Inkommande order innehåller information om vad som är beställt och vilket leveransdatum som gäller. Ordern innehåller även information om köparens ordernummer samt var leveransen ska ske. Det är inte tillåtet att ersätta en artikel med en annan artikel Orderbekräftelse Ingen orderbekräftelse skickas i detta flöde Leverans av godset Följesedel bifogas godset på papper. Som utgångspunkt är det inte tillåtet att delleverera det fysiska godset. En förändring av leveransen ska rapporteras manuellt till Netto inköp, exempelvis om antal eller datum är ändrat. I vissa fall kan det vara tillåtet att leverera flera än beställt om det är avtalat med inköpsavdelning på Netto Faktura En faktura baseras alltid på en elektronisk order. En faktura motsvarar alltid en utleverans. En faktura per order och fakturan ska referera till ordernumret. Leverantören stämmer av med inköp hur snart en faktura får skickas till Netto efter att godset har utlevererats. Om leverantören önskar att minska eller öka antalet på fakturan utan att det tidigare har rapporterats så måste leverantören kontakta inköp hos Netto Kreditfaktura Leverantören får skicka en kreditfaktura om det är avtalat med inköpsavdelningen på Netto.

6 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 6 av Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. Handledningen beskriver hur leverantören gör i Exder i detta affärsflöde. 1.1 Leverantörsuppstart Nr Vad Vem 1 Teckna avtal med Netto samt komma överrens om EDI uppstart Leverantör, köpare 2 Teckna avtal med Expert Systems för EDI om avtal inte redan finns Leverantör, ES 3 Köpare kallar till uppstartsmöte (vid behov) Köpare 4 Artikelavstämning - stäm av med Netto vilka artiklar som ska vara beställningsbara. Det är viktigt att artikelinformationen i Exder och i Nettos system är lika för att EDI-order ska fungera. Netto beställer på Gtin viktigt är att Netto får rätt Gtin av leverantör så att order kommer på rätt artikel/artikelnivå. 5 Hanteringen av adresser stäm av med Netto vilka adresser som behövs. Leverantör Leverantör 6 GLN stäm av/meddela Netto och Expert Systems vilket GLN ni har. Leverantör 7 Genomföra uppstartsmöte (vid behov) Köpare, Leverantör 8 Meddela Expert Systems datum när uppstart ska ske Leverantör 9 Lägg upp ev. GLN adresser i Exder som ska användas. Dvs adresser för butiker/lager. Leverantör 10 Boka utbildning med Expert Systems (valfri) Leverantör 11 Driftsättning: 1. Netto lägger första EDI-ordern samt en parallell order via fax. 2. Leverantör packar, märker, skickar varor. 3. Leverantör skickar EDI-faktura och fax (pdf på exderfakturan kan skrivas ut och faxas). 4. Om allt går bra via EDI, övergår handel till att endast hantera EDI. Leverantör är i drift. 11 Efter driftsättningsdatum förväntas ni att hantera EDI flödet, kundtjänst från Expert Systems finns som stöd. Leverantör och Netto Leverantör 1.2 Artiklar Alla artiklar ni vill använda vid handel med Netto måste vara upplagda i Exder. Om ni inte gjort det förr rekommenderar vi er att läsa kapitlet om Artiklar i Introduktion till Exder» Lista artiklar I denna meny kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval och skapa enkla eller mer detaljerade listor

7 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 7 av 30 För att skriva ut en lista går ni till menyn Artiklar Lista artiklar. Ni gör ert urval i de tillgängliga fälten och klickar på för att skapa listan. Lämnar ni fälten tomma listar ni alla artiklar. Vi rekommenderar dock att ni gör ett urval eftersom en lista med alla era artiklar ofta är väldigt lång och svår att överskåda Enheter Alla order från Netto kommer i enhet ST. Faktureringsenheter som stödjs är ST och KG. Under Artiklar Uppdatera artiklar Allmänt ska orderenhet för samtliga artiklar (som Netto beställer) sättas till st. Men för de artiklar som faktureras i KG ska Enhet sättas till kg.

8 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 8 av 30 Om artikeln dessutom är en viktvara (dvs att fakturerad kvatitet kan avvika från orderkvatitet) ska under detta anges genom att bock i kryssrutan för Viktvara under Artiklar Uppdatera artiklar Mått Partners artiklar Om ni inte använder er av GTIN för handel mot Netto, måste ni koppla Nettos artikelnummer för varan mot ert eget artikelnummer. D.v.s. ni behöver tala om att artikel X motsvarar artikel Y hos Netto. Detta gör ni under menyvalet Uppdatera partners artiklar.

9 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 9 av Uppdatera Partners Artiklar Gå till Artiklar Uppdatera partners artiklar. Partner: Här anger ni vilken partner det gäller, i ert fall Netto. Partners artikel: Här anger ni artikelnumret på er partners artikel. Artikel: Här anger ni ert artikelnummer för artikeln som ska kopplas till er partners artikel. Klicka sedan på för att spara artikeln Lista partners artiklar Från detta menyval kan ni skapa och om ni önskar skriva ut olika listor över era partners artiklar. Ni kan lista alla artiklar eller bara ett urval. Ni kan skapa enkla listor eller mer detaljerade. För att skapa en lista över er partners artiklar går ni till menyn Artiklar Lista partners artiklar.

10 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 10 av 30 Exemplet ovan visar hur en lista kan se ut. För att lista alla era partners artiklar klickar ni på lång om ni har mycket artiklar i ert register. och lämnar fälten tomma. Den listan kan dock bli rätt Standardartiklar Med standardartiklar menas artiklar som är baserade på någon form av standard. Exempel på standardartiklar kan vara GTIN eller DUN. I Exder fungerar det så att ni kopplar ert artikelnummer till standardartikelnumret Uppdatera standardartiklar För att koppla er artiklar till standardartiklar går ni till menyn Artiklar Uppdatera standardartiklar. Sedan gör vi ihopkopplingen mellan standardartikeln och ert artikelnummer. Observera att en standardartikel kan kopplas endast till ett artikelnummer. I exemplet ovan har vi artikeln Kakor Hallon som vi har kopplat till GTIN-nummret

11 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 11 av Lista standardartiklar I denna meny kan ni lista alla standardartiklar. Ni kan välja att visa alla eller via olika urval. Lista standardartiklar hittar ni under menyn Artiklar. I detta exempel har vi valt att lista samtliga standardartiklar genom att lämna samtliga fält tomma och endast klicka på Transportemballage (SRS-back) Alla typer av returartiklar som ingår i SRS-systemet kan användas. För att använda er av dessa måste ni lägga upp dem på rätt sätt i Exder. För att skapa en SRS-artikel gå till Artiklar Uppdatera artiklar.

12 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 12 av 30 Skapa en artikel enligt exemplet ovan. Artikelnummer och beskrivning får ni givetvis välja själv, sätt artikelnivån till Mellannivå och var noga med att artikeltypen skall vara Pantavgift. Kontrollera att enheterna är satta till st och gå sedan vidare till fliken Pris.

13 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 13 av 30 Välj korrekt moms för artikeln, många SRS-artiklar är momsfria men inte alla. Som Försäljningspris kan ni sätta priset för artikeln för att underlätta senare (det är dock inte ett obligatoriskt värde). Gå sedan till fliken Mått.

14 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 14 av 30 Här måste ni koppla er artikel till korrekt Pantkod, i vårt exempel SRS hellåda. Ni kan enkelt välja mellan de tillgängliga koderna genom att klicka på ikonen till höger om fältet. Klicka sedan Spara för att spara artikeln, den är nu klar att användas. För att använda den har ni två alternativ. Antingen lägger ni helt enkelt till en rad på er utleverans med artikeln och fyller i hur många som användes. Vill ni i stället ha detta gjort automatiskt fyller ni helt enkelt i motsvarande pantkod på de artiklar som använder sig av förpackningen. Ni måste även fylla i att ni vill lägga till pantartiklar automatiskt på utleverans under era partnerinställningar. 1.3 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder Uppdatera partners För att kunna handla med Netto Marknad måste de finnas som partner i Exder. När ni kör igång kommer Netto att vara inlagt i förväg i ert Exder.

15 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 15 av 30 Så här kan det se ut om ni tittar på Netto som partner. Det är även här ni kan ställa in att SRS-artiklar automatiskt skall läggas till på utleveranser för denna partner. Det gör ni under fliken Övrigt.

16 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 16 av 30 Bocka i rutan Lägg till pantartiklar på utleverans och klicka på Spara. Nu kommer det automatiskt att läggas till en rad med korrekt pantartikel på utleveranser mot denna partner där det ingår artiklar som ni angett en pantkod för. Det kan se ut som exemplet nedan.

17 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 17 av Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. 1.4 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. Stoptider används för order efter överenskommelse mellan Netto och leverantör Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett om att ni har fått en ny order. E- mailet kan skickas till tre olika adresser. Ni lägger upp adresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI. I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en beställning. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar.

18 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 18 av 30 Här kan ni klicka på ikonen bredvid fältet Ordernr för att söka fram er order. Ni kan här se att en order från Netto har kommit in i systemet. Ni hämtar upp den genom att klicka på dess ordernummer.

19 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 19 av 30 Så här ser då ordern ut när ni fått fram den. Ni kan se orderdatum och kunds ordernummer. För att behandla ordern går ni vidare till fliken Adresser.

20 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 20 av 30 Här kontrollerar ni de angivna adresserna och går sedan vidare till fliken Radinformation.

21 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 21 av 30 Här kan ni se vad som beställts och i vilka kvantiteter. För att gå vidare så måste ni slutföra ordern. Det gör ni genom att klicka på Slutför. Inga ändringar är sedan möjliga på själva ordern och den går vidare till utleverans Avvikelser Avvikelser hanteras olika efter överenskommelse med leverantören. Men måste meddelas manuellt eftersom ingen elektronisk orderbekräftelse sänds Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 1.5 Plocklista Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 1.6 Utleverans I den här modulen talar ni om hur mycket ni har levererat Uppdatera utleverans Gå till Försäljning Uppdatera utleverans. En utleverans måste skapas ur systemsynpunkt, det sänds dock inga elektroniska leveransmeddelanden till Netto.

22 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 22 av 30 För att enkelt skapa en ny utleverans fyller ni i ordernumret i fältet Skapa ny utleverans från order, alternativt kan ni klicka på ikonen bredvid fältet för att söka fram er order. Ni får då upp en lista med de ordrar som är slutförda, och därmed är redo för utleverans. Klicka på ordernumret för den order ni vill skapa en utleverans för.

23 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 23 av 30 Ni hamnar då direkt på fliken Radinformation där ni fyller i de varor ni levererat. För att gå vidare måste utleveransen slutföras, vilket ni gör genom att klicka på Slutför Pantartiklar Innan ni slutför utleveransen kan ni lägga till pantartiklar på den. Detta gör ni genom att klicka på knappen för ny rad. Det kan då se ut enligt nedan: Vi lägger på artikeln RETURLÅDA på utleveransen. Det går även att ställa in så att pantartiklar läggs på automatiskt på utleveransen. Kontakta vår kundtjänst för hjälp att ställa in det Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 1.7 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer Uppdatera fakturor För att göra fakturan går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor.

24 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 24 av 30 Ni ska nu fakturera er order, så ni börjar med att välja Skapa ny faktura från, här väljer ni om ni vill skapa fakturan från själva ordern eller om ni vill skapa den baserad på utleveransen. I vårt exempel väljer vi att skapa den från utleveransen. Vi prickar i det och klickar på skriva in numret direkt om ni så önskar. för att leta fram vår utleverans. Det går givetvis bra att Här ser vi vår slutförda utleverans som därmed är klar för fakturering. Klicka på utleveransnumret för att hämta upp den.

25 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 25 av 30 Fakturan är nu skapad men ännu inte sänd. Ni kontrollerar uppgifterna som står på denna sida och går sedan vidare till fliken Radinformation.

26 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 26 av 30 Här ser ni vad ni faktiskt fakturerar. Kontrollera att allt stämmer och klicka sedan på Slutför för att slutföra fakturan. Har ni lagt till en pantartikel så kommer även den att visas på fakturan. Er faktura kan då se ut som ovan Enheter i faktura I elektroniska fakturor till Netto, kommer alltid enheten att sättas till styck, oavsett faktisk orderenhet. Inget annat ändras utan endast enheten, pris och värdet för antal ändras inte. Detta kommer inte att vara synligt om ni tar ut en faktura som PDF, utan påverkar endast det elektroniska meddelandet. Detta påverkar normalt inte affärsflödet, utan är endast något man bör vara medveten om vid kontakter med Netto Returer Returer hanteras helt manuellt via Fax till Netto Kreditfakturor Krediteringar som ej avser returer ska sändas som kreditfakturor. För att skapa en sådan går ni till Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura.

27 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 27 av 30 Här anger ni fakturanumret på den faktura ni vill kreditera och väljer även anledningen till krediteringen. I vårt exempel vill vi kreditera faktura nummer 72 så vi fyller i det och klickar på OK. Vi kan nu se att information från originalfakturan har hämtats upp automatiskt. Originalfakturans fakturanummer står i fältet uppe till höger. I normala fall behöver ändringar bara göras på fliken Radinformation så vi går direkt dit.

28 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 28 av 30 Här ser vi vad som krediteras. Per automatik är fakturan inställd på att kreditera hela fakturan. Skulle ni önska att bara kreditera delar av en orderrad ändrar ni antalet på raden. I exemplet vill vi kreditera bara hälften av de fakturerade testartiklarna, så vi ändrar antalet till -11, vi vill heller inte kreditera Chokladen alls, så den raden tar vi helt enkelt bort genom att bocka i rutan Radera till höger om raden.

29 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 29 av 30 Så här ser fakturan ut med de gjorda ändringarna. Notera att den borttagna raden inte försvinner från visningen innan ni klickat Spara eller Slutför, men beloppet nere till höger visar att den inte räknas med. För att demonstrera klickar vi på Spara en gång.

30 Senast uppdaterat: Exder Netto Grossistflödet Sida 30 av 30 Fakturan är nu sparad, den har fått ett fakturanummer, när ni är klar så klickar ni på Slutför. Använd sedan länken Skriv ut för att skriva ut kreditfakturan och sedan sända den manuellt Lista Fakturor Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor. 1.8 Övrigt Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna order härifrån. I den här listan kan ni exempelvis lista all order inom en viss tidsperiod eller skapa lista efter orderstatus i drop down-menyn. Listan hjälper er att få en överblick över er edi-hantering i Exder. Om ni klickar på får ni upp er statuslista.