Ny version av Exder

Transkript

1 Ny version av Exder I årets tredje uppdatering av Exder finns det som vanligt en hel del nyheter. Främst i modulerna Exder Admin (redovisning), RM (produktionsorderhantering) och EDI men även i Exder EPC (elektroniska varucertifikat) och i Fakturaportalen. Det finns alltså nyheter åt alla så läs mer nedan! Nästa större uppdatering av Exder-familjen sker sista veckan i augusti. Innehållsförteckning NY VERSION AV EXDER EXDER EPC...2 Skriv ut era varucertifikat direkt från statuslistan...2 Radera EAN-artikelnummer...3 Ny regel för primärförpackningar...3 Tydligare regler...3 EXDER EDI...4 ESAP 20.1 flödet är verifierat av GS1...4 Palletikett för enstaka order...4 Omdöpta menyval för etiketter...6 EXDER ADMIN...7 Skapa räntefakturor...7 Större överblick av betalningar i "Lista leverantörsfakturor"...11 Uppdatera utbetalningar...13 Uppdatera inbetalningar...15 Fakturajournalen visar kunds ordernummer...16 EXDER RM...17 Summa "Förbrukat/Ofakturerat/Fakturerat" beräknas direkt i sidan för "Uppdatera produktionsorder"...17 Rutin "Uppdatera avrop"...17 FAKTURAPORTALEN...20 Lista fakturor visar antal fakturor, leverantörer och mottagare...20 DAGS ATT FLYTTA TILL NYA EXDER...21 VAD SAKNAR NI I ERT EXDER? dna.17 Sida 1 av 21

2 Exder EPC Exder EPC är modulen i Exder som ni använder för att skapa, administrera och skicka era varucertifikat. Skriv ut era varucertifikat direkt från statuslistan I rutinen Lista varucertifikat kan ni i statuslistan skriva ut era varucertifikat som PDF-filer. Klicka på länken Skriv ut längst till höger så hämtas varucertifikatet och skrivs ut som en PDF-fil. Exders varucertifikatsmodul har blivit ännu smidigare att arbeta med. Statuslistan används i Exder för att se vilken status ett varucertifikat har. D v s om varucertifikatet är godkänt eller underkänt av validatorn samt om varucertifikatet har kommit fram till köparen dna.17 Sida 2 av 21

3 Radera EAN-artikelnummer EAN-artikelnummer är numera inte en obligatorisk uppgift att ange i rutinen Uppdatera artiklar för varucertifikat. Exder kommer istället att varna när ni sparar era artiklar om det saknas EAN-artikelnummer. Se exemplet ovan. Anledningen till att det är gjort så är att det ska vara lättare och smidigare att flytta ett EAN-artikelnummer från en artikel till en annan. T ex när ni har bytt ert eget artikelnummer men vill flytta befintligt EAN-artikelnummer till den nya artikeln. Observera att Exder fortfarande kontrollerar att era varucertifikat innehåller EAN-artikelnummer när ni skapar varucertifikaten. Glöm inte att ta hänsyn till GS1s (fd EAN) regler för hur man ska hantera EAN artikelnummer. Ny regel för primärförpackningar EAN-artikelnumret får ej vara längre än 13 siffror om inte den första siffran är en 0 (nolla) eller en 9 (nia). Tydligare regler Ett antal varucertifikatsregler har efter kunders önskemål gjorts tydligare. Vi har lagt till i felmeddelanden så att ni i klartext kan se vilka värden som används i reglerna. Visste ni att genom att klicka på ett regelfel kommer ni automatiskt till den artikel som behöver justeras? dna.17 Sida 3 av 21

4 Exder EDI Exder EDI är modulen för dig som handlar elektroniskt med olika parter, t ex med ICA eller ABB. ESAP 20.1-flödet är verifierat av GS1 Dagligvarubranschen har utvecklat ett gemensamt gränssnitt för hur informationsutbytet ska se ut i grossistflödet. En gemensam EDI-standard vid namn ESAP 20.1(EAN Sverige AnvändarProfil 20.1). GS1 (fd EAN) har verifierat Exders alla idag existerande EDI-meddelanden i ESAP 20.1-flödet, såsom order, orderbekräftelse, leveransavisering och palletiketter. Övriga EDI-meddelanden i ESAP 20.1-flödet kommer att verifieras framöver när de är färdigspecificerade av handeln och GS1 inom projektet. ESAP 20.1-flödet hanteras lika enkelt i Exder som alla andra flöden vilket gör att du som leverantör inte märker skillnad mellan olika kunder det tar Exder hand om. En stor kund som är tidiga att börja använda ESAP 20.1 är Konsum Nord. Kontakta oss gärna på eller på info@expertsystem.se om ni vill veta mer. Palletikett för enstaka order I Exder finns nu en ny rutin där ni kan skapa en eller flera palletiketter per grossistorder. Exder genererar och kopplar palletiketterna direkt till ordern automatiskt vilket gör att det blir ett moment mindre att göra i rutinen Uppdatera utleverans. Gå till rutinen Skapa palletikett för enstaka order. Fyll i de förvalda värden som ni vill ska finnas med på alla etiketter. I exemplet ovan har vi fyllt i att Bäst före datum är , Batchnummer är och Lastbärare är helpall. Vi vill också ha två kopior av varje etikett dna.17 Sida 4 av 21

5 Sedan slår ni in ordernumret. I vårt exempel ovan har vi slagit in Ordernummer 2333 och det är en order från ICA. Ordern innehåller tre orderrader med artiklarna 748, 767 och 769. Sedan klickar vi på knappen Lägg till rad, där de förvalda värdena följer med på etikettraden. Dessa värden kan ni ändra på men i exemplet behålls dessa. Vi behöver dock fylla i Antal i förpackning. I exemplet ovan är det 120 förpackningar av artikel 767 på pallen. Notera att det finns en kryssruta på varje etikettrad som heter Skriv ut. Vill ni inte att etiketten skrivs ut så markerar ni ur den rutan. Förvalt värde för kryssrutan Skriv ut är alltid ja. Sedan gör ni på samma sätt för varje ny order/artikel ni vill skapa etiketter till. Varje orderrad kan ha obegränsat antal kollietiketter kopplat till sig. Sedan klickar ni på Ok och etiketterna skrivs ut. Observera att ordern måste ha status Slutförd för att ni ska kunna skapa etiketter. När ordern sedan har status Utlevererad kan ni inte skapa några flera etiketter för den ordern. Observera också att alla artiklar i ordern måste ha ett EAN-14 artikelnummer. I annat fall kommer inte Exder tillåta att ni kan skriva ut några etiketter ifrån den här rutinen. Om ni ändå vill skriva ut etiketter gör ni som dna.17 Sida 5 av 21

6 tidigare, ni skriver ut etiketterna per artikel i rutinen Uppdatera palletiketter och sedan kopplar ihop orderrad med kollinummer i Uppdatera utleverans. Omdöpta menyval för etiketter För att göra Exder mer lättarbetat har vi har döpt om några menyval. Menyvalet "Kollietiketter" heter numera "Godsetiketter" Menyvalet "Skriv ut etiketter för enstaka order" heter numera "Skapa kollietiketter för enstaka order" Menyvalet "Skriv ut flera etiketter" heter numera "Skapa kollietiketter för flera order" Menyvalet "Återutskrift etiketter" heter numera "Återutskrift av kollietiketter" I övrigt är ingenting ändrat utan ni skriver ut era etiketter precis som vanligt dna.17 Sida 6 av 21

7 Exder Admin Exder Admin är ett samlingsnamn för Exders redovisnings- och bokföringsdelar. Skapa räntefakturor Nu finns i Exder en helt ny rutin där ni kan skapa och skicka räntefakturor till era kunder. Genom den rutinen får ni bättre kontroll och uppföljning av sena fakturabetalare. Ni kan i rutinen skicka räntefakturor (dock ej elektroniskt) till kunder och därmed få tillbaka räntan på pengar som ni har legat ute med. På så sätt kommer era kunder säkert dra sig för att betala sina fakturor för sent framöver. Först behöver ni göra några grundinställningar i Exder. I rutinen Uppdatera artiklar behöver ni lägga upp en fakturaavgiftsartikel för dröjsmålsräntan. I exemplet ovan heter artikeln DROJ RANTA. Artikeln är av artikeltypen Fakturaavgift. Momsen på artikeln sätts till 0 eftersom det inte utgår någon moms på den. Något pris på artikeln ska inte sättas eftersom dröjsmålsräntan räknas ut av Exder dna.17 Sida 7 av 21

8 På artikeln behöver ni också lägga upp en lämplig fritext som kommer att synas i räntefakturan. Vi har valt att lägga upp texten Dröjsmålsräntan avser faktura {1} som har förfallodatum {2} och betalades {4}. Siffrorna inom klamrarna har olika betydelse och vid skapande av räntefakturor byts {x} ut mot värdena från aktuell faktura. {1} = Fakturanummer t.ex {2} = Förfallodatum {3} = Påminnelsedatum {4} = Betalningsdatum/när fakturan betalades {5} = Betalt belopp {6} = Dröjsmålsränta {7} = Beräkningsformel inom parenteser Observera att om ni tänker använda räntefaktureringsavgift behöver ni lägga upp en artikel för den också. Den ska vara av artikeltypen Fakturaavgift och vara prissatt. Artikeln ska också ha en fritext. I vårt exempel kommer vi dock inte använda någon räntefaktureringsavgift dna.17 Sida 8 av 21

9 I rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken Betalning behöver ni lägga upp avgiftsartikeln för dröjsmålsräntan ( DROJ RANTA ). Den är satt till 24 % i vårt exempel. Om ni vill använda en räntefaktureringsavgift behöver ni fylla i fältet Avgiftsartikel räntefakturering med en fakturaavgift. Vi har i vårt exempel valt att inte fylla i det fältet eftersom vi inte tar ut någon räntefaktureringsavgift. På den här fliken lägger ni upp förvalda inställningar som används i partnerregistret när ni skapar nya partners. Vill ni inte att räntefakturor ska skickas till en ny partner ska ni i partnerregistret i Exder markera kryssrutan Skicka ej räntefakturor när partnern läggs upp. Om ni markerar kryssrutan Debitera räntefakturaavgift betyder det att varje gång ni lägger upp en ny partner i partnerregistret kommer den att föreslå Debitera räntefakturaavgift. Observera att ni måste lägga upp en Avgiftsartikel räntefakturering för att Exder ska kunna lägga på en avgift på räntefakturan. I Exder räknas dröjsmålsräntan ut på följande sätt: Dröjsmålsräntebeloppet = fakturabeloppet x räntesatsen x antal dagar sedan fakturan förföll / 365 dagar. I partnerregistret styr ni räntefaktureringsinställningarna per partner dna.17 Sida 9 av 21

10 Vill ni inte skicka räntefakturor till en viss partner markerar ni i kryssrutan Skicka ej räntefakturor i rutinen Uppdatera partner. Vill ni att partnern ska debiteras räntefaktureringsavgift markerar ni i kryssrutan Debitera räntefakturaavgift. I vårt exempel markerar vi inga av dessa två kryssrutor eftersom att vi vill skicka en räntefaktura och vi vill inte använda någon räntefakturaavgift för partner Vi ska följa en faktura i systemet och se hur den kan räntefaktureras. Faktura med fakturanummer förföll till betalning Fakturan är på beloppet kr inkl moms. Fakturan slutbetalas med kr men först 10 dagar efter förfallodatum. Fakturan betalades För att sedan skapa en räntefaktura gå till rutinen Uppdatera räntefakturor dna.17 Sida 10 av 21

11 I exemplet ovan gör vi urval på fakturanummer och klickar sedan på Spara för att skapa räntefakturan. Exder beräknar dröjsmålsräntan till kr enligt ovanstående beräkningsformel. Ni kan i rutinen göra urval på Partner, Fakturanummer, Fakturadatum, Betalningsdatum och Minsta totalbelopp att fakturera. Just fältet Minsta fakturabelopp att fakturera är effektivt att använda om ni inte vill skapa några räntefakturor som understiger ett visst belopp. T ex vill ni inte skicka några räntefakturor som understiger beloppet av 100kr så fyller ni i 100 i fältet. Nu kommer Exder att generera en räntefaktura. Efter en stund kommer Exder att fråga om ni vill öppna eller spara räntefakturan. Klickar ni på Öppna så visas räntefakturan i Adobe Reader och ni kan skriva ut den till skrivare. Klickar ni på Spara så sparas den på er dator. Större överblick av betalningar i "Lista leverantörsfakturor" Lista för leverantörsfakturor har ändrats så att ni skall få bättre överblick av vilka betalningar ni gjort på varje faktura. Anledningen är att betalningar ibland skapats i onödan, oftast i samband med att betalningsfiler skickats till PlusGirot (f d Postgirot). Genom att urval nu kan göras på "Utbetalningsstatus" samt att alla betalningar visas i den detaljerade listan kan ni nu enkelt hitta dessa dna.17 Sida 11 av 21

12 I exemplet ovan har vi två fakturor (32 och 33). Första fakturan (32) är slutförd men har ej markerats som slutbetald. Den har en makulerad betalning (75), om den hade slutförts hade hela fakturan ändrat status till slutbetald. Men eftersom den makulerats påverkar den inte värdet i fältet "Återstår" och ej heller summan för fältet "Betalt belopp". Däremot har fakturan delbetalats i betalning 76, denna har bokförts. Sista betalningen 77 har skickats till PlusGirot (status = "Betalningsfil skickad"), vilket innebär att den ligger för betalning hos PlusGirot. När PlusGirot utfört betalningsuppdraget skall denna betalning slutföras i rutinen "Uppdatera utbetalningar" så att den förs över till redovisningen. Observera att krysset på denna betalning i fältet "Slutbetald" innebär att det är denna betalning som kommer ge hela fakturan statusen slutbetald när den slutförs. Sista fakturan har inga betalningar alls. För att se vilka fakturor som har betalningar som skickats till PlusGirot görs urval på "Utbetalningsstatus" med fr om-/t o m värden = "Betalningsfil skickad" dna.17 Sida 12 av 21

13 I vårt fall visas då faktura 32. Observera att fakturan ännu inte är slutbetald, däremot är återstående belopp = 0 vilket indikerar att flera betalningar finns vilket gör att inga nya betalningar behöver göras för denna faktura. Uppdatera utbetalningar Nu kan ni i rutinen Uppdatera utbetalningar boka era differenser som utbetalningsdifferenser eller som avrundningsdifferenser beroende på vad ni anser att era differenser är av för typ. Med utbetalningsdifferenser menas differenser som ska bevakas och följas upp av ekonomiansvarig medan avrundningsdifferenser är av karaktären att det har gjorts en avrundning. Först behöver ni i rutinen Uppdatera reserverade konton ställa in vilka konton som ni ska boka mot dna.17 Sida 13 av 21

14 I exemplet ovan har vi valt att boka utbetalningsdifferenser mot konto 7980 (Obs konto för utbetalningsdifferenser) och avrundningsdifferenser mot konto 7990 (Avrundningsdifferenser). För att boka era utbetalningar, gå till rutinen Uppdatera utbetalningar. I exemplet ovan har vi en leverantörsfaktura med löpnummer Totalbeloppet för leverantörsfakturan är kr och vi har betalat kr. Eftersom vi inte kommer att betala något mer av leverantörsfakturan markerar vi att den är slutbetald. När rutan Slutbetald är ikryssad kan ni välja hur ni vill boka er differens i kolumnen Boka diff. Vi väljer att boka differensen som avrundningsdifferens. Vi klickar sedan på knappen Slutför. Vi kommer till rutinen Boka utbetalningar. Fyll i Bokföringsdatumet eller låt Exder automatiskt föreslå det. Fyll även i beskrivningstexten. Vi ser att Exder bokar kr mot konto 1920 (postgiro) och resterande belopp 76 kr mot konto 7990 (avrundningsdifferenser) precis som vi valde. Klickar vi nu på spara skapas en verifikation. Exder talar om att en verifikation har skapats dna.17 Sida 14 av 21

15 Uppdatera inbetalningar Nu kan ni i rutinen Uppdatera inbetalningar boka era eventuella differenser som kundförluster, ungefär på samma sätt som i rutinen Uppdatera utbetalningar. Först behöver ni i rutinen Uppdatera reserverade konton ställa in vilka konton som ni ska boka mot. I exemplet ovan har vi valt att boka kundförluster på konto 7970 (observationskonto för kundförluster). För att boka era inbetalningar gå till rutinen Uppdatera inbetalningar. I exemplet ovan har vi en kundfaktura med Fakturanummer Totalbeloppet för fakturan är kr och vi har fått betalt med kr. Eftersom vi inte förväntar oss att få något mer betalt för fakturan markerar vi den som Slutbetald. När rutan Slutbetald är ikryssad kan vi välja hur vi vill boka differens i kolumnen Boka diff. Vi väljer att boka dna.17 Sida 15 av 21

16 differensen som Kundförlust eftersom vi inte kommer att få något mera betalt. Vi klickar sedan på länken Nästa. Vi kommer då till rutinen Boka inbetalningar. Fyller i Bokföringsdatumet eller låter Exder automatiskt föreslå det. Vi fyller även i beskrivningstexten. Vi ser att Exder bokar kr mot konto 1940 (bankgiro) och resterande belopp 375 kr mot konto 7970 (observationskonto för kundförluster) precis som vi ställde in det i rutinen Uppdatera reserverade konton. Klickar vi nu spara skapas en verifikation. Verifikationen får verifikationsnummer A i vårt exempel. Fakturajournalen visar kunds ordernummer Fakturajournalen innehåller numera en kolumn som heter kundordernummer. I den kolumnen kan ni härröra en faktura till en order. I exemplet ovan kan vi se att faktura baseras på en order som har kunds ordernummer ER. Observera att ibland baseras en faktura på flera olika order och då kommer Exder att visa den första orderns kundordernummer som hittas dna.17 Sida 16 av 21

17 Exder RM Exder RM är en modul som innehåller funktioner för att skapa produktionsorder och så kallade avrop för att planera och registrera produktionsuppdrag. Summa "Förbrukat/Ofakturerat/Fakturerat" beräknas direkt i sidan för "Uppdatera produktionsorder" Antal/belopp för "Förbrukat/Ofakturerat/Fakturerat" beräknas nu direkt efter ändring av avropat antal i rutinen "Uppdatera produktionssorder" och inte som tidigare, endast efter att produktionsordern sparats. I vårt exempel har vi avropat 10 st så att förbrukat/ofakturerat antal samt belopp summeras till respektive (10 x 780 = 7800). Rutin "Uppdatera avrop" Denna rutin släpptes i en testversion i mars-releasen. Vi håller på att omarbeta den efter inkomna önskemål och släpper ånyo en test-version. Anledningen är vi inte lyckats få med all den funktionalitet vi önskar utan kommer löpande framöver införa förbättringar. Givetvis släpper vi ut nya nyhetsbrev så ni som är intresserade hålls uppdaterade. Ni kanske undrar varför vi berättar om denna rutin om den inte är färdig? Det är för att det redan idag finns önskemål om att få titta/köra det som finns. Dessutom kommer vi själva så snart som möjligt att använda denna rutin för att hantera supportärenden samt sköta vår tidredovisning. Det är avancerade funktioner och vi har investerat åtskilliga hundratals timmar men snart är vi klara Ändringar sedan förra releasen är att sidan fått ny layout. Vi har delat upp sidan i tre delar för bättre överskådlighet, där information om produktionsordern presenteras inom den översta ramen, produktionsorderradinformation inom den mellersta samt själva avropet inom den nedersta ramen dna.17 Sida 17 av 21

18 Söksidor har ändrats så att en användare skall kunna söka fram nästa produktionsorder han skall arbeta med. Sökning på produktionsordernr "Prod" ger nästa prioriterade produktionsorder. Sökning på "Rad" ger nästa prioriterade prod.order inkl. dess rader dna.17 Sida 18 av 21

19 Beroende på vilka behörigheter som tilldelats användaren kan man även skapa nya prod.order och rader från rutinen. Detta syns genom att fälten görs editerbara. Anledningen till detta är att rutinen skall kunna användas för att en användare skall kunna lägga upp information snabbt samtidigt som han påbörjar att avropa tid mot aktuell produktionsorder. Vi återkommer alltså snart med en mer ingående beskrivning av alla faciliteter runt den här rutinen. Kontakta oss gärna om du är intresserad av en utbildning i Exder RMs nya funktioner dna.17 Sida 19 av 21

20 FAKTURAPORTALEN Fakturaportalen är en tjänst på Internet, baserad på Exder, som gör det enkelt för stora fakturamottagare att få in elektroniska fakturor från alla sina leverantörer. Dessutom kontrollerar Fakturaportalen så att alla fakturor är korrekta! För mera information se Lista fakturor visar antal fakturor, leverantörer och mottagare För fakturamottagare finns det en del funktioner för att administrera och titta på fakturaflödet genom portalen. I rutinen Lista fakturor i Fakturaportalens administrationsgränssnitt kan ni se vem som är köpare och vem som är leverantör i klartext. På så sätt är det mycket lättare att spåra en faktura och hålla reda på vem fakturan avser. I exemplet ovan har vi gjort urval på fakturorna 5 8. Ni kan se att faktura 8 har köpare ICA Handlarnas AB och leverantörsnamn Expertsystem. Längst ner i listan finns det några nya summor som är användbara. Under kolumnen Fakturanummer kan ni se att listan består av fyra fakturor (#: 4). Under kolumnen Köpare kan ni se att listan innehåller en unik köpare. Vidare under kolumnen Leverantörens namn står siffran 2, det betyder att listan innehåller två unika leverantörer. Listan visar också totalsumman för alla fakturor i exemplet ovan är det kr. På så sätt kan ni enkelt se hur många fakturor ni tagit emot genom Fakturaportalen under en viss period, från hur många olika leverantörer och till hur många olika juridiska mottagare (om ni har flera). Något som inte syns i exemplet ovan är att Fakturaportalen numera använder så kallad tusentalsavgränsare. Ett stort belopp kan t ex visas som istället för som tidigare vilket var lite svårare att tolka snabbt dna.17 Sida 20 av 21

21 Dags att flytta till nya Exder Exder har under de senaste åren varit i ett generationsskifte. Över 90% av våra kunder använder idag den senaste generationen av Exder men det finns fortfarande kunder kvar i förra generationen, främst de som använder Exder som ekonomi- och bokföringssystem. Sedan vi lanserade Exder Admin förra våren har allt fler även av dessa kunder migrerat. Om ni inte har flyttat än är det dags att göra det nu! Kontakta oss så hjälper vi dig. Det är fortfarande gratis att byta till nya Exder och alla dina uppgifter från ditt gamla Exder följer naturligtvis med till det nya Exder. Vad saknar ni i ert Exder? Era önskemål är viktiga för oss. Vi har fem releaser av Exder om året (slutet av januari, slutet av mars, slutet av maj, slutet av augusti och slutet av oktober). Vid varje release investerar vi mellan och 1500 utvecklingstimmar. Det är mycket energi och pengar som vi investerar och som vi vill ska ge er så stor nytta som möjligt. Kontakta oss och berätta vad ni vill ha! Är det många som vill ha samma sak kommer vi att utveckla den funktionen i Exder. Är ni ensamma om ett önskemål kan denna funktion vara så pass viktig för er att vi skall göra en anpassning just för er. Kontakta oss gärna för en diskussion! dna.17 Sida 21 av 21