Handledning Exder Business

Transkript

1 Handledning Exder Business 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 1

2 1. REDOVISNING Inställningar Ny bokföringsårsstatus Nytt bokföringsår Uppdatera kontoklass Uppdatera konton Lista konton Uppdatera kostnadsställen Lista kostnadsställen Uppdatera projekt Lista projekt Reserverade konton 1.2 Boka kundfakturor Inbetalningar Boka inbetalningsdifferenser som kundförluster Inläsning av betalningsfil från Postgiro/Bankgiro och automatisk matchning mot fakturor 1.4 Uppdatera leverantörsfakturor Ta emot elektroniska leverantörsfakturor 1.5 Boka leverantörsfakturor Utbetalningar Uppdatera utbetalningar Varningsmeddelande vid betalning av leverantörsfaktura som har utbetalningar som inte är slutförda Boka utbetalningsdifferenser Skicka postgirobetalningar Bankgiroutbetalning Större överblick av betalningar i "Lista leverantörsfakturor" 1.7 Verifikationer Uppdatera verifikationer Möjlighet att justera kostnadsställe/projekt på slutförda verifikationer Lista verifikationer Ändrat beteende i Exder vad gäller bokföringsdatum 1.8 Moms Momsdeklarationstyper Momsavräkningen Momskoder 1.9 Huvudbok Huvudbok Enkel Huvudbok detaljerad per verifikat Valfri valuta i bokföringsrapporter 1.10 Budget Skapa budget 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 2

3 Uppdatera budget Lista budget 1.11 Balans- och Resultaträkning Urval kostnadsställe/projekt i balansräkning Balans-/Resultaträkning som en Excelfil med jämförelsevärden Senaste verifikationsnummer i Balans-/Resultaträkning 1.12 SIE-import av kontoplan och löpande redovisningsinformation SIE Import Total SIE Import 1.13 SIE-export av redovisningsinformation FÖRSÄLJNING Redovisning Tydligare fakturajournal och lista leverantörsfakturor Fakturajournalen visar kunds ordernummer Fakturajournalen kan sorteras på Kunds ordernummer Kundreskontra Åldersfördelad reskontra Åldersfördelad reskontra visa rubriker över summa-raden Redigera fritext Skriva ut flera fakturor som pdf-dokument på en gång 2.2 Order Fritext på manuell order Fritext på orderbekräftelse (pdf) Förvald partner i order- och fakturarutinerna Totalsummering i orderlistor 2.3 Etiketter Styr typen av etikett (thermo eller PDF) per användare Palletikett för enstaka order Ny kontroll vid Skapa palletiketter Palletiketter Använd inte tecknen å, ä eller ö i batchnummer för PDF-palletiketter Palletiketter McDonald s 2.4 Utleverans Slutför flera order/utleveranser samtidigt Orderradstext av typen Fritext visas nu i detaljerad Plocklista Jobba snabbare med Exder Leveransplan Godsmärkning och enheter skrivs nu ut på de generella följesedlarna 2.5 Faktura Uppdatera Faktura Påminnelser Varning vid nollbelopp på fakturarader Förbättring i påminnelserutinen 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 3

4 2.5.5 Bättre kontroll av eget fakturanummer Skapa räntefakturor Spärra räntefakturering för enskild faktura Utleveransdatum på orderlösa fakturor 2.6 Makulering av fakturor, ordrar och utleveranser Makulering av slutförda order/uteleveranser/fakturor Makulering av order dess utleveranser och dess fakturor Makulering av utleverans och dess faktura Makulering av faktura 2.7 PDF Fakturor Nytt fält "Godsmärkning" i de generella PDF-fakturorna Generell fakturablankett Ny fakturablankett (pdf) med ändrad ordning på Antal och Ápris 2.8 Rapporter Försäljningsstatistik per Säljare Lista fakturastatistik med automatiskt urval på användares kostnadsställe Nya summeringar i fakturalistor Faktureringsstatistik/ statistikgrupp Täckningsbidragsrapporter Urval med partners egenskaper i fakturalistor 3. INKÖP Redovisning Leverantörsreskontra Lista Leverantärsfakturor Uppdatera leverantörsfakturor 3.2 Inköp/ Lagerhantering Aktivitetsdiagram Inköpsorder Aktivitetsdiagram Inleverans Aktivitetsdiagram Leverantörsfaktura 3.3 Ny förbättrad lager-/inköpshantering med jämförelser mot disponibelt saldo Varning vid kundorderregistrering när orderantal överstiger lager-/disponibelt saldo. 3.4 Kreditfakturering och lagerhantering EXDER ALLMÄNT Egen företagslogga Förvald fritext Anpassade menyer per användare Exder idag (dashboard) Försäljning Leverans Snabbvägar 4.5 Statuslistan April 2012 handledning_admin.doc Sida 4

5 4.6 Snabbkommandon Söka Första/Föregående/Nästa/Sista post i uppdateringssidor Ny decimalhantering av antal i Exders listor/generella pdf-dokument IBAN Förtydligande av felmeddelanden vid radering ARTIKELREGISTER Statistikgrupper Sökning efter artiklar även på Artikeltyp Ramavtal Ramavtal kan nu innehålla artikel med pris 0 kr Ramavtal-/prislistehantering anpassad till senaste versionen av ESAP Förbättringar vid registrering av ramavtal Intern kommentar i ramavtalet 6. PARTNERREGISTER Kontakter Sökegenskaper på kontakter Språkkodade kontaktegenskaper Uppdatera Kontakter Lista kontakter Adressetiketter 6.2 Partners Partneregenskaper Layoutförbättring Uppdatera partners Registrera kommentarer på partner 6.3 Exder RM noteringar April 2012 handledning_admin.doc Sida 5

6 1. Redovisning 1.1 Inställningar Ny bokföringsårsstatus För att kunna ställa in vad du får göra och inte i ett bokföringsår finns nu en status för det. Fördelen med att ha en sådan status är så att du t ex inte av misstag gör ändringar i ett år som redan är avslutat. Du uppdaterar bokföringsårets status i rutinen Uppdatera företagsinställningar, fliken Bokföringsår. I exemplet ovan kan vi se att bokföringsår 2004 har status aktivt och bokföringsår 2005 har status skapat. Nedan beskrivs vad varje enskild status har för innebörd i Exder. Bokföringsårsstatus Skapat Uppstart Aktivt Bokslut Slutfört Innebörd Aktuellt bokföringsår har skapats men är ej valbart utan kan endast uppdateras genom att ny information flyttas från föregående bokföringsår genom rutin "Uppdatera nytt bokföringsår". Aktuellt bokföringsår är under uppstart vilket innebär att det är valbart men endast för korrigeringar av kontoplan, ingående balanser samt även "Uppdatera verifikationer". Aktuellt bokföringsår är valbart för alla typer av uppdateringar. Vilken är den status som aktuellt år har när du kör Exder. Aktuellt bokföringsår är valbart men endast för uppdatering av bokslutsdispositioner dvs endast för korrigeringar av kontoplan samt rutinerna "Uppdatera verifikationer" och rutin för att "Uppdatera nytt bokföringsår". Aktuellt bokföringsår är valbart men inga uppdateringar tillåts utan endast utskrift av rapporter. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 6

7 Inaktivt Aktuellt bokföringsår är ej längre valbart Nytt bokföringsår Uppdatera nytt bokföringsår är en ny rutin i Exder. Rutinen används för att lägga upp ett nytt bokföringsår när du använder Exder Admin. Observera att Exder kontrollerar först att alla verifikat på det tidigare bokföringsåret är slutförda så att du inte av misstag genererar balanser av felaktiga värden. Rutinen består av tre flikar. Under fliken Inställningar ställer du in vilket start- och slutdatum som det nya bokföringsåret ska ha samt inom vilket intervall som fakturanummret ska ligga. Du sätter även vilken status som det nya bokföringsåret ska ha. I exemplet ovan har vi skapat ett bokföringsår 2005 som har startdatum Fakturanummret kan ligga i intervallet Under fliken Verifikationsnummerserie ställer du in om du vill använda en eller flera verifikationsnummerserier. För att använda en verifikationsnummerserie behöver du markera rutan Endast en verifikationsnummerserie samt ange start och slutvärde för serie A som i exemplet ovan. Om du använder flera verifikationsnummerserier sätter du upp dessa i intervallet A-F. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 7

8 Under fliken Ingående balanser kan du se dessa balanser för det nya året. Sidan visar innevarande års aktuella UB-värden tillsammans med det nya årets IB-värden. Observera att varje gång du klickar SPARA i denna rutin uppdateras ingående balanser. Det betyder att om du exempelvis vill uppdatera fakturaintervallet utan att uppdatera ingående balanser görs det lämpligast från rutinen Uppdatera företagsinställningar istället. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 8

9 Innan du börjar arbeta i Exder Admin finns det vissa inställningar som måste finnas som berör din kontoplan. Dvs. kontoklasser, konton, kostnadsställen och projekt mm. Till nästa release kommer du att kunna få dessa uppgifter automatiskt upplagda utifrån någon standardkontoplan såsom EU-BAS 2004 m. fl. Du har alltid möjlighet att anpassa din kontoplan efter egna behov Du hittar rutiner för detta under huvudmeny Redovisning, menyval Kontoplan Uppdatera kontoklass Rutinen används för att gruppera konton under en kontoklass som beskriver hur de ingående kontonas belopp ökar i debet eller kredit Uppdatera konton Rutinen används för att registrera konton samt ange till vilken kontoklass de tillhör. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 9

10 1.1.5 Lista konton Rutinen används för att enkelt ge en överblick av sina konton i en lista Uppdatera kostnadsställen Rutinen används för att registrera kostnadsställen om du vill internredovisa dina intäkter/kostnader på finare nivå än enbart kontonivå. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 10

11 1.1.7 Lista kostnadsställen Ny rutin Lista kostnadsställen finns nu i Exder. I rutinen kan du lista företagets kostnadsställen. Urval i rapporten kan göras på kostnadsställen. I exemplet ovan görs urval på kostnadsställe 1 t.o.m. 5. Genom att klicka antingen på rubriken kostnadsställe eller beskrivning kan du få listan att sorteras efter dessa rubriker Uppdatera projekt Rutinen används för att registrera projekt om du vill internredovisa dina intäkter/kostnader på en ytterligare finare nivå än konto och kostnadsställen. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 11

12 1.1.9 Lista projekt Ny rutin Lista projekt finns nu i Exder. I rutinen kan du lista företagets projekt. Urval kan göras på projekt, projektets startdatum och projektets slutdatum. I exemplet ovan har urval gjorts på projekt 1 till 4. Genom att klicka på någon av rubrikerna i listan kan du sortera dina projekt efter dessa Reserverade konton Rutinen används för att registrera reserverade konton. Detta för att beskriva för systemet vilka konton man önskar få som förvalda värden i de automatiskt skapade verifikat för exempelvis bokning av kund- /lev.fakturor, in-/utbetalningar mm. Ovan visas alltså de reserverade konton som minst behöver finnas för att kontera en kundfaktura. Övriga nivåer som konto kan anges på beror på vilket kontoslag som kontot tillhör. Konteringsinformationen för att kontera en kundfaktura kan delas upp i 4 olika kontoslag. Intäkter Moms Avrundning Kundfordringar 1. Intäkter Vad det gäller intäkter kan du ange vilken förvald konteringssträng (konto, kostnadsställe, projekt) du önskar så att den kan variera per artikel. Detta görs genom att du skapar en varugrupp där du kan ange 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 12

13 konteringsträng för intäkter och/eller kostnader. Dessa varugrupper kan sedan anges på en eller flera artiklar. Dessa kommer då att användas istället för reserverade konton. Uppdatera varugrupper Rutinen används för att registrera konteringsinformation för "Försäljning" (intäkter) och/eller "Inköp" (kostnader) för att sedan användas vid framtagning av verifikat för bokning av kund- och leverantörsfakturor. Möjlighet finns sedan att koppla aktuell varugrupp till en eller flera artiklar i rutin Uppdatera artiklar. Under fliken Pris lägger du upp dina artiklar, vid raden Varugrupp fyller du i den varugrupp du vill koppla till artikeln. 2. Moms Konto för moms kan också anges på en finare nivå än endast ett konto för ingående-/utgående moms, nämligen per momskod. Detta är för att momskonto skall kunna variera med momssats. Därför kan konto anges i rutin "Momssatser". 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 13

14 3. Avrundning och 4. Kundfordringar Kan endast anges på ett ställe nämligen i ovannämnda rutin för Reserverade konton. Vi är nu klara för att ser hur Exder automatiskt skapar en verifikation när vi skapar och bokför en kundfaktura.vi skapar först en faktura i rutin Uppdatera fakturor. Uppdatera fakturor 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 14

15 I fliken Radinformation skapas konteringsinformation för intäkterna utifrån artikelns varugrupp. Önskar du ändra denna klickar du på länken Visa/dölj konteringsinformation. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 15

16 1.2 Boka kundfakturor Rutinen används för att boka en eller flera fakturor så att en verifikation skapas. Startas från huvudmeny Redovisning. Rutinen inleds med en sida där du kan göra urval på obokade fakturor, ange om selekterade fakturor skall markeras eller ej markeras för bokning. Enstaka fakturor kan av-/påmarkeras för bokning. Verifikationsunderlag skapas för de fakturor som markerats när du klickar på Nästa >> och visas upp för att bekräftas. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras. Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 16

17 Verifikationen är skapad i pdf-format. Skriv ut och stoppa i pärm om du vill. 1.3 Inbetalningar Rutinen används för att registrera betalning av kundfakturor så att en verifikation skapas. Rutinen finns sedan tidigare men startas nu från huvudmeny Försäljning. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 17

18 Vi väljer nu att betala samma faktura som vi tidigare bokade genom att kryssa i Slutbetald på raden med fakturanr 1. När vi angivit alla fakturor som betalats klickar vi på länken Nästa >>, så skapas automatiskt ett verifikationsunderlag. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 18

19 Precis som förut kan Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter ändras och verifikationen sparas när du klickar på SPARA eller på länken Spara och skriv ut. Om du upptäcker att du inte är nöjd med resultatet klickar du på << Bakåt för att ångra dig, du kommer då tillbaka till föregående sida där du kan ändra. På samma sätt kan du nu skapa, boka och betala dina leverantörsfakturor. Vi börjar med att skapa en leverantörsfaktura i den nya rutinen för detta. För att ge möjlighet till en enklare och snabbare hantering av många kundfakturor har vi infört urvalsmöjligheter i rutinen Uppdatera inbetalningar. Det är alltså möjligt att endast se vissa obetalda fakturor i önskat urval. Det fungerar att göra urval på fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum och partner. Vi har också lagt till möjligheten att pricka en faktura genom att direkt ange fakturans fakturanummer. I exemplet ovan har vi gjort urval från fakturanummer och det finns fyra fakturor som är obetalda. Fyll i betalningsdatum, betalningssätt, buntbelopp (sammanlagda beloppet av alla fakturor som ingår i betalningen) och beloppen på de obetalda fakturorna. Är fakturan slutbetald, kryssa i rutan slutbetald och Exder föreslår automatiskt fakturans belopp till betalt belopp om du inte redan har fyllt i ett belopp. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 19

20 Önskar du pricka en faktura som antingen inte ingår i ditt urval eller du kanske föredrar att pricka fakturor genom att slå in deras fakturanummer direkt, klickar du på knappen Lägg till betalningsrad. Exder lägger då till en rad som du fyller i önskat fakturanummer i. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 20

21 Notera att när du har fyllt i fakturanummret ( ) föreslår Exder automatiskt att fakturan är slutbetald. Är den inte det får du kryssa ur rutan slutbetald och ändra beloppet till det verkliga inbetalda beloppet. Klicka sedan SPARA för att pricka betalningarna. Fakturorna prickas och betalningsverifikatet skapas. Vi kan se att betalningen med nummer 95 skapas med ett totalbelopp av kr. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 21

22 I rutinen Uppdatera inbetalningar kan du efter att ha prickat en inbetalning klicka på länken för någon av de ingående fakturorna. På så sätt kan du enkelt se vad som ingår i just den fakturan. I ovanstående exempel klickar vi på faktura och får sedan upp den på skärmen. Se bild nedan. Vi kan se att fakturan har en fakturarad och ett totalbelopp på kr Boka inbetalningsdifferenser som kundförluster Nu kan ni i rutinen Uppdatera inbetalningar boka era eventuella differenser som kundförluster, ungefär på samma sätt som i rutinen Uppdatera utbetalningar. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 22

23 Först behöver ni i rutinen Uppdatera reserverade konton ställa in vilka konton som ni ska boka mot. I exemplet ovan har vi valt att boka kundförluster på konto 7970 (observationskonto för kundförluster). För att boka era inbetalningar gå till rutinen Uppdatera inbetalningar. I exemplet ovan har vi en kundfaktura med Fakturanummer Totalbeloppet för fakturan är kr och vi har fått betalt med kr. Eftersom vi inte förväntar oss att få något mer betalt för fakturan markerar vi den som Slutbetald. När rutan Slutbetald är ikryssad kan vi välja hur vi vill boka differens i kolumnen Boka diff. Vi väljer att boka 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 23

24 differensen som Kundförlust eftersom vi inte kommer att få något mera betalt. Vi klickar sedan på länken Nästa. Vi kommer då till rutinen Boka inbetalningar. Fyller i Bokföringsdatumet eller låter Exder automatiskt föreslå det. Vi fyller även i beskrivningstexten. Vi ser att Exder bokar kr mot konto 1940 (bankgiro) och resterande belopp 375 kr mot konto 7970 (observationskonto för kundförluster) precis som vi ställde in det i rutinen Uppdatera reserverade konton. Klickar vi nu spara skapas en verifikation. Verifikationen får verifikationsnummer A i vårt exempel Inläsning av betalningsfil från Postgiro/Bankgiro och automatisk matchning mot fakturor Denna funktion kan underlätta hanteringen av inbetalningar från olika kunder och minska tiden som spenderas med att pricka av alla inbetalningar. Den har dock vissa grundkrav för att det hela ska fungera. Först och främst måste ni som leverantör ha tecknat ett avtal med BGC/Postgirot så att ni får tillgång till själva betalningsfilerna. Notera också att detta för närvarande är en helt manuell process. Ni måste med andra ord själv hämta filen från PG/BG och sedan manuellt ladda upp den till Exder. Själva hanteringen i Exder är relativt enkel. Gå till Försäljning Fakturering Läs in betalningsfil. Ni kommer då till denna bild, där ni först väljer format på den fil ni vill läsa in, de format ni har att välja på är Plusgirot totalin bas och Bankgiro Inbetalningar. Viktigt att notera är att Exder i dagsläget endast hanterar Betalningsreferens, belopp och valuta (för att nyttja en alternativ valuta måste ni även ha Exders språk och 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 24

25 valutamodul). De tjänster vi talar om är Bankgirots Bankgiro Inbetalningar och för Postgirot Total IN, de enklaste varianterna av dessa tjänster räcker men skulle ni redan ha avtal gällande ett av formaten med utökad information så bör dessa gå fint att läsa in, men den extra informationen kommer inte att hanteras. Ni kan läsa mer om dessa tjänster på Postgirots respektive BGCs hemsida. När ni valt betalningsfiltyp, klickar ni på knappen Bläddra för att leta fram er fil. Markera filen ni önskar läsa in och klicka på Öppna. Sökvägen till filen placeras då i fältet Filnamn. Klicka på knappen OK för att läsa in filen. Här ser vi resultatet. Betalningarna i filen har via betalningsreferensen matchats mot två stycken utställda fakturor. Observera att det ni får upp endast är ett förslag från Exder, och allt är fullt redigerbart om något 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 25

26 inte skulle stämma. I det här fallet ser vi dock att beloppen matchar fint och vi kan då bocka i rutan Slutbetald på dessa fakturor. Skulle Exder inte lyckas matcha betalningsreferensen mot en befintlig faktura, så kommer betalningen upp som en betalningspost i listan och ni får själva välja faktura att matcha den mot. Här ser vi en betalning på 1000 SEK som lästs in från filen, men Exder har inte kunnat finna en utställd faktura med den betalningsreferens som fanns i filen. Som en andra åtgärd försöker då Exder matcha inbetalningens belopp mot en unik utställd faktura. Lyckas inte heller det, så får ni som i bilden ovan en inbetalningsrad utan faktura ifyllt. Ni får nu manuellt välja vilken faktura eller fakturor betalningen hör till, genom att fylla i fakturanumret i fältet till vänster på betalningsraden. Gäller inbetalningen flera fakturor måste ni lägga till betalningsrader för att ange fler fakturor. Ni kan använda sökikonen för att söka bland era fakturor. När ni gjort de redigeringar ni önskar, klickar ni på länken Nästa nere till höger för att gå vidare, precis som ni vanligtvis gör med era manuellt inskrivna betalningar. 1.4 Uppdatera leverantörsfakturor Rutinen används för att registrera leverantörsfakturor. Rutinen startas från huvudmeny Inköp. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 26

27 Vi börjar med att registrera information i fliken Huvudinformation. Även om det är många fält, är det bara fyra som är obligatoriska och måste vara ifyllda. Att Exder har så många fält är för att vi redan nu tagit höjd för att dessa skall kunna läsas in automatiskt, t ex elektroniska fakturor som skickas av leveratören. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 27

28 Vi registrerar en rad med hela fakturans totalbelopp oavsett om fakturan i verkligenheten består av många fakturarader. Vi ser nu att vi på samma sätt som på kundfakturan får upp förvalt värde på konto i konteringsraden som vi kan ändra alternativt lägga till kostnadsställe eller projekt. Observera att du kan lägga till flera konteringsrader genom att klicka på länken Lägg till konteringsrad. Du kan på detta sätt fördela kostnaden på exempelvis flera kostnadsställen. Förvalt summeras moms på fakturaraden till momssammanställningen där moms per momssats visas men möjlighet finns också att direkt ange moms per momssats om den är annorlunda än vad systemet beräknar. Fältet Summera fakturaraders moms automatisk kryssas då ur och beräknas ej längre från fakturaraderna. Moms bokas på angivet konto. Möjlighet finns också att ange avrundningsbelopp i eget fält Avrundning denna kommer vid bokning av leverantörsfakturor bokas mot förvalt konto för Avrundningsdifferenser (se rutin Uppdatera reserverade konton). På samma sätt som för kundfakturor finns en rutin för att boka en eller flera leverantörsfakturor Ta emot elektroniska leverantörsfakturor Möjlighet finns även att ta emot elektroniska leverantörsfakturor. En förutsättning för detta är dock att fakturaavsändaren finns upplagd som en partner av typen leverantör under era partnerinställningar. När ni sedan får en ny leverantörsfaktura får ni ett meddelande via epost. Leverantörsfakturan hanteras sedan på samma sätt som en manuellt inlagd leverantörsfaktura. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 28

29 Ni kan då ta fram aktuell faktura i rutinen Uppdatera leverantörsfakturor via länk i mejlet, eller via löpnumret. Om fakturan innehåller en bilaga kan ni visa den genom att klicka på länken efter fältet Bilaga. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 29

30 I fliken Radinformation kan det vara värt att nämna att klientens eget artikelnr sätts om någon av följande villkor gäller. Båda klienterna har samma GTIN för sina artiklar Utställande klient har mottagande klients artikelnr i rutinen Uppdatera partners artiklar Mottagande klient har utställande klients artikelnr i rutinen Uppdatera partners artiklar Vilken artikel som väljs kan påverka hur fakturaradens kostnadskontering blir dvs hur den kommer att bokföras. I samband med inläsningen av fakturan sker även en kontroll av de betalningsuppgifter som finns i fakturan. Dessa jämförs med de betalningsuppgifter som ni har inställda på er partner. Om någon av de uppgifter som kommer i fakturan inte stämmer överens med era eller inte finns inlagd på er partner så ges ett meddelande om detta när ni öppnar fakturan. Ni bör då kontrollera att uppgifterna stämmer med fakturautställaren. 1.5 Boka leverantörsfakturor Rutinen används för att boka en eller flera leverantörsfakturor så att en verifikation skapas. Startas från huvudmeny Redovisning. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 30

31 Rutinen inleds med en sida där du kan göra urval på obokade fakturor, ange om selekterade fakturor skall markeras eller ej markeras för bokning. Enstaka fakturor kan av-/påmarkeras för bokning. Verifikationsunderlag skapas för de fakturor som markerats när du klickar på Nästa >> och visas upp för att bekräftas. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 31

32 Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Ovanstående sida visas då. Om ingen utskrift dyker upp klickar ni på Klicka här. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 32

33 1.6 Utbetalningar Uppdatera utbetalningar Rutinen används för att registrera betalning av leverantörsfakturor så att en verifikation skapas. Rutinen finns sedan tidigare men startas nu från huvudmeny Försäljning. På samma sätt som vi registrerade en betalning av en kundfaktura registrerar vi nu betalning för en leverantörsfaktura. Vi väljer nu att betala samma faktura som vi tidigare bokade genom att kryssa i Slutbetald på raden med fakturanr 1. När vi angivit alla fakturor som skall betalas klickar vi på länken Nästa >>, så skapas automatiskt ett verifikationsunderlag. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 33

34 Precis som förut kan Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras och verifikationen sparas när du klickar på SPARA-knappen eller på länken Spara och skriv ut. Om du upptäcker att du ej är nöjd med resultatet klickar du på << Bakåt för att ångra sig, du kommer då tillbaka till föregående sida där du kan ändra. Vi har nu gått igenom hur affärsredovisning skapas för kund- och leverantörsfakturor. Alla övriga redovisning bokförs manuellt i rutinen Uppdatera verifikationer Varningsmeddelande vid betalning av leverantörsfaktura som har utbetalningar som inte är slutförda För att ni enklare skall se att en leverantörsfaktura redan har utbetalningar som ligger och väntar på att betalas, ges nu en varning i rutinerna "Skicka utbetalningar" och "Uppdatera utbetalningar". Betalningslöpnumret visas på den utbetalning där aktuell faktura ingår sedan tidigare. Anledningen är att ni inte skall skapa flera utbetalningar av samma faktura i onödan om ni redan har utbetalningar som skickats till Plusgirot (fd Postgirot). Observera att fältet "Återstår" beräknas som fakturans belopp minus alla registrerade men ej makulerade utbetalningar. D.v.s.står det 0.00 här finns redan utbetalningar på hela fakturans belopp och någon ny behöver ej skapas. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 34

35 I rutinen Uppdatera inbetalningar kan du efter att ha prickat en inbetalning klicka på länken för någon av de ingående fakturorna. På så sätt kan du enkelt se vad som ingår i just den fakturan. I ovanstående exempel klickar vi på faktura och får sedan upp den på skärmen. Se bild nedan. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 35

36 Vi kan se att fakturan har en fakturarad och ett totalbelopp på kr. Detta gäller även i rutinen Uppdatera utbetalningar Boka utbetalningsdifferenser Nu kan ni i rutinen Uppdatera utbetalningar boka era differenser som utbetalningsdifferenser eller som avrundningsdifferenser beroende på vad ni anser att era differenser är av för typ. Med utbetalningsdifferenser menas differenser som ska bevakas och följas upp av ekonomiansvarig medan avrundningsdifferenser är av karaktären att det har gjorts en avrundning. Först behöver ni i rutinen Uppdatera reserverade konton ställa in vilka konton som ni ska boka mot. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 36

37 I exemplet ovan har vi valt att boka utbetalningsdifferenser mot konto 7980 (Obs konto för utbetalningsdifferenser) och avrundningsdifferenser mot konto 7990 (Avrundningsdifferenser). För att boka era utbetalningar, gå till rutinen Uppdatera utbetalningar. I exemplet ovan har vi en leverantörsfaktura med löpnummer Totalbeloppet för leverantörsfakturan är kr och vi har betalat kr. Eftersom vi inte kommer att betala något mer av leverantörsfakturan markerar vi att den är slutbetald. När rutan Slutbetald är ikryssad kan ni välja hur ni vill boka er differens i kolumnen Boka diff. Vi väljer att boka differensen som avrundningsdifferens. Vi klickar sedan på knappen Slutför. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 37

38 Vi kommer till rutinen Boka utbetalningar. Fyll i Bokföringsdatumet eller låt Exder automatiskt föreslå det. Fyll även i beskrivningstexten. Vi ser att Exder bokar kr mot konto 1920 (postgiro) och resterande belopp 76 kr mot konto 7990 (avrundningsdifferenser) precis som vi valde. Klickar vi nu på spara skapas en verifikation. Exder talar om att en verifikation har skapats Skicka postgirobetalningar Nu finns det möjlighet att skicka utbetalningar via tjänsten GIROLINK så att postgirot sköter om betalningar från Ert egna postgirokonto. Det gör att du kan skicka betalningar till leverantörers postgiro, bankgiro eller bankkonto. Även utbetalningskort kan skapas på detta sätt. Nedanstående hantering beskriver hur detta går till i Exder: Ny rutin Skicka utbetalningar har skapats. I rutinen väljer du vilka fakturor som skall skickas. Genom att ange "Postgiro" under Betalningssätt avser du göra utbetalningar från ditt postgirokonto samt skicka betalningarna via GIROLINK. För tillfället kan du endast välja Postgiro. När du sedan även kan skicka betalningar till t ex Bankgirot och/eller egen bank får detta fält meningsfull betydelse. Per faktura kan du ange betalningsdag samt belopp att betala (delbetalning). Här fyller du i på vilket sätt betalningsmottagaren vill ha sin betalning. GIROLINK har idag 5 olika betalningssätt till mottagare, girering till postgirokonto, utbetalningskort, betalning till personkonto, betalning till bankgironummer samt insättning till bankkonto. Nedan visas en rad med en delbetalning, en kreditfaktura och en fullbetald faktura. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 38

39 Mottagarens betalningssätt beror på hur du angivit värden på leverantören i ditt partnerregistret: Betalningssätt Hämta värde från fält Skapa betalningspost i pgfil Förvalt i partnerreg Postgiro Postgiro Girering till postgirokonto Ja, om postgironr finns Bankgiro Bankgiro Betalning till bankgironummer Ja, om bankgironr finns men inget postgiro Bank Bankkonto betalning till personkonto om personkonto annars Ja, om bankkonto finns men inget postgiro, bankgiro insättning till bankkonto Postgiro Adressinformation Utbetalningskort Ja, om inget postgironr, bankgironr, bankkonto finns När du klickar på Nästa >> skapas två betalningsorder, en per betalningsdatum. Detta för att betalningsuppgifterna skall sparas och kunna få en status men också för att underlätta själva prickningen av betalda fakturor senare. Obs! Betalningsdatum kan anges framåt i tiden för bevakning av Postgirot. Då betalas fakturorna automatiskt i rätt tid. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 39

40 Klickar du på Nästa >> skapas själva filen och du får möjlighet att ange var den skall sparas. Vi rekommenderar att du skapar en mapp i vilken du lägger alla dina betalningsfiler. Filnamnet anges automatiskt enligt bilden nedan. Status på betalningsorderna sätts till "Betalningsfil skapad". Klickar du på << Bakåt, raderas betalningsorderna och du kommer tillbaks till föregående sida. Det är möjligt att skicka samma betalning flera gånger ifall det uppstår problem med mottagandet. Betalningsfilen skickas med Girolink via Internet genom att du loggar in på där du sedan laddar upp" den sparade betalningsfilen. Betalningslöpnumren skickas med i betalningsfilen så att Postgirot kan skicka med detta i sin redovisning av gjorda betalningar. Betalningsorderna kan sedan enkelt slutföras och bokföras i rutin Uppdatera utbetalningar (punkt 6). Nedan visas exempel på hur det ser ut när du använder Postgirots betalningstjänst Girolink. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 40

41 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 41

42 Det sista steget är att bekräfta att betalningsfilen ska skickas. Betalningsorderna markeras då med statusen Betalningsfil skickad. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 42

43 Postgirot redovisar så småningom gjorda betalningar genom att skicka saldobesked där du refererar till registrerade betalningsorder i Exder. Genom att i rutinen Uppdatera utbetalningar ta fram och slutföra varje betalorder markeras dessa med status Slutförd". Om du använder redovisningsmodulen skapas en verifikation på vanligt sätt och statusen sätts istället till "Bokförd när denna bekräftats och sparats. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 43

44 Vill du ändra och skicka betalningsfilen på nytt måste du först makulera aktuella betalningsorder för att sedan starta om från punkt 1. Detta kan vara bra om något går fel vid betalningen, t ex om det saknas medel på postgirokontot. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 44

45 Hur tjänsten Girolink fungerar och vad som krävs för att utnyttja denna tjänst hos Postgirot kan du läsa mer om här. I rutinen Företagsinställningar flik Betalningar anges förutom Postgironr även Kund och Kontonummer hos postgirot Bankgiroutbetalning Nu finns det möjligheter att skicka utbetalningar från Exder enligt den nya bankgirostandarden BgCom. BgCom har utvecklats för att möta krav på säkra elektroniska betalningar via Internet och ersätter den gamla telefon modempoolen som stängs 31 Mars Exder skapar bankgirobetalningsfiler som sedan en BgCom programvara läser in och skickar till BankGirot. Kontakta din bank som hjälper dig att komma igång. Det gör att ni kan skicka betalningar till era leverantörers PlusGiro, BankGiro eller bankkonto. Nedan beskrivs hur en bankgiroutbetalning går till i Exder Inställningar i Exder Först behöver ni lägga upp ert bankgironummer i Exder. Det gör ni under menyn Uppdatera företagsinställningar och fliken Betalning. I fältet bankgironummer fyller ni i ert nummer. I exemplet ovan har vi fyllt i bankgironummer Vi klickar sedan Spara för att spara uppgifterna. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 45

46 Sedan behöver vi lägga upp leverantörens bankgironummer eller PlusGironummer beroende på var betalningen ska skickas. I exemplet ovan har vi lagt upp bankgironummer för partner Det gör ni i rutinen Uppdatera partners och fliken Betalning. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 46

47 Gör utbetalningen I rutinen Uppdatera leverantörsfakturor lägger vi in leverantörens faktura och dess belopp. Vi antar att vi ska betala för några tavelinramningar på det totala beloppet av 3750 kr inklusive moms. I fältet Lev. kundreskontraref/ocr fyller vi i OCR-numret om sådant finns. Fakturans förfallodatum är satt till April 2012 handledning_admin.doc Sida 47

48 I rutinen skicka utbetalningar fyller vi i att vårt betalningssätt är bankgiro och att leverantören ska ta emot utbetalningen på sitt bankgirokonto. Vi talar om att betalningsdatum för leverantörsfakturan är Vi har även här möjlighet att se OCR-numret. Vi ser att betalt belopp är 3750 kr. Vi kan dock välja att ändra önskat belopp att betala om vi skulle vilja. Sedan klickar vi på Nästa längst ner till höger i sidan. Nu summerar Exder ihop era betalningar och anser ni att allt är korrekt klickar ni på Nästa. Naturligtvis kan ni skicka många betalningar på samma gång. Exder skapar nu en betalningsfil som ni sparar i en speciell mapp på er dator som ni avsett för era betalningsfiler. Filnamnet anges automatiskt för betalningsfilen. Ni klickar på att Spara. Den här filen läser ni in i BgCom programvaran och sedan för ni över den till Bankgirot. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 48

49 När överföringen till Bankgirot är klar klickar ni på OK för att bekräfta att er utbetalning är klar. Exder markerar då att ni skickat dessa leverantörsfakturor till Bankgirot Övrigt Om ni vill skicka betalningar till ett bankkonto måste partnerns ID i Exder av tekniska skäl vara numeriskt och max fem siffror långt. Följande begränsningar finns för att skicka bankgirobetalningar till ett PlusGirokonto: Endast svensk valuta Inga kreditfakturor Nollbelopp är inte tillåtet Större överblick av betalningar i "Lista leverantörsfakturor" Lista för leverantörsfakturor har ändrats så att ni skall få bättre överblick av vilka betalningar ni gjort på varje faktura. Anledningen är att betalningar ibland skapats i onödan, oftast i samband med att betalningsfiler skickats till PlusGirot (f d Postgirot). Genom att urval nu kan göras på "Utbetalningsstatus" samt att alla betalningar visas i den detaljerade listan kan ni nu enkelt hitta dessa. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 49

50 I exemplet ovan har vi två fakturor (32 och 33). Första fakturan (32) är slutförd men har ej markerats som slutbetald. Den har en makulerad betalning (75), om den hade slutförts hade hela fakturan ändrat status till slutbetald. Men eftersom den makulerats påverkar den inte värdet i fältet "Återstår" och ej heller summan för fältet "Betalt belopp". Däremot har fakturan delbetalats i betalning 76, denna har bokförts. Sista betalningen 77 har skickats till PlusGirot (status = "Betalningsfil skickad"), vilket innebär att den ligger för betalning hos PlusGirot. När PlusGirot utfört betalningsuppdraget skall denna betalning slutföras i rutinen "Uppdatera utbetalningar" så att den förs över till redovisningen. Observera att krysset på denna betalning i fältet "Slutbetald" innebär att det är denna betalning som kommer ge hela fakturan statusen slutbetald när den slutförs. Sista fakturan har inga betalningar alls. För att se vilka fakturor som har betalningar som skickats till PlusGirot görs urval på "Utbetalningsstatus" med fr om-/t o m värden = "Betalningsfil skickad". I vårt fall visas då faktura 32. Observera att fakturan ännu inte är slutbetald, däremot är återstående belopp = 0 vilket indikerar att flera betalningar finns vilket gör att inga nya betalningar behöver göras för denna faktura. 1.7 Verifikationer Uppdatera verifikationer Rutinen används för att registrera alla övriga affärstransaktioner som inte skapas automatiskt i Exder. Rutinen finns sedan tidigare men startas nu från huvudmeny Redovisning. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 50

51 Rutinen består i en sida där du manuellt skapar den verifikation du önskar genom att välja verifikationsnummerserie, bokföringsdatum, samt beskrivning av vad verifikatet avser. Därefter konterar du genom att ange Konto, ev. Kostnadsställe och Projekt samt belopp i Debet eller Kredit. Oavsett om verifikaten skapats manuellt eller ej kan du skriva ut informationen genom nedanstående rutiner. När du sparar eller slutför en verifikation visar Exder upp den senaste sparade verifikationen. Detta för att du som användare enkelt ska kunna se vilken verifikation du senast arbetade med innan du fortsätter lägga in ett nytt verifikat. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 51

52 1.7.2 Möjlighet att justera kostnadsställe/projekt på slutförda verifikationer Rubrik 1 Rubrik 2 Rubrik 3 Rubrik 4 Rubrik 5 Normal I 1. rutinen Lista, Uppdatera numrerad verifikationer kan ni numera ändra projekt och kostnadsställe även efter att ni har slutfört er verifikation. Smidigt om ni i efterhand behöver justera era projekt/kostnadsställen på en verifikation. Ni ändrar Lista, genom punkter att gå till den verifikationsrad ni vill justera, justerar den med korrekt kostnadsställe eller projekt och sedan klickar ni Slutför. Observera Lista, bockar att det är endast projekt och kostnadsställen som ni i efterhand kan justera på en slutförd verifikation Pris: inget annat. 995:-/månad Lista verifikationer I rutinen Lista verifikationer finns två nya listor, en enkel och en detaljerad. Du kan göra urval på Verifikationsnrserie, Verifikationsnummer, Verifikationstyp, Bokföringsdatum, Referens och Verifikationsstatus. Du kan givetvis fortfarande skriva ut dina verifikationer i det skrivarvänliga pdf-formatet. I ovanstående exempel har vi gjort urval på verifikation med listan Enkel. Vi kan se att den tillhör verifikationsserie A, har bokföringsdatum och ett saldo på kr. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 52

53 I ovanstående exempel har vi i listan Detaljerad gjort ett urval på verifikationen I den här listan får vi mer detaljerad information om varje verifikat. Vi kan exempelvis se att verifikatet är bokfört på konto 1510 som debet kr och 3010 kredit kr Ny länk i Lista verifikationer Detaljerad För att det ska vara lättare att navigera mellan en verifikation och ursprungsmaterialet (fakturan eller leverantörsfakturan) finns det nu en länk i rutinen Lista verifikationer och listan Detaljerad som ni kan klicka på. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 53

54 Genom att klicka på länken för verifikationens referens kommer ni direkt till kundfakturan/leverantörsfakturan, beroende på vilken typ av verifikation det är. Är verifikationen av typen Bokning av leverantörsfakturor eller Bokning av utbetalningar kommer ni till leverantörsfakturan i rutinen Uppdatera leverantörsfakturor. Är verifikationen av typen Bokning av kundfakturor eller Bokning av inbetalningar kommer ni till fakturan i rutinen Uppdatera fakturor Nya urvalsmöjligheter i rutinen Lista verifikationer Nu kan ni i rutinen Lista verifikationer göra urval på både projekt och kostnadsställe. På så sätt får ni som arbetar med projekt och kostnadsställen i er bokföring en enkel möjlighet att se vilka verifikationer som tillhör ett speciellt projekt eller kostnadsställe. Vi illustrerar med ett exempel medan. I exemplet ovan vill vi se vilka verifikationer som tillhör kostnadsställe ett. Vi fyller i som bilden ovan visar och klickar sedan på OK. Exder letar nu fram verifikationerna. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 54

55 Exder hittar två stycken verifikationer som är lagda på kostnadsställe ett. I listan Detaljerad kan ni se verifikationernas enskilda totalbelopp och även totalbeloppet av alla verifikationer som ligger i angivet urvalsintervall. Observera att om ni t.ex. har en verifikation med två stycken verifikationsrader och endast en av dessa verifikationsrader ligger på ett visst kostnadsställe kommer trots detta - hela verifikationen att visas i listorna. Det nya urvalet fungerar naturligtvis på alla befintliga listor i rutinen Lista verifikationer Ändrat beteende i Exder vad gäller bokföringsdatum Följande gäller för Er som kör Exder Admin och samtidigt använder bokföringsrutinerna. I rutinerna "Uppdatera inbetalningar" och "Uppdatera utbetalningar" så anger man ett betalningsdatum för när betalningen gjordes. Använder man bokföringsrutinerna så kommer man automatiskt vidare till rutinerna "Boka kundfakturor/leverantörsfakturor. Tidigare föreslog Exder att bokföringsdatumet skulle vara samma som betalningsdatumet. Detta eftersom det normalt är så. I rutinerna "Uppdatera verifikationer" och "Boka kundfakturor/leverantörsfakturor" så föreslår numera Exder inget bokföringsdatum utan detta måste alltid anges manuellt första gången man går in i dessa rutiner. Detta för att man som användare inte av misstag skall ta det datum som är förvalt. Därefter kommer Exder att förslå senast angivna datum så långe man är inne i samma rutin. Naturligtvis kan du ändra bokföringsdatumet och då är det detta som Exder fortsättningsvis kommer att visa som förvalt bokföringsdatum. 1.8 Moms Varje land har egna lagar och förordningar om hur moms skall hanteras och redovisas. Exder har som ambition att klara av detta oavsett vilket land det rör sig om. I exemplet nedan utgår vi från hur moms skall redovisas i Sverige samt svensk skattedeklarationsblankett. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 55

56 Svensk lagstiftning kräver att vi kan redovisa hur mycket vi sålt för (intäkter) samt hur mycket moms vi tagit ut. Även om vi inte behöver ta ut moms på försäljning av typen EU-handel och Export, kräver ändå lagstiftningen att vi kan redovisa hur stor försäljning vi haft för dessa båda typer av försäljning. Tittar vi på en Svensk skattedeklaration för moms ser vi exakt vad vi behöver kunna redovisa: Momsdeklarationstyper I Exder motsvaras skattedeklarationsblankettens kolumner av sk. momsdeklarationstyper. Dessa anges i rutin "Uppdatera momsdeklarationstyper" (menyval "Redovisning", "Kontoplan"). 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 56

57 I rutinen lägger ni upp en momsdeklarationstyp för varje kolumn i skattedeklarationsblanketten. Identitet på en momsdeklaratationstyp väljs lämpligen samma siffra som i skattedeklarationsblanketten, men är valfri och styr endast i vilken ordning som summorna kommer att presenteras i rutin "Momsavräkning". I vårt exempel ovan skall vi lägga till en typ 11 för summering av momspliktiga intäkter inom Sverige, en kolumn som inte skall summeras. Därför anges inget värde i detta fall i fält "Förtecken" ej heller i "Summeras till momsdeklarationstyp". Fältet "Avräkna ingående kontons saldo mot" har endast ett val "Avräkningskonto för moms". I vårt fall håller vi på med intäktskonton vilka inte alls skall avräknas, utan det gäller ju endast konton för ingående-/utgående moms. Därefter anges alla intäktskonton vars saldon ska summeras till aktuell momsdeklarationstyp. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 57

58 Innan vi kan lägga upp typ för ingående- och utgående moms behöver vi lägga upp typen som dessa skall summeras till. I vårt fall 39 "Moms att betala eller återfå". Denna skall inte ha några konton. Sedan lägger vi upp typen för utgående moms som skall adderas till momsdeklarationstypen 39 och vars ingående konton skall avräknas mot ett momsavräkningskonto. Samma gäller för ingående moms med skillnaden att förtecknet är "-" då ingående momskontons saldo skall subtraheras till momsdeklarationstyp 39. Koppla konton till en momsdeklarationstyp kan göras från rutin "Uppdatera konton" också Momsavräkningen Själva momsavräkningen görs sedan i rutinen "Momsavräkning" (meny "Redovisning"). I rutinen kan ni göra urval på bokföringsdatum. Om inget anges summeras automatisk alla verifikationer från bokföringsårets början till det sista datum som det finns verifikationer för inom aktuellt bokföringsår. Systemet håller automatiskt reda på tidigare avräknade verifikationer, så det finns ingen risk att samma verifikation avräknas flera gånger även om man skulle ange ett datumintervall som avräknats tidigare. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 58

59 Två typer av listor kan skrivas ut. Enkel med enbart summering av kontona per momsdeklarationstyp samt detaljerad där varje kontos saldo också visas. När ni är nöjda med listan skapas en momsavräkningsverifikation som bygger på aktuellt underlag i listan. När verifikationen sedan sparas markeras alla ingående verifikat som avräknade så att de inte kommer med i nästa avräkning. Exempel: I vårt fall har vi en kundfaktura ( ) som bokats på verifikation B , med momspliktiga intäkter på 1000:- i konto 3010 och utgående moms på 250:- i konto Vi har också en lev.faktura (5) som bokats på verifikation D , med ingående på 25:- på konto Dvs utgående moms ingående moms = 225:- (250 25), vilket innebär att vi skall betala denna summa. Med de inställningar vi gjort ovan visas följande lista i rutin "Momsavräkning" nedan. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 59

60 För att skapa en verifikation trycker ni på Nästa» så att ett förslag visas. Som vanligt trycker ni på SPARA eller Spara och skriv ut för att spara aktuell verifikation. Vilket bekräftas med nedanstående sida. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 60

61 I "Lista verifikationer" visas sedan vilka verifikationer som har momsavräknats genom att verifikationsnumret på momsavräkningsverifikationen visas i fältet "Vernr. momsavr". I vårt fall har ju verifikationer B och D momsavräknats i verifikation A Momskoder Momshanteringen i Exder har förändrats till denna release av Exder. I stället för att använda momssatser per artikel används numera momskoder. Tidigare satte du i artikelregistret att en artikel hade exempelvis momssats 25 %, numera anger du att artikeln har momskod 25 som motsvarar en momssats på 25 %. Detta är något som sker automatiskt av Exder. Alla artiklar med momssats 25 konverteras till momskod 25, artiklar med momssats 12 konverteras till momskod 12 osv. Detta gäller naturligtvis också på alla orderrader, fakturarader och överallt där tidigare momssatser användes. Anledningen till att vi i Exder inför momskoder är för att i Exder Admin kunna redovisa moms korrekt i momsavräkningen, då det behövs stöd för att använda flera momskoder med samma momssats. Dvs. detta är endast aktuellt om du väljer att köra Exder Admin. Ett exempel på detta är en verksamhet som säljer saker med 25 % moms och bedriver uthyrning av lokaler med 25 % moms. För att särredovisa dessa på två olika momskonton lägger vi upp dem på två momskoder. 25 % momspliktig försäljning konto 2610 och moms uthyrning av verksamhetslokal konto April 2012 handledning_admin.doc Sida 61

62 I rutinen Uppdatera artiklar används nu momskoder. Momskod 12 motsvarar reducerad moms 12 % i vårt exempel. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 62

63 I rutinen Uppdatera partners ställer du in vilken momstyp som partnern har, momsregistreringsnummer och momsregistreringsland. I exemplet ovan så är momstypen Inhemsk moms, momsregistreringsnummret är SE och momsregistreringslandet är Sverige. Det är alltid obligatoriskt att ange partnerns momsregistreringsnummer om momstypen är EU. Informationen hämtas sedan ifrån ditt partnerregister och används när du skapar order och fakturor. Du har dock möjlighet att ändra informationen på ordern eller fakturan efter behov. Det finns tre olika momstyper i Exder. Momstyp Betydelse Inhemsk Moms utgår enligt regler för säljarens momsregistreringsland (ursprungsprincipen) om köparen ej är momsregistreringsskyldig där eller om varan stannar inom landet. EU köparen är momsregistrerad i ett annat EU-land och varorna skickas till ett annat EU-land (destinationsprincipen). Export varan skickas till annat land utanför EU. Ingen moms utgår om Ingen moms utgår om 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 63

64 1.9 Huvudbok Huvudbok Enkel Rutinen består av en sida där du kan göra urval. Listan finns i en enkel- och detaljerad variant. Rutinen startas från huvudmeny Redovisning. Väljer du en enkel lista visas ingående och utgående saldo per konto under den perioden du har valt. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 64

65 1.9.2 Huvudbok detaljerad per verifikat Exder summerar nu per verifikat i listan Huvudbok detaljerad per verifikat. På så sätt är det enkelt att se en enskild verifikations totalbelopp. Det är speciellt bra när ni stämmer av i bokföringen. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 65

66 I exemplet ovan har vi verifikation A som är en bokning av en inbetalning. Saldot på verifikationen är 3200 kr. På konto 1510 är 3200 kr bokat som kredit. På konto 1920 är 1500 kr bokat som debet och på konto kr som debet. I rutinen Huvudbok skriver vi sedan ut listan Detaljerad per verifikat. Vi gör urval på ovanstående verifikation ( ). I listan kan vi på summaraden Saldo per verifikation se kontots belopp summerad per verifikation. För konto 1510 är summan 3200 kr i kredit Valfri valuta i bokföringsrapporter I huvudboken, resultaträkningen och balansräkningen kan du låta Exder konvertera beloppen från primärvalutan (oftast SEK) till valfri valuta exempelvis Euro. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 66

67 Gå till rutinen Uppdatera Valutor och lägg upp aktuella valutakurser för bokföringsåret. I ovanstående exempel har vi lagt upp några valutor och vi kan vi se att 1 euro kostade 9.40 SEK Det aktuella bokföringsåret i exemplet är från Observera att vi har lagt upp en valutakurs för , dagen före aktuellt bokföringsår. Det har vi gjort eftersom ingående balanser räknas ut från den valutakursen. Lägger man inte upp någon valutakurs för ingående balans kan du inte heller konvertera rapporten till den valutan. Observera alltså att den kurs som används är den kurs som registrerats närmast före aktuell bokföringstransaktions bokföringsdatum. Detta innebär att transaktioner med bokföringsdatum räknas om till kursen 9,4 medan transaktioner med bokföringsdatum och senare räknas om med kursen 9,35. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 67

68 I rutinen Huvudbok skriver vi ut en huvudbok för 2004 gällande konto Vi kan se att ingående balans för 2004 är SEK och att verifikation A för bokföringsdatum har ett belopp SEK i debet. Totalt har vi i exemplet SEK i saldo för konto Nu har vi samma exempel som ovan men genom att ändra urvalet ifrån SEK till EUR i fältet valuta och klicka på OK konverterar Exder huvudboken ifrån vår primärvaluta SEK till EURO. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 68

69 Vi kan se att ingående balans är EURO ( /9.2) och verifikation A är på EURO (10 000/9.4). Totalbeloppet för 1510 år 2004 blir EURO Budget Möjlighet finns nu i Exder att registrera budget för år och månadsperioder per konto, konto/kostnadsställe och konto/projekt. Rutiner finns för: 1. Automatisk skapa budget med basvärden från annat bokföringsår. 2. Manuell justering av budgetvärden 3. Lista för uppföljning av upparbetat saldo mot budget 4. Automatiskt skapa periodiseringar utgående från basvärden eller befintlig budget Skapa budget Skapa budget används för att ta fram budget underlag i form av basvärden från annat bokföringsår. Möjlighet finns att direkt utifrån dessa skapa nya budgetvärden genom att ange en budgetmultipel. Urval kan göras med intervall av kostnadsställen och/eller projekt. Nollställ budget kan användas för att nollställa alla budgetvärden. Använd bokföringsår gör att valt bokföringsår används som bas för skapandet tillsammans med budgetmultipeln. Så att budgetfördelningen följer samma mönster som det tidigare budgetåret men justerat med budgetmultipeln. Periodisera linjärt används om man vill periodisera årsvärdet linjärt över perioderna istället för den fördelning de har i det bokföringsår som används för att skapa budgetvärden. Om inget bokföringsår är valt sker fördelningen linjärt över den aktuella budgeten. I exemplet ovan hämtas basvärden från bokföringsår 2009 så att budgetvärden sätts till 104% av basvärden fördelat på samma sätt som April 2012 handledning_admin.doc Sida 69

70 Uppdatera budget När budget skapats visas budgeten upp i Uppdatera budget. Här finns möjlighet att justera budgeten manuellt samt lägga till en kommentar. Budgetmultipeln kan anges för att öka minska budgetvärdena. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 70

71 Lista budget Lista budget ger möjlighet till utskrift av budgetvärden med utfall av upparbetat saldo. Välj Konto för att skriva ut budget per konto. Välj Kostnadsställe för att skriva ut budget per konto och kostnadsställe. Välj Projekt för att skriva ut budget per konto och projekt. Flera olika Listtyper finns att välja bland bla PDF och Excel. I exemplet ovan visas vår budget för perioden Balans- och Resultaträkning Rutinen används för att skapa och skriva Balans- och Resultaträkning i PDF- eller Excelformat. Rutinen startas från huvudmeny Redovisning. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 71

72 Rutinen består som vanligt av en sida där du kan välja vilken rapport du önskar samt göra urval. Båda rapporterna finns i en enkel- och detaljerad variant. Exakt hur rapporterna skall se ut definieras av varje användare genom att du klickar på länken för Inställningar >>. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 72

73 I inställningar anger du rubriktexter samt hur du önskar gruppera dina konton så att de skrivs ut med i en viss Sorteringsnivå, med en Kontogrupptext, vilka konton som skall summeras till aktuell kontogrupp i fältet Kontourval. Observera att jokertecken (*,?) kan anges så att du ej behöver ange hela kontot. Om Blankrad och Linje samt Linjetyp skall skrivas ut före eller efter kan också anges. Resultatet av ovanstående inställningar genererar en balansrapport enligt nedan. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 73

74 Väljs Dokumenttyp Excel skapas istället Balansräkningen direkt som en Excelfil. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 74

75 Motsvarande inställningar kan göras för resultaträkning så att även en sådan genereras antingen som PDFeller Excelfil Urval kostnadsställe/projekt i balansräkning Vid registrering av verifikationer i rutin "Uppdatera verifikationer" tillåter Exder att kostnadsställe/projekt anges även på balanskonton. Urval för dessa kan nu göras även i balansräkningen. Observera dock att dessa fortfarande inte överförs som IB-värden till nytt bokföringsår. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 75

76 Vi registrerar en verifikation enligt ovan. Vid utskrift av balansräkningen gör vi urval på kostnadsställe 2000 och projekt 1. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 76

77 Urvalet kostnadsställe 2000 och projekt 1 ger en balansräkning enligt bilden ovan Balans-/Resultaträkning som en Excelfil med jämförelsevärden Möjlighet finns nu att få ut Balans-/Resultaträkningen som Excelfiler med jämförelsevärden. I resultat- och balansräkningen kan jämförelse fås med annat valbart bokföringsår och i resultaträkningen finns ytterligare möjlighet att få jämförelse med summan av alla intäkter/kostnader. I vårt exempel nedan visas först en resultaträkning med jämförelse med summan av alla intäkter/kostnader. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 77

78 Genom att kryssa i fältet Jämför med summa intäkter/kostnader visas kolumner för Summa intäkter/kosntader och % av intäkter/kostnaderaktuellt i Excelfilen. Om jämförelse görs med de totala intäkterna eller kostnaderna beror på vad raden handlar om dvs om ingående konton är intäkter eller kostnader. I nästa exempel visas en resultaträkning med jämförelse med annat bokföringsår. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 78

79 Genom att välja ett annat bokföringsår i fältet Jämför med bokföringsår så visas kolumner för jämförelse värden i belopp och procent i Excelfilen. Observera att datumintervall vid jämförelse mot annat bokföringsårs period kan anges. Förvalt visas samma datumintervall som för aktuellt år ovanför men med ev justeringar för skottår och/eller jämförelseårets start-/slutdatum om detta skiljer sig från aktuellt år, som kan bli fallet vid brutna räkenskapsår. Fälten ger dessutom möjlighet till att jämföra helt olika perioder om så önskas. Jämförelser görs nu av periodvärden och procent Före perioden, för aktuell Period och Ackumulerat från årens början. Givetvis kan ni välja att göra båda dessa jämförelser på samtidigt i en och samma Excelfil. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 79

80 Senaste verifikationsnummer i Balans-/Resultaträkning Möjlighet finns nu att skriva ut de senaste verifikationsnumren för vald period i Balans- och Resultaträkningen. Genom att kryssa i fältet Skriv ut senaste verifikationsnummer visas dessa i listorna. En eller flera visas beroende på om ni använder er av verifikationsnrserier eller ej. Senaste verifikationsnummer fås genom att det högsta numret i varje serie visas, fram tom angivet urval för bokföringsdatum tom. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 80

81 1.12 SIE-import av kontoplan och löpande redovisningsinformation Möjlighet finns nu att importera redovisningsinformation från sk SIE-filer. Två rutiner finns: SIE Import Total: Ger möjlighet vid uppstart av nya bolag att läsa in kontoplan samt bokföringstransaktioner för ett eller flera bokföringsår SIE Import: Överföring av löpande bokföringsorder från annat system (endast Exder Business) SIE Import Total Exder Business installeras från början med en förvald kontoplan (BAS 2006/BAS 2008). SIE Import Total är till för ge möjlighet att importera en annan kontoplan samt att föra över bokföringstransaktioner för ett eller flera bokföringsår så att man enklare skall kunna börja använda Exder när som helst under bokföringsåret. Rutinen kan bara användas under uppstarts-/testfasen då det krävs att bolaget av vår kundtjänst är satt till status START eller TEST. Kontakta därför kundtjänst om du har behov av denna rutin. Obs! SIE filen kan innehålla flera bokföringsår. Om bokföring redan finns sparad för samma bokföringsår som finns i filen kommer den ersättas. Det är alltså viktigt att ta ut rätt information för rätt bokföringsår. Innehållet i filen går enkelt att se utifrån SIE-specifikationen se för detaljerad information. Följande kan importeras från SIE-filen: Ingående balanser ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #IB) Kontoplan ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #KONTO, #SRU) Verifikat ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #VER, #TRANS, #PSALDO, #RES) Partners i filen läggs till om det inte finns tidigare (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT) *Projekt ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT) *Kostnadsställen ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT) *Budget ersätts för aktuellt bokföringsår ni är inloggade i om det finns i SIE-filen (SIE-posttyp #PBUDGET) Bokföringsår ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #RAR) *Obs! Budget och internredovisning med kostnadsställen och/eller projekt hanteras ej i Exder Small Business. Id på projekt och kostnadsställen läses enbart in om de är numeriska, annars ges felmeddelande. Rekommenderad arbetsgång: 1. Ta ut SIE-fil för de bokföringsår ni önskar föra över, SIE-filstyp 4 med detaljerad information om varje verifikation rekommenderas. 2. Importera SIE-filen i ert Exder. 3. Kontrollera a. Bokföringsår se Företagsinställningar b. Kontoplan se Lista konton c. Kostnadsställen se Lista kostnadsställen (endast Exder Business) d. Projekt se Lista projekt (endast Exder Business) e. Partners (kunder och leverantörer) se Lista partners 4. För varje inläst bokföringsår kontrollera a. Ingående balanser se Uppdatera ingående balanser b. Bokföringstransaktioner se Lista verifikationer 5. För det bokföringsår ni var inloggad på vid importtillfället kontrollera a. Budget se Lista budget (endast Exder Business) 6. För alla de aktiva bokföringsåren som ni vill fortsätta arbeta i kontrollera a. Förvalda konton som används vid automatisk kontering se Uppdatera reserverade konton b. Momsdeklarationstyper för momsavräkning se Uppdatera momsdeklarationstyper 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 81

82 c. Förvalt konto för momsavräkning se Momsregistreringsnummer (undermeny Diverse/Momsinställningar) d. Förvalda konton för in-/utgående moms se Momssatser (undermeny Diverse/Momsinställningar) Allt skall nu vara klart för att börja registrera kund-/leverantörsfakturor för avstämning av kund- /leverantörsreskontror. Nedan visas ett exempel på hur SIE Import Total kan se ut. Rutinen startas från menyn Redovisning, Kontoplan, SIE Import Total. Då denna rutin endast är avsedd att användas i uppstartsfasen för att göra grundinställningar, krävs att status på ert bolag är START eller TEST. Syns inte menyvalet så kontakta vår kundtjänst. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 82

83 I fältet Filnamn anger ni namnet på den SIE-fil ni vill importera. Enklast görs detta genom att klicka på och därefter leta fram filen. Klicka därefter på Nästa >>. En sida med filinnehåll visas då med en sammanställning av vad filen innehåller. Därefter finns möjlighet att definiera gamla verifikationsnrserier mot Exders. Exders prefix för verifikationsnrserier används för följande bokföringstransaktioner. Prefix Bokföringstransaktion 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 83

84 A B C D E F Redovisning: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till antingen A eller F. Kundfakturor: Bokning av kundfakturor får detta prefix om flera prefix används Inbetalningar: Bokning av inbetalningar får detta prefix om flera prefix används Leverantörsfakturor: Bokning av leverantörsfakturor får detta prefix om flera prefix används Utbetalningar: Bokning av utbetalningar får detta prefix om flera prefix används Bokslut: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till antingen A eller F. I vårt exempel väljer vi att använda samma prefix som finns i SIE-filen då det har nästan samma betydelse samt att vi då behåller samma verifikationsnnummer (serie + nr) som i vårt gamla system. Obs! Väljer ni att använda annan verifikationsnrserie i Exder så kommer nya verifikationsnummer att beräknas, det gamla verifikationsnumret kommer däremot att sparas i verifikationsbeskrivningen för spårbarhet. Om SIE-filen innehåller internredovisningsuppgifter av typen kostnadsställe och/eller projekt finns möjlighet att mappa dessa mot Exders på samma sätt som verifikationsnrserier. Anledningen är att Exder enbart kan innehålla numeriska id på kostnadsställen och projekt fn. Obs! Kan endast användas i Exder Business. Val för vilken information som skall uppdateras kan nu göras genom att klicka i ett antal kryssrutor. Kryssrutornas betydelse är följande. Ledtext Betydelse Läs in och ersätt befintliga IB Ersätter alla ingående balanser i alla bokföringsår från filen (se Antal IB poster i filen) Läs in alla verifikationer Ersätter alla verifikationer i alla bokföringsår från filen. Rekommenderas om filen innehåller detaljerade bokföringstransaktioner (se Antal verifikationer i filen) Läs in alla projekt och kostnadsställen Lägger till nya projekt och kostnadsställen från filen befintliga uppdateras inte (se Antal projekt i filen samt Antal kostnadsställen i filen). Obs! Id-begrepp på projekt och kostnadsställen måste vara numeriska för att läsas in. Kan läsas in i Exder Small Business men endast användas i Exder Business. Läs in årssaldon för resultatkonton som verifikat Läser in alla årssaldon för resultatkonton som verifikationer i alla bokföringsår från filen. Obs! Om Läs in alla verifikationer kryssats i läggs nya verifikationer till (se Antal årssaldon för resultatkonton i filen) Läs in periodsaldon som verifikat Läser in alla periodsaldon som verifikationer i alla bokföringsår från filen. Obs! Om Läs in alla verifikationer och/eller Läs in årssaldon för resultatkonton som verifikat kryssats i läggs nya verifikationer till för alla ikryssade posttyper (se Antal periodsaldon i filen) Läs in alla icke-existerande partners Nya partners läggs till som kunder och/eller leverantörer med Id och namn (se Antal kunder i filen och Antal leverantörer i filen) Läs in och ersätt all budget Ersätter alla budgetvärden men endast i det bokföringsår ni är inloggad i (se Antal budgetposter i filen) Byt tecken på debet/kredit Byter tecken på alla saldon i filen så att positiva belopp blir negativa och negativa belopp blir positiva. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 84

85 I vårt exempel vill vi ersätta ingående balanser, ersätta verifikationer med bokföringstransaktioner i filen. Obs! Alla bokföringsår och kontoplaner ersätts alltid av de som finns i filen För att starta inläsningen klicka på. Systemet kommer nu att logga ut dig och förhindra inloggning tills inläsningen är färdig för att förhindra att systemet uppdateras av någon annan så länge inläsningen pågår. När inläsningen är klar skickas ett e-brev till de Kontaktpersoner för notifiering som angivits i Företagsinställningar. V.g. kontrollera inläsningen och vid behov ta ut ny eller ändra i SIE-filen och gör en ny importering. När ni är nöjda meddela kundtjänst så att de sätter tillbaka ert bolag till OK, för att förhindra att någon kan starta SIE Import Total av misstag med risk att information förstörs SIE Import SIE Import används för att löpande importera bokföringstransaktioner från annat system. Ett enkelt sätt för överföring av redovisning från annat system eller annat Exderbolag. Importen sker med hjälp av sk SIE-filer. SIE-filen kan innehålla flera bokföringsår men det är endast de transaktioner i filen som gäller för det bokföringsår som ni är inloggad i, som nya verifikationer kommer att skapas. Befintliga verifikationer påverkas aldrig. Det är ändå viktigt att ta ut rätt information för rätt bokföringsperiod så att ingen dubbelregistrering av transaktioner sker. Skydd finns mot att samma SIE-fil importeras flera gånger. Innehållet i filen går enkelt att se utifrån SIE-specifikationen se för detaljerad information. Följande kan importeras från SIE-filen: Verifikat läggs till för aktuellt bokföringsår ni är inloggad i, för de verifikationer och/eller periodsaldon i SIE-filen som gäller för aktuellt bokföringsår (SIE-posttyp #VER, #TRANS, #PSALDO) Budget ersätts för aktuellt bokföringsår ni är inloggade i för de budgetposter i SIE-filen som gäller för aktuellt bokföringsår (SIE-posttyp #PBUDGET) *Projekt ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT) *Kostnadsställen ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT) * Id på projekt och kostnadsställen läses enbart in om de är numeriska, annars ges felmeddelande. Nedan visas ett exempel på hur SIE Import kan se ut. Rutinen startas från menyn Redovisning, Kontoplan, SIE Import. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 85

86 I fältet Filnamn anger ni namnet på den SIE-fil ni vill importera. Enklast görs detta genom att klicka på och därefter leta fram filen. Klicka därefter på Nästa >>. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 86

87 En sida med filinnehåll visas då med en sammanställning av vad filen innehåller. Därefter finns möjlighet att definiera gamla verifikationsnrserier mot Exders. Exders prefix för verifikationsnrserier används för följande bokföringstransaktioner. Prefix Bokföringstransaktion A Redovisning: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till antingen A eller F. B Kundfakturor: Bokning av kundfakturor får detta prefix om flera prefix används C Inbetalningar: Bokning av inbetalningar får detta prefix om flera prefix används D Leverantörsfakturor: Bokning av leverantörsfakturor får detta prefix om flera prefix används E Utbetalningar: Bokning av utbetalningar får detta prefix om flera prefix används F Bokslut: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till antingen A eller F. I vårt exempel väljer vi att använda samma prefix som finns i SIE-filen då det har samma betydelse. Obs! Nya verifikationsnr kommer normalt att skapas här oavsett om ni väljer samma eller annan verifikationsnrserie i Exder, iom att andra transaktioner skapats dels i Exder och i exporterande system som gör att dessa ej längre är synkroniserade. Därför sparas det gamla verifikationsnumret i verifikationsbeskrivningen för spårbarhet. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 87

88 Om SIE-filen innehåller internredovisningsuppgifter av typen kostnadsställe och/eller projekt kommer dessa automatiskt läggas till om de enbart har numeriska identiteter. Anledningen är att Exder enbart kan innehålla numeriska id på kostnadsställen och projekt. Val för vilken information som skall uppdateras kan nu göras genom att klicka i ett antal kryssrutor. Kryssrutornas betydelse är följande. Ledtext Betydelse Läs in alla verifikationer Lägger till nya verifikationer i aktuellt bokföringsår från filen. Rekommenderas om filen innehåller detaljerade bokföringstransaktioner (se Antal verifikationer i filen) Läs in periodsaldon som verifikat Läser in alla periodsaldon och lägger till som nya verifikationer. Obs! Om Läs in alla verifikationer och kryssats i läggs nya verifikationer för båda posttyperna (se Antal periodsaldon i filen) Läs in och ersätt all budget Ersätter alla budgetvärden (se Antal budgetposter i filen) Byt tecken på debet/kredit Byter tecken på alla saldon i filen så att positiva belopp blir negativa och negativa belopp blir positiva. I vårt exempel vill vi enbart läsa in och lägga till nya verifikationer för de verifikationer som finns i filen för aktuellt bokföringsår För att starta inläsningen klicka på. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 88

89 När importen är klar visas ovanstående sida SIE Import Färdig. V.g. kontrollera inläsningen. Enklast görs det genom rutinen Lista verifikationer. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 89

90 Här finns möjlighet att ange urval på Verifikationstyp SIE Import, dvs verifikationer som skapats genom denna rutin. Olika listtyper finns, men den detaljerade ger all information om verifikaten. Genom att klicka på Verifikationsnr för en viss verifikation, visas denna upp i rutinen Uppdatera verifikationer. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 90

91 Här ser vi dels i Beskrivning att verifikationsnumret tidigare var 3 (samma verifiktionsnrserie B), samt att Verifikationsstatus är Slutförd och därför inte kan ändras. Den kan däremot makuleras om den är felaktig, genom att ni klickar på. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 91

92 Verifikationsstatus sätts då till Makulerad. För att belysa skyddet mot att läsa in samma fil flera gånger leker vi med tanken att vi försöker importera samma fil igen. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 92

93 Ovanstående felmeddelande visas då. Med samma fil menas att filen har samma namn och samma innehåll. Det är alltså möjligt att läsa in filen på nytt antingen genom att ändra innehållet eller filnamnet. Ett annat sätt visas här. Importerade filer sparas undan och visas i rutinen Företagsinställningar fliken Inlästa SIE Filer. Här visas alla gjorda inläsningar och genom att radera den senaste med aktuellt Filnamn går det sedan att läsa in samma fil på nytt. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 93

94 1.13 SIE-export av redovisningsinformation SIE är en standard som beskriver redovisningsinformation för att underlätta att flytta information mellan system. Särskilt bra är SIE för att flytta bokföringsinformation från t.ex. Exder Admin till separata system för bokslut och/eller deklarationer. Från Exder kan ni nu ta ut redovisningsinformation och spara som en fil enligt SIE filformat utgåva 4. Aktuell fil kan sedan importeras i externa programvaror typ skatte-/deklarationsprogram som kan hantera detta format eller skickas till myndigheter, revisorer mfl. För mer information se SIE-Gruppens hemsida: Export av redovisningsinformation görs i rutinen SIE Export under menyn Redovisning. I filformatet SIE utgåva 4 finns det möjlighet att välja detaljeringsnivå samt en del tilläggsinformation. Genom att kryssa i fältet Inkludera verifikationers transaktioner anger ni att ni vill ha alla transaktioner för angivet bokföringsdatum och inte bara ingående-/utgående balanser för balanskonto och saldo för resultatkonton. Branschkod enligt SNI kan anges så att det skickas med i filen. Vilken kod ni har se branschkodlistan SNI2002: Taxeringsår kan anges så att det skickas med i filen. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 94

95 Kontoplanstyp samt SRU-kodernas uppställningsform kan också anges så att det skickas med i filen. Se nedan hur SRU-koder anges. Till sist kan ni genom att ange ett intervall för Bokföringsdatum göra urval av vilken del av affärsredovisningen ni önskar få med i filen. Lämnas dessa datum blanka görs urval på alla transaktioner för aktuellt bokföringsår. Tryck därefter på knappen OK så skapas filen och webbläsarens dialogruta för filhämtning visas. På vanligt sätt kan ni välja att Spara den i valfri mapp på er lokala dator. För att ni skall slippa att ange tilläggsinformationen varje gång ni tar ut en SIE-fil finns möjlighet att registrera förvalda värden i rutinen Företagsinställningar flik Diverse. SRU-koder som används av myndigheter för att tolka er redovisningsinformation kan nu anges i Exder så att dessa skickas med i SIE-filen. Detta görs i rutin Uppdatera konton fliken SRU-koder. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 95

96 I exemplet ovan lägger vi till SRU-kod 400 till kontot för Rörelsens huvudintäkter För SRU-koder kopplingar till olika kontoplaners konton se Baskontogruppen 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 96

97 2. Försäljning 2.1 Redovisning Tydligare fakturajournal och lista leverantörsfakturor Vi har ändrat fältordningen i fakturajournalen och lista leverantörsfakturor så att fält för betalningsdatum nu kommer efter förfallodatum samt att valutan skrivs ut efter betalt belopp. Notera att datumformatet är avkortat till ÅÅMMDD istället för ÅÅÅÅ-MM-DD som vi brukar använda. Detta för att spara plats. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 97

98 Möjlighet finns nu också att sortera på betalningsdatum genom att klicka på rubriken Bet-dat Fakturajournalen visar kunds ordernummer Fakturajournalen innehåller numera en kolumn som heter kundordernummer. I den kolumnen kan ni härröra en faktura till en order. I exemplet ovan kan vi se att faktura baseras på en order som har kunds ordernummer ER. Observera att ibland baseras en faktura på flera olika order och då kommer Exder att visa den första orderns kundordernummer som hittas. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 98

99 2.1.3 Fakturajournalen kan sorteras på Kunds ordernummer Fakturajournalen kan numera sorteras efter kunds ordernummer. Smidigt sätt att leta fram en faktura som ni vet baseras på ett visst kunds ordernummer. I exemplet ovan har vi gjort urval på alla fakturor ifrån fakturadatum Sedan har vi klickat på ok. Genom att sedan klicka på rubriken Kndord (kunds ordernummer) så kommer Exder att sortera fakturajournalen efter kunds ordernummer. I vårt exempel sorteras listan i stigande sorteringsordning Kundreskontra Vi har tagit fram en ny kundreskontralista som underlättar avstämning mot redovisningen genom att man nu kan ange ett reskontradatum. Datumet är till för att visa vilka kundfordringar man hade vid en viss given tidpunkt. På så sätt kan man göra avstämning mot sina reskontrakonton även om redovisningen släpar efter. Listan visar alltså alla fakturor och gjorda betalningar på dessa fram tom angivet reskontradatum. För att använda listan väljer du rutinen "Kundreskontra" från menyvalet "Försäljning" och "Fakturering". 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 99

100 Observera att listan endast visar obetalda fakturor och dess delbetalningar fram tom reskontradatumet. Om fakturan har markerats som slutbetald tom angivet datum visas inga uppgifter om fakturan då ingen kundfordran återstod det aktuella reskontradatumet. I exemplet ovan ser vi att faktura " " delbetalats två gånger. En gång med 100:-, och en gång med 10:-. Resterande belopp på 15:- slutbetalas i utbetalning med betalningslöpnummer "137". När vi sedan åter tittar i listan med reskontradatum satt till samma dag som faktura slutbetalades ( ) så visas ej längre varken faktura eller dess delbetalningar i listan eftersom någon kundfordran ej längre existerar för denna faktura Åldersfördelad reskontra Listan åldersfördelad reskontra som kan skrivas ut från rutinen "Lista fakturastatistik" under menyval "Försäljning" och "Fakturering", har kompletterats så att man nu kan se mera specificerat vilka fakturor som ännu inte har fallit till betalning och inom vilket tidsintervall dessa fakturor ligger. På detta sätt kan du få bättre likviditetskontroll på kundbetalningarna. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 100

101 I exemplet ovan kan vi se att faktura förfaller inom intervallet dagar, faktura förfaller inom intervallet dagar och faktura förfaller inom intervallet -21 dagar. Det finns inga fakturor i detta urval som redan har förfallit. Rapporten kan med fördel användas för att beräkna vad som kommer in för betalning inom den närmaste framtiden Åldersfördelad reskontra visa rubriker över summa-raden. Har ni som vi många kunder så kan listan Åldersfördelad reskontra bli lite lång. För att man enklare skall se vad siffrorna i kolumnerna betyder har vi lagt till rubriker även ovanför summerings-raderna sist i rapporten. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 101

102 2.1.7 Redigera fritext Det är numera möjligt att lägga till och redigera en fritext på en faktura som baseras på en vanlig order. Detta för att man ibland kan behöva göra tillägg av information på fakturan. Tidigare var fritexten på fakturan låst till innehållet i underliggande order Skriva ut flera fakturor som pdf-dokument på en gång En efterlängtad funktion av många användare i Exder är att man nu kan skriva ut alla sina fakturor som pdfdokument på en gång. Detta görs från rutinen "Lista fakturor" (menyval "Försäljning", "Fakturering") genom att man väljer "PDF" i fältet "Listtyp". Då kan du sedan välja i fältet "Utskrivna/ej utskrivna tidigare" om du vill att Exder ska skriva ut fakturor som redan är utskrivna som pdf-dokument sedan tidigare eller ej. Naturligtvis kan du hoppa över det alternativet om du vill få ut fakturorna oavsett om de är utskrivna sedan tidigare eller inte. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 102

103 I exemplet ovan har vi valt att skriva alla våra fakturor som pdf-dokument som ej skrivits ut tidigare. Detta är ett smidigt arbetssätt om man först vill registrera alla sina fakturor och sedan skriva ut dessa på en gång. Givetvis tar Exder hänsyn till vilken fakturablankett som ska användas för varje partner, precis som tidigare. Observera att en faktura som har skrivits ut som pdf-dokument en gång har markerats att den har skrivits ut oavsett från vilken rutin PDF-fakturan skrivits ut ifrån. 2.2 Order Fritext på manuell order När ni skapar en manuell order kopieras artikelns fritext från artikelregistret till orderraden. Fritexten är den text som visas ut mot kunden. Mycket användbart när ni vill komplettera er orderrad med tilläggsinformation. I exemplet ovan talar vi om för kunden att om hon köper flera däck ger vi rabatt på inköpet av just det däcket. Fritexten kommer att sedan visas när ni skriver ut en orderbekräftelse som PDF. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 103

104 2.2.2 Fritext på orderbekräftelse (pdf) Orderns fritext på huvudet visas nu i den generella pdfen Förvald partner i order- och fakturarutinerna Vi har förenklat registreringen av en order eller en orderlös faktura genom att ni numera kan låta Exder automatiskt föreslå en partner i dessa rutiner. Detta är användbart om ni registrerar många order/fakturor avseende samma partner. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 104

105 I exemplet ovan ser vi att Exder föreslår partnern ICA när ni går in i ordermodulen. Ovanstående gäller också i fakturamodulen. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 105

106 För att aktivera denna funktion i Exder gör ni så här: Gå till rutinen Uppdatera företagsinställningar och klicka på fliken Diverse. I fältet Förvald partner fyller ni i den partner som ska vara förvald. Ni kan ta hjälp att hitta den partnern genom att klicka på sökfältet bredvid. I exemplet ovan kan vi se att den förvalda partnern är ICA. Observera att ni som redan idag använder förvald partner för representantorder inte behöver göra någonting alls eftersom ni redan har gjort den här inställningen tidigare Totalsummering i orderlistor Några av våra kunder har velat se totalsumman när de listar sina orders i rutinen Lista order. Vi har därför lagt till den summeringen i både den enkla och detaljerade listan. Summeringen sker i primärvalutan. Vi illustrerar med ett exempel nedan där företaget har primärvalutan SEK. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 106

107 Vi gör urval från order 2610 till 2611 och klickar sedan OK. I bilden ovan ser ni att totalbeloppet blir 1365 SEK. Ni ser att Exder räknar om order 2611 från EUR till SEK för att totalbeloppet ska bli rätt. Exder använder den senaste giltiga valutakursen (9.5) som är inlagd i Exder. 2.3 Etiketter Styr typen av etikett (thermo eller PDF) per användare I Exder kan ni numera per användare tala om hur ni vill skriva ut era etiketter. D.v.s. ni kan låta en av era användare skriva ut etiketterna till thermoskrivare medan en annan användare skriver ut etiketterna som PDF. Detta gäller de palletiketter och kollietiketter som stödjer båda etikettformaten. För att ställa in det gör ni enligt nedan. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 107

108 Välj etikettskrivare Gå till rutinen Användarinställningar som ni hittar under menyn Diverse Användarinställningar. I fältet etikettskrivare anger ni vilken etikettskrivare som användaren ska använda. I exemplet ovan kan vi se att användare nicke använder thermoskrivare för att skriva ut sina etiketter. Observera att om ni inte har angett någon typ av etikettskrivare för era användare så kommer Exder att hämta den informationen ifrån era företagsinställningar Palletikett för enstaka order I Exder finns nu en ny rutin där ni kan skapa en eller flera palletiketter per grossistorder. Exder genererar och kopplar palletiketterna direkt till ordern automatiskt vilket gör att det blir ett moment mindre att göra i rutinen Uppdatera utleverans. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 108

109 Gå till rutinen Skapa palletikett för enstaka order. Fyll i de förvalda värden som ni vill ska finnas med på alla etiketter. I exemplet ovan har vi fyllt i att Bäst före datum är , Batchnummer är och Lastbärare är helpall. Vi vill också ha två kopior av varje etikett. Sedan slår ni in ordernumret. I vårt exempel ovan har vi slagit in Ordernummer 2333 och det är en order från ICA. Ordern innehåller tre orderrader med artiklarna 748, 767 och April 2012 handledning_admin.doc Sida 109

110 Sedan klickar vi på knappen Lägg till rad, där de förvalda värdena följer med på etikettraden. Dessa värden kan ni ändra på men i exemplet behålls dessa. Vi behöver dock fylla i Antal i förpackning. I exemplet ovan är det 120 förpackningar av artikel 767 på pallen. Notera att det finns en kryssruta på varje etikettrad som heter Skriv ut. Vill ni inte att etiketten skrivs ut så markerar ni ur den rutan. Förvalt värde för kryssrutan Skriv ut är alltid ja. Sedan gör ni på samma sätt för varje ny order/artikel ni vill skapa etiketter till. Varje orderrad kan ha obegränsat antal kollietiketter kopplat till sig. Sedan klickar ni på Ok och etiketterna skrivs ut. Observera att ordern måste ha status Slutförd för att ni ska kunna skapa etiketter. När ordern sedan har status Utlevererad kan ni inte skapa några flera etiketter för den ordern. Observera också att alla artiklar i ordern måste ha ett EAN-14 artikelnummer. I annat fall kommer inte Exder tillåta att ni kan skriva ut några etiketter ifrån den här rutinen. Om ni ändå vill skriva ut etiketter gör ni som tidigare, ni skriver ut etiketterna per artikel i rutinen Uppdatera palletiketter och sedan kopplar ihop orderrad med kollinummer i Uppdatera utleverans Ny kontroll vid Skapa palletiketter För att undvika att palletiketterna innehåller felaktig information så kontrollerar Exder att bäst före datum inte är tidigare än förpackningsdatum. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 110

111 I exemplet ovan varnar Exder att bäst före datum är angivet före förpackningsdatum vilket inte är tillåtet Palletiketter Exder kontrollerar numera att antalet på palletiketten stämmer överrens med antalet i ordern (orderenhet). På så sätt minskar risken att göra fel vid utleveransen vad gäller antalet kolliidentiteter (palletiketter) per utleveransrad. I exemplet ovan har vi en utleverans med st av artikel 6501E. Vi har kopplat två palletiketter (kolliidentiteter) till utleveransen. Sammanlagda antalet antal i förpackning är 7000 st för palletiketterna. Vi klickar sedan slutför. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 111

112 Eftersom att antalet på utleveransraden är st och antalet i paket är 7000 st så uppstår en differens. Exder ger ovanstående felmeddelande. Klicka OK om ni vill slutföra utleveransen eller klicka Avbryt om ni behöver justera den Använd inte tecknen å, ä eller ö i batchnummer för PDF-palletiketter Exder kontrollerar numera vid utskrift att ni som använder PDF-palletiketter inte använder tecknen å, ä eller ö i batchnummret. Detta eftersom åäö i batchnummer kan skapa problem vid utskrift av etiketter på olika utrustningar Palletiketter McDonald s En ny palletikett har skapats för att märka gods till McDonald s. Den nya etiketten finns endast för utskrift på laserskrivare (PDF-format). Etiketten har tagits fram på kunds beställning. Rutinen "Skapa palletiketter" (menyval "Försäljning", "Godsetiketter") har kompletterats med ett nytt fält "Listtyp" genom vilket ni kan välja etikettlayout. Välj "Palletikett McDonalds" för utskrift av etiketter med den nya layouten. Möjlighet finns också att ange vilken etikettlayout som förvalt skall visas i fältet "Listtyp". 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 112

113 2.4 Utleverans Slutför flera order/utleveranser samtidigt I Exder har vi som ni alla vet Statuslistan som visar status på order, deras utleveranser och fakturor. I sidan finns det ju också möjlighet att skapa nya utleveranser och fakturor genom att klicka på Skapa! osv. Vi har tagit detta ett steg vidare genom att göra en lista i vilken man kan se alla slutförda order samt alla ej slutförda utleveranser (sorterat per partner och affärsflöde) med möjlighet att skapa/slutföra flera utleveranser på en gång. D.v.s. möjlighet att leverera allt som finns på en kund. Mycket fiffigt för er som har många utleveranser samtidigt (Butikspackade tulpaner till ICA t.ex.). Ni kan nu snabbt antingen utleverera allt på en kund eller välja vilka order/utleveranser som skall slutföras. Denna möjlighet har vi lagt i rutinen Lista utleveranser som en egen listtyp Slutföra utleveranser. I statuslistan ovan har vi 5 slutförda order varav en har en utleverans. När vi tar fram samma urval i Slutföra utleveranser ser vi följande sida. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 113

114 Listan visar alla utleveranser som inte är slutförda men även de slutförda order som ännu inte har utlevererats, sorterat per partner. Varje order-/utleverans visas med artikel samt levererat antal och belopp. På order utan utleverans sätts levererat antal till bekräftat antal på ordern. Beloppen summeras och viss per partner, affärsflöde och order/utleverans. Sist finns en kolumn med rubriken Slutför. Denna innehåller kryssrutor per partner, affärsflöde samt order/utleverans. Genom att klicka i kryssrutan på raden med partnern kan ni skapa/slutföra alla partners utleveranser på en gång, men möjlighet finns också att slutföra enskilda order/utleverans genom att sätta kryss på önskade rader med utleverans och/eller ordernr. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 114

115 När ni klickar på Nästa >>, som i exemplet ovan, kommer alla order 1,4,5 att ha slutförda utleveranser oavsett om de hade någon utleverans innan. På partner ULLA (Ulliga Ullas Väveri AB) är bara raden med order 2 ikryssad vilken också kommer att slutlevereras. På kvittenssidan som visas ovan ser ni vilka som har utlevererats. För att återgå till en ny lista klickar ni på << Bakåt Orderradstext av typen Fritext visas nu i detaljerad Plocklista På uppdrag av kund har vi nu ändrat så att texter på orderraderna av typen Fritext visas i detaljerad Plocklista. Exempel: Vi har en order med två orderrader fritexter. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 115

116 Vid utskrift av detaljerad Plocklista visas nu även fritexterna. Urval görs på ordernummer 480. Vi klickar sedan OK. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 116

117 Ni ser att fritexten skrivs ut i den detaljerade plocklistan i exemplet ovan Jobba snabbare med Exder Numera behöver ni inte blanka ut utleveransnummeret innan ni skapar nästa utleverans. På så sätt spar ni ett moment och kan jobba lite effektivare med ert Exder. Ytterliggare en förbättring som vi har gjort efter våra kunders önskemål. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 117

118 I exemplet ovan har vi precis slutfört utleveransnummer 1430 (order 2287). 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 118

119 Nu ska vi skapa en ny utleverans på nästa order (2288). Vi slår in ordernummer 2288 i fältet Skapa ny utleverans från order och trycker tabb så uppdateras utleveranssidan. Exder skapar direkt nästa utleverans 1431 från ordern och det utan att vi tvingas blanka ut fältet Utleveransnr som krävdes tidigare. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 119

120 På samma sätt som i utleveransrutinen fungerar detta också i fakturarutinen. D.v.s. vi kan skapa en faktura utan att först behöva blanka ut fakturanumret. På så sätt sparar vi ett antal knapptryckningar. Ett undantag finns och det gäller kunder som sätter sina fakturanummer själva i Exder. Om ni redan har angett ett fakturanummer i rutinen Uppdatera fakturor och den fakturan är en sedan tidigare befintlig faktura kommer Exder att fråga om ni vill att Exder ska skapa en ny faktura på nytt fakturanummer. Detta eftersom att det normala beteendet är att ni först anger fakturanummer och sedan skapar fakturan ifrån ordern eller utleveransen Leveransplan Ni kan nu i Exder skriva ut en leveransplan, den visar leveransbehovet av artiklar ackumulerat framåt i tiden från angivet datum. På så sätt är det lättare att se vad ni förväntas leverera ut de närmaste dagarna och kan planera er verksamhet därefter. Listan hittar ni i rutinen Plocklista där ni väljer listtypen Leveransplan (ackumulerad). Listan fungerar så att ni i urvalet talar om det leveransdatum som ni vill att listan ska göra urval från och med. Ni kan även i listan göra andra urval också som exempelvis urval på ordernummer, partner och orderdatum mm. Vi illustrerar hur leveransplanen fungerar med ett exempel. Vi antar att vi vill se hur mycket vi ska leverera från Det gör vi genom att fylla i urvalsbilden enligt ovan. Fältet Önskat leveransdatum sätts till Vi klickar sedan på OK knappen. Listan visar kvarvarande antal att leverera med en rad per artikel samt hur mycket som ska levereras framöver i tiden baserat på det leveransdatum ni har angett i urvalet. I kolumnen visas hur mycket som skall levereras I kolumnen +1 dag visas hur mycket som ska levereras från och med till och med och i kolumnen + 2 dagar visas det som ska levereras osv. I vårt exempel skall vi leverera 240 st Coca Cola för att tre dagar senare leverera ytterligare 24 st, vilket ackumulerat tom blir 264 st ( ). Ett bra sätt att se vilka order som ingår i listan är att ta ut en plocklista där fr.o.m. Bekräftat leveransdatum anges till samma datum som angivits i Önskat leveransdatum för Leveransplan. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 120

121 Som vi kan se finns en order 111 där 240 st Coca Cola skall levereras , samt en annan order 112 där 24 st Coca Cola skall levereras Godsmärkning och enheter skrivs nu ut på de generella följesedlarna Vi har nu kompletterat de två generella följesedelsdokumenten för utskrift av utleveranser som pdf-dokument med följande ändringar: Godsmärkning skrivs nu också ut på följesedeln och inte bara på orderbekräftelsen. Aktuella enheter skrivs nu ut på raderna efter alla antalsfälten. För artiklar som har samma orderenhet och basenhet visas nu endast en kolumn för levererat antal. I nedanstående exempel visas två följesedlar, en med artikel som har samma order-/basenhet och en med olika enheter. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 121

122 2.5 Faktura Uppdatera Faktura Ändra förfallodagar på en faktura På en faktura kan ni ändra fakturans förfallodagar även när den är slutförd. Smidigt om ni har använt fel antal förfallodagar, eller om er kund har bett om - och beviljats - förlängd kredit. Genom att ändra förfallodatum blir påminnelser och eventuella räntefakturor korrekta. I exemplet ovan har vi en slutförd kundfaktura. Vi vill ändra antalet förfallodagar på den från 10 till 20 dagar. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 122

123 I fältet Antal förfallodagar ändrar vi till 20 dagar och klickar sedan på knappen Slutför. Ändringen är nu utförd Påminnelser I Exder Admin har det tillkommit en ny rutin för att hantera påminnelser av fakturor. Nu kan ni skapa och skicka påminnelser till de kunder som inte har betalat sina fakturor i tid. På så sätt kan ni få bättre uppföljning av era obetalda fakturor. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 123

124 Rubrik 1 Rubrik Inställningar Rubrik 3 Rubrik 4 Rubrik 5 Normal 1. Lista, numrerad Lista, punkter Lista, bockar Pris: 995:-/månad Först behöver ni göra vissa grundinställningar. Gå till rutinen Uppdatera artiklar och lägg till artiklar för påminnelseavgift och för dröjsmålsränta. Artiklarna måste vara av artikeltypen Fakturaavgift. Gå sedan till rutinen Uppdatera inställningar och klicka på fliken Betalning. Tala om vilka artiklar som ska användas för påminnelser och räntefakturor. Observera att dessa artiklar behöver vara av typen fakturaavgift. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 124

125 I exemplet ovan har vi valt att använda artikeln RANTE AVG för dröjsmålsräntan. Vi har också angett räntesatsen till 24%. Dröjsmålsräntan används för att räkna ut den upplupna räntan på påminnelserna. Till exemplet ovan har vi valt att använda tre olika påminnelsenivåer. Avgiften är satt till noll kr eftersom Exder inte ännu stöder påminnelseavgifter på påminnelser utan kommer att göra det i en kommande version. Om ni vill att Exder ska skapa påminnelser på nyupplagda partner behöver ni inte göra någonting. Genom att markera rutan Skicka ej påminnelser kommer era nyupplagda partner inte att ha funktionen skicka påminnelse som standard. I rutinen Uppdatera språk sätter ni upp de påminnelsetexter som ni ska använda. Slå in SV i fältet Språk om ni vill uppdatera era svenska påminnelsetexter och klicka sedan på fliken Påminnelsenivåtexter. I exemplet ovan har vi satt upp tre påminnelsetexter för svenska språket. Klicka sedan OK. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 125

126 I rutinen Uppdatera partner under fliken Betalning kan ni ställa in om ni vill skicka påminnelser eller inte till partnern. Kryssa i rutan Skicka ej påminnelser om ni inte vill att er partner ska få påminnelser Löpande användning av påminnelser För att illustrera hur påminnelsehanteringen fungerar i Exder gör vi det med ett utdrag ur fakturajournalen. Fakturanummer har fakturadatum och förföll till betalning Eftersom fakturan fortfarande är obetald vill vi skicka en påminnelse på den. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 126

127 Gå till rutinen Uppdatera påminnelser som ligger under menyn Försäljning och undermenyn Fakturering. Här kan ni göra olika urval på partner, fakturanummer, fakturadatum, påminnelsedatum och hur länge sedan ni skapade en påminnelse. I exemplet ovan har vi valt att göra urval på en faktura med fakturanummer Vi ser förutom fakturanummret vilket fakturadatum och förfallodatum som den har. Beloppet på fakturan är på kr. I kolumnen bredvid kan vi se att den beräknade upplupna räntan är 345,21 kr. Inga påminnelser är tidigare skickade på den här fakturan och påminnelsedatumet är dagens datum d.v.s Fakturan är försenad med 42 dagar och vi har aldrig tidigare skickat en påminnelse på den. I kolumnen Nivå anger ni vilken påminnelsenivå ni vill använda för er påminnelse. Exder kommer att välja nivå ett eftersom att ingen tidigare påminnelse finns. Exder föreslår lämplig påminnelsenivå automatiskt. Om ni vill att Exder inte ska skicka några påminnelser kryssar ni i rutan Skicka ej påminnelse. I vårt exempel väljer vi dock att skapa en påminnelse genom att klicka Spara. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 127

128 Exder genererar nu påminnelsen och efter några sekunder kommer frågan upp om ni vill öppna er skapade påminnelse. Ni klickar på knappen Öppna. På PDF:en ovan kan ni se information samt totalbeloppet av det belopp som påminns (vilket inte syns i vårt exempel). Påminnelsen kan antingen skrivas ut och skickas som brev eller via e-post om ni önskar. Vill ni skicka den som e-post kan ni dels använda Acrobat Readers e-postfunktion (Arkiv, e-post) dels spara PDF:en på din PC och bifoga den som en fil i ett e-postmeddelande. Om ni skulle ha skickat påminnelse till en kund med flera sena och förfallna fakturor skulle alla fakturor gällande samma kund hamnat som rader på samma påminnelse. Om dessa fakturor har olika nivåer på påminnelser kommer Exder att skriva ut texten som hör till påminnelsen med den högsta nivån eftersom det är den mest allvarliga och förmodligen har den mest tydliga, eller argaste, texten. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 128

129 2.5.3 Varning vid nollbelopp på fakturarader I rutinen Uppdatera fakturor varnar Exder om ni försöker slutföra en faktura som har en fakturarad med nollbelopp. Exder gör så att ni inte av misstag skapar en faktura med ett lägre fakturabelopp än ni tänkt. Om ni har en fakturarad med nollbelopp kommer Exder att fråga om ni ändå vill spara/slutföra fakturan. Klickar ni OK sparas/slutförs fakturan och klickar ni Avbryt kommer ni tillbaka till sidan och kan justera fakturan Förbättring i påminnelserutinen För att inte riskera att en kreditfaktura, eller en delvis krediterad faktura, påminns felaktigt i påminnelserutinen har vissa förbättringar gjorts. I listan över påminnelser visas ny kolumn där man uppmärksammar att fakturan har tillhörande kreditfakturor genom att visa dessa fakturanummer i röd text. Också själva kreditfakturan markeras med ordet Kreditfaktura i röd text. Ej utbetalade kreditfakturor visas i lista oberoende av förfallodatum. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 129

130 2.5.5 Bättre kontroll av eget fakturanummer För er som sätter eget fakturanummer i Exder så har vi ändrat så att det inte längre går att av misstag automatgenerera fram ett för er felaktigt fakturanummer. Det betyder att ni som vill sätta ert egna fakturanummer kommer att få en varning ifall att ni inte har fyllt i något fakturanummer Skapa räntefakturor Nu finns i Exder en helt ny rutin där ni kan skapa och skicka räntefakturor till era kunder. Genom den rutinen får ni bättre kontroll och uppföljning av sena fakturabetalare. Ni kan i rutinen skicka räntefakturor (dock ej elektroniskt) till kunder och därmed få tillbaka räntan på pengar som ni har legat ute med. På så sätt kommer era kunder säkert dra sig för att betala sina fakturor för sent framöver. Först behöver ni göra några grundinställningar i Exder. I rutinen Uppdatera artiklar behöver ni lägga upp en fakturaavgiftsartikel för dröjsmålsräntan. I exemplet ovan heter artikeln DROJ RANTA. Artikeln är av artikeltypen Fakturaavgift. Momsen på artikeln sätts till 0 eftersom det inte utgår någon moms på den. Något pris på artikeln ska inte sättas eftersom dröjsmålsräntan räknas ut av Exder. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 130

131 På artikeln behöver ni också lägga upp en lämplig fritext som kommer att synas i räntefakturan. Vi har valt att lägga upp texten Dröjsmålsräntan avser faktura {1} som har förfallodatum {2} och betalades {4}. Siffrorna inom klamrarna har olika betydelse och vid skapande av räntefakturor byts {x} ut mot värdena från aktuell faktura. {1} = Fakturanummer t.ex {2} = Förfallodatum {3} = Påminnelsedatum {4} = Betalningsdatum/när fakturan betalades {5} = Betalt belopp {6} = Dröjsmålsränta {7} = Beräkningsformel inom parenteser Observera att om ni tänker använda räntefaktureringsavgift behöver ni lägga upp en artikel för den också. Den ska vara av artikeltypen Fakturaavgift och vara prissatt. Artikeln ska också ha en fritext. I vårt exempel kommer vi dock inte använda någon räntefaktureringsavgift. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 131

132 I rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken Betalning behöver ni lägga upp avgiftsartikeln för dröjsmålsräntan ( DROJ RANTA ). Den är satt till 24 % i vårt exempel. Om ni vill använda en räntefaktureringsavgift behöver ni fylla i fältet Avgiftsartikel räntefakturering med en fakturaavgift. Vi har i vårt exempel valt att inte fylla i det fältet eftersom vi inte tar ut någon räntefaktureringsavgift. På den här fliken lägger ni upp förvalda inställningar som används i partnerregistret när ni skapar nya partners. Vill ni inte att räntefakturor ska skickas till en ny partner ska ni i partnerregistret i Exder markera kryssrutan Skicka ej räntefakturor när partnern läggs upp. Om ni markerar kryssrutan Debitera räntefakturaavgift betyder det att varje gång ni lägger upp en ny partner i partnerregistret kommer den att föreslå Debitera räntefakturaavgift. Observera att ni måste lägga upp en Avgiftsartikel räntefakturering för att Exder ska kunna lägga på en avgift på räntefakturan. I Exder räknas dröjsmålsräntan ut på följande sätt: Dröjsmålsräntebeloppet = fakturabeloppet x räntesatsen x antal dagar sedan fakturan förföll / 365 dagar. I partnerregistret styr ni räntefaktureringsinställningarna per partner. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 132

133 Vill ni inte skicka räntefakturor till en viss partner markerar ni i kryssrutan Skicka ej räntefakturor i rutinen Uppdatera partner. Vill ni att partnern ska debiteras räntefaktureringsavgift markerar ni i kryssrutan Debitera räntefakturaavgift. I vårt exempel markerar vi inga av dessa två kryssrutor eftersom att vi vill skicka en räntefaktura och vi vill inte använda någon räntefakturaavgift för partner Vi ska följa en faktura i systemet och se hur den kan räntefaktureras. Faktura med fakturanummer förföll till betalning Fakturan är på beloppet kr inkl moms. Fakturan slutbetalas med kr men först 10 dagar efter förfallodatum. Fakturan betalades April 2012 handledning_admin.doc Sida 133

134 För att sedan skapa en räntefaktura gå till rutinen Uppdatera räntefakturor. I exemplet ovan gör vi urval på fakturanummer och klickar sedan på Spara för att skapa räntefakturan. Exder beräknar dröjsmålsräntan till kr enligt ovanstående beräkningsformel. Ni kan i rutinen göra urval på Partner, Fakturanummer, Fakturadatum, Betalningsdatum och Minsta totalbelopp att fakturera. Just fältet Minsta fakturabelopp att fakturera är effektivt att använda om ni inte vill skapa några räntefakturor som understiger ett visst belopp. T ex vill ni inte skicka några räntefakturor som understiger beloppet av 100kr så fyller ni i 100 i fältet. Nu kommer Exder att generera en räntefaktura. Efter en stund kommer Exder att fråga om ni vill öppna eller spara räntefakturan. Klickar ni på Öppna så visas räntefakturan i Adobe Reader och ni kan skriva ut den till skrivare. Klickar ni på Spara så sparas den på er dator. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 134

135 2.5.7 Spärra räntefakturering för enskild faktura I Exder är det möjligt att spärra en enskild faktura som ni inte vill skicka en räntefaktura på. På så sätt slipper ni ha en massa fakturor som ligger i vägen och stör när ni jobbar med era räntefakturor. Det är även möjligt att spärra en räntefaktura till en kund som normalt räntefaktureras. Jättesmidigt när kunden har ett giltigt skäl att inte få en räntefaktura. Vi illustrerar med ett exempel nedan: I exemplet ovan kan vi se att vi har en faktura ( ) som förföll till betalning och inte betalades förrän Fakturan är utställd till Marias Konditori. Normalt brukar vi skicka räntefakturor till henne men den här gången väljer vi att avstå. Eftersom att vi inte vill av misstag råka räntefakturera henne vid ett senare tillfälle och vi vill slippa se den här fakturan i räntefaktureringen så behöver vi göra enligt följande: 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 135

136 Vi går till rutinen Skapa räntefakturor och gör urval på faktura och klickar sedan OK. Vi får upp att vi kan skicka en räntefaktura till Marias Konditori på 66 kr med avrundning. Eftersom vi inte vill skicka en räntefaktura så kryssar vi i rutan Blockera och trycker sedan på knappen Spara. Vi kommer även att få en kontrollfråga och det är bara att klicka ok om du vill blockera. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 136

137 2.5.8 Utleveransdatum på orderlösa fakturor I rutinen Uppdatera fakturor är det numera p.g.a. lagkrav obligatoriskt att i fakturor ange leveransdatum. Ni anger leveransdatum i fältet Utleveransdatum. Fakturor som är baserade på en utleverans får leveransdatumet från utleveransen. Exder kommer automatiskt att föreslå ankomstdatum till samma som utleveransdatum. 2.6 Makulering av fakturor, ordrar och utleveranser Makulering av slutförda order/uteleveranser/fakturor Det finns nu möjlighet att makulera order, utleveranser och fakturor nästan oavsett vilken status de har. Undantaget är att bokförda eller betalda fakturor inte får makuleras. Obs! I de fall ni utbyter elektroniska meddelanden för order, ordererkännande/orderbekräftelse, leveransavisering och fakturor vill vi göra er uppmärksamma på att ni som leverantör har ansvar att meddela mottagaren att makulering utförts och att eventuellt ny ersättningsmeddelande skickats. Har ni skickat iväg ett ordererkännande/orderbekräftelse, leveransavisering, faktura pga att ordern, utleveransen, fakturan slutförts så gäller dessa till dess att ni meddelar mottagaren annat. Detta måste ni göra manuellt genom att ta kontakt med EDI-ansvariga hos mottagaren. Obs! En order kan generera flera utleveranser och fakturor. Det är därför viktigt att välja vad det är ni vill makulera av order, utleveranser och fakturor eftersom olika händelsekedjor sätts igång beroende på detta. I nedanstående exempel har vi en slutförd order som dellevererats i två utleveranser där varje utleverans fakturerats i var sin faktura. Allt är slutfört så elektroniska meddelande har skickats dvs ordern har bekräftats, utleveranserna har leveransaviserats och elektroniska fakturor har skickats. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 137

138 Order 1 Utleverans 1 Utleverans 2 Faktura 1 Faktura 2 1. Vi vill makulera allt dvs ordern, alla dess utleveranser och deras fakturor. Vi väljer då att makulera ordern i sidan för Uppdatera order. Automatiskt kommer ordern och alla dess utleveranser och deras fakturor att makuleras. Mottagaren, ev flera olika personer, behöver meddelas om vad som makulerats. 2. Vi vill makulera utleverans 1 pga att den innehåller felaktigt antal på en levererad artikel. Vi väljer då att makulera utleveransen i sidan för Uppdatera utleverans. Utleverans 1 och faktura 1 kommer nu automatiskt att makuleras. Vi kan därefter skapa en ny utleverans samt fakturera denna. Iom detta så har en ny elektronisk leveransavisering och faktura skickats. Här måste mottagaren givetvis meddelas om vad som makulerats samt att nya ersättningsmeddelanden skickats. 3. Vi vill makulera faktura 2 för att någon väsentlig information är felaktig i denna. Vi väljer då att makulera fakturan i sidan för Uppdatera fakturor. Fakturan kommer då att makuleras så att vi kan ändra den felaktiga uppgiften och skapa en ny faktura genom att fakturera aktuell utleverans på nytt. När den nya fakturan slutförs så kommer givetvis en ny elektronisk faktura att skickas och mottagaren måste meddelas om att faktura 2 makulerats och att en ny skickats istället Makulering av order dess utleveranser och dess fakturor Makulering görs i Uppdatera order. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 138

139 Knappen Makulera syns bara om ni visar en order som redan är sparad, eftersom det annars inte är möjligt att makulera. När ni klickar på knappen måste ni alltid bekräfta makuleringen. Bekräftelsen ser olika ut beroende på orderns status, enligt nedan. Ifall ordern är sparad men ännu inte slutförd, får ni en enkel fråga om ordern verkligen ska makuleras. Ifall ordern redan har slutförts men inte levererats, får ni ovanstående meddelande. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 139

140 Om ordern slutförts och ett elektroniskt ordersvar skickats, får ni ovanstående meddelande. Om ni väljer att ändå makulera så meddelas inte kunden elektroniskt att ordern makulerats, utan detta måste ni själva meddela kunden. Ifall ni försöker makulera en order som redan levererats och kanske även redan fakturerats får ni ett meddelande likt det ovan där utleveransernas och fakturornas nummer framgår. Om ni väljer att fullfölja makuleringen så kommer förutom ordern även i meddelandet nämnda utleveranser och fakturor att makuleras. Observera också att lagersaldot för eventuella lagerförda artiklar som ingår i utleveransen kommer att räknas upp med motsvarande kvantitet. Undantaget från detta är som tidigare nämnts fakturor som redan bokförts eller betalats, helt eller delvis. I de fallen måste eventuell kreditering göras manuellt. Ett annat undantag är samlingsfakturor. Om ni makulerar en av flera ingående order eller utleveranser, så makuleras inte samlingsfakturan med automatik. Om en makulerad order ingår i en faktura som av ovanstående anledningar inte kan makuleras, så visas efter makuleringen av ordern en varningssida. Sidan ovan informerar om att order 36 har makulerats. Tillhörande utleverans nr 3 har också makulerats. Ordern har fakturerats i faktura som inte kunde makuleras eftersom den redan är betalad, bokförd eller möjligen är en samlingsfaktura bestående av flera order. Tryck här på << Uppdatera order för att återvända till order-sidan, eller klicka på ett fakturanummer för att gå till Uppdatera fakturor och hantera krediteringen. Om inget problem uppstår med makulering av faktura meddelas ni istället om resultatet i det så kallade statusfältet längst ner i webbläsaren. Exempel: 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 140

141 2.6.3 Makulering av utleverans och dess faktura Makulering görs i Uppdatera Utleverans. Vid makulering av en utleverans fungerar det i huvudsak likadant som vi makulering av order. Den stora skillnaden är att den order som levererats får sin status backad, så att man kan göra en ny utleverans. Vad orderns status blir beror då på om den har några andra, icke makulerade utleveranser (Dellevererad) eller inte (Slutförd). Även i detta fall räknas eventuella lagersaldon upp Makulering av faktura Makulering görs i Uppdatera Fakturor. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 141

142 Samma sak gäller för makulering av fakturor som för order och utleveranser. Utleveransernas status backas till Slutförd så att ny faktura kan skapas. Observera dock att när ni fakturerar utleveransen på nytt så förloras relationen till den makulerade fakturan, vilken då framstår som orderlös. Om ni makulerar en faktura som inte baseras på en order en fri faktura eller en kreditfaktura så kommer motsvarande utleverans att makuleras. Lagersaldot på eventuella lagerförda artiklar kommer då också att räknas upp eller, om det är en kreditfaktura som makuleras, ner. 2.7 PDF Fakturor Nytt fält "Godsmärkning" i de generella PDF-fakturorna 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 142

143 I PDF-fakturorna Generell fakturablankett och Generell fakturablankett med rabatt ser ni numera även underliggande orders godsmärkning. Praktiskt exempelvis om era kunder kan ange önskad godsmärkning själva, exempelvis i er webbshop Generell fakturablankett På den generella fakturablanketten (pdf) har vi infört en rabattkolumn. Kolumnen visas dock endast om någon fakturarad har angiven rabatt Ny fakturablankett (pdf) med ändrad ordning på Antal och Ápris Enligt önskemål har vi skapat en ny fakturablankett där vi ändrat ordning så att Antal nu visas före Ápris. Den nya fakturablanketten har förutom ändring av ordningen på Antal och Ápris också fått annan ordning i foten. Här visas nu information om Styrelsens säte, Organisationsnr, mfl före information men Plusgiro, Bankgiro osv. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 143

144 För att använda aktuell blankett vid utskrift och när fakturor skickas som e-brev behöver ni ändra följande. I och med denna release av Exder finns nu möjlighet att sätta förvalda värden på alla dokument-typer, så att dessa visas automatisk när ni skapar nya partners. Önskar ni därför att alla nya partners får vår nya Generella fakturablankett (antal, ápris) så anger ni denna i rutin Företagsinställningar fliken Diverse, för Dokumenttypen Faktura. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 144

145 För befintliga partners behöver ni även gå in och ändra i rutin Uppdatera partners. 2.8 Rapporter Försäljningsstatistik per Säljare I Exder finns det tre nya fakturalistor som visar hur mycket en specifik säljare har sålt. På så sätt kan ni lätt följa upp försäljningen. Listorna hittar ni under menyn Försäljning Fakturering Lista faktureringsstatistik Inställningar För att använda dessa listor så behöver ni först göra enligt nedan. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 145

146 I rutinen Uppdatera kontakter lägger ni upp alla era säljare som en intern kontakt. I exemplet ovan så har vi gett säljaren Peter Jönsson Kontakt-id PJ. Ni kryssar i rutan Intern kontakt. Ni talar om att befattningen är leverantörens säljare. Vi har även talat om vad säljaren heter och telefonnummer. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 146

147 I rutinen Uppdatera partners behöver ni koppla säljaren till de företag som han säljer till. Det gör vi genom att per partner (partner 2715 i exemplet ovan) lägga till kontakt-id PJ som en intern kontakt. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 147

148 När sedan fakturan skapas så kommer den att kopplas till rätt säljare. Vi kan ovan se att fakturan är kopplat till säljaren PJ. Detta gäller även inkommande EDI- och webborder. Även om PJ är standardsäljaren på partner 2715 ovan så kan ni ange en annan säljare vid registreringen. Exempelvis om PJ är sjuk en dag eller om någon annan säljare av någon anledning gjorde försäljningen denna gång Lista Försäljningsstatistik per säljare Listan Försäljningsstatistik per säljare visar hur mycket som en viss säljare har sålt under perioden. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 148

149 I exemplet ovan kan vi se att vår säljare PJ har sålt för ,40 kr från och med den första oktober. Vi ser även att fakturerat antal är 1155 st Lista Försäljningsstatistik per säljare och kund Listan Försäljningsstatistik per säljare och kund visar hur mycket era säljare har sålt till varje enskild kund. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 149

150 I exemplet ovan kan vi se att säljaren PJ har sålt för ,90 kr till partner 2715 och kr till partner Lista Försäljningsstatistik per säljare, kund och artikel Listan Försäljningsstatistik per säljare, kund och artikel visar hur mycket en säljare har sålt av varje artikel till varje kund. I exemplet ovan kan vi se bland annat att PJ har sålt för kr av artikel till partner Lista fakturastatistik med automatiskt urval på användares kostnadsställe I de listor där urval kan göras på kostnadsställe läggs nu inloggad användarens kostnadsställe som förvalt värde i urvalsfälten för kostnadsställe. Fälten går ej heller att redigera. Anledningen är att användare med kostnadsställe enbart skall kunna se de uppgifter som hör till hans/hennes kostnadsställe. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 150

151 2.8.3 Nya summeringar i fakturalistor I rutinen Lista försäljningsstatistik och listorna Försäljningsstatistik per kund, Försäljningsstatistik per säljare och kund och Försäljningsstatistik per säljare, kund och artikel har vi infört summeringar. På så sätt är det lätt att ta fram summerad statistik över en försäljningsperiod eller per säljare. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 151

152 I exemplet ovan kan vi se att säljare PJ har sålt för kr och att totalt har säljarna sålt för kr Faktureringsstatistik/ statistikgrupp I Exder har vi tagit fram ett antal nya fakturastatistiklistor. Dessa hittar ni under menyn Försäljning Fakturering Faktureringsstatistik/ statistikgrupp. Listorna kräver att ni har kopplat statistikgrupper till era artiklar. I fältet Listtyp väljer ni vilken lista som ni önskar använda. I rutinen kan ni göra urval på fakturanummer, period, ackumulerat, partner, statistikgrupp artikelnummer och kostnadsställe. Med period menas t.ex. en månad medan ackumulerat oftast avser ett större tidsspann som ett helt kalenderår exempelvis April 2012 handledning_admin.doc Sida 152

153 Grundförutsättningar Tre av listorna räknar ut den nettovikt som har fakturerats medan de övriga tre listorna visar antalet som har fakturerats. För att listorna ska fungera behöver vi lägga upp dessa värden på respektive artikel. Vi illustrerar detta med exempel. Artikel 12-AGG-A är en sekundärförpackning som innehåller 2520 st ägg och har en nettovikt på 150 kg. Vi antar också att artikeln tillhör statistikgruppen Vi ser i rapporten Faktureringsstatistik per artikel att fakturerat antal är 8 st av artikel 12-AGG-A under perioden. Observera att fakturerat antal inte är detsamma som antalet i paket. Vi vill nu få reda på hur mycket som har fakturerats i nettovikt och antal (i paket) till partner ICA. Vi gör det genom att gå till rutinen Faktureringsstatistik/ statistikgrupp. Sex olika listor finns att välja på Nettovikt per partner och leveransadress Listan visar hur mycket som har fakturerats i kg sorterat per partner och leveransadress. Om leveransadress saknas sorterar listan på fakturans köparadress. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 153

154 I exemplet ovan ser vi att under perioden har vi fakturerat en nettovikt av 1200 kg (8 x 150kg) för statistikgrupp Även den ackumulerade vikten är 1200 kg. Den totala nettovikten är kg Nettovikt per kostnadsställe och partner Listan visar hur mycket som har fakturerats i kg sorterat per kostnadsställe och partner. I exemplet ovan ser vi att under perioden har vi fakturerat en nettovikt av 1200 kg (8 x 150kg) för statistikgrupp Även den ackumulerade vikten är 1200 kg. Den totala nettovikten är kg Nettovikt per partner Listan visas hur mycket som har fakturerats i kg sorterat per partner. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 154

155 I exemplet ovan ser vi att under perioden har vi fakturerat en nettovikt av 1200 kg (8 x 150kg) för statistikgrupp Även den ackumulerade vikten är 1200 kg. Den totala nettovikten är kg Antal per partner och leveransadress Listan visar hur mycket som har fakturerats i antal sorterat per partner och leveransadress. I exemplet ovan ser vi att under perioden har vi fakturerat st ägg (8 x 2520 st) för statistikgrupp även den ackumulerade antalet är st. Det totala antalet är st ägg Antal per kostnadsställe och partner Listan visas hur mycket som har fakturerats i antal sorterat per kostnadsställe och partner. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 155

156 I exemplet ovan ser vi att under perioden så har vi fakturerat st ägg (8 x 2520 st) för statistikgrupp även den ackumulerade antalet är st ägg. Kostnadsställe 3 har fakturerats st ägg. Det totala antalet i rapporten är st ägg Antal per partner Listan visar hur mycket som har fakturerats sorterat per partner. I exemplet ovan ser vi att under perioden har vi fakturerat st ägg (8 x 2520 st) för statistikgrupp även den ackumulerade antalet är st ägg. Det totala antalet i rapporten är st ägg Täckningsbidragsrapporter På uppdrag av kund har vi vidareutvecklat två täckningsbidragsrapporter samt skapat en ny. Dessa finns i rutinen Lista faktureringsstatistik som listtyperna Faktureringsstatistik per artikel (TB), Försäljning per partner (TB / kund och artikel) och Täckningsbidrag per leverantör (baserat på lev.fakturor). 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 156

157 Faktureringsstatistik per artikel (TB) och Försäljning per partner (TB / kund och artikel) Nytt i dessa listor är Urval på Leverantörens säljare, genom att ange kod för den kontaktperson som angivits på fakturornas kontakt med befattningen Leverantörens säljare Ny kolumn för Täckningsgrad som visar Täckningsbidrag i procent Vid beräkning av täckningsbidrag används nu ett nytt fält Kalkylpris istället för Inköpspris. Tanken med Kalkylpriset är att det till skillnad från Inköpspriset även skall inkludera indirekta kostnader såsom lagerhållningskostnader, frakt-/emballagekostnader osv. och genom detta ge ett mer korrekt TB/TG. I exemplet ovan tar vi fram listan Faktureringsstatistik per artikel (TB), med urval på Leverantörens säljare = MP. Sorterat i artikelordning visas då rader med artikel, artikels beskrivning, fakturerat antal, totalt försäljningsbelopp, totalt kalkylpris, täckningsbidrag (i primärvalutan) samt täckningsgrad i procent. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 157

158 I ovanstående lista gör vi samma urval i listan Försäljning per partner (TB / kund och artikel). Samma information visas fast nu sorterat per kund och artikel, med delsumma per kund. Som underlag till listorna finns i vårt exempel den slutförda fakturan April 2012 handledning_admin.doc Sida 158

159 Fakturan har leverantörens säljare = Michael Pellsäter som har Kontakt-ID = MP vilket vi kan se på partner MP1 där kontakten är upplagd som intern kontakt. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 159

160 Obs! Genom att registrera en intern kontakt med befattning = Leverantörens Säljare på era partners får ni automatisk denna som förvald kontakt på era fakturor vilket alltså möjliggör urval per säljare i dessa listor. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 160

161 Fälten Fakturerat antal och Tot försäljningsbelopp hämtas från fakturan med ev. omräkning till standardvalutan om fakturan är i annan extern valuta. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 161

162 Som vi nämnt tidigare beräknas Täckningsbidrag och Täckningsgrad inte längre på Inköpspris utan på det nya fältet Kalkylpris. Fältet anges per artikel i rutin Uppdatera artiklar i samma enhet som inköpspris d.v.s. i inköpsenheten Täckningsbidrag per leverantör (baserat på lev.fakturor) I samma rutin har vi skapat en ny lista som visar inköpta artiklar per leverantör med beräknat värde på det täckningsbidrag varje Leverantör lämnar per artikel. Listan baseras på slutförda leverantörsfakturor. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 162

163 I exemplet ovan ser vi att listan visar en rad per artikel och leverantör där total inköpskvantitet, totalt inköpsbelopp, genomsnittligt inköpspris (Tot inköpsbelopp / Inköpskvantitet), artikelns försäljningspris samt beräknat täckningsbidrag visas. Urval görs utifrån slutförda leverantörsfakturor varifrån värden på inköpskvantitet och inköpsbelopp också hämtas Urval med partners egenskaper i fakturalistor Vi berättade i föregående nyhetsbrev att möjlighet nu finns definiera egna egenskaper och koppla dessa till partners för urval i listor osv. Vi har nu lagt till dessa urval även i rutinen Lista fakturor. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 163

164 I exemplet ovan är egenskapen för Exder EDI ikryssad vi får då fram alla fakturor för partners som vi markerat ha egenskapen Exder EDI, dvs Axfood och ICA. Tittar vi på dessa partners egenskaper i rutin Uppdatera partners ser vi att förutom denna egenskap så har de också Exder EPC. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 164

165 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 165

166 3. Inköp 3.1 Redovisning Leverantörsreskontra Vi har även tagit fram en ny leverantörsreskontralista som på samma sätt som kundreskontralista underlättar avstämning mot redovisningen genom att man även här kan ange ett reskontradatum. Datumet är till för att visa vilka leverantörsskulder man hade vid en viss given tidpunkt. På så sätt kan man göra avstämning mot sina reskontrakonton även om redovisningen släpar efter. Genom att man kan göra urval på utbetalningsstatus kan listan också användas för att se vilka betalningar som skickats till postgirot. Listan visar alltså alla leverantörsfakturor och gjorda utbetalningar på dessa fram t.o.m. angivet reskontradatum. För att använda listan väljer du rutinen "Leverantörsreskontra" från menyvalet "Inköp". I exemplet ovan har vi valt att göra ett urval per samt utbetalningsstatus "Bokförd" till "Bokförd". Anledningen till detta är att vi då vet att vi endast får med transaktioner som bokförts till Exders affärsredovisning och därför lämpar sig bra för att stämma av sin redovisning emot. Använder man inte Exders bokföringsrutiner skall man istället välja utbetalningsstatus "Slutförd" till "Slutförd" för att se enbart slutförda transaktioner, dvs hur mycket var vi skyldiga våra leverantörer fram tom angivet reskontradatum. Eftersom utbetalningar skapas med egna betalningslöpnummer redan vid det tillfälle som man skickar utbetalningar till postgirot (rutin "Skicka utbetalningar") finns även här möjlighet att inkludera/exkludera dessa betalningar i denna lista genom att välja olika utbetalningsstatus from/tom. Observera att listan endast visar obetalda fakturor och dess delbetalningar fram tom reskontradatumet. Om fakturan har markerats som slutbetald senast angivet datum visas inga uppgifter om fakturan då ingen leverantörsskuld återstod. I exemplet ovan ser vi att faktura " " delbetalats två gånger. En gång med 500:-, och en gång med 300:-. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 166

167 Resterande belopp på 450:- slutbetalas i utbetalning med betalningslöpnummer "52". När vi sedan åter tittar i listan med reskontradatum satt till samma dag som faktura slutbetalades så visas ej längre varken faktura eller dess delbetalningar i listan eftersom någon leverantörsskuld ej längre existerar för denna faktura. Nedan visas en tabell med de olika utbetalningsstatusarnas betydelse. Utbetalningsstatus Betydelse Skapad Ej relevant. Status för framtida bruk när Exder kan ta emot elektroniska utbetalningar. Granskad Utbetalningen har uppdaterats men endast sparats av en användare. Betalningsfil skapad Utbetalningsfil har skapats men har av användaren ej markerats som skickad. Betalningsfil skickad Utbetalningsfil har skapats och markerats av användaren att den även skickats. Betalningsfil mottagen Ej relevant. Status för framtida bruk när Exder kan ta emot elektroniska bekräftelser på att skickade betalningar utförts. Bealningsfil inläst Ej relevant. Status för framtida bruk när Exder kan ta emot elektroniska bekräftelser på att skickade betalningar utförts. Slutförd Utbetalningen har slutförts. Relevant om man inte använder Exders bokföringsrutiner. Bokförd Utbetalnings har slutförts och bokförts dvs en bokföringsverifikation har skapats vid samma tillfälle. Relevant om man använder Exders bokföringsrutiner. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 167

168 Makulerad Utbetalningen har makulerats Lista Leverantärsfakturor Partners namn har lagts till i två listor så att man tydligare skall se vem man handlar med. För att få plats med detta har datumen kortats av och fått formatet ÅÅMMDD istället för det som är vanligast i Exder: ÅÅÅÅ-MM- DD Uppdatera leverantörsfakturor Vid inmatning av leverantörsfakturor kan ni numera ange leverantörsfakturans radbelopp inkl moms och slipper därmed ange det exklusive moms. Det underlättar inmatningen av leverantörsfakturor som redan har momsen inkluderad i beloppet. Ni slipper då manuellt räkna om beloppet till ett belopp exklusive moms. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 168

169 För att aktivera denna funktion gå till rutinen Uppdatera företagsinställningar och klicka på fliken Betalning. Kryssa i rutan Lev.fakturabelopp anges inkl. moms. Vid registreringen av leverantörsfakturor i ovanstående exempel anger vi att artikel 059 har ett belopp av 5000 kr ink moms och att momssatsen är 25 %. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 169

170 Eftersom att vi har ställt in under Företagsinställningar att alla belopp är inklusive moms räknar nu Exder om beloppet till 4000 kr exklusive moms och momsen 1000 kr. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 170

171 3.2 Inköp/ Lagerhantering Aktivitetsdiagram Inköpsorder Exder användare Exder Leverantörer externa Inköpsbehov Rutin "Lista Artiklar" Lista artiklar [Beställa artikel?] [Nej] [ Ja] Beställa från leverantör Rutin "Uppdatera inköpsorder" Inköpsorder Ordererkännande Leverantören ordererkänner Markera order som erkänd Rutin "Uppdatera inköpsorder" Orderbekräftelse Leverantören orderbekräftar Markera order som bekräftad Rutin "Uppdatera inköpsorder" Inköpsorder Vi satsar på att göra Exder till ett ännu mer komplett affärssystem. Därför har vi nu påbörjat lägga till rutiner för inköp- och lagerhantering. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 171

172 Kommande versioner kommer därför att innehålla stora förändringar för att systemet skall kunna stödja inköpsfunktionen med vilka artiklar som behöver beställas/produceras, när och av vem, så att inga brister uppstår vid leverans av egna order mot kund. Som ett första steg i denna process har vi nu lagt till möjlighet att registrera beställningar till leverantörer i form av sk. inköpsorder Uppdatera inköpsorder Detta görs i menyn Inköp Uppdatera inköpsorder. Genom att först ange vilken leverantör man önskar beställa av kan ovanstående information anges i fliken Huvudinformation. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 172

173 I fliken Adresser kan adresser och kontaktpersoner anges för era egna köpar-/leveransadresser... 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 173

174 ... samt för leverantören. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 174

175 I fliken Textinformation kan valfri text anges för hela ordern, har man ett avtal, kontrakt, prislista med leverantören kan detta anges för texttypen Avtal/kontrakt. De artiklar ni önskar beställa kan tillsammans med önskat leveransdatum anges i fliken Radinformation. Fritext samt avtal/kontrakt kan anges även per orderrad. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 175

176 Som vanligt kan inköpsordern antingen sparas eller slutföras, möjlighet finns då att skriva ut den som ett pdfdokument. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 176

177 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 177

178 F.n. kan endast inköpsorder skrivas ut på skrivare och skickas till leverantören. Men längre fram kommer möjlighet att finnas att skicka den elektroniskt beroende på leverantörens möjlighet att ta emot dessa. Obs! Varje rad kan markeras med bekräftat antal och bekräftat leveransdatum/-tid. Möjlighet finns också att ange om hela inköpsorder refuserats, erkänts och/eller bekräftats. Dessa fält kan tillsvidare uppdateras manuellt men även dessa kommer sedan automatiskt att underhållas för de leverantörer som kan ta emot elektroniska inköpsorder och skicka tillbaka elektroniska ordersvar. Observera alltså att man kan markera en inköpsorder som erkänd/bekräftad efter att den har slutförts genom att ange datum/tid för när den erkänns och/eller bekräftas. Bekräftas den med annat antal och/eller annan leveranstid kan även dessa fält ändras. Genom att ange datum för när ordern bekräftats samt på raden ange bekräftat antal och bekräftat leveransdatum har vi bekräftat vår inköpsorder. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 178

179 Lista inköpsorder Ny rutin för att lista inköpsorder har skapats. Välj menyn Inköp Lista inköpsorder. Enkel och detaljerad lista kan tas ut. När sedan inköpsordern levereras kan nu enkelt inleverans registreras genom att aktuell inköpsorder anges. I vårt fall anger vi inköpsorder 7 i fältet Skapa ny inleverans från inköpsorder. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 179

180 En inleverans skapas då med förvalda värden på Levererat antal. Som vanligt uppdateras lagerförda artiklars saldon när inleveransen slutförs. Obs! Inleveranser har kompletterats med fält för tidpunkt för avisering. Vid handel med leverantörer som kan skicka elektroniska leveransaviseringar kommer fälten Aviserad datum/tid automatisk innehålla tidpunkten när avisering inkommit Söka på GTIN/Partners artikel för eget artikelnummer i Uppdatera inleverans Möjlighet finns nu i sidan för Uppdatera inleverans att lämna fältet för eget artikelnummer blankt och istället söka fram detta genom att ange Kodlistas artikel (GTIN) eller Partners artikel. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 180

181 Exempel ovan visar att man genom att mata in Kodlistas artikel i vårt fall GTIN får nedanstående resultat. Dvs automatiskt sökes det egna artikelnumret fram och visas i fält Artikel. Ett ytterligare exempel där fältet Partners artikel används för att söka fram värden på fälten Artikel och Kodlistas artikel. Vilken partner dvs leverantör som det handlar om tas från fältet Partner. Oavsett vilket fält av Artikel, Kodlistas artikel eller Partners artikel som anges så kommer värden på alla tre att fyllas i om uppgifterna finns. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 181

182 3.2.2 Aktivitetsdiagram Inleverans Exder användare Exder Leverantörer externa Leveransavisering Leverantören leveransaviserar Reg. inleverans som aviserad Rutin "Uppdatera inleverans" Följesedel Leverantören levererar Sök inleverans Rutin "Uppdatera inleverans" Sök inköpsorder [Inlev finns ej] Rutin "Uppdatera inleverans" Reg inlev manuellt [ Inköpsorder finns ej] Skapa inlev från order [ Inköpsorder finns] [ Inleverans finns] Slutför inleverans Rutin "Uppdatera inleverans" Lagersaldon uppdateras 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 182

183 Lista inleveranser Det finns även en rutin för att Lista inleveranser. Med inköpsbelopp från aktuell inköpsorder Inköpspris samt även ett beräknat och kalkylbelopp utifrån artikelns Kalkylpris. Enkel lista enligt nedan. Detaljerad lista enligt nedan. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 183

184 Uppdatera inleveranser I Exder familjen har det tillkommit helt nya funktioner för att hantera era inleveranser av varor och produkter. På så sätt kan ni använda Exder för att på ett enkelt sätt hantera ert lager med både inleveranser och utleveranser. Vi beskriver hur detta fungerar med ett enkelt exempel. I vårt exempel är lagersaldot 0 st för artikel 6501E. D.v.s. hittills så har vi inga miniräknare i vårt lager. Vi antar nu att vi har fått en inleverans på 500 st miniräknare. Gå till menyn Inköp och menyvalet Uppdatera inleverans för att börja att registrera inleveransen. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 184

185 Vi börjar med att registrera ankomstdatum av inleveransen ( ). Sedan fyller vi i vilken partner (leverantör) som inleveransen kom ifrån. I vårt exempel kom inleveransen av miniräknare ifrån PREV AB. Vi väljer även att fylla i leverantörens följesedelsreferens. Observera att det är endast ankomstdatum och partner som är obligatoriska uppgifter på fliken huvudinformation. Övriga uppgifter är frivilliga. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 185

186 Sedan klickar vi på fliken Textinformation och knappen Lägg till ny rad. Här kan vi lägga till en fritext som handlar om inleveransen. Vi tycker att PREV AB gjorde en väldigt snabb leverans och skriver det i fritextfältet. Det här är dock frivilliga uppgifter och inte alls obligatoriska. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 186

187 Till sist klickar vi på fliken Radinformation. Här fyller vi i vad som är inlevererat. Vi fyller i artikelnummer 6501E och 500 st. Övrig information under den här fliken är frivillig. Om vi vill så kan vi per inleveransrad lägga till en textrad men vi väljer att inte gör det här. Textraden kan dock vara smidig att använda om man vill göra någon form av påpekande för just det artikeln. Sedan slutför vi inleveransen genom att klicka på knappen Slutför. Inleveransen får nu statusen slutförd och lagret kommer att räknas upp med de artiklar som ni gjorde inleverans på. Exder ger också inleveransen ett inleveransnummer som i vårt exempel är 5. I listan Lagersaldo kan ni se att lagersaldot har räknats upp med 500 st miniräknare Markuler slutförd inleverans Ni kan också i modulen makulera en slutförd inleverans. Det gör ni genom att plocka upp inleveransen i rutinen Uppdatera inleverans och sedan klicka på knappen Makulera. Observera att Exder kommer också att räkna ner ert lagersaldo med det antal som inleveransen innehåller. Om vi som exempel hade valt att makulera inleverans 5 så hade lagersaldot minskat ifrån 500 st till 0 st igen. En makulerad inleverans kan aktiveras igen och den kan även ändras innan den slutförs igen. På så sätt är det lätt att justera en inleverans igen ifall att den har registrerats in felaktigt. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 187

188 Det är också möjligt att registrera negativa inleveranser. Fyll i antalet med ett minustecken framför så kommer Exder att räkna ner lagersaldot. Observera att artikeln behöver vara av typen lagerförd för att lagret ska räknas upp eller ner. Anledningen till det är att exempelvis fakturaavgift inte kan lagerföras. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 188

189 3.2.3 Aktivitetsdiagram Leverantörsfaktura Exder användare Exder Leverantörer externa Leverantörsfaktura Leverantören fakturerar Sök inköpsorder Rutin "Uppdatera leverantörsfakturor" Reg lev.faktura manuellt [ Inköpsorder finns ej] Skapa lev.faktura från inköpsorder [ Inköpsorder finns] [Levererat antal EJ OK] [Levererat antal OK] Spara lev.faktura Slutför lev.faktura Rutin "Uppdatera leverantörsfakturor" Välj faktura Lista ej slutförda lev.fakturor Kontrollera sparade lev.fakturors leveranser Rutin "Lista leverantörsfakturor" 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 189

190 Uppdatera leverantörsfakturor När leverantörsfakturan så småningom anländer kan nu denna enkelt registreras i rutin Uppdatera leverantörsfakturor genom att aktuell inköpsorder kan anges i fältet Skapa ny faktura från inköpsorder. En faktura skapas med förvalda värden på fakturerat antal. Obs! Under fält för fakturerat antal visas även summa inlevererat antal för aktuell inköpsorderrad. Genom detta ges en enkel möjlighet att stämma av fakturerat antal mot levererat antal. Om allt stämmer kan faktura slutföras så den kan betalas eller bara sparas i avvaktan på kommande leveranser. 3.3 Ny förbättrad lager-/inköpshantering med jämförelser mot disponibelt saldo För att förbättra Exders lager-/inköpshantering har vi infört ett nytt begrepp disponibelt saldo som till skillnad från lagersaldo tar hänsyn till liggande inköpsorder, produktionsorder och kundorder. Disponibelt saldo beräknas som artikelns lagersaldo + antal på ej inlevererade inköpsorder + antal beordrat men ej producerat på produktionsorder antal på ej utlevererade kundorder - beräknat men ej avropat antal på produktionsorderrader. Det är alltså ett prognostiserat värde på lagersaldots förändring över tiden. Hittills i Exder har man enbart kunnat göra jämförelser av artikelns lagersaldo mot beställningspunkt för att få fram artiklar som behöver beställas men nu har vi skapat en ny rutin Lista lagernivå där även jämförelser kan göras mot disponibelt saldo. Anledningen är att man i sin materialbehovsplanering inte bara skall kunna ta hänsyn till vad man idag har i sitt lager utan inkludera förväntade in-/utleveranser för bättre framförhållning. För att ytterligare exemplifiera Exders tankesätt visas nedanstående graf över en artikels disponibla saldo. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 190

191 Grafen visar antal i lager samt hur liggande kundorder framåt i tiden gör att lagret först förväntas minska fram till en liggande inköpsorder gör att det återigen förväntas öka. Beställningspunkten finns här inritad som linje eftersom det är mot denna punkt Exder gör sina jämförelser vid uttag av artiklar som kan behöva köpas in eller tillverkas. Vi fortsätter för att se hur detta är implementerat i Exder. Som exempel har vi en lagerförd artikel MP001, som har ett lagersaldo på 30 st, beställningspunkt på 10 st. samt registrerade kundorder på 22 st. I den nya rutinen Lista lagernivå (meny Artiklar) finns möjlighet att göra urval på artiklar som behöver beställas genom jämförelse av disponibel kvantitet mot beställningspunkt. Fortfarande kan man också göra jämförelse av lagersaldo mot beställningspunkt även här. Genom att kryssa i fältet Artiklar som behöver beställas samt Jämför beställningspunkt mot Disponibelt saldo ser vi att artikel MP001 visas. Disponibelt saldo är 8 st som ju är mindre än Beställningspunkten 10. Obs! Hade vi gjort jämförelse mot lagersaldo så hade vi inte fått med artikeln då 30 st i lager inte är mindre än 10 st. Väljer vi listtyp Disponibelt saldo visas en detaljerad lista hur disponibelt saldo ser ut på artikeln över tiden. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 191

192 Här visas alla de förväntade in-/utleveranser i tidsordning som påverkar disponibelt saldo. I vårt fall två order på totalt 22 st som ger ett disponibelt saldo på 8 st ( = 8). Ytterligare en listtyp finns, Inköpslista. Avsikten med denna är att utgöra ett direkt underlag för registrering av beställningar i rutinen Uppdatera inköpsorder. Artiklarna sorteras under den leverantör från vilken inköp gjorts senast av artikeln d.v.s. utifrån den senast registrerade inköpsordern. Artiklar som saknar inköpsorder visas först i listan då dessa ju saknar leverantör. I exemplet ovan ser vi att artikel MP001 senast köpts in från Leverantören Sören AB. Observera också att listan innehåller en rekommenderad Inköpskvantitet i inköpsenheten. Värdet beräknas som Minsta inköpskvantitet + Beställningspunkten - Disponibelt saldo. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 192

193 I vårt fall kan detta beskrivas genom nedanstående graf som visar lagerrörelser över tiden och hur rekommenderad inköpskvantitet beräknas. Minsta inköpskvantitet = 30, Beställningspunkten = 10, Disponibelt saldo när den når under beställningspunkten = 8. Rekommenderad Inköpskvantitet = 32, ( ) Är basenhet och inköpsenhet olika på artikeln görs automatiskt omvandlig med avseende på Inköpsenhetsmultipel och Inköpsmultipel så att Inköpskvantiteten visas i inköpsenhet som jämn multipel av Inköpsmultipel. Minsta inköpskvantitet, Inköpsmultipel är nya fält som kan anges per artikel i rutin Uppdatera artiklar. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 193

194 Följer vi rekommendationerna i Inköpslistan så skapar vi en inköpsorder där vi beställer 32 st MP001 av Leverantören Sören AB med önskat leveransdatum satt till Anledningen är att vi vill att artikeln åter skall finnas i lager dagen före tidpunkten då beställningspunkten underskrids. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 194

195 I och med att vi nu påverkat disponibelt saldo så att beställningspunkten ej längre underskrids, visas artikeln inte i Inköpslistan. Detta syns tydligast i lagernivålistan Disponibelt saldo. Inköpsorder 14 som förväntas inlevereras gör att disponibelt saldo ej längre underskrider beställningspunkten. Genom sätta relevanta beställningspunkter på sina artiklar samt regelbunden användning av Inköpslistan ges bra möjlighet att upprätthålla optimal lagernivå som också ger god leveranssäkerhet. Tips! Beställningspunkten på en artikel sätts lämpligen till den genomsnittliga förbrukningen under artikelns ledtid. I vårt exempel från artikel MP001 har vi beställningspunkt = 10 st, ledtiden (tid från det att beställning 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 195

196 görs till dess att artikeln levererats) = 5 dagar, vilket ger en genomsnittlig förbrukning per dag av 2 st. I teorin innebär det att om man beställer alla artiklar vars beställningspunkt underskrids kommer man aldrig få lagerbrist, utan saldot kommer räcka till fram till dess varan på nytt inlevereras Varning vid kundorderregistrering när orderantal överstiger lager-/disponibelt saldo. Vid registrering av order har det hittills funnits möjlighet att få en varning om angivet beställt antal överstiger aktuell artikels lagersaldo. Nu har vi infört möjlighet att istället få varning om beställt antal överstiger disponibel kvantitet för angivet leveransdatum, dvs inte kommer att kunna levereras vid önskad tidpunkt. Iom att disponibelt saldo tar hänsyn till förväntade in-/utleveranser och inte bara aktuellt saldo ger detta en mer sann bild över leveranssituationen vid orderregistreringstillfället. Vid varningstillfället får man möjlighet att ändå behålla aktuellt antal/leveransdatum men man kan också välja att ta det leveransdatum som systemet föreslår. Detta leveransdatum söker systemet fram genom att se när disponibel kvantitet är tillräckligt för leverans. Är detta senare än dagens datum + angiven ledtid på artikeln sätts detta datum. Vill ni ha denna hjälp vid registrering av order till kund ställs detta in i rutinen Uppdatera företagsinställningar flik Diverse. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 196

197 Kryssa i rutan Varna om bekräftad kvantitet överskrider disponibelt saldo. När vi sedan registrerar en order där disponibel kvantitet ej räcker till ges följande varning. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 197

198 I vårt exempel försöker vi lägga en order på 2000 st med leveransdatum Varningsmeddelandet säger då Artikel 'MP001': Disponibel saldo är 20,0 st. Leverans kan utföras Tryck OK för nytt datum. Här kan man nu välja att acceptera det av systemet föreslagna datumet genom att klicka på OK, vill man behålla angivet datum trycker man Avbryt. Obs! Eftersom felmeddelandet är ett tecken på att risk finns för att en bristsituation kommer att uppstå är det lämpligt att beställa varan direkt genom att skapa en inköpsorder. Det av systemet föreslagna nya datumet har här beräknats utifrån att dagens datum + artikelns 5 dagars ledtid ger Hade systemet tidigare hittat tillräckligt högt disponibelt saldo (2000 st) hade detta datum föreslagits. Ett användbart sätt att använda artiklars ledtid som kan anges per artikel i rutin Uppdatera artiklar. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 198

199 I Fältet Ledtid i dagar har vår exempelartikel 5 dagar. 3.4 Kreditfakturering och lagerhantering Nu kan ni i Exder göra kreditfakturor och hantera returer i följande flöden: Orderlösa fakturor Fakturor som baseras på manuellt registrerad order (ej EDI) Fakturor som baseras på webborder Lagersaldot i Exder kommer också att räknas upp beroende vad det är för typ av kreditfaktura. Om kreditfakturan är en retur eller felleverans så kommer lagret att räknas upp med motsvarande antal enheter eftersom att ni har fått tillbaka era varor i oskadat skick. Om kreditfakturan enbart är en finansiell transaktion, volymrabatt eller skadat gods så räknas lagret inte upp. Men det kan ni styra själva. Vi illustrerar med ett exempel nedan. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 199

200 I exemplet ovan så har vi en faktura med fakturanummer Fakturan vill vi kreditera p.g.a. att kunden gjorde en retur av alla varor i fakturan. Vi går till rutinen Uppdatera fakturor. I fältet Fakturatyp väljer vi Kreditfaktura. Till höger om det fältet öppnas då upp ett fält som heter Anledning till kreditering. Där väljer vi Retur eftersom kreditfakturan beror 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 200

201 på en retur av artiklarna. Observera att Exder behandlar lagersaldot lite olika beroende på vilket val du gör här men mer om det nedan. I fältet Kreditera fakturanummer slår vi in vilken är den faktura som vi ska kreditera. Trycker sedan på tabb-tangenten. Om ni inte vet fakturanumret på den faktura som ni vill kreditera kan ni söka efter dessa genom att trycka på sökknappen bredvid. Exder hämtar då alla fakturor som kan krediteras. Observera dock att ifall att ni har angett en partner i partnerfältet så kommer Exder endast att söka fram fakturor som har den partnern. Det fungerar inte att kreditera en kreditfaktura. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 201

202 Exder hämtar upp fakturan efter att vi har tryckt på tabb-tangenten. Observera att Exder vänder på fakturabeloppet dvs gör det negativt. I vårt exempel är beloppet på kreditfakturan -625 kr. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 202

203 Om vi klickar på fliken radinformation kan vi se att fakturerat antal sätts till -5 st. Vi ser även att levererat antal sätts till -5 st. Vi kan justera antalet och vi kan även radera hela raden om vi önskar genom att markera kryssrutan Radera för den artikelraden. Genom att levererat antal är satt till -5 kommer Exder att räkna upp lagersaldot för artikeln (6501E) med 5 st. Om anledningen till kreditfakturan är retur eller felleverans kommer Exder automatiskt föreslå levererat antal till samma som fakturerat antal. I vårt exempel -5 st i levererat antal. Om anledningen är finansiell kompensation, volymrabatt eller skadat gods så kommer Exder att föreslå levererat antal till 0 st. Detta pga att lagersaldot då normalt inte skall räknas upp. Det är dock möjligt att ändra levererat antal manuellt. Eventuell konteringsinformation kopieras också över ifrån varje fakturarad till kreditfakturan. I vårt exempel väljer vi att bekräfta -5 st i fakturerat antal och -5 st i levererat antal. Klicka på knappen Slutför. En kreditfaktura med nummer har skapats på -625 kr. Genom att klicka på Skriv ut så kan ni skriva ut kreditfakturan. Lagersaldot för artikel 6501E har räknats upp med 5 st. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 203

204 4. Exder Allmänt 4.1 Egen företagslogga Det finns nu möjlighet att i Exder använda sin egen företagslogga i generella orderbekräftelser, följesedlar och fakturor när du skriver ut/skickar dessa i PDF-format. Genom att använda din egen företagslogga kan du tydliggöra från vem fakturan kommer. För att använda denna funktion behöver du först läsa in din logga i Exder. Det gör du i rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken Firmanamn. Klicka på knappen Bläddra och en Windows filhanterare dyker upp där du väljer din fil. Välj din fil och klicka sedan Öppna. Exder läser nu in din logga och du kan se den under kolumnen logotyp. Du kan ha en företagslogga per firmanamn i Exder. Bildformat som stöds är bl a GIF och JPEG. I exemplet ovan har vi använt en logga som är 125x50 pixel i storlek. Företagsloggan blir vid utskrift på A4 ark 8 mm hög. Ett exempel på hur det kan se ut i en faktura i PDF-format. Företagsloggan hamnar alltid längst upp till vänster i PDF-dokumentet. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 204

205 4.2 Förvald fritext Nu finns det möjlighet att använda förvald fritext, även kända som God Jul -texter, på manuella order och fakturor i Exder. Detta är användbart när du på dina order eller fakturor vill tala om något för kunden utan att varje gång behöva lägga in det på varje enskild order eller faktura. För att använda denna funktion behöver du först lägga upp den förvalda texten som ska användas. Gå till rutinen "Uppdatera språk" under menyvalen "Diverse", "Språkinställningar". Ange det språk som texten skall vara på och gå till fliken "Fritexter". Skriv in din text i fältet Förvald text. När du sedan skapar din order eller faktura kommer fritexten att automatiskt läggas upp som förvald fritext på order-/fakturahuvudet. Fritexten kan du givetvis sedan ändra under fliken Textinformation på ordern/fakturan. Observera att när det gäller webborders och edi-orders så fungerar det som tidigare att eventuell fritext hämtas ifrån ordern. 4.3 Anpassade menyer per användare Nu kan ni som användare själv bestämma om ni vill se alla menyer eller endast de menyer som ni använder i ert dagliga jobb. På så sätt får ni bättre överblick över de menyer och menyval ni har åtkomst till och Exder blir mera lättmanövrerat. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 205

206 Gå till rutinen Användarinställningar. Kryssa ur rutan Visa alla menyer ifall att ni bara vill se de rutiner som ni har behörigheter till. I annat fall ser ni som vanligt Exders alla menyer. 4.4 Exder idag (dashboard) När ni loggar in i Exder kommer ni att mötas av en ny startsida i Exder. Vi kallar den Exder idag och där kommer ni bl.a. att se olika nyckelvärden i ert Exder. På så sätt får ni en snabbare och bättre överblick över ert bolag och verksamheten. Varje gång ni kommer till förstasidan i Exder kommer dessa uppgifter att vara uppdaterade, så ni kan alltid se det aktuella läget i ert företag. Om ni vill komma tillbaka till förstasidan inifrån en funktion i Exder kan ni klicka på det lilla huset i vänsterkanten, Exder idag är uppdelat i två kolumner, en med information om försäljning och en med information om leveransläget. I kommande uppdateringar av Exder kommer detta att kompletteras med information om kundoch leverantörsreskontra med mera Försäljning Ni kan se hur mycket ni har sålt för och hur mycket ni har fakturerat. Ni kan även se hur många order som är nya, klara att leverera och klara att fakturera. Ni kan även se beloppen för dessa per aktuell månad och valt bokföringsår. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 206

207 I exemplet ovan kan vi se olika nyckelvärden i vårt demobolag. Exempelvis ser vi att det finns kundorder i januari för kr, att vi har levererat för 8300 kr och fakturerat för 8300 kr. I kolumnen bredvid ser vi att vi har tagit emot order för kr under bokföringsåret Leverans I kolumnen Leverans ser vi vad som ännu inte är levererat. T.ex. har vi 2 st order som är nya och ännu inte bekräftade, 48 order att leverera dvs. är bekräftade men inte levererade och 5 leveranser att fakturera Snabbvägar Genom att klicka på länkarna så kommer ni automatiskt till den funktion i Exder där ni kan se mer information eller vidta åtgärder. Om ni till exempel klickar på Att fakturera: ovan kommer ni att få upp den ännu ej fakturerade utleveransen i rutinen Uppdatera fakturor så att ni snabbt och enkelt kan fakturera den. 4.5 Statuslistan Statuslistan ger er en snabb överblick på order och faktureringsflödet i ert bolag, genom att visa statusen på order, utleveranser och fakturor. Listan hittar ni längst ut till vänster i verktygsmenyn i Exder. I statuslistan har vi lagt till en kolumn som visar namnet på leveransadressen och en kolumn som visar kostnadsställe. Kolumnen för kostnadsställe visas endast om ert bolag använder automatisk kostnadsställefördelning av order. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 207

208 I exemplet ovan ser ni både kolumnen för Namn och Kostnadsställe. Det betyder att order 742 ska levereras till ICA Kvantum Sandviken och ordern har fördelats på kostnadsställe När en order beställs i ICA butikspackscentralflödet (BPC) visar Exder namnet I första hand från butiksadress på ordern I andra hand från leveransadressen När en order beställs i ICA butikspacksspeditionsflödet (BPS) visar Exder namnet I första hand från butiksadressen på ordern I andra hand från godsmottagningsadressen I alla övriga fall kommer ni att se namnet från leveransadressen. Observera att informationen hämtas ifrån ordern. 4.6 Snabbkommandon I Exder kan ni använda olika snabbkommandon på tangentbordet för att manövrera runt. Ni slipper därmed att använda musen så mycket. Följande snabbkommandon finns att tillgå: Alt + S = Spara/OK-knappen Alt + F = Slutför-knappen Alt + flikordningsnummer; ex Alt + 2 = Flik 2 Tryck sedan direkt på Enter för att köra kommandot. 4.7 Söka Första/Föregående/Nästa/Sista post i uppdateringssidor. I de uppdateringssidor som används mycket och ofta har vi nu lagt till möjlighet att söka fram första, föregående nästa, och sista posten. Det kan röra sig om artiklar, partners, adresser men också order, utleveranser och fakturor. Ett smidigt sätt att söka sig framåt och bakåt i dessa sidor. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 208

209 Längst ner i dessa sidor bredvid SPARA-/RADERA-knapparna har vi lagt klickbara länkar med texten << Första < Föregående Nästa > Sista >>. I vårt exempel klickar vi på Nästa > i rutin Uppdatera artiklar för varucertifikat vilket innebär att ny sida visas med nästa artikel i artikelnummerordning. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 209

210 På samma sätt kan vi söka fram order, utleveranser, fakturor mm. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 210

211 I exemplet ovan söker vi fram sista ordern (högst ordernummer) i rutinen Uppdatera order 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 211

212 ... och fortsätter söka fram föregående order genom att klicka på < Föregående. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 212

213 Ett smidigt och tidseffektivt sätt att snabbt få fram senast inkomna/registrerade order. 4.8 Ny decimalhantering av antal i Exders listor/generella pdf-dokument. Tidigare har Exder alltid presenterat alla antal med 3 decimaler i listor och pdf-dokument. D.v.s. har en kund beställt 1 st så har detta visats som st. Vi har nu förbättrat detta så att Exder enbart visar signifikanta decimaler upp till maximalt 3 decimaler. Med signifikanta decimaler menas antalet decimaler som faktiskt används, dvs ej avslutande 0:or. Detta innebär att det beror på hur antalet registreras om decimaler visas eller ej. Exempel: Vi skapar en faktura på fisk som beställts i följande mängder. 10 kg Abborre 10,1 kg Gädda 10,123 kg Gös 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 213

214 I rutin Uppdatera fakturor registreras detta på vanligt sätt genom att ni anger beställt antal med så många decimaler som behövs. En faktura skrivs ut för att skickas till kunden. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 214

215 Beroende på hur många decimaler som registrerades i ordern visas nu antal olika. Dvs. det är enbart när decimaldelen innehåller signifikant tal <> 0 som den visas. För er som vanligtvis alltid använder enhet styck där det normalt handlar om heltal kommer inga decimaler att visas. Detta gäller i alla Exders generella pdf-dokument för orderbekräftelser, följesedlar, fakturor, inköpsorder, leverantörsfakturor men också i alla listor. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 215

216 Som vi kan se exempel på i denna fakturastatistiklista. 4.9 IBAN Ni kan nu visa ert IBAN (International Bank Account Number) i PDF-standardfakturorna. För att ställa in det gör ni enligt exemplet nedan. Gå till rutinen Uppdatera företagsinställningar och klicka på fliken Betalning. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 216

217 Fyll i ert IBAN i fältet IBAN som bilden ovan visar. Längst ner på fakturan ser ni IBAN-numret Förtydligande av felmeddelanden vid radering Vi har förtydligat alla Exders felmeddelanden av typen Kan inte radera X används på Y, genom att lägga till ID-begreppet på Y. Anledningen är givetvis att ni enklare skall kunna förstå vad ni måste ändra i systemet för att få önskad radering utförd eftersom ni inte kan ta bort en partner, artikel e.dyl som redan använts i en order, faktura eller liknande. Enklast beskrivs detta genom ett exempel. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 217

218 Ovan försöker vi radera artikel Vi får ett felmeddelande att artikeln inte kan raderas då den finns i order med ordernr 86 på rad 1. I tidigare version visade vi inte vilken order:rad artikeln fanns på. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 218

219 5. Artikelregister 5.1 Statistikgrupper I Exder har vi infört ett nytt begrepp som heter statistikgrupper. Statistikgrupperna underlättar för er genom att gruppera och sortera era artiklar i t.ex. listorna. Vi illustrerar med ett exempel. Vi antar att ni är ett företag som säljer ägg och att ni har mängder av olika artiklar. På något sätt vill ni skilja mellan vita, bruna och gula ägg. Då kan ni använda dessa statistikgrupper. Gå först till rutinen Uppdatera statistikgrupper som ni hittar under menyn Artiklar. I exemplet ovan fyller vi först i fältet Statistikgrupp värdet och i beskrivningsfältet beskrivningen på statistikgruppen (Vita ägg). Tryck sedan Spara för att spara statistikgruppen. Sedan gör vi motsvarande för våra bruna ägg som tilldelas statistikgrupp och de gula äggen som tilldelas statistikgrupp Ni kan tilldela statistikgrupperna en beskrivning både på svenska och alla de övriga språk som ni använder internt i Exder. Om vi nu söker efter våra statistikgrupper ser det ut enligt ovan i söklistan. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 219

220 Efter att vi har lagt upp dessa statistikgrupper behöver vi koppla dessa till respektive artikel. Det gör vi i rutinen Uppdatera artiklar och under fliken Pris. I exemplet ovan matar vi in i fältet Statistikgrupp att artikeln 12-AGG-A tillhör statistikgrupp Genom att klicka på sökknappen bredvid fältet kan ni även söka fram alla tillgängliga statistikgrupper. Tryck sedan Spara för att spara artikeln. I rutinen Lista artiklar kan ni sedan göra urval på utifrån era statistikgrupper. I exemplet ovan har vi valt att göra ett urval på artiklar som tillhör statistikgrupp genom att fylla i både fr.o.m. och t.o.m. fälten för 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 220

221 statistikgrupp. Sedan klickar vi OK och Exder listar nu fram artiklarna. Exder hittar tre artiklar bl.a. artikel 12- AGG-A. Urvalet på statistikgrupper fungerar för listorna enkel, detaljerad och lagersaldo. 5.2 Sökning efter artiklar även på Artikeltyp Vi har förbättrat artikelsökningarna i Exder så att ni kan söka även på artikeltyp. Därmed är det enkelt att exempelvis söka fram alla era artiklar av typen fakturaavgift. Ni gör enligt nedan exempel. Gå till rutinen Uppdatera order. På orderraden klickar vi på sökknappen för att söka fram önskad artikel. I sökfältet skriver ni fakturaavgift och klickar sedan OK. Nu söker Exder fram alla artiklar som matchar sökbegreppet. I bilden ovan ser vi att Exder har hittat sex olika artiklar som är av artikeltypen fakturaavgift. Ni kan nu välja önskad artikel och sedan fortsätta att registrera ordern. Den här ändringen gäller i hela Exder när ni söker efter artiklar. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 221

222 5.3 Ramavtal Ramavtal kan nu innehålla artikel med pris 0 kr I rutinen Uppdatera ramavtal kan ni numera sätta en ramavtalsrad till priset 0. D.v.s. fältet är inte längre obligatoriskt att ange. När man sedan skapar en prislista så får också den artikelraden 0 i belopp. Det betyder att Exder också kan hämta ett 0 belopp ifrån ramavtalet eller prislistan under förutsättning att det är giltigt och lägga det på order/fakturaraden för den artikeln. Bilden ovan visar ett ramavtal där artikel har A-priset satt till 0 kr Ramavtal-/prislistehantering anpassad till senaste versionen av ESAP 20 Dagligvaruhandelns stora köpare (ICA, Coop, Axfood, mfl) håller på att gå över till handelsflödet ESAP 20. Detta är en relativt ny affärsprocess framtagen av GS1. För mer information och detaljer se GS1 Swedens hemsida: ESAP-20/. Exder har sedan länge haft stöd för ESAP 20. I ESAP 20 är prislista en grundförutsättning eftersom man inom ESAP 20-projektet strävar efter att förenkla fakturornas innehåll och hantering. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 222

223 Arbetet inom ESAP 20 kring prislistan är inte avslutat men för att ligga steget före och erbjuda våra klienter bra lösningar tidigt har vi på Expert System nu anpassat Exder genom att utöka vår hantering av ramavtal/prislistor. Observera att denna förändring påverkar alla ramavtal och prislistor, även er som t.ex. handlar med offentlig sektor enligt SFTI. Nytt i Exder är: Nytt Ramavtalsnummer skapas nu automatiskt av Exder genom att fältet först blankas ut Flera priser med olika pristyper kan anges per artikel. Följande pristyper kan nu anges: Pristyp Beskrivning Ny Listpris Normalt listpris som om det anges kommer att gälla även om á-priser Ny ändras i Exders artikelregister/prisprofiler Kontraktspris Avtalat pris enligt gällande ramavtal/prislista Tillfälligt rabattpris Tillfälligt rabatterat avtalat pris enligt gällande ramavtal/prislista. Kan Ny förekomma för varje prislisterad där artikeln har kontraktspris. Används t.ex. för kampanjer. Aktuellt pris, avtalat Aktuellt pris vid ordertillfället avtalat enligt gällande ramavtal. Aktuellt pris kan förekomma för varje prislisterad för artiklar med 'dagspris' tex grönsaker och färsk fisk. Aktuellt pris, rabatterat Rabatterat aktuellt pris vid ordertillfället. Kan förekomma för varje prislisterad om artikeln har Aktuellt pris (dagspris på tex färskvaror) Ny Intervall för giltighetsdatum kan anges per pris. Finns flera som är giltiga samtidigt tas lägsta pris. Ni kan alltså sätta flera giltighetsperioder på en artikel, men olika pris i olika perioder. Stafflade priser. Pris kan anges med kvantitetströskel så att pris väljs utifrån beställd kvantitet på ordern. En artikel har antingen dagspris eller inte så på samma artiklar kan inte aktuella priser anges tillsammans med kontraktspris/tillfälligt rabatterat pris. Ovanstående ändringar har föranlett att rutinen Uppdatera ramavtal nu fått nytt utseende. Rutinen har fått flikar för registrering av ramavtalets huvudinformation samt en radinformation med alla prislisteraderna. Numer visas en listas med en rad för varje artikel längst ner i sidan. Genom att klicka på en artikel i listan visas alla dess priser i mitten på sidan i en uppdateringsdel. Här kan ni sedan lägga till/radera priser och spara genom att trycka på knappen SPARA. Obs! Trycker ni på knappen RADERA, raderas HELA ramavtalet. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 223

224 I exemplet ovan visas ett ramavtal med två ingående artiklar. I uppdateringsdelen av sidan visas artikel 1000 med alla dess priser. I vårt fall har artikeln ett listpris som gäller på 1000 SEK oavsett hur mycket som beställs, avtalat kontraktspris som gäller på 900 SEK beroende på om mindre än 1000 kg beställs, 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 224

225 avtalat kontraktspris som gäller på 800 SEK beroende på om minst 1000 kg beställs, avtalat tillfälligt rabattpris som gäller på 750 SEK oavsett hur mycket som beställs. Obs! Flera priser med samma pristyp kan anges som kan överlappa varandra tidsmässigt. Vid ordertillfället kommer då det LÄGSTA giltiga priset sättas på ordern. Om det finns flera olika pristyper kommer priset sättas enligt följande prioritering. Om det gäller priser som inte fluktuerar, dvs. inte dagspriser : i första hand tillfälligt rabattpris; i andra hand kontraktspris; i tredje hand listpris. Om det gäller aktuella priser ( dagspriser ): i första hand Aktuell pris, avtalat; i andra hand Aktuellt pris, rabatterat; i tredje hand Listpris. I fliken Huvudinformation registreras som tidigare fälten för ramavtalets referens, giltighetsdatum och kontaktpersoner. Inom dagligvarubranschen är det fär närvarande endast Konsum Nord som tar emot elektronisk prislista enligt ESAP 20. Övriga (Axfood, COOP, ICA, mfl) håller på införa detta. Exemplet nedan gäller alltså hur ni idag skickar till Konsum Nord och hur ni senare kommer kunna skicka elektronisk prislista till Axfood. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 225

226 Under Kopiera ramavtal >> visas testen Skicka PRICAT >> och genom att klicka på denna visas ny sida. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 226

227 I denna sida kan ni på vanligt sätt ange fält som gäller för aktuell prislista. När ni trycker på knappen OK skickas aktuell prislista iväg Förbättringar vid registrering av ramavtal I maj-releasen ändrade vi rutinen Uppdatera ramavtal för att anpassa denna till affärsflöde ESAP 20, som dagligvaruhandeln håller på att införa som standard. Dessa ändringar innebär att man skall kunna ange flera olika pristyper per artikel samt även stafflade priser. Vi har nu fått önskemål om att införa förbättringar i denna rutin, så att det går enklare att söka fram och ändra artiklar i listan från första artikeln till sista. Två ändringar har gjorts: Nya knappar för att söka fram Första/Föregående/Nästa/Sista artikel i ett ramavtal Artikellistan behåller nu vald sida över artiklar när man sparar eller byter artikel Exempel ändring 1. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 227

228 Knappar för att söka fram första, föregående, nästa och sista artikel i ett ramavtal har nu lagts till. Detta gör det enkelt för er att gå igenom era artiklar sekventiellt, I exemplet ovan har vi artikel 3 framläst, genom att trycka på Nästa > hämtas nästa artikel 4 fram. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 228

229 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 229

230 Exempel ändring 2. Tidigare listades alltid artiklarna fram från början på sidan 1 efter att man sparat eller valt annan artikel. Nu behålls senast vald sida när ni sparar eller byter artikel. Anledningen är att man skall kunna klicka på nästa artikel i listan efter att man uppdaterat vald artikel. I exemplet ovan visas sidan 2 i artikellistan, vi väljer att spara artikel April 2012 handledning_admin.doc Sida 230

231 Efter att artikelns pris sparats visas fortfarande samma sida i artikellistan. Genom att klicka på artikel 21 kan man enkelt ta fram nästa artikel Intern kommentar i ramavtalet I ramavtalet finns nu också möjlighet att ange egna kommentarer. Se fältet Kommentar i fliken Huvudinformation. Obs! Fältet är avsett för internt bruk och skickas inte med i ev. elektronisk prislista. Trots fältets längd i sidan kan ni ange upp till drygt tecken. Här kan ni till exempel beskriva annat kring avtalet såsom uppsägningsvillkor, leveransvillkor osv. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 231

232 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 232

233 6. Partnerregister 6.1 Kontakter Sökegenskaper på kontakter En kontakt kan numera ha ett obegränsat antal attribut i Exder. Det gör det möjligt att fritt bestämma hur varje kontakt ska kategoriseras. Om du exempelvis vill att en kontakt ska få nyhetsbrev medan en annan kontakt både ska få nyhetsbrev och julkort kan du låta Exder hantera det. För att använda denna möjlighet gör enligt följande: Gå till rutinen Kontaktegenskaper för att lägga till vilka kontaktattribut som dina kontakter ska ha. Här kan du se att tre olika attribut lagts upp såsom julkort, nyhetsbrev och födelsedagskort. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 233

234 I rutinen Uppdatera kontakter lägger du till vilka sökegenskaper kontakten ska ha. I ovanstående exempel längst ner till vänster under rubriken Sökegenskap kan vi se att kontakten NICKE har sökegenskapen julkort. På sätt kan du makera vilka kontakter som ska få julkort. Du kan ange obegränsat antal sökegenskaper per kontakt. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 234

235 När du sedan vill lista och skriva ut dina kontakter går du till rutinen Lista kontakter. I exemplet nedan har vi valt att visa alla kontakter som har sökegenskapen julkort Språkkodade kontaktegenskaper I Exder kan ni tilldela era kontakter olika egenskaper. Vissa kontakter ska ha nyhetsbrev och andra ska ha julkort. Allt detta sköts och uppdateras i rutinen Uppdatera kontaktegenskaper. Dessa egenskaper är numera språkkodade, dvs. ni kan ange dessa på det språk som ni önskar. I exemplet ovan har vi lagt upp två kontaktegenskaper för nyhetsbrev och julkort. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 235

236 Genom att i rutin Uppdatera kontakter ange vilka egenskaper en kontakt har, kan ni senare få en lista på bara dem som har en viss egenskap. I vårt fall har kontakten NW tilldelats egenskapen för nyhetsbrev Uppdatera Kontakter Nu kan ni lägga upp och redigera era kontakter när ni arbetar i rutinen Uppdatera partners. Ni kan även på en partner se vilka kontakter som just den partnern har. På så sätt slipper ni att hoppa mellan olika rutiner och Exder har därmed blivit ännu lättare att jobba med. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 236

237 Fliken kontakter Gå till rutinen Uppdatera partners. Slå in det partnernummer ni vill arbeta med. I exemplet ovan använder vi partner Eftersom vår kontakt heter Per så ger vi honom kontakt-id PER. Vi fyller sedan på med förnamn, efternamn, telefonnummer och även personens befattning. Tryck sedan på knappen Spara. Exder sparar nu både partnern och kontakten. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 237

238 Lista med partnerns alla kontakter Efter att ni har sparat så läggs kontakten upp på partnern och ni kan se informationen om kontakten längst ner enligt bilden ovan. Kontakt ID Radera Genom att klicka på Kontakt-ID i fliken ovan så får ni upp kontakten och partnern direkt och kan redigera dessa. Vill ni sedan ta bort kontakten så kryssar ni i rutan radera och klickar sedan på knappen Spara så tas kontakten bort ur Exder. OBS! Klicka inte på knappen Radera om ni inte vill ta bort hela partnern. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 238

239 6.1.4 Lista kontakter I listan Lista kontakter har några förbättringar gjorts. Söka fram kontakter som har vissa egenskaper. Ni kan numera se kontaktens telefonnummer och sortera listan efter numret. Genom att klicka på e-postadressen öppnas ert mailprogram med adressen inkluderad och ni kan skriva ert meddelande direkt till mottagaren. Klickar ni på telefonnumret får ni upp det i Skype och kan ringa direkt. Observera att för att det ska fungera behöver ni lagra telefonnumret i formatet och naturligtvis ha Skype installerat. Se för mer information om gratis Internet-telefoni och Skype Adressetiketter Nu kan ni i Exder skriva ut adressetiketter för alla era kontakter. Lätt och smidigt om ni vill göra ett utskick till era kunder. Klistra etiketten direkt på kuvertet. Ni sparar tid och det är enkelt. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 239

240 Listtyp PDF Gå till rutinen Lista kontakter. Välj listtyp PDF som i exemplet ovan. Gör sedan önskat urval på vilka adressetiketter som ni önskar få utskrivna. Vi har valt att ta fram etiketter till alla kunder som ska ha nyhetsbrev. Klicka sedan på OK. Exder skapar nu en PDF-utskrift som sedan skriver ut etiketterna ifrån. På ett etikettark kan ni ha 16 olika adresser. Kontakta oss för mera information om vilket ark som vi rekommenderar att skriva ut adresserna på. Lättast gör ni det genom att skicka ett till info@expertsystem.se eller att ringa oss på Du kan självklart köpa dessa etiketter hos oss om du vill. 6.2 Partners Partneregenskaper Möjlighet finns nu att koppla egenskaper till sina partners som gör det enklare att göra urval av partners, adresser samt kontakter. Ni definierar själva vilka egenskaper ni är intresserade av. I de olika listrutinerna kan ni sedan kryssa vilka egenskaper en partner minst måste ha för att visas i Lista partners en partners adress minst måste ha för att visas i Lista adresser en partners kontakt minst måste ha för att visas i Lista kontakter 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 240

241 Exempel. I vårt fall har vi lagt upp följande egenskaper i rutin Partneregenskaper menyval Partners. Egenskaper läggs till med en egenskapskod samt en beskrivande Egenskapstext. Koden för Egenskap anger i vilken ordning egenskaperna skall visas. Egenskapstexten är i vårt fall språkkodade då vi i vårt exempel angivit att alla texter skall anges engelska och svenska. I rutinen Uppdatera partners fliken Partneregenskaper kan man sedan ange vilka av alla egenskaper en partner skall ha. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 241

242 I vårt fall har vi sagt att partner ICA skall ha egenskaperna Exder EDI, Exder EPR och Exder EPC. För AXFOOD lägger vi till egenskaperna Exder EDI och Exder EPC. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 242

243 För BERGENDAHLS lägger vi enbart till egenskapen Exder EDI. I rutinen Lista partners kan vi sedan göra urval på en eller flera egenskaper. I vårt exempel vill vi göra urval på alla partners som minst har egenskaperna Exder EDI och Exder EPC, genom att kryssa i deras kryssrutor. Resultatet blir då att vi får fram AXFOOD och ICA. Obs! Partnern måste MINST ha alla ikryssade egenskaper men kan ha fler, för att visas i listan. Exempelvis så har ju ICA ytterligare en egenskap Exder EPR men kommer med ändå. BERGENDAHLS som ju endast har en av ikryssade egenskaper visas ej i listan. I rutinen Lista adresser gör vi samma urval. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 243

244 Vi får då fram adresserna för ICA och Axfood. På samma sätt kan vi göra urval på kontaktpersoner som tillhör en partner som har angivna egenskaper i rutinen Lista kontakter. Vi får då fram alla kontaktpersoner som tillhör ICA och Axfood. Obs! Skillnaden mellan partneregenskaper och kontaktegenskaper. Givetvis går det att kombinera urval så att man enbart får önskade kontakter med både partners och kontakters egenskaper. Väljer ni Listtyp PDF skapas en pdf-fil med kontakternas namn och adressinformation lämplig för utskrift av etiketter på skrivare. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 244

245 Samma kontakter visas, men nu med möjlighet att skriva ut som adressetiketter på skrivare Layoutförbättring Uppdatera partners I rutinen Uppdatera partner har vi flyttat fälten partnertyp och partnernamn så att dessa syns oavsett under vilken flik ni redigerar. På så sätt är det nu lättare att redigera era partners i Exder. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 245

246 I exemplet ovan ser vi både partnertyp och partnernamn när vi är inne på fliken Adresser Registrera kommentarer på partner Möjlighet finns nu att registrera kommentarer på varje partner dels från rutinen Uppdatera partners men också från rutinen Uppdatera avrop. Vi har lagt till ett textfält där ni fritt kan ange exempelvis försäljningskommentarer mm. I rutinen Uppdatera partners finns ny flik för registrering av kommentarer (max tecken). 6.3 Exder RM noteringar. Om man vill kunna fakturera löpande trots att man brukar göra månadsfakturering går det bra. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 246

247 I exemplet har vi gjort dels en order för abonnemang dels en en order för uppstart. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 247

248 Ordern för uppstart har i sin tur genererat po för löpande debitering. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 248

249 Både ordern för abonnemang och och ordern för uppstart är slutförda, även PO för uppstart är slutförd, se lista slutföra utleveranser 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 249

250 Här ser vi båda ordrarna. PO som hör till order 4728 är inte poddad därför ser vi inget belopp för order4728 eftersom den hade orderadstotal 0. Vi markerar ändå båda orders för slutförande av utleverans, går därefter till fakturering. 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 250

251 Då får vi följande faktura 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 251

252 Här har alltså tiden från den opoddade PO:n dykt upp ( ) 3 April 2012 handledning_admin.doc Sida 252