Användarhandledning för Exder Small Business

Transkript

1 Användarhandledning för Exder Small Business

2 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 2 av 87 Innehållsförteckning 1. Inledning Affärsprocessbeskrivning Processbeskrivning Inköp Försäljning Redovisning... 6 Handledning Introduktion Inköp Registrering av leverantörsfaktura Elektroniska leverantörsfakturor Bokning av leverantörsfakturor Lista leverantörsfakturor för betalning, avstämning leverantörsreskontra Lista leverantörsfakturor Leverantörsreskontra Skicka utbetalningar Registrera och boka utbetalningar Registrera och boka utbetalningar som skall skickas till Plus-/bankgirot Registrera och boka manuell utbetalning Boka gjorda utbetalningar Försäljning Registrering av kundfaktura Registrering av kreditfakturor Bokning av kundfaktura Automatisk bokning av kundfakturor Lista kundfakturor för betalning, avstämning kundreskontra Lista kundfakturor Enkel/Fakturajournal Slutföra fakturor PDF Kundreskontra Registrera och boka inbetalningar Redovisning Bokföring av övriga verifikationer och bokslutstransaktioner Dagbok Huvudbok Balans- och Resultaträkning Ändra uppställningsform Momsavräkning Inställningar Företagsinställningar Kontoplan SIE Import Total Uppdatera kontoklass Uppdatera konton Uppdatera reserverade konton Uppdatera varugrupper Momsregistreringsnr/momsavräkningskonto Momssatser/momskonton... 70

3 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 3 av Uppdatera momsdeklarationstyper Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar Uppdatera ingående balanser Uppdatera nytt bokföringsår Övriga inställningar Partners Uppdatera partners Leverantörer Kunder Lista partners Artiklar Uppdatera artiklar Lista artiklar Övrigt Uppdatera språk Avslutning... 85

4 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 4 av Inledning Med Exder Small Business så får ni ett enkelt, smidigt och lättillgängligt affärssystem som är helt integrerat med elektroniska affärer. Exder Small Business innehåller de vanligaste funktionerna ett mindre företag behöver för att sköta sin ekonomi. Ni har alltid tillgång till systemet eftersom det är en helt webbaserad lösning som ger er frihet. Ni behöver bara en PC och tillgång till Internet (MS Internet Explorer 5 eller nyare). Datalagringsutrymmet i Exder Small Business är obegränsat.

5 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 5 av Affärsprocessbeskrivning I Exder Small Business ingår rutiner för hantering av försäljning, inköp och redovisning. D.v.s. allt från att skicka kundfakturor till att ta emot inbetalningar, ta emot leverantörsfakturor till att skicka utbetalningar, samt redovisning av dessa plus övrig redovisning. Vi har delat in handledningen efter dessa huvudprocesser. Övriga Exdermoduler Exder Business. Komplett affärssystem med stöd för både traditionella och elektroniska affärer och funktioner för order, lager/inköp, internredovisning/budget mm. Exder EDI. Handla elektroniskt med EDI. Exder EPC. Skicka elektronisk artikelinformation 2.1 Processbeskrivning Så här hänger det ihop: Inköp 1. Registrering av leverantörsfaktura 2. Bokning av leverantörsfaktura 3. Lista leverantörsfakturor för betalning 4. Skicka utbetalningar 5. Registrera och boka utbetalningar Försäljning 1. Skapa kundfaktura manuellt Exder EDI Exder efaktura Exder Market Exder Webbshop 2. Skicka kundfaktura via papper eller mail/ pdf Kundfakturor skickas elektroniskt Redovisning 3. Bokning av kundfakturor Övriga bokföringsorder Momsavräkning 4. Lista kundfakturor för betalning 5. Registrera och boka inbetalningar Verifikationer Dagbok Huvudbok Resultaträkning Balansräkning Momsrapport Inköp Inkommande leverantörsfakturor registreras för att därefter bokföras var för sig eller flera stycken i en och samma verifikation. När det blir dags att betala dessa skall utbetalningar registreras och ev skickas för girering till Plus- /Bankgirot för att därefter registreras och bokföras. Exder Business innehåller även funktioner för Lager/Inköp med lagerlistor med inköpsförslag, Inköpsorder och rutiner för inleverans.

6 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 6 av Försäljning Exder håller reda på vilka kunder som vill ha EDI-fakturor, faktura via e-post som bifogad PDF eller utskrivna pappersfakturor. Förberedelser, fakturering och bokföring sker i samma system. Exder är det enklaste sättet att få enhetliga rutiner för EDI-handel med era större kunder direkt kopplat till affärsredovisningen och övrig försäljning. Oavsett hur fakturorna skickas så bokförs dessa var för sig eller flera stycken i en och samma verifikation. Allt eftersom kundfakturorna betalas registreras och bokförs dessa inbetalningar. Exder Business innehåller även funktioner för Stöd för GTIN (Global Trade Identification Number) på artiklar Prishantering med olika försäljningspris i prislistor och ramavtal Kundorder med workflow för enkel hantering från beställning till fakturering i statuslista Orderbekräftelser via e-post Plocklistor Utleveransrutin med hantering av godsetiketter och spårbarhet för SSCC Samlingsfakturering Inbetalningar via fil från BG/PG med automatisk avbokning i kundreskontran Betalningspåminnelse och räntefakturor Försäljningsstatistik Abonnemangsorder Redovisning De bokföringsverifikationer som kund-/leverantörsfakturorna samt in-/utbetalningar av dessa automatiskt genererar skall löpande under året sammanställas i olika rapporter (Dagbok, Huvudbok, Resultat- och Balansräkning). Övrig löpande redovisning av tex löner mm läggs till som manuella verifikationer. Periodvis görs momsavräkning för redovisning av moms där verifikation skapas automatiskt. Vid bokföringsårets slut läggs manuella verifikationer till för bokslutstransaktioner och ett nytt bokföringsår skapas med ingående balanser från det gamla bokföringsåret. Exder Business innehåller även funktioner för Budget Internredovisning med kostnadsställe/projekt SIE-export av kontoplan/bokföringstransaktioner

7 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 7 av 87 Handledning 2.2 Introduktion För en allmän introduktion till Exder som beskriver hur ni loggar in, navigerar i menyerna, registrerar, sparar och söker information, se handledningar under avsnittet Allmänt och introduktioner. 2.3 Inköp För hantering av inköp krävs följande: 1. Att leverantören finns registrerad som partner av typen leverantör, se avsnittet Inställningar, Partners, Uppdatera partners. 2. Att det finns en registrerad kontoplan samt reserverade konton, se avsnittet Inställningar, Kontoplan. Består av följande steg: 1. Registrering av leverantörsfaktura 2. Bokning av leverantörsfakturor 3. Lista leverantörsfakturor för betalning, avstämning leverantörsreskontra 4. Skicka utbetalningar (om koppling finns till Plus-/Bankgirot) 5. Registrera och boka utbetalningar Var/hur dessa steg utförs i Exder visas nu i detalj här nedanför.

8 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 8 av Registrering av leverantörsfaktura Sidan för registrering av leverantörsfakturor finns under menyvalet Inköp Uppdatera leverantörsfakturor. Oftast anges bara en rad per leverantörsfaktura med hela fakturans totalbelopp inkl moms. Det kan dock vara bra att känna till att flera rader med en artikel på varje rad går att ange. Anledningen kan vara att ni vill ha den så lik originalfakturan som möjligt eller ha olika förvalda kostnadskonton för olika artiklar vid automatkonteringen av fakturan. I nedanstående exempel visas dock hur en faktura registreras med endast en rad för hela fakturans totalbelopp inkl moms. Ange aktuell leverantör genom att fylla i fältet Partner. Lev.fakturatyp anger om fakturan är en debet eller kreditfaktura. Momstyp styr vilka kostnadskonton som förvalt läggs på fakturaraderna samt hur moms konteras vid bokning av leverantörsfakturor. Väljs EU-moms avses omvänd skattskyldighet och ev moms på fakturan bokas som både ingående och utgående moms. För kontoval se avsnittet Inställningar, Kontoplan. Momsreg. land styr vilka momssatser som kan anges på fakturan. Valuta anger vilken valuta angivna belopp i fakturan anges i. Används andra valutor än er standardvaluta krävs modulen för Språk och Valuta. Fakturadatum anger fakturans utställningsdatum, Antal förfallodagar ger förvalt värde på Förfallodatum. Förfallodatum anger fakturans förfallodatum för betalning. Klicka på fliken Radinformation

9 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 9 av 87 Ange Belopp inkl moms. I vårt fall 5000, systemet räknar därefter automatisk om beloppet exkl. moms (4000) och lägger momsbeloppet (1000) i fältet Momsbelopp. Om detta inte görs eller om ni istället önskar ange belopp exkl. moms se avsnittet Inställningar, Företagsinställningar. Obs! Krediteringar anges som negativa Belopp. Fakturan är nu klar och vi klickar på för att spara och slutföra fakturan. Obs! Genom att klicka på länken Visa/dölj konteringsinformation kan ni se/ändra fakturans förvalda konteringsinformation, dvs. på vilket kostnadskonto som fakturan kommer att bokföras när den bokförs. I vårt exempel där vi valt att endast ange en rad för hela fakturan, kommer konto 4010 visas som förvalt konto. Kontot hämtas från rutinen för Uppdatera reserverade konton som beskrivs under avsnittet Inställningar, Uppdatera reserverade konton. Observera att ni här kan ange ett annat Konto om ni inte är nöjd med det som visas förvalt. Detta konto kommer då enbart att gälla vid bokningen av denna faktura.

10 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 10 av 87 Genom att ange flera rader med en Artikel på varje rad, finns möjlighet att få olika förvalda konton per artikel. Momstyp (Inhemsk, EU-moms, Export) har också betydelse för vilket förvalt konto som sätts. Här kan ni välja att ha en förvald varugrupp istället för att använda artiklar och deras varugrupper. Hur ni anger konton per artikel/varugrupp visas i avsnittet Inställningar, Uppdatera varugrupper. Moms kan som vi visat ovan läggas direkt på fakturaraden men eftersom Exder kan ta emot elektroniska fakturor där det inte är ovanligt att moms endast skickas per momssats finns därför fält för detta i foten på fakturasidan. Även avrundning kan nu anges i eget fält. Se detaljerad beskrivning här nedanför. Summera fakturaraders moms automatiskt Momskod Momssats Konto Momsbelopp Denna kryssruta är ibockad om momsbelopp per momssats skall beräknas utifrån fakturaradernas momssatser och momsbelopp. Om urkryssad kan momssatser per momsats anges utan koppling till radernas moms. Fältet är förvalt ikryssat för manuellt registrerade fakturor och förvalt urkryssat för för elektroniskt inkomna fakturor. Anledningen är att ni som vanlilgt skall kunna ange moms på radnivå vid manuella fakturor även i fortsättningen men för elektroniskt inkomna behålla moms per momssats som de skickades. Den momskod som motsvarar den momssats som angivits i fakturan. Om ingen momskod hittas som motsvarar den momssats som den elektroniska fakturan har tas här förvald momssats. Momskoden används för att ta fram Konto för kontering av ingående moms. Momskodens momssats Konto för hur ingående moms skall konteras. Hämtas i första hand från aktuell momssats i rutinen Momssatser (under Diverse, Momssatser) annars från Uppdatera reserverade konton (under Redovisning, Kontoplan) för Kontoreservationstypen Ingående moms. Momsbelopp för aktuell momssats. Momsrader kansom vanligt raderas genom att kryssrutan under Radering kryssas i. Nya momssrader läggs till med ikonen. Avrundning Avrundningsbelopp på fakturan. Konteras mot konto för Kontoreservationstypen Avrundningsdifferenser i rutinen Uppdatera reserverade konton (under Redovisning, Kontoplan). För partners med EU-moms sk omvänd skattskyldighet där ni är skyldiga att ta upp både ingående och utgående moms ger Exder hjälp med att förvalt skapa momsrad per momssats även för utgående moms. Nedan visas ett exempel för detta.

11 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 11 av 87 Momstyp på leverantören är EU-moms. Vi ser då att systemet förvalt kan ställas in så att rätt konto för kontering av varukostnad sätts samt att även en extra rad för moms med utgående moms förvalt läggs till där momsbeloppet inverterats dvs är negativt. Vid bokning av leverantörsfakturor används sedan dessa konton Elektroniska leverantörsfakturor Möjlighet finns även att ta emot elektroniska leverantörsfakturor. En förutsättning för detta är dock att fakturaavsändaren finns upplagd som en partner av typen leverantör under era partnerinställningar. När ni sedan får en ny leverantörsfaktura får ni ett meddelande via epost. Leverantörsfakturan hanteras sedan på samma sätt som en manuellt inlagd leverantörsfaktura. Ni kan då ta fram aktuell faktura i rutinen Uppdatera leverantörsfakturor via länk i mejlet, eller via löpnumret.

12 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 12 av 87 Om fakturan innehåller en bilaga kan ni visa den genom att klicka på länken efter fältet Bilaga. I fliken Radinformation kan det vara värt att nämna att klientens eget artikelnr sätts om någon av följande villkor gäller.

13 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 13 av 87 Båda klienterna har samma GTIN för sina artiklar Utställande klient har mottagande klients artikelnr i rutinen Uppdatera partners artiklar Mottagande klient har utställande klients artikelnr i rutinen Uppdatera partners artiklar Vilken artikel som väljs kan påverka hur fakturaradens kostnadskontering blir dvs hur den kommer att bokföras. I samband med inläsningen av fakturan sker även en kontroll av de betalningsuppgifter som finns i fakturan. Dessa jämförs med de betalningsuppgifter som ni har inställda på er partner. Om någon av de uppgifter som kommer i fakturan inte stämmer överens med era eller inte finns inlagd på er partner så ges ett meddelande om detta när ni öppnar fakturan. Ni bör då kontrollera att uppgifterna stämmer med fakturautställaren Bokning av leverantörsfakturor Rutinen används för att boka en eller flera leverantörsfakturor så att en verifikation skapas. Startas under menyvalet Redovisning Boka leverantörsfakturor. Rutinen inleds med en sida där du kan göra urval på obokade fakturor. Alla slutförda men ej bokade fakturor visas med fältet Boka förvalt ikryssat. Möjlighet finns att markera/avmarkera alla fakturor genom att klicka på någon av länkarna Markera alla / Avmarkera alla. I vårt exempel har vi valt att endast boka den fakturan vi skapat, men vanligtvis bokas alla obokade fakturor. Verifikationsunderlag skapas för de fakturor som markerats när du klickar på Nästa >> och visas upp för att bekräftas. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras.

14 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 14 av 87 Här anges Bokföringsdatum och Beskrivning av verifikationen. För beskrivning av hur förvalda verifikationsbeskrivningar kan anges se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar. För beskrivningar av konteringar se under avsnittet Inställningar, Kontoplan. Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka på. Ovanstående sida visas när bokningen är klar. Har du valt att direkt skriva ut verifikationen visas nedanstående windows-popup.

15 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 15 av 87 Klicka på Öppna så visas verifikationen som ett PDF-dokument, genom att klicka på skrivarikonen skrivs dokumentet ut på valfri skrivare. Möjlighet finns också att skriva ut flera verifikationer på en gång se menyvalet Redovisning Lista verifikationer Lista leverantörsfakturor för betalning, avstämning leverantörsreskontra Lista leverantörsfakturor Rutinen används för att lista leverantörsfakturor och utbetalningar för överblick av vad som förfaller till betalning. Startas under menyvalet Inköp Lista leverantörsfakturor. Möjlighet finns att göra urval på en rad olika begrepp. För fakturor som förfaller till och med ett viss datum ange Förfallodatum och sätt Slutbetald till Ej slutbetald. Genom att klicka på de olika rubrikerna ändras sorteringsordningen. Listtyp Fakturajournal ger ovanstående lista.

16 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 16 av 87 Möjlighet finns också att välja Listtyp Detaljerad som också visar gjorda utbetalningar och deras status. Se Betalningslöpnummer 1 och 2 som har status Betalningsfil skickad vilket innebär att fil skickats för betalning till Plus-/Bankgirot men ännu ej återrapporterats. Mer information on hur du skickar utbetalningar se längre ner under Skicka utbetalningar Leverantörsreskontra Denna lista är ett annat bra hjälpmedel för att se vilka leverantörsfakturor som ligger för betalning till och med ett visst datum. Startas under menyvalet Inköp Leverantörsreskontra.

17 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 17 av 87 Här anges Reskontradatum vilket innebär att endast fakturor och betalningar fram tom detta datum visas. Listan är användbar för att göra avstämning mot redovisningen genom att ta ut en huvudbok för ert konto för leverantörsskulder för samma bokföringsperiod. Läs mer under avsnittet Inställningar, Redovisning, Huvudbok. Ovan visas huvudboken för samma bokföringsperiod för vårt konto för leverantörsskulder. Saldo jämförs mot Totalsumma i leverantörsreskontralistan ovan.

18 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 18 av Skicka utbetalningar Möjlighet finns att skicka utbetalningar antingen till Plusgirot eller Bankgirot (BGC). Båda dessa tjänster kräver att ni är kunder antingen hos Plusgirot (Nordea) eller hos Bankgirot (BGC). Kontakta er bank för mer information. BGC:s tjänst heter Leverantörsbetalningar (LB) Plusgirots (Nordea) tjänst heter GiroLink Internet Skicka utbetalningar görs i Exder genom att ni skapar en fil som ni sparar lokalt på er dator och som sedan överförs till Plus-/Bankgirot utanför Exder antingen genom Plusgirots internettjänst eller annan av BGC rekommenderad BgCom-programvara. Nedan visas hur detta går till i Exder. Rutinen startas under menyvalet Inköp Skicka utbetalningar. I rutinen finns möjlighet att antingen söka fram alla obetalda fakturor för ett angivet urval eller att manuellt lägga till fakturor genom att klicka på länken Lägg till betalningsrad. Har ni inte så många fakturor rekommenderar vi att ni tar fram alla obetalda fakturor tom ett visst Förfallodatum. I Skicka betalningar via anges om betalningsfilen skall skickas till Plusgirot eller Bankgirot. Följande begränsningar finns fn för Plusgirot vid utbetalning till bankkonto: Id på mottagaren är vid utbetalning till bankkonto begränsat till ett numeriskt värde på max 5 tecken. Fältet tas idag från partners id dvs. fältet Partner. Följande begränsningar finns fn för Plusgirot vid utbetalning till bankgiro: Hanterar endast betalningar i svensk valuta. Fältet tas idag från partners fält Valuta. Kreditfakturor hanteras ej Nollbelopp hanteras ej I Förvalt betalningsdatum för förfallna fakturor anges det betalningsdatum då utbetalningen kommer dras från ert Plus-/Bankgirokonto. Obs! Betalningsdatum anges framåt i tiden, tidigast nästkommande dag. Fakturor som har förfallit tom betalningsdatum betalas direkt medan fakturor med ett senare förfallodatum betalas på förfallodagen om denna är en bankdag. Annars första efterföljande bankdag. Betalningsdatum kan anges på varje faktura. En utbetalningsfil kommer då att skapas för varje betalningsdatum. Betalningen får ett eget löpnummer för möjlighet att stämma av och boka utbetalning på samma datum. I Betalningssätt anges hur fakturan skall betalas till mottagaren, 4 alternativ finns 1. Bankgiro -Utbetalning görs till aktuell partners Bankgiro 2. PlusGirot -Utbetalning görs till aktuell partners Plusgiro 3. Bank -Utbetalning görs till aktuell partners Bankkonto (Clearingnr+Bankkonto)

19 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 19 av Kontant -Utbetalning görs till aktuell partner genom att ett utbetalningskort skickas till partners Adress med Adresstyp Leverantör. Du kan styra vilket Betalningssätt som förvalt visas genom att endast ange Bankgiro eller Plusgiro eller Bankkonto på partnern. Se avsnittet Inställningar, Partners, Uppdatera partners. I fältet Återstår visas återstående belopp att betala, fakturor med 0.00 har redan registrerade betalningsorder som ännu ej betalats och behöver således inte betalas igen. Avser ni slutbetala återstående belopp på fakturan behöver inget belopp anges utan kryssa då direkt i fältet Slutbetald. Anges ett belopp får ni välja om fakturan iom denna betalning skall anses så som slutbetald eller ej, genom att kryssa i/ur fältet Slutbetald. I fältet Boka diff. väljer ni hur ev differens skall bokas, som Avrundningsdiff eller Utbetalningsdiff. För inställning av förvalda konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton. När alla fakturor är markerade för betalning tryck på Nästa >>. Klickar du på Nästa >> skapas själva filen och du får möjlighet att ange var den skall sparas. Vi rekommenderar att du skapar en mapp i vilken du lägger alla dina betalningsfiler. Filnamnet anges automatiskt enligt bilden nedan. Status på betalningsorderna sätts till "Betalningsfil skapad. Det är möjligt att skicka samma betalningsfil flera gånger ifall det uppstår problem med mottagandet.

20 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 20 av 87 När filen sparats följ instruktionerna i sidan här nedanför. Betalningsfilen skickas med Girolink via Internet genom att du loggar in på där du sedan laddar upp" den sparade betalningsfilen. Betalningslöpnumren skickas med i betalningsfilen så att Plusgirot kan skicka med detta i sin redovisning av gjorda betalningar. Betalningsorderna kan sedan enkelt slutföras och bokföras i rutin Uppdatera utbetalningar. Det sista steget är att bekräfta att betalningsfilen har skickats. Betalningsorderna markeras då med statusen Betalningsfil skickad.

21 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 21 av Registrera och boka utbetalningar Rutinen Uppdatera utbetalningar används för att registrera och boka utbetalningar som inte skickas till Plus- /Bankgirot. Betalningar som skickas till Plus-/Bankgirot registreras och skickas i rutinen Inköp Skicka utbetalningar och behöver endast bokas i rutinen Uppdatera utbetalningar när betalningen effektuerats av Plus- /Bankgirot. Gå vidare till nästa avsnitt Registrera och boka manuell utbetalning om ni ej använder någon av dessa tjänster Registrera och boka utbetalningar som skall skickas till Plus-/bankgirot Skickar ni utbetalningar via Plus-/Bankgirot har redan betalningsorder skapats i rutinen Skicka utbetalningar och ni kommer då få saldobesked från dessa där betalningslöpnummer anges på gjorda utbetalningar. För att slutföra dessa betalningar anges betalningslöpnumret i denna rutin och aktuell betalningsorder visas. Hur det går till visas nedan. Ange löpnumret på den betalning som gjorts av Plus-/Bankgirot i fältet Betalningslöpnummer. Aktuell utbetalning visas då fram, tryck på. Se vidare under nästa avsnitt Boka utbetalning.

22 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 22 av Registrera och boka manuell utbetalning En manuell utbetalning inleds med att söka fram alla obetalda fakturor för ett angivet urval eller att manuellt lägga till fakturor genom att klicka på länken Lägg till betalningsrad. Har ni inte så många fakturor rekommenderar vi att ni tar fram alla obetalda fakturor tom ett visst Förfallodatum. I Betalningsdatum anges när betalningen gjordes. I Betalningssätt anges hur fakturorna betalades och styr vilket konto som betalningen krediteras på se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton. 4 alternativ finns 1. Bankgiro -Kreditera reserverat konto för Bankgiro 2. PlusGirot - Kreditera reserverat konto för Postgiro 3. Bank - Kreditera reserverat konto för Bank 4. Kontant - Kreditera reserverat konto för Kassa Avser ni slutbetala återstående belopp på fakturan behöver inget belopp anges utan kryssa då direkt i fältet Slutbetald. Anges ett belopp får ni välja om fakturan iom denna betalning skall sättas som slutbetald eller ej, genom att kryssa i/ur fältet Slutbetald. I fältet Boka diff. väljer ni hur ev differens skall bokas, som Avrundningsdiff eller Utbetalningsdiff. För inställning av förvalda konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton. När alla fakturor är markerade för betalning tryck på Nästa >>.

23 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 23 av Boka gjorda utbetalningar Oavsett om ni manuellt skapat utbetalningen eller skickat den till Plus-/Bankgirot ser fortsättningen av rutinen ut som följer. Ett verifikationsunderlag skapas för de utbetalda fakturorna. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras. Bokföringsdatum behöver av säkerhetsskäl alltid anges i första bokningen, däremot visas senast angivna datum som förvalt Bokföringsdatum i de efterföljande bokningarna av nya utbetalningar. Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka på. Som avslutning visas följande sida med den skapade verifikationen.

24 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 24 av Försäljning För hantering av försäljning krävs följande: 1. Att kunder finns registrerade som en partner av typen kund se avsnittet Inställningar, Partners, Uppdatera partners. 2. Att artiklar finns registrerade se avsnittet Inställningar, Artiklar, Uppdatera artiklar. 3. Att det finns en registrerad kontoplan samt reserverade konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan. Består av följande steg: 1. Registrering av kundfaktura 2. Bokning av kundfakturor 3. Lista kundfakturor för betalning, avstämning kundreskontra 4. Registrera och boka inbetalningar Var/hur dessa steg utförs i Exder visas nu i detalj här nedanför Registrering av kundfaktura Fakturor kan skapas från en order eller utleverans beroende på om ni förutom modulen Exder Small Business har modulen för Exder EDI, efaktura, Market, eller Webshop och då tar emot order elektroniskt. Nedan visas hur en manuell faktura skapas direkt utan order. Sidan för registrering av kundfakturor finns under menyvalet Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor, eller via ikonen i den vänstra marginalen. Fakturatyp anger om fakturan är en debet- eller kreditfaktura. För registrering av kreditfakturor se avsnittet Registrering av kreditfakturor nedan. Partner anger vilken kund fakturan skall ställas ut till.

25 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 25 av 87 Momstyp styr vilka intäktskonton som förvalt läggs på fakturaraderna. För kontoval se avsnittet Inställningar, Kontoplan. Momsreg. land styr vilka momssatser som kan anges på fakturan. Valuta anger vilken valuta angivna belopp i fakturan anges i. Fakturadatum anger fakturans utställningsdatum, Antal förfallodagar läggs till Fakturadatum och ger Förfallodatum. Betalningsvillkor hämtas förvalt från rutinen Uppdatera språk. Texten {payment_days} kommer vid utskrift av faktura att ersättas av innehållet i fältet Antal förfallodagar. Se avsnittet Inställningar, Övrigt, Uppdatera språk. Betalningsvillkor hämtas förvalt från rutinen Uppdatera externa språk. Texten {payment_days} kommer vid utskrift av faktura att ersättas av innehållet i fältet Antal förfallodagar. Se avsnittet Inställningar, Övrigt, Uppdatera språk. Villkor vid försenad betalning hämtas förvalt från rutinen Uppdatera språk. Se avsnittet Inställningar, Övrigt, Uppdatera språk. Leveransvillkor hämtas förvalt från rutinen Uppdatera språk. Se avsnittet Inställningar, Övrigt, Uppdatera språk. Klicka på fliken Radinformation Ange Artikel och Fakturerat antal. Obs! Krediteringar anges som negativa antal. Ny rad läggs till genom att klicka på. Obs! Genom att klicka på länken Visa/dölj konteringsinformation kan ni se/ändra fakturans förvalda konteringsinformation, dvs. på vilket intäktskonto som fakturan kommer att bokföras när den bokförs.

26 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 26 av 87 Eftersom båda artiklarna tillhör Varugrupp DRICKA och fakturan har Momstyp Inhemsk moms sätts intäktskonto förvalt till Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera varugrupper. Fakturan är nu klar och vi klickar på för att spara och slutföra fakturan. Obs! Om ni istället väljer att klicka på finns möjlighet att granska och slutföra alla fakturorna på en gång i rutinen Lista fakturor Listtyp Slutföra fakturor. Se under Lista kundfakturor. Genom att vi angivit att aktuell kund har en e-postadress till vilket vi kan skicka fakturan så visas nu ovanstående sida. Klicka på Skriv ut för att skriva ut fakturan och Ja för att skicka iväg e-brevet med PDF-fakturan som bilaga. Nej för att inte skicka fakturan med e-brev. PDF-fakturan med den för partnern aktuella layouten ser ut som följer, vilket är exakt likadant som er kund kommer se fakturan i det mottagna e-brevet.

27 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 27 av Registrering av kreditfakturor Kreditfakturor kan registreras dels i en egen rutin under menyvalet Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura. Men också från samma rutin som vanliga debetfakturor, dvs. under menyvalet Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Vid Kreditfaktura finns möjlighet att dels välja Anledning till kreditering men också möjlighet att ange vilken faktura som skall krediteras genom att ange fakturanumret i fältet Kreditera fakturanr. Aktuell faktura kopieras då in samt får förvalt negativa antal. Ett enkelt sätt att kreditera fakturor.

28 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 28 av Bokning av kundfaktura Rutinen används för att boka en eller flera kundfakturor så att en verifikation skapas. Startas under menyvalet Redovisning Boka leverantörsfakturor. Rutinen inleds med en sida där du kan göra urval på obokade fakturor. Alla slutförda men ej bokade fakturor visas med fältet Boka förvalt ikryssat. Möjlighet finns att markera/avmarkera alla fakturor genom att klicka på någon av länkarna Markera alla / Avmarkera alla. I vårt exempel har vi valt att endast boka den fakturan vi skapat, men vanligtvis bokas alla fakturor. Verifikationsunderlag skapas för de fakturor som markerats när du klickar på Nästa >> och visas upp för att bekräftas. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras.

29 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 29 av 87 Här anges Bokföringsdatum och Beskrivning av verifikationen. För beskrivning av hur förvalda verifikationsbeskrivningar kan anges se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar. För beskrivningar av konteringar se under avsnittet Inställningar, Kontoplan. Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka på. Ovanstående sida visas när bokningen är klar. Har du valt att direkt skriva ut verifikationen visas nedanstående windows-popup. Klicka på Öppna så visas verifikationen som ett PDF-dokument, genom att klicka på skrivarikonen skrivs dokumentet ut på valfri skrivare. Möjlighet finns också att skriva ut flera verifikationer på en gång se menyvalet Redovisning Lista verifikationer.

30 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 30 av Automatisk bokning av kundfakturor Denna funktion underlättar hanteringen av inbetalningar från olika kunder och minskar tiden som spenderas med att pricka av alla inbetalningar. Den har dock vissa grundkrav för att det hela ska fungera. Först och främst måste ni som leverantör ha tecknat ett avtal med BGC/Postgirot så att ni får tillgång till själva betalningsfilerna. Notera också att detta för närvarande är en helt manuell process. Ni måste med andra ord själv hämta filen från PG/BG och sedan manuellt ladda upp den till Exder. Själva hanteringen i Exder är relativt enkel. Gå till Försäljning Fakturering Läs in betalningsfil. Ni kommer då till denna bild, där ni först väljer format på den fil ni vill läsa in, de format ni har att välja på är Plusgirot totalin bas och Bankgiro Inbetalningar. Viktigt att notera är att Exder i dagsläget endast hanterar Betalningsreferens, belopp och valuta (för att nyttja en alternativ valuta måste ni även ha Exders språk och valutamodul). De tjänster vi talar om är Bankgirots Bankgiro Inbetalningar och för Postgirot Total IN, de enklaste varianterna av dessa tjänster räcker men skulle ni redan ha avtal gällande ett av formaten med utökad information så bör dessa gå fint att läsa in, men den extra informationen kommer inte att hanteras. Ni kan läsa mer om dessa tjänster på Postgirots respektive BGCs hemsida. När ni valt betalningsfiltyp, klickar ni på knappen Bläddra för att leta fram er fil.

31 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 31 av 87 Markera filen ni önskar läsa in och klicka på Öppna. Sökvägen till filen placeras då i fältet Filnamn. Klicka på knappen OK för att läsa in filen. Här ser vi resultatet. Betalningarna i filen har via betalningsreferensen matchats mot två stycken utställda fakturor. Observera att det ni får upp endast är ett förslag från Exder, och allt är fullt redigerbart om något inte skulle stämma. I det här fallet ser vi dock att beloppen matchar fint och vi kan då bocka i rutan Slutbetald på dessa fakturor.

32 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 32 av 87 Skulle Exder inte lyckas matcha betalningsreferensen mot en befintlig faktura, så kommer betalningen upp som en betalningspost i listan och ni får själva välja faktura att matcha den mot. Här ser vi en betalning på 1000 SEK som lästs in från filen, men Exder har inte kunnat finna en utställd faktura med den betalningsreferens som fanns i filen. Som en andra åtgärd försöker då Exder matcha inbetalningens belopp mot en unik utställd faktura. Lyckas inte heller det, så får ni som i bilden ovan en inbetalningsrad utan faktura ifyllt. Ni får nu manuellt välja vilken faktura eller fakturor betalningen hör till, genom att fylla i fakturanumret i fältet till vänster på betalningsraden. Gäller inbetalningen flera fakturor måste ni lägga till betalningsrader för att ange fler fakturor. Ni kan använda sökikonen för att söka bland era fakturor. När ni gjort de redigeringar ni önskar, klickar ni på länken Nästa nere till höger för att gå vidare, precis som ni vanligtvis gör med era manuellt inskrivna betalningar.

33 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 33 av Lista kundfakturor för betalning, avstämning kundreskontra Lista kundfakturor Rutinen används för att lista kundfakturor och inbetalningar för överblick av vad som förfaller till betalning. Startas under menyvalet Försäljning Fakturering Lista fakturor. Ett flertal olika listtyper finns här: Enkel Enkel lista med en rad per faktura med förfallodatum och belopp. Visar specifikt e- postadress om fakturan skickats som e-brev. För detaljerad beskrivning se nedan. Detaljerad Fakturajournal PDF XML Slutföra fakturor Enkel/Fakturajournal Visar all information om fakturan och dess rader. Enkel lista med en rad per faktura med förfallodatum och belopp. Visar specifikt status på fakturorna. Utskrift av valda fakturor som PDF-dokument. Användbart för utskrift av alla ej tidigare utskrivna fakturor. Lista valda fakturor som XML-filer. En lista med ej slutförda fakturor som ger möjlighet att slutföra flera fakturor på en gång. Valda fakturor kan samtidigt fås utskrivna som PDF-dokument så att de går att kontrolleras innan de slutförs. För detaljerad beskrivning se nedan. Listtyperna Enkel och Fakturajournal innehåller i stort sett samma information, så nedan beskrivs endast den Enkla.

34 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 34 av 87 Listan skriver ut valda fakturor med färgmarkering. Grön betyder att fakturor som skickas med e-brev har skickats eller för de som skickas med post att det skrivits ut. Gul betyder således att de inte skickats eller skrivits ut. I övrigt visar listan vilken kund, status, fakturadatum, förfallodatum, e-postadress (för de som skickats som e-brev), fakturabelopp, momsbelopp, återstår att betala, betalt belopp samt valuta. Genom att klicka på de olika rubrikerna ändras sorteringsordningen Slutföra fakturor Denna listtyp visar endast upp fakturor som inte slutförts. Genom att kryssa i fältet Skriv ut de skapade fakturorna i PDF-format för granskning, ges möjlighet att direkt se hur de skapade fakturorna ser ut som PDFdokument.

35 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 35 av 87 Obs! Ej slutförda fakturor har PRELIMINÄR som rubrik för att undvika att de skickas iväg innan de är helt klara dvs. slutförda. När ni sedan granskat fakturorna kryssar ni i fältet Slutför för de fakturor ni önskar slutföra enligt nedan. Klicka på Markera alla för att slutföra alla fakturorna i listan med ett enda klick. Avmarkera alla bocka ur alla kryssrutor. Välj kryssrutan på raden med Partner för att slutföra alla fakturor för aktuell partner. Välj kryssrutan på raden med Affärsflöde för att slutföra alla fakturor för aktuell partner och affärsflöde. Välj kryssrutan på raden med Fakturanr för att slutföra endast denna faktura. Klicka därefter på Nästa >>

36 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 36 av 87 Som avslutning visas ovanstående sida med en lista på slutförda fakturor. För att nu skriva ut de klara fakturorna som skall skickas med posten läs vidare under PDF PDF Välj Listtyp PDF för utskrift av valda fakturor som PDF-dokument. I fältet Utskrivna/Ej utskrivna tidigare kan ni välja om enbart de nya ej tidigare utskrivna eller enbart de som har skrivits ut tidigare skall skrivas ut.

37 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 37 av Kundreskontra Denna lista är ett annat bra hjälpmedel för att se vilka kundfakturor som ligger för betalning till och med ett visst datum. Startas under menyvalet Försäljning Fakturering Kundreskontra. Här anges Reskontradatum vilket innebär att endast fakturor och inbetalningar fram tom detta datum visas. Listan är användbar för att göra avstämning mot redovisningen genom att ta ut en huvudbok för ert konto för kundfordringar för samma bokföringsperiod. Läs mer under avsnittet Inställningar, Redovisning, Huvudbok.

38 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 38 av 87 Ovan visas huvudboken för samma bokföringsperiod för vårt konto för kundfordringar. Saldo jämförs mot Totalsumma i kundreskontralistan ovan Registrera och boka inbetalningar Rutinen Uppdatera inbetalningar används för att registrera och boka inbetalningar. Startas under menyvalet Försäljning Fakturering Uppdatera inbetalningar. En inbetalning inleds med att söka fram alla obetalda fakturor för ett angivet urval eller att manuellt lägga till fakturor genom att klicka på. Har ni inte så många fakturor rekommenderar vi att ni tar fram alla obetalda fakturor tom ett visst Förfallodatum. I vårt exempel ovan visas en debet och en kreditfaktura. I Betalningsdatum anges när betalningen mottagits. I Betalningssätt anges hur fakturorna betalades och styr vilket konto som betalningen debiteras på se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton. 4 alternativ finns 1. Bankgiro - Debitera reserverat konto för Bankgiro 2. PlusGirot - Debitera reserverat konto för Postgiro 3. Bank - Debitera reserverat konto för Bank 4. Kontant - Debitera reserverat konto för Kassa I Buntbelopp anges det totala inbetalningsbelopp för alla inbetalningar och är en extra kontroll att rätt fakturor markerats som betalade med rätt belopp. Avser ni slutbetala återstående belopp kan ni direkt kryssa i fältet Slutbetald, Betalt belopp sätts då automatiskt. Anges ett belopp får ni välja om fakturan i och med denna betalning skall sättas som slutbetald eller ej, genom att kryssa i/ur fältet Slutbetald.

39 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 39 av 87 I fältet Boka diff. väljer ni hur ev differens skall bokas, som Avrundningsdiff eller Kundförlust. För inställning av förvalda konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton. Exder Business innehåller även funktioner för inbetalningar via fil från BG/PG med automatisk avbokning i kundreskontran. När alla fakturor är markerade för betalning tryck på. Ett verifikationsunderlag skapas för de inbetalda fakturorna. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras. Bokföringsdatum behöver av säkerhetsskäl alltid anges i första bokningen, däremot visas senast angivna datum som förvalt Bokföringsdatum i de efterföljande bokningarna av nya inbetalningar. Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka på. Som avslutning visas följande sida med den skapade verifikationen.

40 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 40 av Redovisning För hantering av redovisning krävs följande: 1. Att det finns en registrerad kontoplan samt reserverade konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan. 2. Att det finns momsdeklarationstyper registrerade för framtagning av momsavräkning se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera momsdeklarationstyper. Består av följande steg: 1. Löpande bokföring/bokslutstransaktioner 2. Dagbok 3. Huvudbok 4. Balans-/Resultaträkning 5. Leverantörsreskontra 6. Kundreskontra 7. Momsavräkning Var/hur dessa steg utförs i Exder visas nu i detalj här nedanför Bokföring av övriga verifikationer och bokslutstransaktioner Rutinen används för att registrera alla övriga bokföringstransaktioner som inte skapas automatiskt i Exder. Rutinen finns under menyvalet Redovisning Uppdatera verifikationer. I nedanstående exempel visas hur bokning av lön kan se ut. I exemplet finns inga kostnadsställen eller projekt då ingen interredovisning används. Exder Business innehåller även funktioner för internredovisning med kostnadsställe/projekt

41 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 41 av 87 Har ni valt att använda flera verifikationsnummerserier kan ni för nya verifikationer välja Verifikationsnrserie A för övrig redovisning eller F för bokslutstransaktioner annars används endast verifikationsnrserie A. Verifikationsnr lämnas blankt för ny verifikation, annars anges det verifikationsnr ni önskar ta fram. Verifikationer för övriga nummerserier än A och F kan ni söka fram genom att klicka på verifikationsnummer. Ange därefter Bokföringsdatum och Beskrivning. och därefter klicka på aktuellt Därefter registreras konteringsrader. Systemet skapar automatiskt ny rad när verifikationen inte balanserar med Differens i rätt Debet-/Kreditkolumn för att underlätta registreringen. Ny rad kan också skapas genom att ni klickar på. Följande fält kan anges: Konto Referens Debet Kredit Konto. Valfri text, vid automatisk bokning av kund-/leverantörsfakturor läggs aktuella fakturanr i detta fält. Debetbelopp. Kreditbelopp. När alla konteringsrader angivits tryck på för att slutföra verifikationen. Ovanstående sida visas då med nytt Verifikationsnr samt Status Slutförd Dagbok Rutinen används för att lista verifikationer i olika sorteringsordningar där sortering per bokföringsdatum ger en dagbok. Startas under menyvalet Redovisning Lista verifikationer. Ett flertal olika listtyper finns här: PDF Enkel Detaljerad Skriver ut valda verifikationer som PDF-dokument. Enkel lista med en rad per verifikation. Visar verifikationen i sin helhet med konteringsrader.

42 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 42 av 87 Möjlighet finns här att göra urval på Verifikationsnrserie, Verifikationsnr, Bokföringsdatum, Referens och Verifikationsstatus Genom att klicka på de olika rubrikerna ändras sorteringsordningen. Klicka på Bokföringsdatum för utskrift av dagbok dvs. verifikationerna i tidsordning. I fältet Vernr. momsavr visas att aktuell verifikation har momsavräknats genom att själva momsavräkningsverifikationen visas här. Läs mer under avsnittet Redovisning, Momsavräkning.

43 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 43 av 87 I den Detaljerade lista av verifikationer visas all information om verifikationerna. I fältet Referens sparas fakturanr på kund- och leverantörsfakturor i de av systemet automatkonterade verifikationerna, denna lista ger möjlighet att söka och även i detalj se hur en faktura och dess betalningar bokats. I exemplet ovan kan vi se att leverantörsfakturorna 1 och 2 bokats i verifikation D Huvudbok Rutinen används för att lista verifikationer per konto för vald bokföringsperiod. Startas under menyvalet Redovisning Huvudbok. Ett flertal olika listtyper finns här: Enkel Detaljerad Detaljerad per verifikat Enkel lista med en rad för ingående saldo och en rad för utgående saldo per konto och vald bokföringsperiod. Visar även ingående verifikationer. Visar även ingående verifikationer med saldo per verifikation.

44 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 44 av 87 Möjlighet finns här att göra urval på Bokföringsdatum, Verifikationsnrserie, Verifikationsnr och Konto. Finns verifikationer som ej slutförts visas ett varningsmeddelande, möjlighet finns då att ta med även dessa verifikationer genom att kryssa i Inkludera även ej slutförda verifikationer.

45 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 45 av 87 Väljer ni istället Detaljerad eller Detaljerad per verifikat visas även ingående verifikationer. Genom att klicka på ett Verifikationsnr visas aktuell verifikat i Uppdatera verifikationer.

46 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 46 av Balans- och Resultaträkning Rutinen används för skriva ut balans- och resultaträkning för vald bokföringsperiod. Möjlighet finns att få ut jämförelsevärden mot valbart bokföringsår och i resultaträkningen finns ytterligare möjlighet att få jämförelse med summan av alla intäkter/kostnader. Startas under menyvalet Redovisning Balans- och Resultaträkning. Välj först Balansräkning eller Resultaträkning. I Listtyp kan du välja Enkel/Detaljerad, detaljerad visar rader med ingående konton. Två Dokumenttyper finns, PDF eller Excel för utskrift av räkningarna. Naturligtvis är det enkelt att spara både PDF och Excelrapporter som filer på din dator och exempelvis sända via e-post till revisorn eller styrelsen. Excelrapporterna kan ni givetvis även formattera och komplettera med flera kolumner till exempel. Bokföringsperiod anges genom ett intervall av Bokföringsdatum. Jämför med summa intäkter/kostnader ger i resultaträkningen vid utskrift till Excelfil jämförelser mot summa alla intäkter/kostnader. Jämför med bokföringsår ger möjlighet göra jämförelser mot valfritt bokföringår/-period vid utskrift till Excelfil. Finns verifikationer som ej slutförts visas ett varningsmeddelande, möjlighet finns då att ta med även dessa verifikationer genom att kryssa i Inkludera även ej slutförda verifikationer. Kryssa i Skriv ut senaste verifikationsnummer för att överst i listan se de högsta verifikationsnumren per verifikationsnummerserie.

47 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 47 av 87 Nedan visas exempel på enkel balansräkning som PDF.

48 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 48 av 87 Nedan visas exempel på enkel resultaträkning som PDF.

49 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 49 av 87 Nedan visas exempel på enkel resultaträkning som Excelfil med jämförelse mot summa intäkter/kostnader. Nedan visas exempel på enkel resultaträkning som Excelfil med jämförelse mot annat bokföringsår.

50 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 50 av 87

51 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 51 av Ändra uppställningsform Balans- och Resultaträkningens uppställningsform kommer förinstallerat från förvald kontoplan (BAS 2006/BAS 2008). Nedan beskrivs hur den kan ändras. För att ändra på balans-/resultaträkningens uppställningsform klicka på Inställningar >> längst ner på sidan.

52 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 52 av 87 Välj först vilken lista uppställningsform skall ändras för, Balansräkning eller Resultaträkning. Möjlighet finns sedan att ange Rubriktext, Sidatext och Summatext. Därefter visas hur kontona grupperas så att de skrivs ut i en viss Sorteringsnivå med en Kontogrupptext. Sorteringsnivå anges med en siffra för varje nivå med punkt emellan i den ordning de skall presenteras.

53 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 53 av 87 I fältet Kontourval anges vilka konton som skall summeras till aktuell kontogrupp. Observera att jokertecken (*,?) kan anges så att du ej behöver ange hela kontot. Obs! När du ändrar Kontourval var noga med att kontrollera så att du inte oavsiktligt utelämnar några konton, genom att se till att alla relevanta konton för hela kontoplanen täcks in i urvalen. Om Blankrad och Linje samt Linjetyp skall skrivas ut före eller efter kan också anges. Visa ej kontosummor anges om kontosummor inte önskas för aktuell Sorteringsnivå i Detaljerad lista. Klicka på för att spara ändrade inställningar. För att komma tillbaka till urvalssidan för att skriva ut listor klicka på << Balans- och Resultaträkning.

54 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 54 av Momsavräkning Momsavräkning används för att ta fram uppgifter för redovisning av moms för den momsperiod som gäller för er samt att automatisk skapa verifikation för redovisningen. Momsavräkningen bygger på att momsdeklarationstyper med konton finns för de uppgifter i Skattedeklarationen som ni är redovisningsskyldiga för. Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera momsdeklarationstyper. Startas under menyvalet Redovisning Momsavräkning Ange Bokföringsdatum för den period du önskar redovisa moms för. Två Listtyper finns, Enkel och Detaljerad, där den detaljerade visar summor per konto under respektive Momsdeklarationstyp. I den Enkla listan ovan visas Momsdeklarationstyper med belopp för perioden De Ingående verifikationer som sammanställningen bygger på visas i en lista längst ner. Dessa verifikationer kommer markeras som Momsavräknade i och med att verifikationen för momsavräkningen slutförs. Genom att klicka på Inställningar kommer ni direkt till rutinen Uppdatera momsdeklarationer för registrering av dessa samt deras ingående konton. Klicka på Nästa >> för att ta fram bokföringsunderlaget.

55 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 55 av 87 Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka på. Verifikationen har nu sparats och slutförts så att de ingående verifikationerna markerats som momsavräknade iom att detta verifikationsnr sparas på de ingående verifikationerna.

56 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 56 av 87 I Lista verifikationer visas i fältet Vernr. momsavr att aktuell verifikation har momsavräknats genom att själva momsavräkningsverifikationen visas här. De verifikationer som markerats som momsavräknade kommer systemet i kommande momsavräkningar alltid hoppa över även om bokföringsperiod anges för tidigare momsavräknad period. Avsikten med detta är givetvis att systemet skall hålla reda på vilka verifikationer som har momsavräknats så att de inte avräknas dubbelt. Bokföringsdatum Fr.om. kan därför alltid sättas till bokföringsårets första dag då endast ej momsavräknade verifikationer tas med.

57 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 57 av Inställningar Här nedan beskrivs hur olika inställningar samt registrering av grunddata görs i Exder Företagsinställningar Under Diverse Företagsinställningar görs inställningar som gäller för hela ert företag. Under fliken Adresser anges era egna uppgifter för adress ich telefon.

58 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 58 av 87 Under fliken Betalning anges uppgifter för olika kontouppgifter, där följande visas i foten på våra dokument för beställningar/order, följesedel, kund-/leverantörsfakturor. Bank SWIFT/BIC Bankgiro Clearingnr Bankkonto IBAN Plusgiro Innehar F-skattebevis Följande fält är obligatoriska eller viktiga: Bankgiro Plusgiro Kundnummer hos Plusgirot Kontonummer hos Plusgirot Lev.fakturabelopp anges inkl. moms Ert bankgiro hos BGC. Används om ni skickar utbetalningar via Bankgirot (BGC). Ert plusgiro. Används om ni skickar utbetalningar via Plusgirot (Nordea). Ert kundnummer hos Plusgirot. Används om ni skickar utbetalningar via Plusgirot (Nordea). Ert kontonummer hos Plusgirot. Används om ni skickar utbetalningar via Plusgirot (Nordea). Om fältet kryssas i anges Belopp vid registrering av leverantörsfakturor inkl moms. Belopp räknas då automatisk om till exkl. moms och momsbeloppet läggs förvalt i fältet Momsbelopp.

59 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 59 av 87 Under fliken Diverse anges följande fält som är obligatoriska eller viktiga: Vår kontaktperson Primärvaluta Avrunda till Antal förfallodagar Dokumenttyp Blankett Er kontaktperson. Skrivs ut på fakturor. Er basvaluta. Möjlighet finns att automatisk få kundfakturor avrundade till antingen en decimal (0.1) eller heltal (1), så att dessa automatiskt bokförs på eget konto. Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton. Förvalt värde på Antal förfallodagar vid registrering av ny partner. Förvalt värde på Dokumenttyp vid registrering av ny partner. Förvalt värde på Blankett vid registrering av ny partner.

60 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 60 av 87 Obs! För er som använder Exder för er redovisning kan uppgifter om bokföringsår endast ändras här. Däremot skapas nytt år i rutinen Uppdatera nytt bokföringsår. Se under avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera nytt bokföringsår. Under fliken Bokföringsår anges följande fält som är obligatoriska eller viktiga: Startdatum Slutdatum Fakturanr fr.o.m. Fakturanr t.o.m. Status Bokföringsårets startdatum. Bokföringsårets slutdatum. Startvärde på fakturalöpnummerserien. Högsta möjliga värde på fakturalöpnummerserien. Status på aktuellt bokföringsår. Status Skapat Uppstart Aktivt Bokslut Slutfört Innebörd Aktuellt bokföringsår har skapats men är ej valbart utan kan endast uppdateras genom att ny information flyttas från föregående bokföringsår genom rutin Uppdatera nytt bokföringsår. Aktuellt bokföringsår är under uppstart vilket innebär att det är valbart men endast för korrigeringar av kontoplan, ingående balanser samt även Uppdatera verifikationer. Aktuellt bokföringsår är valbart för alla typer av uppdateringar. Detta är den status som aktuellt år har under normal drift när alla användare skall ha tillgång till systemet. Aktuellt bokföringsår är valbart men endast för uppdatering av bokslutsdispositioner dvs. endast för korrigeringar av kontoplan samt rutinerna Uppdatera verifikationer och rutin för att Uppdatera nytt bokföringsår. Aktuellt bokföringsår är valbart men inga uppdateringar tillåts utan endast utskrift av rapporter.

61 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 61 av 87 Inaktivt Aktuellt bokföringsår är ej längre valbart utan att status ändras. Endast en verifikationsnummerserie Anger att endast en verifikationsnummerserie används med prefix A Redovisning. Verifikationsnrserie Startvärde ver.nr intervall Slutvärde ver.nr intervall Prefix på nrserie och dess betydelse. Startvärde på verifikationsnummerintervallet. Högsta möjliga värde på verifikationsnummerintervallet. Under fliken Momsregistreringsnummer anges följande fält som är obligatoriska eller viktiga: Momsregistreringsnummer Momsavräkningskonto Kontoplan SIE Import Total Ert momsregistreringsnummer. Det avräkningskonto för moms som kommer användas i rutinen för Momsavräkning. Exder Business installeras från början med en förvald kontoplan (BAS 2006/BAS 2008). SIE Import Total är till för att ge möjlighet att importera en annan kontoplan, bokföringstransaktioner för ett eller flera bokföringsår, från annat system, så att ni enklare skall kunna börja använda Exder när som helst under bokföringsåret. Rutinen kan bara användas under uppstarts-/testfasen då det krävs att bolaget av vår kundtjänst är satt till status START eller TEST. Kontakta därför kundtjänst om du har behov av denna rutin. Obs! SIE filen kan innehålla flera bokföringsår. Om bokföring redan finns sparad för samma bokföringsår som finns i filen kommer den ersättas. Det är alltså viktigt att ta ut rätt information för rätt bokföringsår. Innehållet i filen går enkelt att se utifrån SIE-specifikationen se för detaljerad information. Följande kan importeras från SIE-filen: Ingående balanser ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #IB) Kontoplan ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #KONTO, #SRU) Verifikat ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #VER, #TRANS, #PSALDO, #RES) Partners i filen läggs till om det inte finns tidigare (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT) *Projekt ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT) *Kostnadsställen ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT) *Budget ersätts för aktuellt bokföringsår ni är inloggade i om det finns i SIE-filen (SIE-posttyp #PBUDGET) Inställningar för bokföringsår exempelvis start-/slutdatum mm, ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIEposttyp #RAR)

62 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 62 av 87 *Obs! Budget och internredovisning med kostnadsställen och/eller projekt hanteras ej i Exder Small Business. Id på projekt och kostnadsställen läses enbart in om de är numeriska, annars ges felmeddelande. Rekommenderad arbetsgång: 1. Ta ut SIE-fil för de bokföringsår ni önskar föra över, SIE-filtyp 4 med detaljerad information om varje verifikation rekommenderas. 2. Importera SIE-filen i ert Exder. 3. Kontrollera a. Bokföringsår se Företagsinställningar b. Kontoplan se Lista konton c. Kostnadsställen se Lista kostnadsställen (endast Exder Business) d. Projekt se Lista projekt (endast Exder Business) e. Partners (kunder och leverantörer) se Lista partners 4. För varje inläst bokföringsår kontrollera a. Ingående balanser se Uppdatera ingående balanser b. Bokföringstransaktioner se Lista verifikationer 5. För det bokföringsår ni var inloggad på vid importtillfället kontrollera a. Budget se Lista budget (endast Exder Business) 6. För alla de aktiva bokföringsåren som ni vill fortsätta arbeta i kontrollera a. Förvalda konton som används vid automatisk kontering se Uppdatera reserverade konton b. Momsdeklarationstyper för momsavräkning se Uppdatera momsdeklarationstyper c. Förvalt konto för momsavräkning se Momsregistreringsnummer (undermeny Diverse/Momsinställningar) d. Förvalda konton för in-/utgående moms se Momssatser (undermeny Diverse/Momsinställningar) Allt skall nu vara klart för att börja registrera kund-/leverantörsfakturor för avstämning av kund- /leverantörsreskontror. Nedan visas ett exempel på hur SIE Import Total kan se ut. Rutinen startas från menyn Redovisning, Kontoplan, SIE Import Total. Då denna rutin endast är avsedd att användas i uppstartsfasen för att göra grundinställningar, krävs att status på ert bolag är START eller TEST. Syns inte menyvalet så kontakta vår kundtjänst.

63 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 63 av 87 I fältet Filnamn anger ni namnet på den SIE-fil ni vill importera. Enklast görs detta genom att klicka på och därefter leta fram filen. Klicka därefter på Nästa >>.

64 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 64 av 87 En sida med filinnehåll visas då med en sammanställning av vad filen innehåller. Därefter finns möjlighet att definiera gamla verifikationsnrserier mot Exders. Exders prefix för verifikationsnrserier används för följande bokföringstransaktioner. Prefix A B C D E Bokföringstransaktion Redovisning: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till antingen A eller F. Kundfakturor: Bokning av kundfakturor får detta prefix om flera prefix används Inbetalningar: Bokning av inbetalningar får detta prefix om flera prefix används Leverantörsfakturor: Bokning av leverantörsfakturor får detta prefix om flera prefix används Utbetalningar: Bokning av utbetalningar får detta prefix om flera prefix används

65 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 65 av 87 F Bokslut: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till antingen A eller F. I vårt exempel väljer vi att använda samma prefix som finns i SIE-filen då det har nästan samma betydelse samt att vi då behåller samma verifikationsnnummer (serie + nr) som i vårt gamla system. Obs! Väljer ni att använda annan verifikationsnrserie i Exder så kommer nya verifikationsnummer att beräknas, det gamla verifikationsnumret kommer däremot att sparas i verifikationsbeskrivningen för spårbarhet. Om SIE-filen innehåller internredovisningsuppgifter av typen kostnadsställe och/eller projekt finns möjlighet att mappa dessa mot Exders på samma sätt som verifikationsnrserier. Anledningen är att Exder enbart kan innehålla numeriska id på kostnadsställen och projekt fn. Obs! Kan endast användas i Exder Business. Val för vilken information som skall uppdateras kan nu göras genom att klicka i ett antal kryssrutor. Kryssrutornas betydelse är följande. Ledtext Läs in och ersätt befintliga IB Läs in alla verifikationer Läs in alla projekt och kostnadsställen Läs in årssaldon för resultatkonton som verifikat Läs in periodsaldon som verifikat Läs in alla icke-existerande partners Läs in och ersätt all budget Byt tecken på debet/kredit Betydelse Ersätter alla ingående balanser i alla bokföringsår från filen (se Antal IB poster i filen) Ersätter alla verifikationer i alla bokföringsår från filen. Rekommenderas om filen innehåller detaljerade bokföringstransaktioner (se Antal verifikationer i filen) Lägger till nya projekt och kostnadsställen från filen befintliga uppdateras inte (se Antal projekt i filen samt Antal kostnadsställen i filen). Obs! Id-begrepp på projekt och kostnadsställen måste vara numeriska för att läsas in. Kan läsas in i Exder Small Business men endast användas i Exder Business. Läser in alla årssaldon för resultatkonton som verifikationer i alla bokföringsår från filen. Obs! Om Läs in alla verifikationer kryssats i läggs nya verifikationer till (se Antal årssaldon för resultatkonton i filen) Läser in alla periodsaldon som verifikationer i alla bokföringsår från filen. Obs! Om Läs in alla verifikationer och/eller Läs in årssaldon för resultatkonton som verifikat kryssats i läggs nya verifikationer till för alla ikryssade posttyper (se Antal periodsaldon i filen) Nya partners läggs till som kunder och/eller leverantörer med Id och namn (se Antal kunder i filen och Antal leverantörer i filen) Ersätter alla budgetvärden men endast i det bokföringsår ni är inloggad i (se Antal budgetposter i filen) Byter tecken på alla saldon i filen så att positiva belopp blir negativa och negativa belopp blir positiva. I vårt exempel vill vi ersätta ingående balanser, ersätta verifikationer med bokföringstransaktioner i filen. Obs! Alla bokföringsår och kontoplaner ersätts alltid av de som finns i filen. För att starta inläsningen klicka på. Systemet kommer nu att logga ut dig och förhindra inloggning tills inläsningen är färdig för att förhindra att systemet uppdateras av någon annan så länge inläsningen pågår. När inläsningen är klar skickas ett e-brev till de Kontaktpersoner för notifiering som angivits i Företagsinställningar.

66 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 66 av 87 V.g. kontrollera inläsningen och vid behov ta ut ny eller ändra i SIE-filen och gör en ny importering. När ni är nöjda meddela kundtjänst så att de sätter tillbaka ert bolag till OK, för att förhindra att någon kan starta SIE Import Total av misstag med risk att information förstörs. Exder Business innehåller även funktioner för SIE-export av kontoplan/bokföringstransaktioner Uppdatera kontoklass Rutinen används för att gruppera konton under en kontoklass som beskriver hur de ingående kontonas belopp ökar i debet eller kredit. Exder är förinstallerat med 8 kontoklasser enligt BAS-kontoplanen. Rutinen startas under meny Redovisning Kontoplan Uppdatera kontoklass. Kontoklass Kontotyp Kontoslag Unik identitet på kontoklassen. Används för att ange vilken kontoklass ett konto hör till. Kontotyp kan vara Debet eller Kredit. Anger om konto som tillhör aktuell kontoklass ökar i debet eller kredit. Kontoslag kan vara Tillgångar, Skulder, Intäkter eller Kostnader. Används vid registrering av budget. Beskrivning Egen beskrivning av kontoklassen Uppdatera konton Rutinen används för att registrera konton. Exder är förinstallerat med enligt BAS 2006 eller BAS Rutinen startas under meny Redovisning Kontoplan Uppdatera konton.

67 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 67 av 87 Ovan visas hur ett nytt intäktskonto läggs till som kopplas till Kontoklass 3 samt läggs till för summering under Momsdeklarationstyp 05 vid Momsavräkning. För mer information om Momsavräkning se Redovisning, Momsavräkning. I fliken SRU-koder anges kontots SRU-kod (Standardiserat RäkenskapsUtdrag).

68 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 68 av Uppdatera reserverade konton Rutinen används för att registrera reserverade konton för att beskriva för systemet vilka konton ni önskar få som förvalda värden i de automatiskt skapade verifikationer för exempelvis bokning av kund-/lev.fakturor, in- /utbetalningar mm. Rutinen startas under meny Redovisning Kontoplan Uppdatera reserverade konton. Ovan visas alla de typer som ett konto kan anges för. Finns inte konto för av systemet efterfrågad reservationstyp ges felmeddelande då verifikation ej kan skapas. Fler intäkts-/kostnadskonton kan anges för spridning av försäljning och inköp på olika konton, genom att registrera varugrupper som kan kopplas till artiklar. Se nedan för mer information.

69 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 69 av Uppdatera varugrupper Rutinen används för registrera varugrupper med intäkts-/kostnadskonton för att särredovisa försäljning/inköp av artiklar. Rutinen startas under meny Redovisning Kontoplan Uppdatera varugrupper. Ovan visar hur en varugrupp anges för att särredovisa försäljning av dricka. Ett intäktskonto har skapats för varje momstyp. Om Förvald kryssas i kommer konton hämtas från aktuell varugrupp istället för angivet konto i rutinen Uppdaterade reserverade konton vid bokning av kundfakturor. Vilket konto beror på angiven Momstyp i fakturan. Motsvarande för bokning av leverantörsfakturor om konton anges i fliken Inköpskonton. Enklaste sättet att ange olika konton om ni har försäljning utan för Sverige. Möjlighet finns också att särredovisa intäkter/kostnader för en eller flera artiklar genom att ange en varugrupp på dessa artiklar. Se avsnittet Inställningar, Artiklar, Uppdatera artiklar Momsregistreringsnr/momsavräkningskonto Rutinen används för registrera momsregistreringsnr och momsavräkningskonto per momsregistreringsland som ni är momsregistrerade i. Rutinen startas under meny Diverse Momsinställningar Momsregistreringsnummer. Per Land anges ert Momsregistreringsnr och ev Momsavräkningskonto. Om ni enbart är momsregistrerade i ett land räcker det att avräkningskonton angivits i rutinen Uppdatera reserverade konton, se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton.

70 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 70 av Momssatser/momskonton Rutinen används för registrera momssatser och momskonton. Rutinen startas under meny Diverse Momsinställningar Momssatser. Per Land anges de Momssatser som behövs med en Momskod samt deras olika momskonton. Anges inget momskonto tas detta från rutinen Uppdatera reserverade konton. Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton.

71 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 71 av Uppdatera momsdeklarationstyper Momsdeklarationstyper används för utskrift av momsavräkning. Hur dessa kan definieras och kopplas till konton visas i denna rutin som startas under meny Redovisning Kontoplan Uppdatera momsdeklarationstyper. I Exder motsvaras skattedeklarationsblankettens kolumner av sk. momsdeklarationstyper. Exder kommer förinstallerat med de vanligast förekommande kolumnerna registrerade med kopplade konton enligt BAS2006/2008. Du kan däremot skapa egna beroende på hur din skattedeklaration ser ut och vad ert företag är redovisningspliktiga för. I nedanstående exempel använder vi följande svenska skattedeklaration.

72 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 72 av 87 I rutinen för momsavräkning visas dessa med summerade saldon för ingående konton och aktuell bokföringsperiod enligt nedan. Nedan visas hur momsdeklarationstyp 05, 10 och 49 ser ut i Uppdatera momsdeklarationer.

73 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 73 av 87 Välj först momsregistreringsland. Normalt finns bara ett som visas förvalt. I Momsdeklarationstyp anges ett id som också anger den ordning som momsdeklarationstyperna kommer presenteras i momsavräkningen. I Beskrivning anges typen beskrivande text. Förtecken används om aktuellt värde skall adderas/subtraheras till en annan momsdeklarationstyp. I Summeras till momsdeklarationstyp anges den momsdeklarationstyp som aktuell typs saldo skall adderas/subtraheras till. I Avräkna ingående kontons saldo mot anges om avräkning skall göras mot avräkningskonto för moms. Innebär att ingående konton i aktuell momsdeklarationstyp avräknas mot avräkningskonto för moms i verifikationen som skapas. Ovan visas hur momsdeklaration för A. Momspliktig försäljning som inte ingår i annan ruta nedan anges där vi vill att saldo för ingående konto 3010 och 3020 skall summeras till denna typ i våra momsavräkningar.

74 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 74 av 87 Ovan visas hur momsdeklaration för B. Utgående moms 25 % anges där vi vill att saldo för ingående konto 2610 skall adderas till momsdeklarationstyp 49 samt att samma saldo skall avräknas mot avräkningskonto för moms. Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton. Momsdeklarationstyp 49 skall i vår momsavräkning visa summerat saldo från momsdeklarationstyperna för utgående moms minus ingående moms dvs. momsdeklarationstyp , denna typ har därför inga ingående konton angivna.

75 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 75 av Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar Rutinen används för att registrera förvalda verifikationstexter på automatisk skapade verifikationer. Rutinen startas under meny Redovisning Kontoplan Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar. I Beskrivning anges den text som förvalt skall visas när verifikationsunderlag för aktuell verifikationstyp skapas. Möjlighet finns också att ange Förvald verifikationsstatus per verifikationstyp. Tanken är att alla verifikationer normalt sätts till Slutförd (blank = Slutförd) så att verifikatet därefter ej kan ändras. Sätts det däremot till Granskad kan dessa verifikationer kontrolleras och ev ändras av annan redovisningskunnig person innan de slutförs Uppdatera ingående balanser Rutinen används för att registrera ingående balanser om dessa inte hämtas från tidigare bokföringsår. Rutinen startas under meny Redovisning Kontoplan Uppdatera ingående balanser. Ange Konto samt Debetbelopp eller Kreditbelopp för årets ingående balanser. Obs! Finns tidigare bokföringsår görs ändringarna direkt i det bokföringsår som transaktionerna gäller för med avseende på bokföringsdatum, genom att ni byter år och loggar in på föregående bokföringsår och där registrerar verifikationer på vanligt sätt. Dessa transaktioner överförs sedan till det nya året genom att ingående balanser hämtas från föregående års utgående balanser i rutinen Uppdatera nytt bokföringsår. Se nedan under avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera nytt bokföringsår.

76 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 76 av Uppdatera nytt bokföringsår Rutinen används för att skapa och uppdatera efterföljande bokföringsår med uppgifter om kontoplan, fakturanr- /verifikationsnrserier samt överföring av utgående balanser till nästa års ingående balanser. Rutinen kan därför behöva köras flera gånger beroende på om ni gör ändringar i ett gammalt bokföringsår. Rutinen startas under meny Redovisning Kontoplan Uppdatera bokföringsår. I fältet Bokföringsår anger ni vad ni vill kalla aktuellt år. Upp till 10 alfanumeriska tecken kan anges. Status anger vad ni önskar kunna utföra i aktuellt år och dess betydelse beskrivs därför i nedanstående tabell. Status Skapat Innebörd Aktuellt bokföringsår har skapats men är ej valbart utan kan endast uppdateras genom att ny information flyttas från föregående bokföringsår genom rutin Uppdatera nytt bokföringsår. Uppstart Aktivt Bokslut Slutfört Inaktivt Aktuellt bokföringsår är under uppstart vilket innebär att det är valbart men endast för korrigeringar av kontoplan, ingående balanser samt även Uppdatera verifikationer. Aktuellt bokföringsår är valbart för alla typer av uppdateringar. Vilken är den status som aktuellt år har under normal drift när alla användare skall ha tillgång till systemet. Aktuellt bokföringsår är valbart men endast för uppdatering av bokslutsdispositioner dvs. endast för korrigeringar av kontoplan samt rutinerna Uppdatera verifikationer och rutin för att Uppdatera nytt bokföringsår. Aktuellt bokföringsår är valbart men inga uppdateringar tillåts utan endast utskrift av rapporter. Aktuellt bokföringsår är ej längre valbart utan att status ändras. I fliken Inställningar anges start- och slutdatum samt start- och slutvärde på fakturanrintervallet.

77 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 77 av 87 I fliken Verifikationsnummerserier anges start- och slutvärden på verifikationsnummerserierna. Har ni endast en serie kryssar ni i Endast en verifikationsnummerserie. I fliken Ingående balanser visas de för innevarande år (2011) Utgående balanser samt Ingående balanser för det år vi vill uppdatera, i vårt fall Om dessa värden skiljer sig åt behöver denna rutin köras igen pga av att ändringar gjorts i tidigare år som behöver föras över till nästa. Klicka på för att starta överföring.

78 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 78 av Övriga inställningar Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners i Exder Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners lägger ni upp er partner. Olika typer av partners kan anges. De vanligaste är kunder och leverantörer. Vi har därför valt att främst beskriva hur dessa två partnertyper registreras och vad som är viktigt att tänka på för var och en av dessa Leverantörer Nedan visas hur leverantörer läggs upp i Exder och vad som är viktigt att tänka på i detta sammanhang. Följande fält är obligatoriska eller viktiga: Partner Unik identifikation på partner, används som sökbegrepp.

79 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 79 av 87 Partnertyp Partnernamn Leverantörer anges med Partnertyp Leverantör. Leverantörens namn, används som sökbegrepp. Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Adresser där minst en standardadress med adresstyp för leverantör måste anges: Adresstyp Lokaliseringskod Namn För leverantörer skall en adress finnas för typen Leverantör. Har partnern GLN (GS1 lokaliseringsnummer på avsändare/mottagare av elektroniska meddelanden) anges denna kodlista tillsammans med GLNlokaliseringskoden. Finns ingen extern lokaliseringskod för någon annan kodlista anges (bindestreck) tillsammans med er egen valda lokaliseringskod, vanligtvis samma som partnerns id angivet i fältet Partner. Leverantörens namn på adressen. Används på inköpsorder och fakturor. Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Betalning: Momstyp Momsreg. land Plusgiro Bankgiro Bankkonto Typ av moms Inhemsk moms, EU-moms, Export. Styr hur moms konteras vid bokning av leverantörsfakturor se avsnittet Inställningar, Kontoplan. Styr vilka momssatser som kan anges i fakturan. Leverantörens plusgiro för insättning av betalningar. Används vid utbetalningar via Plus-/Bankgirot för att ange Betalningssätt. Leverantörens bankgiro för insättning av betalningar. Används vid utbetalningar via Plus-/Bankgirot för att ange Betalningssätt. Leverantörens bankkonto (Clearingnr+Bankkonto) för insättning av betalningar. Används vid utbetalningar via Plus-/Bankgirot för att ange Betalningssätt. Du kan styra vilket Betalningssätt som förvalt visas i Skicka utbetalningar genom att endast ange Bankgiro eller Plusgiro eller Bankkonto. Avisering Kryssa i fältet om utbetalningar via Plus-/Bankgirot och som sätts in på konto skall aviseras mottagaren via Posten.

80 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 80 av Kunder Nedan visas hur kunder läggs upp i Exder och vad som är viktigt att tänka på i detta sammanhang. Följande fält är obligatoriska eller viktiga: Partner Partnertyp Partnernamn Unik identifikation på partner, används som sökbegrepp. Kunder anges med Partnertyp Kund. Kunds namn, används som sökbegrepp. Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Adresser där minst en standardadress med adresstyp för köpare måste anges: Skicka faktura i e-brev till Möjlighet finns att skicka fakturan som en PDF-bilaga i ett e-brev till kunden genom att ange dennes e-postadress i detta fält. För kunder som har EDI-koppling skickas fakturan enbart med EDI även om e-postadress angivits i detta fält. Adresstyp För kunder skall en adress finnas för typen Köpare.

81 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 81 av 87 Lokaliseringskod Namn Har partnern GLN anges denna kodlista tillsammans med GLN-lokaliseringskoden. Finns ingen extern lokaliseringskod för någon annan kodlista anges tillsammans med er egen valda lokaliseringskod, vanligtvis samma som i Partner. Kundens namn på adressen. Används på order, följesedlar och fakturor. Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Betalning: Momstyp Momsreg. land Rabattprocent Typ av moms Inhemsk moms, EU-moms, Export. Styr hur moms konteras vid bokning av kundfakturor se avsnittet Inställningar, Kontoplan. Styr vilka momssatser som kan anges i fakturan. Kundens rabatt. Visas som förvald rabattsats i fakturan. För beskrivning av övriga flikar se handledning Introduktion till Exder Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har registrerade i Exder Artiklar För att fakturera försäljning krävs att det finns minst en artikel. Nedan visas hur dessa läggs upp i Exder och vad som är viktigt att tänka på i detta sammanhang.

82 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 82 av Uppdatera artiklar Under menyvalen Artiklar Uppdatera artiklar registrerar ni era artiklar. Följande fält är obligatoriska eller viktiga: Artikel Beskrivning Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Allmänt: Unik identifikation på artikeln, skrivs ut i fakturan och används som sökbegrepp. Artikelns beskrivning, skrivs ut i fakturan och används som sökbegrepp. Enhet Artikelns enhet som artikeln lagerförs i. Orderenhet Orderenhetsmultipel Artikelns enhet som artikeln beställs i, skrivs ut i fakturan. Om orderenhet skiljt från enhet anges här hur många enheter som en orderenhet är dvs. multipel för omvandling av orderenhet till enhet (Orderenhet x Orderenhetsmultipel = Enhet).

83 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 83 av 87 Ordermultipel Ordermultipel anger att beställt antal måste vara jämnt delbart med denna ordermultipel. Minsta orderkvantitet Minsta orderkvantitet i Orderenhet som artikeln kan beställas i. Sökfält 1-3 Upp till tre olika sökbegrepp kan anges på artikeln för att användas vid sökning. Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Pris: Moms Försäljningspris Artikelns moms. Artikelns försäljningspris. Enhetsprisfaktor Faktor som Försäljningspriset är angivet i. Varugrupp Lista artiklar Artikelns varugrupp. Används för att ange förvalt intäkts-/kostnadskonto för artikeln. Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera varugrupper. Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade.

84 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 84 av Övrigt Uppdatera språk Rutinen används för att lägga upp förvalda texter på olika språk och startas från Diverse Språkinställningar Uppdatera språk. Texter för Betalningsvillkor, Leveransvillkor samt Villkor vid försenad betalning kan läggas till. Dessa kommer att skrivas ut i huvudet på PDF-fakturorna. Vad gäller Betalningsvillkor kommer texten {payment_days} att vid utskrift av faktura ersättas av innehållet i fältet Antal förfallodagar.

85 Senast Uppdaterad: Exder Small Business Sida 85 av 87 Förvald text (på order- och fakturahuvud) används för att få en förvald Fritext på varje order/faktura enligt nedan. Texten skrivs vanligtvis ut efter alla rader i våra olika pdf-layouter. 3. Avslutning Som avslutning på denna användarhandledning vill vi bara informera om att Exder har fler moduler för att Exder skall kunna följa med i er vidareutveckling av era affärer och ert företag. Har ni sedan frågor som antingen rör Exders moduler eller Exder Small Business så är ni alltid välkomna att kontakta vår kundtjänst antingen per telefon eller per e-post support@expertsystems.se. Kundtjänst kontaktas också för bokning av utbildningar, vilket är en bra start för att komma igång med ny modul. Modul Beskrivning