Handledning för handel med Örebro Läns Landsting EDI

Transkript

1 Handledning för handel med Örebro Läns Landsting EDI SFTI 6.1 v 2.5 Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel:

2 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 2 av 27 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR ÖREBRO LÄNS LANDSTING 3 2. AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING INTRODUKTION ORDERFLÖDET ARTIKLAR SRS-LÅDA ADRESSER PRIS/PRISLISTA RABATTER ORDER GODSLEVERERANS AVGIFTER AVVIKELSER ERSÄTTA ARTIKLAR RETURER ORDERBASERAD FULLTEXTFAKTURA ORDERBASERAD KREDITFAKTURA FRISTÅENDE FULLTEXTFAKTURA SAMT KREDITFAKTURA VALUTA HANDLEDNING ARTIKLAR Uppdatera artiklar Lista artiklar Uppdatera Pricatgrupper Tänk på att PARTNERS Uppdatera partners Lista partners ADRESSER Uppdatera adresser Lista adresser PRISER OCH RAMAVTAL Uppdatera ramavtal Skicka prislista Lista prislista Tänk på följande ORDER Notifiering Uppdatera order Avvikelser i ordern Ersättningsartikel Manuell order Lista order Tänk på att PLOCKLISTA Plocklista UTLEVERANS Uppdatera utleverans Lista utleverans Tänk på att FAKTURA Uppdatera fakturor Kreditfaktura Lista Fakturor Tänk på att ÖVRIGT Statuslistan... 24

3 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 3 av Användarhandledning för Örebro Läns Landsting I den här handledningen beskriver vi hur ni använder Exder för att handla elektroniskt med Örebro Län Landsting. Vi beskriver 2 st olika flöden gällande fakturering. Fakturering mot en EDI-order samt fristående EDI-fakturor till Örebro Län Landsting (se punkt 2.16). 2. Affärsprocessbeskrivning 2.1 Introduktion Syftet med att införa elektroniska affärer brukar vara ökad avtalstrohet och därmed bättre priser samt en mer effektiv administration. 2.2 Orderflödet Efter att köpare och leverantör har kommit överens i affärsavtal och EDI-avtal skickas en prislista av leverantören till köparen. Prislistan innehåller information om artiklarna. Köparen avropar därefter mot denna prislista när de vill göra beställningar. Leverantör bekräftar avropet i Exder, levererar (leveranser görs endast på vardagar) och slutligen skickar fakturan. Följande meddelande används emot Köparen i följande ordning. 1. Leverantör skickar en prislista till Örebro Läns Landsting 2. Order förmedlas genom Örebro Läns Landsting till leverantör 3. Leverantör skickar ett ordersvar 4. Leverantör skickar en orderbekräftelse 5. Leverantör transporterar varor till Örebro Läns Landsting 6. Leverantör skickar faktura till Örebro Läns Landsting

4 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 4 av Artiklar Viktigt är att leverantören använder rätt GTIN. GTIN används som artikelidentifikation. Om GTIN saknas används istället leverantörens artikelnummer. Alla artikelenheter som är tillåtna i scenariot kan användas, tex st och kg. Leverantörens artikelnummer kan vara max 20 tecken långt. Artikelns egenskaper, antal ingående förpackningar, pris etc. regleras i affärsavtalet. Möjlighet finns även att importera/uppdatera artikelregister från Excel-fil. 2.4 SRS-låda För närvarande så används det inte SRS-låda. 2.5 Adresser Aktuella leveransadressuppgifter skickas som klartext i ordern, vilket gör att leverantören inte behöver underhålla ett adressregister. 2.6 Pris/prislista Priserna presenteras i prislistan efter att eventuella rabatter är avdragna. Priset beräknas per orderdatum i avropet, dvs det är avropsdagens pris som gäller. Leverantören skapar och skickar prislistan. En leverantör kan ha flera giltiga ramavtal samtidigt. Prislistan skickas kontinuerligt till Örebro läns Landsting enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. Prislistan skall hänvisa till aktuellt ramavtal. En prislista kontrolleras och konteras när den kommer till köparen. Artiklar ska delas in i produktgrupper för att underlätta för köparen vid beställning. Prislistan måste innehålla sk pricatgrupper. Ny, ersättnings och ändringsprislistor används. Alla pristyper stöds (kontraktspris, rabatterat listpris och aktuellt pris rabatterat). I prislistan används URL till varuinformationen. Det är tillåtet att skicka med artiklar som inte finns med i det avtalade ramavtalet med Örebro läns Landsting. Avtalade artiklar ska vara märkta som avtalade. Stafflingar används inte i prislistan. 2.7 Rabatter Priserna presenteras i prislistan efter att eventuella rabatter är avdragna. 2.8 Order Örebro Läns Landsting skickar en order mot gällande prislista. Köparen kan behöva referera till både avtal och prislista i ordern. Ordern kan både vara av typen en-leverans och fler-leverans. Det regleras i avtal mellan köparen och leverantören. Det är även tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan köparen och leverantören. Följesedel skall bifogas godset. I fakturan används sedan följesedelsnumret för att hänvisa till rätt leverans. Beställningsmultiplar hanteras som olika artikelnummer. Minsta beställningskvantitet används. Det är inte tillåtet att lägga upp en manuell order och sedan fakturera den via EDI.

5 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 5 av Godslevererans Det är tillåtet att delleverera. En artikel kan få avvikande leveransdatum jmf de övriga artiklarna i beställningen. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. Det är även tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan köparen och leverantören. Följesedel ska bifogas godset. I fakturan används sedan följesedelsnumret för att hänvisa till rätt leverans Avgifter Grundprincipen är att frakter eller avgifter inte tillåts Avvikelser Det är tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan köparen och leverantören. En artikel kan få avvikande leveransdatum jmf de övriga artiklarna i beställningen. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören Ersätta artiklar Om ert avtal tillåter så finns möjligheten att ersätta en artikel med en annan artikel Returer Returer korrigeras med kreditfaktura Orderbaserad fulltextfaktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Avrundning används inte. Rabatter specificeras inte, se vidare Pris/prislista. Vid eventuell dröjsmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgifter så faktureras detta med en fristående faktura, se punkt Orderbaserad kreditfaktura Leverantören skapar och skickar kreditfaktura. Referens i kreditfakturan är alltid till ursprungligt fakturanummer Fristående Fulltextfaktura samt kreditfaktura Om leverantören skall fakturera tex dröjmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgifter så faktureras detta med en fristående faktura. Fristående fakturor ska alltid innehålla en referenskod som ni får av Örebro Län Landsting:s beställare. Referenskoden skrivs in i fakturan.

6 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 6 av Valuta Valuta presenteras alltid i SEK.

7 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 7 av Handledning 3.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer och artikelbeskrivning Pennor 12-pack. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Url: Här anger ni er kompletta url. Pricatgrupp: Här lägger ni upp artikelns valda pricatgrupp. Den används sedan när ni skickar prislistan. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN för artikeln. GTIN kan både vara 13 och 14 siffror långt.

8 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 8 av 27 Förpackningsstruktur: Under fliken förpackningsstruktur kan man koppla ihop artiklar dvs ex hur många primärer ingår i min mellannivå, detta visas sen i prislistan som information. Klicka på knappen Spara för att spara artikeln Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade Uppdatera Pricatgrupper Under Artiklar Pris Uppdatera pricatgrupper uppdaterar ni era pricatgrupper. En pricatgrupp består oftast av tre tecken och ger er möjlighet att gruppindela era artiklar. I exemplet har vi lagt upp en pricatgrupp 500 och med beskrivningen Pennor. Pricatgruppen kopplas sedan till artikeln så att prislistan kan sorteras per pricatgrupp. Köparen kan på så sätt hitta era artiklar lättare i prislistan. Klicka på knappen Spara för att spara pricatgruppen Tänk på att I Örebro Läns Landsting flödet gäller följande: Undersök om Örebro Läns Landsting vill att ni skickar GTIN. Ni måste på artikeln tala om vilket förpackningsnivå artikeln avser. Max antal tecken i artikelnumret är 20 st Artiklarna ska ha pricatgrupper. Max tre tecken får användas tex Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners lägger ni upp er edi partner. Vi lägger upp Örebro Läns Landsting i Exder vid uppstart.

9 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 9 av 27 Här ser ni ett exempel på hur vi har lagt upp partnern. De fält ni behöver fylla i för att handla emot Örebro Läns Landsting är följande: Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Exempelvis 1. Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Adresser: Ni måste minst ange en köpareadress se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Rabatt: Används ej i detta flöde Lägg till pantartikel på utleverans: Kryssa i rutan om ni vill att Exder ska föreslå rätt antal pantartiklar på utleveransen. Beräkna pris vid utleverans: Används inte i Örebro Läns Landstings flöde Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. 3.3 Adresser Leveransadresser skickas med i klartext från ordern och därför behöver dessa inte underhållas i Exder Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser.

10 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 10 av Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 3.4 Priser och ramavtal Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller artikelinformation och priser för en specifik partner. Alla artiklar som Örebro Läns Landsting kan beställa ska läggas upp här. I ett ramavtal kan ni ange följande typer av priser: Kontraktspris, Rabatterat listpris, Aktuellt pris, avtalat. Alla priser i ramavtalet visas som nettopriser. Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under fliken Huvudinformation fyller ni i ramavtalets giltighetsdatum samt avtalsreferens. Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar i ramavtalet. Artikeln ska kopplas till en pricatgrupp. Har ni lagt upp pricatgruppen i artikelregistret så hämtas den därifrån. På artikeln kan ni ange olika pristyper som listpris, kontraktspris och aktuellt rabattpris. Ni kan även fylla i giltighetsdatum för varje pristyp. Giltighetsdatumet behöver inte stämma överrens med huvuddatumet för ramavtalet. En artikel får endast höra till en (1) pristyp. Avtalade artiklar markeras för kunden genom att ni väljer Kontraktspris. OBS! Stafflingsintervall kan ej användas för enskilda artiklar och värdet för det fältet ska därför alltid vara 0. För att spara en ramavtalsrad så klicka på knappen Spara.

11 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 11 av Skicka prislista Ni klickar på länken Skicka prislista >> för att skapa och skicka iväg prislistan. Ni kommer till nedan bild. Ni kan välja mellan att skicka ny prislista, ändringsprislista eller ersättningsprislista. Ny prislista används när partnern är ny och ni aldrig har skickat en prislista dit. Ändringsprislistan används när ni önskar skicka iväg de artiklar som är ändrade och för nytillkommande artiklar som inte ingår i ert avtal med Örebro Läns Landsting. Ersättningsprislistan ersätter alla artiklar i föregående skickade godkända prislista. I fältet ersatt/ändrad prislista fyller ni i vilken prislista ni ska ersätta. Den prislistan ni hänvisar till måste vara godkänd av köparen är ni osäkra kontrollera numret med er köpare Lista prislista I rutinen Lista prislista kan ni se alla era skickade prislistor. När Örebro Läns Landsting skickar en order till er kommer de hänvisa till prislistan.

12 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 12 av 27 I listan ser ni även hur länge prislistan är giltig Tänk på följande Flera giltiga prislistor kan användas samtidigt. Avtalsreferensen får ni av kontaktperson i Örebro Läns Landsting. Prislistan ska innehålla pricatgrupper. Det är tillåtet att skicka med artiklar i prislistan som inte finns i ramavtalet med Örebro Läns Landsting. Då måste en ändringsprislista skickas, pristypen måste vara Rabatterat listpris eller Aktuellt pris rabatterat. Det är fullt möjligt att skicka med flera förpackningsnivåer t.ex. både låda och pall för samma artikel i en prislista, för att ge rabatt vid t.ex. hel pall. Tänk dock på att om kunden sedan beställer på olika nivåer så kommer Exder få problem att hjälpa er med att hålla reda på lagersaldot för respektive förpackningsnivå. Stafflingar används inte. 3.5 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. Order kommer elektroniskt från Örebro Läns Landsting och ni hanterar dem i Exder. Orderflödet följer ni enkelt via Statuslistan Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett om att ni har fått en ny order. et kan skickas till tre olika adresser. Ni lägger upp adresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI.

13 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 13 av 27 I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en beställning från Örebro Läns Landsting. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar. Så fort en order är mottagen sänds ett ordersvar till Örebro som en bekräftelse på att ordern har kommit fram. Detta är ett litet elektroniskt meddelande som inte ska förväxlas med orderbekräftelsen, som sänds senare. I rutinen Uppdatera order klicka på sökknappen till höger om fältet som bilden ovan visar.

14 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 14 av 27 I söklistan ovan ser vi att det har kommit in en order i Exder så vi väljer den. I listan kan vi även se lite annan information som vem beställningen är från och orderdatum. Observera att den här söklistan endast visar de order som är öppna och som ska behandlas. Genom att fylla i sökfältet kan ni exempelvis söka på öppna order från en specifik partner. Ordern visas nu i Exder. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Det viktigaste fältet på den här fliken är Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare.

15 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 15 av 27 Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Här ser ni exempelvis orderns köparadress. Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum När ni vill acceptera er order klickar ni på. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper/pdf klickar ni på länken Skriv ut Avvikelser i ordern Det är även tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan köparen och leverantören. Ni kan inte komplettera med en ny orderrad. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören Ersättningsartikel Om ert avtal tillåter det, så finns det möjlighet i Exder att ange ersättningsartikel ifall beställd artikel ej kan levereras. Det ni då gör är att ni helt enkelt anger artikelnummer för den artikel ni avser leverera. I exemplet ovan har en order inkommit med beställd artikel 123-M på rad 1.

16 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 16 av 27 Genom att ändra artikel till en annan kommer information om att artikel 123-M ersatts av 10 skickas i den elektroniska orderbekräftelsen. En sak att notera: Det är för närvarande endast möjligt att helt ersätta beställd artikel med en annan. Ni kan alltså inte delvis leverera beställd artikel och delvis en ersättningsartikel Manuell order Manuell order förekommer inte emot Örebro Läns Landsting Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista Tänk på att Orderbekräftelse skickas till Örebro Läns Landsting när ni slutför ordern. 3.6 Plocklista Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 3.7 Utleverans I den här modulen talar ni om hur mycket ni har levererat Uppdatera utleverans Gå till Försäljning Uppdatera utleverans.

17 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 17 av 27 Utleveransen skapas från ordern. Sök fram de order som ska utlevereras genom att ställa markören i fältet Skapa ny utleverans från order och klicka på till höger om fältet. Ni kan även ange ordernumret direkt. En söklista dyker upp med alla order som kan utlevereras. I exemplet ovan är det en order som är öppen. Vi klickar på ordernumret och låter Exder skapa en utleverans. Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiska med varandra i Exder.

18 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 18 av 27 Ordern hämtas och en utleverans skapas som i vårt exempel får nummer 415. Här talar ni om hur mycket ni har levererat till köparen. Ni kan även justera utleveransdatum och ankomstdatum. Om rutan Slutlev (visas endast på ordrar av typen Fler-leverans) är ikryssad så betyder det att utleveransraden är slutförd. Om ni gör delleveranser så ska den rutan inte vara ikryssad och restantalet förs över i nästa utleverans.

19 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 19 av 27 På fliken Textinformation har ni möjlighet att, om ni så önskar, lägga till en egen referens till följesedel, om ni till exempel använder er av ett annat system än Exder för att skapa era följesedlar och vill ha med deras nummer i er utleverans. Börja med att klicka på Lägg till textrad. Välj Referens till följesedel i rullgardinsmenyn.

20 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 20 av 27 Fyll sedan i er önskade referens i textfältet. Denna referens kommer sedan att automatiskt kopieras och sändas med fakturan Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista Tänk på att Exder skiljer på ordernummer och följesedelsnummer. Inget meddelande skickas till Örebro Läns Landsting när ni slutför utleveransen. Använd följesedeln i Exder för att få rätt följesedelsreferens till Örebro Läns Landsting. 3.8 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer. Varje utleverans motsvarar alltid en faktura Uppdatera fakturor För att göra fakturan går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor.

21 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 21 av 27 Välj först vilken fakturatyp ni vill göra, en faktura eller en kreditfaktura. Vi ska nu göra en faktura. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleverans- eller ordernumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in utleverans- eller ordernumret. Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från utleverans och söker fram de utleveranser som vi kan fakturera. I Exder måste alltid en faktura baseras på en utleverans. I exemplet ovan kan vi se att det finns en utleverans att fakturera. Vi klickar på utleveransnummer 415.

22 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 22 av 27 Fakturan skapas. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

23 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 23 av 27 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. I ovanstående exempel kan ni ändra ápriset och antalet. Vi ser bl.a. att av artikel 10 ska vi fakturera 101 st till ápriset 100 kr. Beloppet på den raden visas i fältet till kr. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni endast spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni på. för att skicka fakturan till köparen. När ni har slutfört fakturan dyker det upp en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan skrivs då ut som en PDF Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. En kreditfaktura baseras alltid på en tidigare skickad faktura.

24 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 24 av 27 Ni väljer fakturatyp kreditfaktura, anledningen till krediteringen som kan vara Felleverans, Finansiell kompensation, Returer, Volymrabatt, Skadat gods samt vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera. I exemplet ovan vill vi kreditera vår tidigare faktura. Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Tag bort de rader som inte ska krediteras genom att kryssa i radera rutan. Ni kan inte lägga på rader i en kreditfaktura. Klicka sedan på knappen Lista Fakturor för att skicka iväg fakturan. Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor. Ni kan välja mellan att skapa en detaljerad lista, en fakturajournal eller skriva ut fakturor som PDF-dokument Tänk på att Ni kan låta Exder föreslå fakturanummer eller ange ett eget fakturanummer. En kreditfaktura måste alltid hänvisa till en tidigare faktura. Följande krediteringsorsaker stöds: Felleverans, Finansiell kompensation, Returer, Volymrabatt, Skadat gods. I fakturan används följesedelsnumret för att identifiera leveransen hos köparen. Både fakturor och kreditfakturor skickas till Örebro Läns Landsting i formatet SFTI scenario 6.1 Fulltextfaktura version 2.2 så att alla texter på adresser och artiklar skickas med i klartext. Det är därför viktigt att adresserna och artikelbeskrivningarna är korrekta. 3.9 Övrigt Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna order härifrån.

25 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 25 av 27 I den här listan kan ni exempelvis se om en order blivit utlevererad. Ni kan även i listan välja att skapa en ny utleverans från en slutförd order. Listan hjälper er att få en överblick över er edihantering i Exder. Om ni klickar på får ni upp er statuslista. Ovan ser ni ett exempel på hur statuslistan kan se ut.

26 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 26 av 27 Uppstartsrutin Köpare Det kan även vara speciella moment för exempelvis testning, kanske dokumentation över hur köparen ska sätta upp sina system. Ett uppstartsmöte är att informera leverantören hur det går till att handla med EDI. Berätta för leverantören, vad krävs av leverantören t.ex att skicka prislista, berätta vilka meddelanden som finns, komma överens om ett startdatum osv). Nr Vad Vem 1 ES (Expert System) skall få test och produktion UNB GLN och NAD by GLN. Kommunikation sätts upp hos ES och hos köparen. 2 Tester görs i eget Exder EDI mot EH Importfirma. Testa hela flödet från att lägga upp artiklar lägga en order ordersvar - orderbekräftelse fakturering debet- kredit 3 Tester med 1:a leverantören. Leverantören skickar en prislista till köparen. Köparen lägger en order, köparen får ett ordersvar, orderbekräftelse, Leverantören skickar en faktur, testa debet och kredit. Köpare, ES Köpare Köpare, Leverantör 4 Köpare kallar till uppstartsmöte (vid behov). Köpare 5 Meddela ES datum när uppstartsmötet ska ske. 6 Bestäm tidplan för tester med leverantör. Köpare Bestäm tidplan för driftsättning. Uppstartsrutin Leverantör Här nedan beskrivs de moment i Exder som behövs göras för att flödet ska kunna startas av leverantören. Nr Vad Vem 1 Teckna avtal med köparen om EDI handel Leverantör, köpare 2 Teckna avtal med ES för Exder EDI Leverantör, ES 3 Köpare kallar till uppstartsmöte (vid behov). Köpare 4 Följande ska tänkas på före uppstartsmötet: Leverantör Ta fram grunddata och artiklar för avstämning med köparen. Kontrollera att flödet är aktuella och korrekta. Se till vilket GLN som ska användas, om det inte finns så beställ GLN ifrån GS1 ( Stäm av affärsprocessbeskrivningen med köparen, är den korrekt? Bestäm en tidplan för tester mot köparen. Vilka meddelanden skall testas?

27 Senast uppdaterat: Exder Örebro läns Landsting EDI Sida 27 av 27 Testrutin, har ni tagit del av testrutinen? Förstår ni hur testerna skall utföras? Driftsdatum, bestäm ett driftdatum med köparen. När ni har skickat prislistan, verifiera med köparen att de har tagit emot och godkänt prislistan. Stäm av datum när ni är klara för driftsättning. Kom överens om datum när första ordern skall komma. 5 Genomföra uppstartsmöte. Köpare, Leverantör 6 Boka utbildning med ES (valfri). Leverantör 7 Efter driftsättningsdatum förväntas ni att hantera EDI flödet, kundtjänst från ES finns som stöd. Nu kan ni e-handla. Handledningen finns i Exder och har ni frågor är ni välkomna att kontakta oss på kundtjänst. Leverantör